AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY DE LA CIUDAD DE QUITO

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(1)CARRERA DE ANÁLISIS DE SISTEMAS. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO. Proyecto previo a la obtención del título de Tecnólogo en Análisis de Sistemas. Autor: Andrango Colcha Alex Giovanny. Tutor: Ing. Pablo Aguilera Morejón MSc.. Quito, Octubre 2015.

(2) i __________________________________________________________________________. APROBACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de tutor del trabajo sobre el tema:” AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO” presentado. por el ciudadano:. Andrango Colcha Alex Giovanny, estudiante de la escuela de Análisis de Sistemas, considero que dicho informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal de Grado, que el Honorable Consejo de Escuela designe, para su correspondiente estudio y calificación.. Quito, Octubre 2015.. _______________________ Ing. Pablo Aguilera TUTOR. _______________________ Ing. Adrian Nieto LECTOR. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(3) ii __________________________________________________________________________. DECLARATORIA Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, personal que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas, doctrinas resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad.. _______________________________________ Alex Giovanny Andrango Colcha CC 172580459-3. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(4) iii __________________________________________________________________________. CESIÓN DE DERECHOS Yo, Alex Giovanny Andrango Colcha alumno de la Escuela de Sistemas, libre y voluntariamente cedo los derechos de autor de mi investigación en favor del Instituto Tecnológico Superior “Cordillera”.. ___________________________________ CC 172580459-3. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(5) iv __________________________________________________________________________. CONTRATO DE CESIÓN SOBRE DERECHOS PROPIEDAD INTELECTUAL Comparecen a la celebración del presente contrato de cesión y transferencia de derechos de propiedad intelectual, por una parte, el estudiante Alex Giovanny Andrango Colcha, por sus propios y personales derechos, a quien en lo posterior se le denominará el “CEDENTE”; y, por otra parte, el INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CORDILLERA, representado por su Rector el Ingeniero Ernesto Flores Córdova, a quien en lo posterior se lo denominará el “CESIONARIO”. Los comparecientes son mayores de edad, domiciliados en esta ciudad de Quito Distrito Metropolitano, hábiles y capaces para contraer derechos y obligaciones, quienes acuerdan al tenor de las siguientes cláusulas: PRIMERA: ANTECEDENTE.- a) El Cedente dentro del pensum de estudio en la carrera de análisis de sistemas que imparte el Instituto Superior Tecnológico Cordillera, y con el objeto de obtener el título de Tecnólogo en Análisis de Sistemas, el estudiante participa en el proyecto de grado denominado “Automatización del proceso de pedidos y facturación electrónica de la empresa Zenay en la ciudad de Quito”, el cual incluye la creación y desarrollo del programa de ordenador o software, para lo cual ha implementado los conocimientos adquiridos en su calidad de alumno. b) Por iniciativa y responsabilidad del Instituto Superior Tecnológico Cordillera se desarrolla la creación del programa de ordenador, motivo por el cual se regula de forma clara la cesión de los derechos de autor que genera la obra literaria y que es producto del proyecto de grado, el mismo que culminado es de plena aplicación técnica, administrativa y de reproducción.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(6) v __________________________________________________________________________. SEGUNDA: CESIÓN Y TRANSFERENCIA.- Con el antecedente indicado, el Cedente libre y voluntariamente cede y transfiere de manera perpetua y gratuita todos los derechos patrimoniales del programa de ordenador descrito en la cláusula anterior a favor del Cesionario, sin reservarse para sí ningún privilegio especial (código fuente, código objeto, diagramas de flujo, planos, manuales de uso, etc.). El Cesionario podrá explotar el programa de ordenador por cualquier medio o procedimiento tal cual lo establece el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Intelectual, esto es, realizar, autorizar o prohibir, entre otros: a) La reproducción del programa de ordenador por cualquier forma o procedimiento; b) La comunicación pública del software; c) La distribución pública de ejemplares o copias, la comercialización, arrendamiento o alquiler del programa de ordenador; d) Cualquier transformación o modificación del programa de ordenador; e) La protección y registro en el IEPI el programa de ordenador a nombre del Cesionario; f) Ejercer la protección jurídica del programa de ordenador; g) Los demás derechos establecidos en la Ley de Propiedad Intelectual y otros cuerpos legales que normen sobre la cesión de derechos de autor y derechos patrimoniales. TERCERA: OBLIGACIÓN DEL CEDENTE.