PROCEDIMIENTO PARA AUDITAR EL SISTEMA ISOPACK.
I. PROPÓSITO.
Definir claramente los lineamientos de programación, preparación, notificación, reunión, desarrollo, reporte, seguimiento y cierre de las auditorias realizadas al SAC implantado.
II. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable al alcance actual del SAC de Redpack.
III. RESPONSABILIDADES.
Comité de Calidad.
• Mantener un Sistema de Administración de la Calidad efectivo y eficaz a través del desarrollo de Auditorias Internas.
• Aprobar el Programa Anual de Auditorias Internas, cuidando que no interfiera con actividades importantes dentro de la organización.
Representante de la Dirección.
• Revisar y avalar el Programa Anual de Auditorias Internas.
• Conseguir la aprobación oportuna del Programa de Auditorias a travès del Comité de Calidad.
• Evaluar objetivamente a los Auditores Internos.
• Desarrollar el Programa Anual de Auditoria Interna.
Auditores Internos.
• Aplicar responsablemente las principales técnicas de auditoria interna.
• Evaluar objetivamente al auditado considerando siempre el obtener evidencia física.
Personal de Redpack
Deben mostrar una amplia apertura a la auditoria interna, apoyar en todo lo que se pueda al auditor, tener en mente que lo que se desea es buscar las soluciones y no a culpables.
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IV. PROCEDIMIENTO.
PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Desarrolla el Programa Anual de Auditorias Internas a través de llenar el formato PS-CA-04-A, Calendario de Auditorias Internas al SAC.
• Evalúa a los Candidatos a Auditores Internos, ello a través de llenar el formato PS- CA-04-B. La calificación mínima para ser Auditor Interno es de 20 puntos.
• Canaliza el Programa Anual de Auditorias Internas con el Representante de la Dirección para su revisión.
• Canaliza la Lista Vigente de Auditores Internos del SAC al RD. Formato PS-CA-04- C.
Representante de la Dirección.
• Revisa el Programa Anual de Auditorias Internas, considerando su alcance e importancia dentro del SAC de Redpack
• Canaliza el Programa con el Director General para su notificación y aprobación final.
Director General.
• Aprueba el Programa Anual de Auditorias Internas al SAC, sí y sólo sí, no interfieren o entorpecen actividades importantes propias de Redpack.
• Hace llegar el Programa Anual de Auditorias Internas al Representante de la Dirección.
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Selecciona oportunamente el número de Auditores Internos que participaran en la Auditoria Interna, ello en función a la Lista Vigente de Auditores Internos del SAC, formato PS-CA-04-C.
• Determina el área (o áreas de la organización) que será(n) auditadas.
• Notifica vía correo electrónico al área determinada que será sujeta a una Auditoria Interna del SAC.
• Elabora el Plan de Auditoria que considera actividades como fechas, horas planeadas, etc; para realizar la Auditoria Interna, formato PS-CA-04-D, Plan de Auditoria Interna.
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• Desarrolla las Listas de Verificación para el sano desarrollo de la Auditoria Interna, a través de conseguir:
Especificaciones, normas y documentos que sirvan para auditar el área; Registros de Calidad del área a auditar, Antecedentes de otras auditorias internas; Formatos de No Conformidades u Observaciones; Información de las No Conformidades, Acciones Preventivas y Correctivas que se presentado en el área a auditar; etc, todo aquello que tenga que ver con el proceso a auditar.
ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN.
Equipo Auditor y Auditor Líder.
• Elaboran la Lista de Verificación para la Auditoria Interna, formato PS-CA-04-E, considerando cada actividad en particular, utilizando documentos como las especificaciones, procedimientos, normas, manuales, etc y anotando los conceptos y requisitos a revisar, preguntar y comprobar.
• Consideran en la elaboración de las Listas de Verificación la siguiente información:
Instrucciones claras y precisas de lo que se verifica; dejar un espacio siempre para anotar observaciones especiales derivadas de investigaciones que se salen de la lista.
NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Notifica oportunamente a cada área involucrada en la auditoria con al menos una semana de anticipación vía correo electrónico.
• Firma el Plan de Auditoria, formato PS-CA-04-D y manda una copia al Director del área a Auditar.
