Apoyo técnico a la revisión y supervisión del proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” que desarrolla la agencia para la infraestructura del Meta

Texto completo

(1)i Apoyo técnico a la revisión y supervisión del proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” que desarrolla la agencia para la infraestructura del meta.. Modalidad de grado: práctica social, empresarial y solidaria. Yency Dayana Arias Alvis ID: 427091. Universidad Cooperativa de Colombia Programa de Ingeniería Civil Facultad de Ingenierías Villavicencio, Meta 2019.

(2) ii Apoyo técnico a la revisión y supervisión del proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” que desarrolla la agencia para la infraestructura del meta.. Yency Dayana Arias Alvis ID: 427091. Asesor Técnico: Ing. Jose Manuel Carranza Hernández. Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ingenierías Programa de Ingeniería Civil Villavicencio, Meta 2019.

(3) iii PÁGINA DE ACEPTACIÓN. Asesor Técnico:. _________________________________________ ING. JOSE MANUEL CARRANZA HERNANDEZ.

(4) iv Villavicencio, octubre de 2019 AUTORIDADES ACADÉMICAS Dra. MARITZA RONDÓN RANGEL Rector Nacional. Dr. CÉSAR AUGUSTO PÉREZ LONDOÑO Director académico de la sede Villavicencio. HENRY EMIRO VERGARA BOBADILLA Subdirector académico de la sede Villavicencio. Dra. RUTH EDITH MUÑOZ JIMÉNEZ Subdirectora de desarrollo institucional y financiero. Ing. RAÚL ALARCÓN BERMÚDEZ Decano de la facultad de ingeniería civil. Ing. NELSON EDUARDO GONZALES ROJAS Coordinador de investigación del programa de ingeniería civil.

(5) v AGRADECIMIENTOS Principalmente agradezco a mis padres y hermanos, los cuales ha sido mi motor y motivación para cumplir mis metas, superando en el camino cada obstáculo presente. Por ellos que siempre están conmigo apoyándome, me esfuerzo por salir adelante. Gracias a mi institución formadora y a sus docentes, a cada uno que transmitió su conocimiento, no solo intelectual, sino también profesional y práctico, haciendo que tomara amor y pasión por mi carrera y futura profesión. También quiero agradecer a mis compañeros y futuros colegas que me acompañaron a vivir esta experiencia, por compartir agradables momentos y brindar su apoyo en diversas ocasiones. Finalmente agradezco a la Agencia para la Infraestructura del Meta por permitirme entrar al campo laboral y adquirir conocimientos que me permiten formar como profesional. Vivir esta experiencia me motiva a desempeñarme como profesional y luchar por ser competente y eficiente en mi labor..

(6) vi RESUMEN El siguiente informe tiene por objeto, dar a conocer las actividades realizadas durante el desarrollo de la práctica social, empresarial y solidaria en la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) en la ciudad de Villavicencio, la dirección técnica de estructuración de proyectos, a cargo de la ingeniera Angela Patricia Castro Espinoza, donde se realizó el apoyo técnico a la revisión y supervisión de los requisitos generales para proyectos fase III del denominado proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” bajo el convenio de prácticas No. 10-2019-029 celebrado entre la Universidad Cooperativa del Colombia y la Agencia para la Infraestructura del Meta, como aprendizaje de las labores de supervisión de la obra que ejecuta un ingeniero civil. Como aporte al aprendizaje del estudiante la modalidad de practica social, empresarial y solidaria, genera competencias para el desarrollo integral de la profesión adquiriendo capacidades básicas y fortaleciendo le responsabilidad, ética y calidad del estudiante. Esta práctica mediante su desarrollo permitió integrar lo aprendido en la universidad unificando lo práctico con lo teórico y permitiendo así un acercamiento profesional en el sector laboral.. Palabras clave: Modalidad de grado; Practica social, empresarial y solidaria, dirección técnica, apoyo técnico; revisión; supervisión, requisitos generales; proyectos en fase III..

(7) vii ABSTRACT The following report is intended to publicize the activities carried out during the development of the social, business and solidarity internship in the Meta’s Agency for Infrastructure, in the city of Villavicencio, the technical direction of project structuring, to by engineer Angela Patricia Castro Espinoza, where technical support was made for the review and supervision of the general requirements for phase III projects of the project called “construction of the new Álvaro Mesa Amaya Coliseum in the municipality of Villavicencio in the department of Meta” under the internship agreement No 10-2019-029 held between the Cooperative University of Colombia and the Agency for the Infrastructure of the Meta, as learning the work of supervision of the work performed by a civil engineer. As a contribution to student learning, the modality of social, business and solidarity practice generates skills for the integral development of the profession, acquiring basic skills and strengthening the responsibility, ethics and quality of the student. This practice through its development allowed to integrate what was learned in the university, unifying the practical with the theoretical and thus allowing a professional approach in the labor sector.. Keywords: Degree modality; Social, business and solidarity practice, technical direction, technical support; revision; supervision, general requirements; Phase III projects..