- El cedente no podrá transferir a ningún tercero los derechos que conforman la estructura, secuencia y organización del programa de ordenador que es objeto del presente contrato, como tampoco emplearlo o utilizarlo a título personal, ya que siempre se deberá guardar la exclusividad del programa de ordenador a favor del Cesionario. CUARTA: CUANTÍA.- La cesión objeto del presente contrato, se realiza a título gratuito y por ende el Cesionario ni sus administradores deben cancelar valor alguno o regalías por este contrato y por los derechos que se derivan del mismo.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(7) vi __________________________________________________________________________. QUINTA: PLAZO.- La vigencia del presente contrato es indefinida. SEXTA: DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA.- Las partes fijan como su domicilio la ciudad de Quito. Toda controversia o diferencia derivada de éste, será resuelta directamente entre las partes y, si esto no fuere factible, se solicitará la asistencia de un Mediador del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Quito. En el evento que el conflicto no fuere resuelto mediante este procedimiento, en el plazo de diez días calendario desde su inicio, pudiendo prorrogarse por mutuo acuerdo este plazo, las partes someterán sus controversias a la resolución de un árbitro, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley de Arbitraje y Mediación, al Reglamento del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de comercio de Quito, y a las siguientes normas: a) El árbitro será seleccionado conforme a lo establecido en la Ley de Arbitraje y Mediación; b) Las partes renuncian a la jurisdicción ordinaria, se obligan a acatar el laudo arbitral y se comprometen a no interponer ningún tipo de recurso en contra del laudo arbitral; c) Para la ejecución de medidas cautelares, el árbitro está facultado para solicitar el auxilio de los funcionarios públicos, judiciales, policiales y administrativos, sin que sea necesario recurrir a juez ordinario alguno; d) El procedimiento será confidencial y en derecho; e) El lugar de arbitraje serán las instalaciones del centro de arbitraje y mediación de la Cámara de Comercio de Quito; f) El idioma del arbitraje será el español; y, g) La reconvención, caso de haberla, seguirá los mismos procedimientos antes indicados para el juicio principal. SÉPTIMA: ACEPTACIÓN.- Las partes contratantes aceptan el contenido del presente contrato, por ser hecho en seguridad de sus respectivos intereses.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(8) vii __________________________________________________________________________. En aceptación firman a los 26 días del mes de Octubre del dos mil quince. f) ___________________. f) ___________________. C.C. Nº 1725804593. Instituto Superior Tecnológico Cordillera. CEDENTE. CESIONARIO. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(9) viii __________________________________________________________________________. AGRADECIMIENTO En primer lugar a Dios, que me protege y guía cada instante de mi vida. A mis amados padres por ser mi pilar fundamental de apoyo para conseguir este logro tan valioso en el trayecto de mi vida. A todos mis profesores que durante todo este proceso tuvieron la tarea de impartir sus conocimientos los cuales se verán reflejados en la culminación de mis estudios. A mi tutor el Ing. Pablo Aguilera, así como a mi lector el Ing. Jaime Padilla quienes fueron guía fundamental para culminar el proyecto de graduación con éxito.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(10) ix __________________________________________________________________________. DEDICATORIA Este logro se lo dedico a mi Dios, mi gran fortaleza A mis padres que son mi apoyo y mi fuerza para salir adelante A mis hermanos que son mi apoyo incondicional A mis sobrinas que son mi inspiración. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(11) x __________________________________________________________________________ ÍNDICE GENERAL Contenido. Página. Declaración de aprobación tutor y lector………………………….………….………….………………i Declaración de autoría del estudiante………………………………......………………..……………...ii Declaración de cesión de derechos a la institución…………………………….……...……..…………iii Agradecimiento…………...………………………………………………..…………………….…..viii Dedicatoria……………...…………………………………………………..………………………….ix Índice general……...……………...……………………………………………………………..….…..x Índice de tablas…………………………...……………………………………...................................xiii Índice de figuras……..………………………………..…………………...……………………….….xv Resumen ejecutivo………………………………………………...………..……………………..…xvii Abstract……….………..…………………………………………………..............................…..…xviii Introducción………………………………...…………………………………...................................xix Capítulo I: Antecedentes………………….……………...…………………………………………..…1 1.01. Contexto…………………………………………………………………............................…….1 1.02 Justificación………………………………………………………………..……………………...2 1.03 Definición del Problema Central……………………………………………..............................…3 Capitulo II: Análisis de Involucrados…………………………………………...............................