CRM S.A.S.
MANUAL
SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN
EL TRABAJO Y AMBIENTE
CRM-M01
Versión: 01
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CONTROL DE CAMBIOS
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. PROPÓSITO Y ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE.
2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA 2.1 Reseña Historia
2.2 Misión de la Compañía 2.3 Visión de la Compañía
3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN 4. EXCLUSIONES
5. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 5.1 Compromiso de la Dirección
5.1.1. Reuniones
5.1.2. Inspecciones gerenciales 5.2 Políticas
5.2.1. Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente – HSE. 5.2.2. Política de prevención de consumo de alcohol, drogas y cigarrillo 5.2.3. Política de seguridad vial
5.3 Enfoque al Cliente
5.4 Identificación de peligros y aspectos ambientales, evaluación y control de riesgos e impactos ambientales
5.5 Requisitos legales
5.5.1 Afiliación al sistema de seguridad social 5.5.2 Reglamento de higiene y seguridad industrial 5.5.3 COPASST
5.6 Objetivos
6. EJECUCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 6.1 Manual del sistema integrado de gestión 6.2 Control de los documentos y registros 6.3 Provisión de Recursos
6.3.1. Recursos financieros 6.3.2. Recursos técnicos 6.3.3. Recursos locativos 6.4 Responsabilidades
6.5 Representante de la dirección 6.6 Responsabilidad y Autoridad
6.7 Competencia, Toma de Conciencia y Formación 6.8 Inducción
6.10 Motivación, participación, consulta y toma de conciencia
6.17 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo 6.18 Subprograma de higiene industrial
6.19 Subprograma de seguridad industrial 6.20 Programa de orden y aseo de los vehículos 6.21 Plan de emergencia
6.22 Programa de gestión ambiental 6.23 Infraestructura
6.24 Ambiente de Trabajo
6.25 Planificación de la realización del servicio
6.26 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio 6.27 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio 6.28 Control de la prestación del servicio
6.29 Validación de la prestación del servicio 6.30 Identificación y trazabilidad
6.31 Propiedad del cliente
6.32 Comunicación con el cliente 6.33 Compras
7. VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 7.1 Satisfacción del Cliente
7.7 Seguimiento y medición de los procesos 7.8 Seguimiento y medición del servicio 7.9 Control del servicio no conforme 7.10 Análisis de Datos
8. TOMA DE ACCIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN 8.1 Revisión por la Dirección
INTRODUCCIÓN
El Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente que se implementa en CRM S.A.S., tiene un compromiso gerencial a todo nivel, con el cuidado de la salud de los trabajadores, ya que son el factor más importante en los procesos para obtener un excelente desempeño.
En el presente manual se establecen los procedimientos para las actividades desarrolladas por la Organización, con el fin de prevenir, minimizar, corregir, y/o mitigar los impactos generados sobre la salud y el medio ambiente circundante.
Para el cumplimiento del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y ambiente se han designado recursos humanos, económicos, físicos y técnicos, para su desarrollo, implantación y cumplimiento permanente. La empresa evalúa constantemente la eficacia de estos recursos, a fin de implementar correctivos oportunos.
Es obligación de todos conocer y hacer cumplir todas las normas del sistema para mantener la integridad de todos los trabajadores y evitar la contaminación o destrucción del medio ambiente.
1. PROPÓSITO Y ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE.
Este documento tiene el propósito fundamental de establecer y describir los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, de la empresa CRM S.A.S., basado en la Guía RUC para el sector transporte, demostrando la capacidad de la organización de proporcionar consistentemente servicios en cumplimiento de los requisitos de los clientes, legales e internos, velando por la salud de los trabajadores y la protección al medio ambiente.
Todos los documentos del sistema integrado de gestión estarán relacionados en el listado de control de documentos F02 y los registros en el listado control de registros CRM-F04, ambos registros son custodiados por el Representante de la Dirección. En caso de requerirse algún documento del sistema se podrá buscar consultando en dichos registros.
2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑIA
2.1 RESEÑA HISTORICA
En Septiembre de 2011, gracias a nuestro excelente desempeño, logramos proyectarnos en poco tiempo hacia el negocio de transporte de petróleo crudo. La estrategia de desarrollar nuevos servicios de transporte, requirió del montaje de ampliación de la flota de vehículos, aumento de colaboradores e implementación de sistemas de gestión. Durante estos años, en los cuales CRM ha prestado sus servicios, le empresa se ha destacado por sus altos estándares de seguridad, excelente, oportuno y alto nivel de servicio a sus clientes. Generando confiabilidad y confianza para el transporte de su carga.
2.2 MISIÓN
Somos una empresa dedicada a generar soluciones para el manejo de la carga, prestando el mejor servicio, con una alta calidad, seguridad, confiabilidad y confianza para nuestros clientes, utilizando eficientemente nuestros recursos físicos y humanos.