(8) viii TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 2 JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 6 Objetivo general .................................................................................................................. 6 Objetivos específicos .......................................................................................................... 6 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................................................. 7 MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 9 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD ........................................................................................... 10 Misión ............................................................................................................................... 10 Visión ................................................................................................................................ 10 Logo .................................................................................................................................. 10 Objetivo de la Agencia para la Infraestructura del Meta .................................................. 11 METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 12 Descripción ....................................................................................................................... 12 Desarrollo de la Práctica ................................................................................................... 12 1.. Revisión contractual del proyecto.......................................................................................... 12. 2.. Determinación y alcance del proyecto ................................................................................... 17. 3.. Solicitud de registro del proyecto en el BPPID ..................................................................... 18. 4.. Observaciones sobre los requisitos para la solicitud de registro del proyecto en el BPPID. 21. 5.. Folios ..................................................................................................................................... 29. 6.. Registro del proyecto en el BPPID ........................................................................................ 29. 7.. Elaboración y actualización de plantillas de las Fichas de Verificación ............................... 30. 8.. Elaboración de plantillas de certificados ............................................................................... 33. 9.. Entrega de documentos y socialización ................................................................................. 34. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 36 CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 37 REFERENCIAS ............................................................................................................................ 38 ANEXOS ...................................................................................................................................... 39.

(9) ix. TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Logo AIM. En Resolución No. 067 de 2017, por AIM, 2017 ................................ 10 Ilustración 2. Entrega de documentos en medio físico. Autor, 2019 ............................................ 13 Ilustración 3. Entrega de documentos en medio magnético. Autor, 2019 .................................... 14 Ilustración 4. Documentos Dropbox. Autor, 2019 ........................................................................ 14 Ilustración 5. Documentos Dropbox. Autor, 2019 ........................................................................ 15 Ilustración 6. Extensión con archivos de oficina de planeación Autor, 2019 ............................... 15 Ilustración 7. Documentación digital del proyecto. Autor, 2019 .................................................. 16 Ilustración 8. Documentos digitales formatos del SGR. Autor, 2019 .......................................... 17 Ilustración 9. Orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 18 Ilustración 10. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 19 Ilustración 11. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 19 Ilustración 12. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 20 Ilustración 13. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 20 Ilustración 14. Metodología General Ajustada. Autor, 2019 ....................................................... 22 Ilustración 15. Carta de presentación de programa o proyecto al BPPID. Autor, 2019 ............... 22 Ilustración 16. Documentos digitales del proyecto para revisión. Autor, 2019 ............................ 23 Ilustración 17. Documento digital del Presupuesto oficial de obra para revisión. Autor, 2019 ... 24 Ilustración 18. Documento digital de memoria de cálculo para revisión. Autor, 2019 ................ 25 Ilustración 19. Presupuesto en medio físico para revisión. Autor, 2019 ...................................... 27 Ilustración 20. Presupuesto en medio físico revisado con respectivas observaciones. Autor, 2019 ....................................................................................................................................................... 28 Ilustración 21. Nuevo formato de las ficha de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR. Autor, 2019 ......................................................................................................................... 31 Ilustración 22. Nuevo formato de las ficha de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR. Autor, 2019 ......................................................................................................................... 31 Ilustración 23. Plantillas de certificados acuerdo No. 052 de 2018. Autor, 2019 ........................ 33 Ilustración 24. Plantillas de certificados acuerdo No. 045 de 2017. Autor, 2019 ........................ 34.

(10) x Ilustración 25. Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018. Autor, 2019 ................................................................................................................................... 35 Ilustración 26. Plantillas de certificaciones digitales subidas a la extensión con la Oficina de planeación, Autor, 2019 ................................................................................................................ 35.

(11) xi TABLA DE ANEXOS 1.. Convenio de prácticas con la entidad...................................................................... 39. 2.. Certificado de finalización de práctica ................................................................... 39. 3.. Hoja de control documental del proyecto ............................................................... 39. 4.. Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018 ..... 39. 5.. Plantillas certificados SGR requisitos generales..................................................... 40.

(12) 1. INTRODUCCIÓN El desarrollo de la práctica social, empresarial y solidaria como modalidad de grado presente en el siguiente informe fue llevado a cabo en la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) en la ciudad de Villavicencio en convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia. Las funciones llevadas a cabo durante el desarrollo de la práctica principalmente se enfocaron en el seguimiento técnico y el apoyo a la supervisión del denominado proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta”. Proyecto que tiene como ejecutor al Instituto de Deporte y Recreación del Meta – IDERMETA, entidad pública, que busca en la AIM la gestión y administración de los recursos para el desarrollo del proyecto. Mediante en el seguimiento técnico y el apoyo a la supervisión del proyecto se busca asegurar que se cumplan los requisitos establecidos para la solicitud de registro de programas y proyectos nuevos definidos en el "Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID", igualmente, que cumpla con los requisitos generales y sectoriales estipulados en el acuerdo número 52 de 2018 (por medio del cual se expide el Acuerdo Único del Sistema General de Regalías). Haciendo revisión detallada de los documentos existentes del proyecto como certificados, estudios y diseños, soportes técnicos, entre otra documentación, dando así al estudiante la oportunidad de integrarse al proyecto identificando los elementos presentes y faltantes para un buena gestión. Por otro lado, durante el avance de la práctica, se presentan otras actividades referentes a la solicitud de registro de programas y proyectos nuevos como es: elaboración y actualización de plantillas de las Fichas de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018, igualmente, la elaboración de las plantillas de Certificados del SGR requisitos generales..

