Implementación de un sistema de control interno para la administración y registro contable de los procesos de adquisición, almacenaje y utilización de inventarios en Deportex

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

INGENIERIA EN FINANZAS, AUDITORIA Y CPA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERA EN FINANZAS, AUDITORIA Y CPA

TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO

CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN,

ALMACENAJE Y UTILIZACIÓN DE INVENTARIOS EN

“DEPORTEX”

AUTORA: AYO PILA GEOVANNA VANESSA

TUTOR: DOCTOR FABIÁN ARICO

AÑO 2014

(2)

I

DECLARATORIA DE AUTENTICIDAD O

RESPONSABILIDAD

El desarrollo de esta Tesis: “Implementación de un Sistema de Control Interno para la

Administración y Registro Contable de los Procesos de Adquisición, Almacenaje y Utilización

de Inventarios en DEPORTEX” fue autorizada por el Señor AYO GUACHAMIN LUIS RAMIRO para el desarrollo de acuerdo a procedimientos y técnicas que son exclusiva

responsabilidad del autor.

Geovanna Vanessa Ayo Pila

(3)

II

CERTIFICACION

Certifico que la presente tesis “implementación de un sistema de control interno para la

administración y registro contable de los procesos de adquisición, almacenaje y utilización de

inventarios en “Deportex” fue elaborada luego de la investigación realizada por la Srta.

Geovanna Vanessa Ayo Pila, como requisito previo a la obtención de su título de Ingeniera en

Finanzas, Auditoria y CPA de la Universidad Tecnológica Equinoccial.

(4)

III

DEDICATORIA

A Dios y a la Virgen por darme fuerzas y sabiduría para culminar una etapa maravillosa en mi

vida profesional.

A mis padres Blanca Pila y Ramiro Ayo por el esfuerzo, sacrificio y apoyo que me han brindado,

este triunfo es dedicado a ustedes ya que con el ejemplo día a día me han enseñado a luchar y

cumplir mis propósitos.

A mi amado esposo y amigo Paúl quien ha sido la persona que desde un inicio de mi carrera ha

estado dándome la mano para que juntos podamos alcanzar este sueño que nos llenará de mucha

alegría porque el éxito no solo es mío sino de los dos.

A mi familia ustedes que nunca dudaron que lograría alcanzar una de las cuantas cumbres que

me faltan por recorrer, gracias, por su incondicional apoyo en cada momento ustedes son la

razón de mi ser.

A mis pequeños consentidos Samy, Ary, Martin y Maty ustedes son esa luz tan maravillosa que

dan felicidad en mi vida, a pesar de ser tan pequeños me han enseñado cosas muy valiosas.

(5)

IV

AGRADECIMIENTO

A mis padres, ya que durante mi carrera han sido mi apoyo en todo momento, ustedes han

tratado de darme lo mejor de su vida.

¡Gracias!

A mi profesor Fabián Arico quien me ha brindado sus conocimientos, tiempo y apoyo para la

(6)

IMPLEMENTACION DE CONTROL INTERNO PARA PROCESOS DE ADQUISICION, ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS

1

INDICE

1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA “DEPORTEX”... 6

1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA ... 6

1.2 BASE LEGAL... 7

1.3 ORGANISMOS DE CONTROL ... 7

1.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS ... 7

1.3.2 MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES ... 7

1.3.3 INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL ... 8

1.3.4 MUNICIPIO ... 8

1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 8

1.5 JUSTIFICACION... 9

1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION ... 9

1.6.1 OBJETIVO GENERAL ... 9

1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS... 9

1.7 IDEA A DEFENDER... 10

1.8 VARIABLES DE LA INVESTIGACION. ... 10

1.8.1 VARIABLES DEPENDIENTES... 10

1.8.2 VARIABLES INDEPENDIENTES. ... 10

1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN... 10

1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... 12

2 MARCO REFERENCIAL ... 14

2.1 MARCO TEÓRICO. ... 14

2.2 MARCO CONCEPTUAL. ... 17

2.3 CONTROL INTERNO ... 18

2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO ... 18

2.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS ... 19

2.3.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO... 19

2.3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ... 19

2.3.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO... 20

2.4 GESTIÓN DE RIESGOS ... 20

(7)

2

2.6 INVENTARIOS ... 21

2.6.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS ... 21

2.6.2 TIPOS DE INVENTARIOS ... 22

2.6.3 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIFF ... 23

2.7 LOS MÉTODOS PRINCIPALMENTE ACEPTADOS EN VALORACIÓN: ... 23

2.8 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS ... 24

2.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS ... 24

2.9.1 DEFINICIÓN ... 24

2.10 RECURSOS QUE REQUIERE LA ENTIDAD ... 25

2.10.2 RECURSOS MATERIALES... 25

2.10.3 RECURSOS DE TALENTO HUMANO ... 25

2.10.4 RECURSOS FINANCIEROS ... 25

3 SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DEPORTEX ... 26

3.1 ANTECEDENTES ... 26

3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PRODUCCIÓN ... 27

3.1.2 LOCALIZACION DE LA EMPRESA ... 27

3.2 MISIÓN ... 28

3.3 VISIÓN ... 28

3.4 ANÁLISIS FODA ... 28

3.5 DIAGNÓSTICO DE PROBLEMAS EN DEPORTEX ... 30

3.6 POLÍTICAS INTERNAS ... 30

3.7 POLÍTICAS DE CONTROL DE BODEGA ... 31

3.8 INFRAESTRUCTURA, MAQUINARIA Y EQUIPO ... 32

3.8.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA ... 32

3.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 33

4 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA DEPORTEX ... 34

4.1 ENTREVISTAS AL PERSONAL DE DEPORTEX ... 34

4.1.1 ENTREVISTA AL JEFE DE BODEGA ... 34

4.1.2 ENTREVISTA A LA ASISTENTE CONTABLE ... 37

4.1.3 ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR ... 39

(8)

3 5 IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

ADMINISTRACION Y REGISTRO CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICION,

ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA “DEPORTEX”. . 42

5.1 PUNTOS DEBILES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL AREA DE BODEGA. ... 42

5.2 MEDIDAS DE CONTROL INTERNO ... 43

5.2.1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS ... 43

5.2.2 INVENTARIO FÍSICO ... 43

5.2.3 FLUJOGRAMA DE INVENTARIO FÍSICO ... 44

5.2.4 FORMATO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ... 45

5.3 PROCESO DE FACTURACIÓN ... 46

5.3.1 FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN ... 47

5.3.2 FORMATO DE FACTURA ... 48

5.4 PROCEDIMIENTO DE INGRESO A BODEGA ... 49

5.4.1 FLUJOGRAMA DE INGRESO A BODEGA ... 50

5.4.2 FORMATO DE INGRESO A BODEGA ... 51

5.5 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE MERCADERÍA ... 52

5.5.1 FLUJOGRAMA DE EGRESO DE MERCADERÍA ... 53

5.5.2 FORMATO DE EGRESO A BODEGA... 54

5.6 PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE PRODUCCIÓN ... 55

5.7 FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN ... 56

5.8 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL DE “DEPORTEX” ... 57

5.8.1 DEFINICIÓN DE SEGREGACIÓN DE FUNCIONES ... 57

5.9 ORGANIGRAMA REESTRUCTURAL ... 62

5.10 ANÁLISIS DE COSTOS ... 63

5.10.1 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN DE MEDIAS ... 63

5.10.2 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CALENTADORES ... 64

5.10.3 PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN EN BASE A COSTOS DE CAMISETA EN JERSEY ALGODÓN ... 65

5.11 PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE ADQUISICIÓN ... 66

5.11.1 DEFINICIÓN DE ADQUISICIÓN ... 66

5.11.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES ... 66

5.11.3 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA ... 68

5.12 DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS CONTABLES ... 69

(9)

4

5.13.2 POLITICAS DE RECEPCION Y ALMACENAJE ... 70

5.13.3 FLUJOGRAMA DE PROCESO DE ALMACENAJE ... 71

5.13.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE ALMACENAJE ... 72

5.13.5 FORMATO DE KARDEX ... 73

5.14 CLASIFICACIÓN DE LA MATERIA PRIMA E INSUMOS ... 74

5.15 IMPLEMENTACIÓN Y BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO ... 75

5.16 ESTADOS FINANCIEROS ... 76

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 84

6.1 CONCLUSIONES ... 84

6.2 RECOMENDACIONES ... 85

BIBLIOGRAFIA ... 86

ANEXO... 88

(10)

5

RESUMEN EJECUTIVO

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO

CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN,

ALMACENAJE Y UTILIZACIÓN DE INVENTARIOS EN

DEPORTEX”

DEPORTEX es una empresa dedicada a la producción de ropa deportiva y para instituciones,

una de sus falencias es el manejo inadecuado de los inventarios, la finalidad de este proyecto es

mostrar un método adecuado para controlar la materia prima e insumos, para establecer un

control adecuado de los inventarios.

Para la elaboración de este proyecto de investigación se contó con la colaboración de

colaboradores y autorización del propietario.

Para lo cual esta tesis contiene seis capítulos que detallo a continuación: en el primer capítulo se

ven los anteceden de la empresa, en el segundo capítulo la definición, principios, componentes

del control interno e inventarios, en el tercer capítulo la situación actual de la empresa, en el

cuarto capítulo entrevistas al gerente, contador y bodeguero, en el quinto capítulo

implementación de control interno de inventarios, en el sexto capítulo las conclusiones y

(11)

6

CAPITULO I

1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA “DEPORTEX”

1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA

La fábrica de confecciones deportivas “DEPORTEX” nace como un negocio familiar, su

actividad es producción y comercialización, en el año 1985, ubicado en el Barrio el Condado

Calle Julián Quitu y Sagalíta, contando con un reducido local de aproximadamente 20 m2, el

mismo que estaba dividido como almacén de ventas y área de producción. Haciendo dificultoso

el desenvolvimiento de las actividades productivas, Blanca Pila y Ramiro Ayo eran los únicos

que desempeñaban, contaban con dos máquinas de coser, producto del primer contrato con el

Colegio Alvernia de Quito, para la fabricación de Prendas Escolares ya que contaban con un

capital reducido de 48000 sucres.

La microempresa nace con el objetivo de obtener una utilidad por parte de sus propietarios,

además de satisfacer la demanda de ropa deportiva en el sector. Para el año 1990 su cartera de

clientes era sumamente amplia abarcando un gran número de instituciones educativas de la

ciudad de Quito, para entonces ya se observaba un notable incremento de maquinaria, operarios

e incluso nueva infraestructura.

Actualmente la empresa está ubicada en la Av. Manuel Córdova Galárza Barrio la Campiña

Calle N91B contamos con instalaciones propias y adecuadas para el funcionamiento con una

(12)

7

1.2 BASE LEGAL

La empresa DEPORTEX, comienza sus actividades como artesanos calificados en el año 1985,

con dos Gerentes Blanca Pila y Ramiro Ayo. La actividad principal es Fabricación de prendas de

vestir para entrenamiento deportivo, instituciones educativas y empresariales.

Actualmente la empresa cuenta con 12 colaboradores, y cumple con todos los requisitos legales

para su correspondiente registro laboral y social.

1.3 ORGANISMOS DE CONTROL

Los organismos de control son entidades principalmente públicas o privadas que se encargan de

verificar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de la empresa en el desarrollo de sus

actividades.

1.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

El Servicio de Rentas Internas es una entidad autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar

tributos internos establecidos por ley mediante la aplicación de la normativa vigente. (SRI, 2014)

Para estos efectos la empresa debe cumplir con obligaciones tributarias referentes a: Declaración del IVA mensual

Declaración del Impuesto a la Renta Anexo Transaccional Simplificado Declaración Patrimonial

Impuesto a la Propiedad de Vehículos Motorizados

1.3.2 MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

Responsable de velar por el desarrollo de los trabajadores y la justicia laboral, mediante la

aplicación de la ley, sustentada en el Código de Trabajo donde se protege los derechos del

(13)

8

1.3.3 INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad basada en principios de equidad,

encargada de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del Sistema

Nacional Seguridad Social. (IESS, 2014)

En efecto la empresa está comprometida en el cumplimiento de sus obligaciones laborales en

base a la aplicación de:

Ley de Seguridad Social

1.3.4 MUNICIPIO

Regula las actividades de la empresa mediante la emisión de una Patente Municipal que permite

desarrollar una actividad comercial.

1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La implementación de un adecuado sistema de control interno de inventarios en la empresa

“DEPORTEX” permitirá responder a las siguientes interrogantes.

1. ¿Qué métodos utiliza la empresa para el control de inventarios?

2. ¿Qué efectos ha ocasionado la ausencia de un sistema de control de inventarios en

“DEPORTEX”?

