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MÓDULO 1
CURSO
Excel Nivel Básico
Clase 3
Utilización de los formatos en una plantilla Excel
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OBJETIVO DEL APUNTE
El estudiante será capaz de:
Comprender la importancia de trabajar formatos, mediante la revisión de ejercicios y contenidos específicos para resignificar la relevancia de los contenidos tratados.
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Índice
OBJETIVO DEL APUNTE ... 2
Introducción ... 4
Conceptos claves ... 4
Preguntas iniciadoras ... 4
Dibujos y autoformas ... 5
Editar autoformas ... 7
Formato condicional ... 9
Editar formato condicional ... 11
Conclusión... 13
Bibliografía ... 14
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Introducción
Excel se considera una herramienta de cálculo, pero también sirve para emitir informes de todo tipo, mayoritariamente en tablas. En estos informes uno puede insertar objetos, dibujos o imágenes. Excel ofrece como opción algunos dibujos y autoformas predeterminadas, pero también permite insertar imágenes de nuestra propiedad. Para ello se les enseñará a insertarlos y modificarlos.
Conceptos claves
Dibujos Autoformas Formato condicional
Preguntas iniciadoras
• ¿Qué es una autoforma?
• ¿Qué es un formato condicional?
• ¿Para qué sirven las autoformas?
• ¿Cómo puedo crear o editar un formato condicional?
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Dibujos y autoformas
Los dibujos y autoformas son imágenes predeterminadas de Excel que pueden ser insertadas en las planillas de cálculo. Una de las funciones principales de esta herramienta es hacer más interactivo los trabajos que realices en tu hoja de cálculo.
Las gráficas se clasifican en líneas, rectángulos, formas básicas, flechas de bloque, formas de ecuación, diagrama de flujo, cintas, estrellas y llamadas, según se muestra en la figura 1. También se les llama cuadros de texto, porque puedes emplearlos para insertar títulos o texto. Observa el ejemplo en la figura 2.
Figura 1: Pestaña Insertar; Grupo Ilustraciones. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Figura 2: Pestaña Insertar de Microsoft Excel; Grupo Ilustraciones. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Editar autoformas
Si quieres modificar cualquier dibujo o autoforma, basta con darle clic a dicha imagen o figura y automáticamente el programa de Excel te dirigirá al grupo Formato según se muestra en la figura 3. Para editar una autoforma o imagen cada una de ellas tendrá diferentes opciones.
Por ejemplo, para la edición de una figura, la pestaña Formato está conformada por cinco grupos:
Insertar formas, Estilos de forma, Estilos de WordArt, Organizar y Tamaño. Y para la edición de imágenes, se presentan cuatro grupos: Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño, tal como se muestran en la figura 4.
Cada grupo cuenta con diferentes alternativas que sirven para modificar los diseños de las figuras o imágenes a tu gusto, de acuerdo a la presentación que realices.
Figura 3: Editar autoformas de Microsoft Excel. Pestaña Formato. Captura de pantalla de la aplicación
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Figura 4: Editar imágenes de Microsoft Excel. Pestaña Formato. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
Un dato muy relevante en este proceso de edición de imágenes, es que las nuevas alternativas que ofrece Microsoft Office, son las múltiples herramientas de diseño que puedes incorporar a una fotografía, dibujo o figura, sin la necesidad de buscar ayuda de otras plataformas de diseño. Por ejemplo, en la pestaña Formato, en el grupo Ajustar, cuando estás editando una imagen, puedes borrar el fondo, ajustar su nitidez, brillo, aplicar diseños artísticos y muchas opciones más.
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Formato condicional
El formato condicional es una de las opciones que nos permite resaltar las celdas que cumplen las mismas condiciones según las definiciones que hayas seleccionado, por ejemplo, tipo y tamaño de letra o color de la celda. Es una herramienta útil para identificar tendencias o patrones en una hoja de cálculo y de esta manera identificarlas más rápido en la pantalla.
En la barra de herramientas, dentro de la pestaña Inicio, encontrarás el grupo Estilo que contiene la opción Formato condicional, al hacer clic en esta, se desplegarán diferentes opciones. Inicialmente, para determinar las condiciones de acuerdo a tu objetivo de trabajo, dirígete a la opción Nueva regla, allí podrás seleccionar las opciones necesarias que se ajusten a las condiciones de los valores o datos que estés trabajando, como se muestra en la figura 5.
Figura 5: Formato condicional. Grupo Estilos. Nueva regla de Microsoft Excel. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
10 Reglas para valores superiores e inferiores, Barras de datos, Escala de color y Conjunto de íconos. Todas estas alternativas son útiles para los diferentes análisis de datos, ya que puedes dar un formato especial de acuerdo al objetivo o énfasis de tu trabajo. Observa la figura 6, que muestra una de las alternativas mencionadas anteriormente, donde se resaltan los valores mayores a 500.
Figura 6: Formato condicional. Grupo Estilos de Microsoft Excel. Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Editar formato condicional
Cuando quieras modificar un formato condicional que ya hayas creado o determinado, dirígete a la barra de herramientas, pestaña Inicio, grupo Estilo y seleccionas la opción Formato condicional. En la última de las opciones encontrarás “Administrar regla”, haz clic con el botón izquierdo y se abrirá una ventana llamada “Administrador de reglas de formato condicional”, nuevamente haces clic en la opción Editar regla y escoges las opciones que deseas cambiar.
Recuerda que debes tener seleccionado el rango o los datos a los cuales le vas aplicar esta función para que las puedas efectuar, de lo contrario no se te habilita la opción de Editar regla. Observa el ejemplo de la figura 7.
Formato condicional en Excel para principiantes - Fácil y con ejemplos.
Link del recurso: https://youtu.be/2OwkMK733YI
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Figura 7. Pestaña Inicio; Grupo Estilos. Formato Condicional; Editar Regla de Microsoft Excel.
Captura de pantalla de la aplicación.
Fuente: www.microsoft.com (2017)
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Conclusión
El Formato condicional de Microsoft Excel es la herramienta que permite aplicar un formato especial a las celdas. Esta acción también puede ser realizada de forma manual, no obstante, se volvería un trabajo largo y repetitivo. Para evitar dicho problema existe la opción Formato condicional que permite automatizar este tipo de procedimientos. Así podrás incluir distintas condiciones o criterios en una misma tabla o rango de datos.
La anterior es una herramienta útil para trabajos contables, inventarios, estadísticas y comparación de datos, tanto para el campo educativo como para el laboral.
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Bibliografía
Curso de capacitación USACH, apartado Clase 3, Módulo 1 Boris, N. (2019). Microsoft Excel.
versiones 2019 y 365. Ediciones ENI:
https://www.edicioneseni.com/open/mediabook.aspx?idR=9fa322445b37325b6be42159548d6621
15 Si usted desea referenciar este documento, considere la siguiente información: Guzmán, M.
(2021). Utilización de los formatos en una plantilla Excel. Apunte de clase M1 C3. Excel Básico,
Universidad de Santiago.
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