(13) 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La supervisión y seguimiento llevada a cabo con visión hacia la calidad de las diferentes obras que se desarrollan en cuanto a la ingeniería en el departamento del Meta se realiza con el fin de mejorar la red de infraestructura de la región, realizando mejoras de proyectos ingenieriles para que presten un funcionamiento eficaz y eficientes Llevando a cabo actividades de supervisión y seguimiento técnico de construcción, adecuamiento, mantenimiento y/o mejoramiento en infraestructuras tales como vías, puentes, instituciones educativas, escenarios deportivos y parques junto a la agencia para la Infraestructura del Meta (AIM), con el motivo de proveer principalmente comodidad y seguridad a la población del departamento y a su vez, mejorar exponencialmente la economía de este, se eleva la calidad de vida y promueve el crecimiento económico de la población, desarrollando este tipo de mejoramientos en los diferentes municipios. Las infraestructuras son elementos determinantes del crecimiento de las ciudades en el ámbito social, económico y de bienestar a sus habitantes. Toda región necesita contar con infraestructuras de calidad sin embargo muchos municipios del Meta presentan grandes falencias en ellas o no cuentan aún con las obras realizadas, como en este caso “la ciudad de Villavicencio que no cuentan con suficiente Infraestructura física para desarrollar eventos deportivos, recreativos y culturales del orden Nacional e internacional, la capital del departamento del Meta es el centro urbano más importante de la Orinoquía y ha venido generando un gran desarrollo proyectándose como una de las principales capitales a nivel Nacional (…) así que se hace necesario diversificar la oferta y ampliar el portafolio de servicios con la construcción del nuevo Coliseo Álvaro Mesa Amaya para atender el alto número de visitantes en el desarrollo de las actividades culturales propias de la región y la práctica de deportes a la población de la ciudad de.

(14) 3 Villavicencio” (AIM, 2019). La Agencia para la Infraestructura del Meta se encuentra a cargo de la gestión y administración de los recursos para atender las necesidades de las comunidades mediante la construcción de obras de infraestructura en los diferentes municipios del departamento, por ello ha creado convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia con el objeto de cooperación entre la entidad y la universidad para que los estudiantes de los programas académicos realicen propósitos comunes y de interés del campo académico, investigativo, cultural y social que coadyuven al cumplimiento de la misión y visión de ambas entidades..

(15) 4 JUSTIFICACIÓN La Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) realiza obras para el desarrollo poblacional como; “construcción, mantenimiento, rehabilitación, ampliación y concesión de proyectos tales como: vías, puentes, escenarios deportivos, instituciones educativas y parques.” (AIM, 2017). Esta entidad gubernamental está a cargo de gestionar y administrar los recursos para las obras de infraestructura, buscando el desarrollo del departamento en términos económicos de provisión de infraestructura y bienestar de la población. Las obras para el desarrollo poblacional tales como vías, puentes, escenarios deportivos, escenarios didácticos e instituciones educativas a cargo de la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) tienen más demanda y presentan deficiencia debido a los cambios significativos en el aumento de la población que conlleva cambios económicos, sociales. Esto conlleva mayor participación de personal capacitado para poder llevar a cabalidad la gran cantidad de proyectos que ejecuta la AIM. Actualmente el coliseo Álvaro Mesa Amaya en la ciudad de Villavicencio “se encuentran en estado de bastante deterioro, además la edificación no cumple con la norma de Sismo Resistencia NSR-10, en la época que se construyó se hizo con una capacidad acorde a la población de la época, y hoy en día el aforo de espectadores es muy bajo para el desarrollo de actividades deportivas de interés Nacional e internacional (…) Se hace necesario diversificar la oferta y ampliar el portafolio de servicios con la construcción del nuevo Coliseo Álvaro Mesa Amaya para atender el alto número de visitantes en el desarrollo de las actividades culturales propias de la región y la práctica de deportes a la población” (AIM, 2019) trayendo consigo un impacto positivo en la economía de la región..

(16) 5 Mediante el convenio de la Agencia para la Infraestructura del Meta (AIM) y la Universidad Cooperativa de Colombia se incrementa el nivel académico y profesional de los estudiantes que realizan la práctica social, empresarial y solidaria, desarrollando actividades en el apoyo técnico a la revisión y supervisión en la formulación de proyecto que están a cargo de la entidad..

(17) 6 OBJETIVOS Objetivo general Apoyar técnicamente la supervisión y seguimiento de los requisitos generales para proyectos fase III del denominado proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” que desarrolla la Agencia para la Infraestructura del Meta. Objetivos específicos Apoyar la vigilancia del cumplimiento de los indicadores propuestos para las actividades a ejecutar. Verificar que el proyecto cumpla con los requisitos para proyectos de inversión susceptibles a ser financiados con los recursos del Sistema General de Regalías. Brindar apoyo técnico en la revisión de presupuestos, cantidades de obra, especificaciones técnicas, precios unitarios del proyecto “APU”, diseños y sistema constructivo de la construcción del nuevo Coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta. Apoyar la formulación de los documentos requeridos para la presentación de proyectos ante el OCAD y/o Departamento Administrativo de Planeación Departamental “DAPD”..

(18) 7 MARCO CONCEPTUAL Departamento Administrativo de Planeación Departamental DAPD: Se encarga de los procesos de planeación y desarrollo. (Gobernación del Meta, 2019). Sistema General de Regalías SGR: conjunto de objetivos, estrategias e instrumentos tendientes a garantizar el manejo responsable y eficiente de los recursos que el Estado percibe por concepto de regalías, propiciando la estabilización del entorno económico, la equidad e inclusión en su distribución, el desarrollo regional del país, el buen gobierno y la coordinación intergubernamental. (SGR, 2018) Órganos Colegiados de Administración y Decisión OCAD: Los Órganos Colegiados de Administración y Decisión son los responsables de definir los proyectos de inversión sometidos a su consideración que se financiarán con recursos del SGR, así como evaluar, viabilizar, aprobar y priorizar la conveniencia y oportunidad de financiarlos y designará su ejecutor. (Departamento Nacional de Planeación, 2012-2017) Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID: El Banco de Programas y Proyectos del SGR es una herramienta que nos permite consolidar la información a través de la carga para cumplir con nuestra tarea de seguimiento. Los delegados del OCAD y el Comité Consultivo podrán consultar los proyectos con el fin de emitir su concepto. (Departamento Nacional de Planeación, 2012-2017) Fases de planeación de proyectos (SGR, 2018) Fase 1 – Perfil: Se recopila información de origen secundario que aporte datos útiles para el proyecto, como documentos acerca de proyectos similares, mercados y beneficiarios..