3. ¿De qué forma la ausencia de un sistema de control de inventarios afecta a los resultados

de la empresa?

4. ¿El no contar con un adecuado control de inventarios en cada uno de los procesos,

afectaría a determinar costos?

5. ¿Qué efectos provoca la ausencia de un control en bodega, en las existencias de producto

terminado disponible para la venta?

6. ¿Cómo mejoraría que “DEPORTEX” cuente con un control y manejo de inventarios y su

(14)

9

1.5 JUSTIFICACION

“DEPORTEX” actualmente tiene ausencia de un adecuado sistema de control que ayude a

establecer los inventarios y la fijación de precios del producto terminado, que conlleva a un

exceso de materia prima e insumos.

De lo anteriormente señalado el factor más importante dentro de la empresa son los inventarios,

ya que son de gran importancia y deben ser manejados de forma eficiente, logrando un adecuado

control en cada proceso.

Un eficiente manejo de inventarios en “DEPORTEX” ayudara a mantener un abastecimiento de

mercadería prudente, fijación de precios, y aplicar políticas que permitan comprar y mantener un

stock adecuado. Con ello facilitara la fabricación, venta oportuna y control de desperdicios.

1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

1.6.1 OBJETIVO GENERAL

9 Implementar un sistema de control interno para el manejo de inventarios en la empresa

“DEPORTEX”, con la finalidad de optimizar recursos, tiempo y dinero. Lo que facilitará

contar con una información adecuada y oportuna de las existencias, mejoramiento del

sistema de control interno, logrando información adecuada y oportuna.

1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

9 Diagnosticar el manejo actual de los inventarios de insumos, materia prima, productos en

proceso y productos terminados.

9 Analizar las falencias de cada uno de los procesos y procedimientos del manejo de

inventarios.

9 Analizar las afectaciones con el inadecuado manejo de stock de inventarios en la

empresa.

9 Analizar el mejor método de control que se pueda implementar para lograr un óptimo

manejo de inventarios.

(15)

10 9 Demostrar financieramente como al implementar un control interno en el manejo de los

inventarios redunda en mejores resultados empresariales.

1.7 IDEA A DEFENDER

La implementación de un sistema de control interno aplicado para el manejo de inventarios en la

empresa “DEPORTEX” permitirá lograr un ordenamiento en el manejo de los mismos, poder

contar con información actualizada, confiable lo que reflejara una mayor eficiencia y resultados

de la gestión empresarial.

1.8 VARIABLES DE LA INVESTIGACION.

1.8.1 VARIABLES DEPENDIENTES

¾ Control de procesos de adquisición.

¾ Control de procesos de producción y control de calidad de los productos. ¾ Control de ingresos de mercadería e insumos a bodega.

¾ Control de existencias y determinación de stock de bajo movimiento.

¾ Capacitación del personal encargado del área de bodega logrando un eficaz manejo de la

mercadería.

1.8.2 VARIABLES INDEPENDIENTES.

¾ El proveedor puede tardar la entrega de la mercadería. ¾ Puede el proveedor disminuir el porcentaje de descuento. ¾ Puede producirse variaciones en los precios de la materia prima. ¾ Remisión por parte del proveedor, no requeridos por la empresa.

1.9 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.

Es el procedimiento riguroso, formulado de una manera lógica, que el investigador debe seguir

en la adquisición del conocimiento.

(16)

11

METODOLOGÍA HISTÓRICA: Está vinculado al conocimiento de las distintas etapas de los objetos en su sucesión cronológica, para conocer la evolución y desarrollo del objeto o fenómeno

de investigación se hace necesario revelar su historia.

Esta metodología es muy importante aplicarla en todo el proceso ya que necesitamos saber la

evolución y desarrollo de la empresa.

METODOLOGÍA EXPLORATORIA: Es aquella que se efectúa sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada de

dicho objeto, es decir, un nivel superficial de conocimiento. Será aplicada en todo el proceso de

la investigación para llegar a tener un gran conocimiento sobre la empresa y poder desarrollar de

forma correcta.

METODOLOGÍA DESCRIPTIVA: Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y

personas.

Esta metodología será aplicada al inicio de la investigación para tener conocimiento de que

empresa vamos a auditar.

MÉTODO DOCUMENTAL: Es la que se realiza como su nombre lo indica apoyándose en fuentes de carácter documental esto es, en documentos de cualquier especie.

Durante la investigación se revisará documentos de la empresa DEPORTEX, como visión,

misión, objetivos, organigrama, etc.

MÉTODO INDUCTIVO: Se trata del método científico más usual, en el que pueden distinguirse cuatro pasos esenciales: la observación de los hechos para su registro; la

clasificación y el estudio de estos hechos; la derivación inductiva que parte de los hechos y

(17)

12 Se aplicará el método mediante la revisión de la documentación como: orden de compra, normas,

leyes, facturas, registros contables, kardex, etc., luego de lo cual se estableció un diagnóstico de

la empresa sobre la situación actual y se llegará a establecer conclusiones.

MÉTODO ANALÍTICO: Se distinguen los elementos de un fenómeno y se procede a revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado. Los datos y la información de la documentación

obtenida de las áreas de inventarios y contable de la empresa, se analizará a fin de examinar si la

información que contiene debe ser aplicada o mejorada.

1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Para la obtención de información que requiere este trabajo de investigación se utilizará las

siguientes técnicas:

Entrevista: Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener

información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia

de la investigación.

Entrevistaremos a personal de gerencia, administración y jefes de producción para captar

información referente al manejo de cada uno de los procesos.

Encuestas: es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador.

Anécdotas: Es un cuento corto que narra un incidente interesante o entretenido, una narración breve de un suceso curioso, algo que se supone le haya pasado.

Para poder obtener de información sobre anécdotas de la empresa realizaremos una

(18)

13 Observación: Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o

caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.

Se observará la elaboración de todo el trabajo de campo, de manera que este tipo de

metodología permitirá identificar el problema y las alternativas de solución, este método

es importante en la investigación pues el desarrollo de las actividades del personal que

labora en las áreas en análisis, nos permitirá identificar si los procesos se cumplen

(19)

14

CAPITULO II

2 MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO TEÓRICO.

“Ante los efectos de la globalización, las organizaciones se ven obligadas a buscar herramientas

o metodologías que les permitan optimizar los recursos y administrar los riesgos, a fin de ser

competitivas en el mercado al que están dirigidas. En este sentido, las compañías deben alcanzarlos niveles

óptimos de recursos materiales, financieros y humanos, además deben ser capaces de administrar

oportunamente los riesgos inherentes a sus actividades.” (SISTEMA DE CONTROL INTERNO, 2011)

El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema

de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos,

promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y, lograr la

comunicación de políticas administrativas que estimulen y evalúen su cumplimiento.