2.3 VISIÓN
Ser una empresa líder en el transporte de carga, innovando permanentemente en sus estrategias y en total acuerdo con las tendencias y avances tecnológicos que atiendan las necesidades del sector generador de carga, nos distinguiremos de la competencia gracias a nuestra excepcional calidad de servicio personalizado, al excelente trato que daremos a nuestro personal y alto valor agregado que proporcionaremos a nuestros clientes.
3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Se implementa y mantiene el sistema de Gestión de seguridad, salud en el trabajo, y ambiente para la PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA DE HIDROCARBUROS Y SUS DERIVADOS A NIVEL NACIONAL, en la compañía CRM S.A.S.
4. EXCLUSIONES
Se excluye de la NTC ISO 9001:2008, Sistema de gestión de calidad, ya que se esta implementando basadose en la Guia RUC.
5. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
La planificación del sistema integrado de gestión se realizó con el apoyo de la Gerencia de la compañía, se determinaron los procesos de la empresa, anexo 1, se realizó la caracterización de cada uno, anexo 2, se identificaron los requisitos legales aplicables, los peligros y aspectos ambientales se definieron las estrategias para los procesos.
5.1 Compromiso de la Dirección:
La Gerencia de la compañía, manifiesta su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y con el mejoramiento continuo del mismo, por lo cual realiza actividades como: establecer las directrices organizacionales, realizar reuniones de HSE trimestralmente, comunicados, asegurar la disponibilidad de recursos, realizar revisiones periódicas del sistema de gestión, entre otras.
Se cuenta con un programa de actividades gerenciales CRM-PR02.
5.1.1. Reuniones: Trimestralmente se realizan reuniones generales a nivel gerencial, donde el tema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, es un ítem importante dentro de la agenda, donde se pueden identificar acciones de mejora.
5.1.2. Inspecciones gerenciales: Como vista del compromiso Gerencial frente al Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente el Gerente y Subgerente mediante una visita por las áreas administrativa y operativa de la empresa realiza una inspección, verificando el cumplimiento de las actividades establecidas en el Sistema y sus procedimientos.
Las inspecciones Gerenciales están contempladas en el “Programa Gerencial CRM-PR02” en el cual se ha establecido la frecuencia, para la realización de dicha inspección se debe diligenciar el formato “Inspección Gerencial CRM-F26”.
5.2 Políticas
El Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente contiene las siguientes políticas:
Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente – HSE
Política de prevención de consumo de alcohol, drogas y cigarrillo
Política de seguridad vial
Las políticas deberán estar publicadas en las carteleras de la empresa, en el “Manual de inducción en HSE CRM-M02”, folleto de inducción y son las mismas que se describen a continuación:
5.2.1 Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente – HSE
CRM S.A.S., es una empresa dedicada a la prestación de servicios de transporte de carga a nivel nacional, que vela por promover y mantener un ambiente de trabajo seguro, saludable y ambientalmente amigable, previniendo accidentes de trabajo, lesiones personales, enfermedades ocupacionales, daños a la propiedad e impactos sociales y la contaminación ambiental, cumpliendo con los más altos estándares de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, en un marco de mejoramiento continuo logrando la eficacia del sistema integrado de gestión.
Dar cumplimiento a la legislación vigente en seguridad, salud en el trabajo y ambiente, así como, otro tipo de requisitos que la organización suscriba y que sean aplicables.
Asignar los recursos económicos, humanos, físicos y tecnológicos necesarios la gestión de HSE para la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.
Mejorar la calidad de vida laboral de los trabajadores de la compañía.
Brindar servicios que superen ampliamente las expectativas de los usuarios internos y externos, las partes interesadas o involucradas en las diferentes operaciones.
Lograr la tranquilidad y satisfacción de los clientes, mediante el cumplimiento de las expectativas, requisitos y compromisos adquiridos para la prestación del servicio.
5.2.2. Política de prevención de consumo de alcohol, drogas y cigarrillo
Con el fin de evitar que se afecte el desempeño, integridad, eficiencia de los trabajadores en el desarrollo de sus actividades por el consumo de alcohol, drogas y cigarrillo, CRM S.A.S. ha establecido que:
Los trabajadores no pueden poseer, distribuir, vender o consumir sustancias alcohólicas y/o psicoactivas que generen dependencia, en horas laborales o dentro de las instalaciones de la empresa.
Se prohíbe el consumo de cigarrillo dentro de las instalaciones de la empresa y durante el cargue, descargue y transporte.
Se prohíbe presentarse al trabajo bajo los efectos de alcohol y sustancias psicoactivas.
El incumplimiento de esta política podrá ser causal de la cancelación del contrato o generara sanciones disciplinarias.
5.2.3. Política de seguridad vial
CRM S.A.S. ha definido la presente política de seguridad vial con el fin de evitar que se generen incidentes durante la prestación del servicio de transporte, está dirigida a conductores de flota propia y de terceros.
La dirección de la compañía ha establecido que:
Los conductores deben conocer y cumplir las normas de tránsito, vigentes a nivel nacional, así como las normas técnicas y de seguridad, con el fin de evitar incidentes y mantener la carga y el vehículo en óptimas condiciones.
El uso de cinturón de seguridad es obligatorio.