……5 2.01. Requerimientos…………………………………………………………………...…………...….5 2.01.1 Descripción del Sistema Actual………………………………………...………………………..5 2.01.2 Visión y Alcance………………………………………………………..............................…….5 2.01.3 Entrevistas…………………………………………………………...…..............................……8 2.01.4 Matriz de Requerimientos………………………………………….……..............................…10 2.01.5 Descripción Detallada……………………………………………………………………….…11 2.02. Mapeo de Involucrados……………………………………………………………………….…15 2.03. Matriz de Involucrados……………………………………………………..............................…16 Capítulo III: Problemas y objetivos…………….………………………………...............................…17 3.01. Árbol de problemas…………………………………………………...…………………………17 3.01.1 Análisis árbol de problemas…………………………………………...…………………….….17 _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(12) xi __________________________________________________________________________ 3.02 Árbol de objetivos………………………………………………………..............................……18 3.02.1 Análisis del árbol de objetivos…………………………………………………………….……18 3.03 Diagramas de casos de uso…………………………………………………………………..……19 3.04 Casos de uso de realización………………………………………………..……………………...21 3.05 Diagramas de secuencia del sistema………………………………………...............................…26 3.06 Especificación de los casos de uso………………………………………………………….…….29 Capitulo IV: Análisis y Alternativas…………………………………………...............................……32 4.01. Matriz de análisis de alternativas…………………………………………...............................…32 4.02 Matriz de impactos de objetivos……………………………………………………………….…33 4.03 Estándares para el diseño de clases…………………………………………………………….…34 4.04 Diagrama de clases…………………………………………………………………………….…36 4.05 Modelo lógico - físico……………………………………….………………………………....…36 4.06 Diagrama de componentes……………………………………………………………………..…37 4.06.01 Capa de acceso a datos…………………………………………………...............................…37 4.06.02 Capa lógica del negocio…………………………………………………………………….…37 4.07 Diagramas de estrategias…………….………………………...………...............................…….38 4.08 Matriz de marco lógico…………………………………………………………………………...39 4.09 Vistas arquitectónicas…………………………………………………….....................................41 4.01.01 Vista lógica……………………………………………………………................................…41 4.01.02 Vista física……………………………………………………………...……………………..41 4.01.03 Vista de desarrollo……………………………………………………….................................42 4.01.04 Vista de procesos……………………………………………………….……………………..42 Capítulo V: Propuesta……………………………..……………………………..............................…43 5.01 Especificación de estándares de programación…………………………...……………………....43 5.02 Diseño de interfaz de usuario………………………………………………..................................44 5.03 Especificación de pruebas de unidad…………………………………………………………..…49 5.04 Especificación de pruebas de aceptación…………………………………………………………51 5.05 Especificación de pruebas de carga…………………………………………………………….…54 5.06 Configuración del ambiente mínima/ideal……………………………………………………..…55 _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(13) xii __________________________________________________________________________ 5.06.01 Equipos...………..………………………………………………………………………….…55 Capítulo VI: Aspectos Administrativos…………………………………………..............................…56 6.01 Recursos…………….……………………………………………………………………………56 6.01.01 Recursos humanos…………………………………………………………………………….56 6.01.02 Recurso material……………………..………………………………………………………..56 6.01.03 Recuso tecnológico……………………………………………………………………………57 6.02 Presupuesto………………………………………………………………………………………57 6.03 Cronograma………………………………………………………………………………………57 Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones………………………………...............................…59 7.01 Conclusiones…………….………………………………………………………………...…..…59 7.02 Recomendaciones……………………………………………………………...............................59 Anexos…………………….…………………………………………………...……………………...61 Anexo A.01……..…………………………………...….……………………………………….….…62 Anexo A.02…..…………………….…………………………………...……………………………..63 Insumos para capacitaciones del personal……………………………………………………….…….63 Anexo A.03…..……………..…………………………………………………………………....……64 Control de asistencia a las capacitaciones………………………………………………………….…..64 Anexo A.04…..………………………………………………………………………………………..65 Cronograma de actividades para capacitación…………………………………………………………65 Anexo A.05…..……………………………………………………………...………………………...66 Anexo A.6…………………………………………………………………...……………………...…66 MANUALES………………………………………………………………………………………….69 Bibliografía………………………………………………………………..............................………122. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(14) xiii __________________________________________________________________________ ÍNDICE DE TABLAS Contenido. Página. Tabla 1 Matriz de fuerzas……...………..……………………………………………………………....4 Tabla 2 Entrevistas..………………..….…………………..………………………………………...….8 Tabla 3 Matriz de requerimientos………………………...………………..…………………….…….10 Tabla 4 Detalle de requerimiento RF 001……………………………………………………………..11 Tabla 5 Detalle de requerimiento RF 002…………...…………………………………………..…..…12 Tabla 6 Detalle de requerimiento NRF 001……………………………………………………..……..13 Tabla 7 Detalle de requerimiento NRF 002……...