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman

las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe

permitir también el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa

determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en

el mercado.

“La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo. Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas,

las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los

métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.” (TIPOS DE

(20)

15

El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de producción, ventas, compras, financiación,

llegando a ser parte medular de un negocio. Tradicionalmente se consideraba un inventario como

una cantidad almacenada de materiales que se utilizaba para facilitar la producción o para

satisfacer las necesidades del consumidor y el propósito fundamental era descrito como el de

desacoplar las diferentes fases del área de operaciones. Por ejemplo, el inventario de materias

primas servía para desconectar a un fabricante de sus vendedores; los inventarios de producto en

proceso para desengranar las varias etapas de la manufactura una de otra y el inventario de

producto terminado para desacoplar a un fabricante de sus clientes. (SURIA, 2007)

El coste de mantener existencias incluye no sólo el coste de almacenamiento y el riesgo de

deterioro u obsolescencia, sino también el coste de oportunidad del capital. Es decir, los

problemas de inventario requieren que la dirección de la empresa encuentre políticas y reglas de

decisión que logren balancear los diversos costos.

La administración del inventario, es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario

tenga la empresa, pues a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas)

de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas

necesarias para mejorar o mantener dicha situación. La administración de inventario es

primordial dentro del proceso de producción porque existen diversos procedimientos que va a

garantizar como la empresa logrará obtener un nivel óptimo de satisfacción a los clientes. Dicha

política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la

producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de

materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de

rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario.

Los inventarios son los que una empresa cuenta para la comercialización o producción. A su vez,

en el inventario constan aquellos materiales con los que se elabora el producto (materia prima),

(21)

16 La Ley Orgánica de Regulación y Control de Poder de Mercado protege a los consumidores, a

los empresarios, pero sobre todo a los pequeños y medianos productores, de los abusos derivados

de la alta concentración económica y las prácticas monopólicas. El Poder de Mercado es la

capacidad que tiene un operador económico (empresa, industria, etc.) de incidir en el

comportamiento del mercado. La ley garantiza a las empresas reglas claras y transparentes para

competir en condiciones justas, y que sus logros puedan darse por eficiencia y no por prácticas

tramposas o desleales. (Rafael Correa Delgado, 2011)

Los problemas de un mercado sin regularización son:

9 Altos precios

9 Poca variedad de oferta 9 Menor calidad

9 Menor productividad 9 Menor competitividad 9 Aumento de inequidad

Los beneficios de un mercado regulado 9 Bajos precios

9 Incrementa la oferta de bienes y servicios 9 Mayor calidad

9 Repartición equitativa de beneficios 9 Mayor productividad

9 Mayor competitividad

(22)

17

2.2 MARCO CONCEPTUAL.

¾ Auditoría: Es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado de procedimientos y de la actividad

económica de la organización.

¾ Activos: Es un bien tangible o intangible que posee una empresa o persona natural.

¾ Adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.

¾ Almacenaje: Es una parte de la Logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias que no están en proceso

de fabricación.

¾ Administración: Se encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos).

¾

Control: Etapa del proceso administrativo que permite evaluar la ejecución de planes, programas y proyectos periódica, eventual o permanentemente para que una organización

cumpla con su objetivo.

¾ Contabilidad: Es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situación económico financiera de una empresa u organización, con el fin

de facilitar la toma de decisiones.

¾ Estados Financieros: Son informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o

período determinado.

¾ Implementar: Es la acción de poner en práctica, medidas y métodos, entre otros, para concretar alguna actividad, plan, o misión.

¾ Inventarios: Es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una persona o una entidad poseen a una fecha determinada.

¾ Proceso: Es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo

previamente identificado.

(23)

18 ¾ Riesgo Inherente: Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad

económica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control

interno que allí se estén aplicando.

¾ Riesgo de control: Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser

insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de irregularidades. ¾ Riesgo de detección: Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los

procedimientos de auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de

error en el proceso realizado.

¾ Sistema de Control Interno: Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos y actitudes que desarrollan autoridades y su

personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad. ¾ Registro Contable: Son aquellos asientos que se realiza en los libros de contabilidad de

un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la

información financiera.

¾ Sublimación textil: La sublimación es la técnica para el marcaje de objetos mediante transferencia de la tinta al objeto con la aplicación de calor. La sublimación permite

transferir imágenes y diseños a gran variedad de objetos. Estos objetos tiene que estar

recubiertos de poliéster o si son tejidos han de contener un mínimo de un 75% de

poliéster.

2.3 CONTROL INTERNO

2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO

El control interno tiene por objeto salvaguardar y preservar sus activos para evitar

desembolsos de fondos, y así ofrecer seguridad, calidad y mejora continua verificando la

(24)

19

2.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS

“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el

aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Los elementos de un buen

control interno incluyen”. (CHARLES, 2011)

Conteo físico de los inventarios en forma periódica durante el ejercicio contable. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimiento de embarque.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal encargado de la custodia de los

bienes y, que no tengan acceso a los registros contables.

Comprar el inventario en cantidades económicas y necesarias para la gestión del negocio. Mantener inventario óptimo y disponible para prevenir situaciones de déficit.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de

tener dinero restringido en mercadería innecesaria y gastos relacionados como seguros,

financieros, custodia, operacionales y administrativos.

2.3.3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la

entidad, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros

que ayude a la entidad a realizar su objeto.

2.3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del control interno son la base para realizar el control y mediante su

aplicación se ejerce una supervisión sobre el funcionamiento de los sistemas de la

entidad.

Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la entidad. Obtener información exacta.

Asegurar registros contables

Creación de normas y procedimientos internos.

(25)

20

2.3.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL: Esta dado por los valores, por la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la entidad.

EVALUACIÓN DE RIESGOS: Son los factores que puedan interferir en el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema de la entidad se denominan riesgos. Estos pueden

provenir del medio ambiente o de la organización misma.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Son emitidos por la dirección que consiste en políticas y procedimientos que asegure el cumplimiento de los objetivos de la entidad, para

brindar la seguridad necesaria para afrontar los riesgos.