Los conductores deben mantener tratos cordiales con todos los usuarios de la vía.
Con el fin de evitar la fatiga y cansancio los conductores deben respetar los tiempos de trabajo establecidos. Los conductores no se podrán movilizar después de las 10 pm ni antes de las 5 am.
Para el transporte de mercancías peligrosas se debe garantizar el cumplimiento de los siguientes horarios:
Jornada de servicio máxima por día trayectos cortos 12 horas Tiempo de conducción máximo por día trayectos largos 10 horas Horas máximas de conducción continúas trayectos largos 3 horas Descanso mínimo en conducción continua de 3 horas 30 minutos
Es prohibido que los Conductores lleven acompañante.
Es prohibido transportar mercancías diferentes a las cuales están permitidas.
Los conductores deben portar documentos propios, del vehículo y de la carga.
Todo vehículo debe estar equipado con extintores, equipo de carretera, kit de derrames y botiquín de primeros auxilios.
Es prohibido consumir, vender o poseer drogas, alcohol o cigarrillo durante la jornada laboral, así como conducir bajo los efectos de alcohol o drogas, según la Política de Alcohol, Drogas y Cigarrillo.
Los supervisores o personal de HSE podrán hacer pruebas aleatorias de alcoholemia en cualquier momento de la jornada laboral.
Los conductores antes de iniciar el viaje deben realizar el gerenciamiento de viaje, junto con el supervisor y debe reportarse en todos los puntos de control que allí se definan.
Todos los conductores deben cumplir con el perfil de competencias que se ha establecido en el manual de descripción de cargos CRM-M03.
La alta dirección se acoge a cumplir con la normatividad legal establecida para el tránsito y transporte.
POLITICAS APROBADAS POR LA GERENCIA GUILLERMO CUBIDES
5.3 Enfoque al Cliente:
El Gerente, Directores, Coordinadores de cada área y el personal de la compañía, orienta sus actuaciones en la detección de necesidades que puedan traducirse en oportunidades de negocios, que brinden satisfacción a los requisitos puntuales de cada cliente y que representen beneficio a las partes involucradas de la compañía.
5.4 Identificación de peligros y aspectos ambientales, evaluación y control de riesgos e impactos ambientales
Para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos se cuenta con el “Procedimiento Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos CRM-P06”.
Para la identificación de aspectos, evaluación y control de impactos ambientales se cuenta con el “Procedimiento Identificación de aspectos, evaluación y control de impactos ambientales CRM-P07”.
La “Matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos CRM-F12” se actualiza continuamente, cada vez que se presentan cambios en la empresa ya sea en las instalaciones, cambios de equipos o procesos.
Para cada una de las actividades que desarrolla la compañía se han analizado los riesgos inherentes, sus posibles efectos y se han desarrollado las acciones para controlarlos, y evitar que se materialicen en accidentes o enfermedades profesionales.
5.5 Requisitos legales:
CRM S.A.S., cuenta con el Procedimiento “Gestión de requisitos legales y de otra índole CRM-P05”, para la identificación y acceso de los requisitos aplicables a la Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, de acuerdo a las actividades de la empresa.
Todos los requisitos que la empresa suscriba estarán descritos en la “Matriz de requisitos legales y de otra índole en CRM-F09”, donde se evidenciará el estado de cumplimiento de los mismos. En el procedimiento se ha contemplado la consulta de la matriz de requisitos por parte de los trabajadores de la empresa.
5.5.1 Afiliación al sistema de seguridad social: Todo trabajador cuando ingresa a la empresa es afiliado a la ARL, a la caja de compensación, que la empresa está afiliada y a la EPS y AFP que el trabajador indique de su conveniencia, los pagos o aportes se realizan mensualmente.
5.5.2 Reglamento de higiene y seguridad industrial: CRM S.A.S., cuenta con Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, aprobado por el Gerente General de la empresa, se encuentra publicado en las carteleras de la empresa y se da a conocer en la Inducción General a todo el personal.
El objetivo del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial es informar e incentivar el compromiso de los trabajadores de la empresa y garantizar mecanismos para asegurar una adecuada prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
5.5.3 COPASST: Dando cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 2013 de 1986, del Ministerio de la Protección Social, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo se reunirá una vez al mes en la empresa y durante el horario de trabajo, en caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo.
5.6 Objetivos:
El objetivo general de la gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente es Implementar y mantener un Sistema de gestión integrado, a nivel interno de la organización por medio de los diferentes subprogramas (medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, y protección del ambiente) con el fin de optimizar la calidad laboral de la empresa, evitando incidentes, enfermedades laborales, contaminación ambiental, dando cumplimiento a los requisitos de los clientes.
Los objetivos específicos del Sistema Integrado de Gestión son:
1. Garantizar que el personal cuente competencias y formación necesaria para la ejecución de las actividades.
2. Lograr a través de acciones correctivas y preventivas la mejora del sistema.
3. Garantizar la integridad de los trabajadores, las operaciones, la propiedad y la mercancía transportada.
4. Garantizar la provisión de recursos económicos para las actividades de HSE 5. Controlar los impactos ambientales generados en el desarrollo de las operaciones 6. Cumplir satisfactoriamente los requisitos del cliente y los necesarios para la
prestación del servicio.