(19) 8 Fase 2 – Prefactibilidad: Se evalúan las alternativas que fueron seleccionadas en la Fase 1 anterior. Se realizan estudios técnicos especializados que mejoran la calidad de la información. Fase 3 – Factibilidad: Se define detalladamente los aspectos técnicos de la solución planteada con el proyecto. Se analiza minuciosamente la alternativa recomendada en la Fase 2..

(20) 9 MARCO LEGAL La Constitución Política de Colombia (1991), en el inciso 2 del artículo 300, establece que, para las disposiciones relacionadas con la planeación departamental, se deben incluir las obras públicas y las vías de comunicación. Por otro lado, el artículo 361 define la creación del Fondo Nacional de Regalías, cuyos recursos se destinarán a las entidades territoriales con el objetivo de financiar proyectos regionales de inversión. Mediante el Acuerdo 52 de 2018 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías se estipulan los Requisitos Generales para los proyectos de inversión. Artículo 3.1.1.1 Naturaleza e integración. Los OCAD del SGR son órganos sin personería jurídica que desempeñan funciones públicas en los términos establecidos en la Constitución Política, la ley, el reglamento y lo señalado por la Comisión Rectora. Son los responsables de definir los proyectos de inversión sometidos a su consideración que se financiarán con recursos del SGR, así como de evaluar, viabilizar, priorizar, aprobar, designar su ejecutor y la instancia encargada de contratar la interventoría, de conformidad con lo previsto en la Ley 1530 de 2012. Los OCAD están integrados por representantes del gobierno nacional, departamental y municipal o distrital. Para el caso del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con representantes de las universidades públicas y privadas. (Planeación, 2016).

(21) 10 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Misión De acuerdo con la resolución No. 067 de 2017, el artículo primero establece que la misión de la entidad corresponde a: “La Agencia para la Infraestructura del Meta es una entidad pública que gestiona y administra recursos para atender las necesidades de las comunidades mediante la construcción de obras de infraestructura para mejorar su calidad de vida.” (AIM, 2017) Visión De acuerdo con la resolución No. 067 de 2017, el artículo segundo establece que la visión de la entidad corresponde a: “La Agencia para la Infraestructura del Meta será la entidad pública líder en el desarrollo de proyectos de infraestructura que impacten positivamente en las necesidades socioeconómicas de la región.” (AIM, 2017) Logo. Ilustración 1. Logo AIM. En Resolución No. 067 de 2017, por AIM, 2017.

(22) 11 Objetivo de la Agencia para la Infraestructura del Meta De acuerdo con la resolución No. 067 de 2017, el artículo tercero establece que los objetivos generales de la entidad corresponden a: “Participar en cualquiera de las etapas del ciclo de proyectos de infraestructura, mediante la realización de estudios, preparación, financiación, administración y ejecución de proyectos.”; “adoptar, fomentar, ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos orientados a la construcción, mantenimiento, mejoramiento, rehabilitación, ampliación y concesión de obras de infraestructura, necesarias para el mejoramiento de la calidad de vida de la población del Departamento del Meta” y “adelantar los proyectos de inversión del Sistema General de Regalías o el que haga sus veces, y de otras fuentes de financiación, cuando sea designado como ente ejecutor para el efecto en los términos legales y reglamentarios sobre la materia.” (AIM, 2017).

(23) 12 METODOLOGÍA Descripción Para el desarrollo del informe se hace el uso de una metodología de tipo descriptiva, la cual describe las características del fenómeno que se está siendo estudiado y responde preguntas del que, cuándo, dónde, y cómo más no las preguntas del por qué, como lo expresa McCombs (2019). Desarrollo de la Práctica La práctica se desarrolla bajo el área de la Oficina de Planeación; donde la principal función asignada es el apoyo técnico en la revisión de presupuestos, cantidades de obra, especificaciones técnicas, APU y diseños del proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio departamento del Meta” , así como, el Apoyo en la formulación de los documentos requeridos para la presentación de proyectos ante el OCAD y/o Departamento Administrativo de Planeación Departamental “DAPD”. La duración de la práctica corresponde a un total de 320 horas, las cuales fueron desarrolladas desde el día 01 de abril de 2019 hasta el 23 de agosto de 2019. 1. Revisión contractual del proyecto La jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la AIM hace entrega de los documentos en medio magnético y físico correspondientes al proyecto designado “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio departamento del Meta”. 1.1.Documentos en medio físico. Se reciben diecisiete (17) carpetas que contienen memorias de cantidades existentes del proyecto en cuestión, presupuesto oficial de obra, presupuesto oficial de interventoría,.