2.4 GESTIÓN DE RIESGOS

La gestión de riesgos de una empresa se define como el proceso de identificar, analizar y

cuantificar las probabilidades de perdida, mediante acciones preventivas, correctivas y

reductivas.

Es necesario contar con un control de gestión de riesgo empresarial que permita: 9 Analizar de forma global el riesgo que asume la empresa con sus clientes.

9 Garantizar a los proveedores la solvencia.

(http://www.informa.es/gestion-riesgo-empresarial, 2014)

2.5 RIESGO DEL CONTROL INTERNO

Es importante que toda entidad cuente con una herramienta que garantice la correcta

evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y actividades de una

entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño de la

(26)

21 Ya que existe la posibilidad de presentar errores en distintos niveles por lo tanto se puede

analizar de forma más apropiada la implicación de cada nivel sobre las auditorias que vayan a

ser realizadas, mediante la determinación de los tipos de riesgos.

RIESGO DE CONTROL: Es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y pueden generar deficiencias del sistema de control interno.

RIESGO DE DETECCIÓN: Es aquel que se asume por aparte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el sistema de control interno.

RIESGOS INHERENTE: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del sistema de control interno.

2.6 INVENTARIOS

2.6.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS

Es el conjunto de artículos que tiene la empresa para comercializar, permitiendo la compra,

venta o fabricación, lo cual debe mostrar el número de unidades en existencia a una fecha

determinada, así como la descripción del artículo, los precios unitarios, la suma por grupo y el

total del inventario. (GITMAN, 2011)

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de

contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el centro del negocio. El

inventario es por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por

inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el

(27)

22

2.6.2 TIPOS DE INVENTARIOS

INVENTARIOS DE MERCANCÍAS: Constituyen todos los bienes que le pertenecen a la entidad, sean comerciales o mercantiles. Con la finalidad de comprarlos para luego venderlos sin

ser modificados.

INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: Son aquellos bienes cuya elaboración ha concluido, y han sido aprobados por los controles de calidad. Es decir que esta clase de

inventarios están constituidos por todos los artículos manufacturados, aptos para la

comercialización.

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN: Son aquellos inventarios compuestos por la contabilización de bienes parcialmente elaborados o

manufacturados. Se registran de acuerdo a la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de

fabricación que recaerán sobre los mismos.

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS: Son aquellos materiales utilizados para la elaboración de nuevos productos, pero que aún no han sido sometidos a proceso de

transformación alguno. Se diferencian de los suministro de fábrica, en el hecho de que los

primeros sí pueden contabilizarse.

INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA: Son aquellos elementos utilizados para la fabricación del producto, pero que no se pueden cuantificar estrictamente. Es decir, los

suministros de fábrica no se identifican como parte del artículo, aunque son utilizados en el

proceso su elaboración. Esto se debe a que las cantidades manipuladas de estos suministros son

(28)

23

2.6.3 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIFF

Los inventarios se valorarán al menor costo o valor neto realizable.

“El costo de los inventarios comprenderán todos los costos derivados de la adquisición y

transformación de los mismos, así como otros costos en los que haya incurrido para darles su

condición y ubicación actuales” (HANSEN)

La aplicación de un método arbitrario de valoración de las salidas, que, en última instancia,

determina el valor de las existencias. Su elección depende de la conveniencia para la gestión y

deberá seguir "el principio de uniformidad", es decir, adoptado un criterio de valoración, deberá

mantenerse en el tiempo, salvo que existan razones extraordinarias que aconsejen su alteración.

Los inventarios son activos. Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de

sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

Los inventarios de una entidad manufacturera se clasifican de la siguiente forma:

(a) productos terminados: activos mantenidos para la venta en el curso normal de las

operaciones;

(b) trabajo en proceso: activos en proceso de producción con vistas a esa venta;

(c) bienes fungibles: activos en forma de suministros que se consumirán en el proceso

productivo; y

(d) materia prima: activos en forma de materiales que se consumirán en el proceso

productivo. ( Material de formación sobre la NIIF para las PYMES, 2010)

2.7 LOS MÉTODOS PRINCIPALMENTE ACEPTADOS EN

VALORACIÓN:

a) Primeros en entrar primeros en salir (PEPS): Se considera la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, será el más antiguo de los precios de adquisición

existentes. Este método de primera entrada, primera salida, supone que las existencias

inventariadas coinciden con las últimas entradas. Por ello incrementa más el resultado de la

(29)

24

b) Precio Medio Ponderado (PMP): El valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los

precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un coste intermedio

entre los dos anteriores.

c) Último precio de compra: Consiste en valorar la mercadería al costo actual del mercado o competidores.

2.8 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a

disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos y

así evitar fraudes, robos o sustracciones. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades

reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto

la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

2.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS

2.9.1 DEFINICIÓN

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, rotación y evaluación del inventario de

acuerdo a la entidad a través de la administración determinamos los resultados de utilidad o

pérdida razonablemente para establecer la situación financiera de la entidad.

La administración de inventarios depende del tipo de proceso que se use como: producción

continua, órdenes específicas y montajes o ensamblajes.

PRODUCCIÓN CONTINUA: En este proceso la materia prima se adquiere con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

(30)

25

PRODUCCIÓN POR MONTAJE: En este proceso se requiere en general más inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.

2.10 RECURSOS QUE REQUIERE LA ENTIDAD

Para que una organización pueda lograr sus objetivos propuestos, es necesario que cuente con

elementos, recursos o insumos para contribuir en el funcionamiento esperado.

2.10.2 RECURSOS MATERIALES

Son todos los bienes tangibles con los que cuenta la entidad tales como: Edificios, terreno, maquinaria, equipo, oficinas, herramientas. Materia prima

2.10.3 RECURSOS DE TALENTO HUMANO

Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social, es un factor muy importante en

una entidad, de ello depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.

La administración de talento humano consiste en la planeación, organización, control, desarrollo

y coordinación.

2.10.4 RECURSOS FINANCIEROS

Son los recursos propios y ajenos de carácter económico que la empresa requiere para desarrollar

sus actividades. Estos recursos pueden ser en dinero en efectivo, aportaciones de los accionistas,

(31)

26

CAPITULO III

3 SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA DEPORTEX

3.1 ANTECEDENTES

La fábrica de confecciones deportivas “DEPORTEX” nace como un negocio familiar iniciando

sus actividades productivas y comerciales en el año 1985 es decir hace veinte y dos años. La

misma que en un inicio únicamente contaba con dos operarios, dos máquinas de coser y un

capital sumamente reducido, la cual fue Calificada por la Junta Nacional del Artesano como

microempresa artesanal.