Los objetivos y metas del Sistema integrado de gestión se encuentran descritos en el CRM-F03.
Los objetivos, metas e indicadores deberán ser analizados semestralmente, para determinar el grado de cumplimiento, de ser necesario se deberán establecer planes de acción para garantizar su cumplimiento.
6. EJECUCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 6.1 Manual del sistema integrado de gestión:
Para que el sistema opere consistentemente con una metodología uniforme, se mantenga y se pueda mejorar, se ha establecido el presente Manual que contiene las directrices generales, el alcance, la política, los objetivos de las organizaciones y relaciona los elementos del sistema de gestión.
6.2 Control de los documentos y registros:
Todos los documentos y datos del Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente están controlados bajo el procedimiento “Control de documentos CRM-P01”, se controlan bajo el listado maestro de documentos, formato “Control de documentos CRM – F02”.
Todos los registros del Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente están controlados bajo el procedimiento “Control de registros CRM-P02”, se controlan bajo el listado maestro de registros, formato “Control de registros CRM-F04”.
6.3 Provisión de Recursos:
La Gerencia asegura los recursos esenciales tanto para la implementación de las estrategias como para el logro de los objetivos de las organizaciones que se identifican y se encuentran disponibles dentro de la organización para todos sus funcionarios, esto se encuentra reflejado en el Presupuesto de HSE.
Esto incluye los recursos para la operación y mejora del Sistema integrado de Gestión, así como para la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas. Los recursos pueden ser personas, infraestructuras, ambiente de trabajo, información, proveedores y aliados de negocios, recursos Naturales y recursos financieros.
6.3.1. Recursos financieros: La empresa asigna un presupuesto anual para el cubrimiento de las necesidades del Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, el cual es acorde a las operaciones que se desarrollen en el momento y debe ser ajustado si se firman contratos significativos en el transcurso del año, trimestralmente se hace seguimiento al presupuesto.
6.3.2. Recursos técnicos: La empresa cuenta con la colaboración de la ARL y contrata servicios de asesoría en temas de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, cuando se requiere.
6.3.3. Recursos locativos: La empresa dispone de una oficina con computador e impresora y archivo para diseñar, desarrollar e implementar el Sistema integrado de Gestión, además cuenta con un espacio para realizar las diferentes actividades, tales como reuniones del COPASST y Capacitaciones.
6.3.4. Recursos humanos: La Gerencia ha designado como Representante del Sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente al Coordinador de HSE, quien cuenta con el apoyo del Subgerente y Gerente, así como de Coordinadores y del COPASST.
6.4 Responsabilidades:
El Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente parte de la Gerencia, para obtener una implementación efectiva se debe tener esta concepción en todos lo niveles de la organización.
A continuación se describen las responsabilidades en HSE, para cada nivel de la empresa, las responsabilidades específicas a cada cargo de la empresa en HSE, se encuentran descritas en las descripciones de cada cargo CRM-M03.
Responsabilidades nivel Gerencial
El Gerente es el responsable de destinar los recursos administrativos y financieros requeridos para el desarrollo del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Las funciones del Gerente son:
Designar al responsable del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Conocer el Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Revisar los resultados de los indicadores de gestión, así como los de las auditorias.
Informar al responsable de HSE sobre cualquier cambio o novedad en las actividades que se ejecutan en la empresa
Asistir activamente a todas las reuniones de HSE que se programen
Elegir a los representantes de la empresa en el COPASST y al presidente del mismo
Realizar las inspecciones en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, en todas las áreas.
Responsabilidades nivel Administrativo
Elaborar el presupuesto anual destinado para HSE
Verificar la ejecución del presupuesto
Asistir a las reuniones de HSE que se programen.
Conocer e implementar el Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Reportar cualquier tipo de accidente o ausentismo
Programar y apoyar capacitaciones en temas referentes a HSE
Programar y realizar las auditorías internas al Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Realizar oportunamente las afiliaciones de los trabajadores a la ARL, EPS y AFP
Informar a la ARL cualquier accidente de trabajo que se presente en la empresa
Conocer y respetar las políticas que se contemplan en el Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Responsabilidades nivel Operativo
Asistir y participar en todas las capacitaciones que se programen
Utilizar y mantener de forma adecuada los EPP que se le han asignado
Responsabilidades Coordinador del Sistema
Contara con el apoyo y colaboración de todo el personal de la empresa, para lograr implementar y mantener el Sistema en condiciones adecuadas.
Asumir la dirección del Sistema asesorando a la Gerencia para la formulación de políticas, reglas y procedimientos.
Identificar y definir los recursos necesarios para el cumplimiento del Sistema de gestión.
Interpretar y aplicar leyes, directivas y ordenanzas de las entidades oficiales relacionadas con HSE
Programar y dar campañas de capacitación y motivación sobre temas referentes a HSE a la población de toda la empresa
Proponer a la Gerencia la adopción de medidas y desarrollo de actividades que promuevan el desarrollo del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Participar en la investigación de accidentes de cualquier trabajador de la empresa
Informar a la Gerencia sobre actividades e indicadores obtenidos.