……………………………………………..……..14 Tabla 8 Matriz de involucrados……………………………..……………………………………..…..16 Tabla 9 Caso de uso de realización. Proceso de gestión del pedido ………………………………...….22 Tabla 10 Caso de uso de realización. Ingreso al sistema….…………………..…………………..……23 Tabla 11 Caso de uso de realización. Selección de productos para el pedido……………………..……24 Tabla 12 Caso de uso de realización. Entrega del pedido………………………..……………..………25 Tabla 13 Caso de uso de realización. Generar y enviar la factura…….…………………….………......26 Tabla 14 Especificación de casos de uso. Generación de usuario al sistema……………...……..……..29 Tabla 15 Especificación de casos de uso. Ingreso al sistema …………………………………..………29 Tabla 16 Especificación de casos de uso. Selección de productos……………………………..………30 Tabla 17 Especificación de casos de uso. Actualización del stock de productos…..….……………..…30 Tabla 18 Especificación de casos de uso. Recepción de pedido……………………………………......31 Tabla 19 Matriz de análisis de alternativas………...……………………………………………..……32 Tabla 20 Matriz de impactos de objetivos……………………….………………………………..……33 Tabla 21 Matriz de marco lógico……………………………………..………………………………..40 Tabla 22 Estándares…………………..……………………………………………………………......43 Tabla 23 Nombres de las clases………………………………………………………………………..43 Tabla 24 Nombres de funciones y procedimientos………...………………..............................………44 Tabla 25 Nombres de variables………………………………………………..............................……44 Tabla 26 Especificación de pruebas de unidad PRU001…….…...……...……………………………..49 Tabla 27 Especificación de pruebas de unidad PRU002.………………………………,,,,,,.,,,..............50 _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(15) xiv __________________________________________________________________________ Tabla 28 Especificación de pruebas de unidad PRU 003 ………………………………………….…..50 Tabla 29 Especificación de pruebas de unidad PRU 004 …………………………………….…….….50 Tabla 30 Especificación de pruebas de unidad PRU 005 ………………………………………….…..51 Tabla 31 Especificación de pruebas de unidad PRU 006 ……………………………………….….….51 Tabla 32 Especificación de pruebas de aceptación PRBA 001…………………….....………………..52 Tabla 33 Especificación de pruebas de aceptación PRBA 002 …………………………………..….....52 Tabla 34 Especificación de pruebas de aceptación PRBA 003 ………………………………….….….53 Tabla 35 Especificación de pruebas de aceptación PRBA 004 ………………………………….……..53 Tabla 36 Especificación de pruebas de aceptación PRBA 005 ……………………………………..….54 Tabla 37 Especificación de pruebas de carga PC 001……...…………………………………………..54 Tabla 38 Especificación de pruebas de carga PC 002 ……………………………………...…………..55 Tabla 39 Presupuesto…………………………………………………………………………………..57 Tabla 40 Estándares de clases……………………………………...……………..............................…62. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(16) xv __________________________________________________________________________ ÍNDICE DE FIGURAS Contenido. Página. Figura 1. Mapeo de involucrados….……………………………………………………………..…....15 Figura 2. Árbol de problemas…..…………………………………………………………………...…17 Figura 3. Árbol de objetivos…………………………………………………………………………...18 Figura 4. Diagrama de casos de uso………………………………………………………………..…..19 Figura 5. Caso de uso del administrador……………………………………………………………….20 Figura 6. Caso de uso del administrador………………………………………………………….……20 Figura 7. Caso de uso del cliente……………………………………………………………………….21 Figura 8. Muestra la realización del pedido………………………………………………………..…..21 Figura 9. Muestra el proceso de agregar productos al pedido…………………......................................22 Figura 10. Muestra el control del pedido...………………………………………………..…...………23 Figura 11. Muestra el proceso de entrega del pedido….……..………………………………….……..24 Figura 12. Entrega de la factura.……………………..…………………………………………….…..25 Figura 13. Diagrama de secuencia. Ingreso al sistema.……..……………………………………….....26 Figura 14. Diagrama de secuencia. Ingreso al sistema por el cliente…………..……………………….27 Figura 15. Diagrama de secuencia. Selección de productos.…………..…………………………….…27 Figura 16. Diagrama de secuencia. Actualización del stock.…….……………………………….……28 Figura 17. Diagrama de secuencia. Recepción del pedido y entrega de la factura.……….……….....…28 Figura 18. Formato de diseño de clases...………………………..…………………………………….34 Figura 19. Estándar para los atributos……………………………………………….……………...….35 Figura 20. Estándar de métodos………………………..…………...…………………………….……35 Figura 21. Diagrama de clases...……………………………………………………………………….36 Figura 22. Modelo lógico - físico……………………………………...……………………………….36 Figura 23. Diagrama de componentes...………………………………………………………….……37 Figura 24. Capa lógica………………………………………………...…………………………….…37 Figura 25. Diagrama de estrategias…………………..………..…………………………………….....38 Figura 26. Vista lógica.…………….…….………………………………………………………...…..41 Figura 27. Vista física………………………………………...…………………………………….….41 _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(17) xvi __________________________________________________________________________ Figura 28. Vista de desarrollo…………………………….……………………………………..……..42 Figura 29. Vista de procesos……………..………………………………………………………...…..42 Figura 30. Interfaz de acceso al sistema…………………………….