La microempresa nace con el objetivo de obtener una utilidad por parte de sus propietarios,

además de satisfacer la demanda de ropa deportiva en el sector.

“DEPORTEX” para entonces se encontraba ubicada en el Barrio el Condado, contando con un

reducido local de aproximadamente 20 m2, el mismo que estaba dividido como almacén de

ventas y área de producción. Haciendo dificultoso el desenvolvimiento de las actividades

productivas. Para eso las prendas que se elaboraban eran: ternos de calentamiento (sudaderas),

camisetas, pantalonetas, y pantalones para damas, caballeros y niños.

Para el año 1990 su cartera de clientes era sumamente amplia abarcando un gran número de

instituciones educativas de la ciudad de Quito, para entonces ya se observaba un notable

(32)

27

3.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PRODUCCIÓN

Hoy en día la empresa cuenta con una amplia gama de uniformes deportivos,

empresariales y educativos.

Es importante hacer mención de los productos que ofrece: Ternos de calentamiento

Uniformes deportivos en sublimación textil Chompas en tela polar

Camisetas de algodón; manga larga o corta Camisetas atléticas en tela algodón

Pantalonetas Medias deportivas

Medias casuales y de algodón (polines) Ropa interior de hombre (calzoncillos) Chalecos

Gorras tipo americanas

Camisetas tipo polo elaboradas con diferente tela de acuerdo al modelo de la

institución.

Servicio de Bordado

Servicio de Sublimación Textil.

3.1.2 LOCALIZACION DE LA EMPRESA

En la actualidad “DEPORTEX” se encuentra localizada en la Av. Manuel Córdova

Galarza en el K5 ½. Sector Pusuquì, Barrio la Campiña.

La empresa cuenta con un área de terreno de 900 m2 y una infraestructura de 825 m2

(33)

28

3.2 MISIÓN

Fabricar y comercializar prendas deportivas, utilizando altos estándares de calidad y servicios,

superando las necesidades y expectativas de nuestros clientes, al mismo tiempo brindar una

atención excelente, eficiente y personalizada a nivel nacional.

3.3 VISIÓN

Ser la empresa líder a nivel nacional en fabricación y comercialización de ropa deportiva,

logrando satisfacer a un mercado exigente. Orientada a un mejoramiento continúo.

Todo esto se logrará con el apoyo y la capacidad de nuestro personal entusiasta y dedicado.

3.4 ANÁLISIS FODA

A continuación se da a conocer un análisis de la situación actual de “DEPORTEX” donde se

(34)

29 FIGURA 1. ANÁLISIS FODA

AUTORA: GEOVANNA VANESSA AYO PILA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Buena relación con clientes.

Atención personalizada a sus

clientes.

Posicionamiento de la marca. Productos de calidad.

Variedad de productos. Precios competitivos.

Maquinaria de avanzada tecnología. Entrega a domicilio de mercadería. Ventas al por mayor y menor.

Clientes satisfechos.

Incremento de cultura deportiva. Ampliación de la línea de productos. Aprovechar del mercado y de la moda. Apertura de Sucursales.

DEBILIDADES AMENAZAS

Bajo control de inventarios.

Falta de capacitación a todos los

colaboradores.

Personal no calificado.

Procesos no estructurados en manuales. Sistema contable no eficiente.

Exceso de stock de productos

terminados.

Crecimiento de la competencia. Productos importados a bajos precios. Escases de mano de obra especializada. Incremento de costos de materia prima. Microempresas que tengan tecnología de

información en todas las áreas.

(35)

30

3.5 DIAGNÓSTICO DE PROBLEMAS EN DEPORTEX

Al diagnosticar la situación actual de la empresa se observan situaciones desfavorables tanto

internamente como externamente, detallados a continuación:

• Ineficiente Sistema de Control de Inventarios.

• Ausencia de metodología y herramientas para fijación de costos y precios de ventas de

productos.

• Deficiente control de abastecimiento de materia prima e insumos.

• Ausencia de políticas y control de compras.

• Control inapropiado de desperdicios de materia prima e insumos.

• Falencias en el proceso de control de ingreso de mercadería e insumos a bodega.

• Ausencia de capacitaciones al personal sobre manejo de procesos.

• Uso inadecuado de insumos y mercadería por parte de los colaboradores.

• Personal no calificado para realizar sus tareas.

• Falta de segregación de funciones al personal.

• Falta de organización en todas las áreas que conforman la empresa.

• Disminución de la utilidad de la empresa.

3.6 POLÍTICAS INTERNAS

Las políticas internas de la empresa DEPORTEX son métodos, procedimientos, directrices que

son establecidas para respaldar y fomentar el trabajo que nos llevará a cumplir los objetivos,

facilitando la solución de los problemas que se detallan a continuación:

¾ Las adquisiciones se hacen en base a una orden de pedido, previa verificación del

inventario.

¾ Los niveles de existencia serán de acuerdo a la demanda en el mercado de

productos estacionarios en periodos de temporada alta.

(36)

31 ¾ Establecer sistemas de abastecimiento mediante porcentajes de venta.

¾ El personal encargado del Área de Bodega debe verificar y ser responsable de la

mercadería entregada por parte del proveedor o notificar inmediatamente algún

desperfecto o falencia.

¾ Se deberá realizar una precalificación a los proveedores según las condiciones,

tiempo de entrega, plazos, flexibilidad para verificar el más conveniente para la

empresa.

¾ Se solicitará en el proceso de adquisiciones proformas como mínimo de 3

proveedores.

¾ Verificar el mejor precio en los productos, así como su calidad.

¾ El crédito a clientes se realizará previa verificación, por lo menos debe realizar 3

compras de contado.

¾ Incentivar al personal de DEPORTEX para lograr cumplir sus objetivos.

¾ Los horarios de trabajo estarán sujetos a las necesidades de la empresa basándose

al Código de Trabajo.

3.7 POLÍTICAS DE CONTROL DE BODEGA

¾ Destinar un área específica para almacenamiento de mercadería la misma deberá

ofrecer seguridad.

¾ El personal asignado para control de bodega deberá ser responsable por la

mercadería.

¾ Bodega adecuada en infraestructura y condiciones ambientales de la materia prima

y producto terminado.

