Elaborar el Plan Anual de Mantenimientos en base a la información recabada y estandarizada de los equipos de TI (equipo activo, de cómputo y servidores) que requieren mantenimiento durante el siguiente ejercicio fiscal; así como la correcta clasificación y calendarización de los mismos.
Este procedimiento lo ejerce la Oficina de Tecnologías en Información y Comunicaciones (OTIC).
2 DEFINICIONES
2.1 PAM: Plan Anual de Mantenimiento.
2.2 Prioridad: Valor que indica la importancia y urgencia del mantenimiento en cuestión.
2.3 Clasificador por Objeto del Gasto: Documento que ordena e identifica en forma genérica, homogénea y coherente, los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, que requieren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para cumplir con los objetivos y programas que se establezcan en el Presupuestos de Egresos de la Federación.
2.4 Capítulo: el mayor nivel de agregación del Clasificador por Objeto del Gasto que identifica el conjunto homogéneo y ordenado de los bienes y servicios requeridos por el Gobierno Federal, para la consecución de sus objetivos y metas.
2.5 PAA: Programa Anual de Adquisiciones.
2.6 Anexo 2 de las Bases de Licitación: Anexo en donde se especifican los requisitos técnicos de los materiales, equipos o servicios que se van a adquirir por Licitación Pública.
Si esta es una copia o impresión, a menos que tenga un sello de Control de Documentos es no
2.7 OTIC: Oficina de Tecnologías en Información y Comunicaciones.
2.8 Equipo Activo: Equipo que se encarga de distribuir en forma activa la información a través de la red.
2.9 Equipo de Cómputo: son las impresoras, equipos portátiles y computadoras empleadas en el quehacer de la institución.
2.10 Servidores: Equipo especializado encargado de operaciones específicas y procesamiento de información, además de proveer servicios.
3 GENERALIDADES / POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3.1 El mantenimiento preventivo se realizará una vez al año.
3.2 El PAM servirá como base del Programa Anual de adquisiciones, para una correcta Presupuestación del ejercicio siguiente referente a gastos de Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo, equipo activo y servidores.
3.3 Al Programar los Mantenimientos se deberá considerar el tiempo aproximado para la adquisición de los bienes, servicios y consumibles necesarios; de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Departamento de Recursos Materiales.
3.4 Los mantenimientos a equipos portátiles, equipo activo e impresoras serán realizados por servicio externo.
4 RESPONSABILIDADES / PUNTOS CLAVE DE DECISIONES Decisión:
La Oficina de Tecnologías en Información y Comunicaciones se encargará de la programación de los mantenimientos, además de proporcionar las listas de cotejo para equipos de cómputo e impresión (FSGC-596-6-INS-004, FSGC-596-6-INS- 005). Y para los equipos activos servidores se utilizará el formato bitácora de mantenimiento de equipo de TI. (FSGC-596-6-INS-006)
Debido al uso constante de los equipos en el periodo ordinario de clases, los mantenimientos serán programados en los días de descanso correspondientes a semana santa y pascua, y a la programación de las vacaciones de verano.
En relación a los equipos activos y servidores se realizarán en períodos vacacionales y/o fines de semana.
Propósito:
Prever las fallas en los equipos de TI, atribuidos causas físicas. (Exceso de polvo, sobre calentamiento), así como alargar el tiempo de vida de los equipos.
Autoridad:
La oficina de Tecnologías en Información y Comunicaciones, determinará que equipos no son susceptibles a mantenimiento preventivo, por medio de la información proporcionada por las áreas que conforman la institución y notificando con anticipación a los responsables de dichas áreas.
Criterios:
Los equipos de TI candidatos a mantenimientos preventivos, son los que tienen un más de 1 año de adquisición en el CETI.
Si esta es una copia o impresión, a menos que tenga un sello de Control de Documentos es no
Los equipos arrendados no son susceptibles a mantenimiento preventivo por parte de la Institución por lo cual no son contemplados en el calendario anual dado que el servicio por falla, deterioro o avería de estos equipos corre por cuenta del proveedor que brinda el servicio.