Coordinar con funcionarios de entidades gubernamentales actividades que promuevan la salud de los trabajadores.
Llevar de forma actualizada los registros requeridos por el Sistema.
Dar a conocer a todos los trabajadores de la empresa las normas y los procedimientos del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, el reglamento interno de trabajo y el reglamento de higiene y seguridad industrial.
Programar reuniones de HSE y dar previo aviso a los asistentes.
Participar en la elaboración del presupuesto de HSE.
Velar por el mantenimiento de los equipos que puedan perjudicar la salud de los trabajadores.
Programar inspecciones a los sitios de trabajo para verificar el correcto uso de los EPP o para verificar acciones correctivas.
Verificar el cumplimiento del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
Participar activamente en capacitaciones y charlas.
La evaluación de las responsabilidades en HSE de todos los trabajadores de la empresa se realizará semestralmente, mediante la evaluación de desempeño.
6.5 Representante de la dirección:
6.6 Responsabilidad y Autoridad:
La responsabilidad, autoridad e interrelaciones relevantes de los cargos que apoyan, ejecutan y responden por el trabajo que influye en la gestión de HSE, se indica en el organigrama de la organización y en el Manual “Descripción de cargos CRM-M03” Las responsabilidades puntuales de los cargos para cada proceso están definidas en el procedimiento correspondiente.
6.7 Competencia, Toma de Conciencia y Formación:
Las competencias para cada Cargo están definidas en el manual “Descripción de cargos CRM-M03”.
CRM S.A.S., cuenta con el “Programa de capacitaciones CRM-PR03”. Las capacitaciones son realizadas en las instalaciones de la empresa por personal idóneo en los temas y en idioma castellano, adicionalmente se han identificado las necesidades de capacitación por cargo.
Se han identificado las necesidades da capacitación por cada cargo, se mantienen registros de asistencia.
Las necesidades de capacitación se definirán teniendo en cuenta la valoración de los riesgos, de los impactos ambientales, de los requisitos legales, de los requisitos de los clientes y de los resultados de las evaluaciones de desempeño.
La toma de conciencia para CRM S.A.S., estará evidenciada por medio del compromiso de los trabajadores con su trabajo, el cumplimiento de los requisitos de HSE, del cliente y legales, lo cual se podrá reflejar en el resultado de la evaluación de desempeño del personal.
6.8 Inducción:
A todo el personal que ingresa a la empresa y contratistas se le da una inducción general, donde se dan a conocer las generalidades de la empresa, aspectos del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, Políticas del Programa, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Funcionamiento del COPASST, Funcionamiento de las brigadas de emergencia, Factores de Riesgo Inherentes al Cargo, Uso de EPP, Funciones y responsabilidades por cargo. Las inducciones que se den al personal deben ser registradas en el formato “Inducción en CRM-F24“, la información de la inducción se encuentra descrita en el manual CRM-M02.
6.9 Comunicación Interna:
Los procesos de comunicación buscan generar rapidez para reaccionar ante situaciones adversas, crear confianza mutua, identificar nuevas oportunidades de mejora. Para el Sistema integrado de gestión las comunicaciones se realizan teniendo en cuenta lo descrito en el Instructivo “comunicación, participación, consulta y toma de conciencia” CRM-I01. Los avances, novedades y actividades del Sistema son dados a conocer a todo el personal mediante publicaciones en las carteleras.
6.10 Motivación, participación, consulta y toma de conciencia:
La empresa diseña, implementa y mantiene actividades, a través de diferentes programas, donde se promueve la motivación en HSE para trabajadores y Contratistas, donde el principal objetivo es lograr la participación de todo el personal en el Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente. Se cuenta con el instructivo “comunicación, participación, consulta y toma de conciencia” CRM-I01
Se cuenta con un Programa de motivación, comunicación, participación y consulta CRM-PR09.
6.11 Sanciones:
Las sanciones por violaciones a los requisitos y lineamientos de HSE se aplicaran según lo definido en el reglamento de trabajo y contrato de trabajo.
6.12 Control de contratistas:
La empresa cuenta con un procedimiento “Selección y evaluación de contratistas y proveedores CRM-P11”, donde se tienen en cuenta aspectos de HSE para la selección de los mismos. Este procedimiento se da a conocer a quienes aspiren o sean proveedores y/o contratistas.
6.13 Programas de gestión:
La base para la planeación de acciones para los programas de gestión es el resultado de la matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos, es decir de acuerdo a los riesgos prioritarios se han establecido programas que tienden a controlar el riesgo.
Se han establecido los siguientes programas de gestión:
Seguridad Vial CRM-PR06
6.14 Tarjeta de ruta:
La compañía elabora tarjetas de todas las rutas por las cuales transita y son divulgadas a los conductores.