REUNIÓN DE APERTURA DE LA AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Reúne al Equipo Auditor y a los integrantes del área a Auditar
• Señala el propósito de la reunión, a través de:
Presentarse como Auditor Líder,
Presentar a los miembros del equipo Auditor, Revisar y citar el objetivo y alcance de la auditoria,
Mostrar brevemente un resumen del Método a ser usado en la auditoria,
Señalar y establecer los canales de comunicación oficiales entre el Equipo Auditor y el Auditado,
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Confirmar que los recursos y facilidades necesarias para el Equipo Auditor estén disponibles,
Confirmar las fechas y horas para las reuniones de cierres e intermedias entre el equipo auditor y el auditado y
Aclarar cualquier detalle confuso sobre el Plan de Auditoria Interna.
• Llenar el formato de Lista de Asistencia para Auditoria Interna, formato PS-CA-04-F.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Participa activamente en la realización de la auditoria, coordinando y supervisando las actividades asociadas y asesorando al Equipo Auditor sobre el Plan de Auditoria.
Equipo Auditor.
• Revisan y examinan evidencias objetivas de la realización de actividades, como reportes, certificaciones, calificaciones, capacitación, etc
• Selecciona elementos y partes concretas del SAC a Auditar para determinar si es adecuado y cumple requisitos
• Facilitan todas las necesidades al usuario, al grado de agotarlas, todo en aras de evitar documentar una No Conformidad u Observación
• Consultar con todo el equipo, identificar el origen, las consecuencias presentes y futuras e identificar si se trata de un problema puntual o genérico
• Registran las No Conformidades detectadas, anotando todos y cada uno de los datos describiendo clara y precisamente la situación que ocasiona la no conformidad u observación, considerando asentar detalles que se puedan comprobar (documentos, fechas, miembros y números, etc)
• Registrar en la Lista de verificación todos los datos que se verificaron, que fueron consultados y observados registrando además, todos aquellos datos que puedan ayudar a consultas posteriores.
REUNIÓN DE CIERRE DE LA AUDITORIA INTERNA.
Auditor Lider.
• Reúne al Equipo Auditor y se reúne con el representante del área auditada
• Presenta de forma general los resultados de la auditoria y sus conclusiones, en función a la efectividad del SAC
• Solicita (de requerirse) la intervención u opinión de los Auditores Internos, para reforzar los resultados.
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• Notifica al RD sobre los resultados de la Auditoria Interna.
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE AUDITORIA INTERNA.
Equipo de Auditores Internos.
• Reúnen los informes elaborados por cada auditor e integra un reporte final.
• Llena el formato PS-CA-04-G, Reporte de Auditoria Interna, y conforma el reporte adjuntando una Portada, el Plan de Auditoria, el Resumen de Resultados por Área en función a lo asentado en el Plan de Auditoria y, Listados o Anexos en los cuales se apoyen las no conformidades y observaciones emitidas.
• Entrega el informe al Auditor Líder con copia para el RD, la Dirección General y la Dirección Auditada.
Representante de la Dirección.
• Platica con el Auditor Líder sobre los resultados obtenidos de la Auditoria Interna.
• Solicita inmediatamente al Responsable de la Dirección Auditada un Plan de Acciones Correctivas a implantar (Ver Procedimiento PS-CA-07), señalándole haga llegar una copia al Gerente de Calidad para que éste le de un seguimiento estricto.
SEGUIMIENTO A LA AUDITORIA INTERNA.
Director de Área.
• Estudia y analiza las observaciones o no conformidades detectadas para que así, determine las fechas y las acciones correctivas a implantar y evitar repeticiones.
Dirección de Logística.
• Evalúa las respuestas, indica su aceptabilidad y da seguimiento a las Acciones Correctivas.
V. FORMATOS.
• Formato Programa Anual de Auditorias Internas. PS-CA-04-A
• Formato Evaluación de Auditores Internos. PS-CA-04-B
• Formato Lista Vigente de Auditores Internos. PS-CA-04-C
• Formato Plan de Auditoria Interna. PS-CA-04-D
• Formato Lista de Verificación para Auditoria Interna. PS-CA-04-E
• Formato Lista de Asistencia para Auditoria Interna. PS-CA-04-F
• Formato Reporte de Auditoria Interna. PS-CA-04-G
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