(24) 13 presupuesto oficial de apoyo a la supervisión, factor multiplicador, igualmente se encuentran presente documentos de los estudios tales como Demolición, Arquitectura, Urbanismo, Hidráulico, Sanitarios, Pluvial, Red Contra Incendios, Eléctrico, Voz y Datos y Estudio de Mercado. Estos estudios presentan su debido análisis de precios unitarios “APU” y memoriales de responsabilidad. . Ilustración 2. Entrega de documentos en medio físico. Autor, 2019. Junto a las carpetas se reciben los debidos planos correspondientes a los estudios presentes en formatos de diferentes tamaños como pliegos, medio pliego y/o cuarto de pliego, dependiendo de la extensión del contenido. 1.2.Documento en medio magnético.

(25) 14 Los documentos son puestos a disposición mediante Dropbox compartido directamente con la ingeniera Angela Castro, jefe de la oficina Asesora de planeación.. Ilustración 3. Entrega de documentos en medio magnético. Autor, 2019. En el Dropbox se compartieron las orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental (BPPID) y formatos para la radicación al BPPID tales como; hoja de control documental, lista de chequeo para presentación de proyectos ante el BPPID, carta de presentación de programa o proyecto al BPPID, formulario diligenciado de la Metodología General Ajustada (MGA) para el Departamento Nacional de Planeación (DNP), formato diligenciado del Plan de Inversión, certificado del Plan de Desarrollo, Cronograma del proyecto.. Ilustración 4. Documentos Dropbox. Autor, 2019.

(26) 15. Ilustración 5. Documentos Dropbox. Autor, 2019. Igualmente se encuentra presente un documento en presentación PowerPoint que contiene las orientaciones y paso a paso del orden de presentación para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID, emitido por el Departamento Administrativo de Planeación Departamental (DAPD). Adicionalmente se crea una extensión directa a los archivos de la Oficina Asesora de Planeación, la cual es una carpeta que recibe el nombre de PLANEACIÓNES, la cual sólo tiene acceso bajo la misma red WiFi de la oficina. Esta carpeta presenta variedad de formatos, como: Word, Excel, PDF y Planos en AutoCAD.. Ilustración 6. Extensión con archivos de oficina de planeación Autor, 2019.

(27) 16 Los documentos de la carpeta PLANEACIONES contiene 14 archivos divididos en 10 carpetas que contienen los estudios del proyecto en cuestión tales como Demolición, Arquitectura, Urbanismo, Hidráulico, Sanitarios, Pluvial, Red Contra Incendios, Eléctrico, Voz y Datos y Estudio de Mercado. Estos estudios presentan su debido análisis de precios unitarios “APU” y sus correspondientes planos en AutoCAD. Igualmente, esta carpeta contiene tres (3) documentos en PDF del presupuesto consolidado del proyecto y un (1) documento en formato Excel con el presupuesto consolidado.. Ilustración 7. Documentación digital del proyecto. Autor, 2019. Posteriormente se hace entrega de los formato PDF con los acuerdos número 038 de 2016, 045 de 2018 y el acuerdo 052 de 2018 de la Comisión Rectora del Sistema General de regalías, igualmente carpetas que contienen plantillas de certificados para la Comisión Rectora.

(28) 17 del Sistema General de Regalías con el acuerdo 045 requisitos generales y requisitos del sector transporte.. Ilustración 8. Documentos digitales formatos del SGR. Autor, 2019. 2. Determinación y alcance del proyecto Con la documentación existente sobre el proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” se determinan a detalle las funciones y labores a desarrollar para la pertinente revisión del proyecto. Principalmente se espera de la revisión realizar una observación detallada de la documentación entregada tanto física como la documentación digital del proyecto, revisando que se encuentren todos los documentos de los estudios, certificaciones y formatos para solicitar el registro de un programa o proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental (BPPID). También se busca que al realizar la revisión de los documentos en su totalidad se hagan las observaciones de posibles errores presentes y si hace falta algún parámetro o puntos de la documentación..

(29) 18 Se espera de igual manera realizar la actualización de las plantillas presentes de los requisitos generales y requisitos del sectoriales para la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías con el acuerdo 045 por los requisitos generales y del sector transporte del acuerdo 052 de 2018 por medio del cual se ajusta el Acuerdo Único del Sistema General de Regalías (Acuerdo 45 de 2017). De la misma manera es necesario crear las fichas de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR con el actual acuerdo número 052 de 2018. 3. Solicitud de registro del proyecto en el BPPID Se revisa el archivo “orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID” suministrado anteriormente y observar que documentos deben compone el proyecto. Se encuentra que el proyecto debe estar compuesto por los documentos expresados en las siguientes ilustraciones (9, 10,11, 12 y 13), e igualmente deben ser presentados en el mismo orden expresado en el documento.. Ilustración 9. Orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019.

(30) 19. Ilustración 10. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019. Ilustración 11. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019.

(31) 20. Ilustración 12. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019. Ilustración 13. orientaciones para solicitar el registro de un programa o proyecto en el BPPID. Autor, 2019. Para llevar un seguimiento adecuado se diligencia la hoja de control documental (Art. 15 del Acuerdo No. 05 de 2013 y Art. 12 del Acuerdo No. 02 de 2014 del AGN) la cual cuenta con el No. de expediente 20177005500383, contiene la descripción tipo documental, con su debida fecha de expedición como se aprecia en el anexo No.4. Al llevar el control documental se.