¾ El cuidado, manejo, conservación y control físico de la mercadería debe ser

asignado a una persona quien será responsable.

¾ Determinar funciones específicas al personal encargado detallando las actividades

a cumplir respecto al almacenamiento, despacho y control de la mercadería. ¾ El acceso a Bodega será restringido.

(37)

32

3.8 INFRAESTRUCTURA, MAQUINARIA Y EQUIPO

3.8.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Confecciones deportivas DEPORTEX dispone de 3 áreas continuas para la producción. La

infraestructura de la fábrica posee componentes aptos para este tipo de actividad. Construidos

con bloques de alto grosor, loza de cemento, piso de vinil resistente para el peso de la

maquinaria. El área total de terreno es de 900 m2 los cuales se encuentran divididos de la

siguiente manera:

FIGURA N° 2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE “DEPORTEX”

(38)

33

3.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El organigrama de la empresa DEPORTEX indica cómo está organizada y cuáles son los

departamentos que la conforman, en la cual refleja la estructura jerárquica de cada área dentro de

la organización y se encuentra estructurado de la siguiente manera:

DEPORTEX ha venido siendo administrado por el propietario el Sr. Ramiro Ayo, el cual se

desempeñaba como poli funcional, la Sra. Blanca Pila es prácticamente una operaria y cumplía

con responsabilidades del puesto de Gerente.

FIGURA N° 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(39)

34

CAPÍTULO IV

4 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA

DEPORTEX

4.1 ENTREVISTAS AL PERSONAL DE DEPORTEX

4.1.1 ENTREVISTA AL JEFE DE BODEGA

1. ¿Qué actividad realiza en la bodega?

Recibo la mercadería cada que llega y verifico que conste la cantidad facturada, y

verifico que este en perfectas condiciones, como constancia de haber recibido solo

firmo.

2. ¿Entrega algún tipo de reporte a su Jefe? ¿Con que frecuencia?

No, porque no hacemos inventario por lo tanto no existe control y nos dificulta el no

tener etiquetas en la mercadería y es por eso que no sabemos cuándo y qué cantidad

solicitar.

3. ¿Cuándo usted recibe la mercadería del proveedor usted registra alguna información?

No, ninguna solo verifico cantidades y en ocasiones, si hay mercadería que hay que

pesar lo realizo pero no de forma frecuente y si existiera un faltante en el peso solo

escribo en la factura o llamo al proveedor para que me reponga.

ENTREVISTA JEFE DE BODEDA

RESPONSABLE: LORENA JACOME

FECHA DE INGRESO: 23 DE FEBRERO DEL 2004

TIEMPO DEL CARGO: 6 AÑOS

EDAD: 29 AÑOS

CARGO: CORTADORA

(40)

35

4. ¿Al recibir los productos usted revisa la mercadería y que verifica?

Solo controlo el pedido con la factura, verifico la cantidad en metros, kilos o

unidades, hay mercadería que llega en kilos pero no acostumbramos a pesar y no lo

hacemos porque no contamos con los medios necesarios.

El metraje

5. ¿Cuándo existe faltantes o inconformidad usted que hace?

Las pocas veces que se realiza una correcta verificación de la mercadería, y si existe

un error me comunico con el proveedor para que me reponga o me envié otro

producto o en ocasiones se pide cambiar la factura.

6. ¿Qué documento emite durante la recepción de la mercadería y a quien entrega?

No entrego ningún documento solo firmo la guía de remisión y la factura que me

entrega el proveedor y los documentos dejo en la oficina del contador.

En otras ocasiones no recibo directamente la mercadería sino lo suele traer alguna

persona encargada de adquirir la mercadería y ahí no es mi responsabilidad.

7. ¿Cómo sabe dónde colocar la mercadería?

Buscando un espacio libre en la fábrica o cuando está organizada la bodega es más

fácil de colocar la mercadería ya que se complica porque no existe un lugar

determinado, porque existen 3 bodegas en diferentes lugares, o cuando ya están muy

llenas guardamos la mercadería en la casa del propietario.

Se dificulta porque no hay variedad de estanterías y nos toca poner la tela una sobre

otra, no existe un orden determinado o donde podamos clasificar por tipo de tela o

colores.

8. ¿Cómo sabe qué cantidad de mercadería debe solicitar al proveedor?

Según la orden de pedido realizo un cálculo para saber cuántos metros de tela voy a

necesitar. Luego verifico si el producto existe en bodega caso contrario solicito al

(41)

36

9. ¿Cuál es el método que utiliza para verificar la existencia de la materia prima en bodega?

Encargo la búsqueda en las diferentes bodegas donde creemos que pueda estar la

mercadería porque no se ha determinado un lugar para tal mercadería, el encontrar

nos hace perder tiempo o desperdicio porque si no encontramos pedimos mas

mercadería.

10.¿Existen en bodega productos de gran valor? ¿Cuáles?

Si existe variedad de telas de un valor económico considerable por ejemplo: tela

Picket, tela Jersey, tela lycra y nylon.

11.¿Usted realiza tomas físicas del inventario?

No, nunca hemos realizado un inventario, ni nos han indicado como realizar.

12.¿Qué hacen con la mercadería obsoleta o pasado de moda?

Al final del mes se fabrica uniformes deportivos con la tela obsoleta o pasada de

moda, y los precios son muy accesibles en el mercado competitivo.

13.¿Usted ha propuesto mejoras para las operaciones de la bodega?

Si, como la asignación de una sola bodega donde puedan estar clasificados los

productos e insumos, y por áreas. También debería poner más estanterías donde este

la mercadería ordenada, con etiquetas y llevar un control con un sistema contable que

nos especifique la cantidad, los colores, dónde localizar la mercadería y sobre todo

realizar inventarios de forma periódica.

Algo muy importante es que la empresa se encargue de capacitar al personal sobre el

manejo y control de la mercadería, así evitaríamos desperdicios y yo como encargada

(42)

37

4.1.2 ENTREVISTA A LA ASISTENTE CONTABLE ENTREVISTA- ASISTENTE CONTABLE

RESPONSABLE: VALERIA BASURTO

FECHA DE INGRESO: 13 DE ENERO DEL 2013

TIEMPO DEL CARGO: 1 AÑO 7 MESES

EDAD: 22 AÑOS

1. ¿Su trabajo en la empresa es a tiempo completo o parcial?