6.15 Tarjeta de sitio:
La compañía no elabora tarjetas de sitio debido a que el generador no lo establece, adicionalmente en las áreas del descargue los conductores no ejecutan ninguna actividad.
6.16 Sistemas de control:
Se han establecido sistemas de control operativo dentro del proceso de operaciones, donde se mantiene el control de los vehículos, rutas por las cuales transitan y horarios. Mediante el monitoreo de los vehículos se permite conocer su estado y ubicación. Cuando se presentan novedades son analizadas con el fin de establecer acciones de mejora.
6.17 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo:
Conjunto de actividades encaminadas a la promoción y control de la salud de los trabajadores. En este Subprograma se integran las acciones de Medicina Preventiva y Medicina del Trabajo, teniendo en cuenta que las dos tienden a garantizar óptimas condiciones de bienestar físico, mental y social de los trabajadores, protegiéndolos de los factores de riesgo ocupacionales, ubicándolos en un puesto de trabajo acorde con sus condiciones psico-físicas y manteniéndolos en aptitud de producción laboral.
Con el fin de dar cumplimiento a la Resolución 2646 de 2008 se ha establecido el programa de Riesgo Psicosocial CRM-PR14.
EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES
CRM S.A.S., cuenta con el procedimiento “Realización de exámenes médicos ocupacionales CRM-P08”, donde se especifican los pasos a seguir para la realización de Exámenes Médicos Ocupacionales de Ingreso, Periódicos y de Egreso con base en el Profesiograma, con el fin de monitorear el estado de Salud de los trabajadores expuestos a factores de riesgo.
La entidad prestadora del servicio medico, deberá emitir un concepto medico laboral, el cual será revisado por el responsable de HSE y se archivara junto a la hoja de vida del trabajador.
Para la realización de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso la empresa tiene un convenio con una entidad que cuenta con Licencia Vigente en Salud en el trabajo.
resultados de todos los Exámenes médicos ocupacionales estarán bajo la custodia de la entidad prestadora del servicio.
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SALUD.
CRM S.A.S., ha identificado los riesgos de salud pública las ciudades donde hay personal prestando servicios y ha definido los controles necesarios.
Se ha elaborado un programa para los riesgos de salud pública CRM-PR15
Los riesgos de salud pública son dados a conocer en la inducción general y se divulgan en las carteras y capacitaciones.
Por medio de charlas y capacitaciones se realizan jornadas en promoción y prevención en consumo de alcohol, drogas y tabaco, estilos de vida saludables, entre otros que contribuyan a la promoción y prevención de la salud.
PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA (PVE)
Con base en el Diagnóstico de condiciones de salud se establecen las prioridades en cuanto a las patologías encontradas y con la priorización de la matriz de peligros se definió el protocolo del programa de vigilancia epidemiológica en riesgo ergonómico CRM-PR11, adicionalmente se cuenta con el programa para riesgo ergonómico CRM-PR08.
REGISTROS Y ESTADISTICAS EN SALUD
La empresa mantiene actualizadas las estadísticas de ausentismo laboral. Cuando se realicen mediciones higiénicas, se deberán revisar y ejecutar laboral, primeros auxilios y morbimortalidad, estas estadísticas son analizadas trimestralmente, para determinar causas repetitivas, analizar la información y si es necesario establecer un plan de acción o acciones correctivas, con la finalidad de disminuir o mantener estables las estadísticas.
6.18 Subprograma de higiene industrial:
El objetivo de este subprograma es realizar mediciones a los riesgos higiénicos de la empresa, con la finalidad de aplicar controles eficaces para minimizar el efecto de los riesgos.
Se deberán implementar acciones que controlen y prevengan los riesgos ergonómicos, de ruido, químicos, iluminación y los que se identifiquen la matriz de riesgos.
Las recomendaciones de los informes, posteriormente se deberá confirmar con otra medición que los controles tomados hayan sido eficientes.
6.19 Subprograma de seguridad industrial:
Conjunto de actividades destinadas a la prevención, identificación, evaluación y control de los factores de riesgo que generen accidentes de trabajo, evitando posibles lesiones, accidentes, enfermedades o la muerte al trabajador.
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Mediante inspecciones y el resultado de la matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos se han identificado las actividades críticas que se ejecutan en el desarrollo de los procesos de la empresa.
Siempre que se identifiquen actividades críticas se debe parar su actividad hasta que se analice y desarrolle un procedimiento seguro para la ejecución de la actividad.
Los procedimientos seguros están disponibles en el lugar donde se ejecuta la tarea y son de completo conocimiento por la persona que ejecuta la actividad.
Documentos operativos:
- Instructivo para realizar el mantenimiento de los vehículos CRM-I02 - Cargue y descargue CRM-I03
- Mitigación y control de derrames CRM-I04 - Trabajo en alturas CRM-I05
- Inspección de vehículos CRM-I06 - Manual del conductor CRM-M04
Los documentos operativos del cliente primaran sobre estos documentos, es decir, se debe garantizar el total cumplimiento de los procedimientos operativos del Contratante, se podrán modificar los documentos, teniendo en cuenta los estándares establecidos por el contratista.