(32) 21 expresan todos los documentos que se definen en el "Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID ". En la información suministrada por la AIM se encuentran presentes los documentos compuestos por: Formatos requisito, certificaciones, actas de viabilidad, soportes técnicos, Metodología General Ajustada MGA, presupuestos de obra, cronograma, licencias y permisos, oferta recreo deportiva, análisis de riesgos de desastres, memorias de diseño, memorias de cálculos, plan de implantación, diseños y planos, requisitos generales SGR y requisitos sectoriales SGR (con el acuerdo 045 de 2017). Este control se tabuló debidamente en la hoja de control documental. 4. Observaciones sobre los requisitos para la solicitud de registro del proyecto en el BPPID Se realizan observaciones sobre los documentos si están incompletos o si presentan algún tipo de incongruencias. Los errores presentes son corregidos si son documentos de la gobernación o la agencia, si son documentos como por ejemplo diseños realizados por profesionales contratados, se realiza el debido informe para que realice las correcciones y/o actualice la información. 4.1.Formato requisito. Se encuentra que la carta de presentación de programa o proyecto al BPPID no contiene el valor total del proyecto ni las fechas del horizonte del proyecto. El valor para diligenciar la información se sacó en base a la MGA ya que este documento no presenta errores y presenta toda la información del proyecto..

(33) 22. Ilustración 14. Metodología General Ajustada. Autor, 2019. Ilustración 15. Carta de presentación de programa o proyecto al BPPID. Autor, 2019. 4.2.Presupuestos de obra..

(34) 23 En esta revisión se corrobora que los presupuestos de obra tengan relación con las memorias de cantidades. Se revisan los documentos en físico y digitales para cerciorarse que estén presentes todas las actividades de los presupuestos impresas y las memorias de cantidades. Igualmente se cerciora que estén presentes los Análisis de Precios Unitarios APU de cada actividad en medio físico.. Ilustración 16. Documentos digitales del proyecto para revisión. Autor, 2019. A. Demolición Las cantidades no coinciden con el presupuesto. Se encuentra que la actividad de “desmonte ventanas (incluye cargue manual y transporte de escombros 5 km)” que corresponde al Ítem No. A10 en el presupuesto oficial de obra muestra una cantidad de 16 unidades, mientras que en la memoria de cantidades respectiva del ítem A10 se presenta una cantidad total de 25 unidades de Ventanas sala de ajedrez..

(35) 24. Ilustración 17. Documento digital del Presupuesto oficial de obra para revisión. Autor, 2019.

(36) 25. Ilustración 18. Documento digital de memoria de cálculo para revisión. Autor, 2019. B. Arquitectura Presenta problemas de imprenta, donde las memorias de cantidades no se encuentran impresas en el formato requerido de presentación para radicación como rotulo, firma y registro fotográfico. Estas falencias se presentan en: Ítem B1 al ítem B7 y nuevamente se presenta en los ítem B9 al B18. Se observa un problema aún mayor en el ítem B8 donde en las actividades de ítem No. B8.2 al ítem B8.11 las cantidades de las memorias no coinciden con las cantidades del presupuesto oficial. C. Urbanismo.

(37) 26 Ítem C2.1 e ítem C2.3 no presentan formato para firma de responsable. D. Hidráulico Ítem D1.1 No presenta memoria de cantidades impresa Ítem D2.1 No presenta memoria de cantidades impresa Ítem D3.1 y D3.2 No presentan memorias de cantidades impresas E. Sanitario Todo el formato de la actividad se encuentra por fuera de los requerimientos necesarios F. Pluvial Todo el formato de la actividad se encuentra por fuera de los requerimientos necesarios G. Red contra Incendios Ítem G1.1 No presenta memoria de cantidades impresa Ítem G.4 No presenta memoria de cantidades impresa de toda la actividad H. Eléctrico Esta actividad no presenta memoria de cantidades ni Análisis de Precios Unitarios en medio físico. I. Voz y datos Esta actividad no presenta memoria de cantidades ni Presupuesto Oficial en medio físico. J. Estudio de mercado Esta actividad no presenta memoria de cantidades, Análisis de Precios Unitarios ni Presupuesto Oficial en medio físico..

(38) 27. Todos los archivos que no se encuentran presentes de manera física son sacados de los documentos presentes en medio magnético e impresos para unir a las carpetas de presupuestos oficiales de todo los diseños. Estas carpetas contienen Presupuesto consolidado, Presupuestos oficiales de cada diseño y sus respectivos análisis de precios unitarios y memorias de cantidades.. Ilustración 19. Presupuesto en medio físico para revisión. Autor, 2019. Los ítems que presentan diferencias entre el presupuesto oficial de obra y las memorias de cantidades (ítem A10 – Demolición; e ítem No. B8.2 al ítem B8.11- Arquitectura) son marcados y resaltados dentro de las carpetas de Presupuestos igual que los archivos impresos nuevos que necesitan firma de diseñador y responsables..

(39) 28. Ilustración 20. Presupuesto en medio físico revisado con respectivas observaciones. Autor, 2019. 4.3.Diseños. La revisión de los diseños (cada diseño está presente en carpetas por separado) se realiza en la documentación en medio físico principalmente, verificando que cada carpeta contenga: -. Informe de diseño. -. Memorias. -. Anexos (si existen). -. Memorial de responsabilidad. -. Hoja de vida. -. Tarjeta profesional. Estas carpetas presentan toda la información requerida por diseño, es necesario acomodar en el mismo orden de la lista anterior de los documentos requeridos por cada diseño..