Mi trabajo en la empresa es de forma Parcial, únicamente laboro 4 horas semanales,

debido a que los requerimientos de la empresa no son mayoritarios.

2. ¿Cuáles son sus funciones en esta empresa?

¾ Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el

registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración

de IVA.

¾ Elaborar roles de pago y acreditación ¾ Facturación

3. ¿La empresa cuenta con un sistema contable?

Si, cuenta con el sistema MICROSYSTEM

4. ¿Cuál es el método utilizado para el registro contable?

Básicamente se utiliza MICROSOFT EXCEL y MICROSYSTEM para el registro de

compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y facturación.

5. ¿Se han establecido procedimientos para el control de inventarios?

(43)

38

6. ¿De qué manera afecta la forma incorrecta de manejar un sistema contable en sus informes mensuales?

El hecho de no contar con un sistema contable completo me perjudica porque lo

realizo todo de forma manual y afecta de manera significativa en el factor tiempo.

7. ¿El no contar con un adecuado control de inventarios en cada uno de los procesos, afectaría a determinar costos?

Si, debido a que no se conoce los costos fijos y variables que generan los diferentes

procesos de producción, y esto afecta de modo significativo a los resultados finales

de la empresa.

8. ¿Usted ha propuesto mejorar el sistema de control de inventarios en cada uno de los procesos?

Si, como la compra de un sistema contable más avanzado para mejorar la forma de

(44)

39

4.1.3 ENTREVISTA AL ADMINISTRADOR

1. ¿Cuáles son las fortalezas de la empresa?

Los puntos fuertes como empresa son los productos de calidad que entregamos al

consumidor, el contar con maquinaria de última tecnología ha ayudado para contar

con precios competitivos.

2. ¿Cuáles son las debilidades de la empresa?

Los puntos débiles son no contar con personal calificado, la falta de capacitación y la

forma incorrecta del control de materia prima.

3. ¿Cuáles son sus funciones en “DEPORTEX”?

Mis funciones en la empresa es poli funcional, no tengo un área determinada.

4. ¿Qué efectos provoca la ausencia de un control en bodega?

El no llevar un control de materia prima causa efectos en los recursos económicos ya

que muchas veces no se cuenta con mercadería en otras ocasiones existe stock de

materia prima e insumos.

5. ¿Cuáles son los problemas que se ocasionan en el inventario de productos terminados?

La falta de registros de productos terminados ocasiona faltantes o sustracción.

ENTREVISTA- ADMINISTRADOR

RESPONSABLE: RAMIRO AYO

TIEMPO DEL CARGO: 29 AÑOS

EDAD: 53 AÑOS

(45)

40

6. ¿De qué forma la ausencia de un sistema de control de inventarios afecta a los resultados de la empresa?

Afecta de manera considerable en el sentido económico, debido a que no se tiene

conocimiento de un registro adecuado de la mercadería de la empresa.

7. ¿Cómo le afecta a la empresa la falta de inventarios físicos?

Es el punto más débil de la empresa ya que no se cuenta con datos reales.

8. ¿Cómo le ha afectado el no contar con personal capacitado en la empresa?

Si, ha afectado en todos los procesos de producciones, ocasionado desperdicios en

materia prima, insumos y en tiempos de producción.

9. ¿Cómo mejoraría que “DEPORTEX” cuente con un control y manejo de inventarios?

DEPORTEX mejoraría de forma significativa para el desarrollo de la misma,

mejoraría su tiempo de producción, se lograría capacitaciones al personal evitando

tiempos ociosos, sustracciones y se reducirían los desperdicios mejorando el entorno

económico de la empresa, la adquisición de un sistema contable completo ayudaría

para la obtención de resultados reales e inmediatos.

4.2 INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA

En general podemos afirmar que el personal de Deportex está de acuerdo en que se implemente

nuevos métodos sobre manejo de inventario y una correcto utilización del sistema contable

computarizado. Conscientes también de que en este proceso de cambios no será fácil su

adaptación pero con el compromiso de que a futuro se logrará los objetivos deseados.

Consideraciones generales

• Los aspectos mejor valorados son aquellos que hacen referencia al cambio en el proceso

(46)

41 •Cada una de las personas encuestadas ha aportado con sugerencias y observaciones muy

válidas para ser tomadas en consideración.

•Se determina que el entorno laboral en las áreas de producción y administración no es

placentero y en ocasiones tiende a ser incómodo.

Fortalezas

•Compromiso y apoyo para la implementación de futuros cambios en la estructura

organizacional por parte de todo el personal que labora en Deportex.

•Reconocimiento de falencias y del impacto que este causa en ámbito laboral.

•En general se consideran adecuados los recursos para desarrollar el trabajo y los futuros

cambios los mismos que se utilizarán de una manera eficiente.

•Existe gran aceptación para implementar los cambios y sobretodo un compromiso

personal y económico por parte de los jefes.

Áreas que se debe tomar en cuenta para mejorar

•Implementación de un sistema contable, control de inventarios y demás procesos

contables.

•Contracción de personal calificado para el manejo de cada área.

•No existe buena coordinación entre áreas.

•Carencia funciones, no se ha desarrollado un manual de procedimientos donde conste

(47)

42

CAPITULO V

5 IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA LA ADMINISTRACION Y REGISTRO

CONTABLE DE LOS PROCESOS DE ADQUISICION,

ALMACENAJE Y UTILIZACION DE INVENTARIOS EN LA

EMPRESA “DEPORTEX”.

5.1 PUNTOS DEBILES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN

EL AREA DE BODEGA.

DEPORTEX, actualmente no cuenta con procesos definidos, porque lo realizan de forma empírica o en base a sus costumbres, no realizan verificación de la mercadería

al momento de la entrega y tiene deficiente control de inventarios al no realizar

registros en Kardex o en el sistema contable, la forma incorrecta de clasificación de

la mercadería en bodega conlleva a pérdidas de tiempo y de dinero ya que se debe

organizar por áreas y tipos de materiales. Además no cuenta con una estructura

definida ya que algunos de sus colaboradores son poli funcionales, porque no están

definidos los procedimientos y las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

En cuanto a la producción no cuentan con una planificación de los procesos, en esta

área no cuentan con documentos de respaldo como orden de producción y de

compra, este problema les lleva a retrasar los procesos productivos al no contar a

tiempo con la materia prima e insumos.

La falta de políticas, segregación y procedimientos en la empresa han ocasionado

grandes pérdidas de materia prima e insumos y de tiempo ocioso de los