MANTENIMIENTO
Para la programación y ejecución de los mantenimientos a los equipos de la empresa, se cuenta con el programa de mantenimiento CRM-PR04”, donde se han identificado las necesidades de mantenimiento preventivo por cada equipo.
Los mantenimientos a las instalaciones, equipos de emergencia y redes eléctricas, se programan, ejecutan y se mantienen los registros de ejecución.
Mediante inspecciones se pueden identificar necesidades de mantenimiento correctivo.
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
A partir de los riesgos identificados y las características de las actividades se establecen técnicamente las necesidades de los EPP que se deben usar y se definen sus correspondientes especificaciones, para la entrega de EPP – Dotación se cuenta con el procedimiento “Gestión de elementos de protección personal (EPP) y dotación CRM-P09”.
En cada entrega de EPP se capacita sobre su uso, cuidado y mantenimiento, lo cual queda registrado en el formato “Entrega de EPP – Dotación CRM-F16”.
Para asegurar que todo el personal tenga la dotación y EPP necesarios para desarrollar la labor se controla la entrega de los elementos por persona.
Según lo estipulado en el programa de inspecciones se realiza una inspección para verificar el estado de los EPP.
HOJAS DE SEGURIDAD
Se mantienen las hojas de seguridad de todos los productos químicos empleados en la empresa y se encuentran disponibles en los lugares donde se utilizan los químicos, adicionalmente se ha capacitado a todo el personal que manipula químicos en el uso adecuado de las hojas de seguridad. Los Contratistas cuentan con las tarjetas de emergencia y hoja de seguridad del crudo, según lo reglamentado en el decreto 1609 de 2002.
6.20 Programa de orden y aseo
Se ha establecido un programa para que los vehículos y áreas de la compañía se encuentren en adecuado estado de orden y limpieza, con los contratistas se les solicita mantener el vehículo en adecuadas condiciones y se verifica mediante las inspecciones que se realizan. CRM-PR12.
6.21 Plan de emergencia:
CRM S.A.S., cuenta con un plan para el control de Emergencias, “Plan de emergencias CRM-PL01”, que contempla un Plan estratégico con el planteamiento de objetivos, el alcance del plan, estructura organizacional para atender una emergencia, identificando los escenarios de emergencia.
El plan de emergencias describe en su segunda parte un Plan Operativo donde se encuentran los procedimientos operativos normalizados para atención de una emergencia.
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El Plan de emergencias describe en su tercera parte un Plan Informativo que contempla entidades de socorro, apoyo, listado de los trabajadores entrenados en el control de Emergencias y diagramas que describen las rutas de evacuación.
Los esquemas operativos del plan de emergencias están publicados en las carteleras de tal forma que todo el personal que se encuentre en la empresa, incluyendo visitantes, tengan acceso. Adicionalmente se dará a conocer en la inducción general y en las capacitaciones de brigadas de emergencia.
Para los conductores se cuenta con un plan de emergencias operativo CRM-PL02 y un MEDEVAC CRM-PL03.
6.22 Programa de gestión ambiental:
Para la identificación de aspectos e impactos ambientales la empresa cuenta con el procedimiento “Identificación de aspectos, evaluación y control de impactos ambientales CRM-P07”.
La identificación de los aspectos e impactos ambientales se hace en el formato “Matriz de identificación de aspectos, evaluación y priorización de impactos ambientales CRM-F13”.
De acuerdo a los impactos prioritarios se establecen programas de gestión y se formulan los objetivos ambientales.
Se ha establecido el programa de gestión ambiental CRM-PR10.
Para la gestión de los residuos sólidos se cuenta con el plan de gestión de residuos CRM-PL04.
6.23 Infraestructura:
La Gerencia de la compañía, proporciona y mantiene la infraestructura requerida para lograr la conformidad con los requisitos de los servicios ofrecidos y de HSE, cuenta con una oficina principal y se adecuan espacios físicos cuando se requiera en las operaciones. Para el mantenimiento de la infraestructura se ha establecido el “Programa de mantenimiento CRM-PR04”.
6.24 Ambiente de Trabajo:
6.25 Planificación de la realización del servicio:
Una vez el cliente ha contratado con CRM S.A.S., la ejecución del servicio se procede a planear la ejecución de las actividades teniendo en cuenta el personal y los recursos disponibles. La planificación del servicio se realiza mediante planes y los programas de HSE.
6.26 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio:
CRM S.A.S., determina los requisitos relacionados con el servicio, a través de los requisitos solicitados por el cliente, los cuales se resumen en el contrato.
6.27 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio:
Antes de firmar el contrato, el área comercial verifica los datos contenidos en él; si existe alguna inconsistencia con las condiciones pactadas originalmente se le comunica al cliente, hasta asegurar que la empresa tiene la capacidad de responder a las solicitudes del cliente.
6.28 Control de la prestación del servicio:
El líder del proceso de Operaciones con el apoyo de HSE, verifican la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los requisitos del cliente.