Con el fin de brindar una mejor calidad en el servicio, los equipos portátiles, equipo activo e impresoras serán atendidos por servicio externo, a fin cumplir con las fechas establecidas en la programación del PAM.
Respuesta a la falla:
En el caso de los equipos a los cuales se les haya brindado el mantenimiento preventivo por parte del personal de OTIC, que presenten falla posterior deberán apegarse al procedimiento para la solicitud de servicio a soporte técnico (SGC- 593-6-INS) para el seguimiento de la misma.
Para los equipos que hayan recibido el mantenimiento por parte del proveedor externo, correrá por cuenta del mismo la reparación del equipo, por medio del departamento de Recursos Materiales.
Evidencia:
Formato de detección de necesidades
Listas de cotejo
Calendario de programación
Bitácora de mantenimiento de Equipo de TI
4.1 DIAGRAMA DE FLUJO:
OTIC USUARIO RECURSOS MATERIALES
INICIO
DETERMINA NECESIDADES DE
MATENIMIENTO
CLASIFICA LAS NECESIDADES DETERMINADAS POR IMPORTANCIA
PIDE INFORMACION AL USUARIO
SE DETERMINA EQUIPOS A MANTENIMIENTO
INTERNO Y EXTENO
RECIBE Y PROCESA INFORMACION
DETERMINA LOS REQUERIMIENTOS
PARA LA EJECUCION DE LOS
MANTENIMIENTOS
ENVIA INFORMACION SOLICITADA POR
OTIC
A
Si esta es una copia o impresión, a menos que tenga un sello de Control de Documentos es no OTIC USUARIO RECURSOS MATERIALES
ELABORA CALENDARIO PARA LA EJECUCION DEL
PAM SI ES SUCEPTIBLE
NO SE PROGRAMA A
FIN
ELABORA EL PAA
REVISA LAS BASES PARA LICITACION
SELECCIÓN PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO A
-EQUIPO ACTIVO -PORTATILES -IMPRESORAS DA SEGUIMIENTO
DEL PAM
EJECUCCION DEL PAM
LLENAR FOMATO CORRESPONDIENTE
FUNCIONA CORRECTAME
NTE
FIN
SOLICITAR ATU SERVICIO DE
SOPORTE NO
SI
NO
SI
5 PROCEDIMIENTO
5.1 Determinar las necesidades de mantenimiento:
5.1.1 Es responsabilidad del Jefe de departamento, coordinador de área o mando medio, el enviar la información solicitad por OTIC, para la programación del PAM, de manera oportuna, en tiempo y forma.
Paso Descripción Responsable PCD
1 Determina necesidades de mantenimiento OTIC -
2 Clasifica las necesidades determinadas por importancia OTIC -
3 Pide información a usuario OTIC -
4 Envía información solicitada por OTIC USUARIO -
5 Se determina equipos a mantenimiento interno y externo OTIC -
6 Recibe y procesa información OTIC -
7 Determina los requerimientos para la ejecución de los
mantenimientos OTIC -
8 Pregunta si es susceptible OTIC -
9 Si no es susceptible no se programa OTIC -
10 Si es susceptible se elabora calendario para la ejecución
del PAM OTIC -
11 Elabora el PAA OTIC -
12 Revisa las bases para licitación RECURSOS MATERIALES -
13 Selección proveedor de mantenimiento a: Equipo activo,
Portátiles e Impresoras RECURSOS MATERIALES -
14 Da seguimiento del PAM OTIC -
15 Pregunta si funciona correctamente OTIC -
16 Si no funciona correctamente solicitar a tu servicio de
soporte OTIC -
17 Si funciona correctamente llenar formato correspondiente OTIC -
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5.1.2 OTIC será responsable de recabar la información sobre el número de equipos de cómputo, impresión, equipo activo y servidores (inventario y descripción) de cada una de las áreas del CETI, con el propósito de actualizar anualmente las bajas y la incorporación de equipos, solicitando previamente a cada una de las áreas dicha información.