………………………….………44 Figura 31. Interfaz de administrador……..…………………………………………………….………45 Figura 32. Interfaz para crear un cliente…….……...……………………………………………….….45 Figura 33. Usuarios creados en el sistema……...…..………………………………………………….46 Figura 34. Creación de productos…………………………..……………………………………...…..46 Figura 35. Productos creados en el sistema…………...………………………………………………..47 Figura 36. Pedidos en el sistema…………………………………………………………………….…47 Figura 37. Actualización de stock de productos…………..………………………...……………….....48 Figura 38. Productos disponibles para el pedidos……………………………………………………...48 Figura 39. Productos agregados al pedido……...………………………………………………..…….49 Figura 40. Cronograma de actividades…………………………………………………………..…….58. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(18) xvii __________________________________________________________________________. RESUMEN EJECUTIVO La empresa Zenay es una microempresa que se encarga de la venta de suministros de bazar y papelería para las escuelas, colegios y también implementos para las oficinas. Los beneficios que ofrece esta microempresa son múltiples, permitiendo a los moradores del sector el inca abastecerse de útiles escolares de forma rápida sin necesidad de acudir a otros lugares que ofrecen los mismos servicios. A lo largo de los años ha ido adquiriendo nuevos clientes que no viven cerca del lugar de funcionamiento de la empresa por lo que los pedidos de dichos clientes se lo ha estado recibiendo a través de llamadas telefónicas. Es por esta razón que se vio en la necesidad de realizar un sistema a través del cual dichos clientes puedan realizar sus pedidos a través de la web, de esta forma mejorando la atención a los nuevos y actuales clientes. El presente proyecto tiene como finalidad dar la posibilidad al cliente de que pueda realizar sus pedidos a través de la web mediante una interfaz confiable, así como la entrega de la facturación electrónica por los pedidos realizados. También cuenta con la creación de nuevos productos, la creación de nuevas categorías y estas agrupadas a su vez en subcategorías, con su respectiva validación de datos y sus respetivos reportes.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(19) xviii __________________________________________________________________________. ABSTRACT Zenay Company is small business that is responsible for selling bazaar supplies and stationery for schools, colleges and offices implements. The benefits of this are multiple micro, allowing the habitants of the area to stock up on school supplies Inca quickly without having to go to other places that offer the same services. Over the years it has gained new customers who do not live near the site of operation of the company so that customer orders it has been receiving through telephone calls. It is for this reason that he was on the need for a system through which such customers to place orders via the web, thus improving attention to new and existing customers. This project aims to give the customer the possibility that it may place orders through the web using a reliable interface and delivery of electronic invoicing for orders placed. There is also the creation of new products, creating new categories and these in turn grouped into subcategories, with their respective data validation and their respective reports.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(20) xix __________________________________________________________________________. INTRODUCCIÓN El presente proyecto contempla el desarrollo de una aplicación web para la empresa Zenay, ubicada en la ciudad de Quito, ayudando al mejoramiento de la toma de pedidos por parte del departamento de ventas, mejorando tiempos de respuesta a los pedidos realizados por parte de los clientes, de esta forma optimizando manejo de tiempos tanto para el personal como para el cliente de la empresa. Los pedidos se vuelve muy relevante porque es una micro empresa que recién está ingresando al mercado para convertirse en una empresa competitiva, por eso se opta por la implementación de pedidos a través de la web, el resultado se dará a notar por el mejor servicio que se puede ofrecer al cliente, el cual es primordial dentro del crecimiento empresarial, pero el beneficio real está en la utilización de aplicaciones con nuevas tendencias tecnológicas que ayuden tanto al departamento de ventas como a las demás áreas, porque el sustento económico de la empresa son las ventas. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(21) 1 __________________________________________________________________________. CAPÍTULO I: Antecedentes 1.01. Contexto La utilización de nuevas tecnologías cada día se ha vuelto más indispensable y por esta razón el desarrollo de estas tecnologías han ido evolucionando, por eso la utilización de aplicaciones orientadas a la web se ha tornado indispensables dentro de una empresa. Una realidad hoy en día es que toda empresa que quiera ver un crecimiento no solo económico sino a nivel competitivo opta en la utilización de aplicaciones desarrolladas de acuerdo a su necesidad. Es así como podemos citar un claro ejemplo la implementación de la facturación electrónica se la ha venido planteando desde hace varios años en la administración tributaria. El objetivo de este proyecto es dar el un claro beneficio a la micro empresa donde se llevara a cabo su implementación. Disminuyendo los costos tributarios para de esta forma agilizar de mejor manera su información. El objetivo de este proyecto es automatizar el proceso de los pedidos y la facturación electrónica que ayudara a ofrecer un mejor servicio a los clientes. El proyecto es el desarrollo de una aplicación web que permita automatizar el proceso de pedidos de los diferentes productos, así como generar la facturación electrónica, disminuyendo errores en la recepción de pedidos y la integración de datos con el actual sistema de inventarios que tienen implementado.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(22) 2 __________________________________________________________________________. 1.02. Justificación Casi la mayoría de los casos los sistemas automatizados de preparación de pedidos se utilizan en la industria farmacéutica, cosmética y otras, pero son también de especial interés para otros sectores. Donde las ventajas que un sistema de pedidos puede brindar son varias dentro de las cuales tenemos: . Crecimiento en la productividad de la empresa.. . Disminuir errores en la preparación de pedidos, ya que no se realiza de forma manual.. . Manejo adecuado en cantidades extensas.. . Integración con otros sistemas que se manejen dentro de la empresa.. En cambio los beneficios que aportará la facturación electrónica son los siguientes: . Aporta en el cuidado del medio ambiente: Al no requerir factura impresa.. . Mayor confiabilidad y seguridad de que la factura es única, inalterable, válida y confiable para efectos de deducción de impuestos.. . Permite archivar las facturas en dispositivos electrónicos, eliminando los riesgos de facturas extraviadas o traspapeladas.. . Libera espacios físicos destinados al archivo de sus documentos.. La factura electrónica también tiene algunas desventajas, por lo que muchas empresas lo ven complicado y no quieren ajustarse a este cambio entre las desventajas tenemos: . El SRI rechaza automáticamente a las facturas que están mal emitida, para que estas sean corregidas lo cual implica que ya no tengan. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(23) 3 __________________________________________________________________________. la misma fecha de emisión llegando esto a perjudicar a las empresas en el cobro de intereses, de igual forma perjudica a la contabilidad y a los inventarios de la misma además a esto las facturas son enviadas a la empresa matriz y esta se encargara de enviar a la sucursal que haya cometido el error, lo cual implica tiempo perdido. . La factura electrónica podrá ser emitida únicamente para clientes que tengan correo electrónico.. . Si la empresa que emite este tipo de factura se encuentra en mora o con algún pago pendiente con el SRI de manera inmediata rechaza la autorización de emisión de la factura.. 1.03. Definición del Problema Central Al ser una empresa en desarrollo, el principal problema es que no cuenta con un sistema de pedidos automatizado, ya que este proceso se lo realiza de una forma no automatizada. Y este inconveniente hace difícil y a su vez más lento la entrega de pedidos a los clientes, provocando demora en la preparación y entrega de pedidos realizados. Otra de la problemática es que aunque cuenta con sistema de facturación e inventarios, este ya es obsoleto y el hecho de implementar un sistema de pedidos implica que tanto la facturación y los pedidos sean orientados a la web. De esta forma automatizando el proceso de pedidos así como el proceso de facturación electrónica que estará implementada de acuerdo a las normas que rige el SRI.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(24) 4 __________________________________________________________________________. Tabla 1 Matriz de Fuerzas T MATRIZ DE FUERZAS Situación Empeorada. Situación Actual. Situación Mejorada. Pérdidas económicas por falta de un sistema de pedidos automatizado y utilización de un sistema de facturación que está obsoleto. Datos erróneos al procesar los pedidos.. Demora en el proceso de toma de pedidos realizados por parte de los clientes y la entrega de facturas a los mismos.. Automatización del proceso de pedidos para los clientes y la generación de facturas electrónicas.. Primero verifican la existencia y luego proceden a la preparación para el despacho de pedidos. En la entrega de facturas todavía no cuentan con la facturación electrónica.. Fuerzas Impulsadoras. I. PC. I. PC. Permitir que los clientes sean encargados de generar sus propios pedidos. Igual con las facturas, realizando la entrega de las mismas al email de cada cliente por los respetivos pedidos realizados. Fuerzas Bloqueadoras. El financiamiento del proyecto lo hará un estudiante como parte de su proyecto de tesis.. 2. 4. 4. 2. Falta de recursos económicos.. Capacitación sobre los beneficios al utilizar un sistema de pedidos y facturación electrónica automatizada. Utilización de recursos tecnológicos.. 3. 4. 4. 2. Ignorar los beneficios de utilizar un sistema de pedidos y la emisión de facturas electrónicas.. 