6.29 Validación de la prestación del servicio:
La adecuada prestación del servicio será monitoreada y validada por medio de manifiestos, cumplidos e inspecciones de los vehículos y documentos del conductor.
6.30 Identificación y trazabilidad:
La identificación y trazabilidad de los servicios prestados se realiza mediante la placa de los vehículos que realizan el transporte de la mercancía.
6.31 Propiedad del cliente:
6.32 Comunicación con el cliente:
La comunicación con el cliente se realiza por medio de correo electrónico, comunicados escritos, llamadas telefónicas y reuniones y está a cargo del Gerente General o subgerente de la compañía.
6.33 Compras:
Cuando se genera la necesidad de comprar insumos, materiales o productos, se solicita a la Gerencia.
7. VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
7.1 Satisfacción del Cliente:
CRM S.A.S. medirá el grado de "Satisfacción del cliente", a través de las auditorías realizadas por los clientes, cuando ellos lo soliciten y por medio del formato “Encuesta de satisfacción del cliente”.
7.2 Incidentes:
CRM S.A.S. cuenta con un Procedimiento “Investigación de incidentes CRM-P10”, donde se establece la metodología y responsables de realizar las investigaciones de los incidentes. Se mantienen actualizados los registros de los incidentes que acurren.
Por medio de estos se pueden establecer tendencias hacia un futuro con el fin de generar planes de acción para prevenir accidentes.
Cada vez que se presente un accidente o incidente se deberá realizar la respectiva investigación, diligenciando el formato “Informe de investigación de incidentes CRM-F20”
7.3 Auditoría interna:
Para la realización de auditorias internas en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente se cuenta con el “Auditorías Internas CRM-P04”. Se realiza una auditoría interna anualmente.
Se cuenta con el programa de auditorías de HSE CRM-PR01.
7.4 Acciones Correctivas:
7.5 Acciones preventivas:
La acción preventiva se inicia con la consideración del análisis de datos y personas que perciban una falla potencial. En ellas se encuentran todas las dificultades o posibles problemas con los clientes, encuestas del cliente, reportes del personal, reportes de auditoría, posibles situaciones donde puede ocurrir falta del servicio o se pueda afectar la calidad del servicio. Para la gestión de las acciones preventivas se tiene en cuenta lo establecido en el procedimiento “Gestión de acción correctiva o preventiva CRM-P03”.
7.6 Inspecciones:
CRM S.A.S., cuenta con un “Programa de inspecciones de CRM-PR05”, el cual contiene las inspecciones de la Gerencia y las inspecciones generales en HSE.
La finalidad de realizar las inspecciones es identificar condiciones peligrosas y evitar accidentes o enfermedades profesionales. Según se defina en el programa de inspecciones se realiza un informe de las inspecciones realizadas, identificando las causas básicas y anormales repetitivas.
7.7 Seguimiento y medición de los procesos:
Constantemente se realiza el seguimiento a la ejecución de las actividades de los procesos, la medición se realiza mediante el análisis de los indicadores de los procesos y las revisiones gerenciales.
7.8 Seguimiento y medición del servicio:
Los procesos son seguidos y medidos a través del proceso de operaciones, los servicios no conformes, las quejas, reclamos o sugerencias de partes interesadas.
7.9 Control del servicio no conforme:
CRM S.A.S., cuenta con el procedimiento “Servicio no conforme CRM-P26” que establece la metodología para identificar, documentar, evaluar y controlar los servicios no conformes.
7.10 Análisis de Datos:
8. TOMA DE ACCIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN 8.1 Revisión por la Dirección:
La Gerencia de la compañía tiene la responsabilidad y la autoridad de realizar revisiones al desempeño del Sistema Integrado de Gestión una vez al año, estas revisiones deben realizarse en conjunto con el Representante de la Dirección para verificar el cumplimiento de los resultados deseados por la organización.
8.1.2 Información para la Revisión
ENTRADAS RESPONSABLE
Resultados de las auditorías internas y externas
Representante de la Dirección
Retroalimentación del cliente, resultados de encuestas de Satisfacción.
Gerente General / Jefe de Operaciones
Desempeño de los procesos Representante de la Dirección Resultados de la participación y consulta Representante de la Dirección
Conformidad de los servicios ofrecidos Gerente General / Jefe de Operaciones
Estado de las acciones correctivas y preventivas – Reclamaciones de clientes
Representante de la Dirección
Cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole
Representante de la Dirección
Análisis estadísticos de accidentalidad y enfermedad profesional
Representante de la Dirección
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Gerente General / Representante de la Dirección
Cumplimiento de los objetivos y metas / Política
Gerente General
8.1.3 Resultados de la Revisión: Esta revisión es muy importante para el desarrollo del Sistema, ya que es una oportunidad para detectar falencias y mejorarlas, se genera un acta, como salidas de este proceso se pueden generar planes de acción para:
Acciones para la mejora en la prestación del servicio.
Redistribución o asignación de nuevos recursos.
Mejora del Sistema de Gestión o de algún proceso en particular. 8.2 Mejora Continua:
ANEXO 1 – MAPA DE PROCESOS
ANEXO 2