5.1.3 El Encargado de OTIC reportará mediante el formato
“Detección de Necesidades de Mantenimiento de OTIC”
(FSGC-596-6-INS-001) lo referente a los equipos de cómputo e impresión, equipo activo y servidores.
5.2 Clasificar los mantenimientos
5.2.1 Los mantenimientos a programar serán:
PROGRAMADOS:
Son mantenimientos que se deben realizar de acuerdo a la programación del PAM.
PROGRAMADOS Y NO REALIZADOS:
Son los mantenimientos que de acuerdo al Procedimiento fue solicitada su ejecución pero que debido al tiempo o al
presupuesto no pudieron ser cubiertos en el año civil que se solicitaron y se reprograman porque es importante su ejecución.
OTROS:
Son mantenimientos preventivos y/o correctivos que debido al estado del equipo se requieren sin ser programados.
5.3 Determinar los requerimientos necesarios para la ejecución de los mantenimientos.
Con el objetivo de conocer anticipadamente el costo aproximado de cada uno de los mantenimientos y con el afán de dar un cuerpo más
ejecución del Plan Anual de Mantenimiento.
5.3.1 Se deberá hacer el desglose de lo necesario para realizar cada uno de los mantenimientos ya sean servicios y/o productos. El desglose para los equipos de TI lo realizará OTIC.
5.3.2 Es muy importante que el costo unitario sea lo más real posible al momento en que se está realizando el Plan, ya que será la base con la que se programará el presupuesto del año siguiente, tomando en cuenta el aumento que se tenga en cada partida.
5.3.3 Además de lo anterior se deberá colocar la cuenta por la que se debe adquirir el bien o servicio.
5.4 Elaborar los calendarios anuales de mantenimiento.
Con el fin de poder programar y coordinar todas las actividades que a mantenimiento se refieran, así como su correcta evaluación, es necesario que OTIC calendarice todas las actividades a realizar en el formato FSGC-596-6-INS-003.
5.4.1 A manera de Diagrama de Gannt se sombreará en el renglón especial para ello sobre los días en los que se considera se pueda llevar a cabo el mantenimiento tomando en cuenta la importancia y prioridad definida con anterioridad.
5.5 Elaborar el PAA.
Con toda la información reunida de los inventarios del equipo de cómputo proporcionada por los responsables de cada área, el coordinador de OTIC podrá realizar su PAA para la ejecución de los
Si esta es una copia o impresión, a menos que tenga un sello de Control de Documentos es no
mantenimientos preventivos de acuerdo al número de equipos vigentes en el año fiscal.
5.6 Revisión de las bases de licitación.
Por naturaleza del CETI la mayoría de los productos y servicios se adquieren a través de Procesos conocidos como Licitaciones y que los lleva a cabo la Administración a través del Departamento de Recursos Materiales. Gran parte del éxito de las compras es la correcta definición de lo que realmente se quiere, por lo que resulta necesario que cada responsable de área y principalmente OTIC revisen el listado en donde se relacionan los productos y/o servicios que el CETI comprará. La relación de estos productos con toda su descripción se encuentran en el Anexo 2 de las Bases de Licitación.
5.7 Dar seguimiento al PAM.
OTIC dará el correcto seguimiento al cumplimiento del PAM, velando sobre todo por el buen aprovechamiento de los Recursos Materiales, así como la búsqueda de la superación y generación de un buen ambiente de trabajo del personal destinado para la realización de todos los mantenimientos.
5.7.1 Los mantenimientos se deberán apegar a la fecha que programa en el PAM, las cuales serán dadas a conocer previamente por OTIC. (programación por áreas).
5.7.2 El seguimiento del PAM se evidenciará en el calendario FSGC-596-6-INS-003, adicionalmente un concentrado de los mantenimientos preventivos y las listas de cotejo para mantenimientos FSGC-596-6-INS-004, FSGC-596-6-INS-005;
siendo para impresoras y equipos de cómputo respectivamente. Así como para el equipo activo y servidores.
mantenimientos de equipos de cómputo arrendados.
Para el correcto llenado de estos registros siga las instrucciones establecidas en el mismo.