3. 4. 3. 2. Desconocimiento en la utilización de la tecnología.. Crecimiento empresarial. 3. 4. 3. 2. Falta de visión empresarial.. Información confiable. 2. 4. 4. 2. Información no actualizada y por ende no confiable.. Planes estratégicos. 2. 3. 3. 2. No están establecidos parámetros para iniciarse un plan estratégico.. Actualización de programas a ser utilizados.. 2. 4. 3. 2. Programas obsoletos, disminuyendo el rendimiento de los mismos.. Nota: PC=Potencial de cambio, I=Intensidad.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(25) 5 __________________________________________________________________________. CAPÍTULO II: Análisis de Involucrados 2.01. Requerimientos 2.01.1. Descripción del Sistema Actual Actualmente el proceso de pedidos por parte de los clientes se lo realiza a través de llamadas telefónicas, por ende les toma más tiempo de lo establecido tanto a los clientes que realizan el pedido como a las personas encargadas de atención al cliente. En lo referente al proceso de facturación, primero se debe confirmar el pedido con el cliente, el pago del mismo para luego emitir la factura y llamar al cliente para que se acerque o en su debido caso enviar las facturas con nuestro personal, generando un gasto adicional para la empresa, por el hecho de pagar un mensajero para la entrega de las facturas. 2.01.2 Visión y Alcance Teniendo en cuenta la descripción actual del proceso de pedidos que es vía telefónica, se vio en la necesidad de automatizar este proceso, donde el sistema de pedidos se encargara de ofrecer a los posibles clientes una forma más ágil y eficaz de realizar pedidos de los diferentes productos que posee la empresa. De esta forma disminuyendo el tiempo que se demora tanto en la toma de pedidos como en el despacho de dichos pedidos. Y obviamente contar con información confiable y actualizada de los productos que posee la empresa. Referente a la facturación electrónica este proceso también se automatizara ya que al momento de procesar, enviar el pedido y verificar el pago del mismo se le enviara un pdf de la factura a la cuenta de correo registrada por el cliente al realizar el pedido.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(26) 6 __________________________________________________________________________. El alcance del proyecto será exclusivamente la toma de pedidos y la generación de la factura electrónica a los clientes, ya que el proceso que corresponde a los inventarios se seguirá manteniendo con el actual sistema que posee la empresa. Del cual se generara un archivo con el stock de los productos, mediante el cual se procederá a realizar la actualización del stock de productos de forma masiva en el sistema que se va a implementar. El alcance del sistema a desarrollarse contemplara lo siguiente: . Creación de usuarios, pueden ser de tipo cliente o administrador.. . Los pedidos serán únicamente generados por parte del cliente desde el Frontend de la aplicación.. . La generación de reportes de usuarios, clientes, pedidos.. . La generación y el envío de la factura electrónica al cliente previa confirmación del pedido desde la administración del sistema.. . Creación, actualización y eliminación de productos.. . Creación, actualización y eliminación de categorías.. . Creación, actualización y eliminación de las subcategorías que tiene cada categoría.. . Los pedidos serán únicamente contemplados dentro del Ecuador con sus respectivas ciudades. Porque actualmente no se establece políticas en la empresa para el envío de pedidos fuera del país.. . En el módulo de facturación se implementará lo siguiente: se generara el pdf de la factura por el pedido realizado, así como la generación del XML el cual puede ser utilizado por el SRI para su respectiva validación, estos dos documentos serán enviados al correo del cliente en el momento en que se. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(27) 7 __________________________________________________________________________. confirme el pago del pedido desde la administración del sistema por parte del administrador. Dentro de las limitaciones que se establecen para el sistema, están contemplados los siguientes puntos y cada de uno de ellos está establecido por petición propia de la empresa. Tomando como justificación la falta de creación de políticas en la empresa para este tipo de requerimientos. . No se maneja la parte de descuentos en los pedidos.. . Los pedidos únicamente serán enviados dentro del estado Ecuatoriano.. . No se contempla devoluciones, es por esta razón que el cliente es quien realiza el pedido, aceptando dichos términos y condiciones al realizar el pedido.. . En lo referente a la facturación electrónica no se contempla anulaciones, este proceso se lleva a cabo con el SRI.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(28) 8 __________________________________________________________________________. 