(40) 29 Se encuentra que, en los diseños de voz y datos, urbanismo, diseño estructural, señalética no presentan firma de los responsables del diseño. Estos diseños son enviados a sus responsables para que diligencien sus respectivas firmas. 4.4. Planos Todos los diseños deben presentar sus respectivos planos en medio físico. los planos se encuentran en medio magnético en su totalidad. 5. Folios Con la documentación completa se tiene en cuenta las consideraciones de la gestión documental para solicitar el registro del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID, como legajar de 200 hojas con gancho plástico con organización cronológica, sin separadores, estas foliadas son realizadas a lápiz en la parte superior derecha, cada paquete de folio es guardado en carpetas libres de ácidos. También se incorporan los planos los cuales se incorporan en fundas plásticas e individualmente se folian los CD con los planos en sobres de papel. Estos planos y CD´s no se folian con numeración, estos van al final de la carpeta de cada diseño. Estos folios incluyen los documentos de presupuestos, documentos de las carpetas de diseños anteriormente acomodadas y los planos respectivos en medio físico y magnético. 6. Registro del proyecto en el BPPID Una vez se realiza la revisión y verificar que la documentación cumple con los requerimientos para la solicitud de registro de programas y proyectos nuevos, definidos en el “Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID”, se hace entrega de los folios y la hoja de control documental a La jefe de la Oficina.

(41) 30 Asesora de Planeación de la Agencia para la Infraestructura del Meta AIM para que continúe el proceso del Registro del proyecto. 7. Elaboración y actualización de plantillas de las Fichas de Verificación Los nuevos proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del Sistema General de Regalías; por lo tanto, deben cumplir con requisitos específicos que permitan la viabilidad de los proyectos. Los requisitos se encuentran estipulados en los acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018, donde, el acuerdo 045 de 2017 aún están vigentes los requisitos sectoriales para la viabilización, por otra parte el acuerdo 052 de 2018 por medio del cual se ajusta el Acuerdo Único del Sistema General de Regalías (SGR, 2018) es el acuerdo vigente que contiene los requisitos generales para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR. Dado este ajuste se hace necesaria la creación de las listas de chequeo con formato actualizado para los nuevos proyectos. En base a los documentos en formato PDF de los acuerdos respectivos brindados por la agencia, se realiza el nuevo formato de las ficha de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR.

(42) 31. Ilustración 21. Nuevo formato de las ficha de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR. Autor, 2019. Ilustración 22. Nuevo formato de las ficha de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR. Autor, 2019.

(43) 32 Las fichas de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR se componen de: -. Acuerdo 52, Requisitos generales. -. Acuerdo de requisitos sectorial agricultura y desarrollo rural, anexo 5.. -. Acuerdo de requisitos sectorial ambiente y desarrollo sostenible, anexo 6.. -. Acuerdo de requisitos sectorial ciencia, tecnología e innovación, anexo 7.. -. Acuerdo de requisitos sectorial comercio, industria y turismo, anexo 8.. -. Acuerdo de requisitos sectorial cultura, anexo 9.. -. Acuerdo de requisitos sectorial defensa y policía, anexo 10.. -. Acuerdo de requisitos deporte y recreación, anexo 11.. -. Acuerdo de requisitos sectorial educación, anexo 12.. -. Acuerdo de requisitos sectorial fiscalía, anexo 13.. -. Acuerdo de requisitos sectorial inclusión social y reconciliación, anexo 14.. -. Acuerdo de requisitos sectorial justicia y del derecho, anexo 15.. -. Acuerdo de requisitos sectorial minas y energía, anexo 16.. -. Acuerdo de requisitos sectorial salud y protección social, anexo 17.. -. Acuerdo de requisitos sectorial tecnologías de la información y las comunicaciones, anexo 18.. -. Acuerdo de requisitos sectorial transporte, anexo 19.. -. Acuerdo de requisitos sectorial vivienda, ciudad y territorio, anexo 20.. -. Acuerdo de requisitos sectorial lineamiento de ciencia, tecnología e innovación sección 1, capitulo 3..

(44) 33 Estas fichas se evidencian en el anexo No. 4 Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018. 8. Elaboración de plantillas de certificados Los requisitos para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR exigen certificaciones en los requisitos generales como en los requisitos sectoriales, los cuales la Agencia para la Infraestructura del meta controla bajo la revisión de las lista de chequeo. Bajo esta circunstancia se hace necesaria la creación de las plantillas de las diferentes certificaciones exigidas en los requisitos generales como en el artículo 4.1.2.1.1. y en el artículo 4.1.2.1.3. ya que estos son los artículos del acuerdo No. 052 de 2018 que contienen certificaciones dentro de sus requisitos.. Ilustración 23. Plantillas de certificados acuerdo No. 052 de 2018. Autor, 2019. Igualmente se hace necesaria la creación de las plantillas de los certificados del Acuerdo No. 045 del 2017 de requisitos sectorial transporte, anexo 19. Este requisito sectorial es el más usado en la actualidad..

(45) 34. Ilustración 24. Plantillas de certificados acuerdo No. 045 de 2017. Autor, 2019. Pese a que la AIM no es la que emite todas las certificaciones, tener la plantilla agiliza la preparación de los documentos al momento de hacer las revisiones, ya que las que no estén presentes y hagan falta, serán enviadas las plantillas para que los debidos entes hagan la redacción y pronta devolución de la certificación completa para poder hacer las revisiones y observaciones de ser necesario. 9. Entrega de documentos y socialización En primera instancia se hace entrega la hoja de control documental para solicitar el registro del proyecto en el BPPID, diligenciada, junto a los documentos en físico proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” debidamente enumerados (folios). Esta documentación se hace entrega a la ingeniera Angela Castro, jefe de la oficina Asesora de planeación de la Agencia para la Infraestructura del Meta AIM. Tras la elaboración de las fichas de verificación de requisitos generales y sectoriales, para la viabilización de proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del SGR se hace entrega de los documentos en medio digital subiéndolos a la extensión directa con la.