5.7.3 En caso de que existiera cualquier circunstancia que impida el cumplimiento de un mantenimiento programado, se deberá de reprogramar la fecha para su cumplimiento así como describir el motivo y establecer el código de formato de acuerdo a la siguiente tabla:
(CR1) Falta de recursos (CR2) Cambio de proyecto (CR3) Planeación inadecuada
(CR4) Obsolescencia de equipo o baja (CR5) No acceso al área
(CR5) Equipo no se encuentra en área
6 SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE
6.1 Es recomendable el uso sistemático de los Procedimientos Documentados en la red.
6.2 Es recomendable la disposición separada de papel y su reciclado.
6.3 Es recomendable el imprimir por ambas caras las listas de cotejo o en su caso usar papel reciclado.
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7 REGISTROS DE CALIDAD
Registros/Medidas de Efectividad Tiempo de Conservación
Responsable de conservarlos
Código de Registro o Identificación Única Formato de Detección de Necesidades de
Mantenimiento de TI 2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-001 Formato de Requerimientos para el Plan
Anual de Mantenimiento a Equipo de TI 2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-002 Calendario para el Plan Anual de
Mantenimiento a Equipo de TI 2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-003 Lista de Cotejo para Equipo de Impresión
2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-004 Lista de Cotejo para Equipos de Cómputo
2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-005 Bitácora de Mantenimiento a Equipo de TI
2 años OTIC
FSGC-596-6-INS-006
8 DOCUMENTOS ASOCIADOS / REFERENCIA.
DOCUMENTO CÓDIGO
Solicitud de servicio a Soporte Técnico FSGC-593-6-INS-001
9 DOCUMENTOS REEMPLAZADOS
DOCUMENTO CÓDIGO
Procedimiento para elaborar y controlar el plan anual de mantenimiento
preventivo a Equipos de cómputo. SGC-596-7-INS REV. C
Lista de cotejo para mantenimiento preventivo a impresoras y plotters. FSGC-588-6-INS-004 REV. E Lista de cotejo para mantenimiento preventivo a equipo de cómputo. FSGC-588-6-INS-005 REV. E Calendario para la ejecución del plan anual de mantenimiento FSGC-588-6-INS-006 REV. C
Sección Pag Rev Fecha Descripción
del Cambio Elaborado por: Autorizado por:
Todas Todas 1 20/09/10 Nuevo
procedimiento Lic. María Guadalupe Ortega Tirado
Lic. Susana Navarro Cardona.
1,2,3,4,5y 6
1,2,4,6,
7,y 8 2 17/04/13
Se modifico el procedimiento debido a la adecuación del formato FSGC-
588-7-INS-006 además de los puntos que incluyen el trabajo
cooperativo entre las áreas.
Se modifico Formato FSGC-
588-7-INS-006, FSGC-588-7-INS- 004, FSGC-588-7-
INS-005
Elaboró Tgo. Mario A. Soto
Ramírez
Revisó:
Lic. María Guadalupe Ortega Tirado
Lic. Isaura Gradilla Cuevas
Todas Todas C 12/02/14
Se modificó el código del documento y de los
registros. Se adjuntaron los formatos FSGC- 596-6-INS-001 y FSGC-596-6-INS-
002
Elaboró
Tgo. Mario A. Soto Ramírez
Revisó:
Lic. María Guadalupe Ortega Tirado
Lic. Aida Violeta Hernández Castillo.
Si esta es una copia o impresión, a menos que tenga un sello de Control de Documentos es no Todas Todas D 11/03/14
Se modificó el nombre del procedimiento.
Se Incluyó el mantenimiento a
equipo activo y servidores, así como definir los formatos de control
para estos.
Se reemplazaron formatos ligados a
dicho procedimiento Se modificaron las
listas de cotejo incluyendo fecha y
Vo. Bo.
Se modifico formato de detección de necesidades de
OTIC
Elaboró:
P.Lic.. Mario A. Soto Ramírez
Revisó:
Lic. María Guadalupe Ortega Tirado
Lic. Aida Violeta Hernández Castillo.