2.01.3 Entrevistas Tabla 2 Diseño de Entrevistas ENTREVISTA Identificador: Ventas PREGUNTAS. ¿Cómo realizan pedidos sus clientes?. OBJETIVOS Automatizar el proceso de pedidos. Agilizar la recepción y entrega de pedidos a los clientes. La entrega de la factura electrónica a los clientes.. ANÁLISIS POSTERIOR Actualmente este proceso se lo realiza a través de vía telefónica, lo cual produce pérdida de tiempo tanto para el cliente como para la persona de servicio al cliente. Hay diferentes usuarios que interviene en el proceso de pedidos, por ende hay equivocaciones pero no se puede determinar quién los cometió.. ¿Quiere manejar usuarios con diferentes roles?. Controlar el ingreso de usuarios al sistema por medio de roles.. ¿En qué ayuda que se implemente un sistema de pedidos?. Agilizar el proceso de pedidos por parte de los clientes. Dar un mejor servicio a clientes que no se encuentran cerca de un local de la empresa.. Hay clientes que no se encuentran cerca del local, por esta razón los pedidos lo realizan vía telefónica.. Generar reportes de pedidos emitidos. Generar reportes periódicos de ingresos económicos a la empresa.. Se busca llevar un adecuado control de los pedidos realizados y el ingreso monetario que produce estos pedidos a la empresa.. Eficiencia en la entrega de facturas a los clientes. Evitar demora en la entrega de facturas ya que serán enviadas a los correos electrónicos de los clientes. Estar actualizado en las solicitudes por parte del SRI.. Actualmente el sistema de facturación no es electrónico ni orientado a la web, por ende este sistema es un limitante para disponer de un sistema de pedidos a través de la web.. ¿Necesita generación de reportes?. ¿Qué tan beneficioso es la facturación electrónica?. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(29) 9 __________________________________________________________________________. ENTREVISTA Identificador: Cliente PREGUNTAS. ¿Cómo realizan pedidos a la empresa?. ¿Cómo recibe las facturas?. ¿Cuál es el beneficio la implementación del sistema de pedidos?. OBJETIVOS Automatizar el proceso de pedidos. Agilizar la recepción y entrega de pedidos a los clientes.. ANÁLISIS POSTERIOR El cliente se comunica vía telefónica con ventas para realizar un pedido.. Automatizar la entrega de la factura electrónica a los clientes.. Las facturas son entregadas por el personal de la empresa o en su debido caso solicitan para que retiren desde sus oficinas.. Agilizar el proceso de pedidos por parte de los clientes. Dar un mejor servicio a clientes que no se encuentran cerca del local de la empresa.. Hay clientes que no se encuentran cerca del local, por esta razón los pedidos lo realizan vía telefónica.. Nota: Descripción detallada de la entrevista realizada para el levantamiento de requerimientos.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(30) 10 __________________________________________________________________________. 2.01.4 Matriz de Requerimientos Tabla 3 Matriz de Requerimientos MATRIZ DE REQUERIMIENTOS Usuarios Identificador. Descripción. Fuente. Prioridad. Tipo. Estado Involucrados. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. RF 001. RF 002. NRF 001. NRF 002. Implementar un sistema de pedidos. Administrador Gerente. Alta. Sistema. Revisión Cliente. Implementar Sistema el envío de Contable Alta Revisión facturación Usuario electrónica a los clientes. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Necesita diferentes usuarios con sus respectivos roles. Generación de reportes. Cliente Contabilidad. Administrador Gerente. Alta. Sistema. Revisión Cliente. Sistema Gerente. Media. Revisión. Gerente. Usuario Nota: Se detalla la matriz requerimientos, donde consta los funcionales y los no funcionales para el desarrollo del sistema.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

(31) 11 __________________________________________________________________________. 2.01.5 Descripción Detallada Tabla 4 Detalle de Requerimientos RF_001 Implantación de sistema pedido.. Estado. Implementar. Creado por. Alex Andrango. Actualizado por. Alex Andrango. Fecha de Creación. 10-09-2015. Fecha Actualización. 10-09-2015. Identificador. RF_ 001. Prioridad. Critico. Dato de ingreso. Funcionales Tipo de Requerimiento Productos de pedidos solicitados por los clientes.. Descripción. Realizar la respectiva confirmación del stock de productos.. Dato de Salida. Confirmar la entrega del pedido al cliente en la fecha establecida.. Resultados Esperados. Agilidad en la entrega de los pedidos a los clientes.. Origen. Empleado, Gerente. Dirigido a. Administrador, Clientes, Ventas, Contabilidad. Prioridad. 5. Requerimientos Asociados ESPECIFICACIÓN. Ninguno. Precondiciones. Tener información clasificada y confiable para subir al sistema.. Poscondiciones. Una vez implementado el sistema ver el óptimo funcionamiento.. Criterios de Aceptación. Que todos los beneficios se cumplan con lo establecido.. Nota: Muestra el detalle del requerimiento funcional. De acuerdo al orden de requerimientos funcionales encontrados.. _______________________________________________________________________________________________________________________________________. AUTOMATIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEDIANTE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA EMPRESA ZENAY EN LA CIUDAD DE QUITO.

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