(46) 35 oficina Asesora de planeación de la AIM. Las cuales se evidencian en el anexo No. 4 Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018.. Ilustración 25. Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018. Autor, 2019. Las plantillas de las certificaciones son entregadas en medio magnético subidas directamente a la extensión directa con la oficina Asesora de planeación de la AIM. Esta extensión es revisada principalmente por la jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la Agencia para la Infraestructura del Meta.. Ilustración 26. Plantillas de certificaciones digitales subidas a la extensión con la Oficina de planeación, Autor, 2019.

(47) 36 RECOMENDACIONES Para una mayor funcionalidad de los futuros practicantes en la Agencia para la Infraestructura del Meta, es de gran utilidad una inducción anticipada de las funciones que se van a desarrollar, así como una inducción de la instalación La asignación de un proyecto a una mayor cantidad de personas agiliza la revisión y disminuye el margen de error, evitando así revisiones futuras revisiones y trayendo retrasos en la entrega de los proyectos formulados. La Agencia para la Infraestructura del Meta AIM en su objeto de cooperar entre la entidad y la universidad mediante la práctica social, empresarial y solidaria de los estudiantes debería contar con una capacitación previa al inicio a los practicantes sobre sus labores y los que buscan lograr, ya que es importante que los estudiantes que desarrollan las prácticas tengan pleno conocimiento de las actividades a desarrollar para garantizar fluidez y resultados correctos que requiere la entidad. La AIM no cuenta con instalaciones apropiadas para el recibimiento de gran número de practicantes y esto produce poca eficiencia al momento de realizar las actividades correspondientes y atrasa de igual manera el cumplimiento de las horas laborales de la práctica, generando así, inconvenientes a ambas entidades. Si se realiza un control riguroso previo o durante la organización de la documentación de los proyectos se evita una posible pérdida de tiempo y demora en la radicación de los proyectos evitando así un doble trabajo al generar cambios organizacionales..

(48) 37 CONCLUSIONES Se realizó la revisión de presupuestos, cantidades de obra, especificaciones técnicas, precios unitarios del proyecto así como la revisión de diseños y sistema constructivo del proyecto que desarrolla la Agencia para la Infraestructura del Meta denominado “construcción del nuevo Coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio en el departamento del Meta” permitiendo al practicante conocer lo componentes internos de un proyecto y tener un acercamiento al proceso formulación y estructuración de proyectos en este caso del sector público. La revisión del proyecto “construcción del nuevo coliseo Álvaro Mesa Amaya en el municipio de Villavicencio departamento del Meta” se encontraron problemas de organización de la documentación, trayendo consigo la falta de presencia de documentación y requisitos para ser aprobado y financiado con los recursos del Sistema General de Regalías, con esto identificado permite una pronta solución a la formulación de la documentación. La estructuración adecuada de las fichas de verificación brinda a le entidad y a los profesionales tener un control sobre la estructuración y control de los proyectos evitando percances y teniendo una mejor organización interna..

(49) 38 REFERENCIAS AIM. (2017). AIM. AIM. (02 de 04 de 2019). Departamento Nacional de Planeación. Villavicencio. Departamento Nacional de Planeación. (2012-2017). Obtenido de https://www.sgr.gov.co/Proyectos/BancodeProyectos.aspx Gobernación del Meta. (2019). Obtenido de http://www.meta.gov.co/web/content/departamentoadministrativo-de-planeaci%C3%B3n-departamental Planeación, D. D. (2016). Acuerto 36. Regalías, C. R. (2018). SGR. SGR, C. R. (2018). Acuerdo número 52 de 2018..

(50) 39 ANEXOS 1. Convenio de prácticas con la entidad Documento entregado por la Agencia de Infraestructura del Meta donde manifiesta el vínculo referente al convenio entre la agencia y la institución Universidad Cooperativa de Colombia, igualmente manifiesta la asignación de las actividades a desarrollar. ..\OneDrive - Universidad Cooperativa de Colombia(1)\ANEXOS TRABAJO DE GRADO\Convenio con la entidad.pdf 2. Certificado de finalización de práctica Documento entregado por la Agencia de Infraestructura del Meta donde certifica el cumplimiento a satisfacción de las actividades suscritas al convenio con la entidad. ..\OneDrive - Universidad Cooperativa de Colombia(1)\ANEXOS TRABAJO DE GRADO\Cdo. de finalización de prácticas.pdf 3. Hoja de control documental del proyecto Plantilla que tabula la descripción tipo documental, con su debida fecha de expedición para llevar el control de todos los documentos que se definen en el "Manual de Procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental BPPID " ..\OneDrive - Universidad Cooperativa de Colombia(1)\ANEXOS TRABAJO DE GRADO\Hoja de control documental.docx 4. Plantilla de Ficha de Verificación según acuerdos 045 de 2017 y 052 de 2018 Estas plantillas permiten conocer los requisitos que debe cumplir un proyecto susceptible a ser financiado con los recursos del Sistema General de Regalías..

(51) 40 ..\OneDrive - Universidad Cooperativa de Colombia(1)\ANEXOS TRABAJO DE GRADO\Listas de chequeo Acuerdo 052.xlsx 5. Plantillas certificados SGR requisitos generales Se elaboraron las plantillas de los certificados requeridos en las fichas de verificación para la revisión de proyectos susceptibles a ser financiados con los recursos del Sistema General de Regalías. ..\OneDrive - Universidad Cooperativa de Colombia(1)\ANEXOS TRABAJO DE GRADO\CERTIFICADOS SGR plantillas.

(52)