Cómo lograr que su
negocio trabaje sin
Usted
Octavio Landa H.
Cómo lograr que los empleados hagan lo que tienen que hacer, con calidad, excelencia y actitud. Inclusive que se sientan mal si no lo realizan bien.
Cómo lograr que su
negocio trabaje sin
Octavio Landa H.
Cómo lograr que los empleados hagan lo que tienen que hacer, con calidad, excelencia y actitud. Inclusive
mal si no lo realizan bien.
Cómo lograr que su
negocio trabaje sin
Cómo lograr que los empleados hagan lo que tienen que hacer, con calidad, excelencia y actitud. Inclusive
COMO LOGRAR QUE SU NEGOCIO TRABAJE SIN USTED Lic. Octavio Landa Hernández
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra Por cualquier medio, sin autorización escrita del autor. DERECHOS RESERVADOS
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CONTENIDO
CAPITULO
INTRODUCCIÓN
I EL PAPEL DEL DUEÑO
Crear los sistemas y procedimientos Crear la cultura
Organizarse
La orientación a las ventas
II PAPEL DEL EMPLEADO
Deben estar capacitados entrenados
Deben auto
Deben estar culturizados
III PONER A FUNCIONAR EL SISTEMA
Crear una
Crear un sistema de control Supervisar
IV UN PROBLEMA A RESOLVER
CONTENIDO
TEMA
INTRODUCCIÓN
EL PAPEL DEL DUEÑO
Crear los sistemas y procedimientos Crear la cultura
Organizarse – Delegar La orientación a las ventas PAPEL DEL EMPLEADO Deben estar capacitados – entrenados
Deben auto-controlarse Deben estar culturizados
PONER A FUNCIONAR EL SISTEMA Crear una cultura
Crear un sistema de control Supervisar
UN PROBLEMA A RESOLVER
PAGINA
5 7
Crear los sistemas y procedimientos 14
28 31 37 41 43 48 59
PONER A FUNCIONAR EL SISTEMA 69
72 77 85 91
INTRODUCCIÓN
En una ocasión un cliente que asesoraba en la apertura de un nuevo negocio, me hizo una pregunta: ¿Puede una empresa trabajar sin la intervención del dueño? ¿Que los empleados trabajen solos?
Mi contestación fue esta: “Los mejores negocios, son aquellos donde, se trabaja con dinero de otros y con el tiempo de otros; esto es, donde uno no trabaja y donde uno no pone el dinero”. Parece una utopía, pero no lo es, ¿Es difícil hacerlo? Tampoco lo es, pero tampoco es una solución mágica, sin embargo este empresa
imposible”, y me lo quería confirmar con un dicho popular: “A ojo del amo, engorda el caballo”. Por increíble que se crea, sí se puede, y solo requiere, de una fuerte dosis de disciplina y perseverancia; cualidades que si ust
Antes que nada debemos entender claramente, que lo que vamos a ver a continuación no tiene nada de raro y no es ninguna receta secreta, es solamente un método donde se utiliza el sentido común (que muchos dicen que es el m
sentidos). El éxito verdadero estará basado en el desarrollo de uno mismo, del desarrollo del dueño
INTRODUCCIÓN
En una ocasión un cliente que asesoraba en la apertura de un nuevo negocio, me hizo una pregunta: ¿Puede una empresa trabajar sin la intervención del dueño? ¿Que los empleados trabajen solos?
Mi contestación fue esta: “Los mejores negocios, onde, se trabaja con dinero de otros y con el tiempo de otros; esto es, donde uno no trabaja y donde uno no pone el dinero”. Parece una utopía, pero no lo es, ¿Es difícil hacerlo? Tampoco lo es, pero tampoco es una solución mágica, sin embargo este empresario me refutaba diciendo: “Es imposible”, y me lo quería confirmar con un dicho popular: “A ojo del amo, engorda el caballo”. Por increíble que se crea, sí se puede, y solo requiere, de una fuerte dosis de disciplina y perseverancia; cualidades que si usted tiene, lo llevarán a lograrlo. Antes que nada debemos entender claramente, que lo que vamos a ver a continuación no tiene nada de raro y no es ninguna receta secreta, es solamente un método donde se utiliza el sentido común (que muchos dicen que es el menos común de los sentidos). El éxito verdadero estará basado en el desarrollo de uno mismo, del desarrollo del dueño En una ocasión un cliente que asesoraba en la apertura de un nuevo negocio, me hizo una pregunta: ¿Puede una empresa trabajar sin la intervención del dueño? ¿Que los empleados
Mi contestación fue esta: “Los mejores negocios, onde, se trabaja con dinero de otros y con el tiempo de otros; esto es, donde uno no trabaja y donde uno no pone el dinero”. Parece una utopía, pero no lo es, ¿Es difícil hacerlo? Tampoco lo es, pero tampoco es una solución mágica, sin rio me refutaba diciendo: “Es imposible”, y me lo quería confirmar con un dicho popular: “A ojo del amo, engorda el caballo”. Por increíble que se crea, sí se puede, y solo requiere, de una fuerte dosis de disciplina y perseverancia;
ed tiene, lo llevarán a lograrlo. Antes que nada debemos entender claramente, que lo que vamos a ver a continuación no tiene nada de raro y no es ninguna receta secreta, es solamente un método donde se utiliza el sentido común (que enos común de los sentidos). El éxito verdadero estará basado en el desarrollo de uno mismo, del desarrollo del dueño
de la empresa. Para poder lograr lo que aquí proponemos usted debe tener realmente un fuerte deseo de llevarlo a cabo.
Debe tener una plena confianza en el sistema para conseguirlo, usted debe tener fe en sí mismo y en estos métodos, entonces los resultados se darán por sí solos y usted estará más que satisfecho. Recuerde que los esfuerzos débiles y esporádicos en nada que se haga en la vida, lo llevaran a ningún lado. Por ello, es importante que sea de mente abierta, no prejuzgue el método, léalo completo y después de ello, saque su propias conclusiones, usted mismo verá que no se descubre el hilo negro, es solo sentido común.
Propóngase ser abierto de mente, una cualidad que sin lugar a dudas lo llevarán a ser un empresario exitoso.
Para poder lograr que su empresa trabaje sin usted, se requieren que se cumplan tres aspectos básicos:
1) El papel del dueño (o del jefe) 2) El papel del empleado
1) EL PAPEL DEL DUEÑO 1) EL PAPEL DEL DUEÑO
1) EL PAPEL DEL DUEÑO
No se trata únicamente de lograr que los empleados “hagan lo que tengan que hacer”, muchas de las empresas que conocemos que tienen este problema, creen que el inconveniente son los empleados, por el contrario las empresas que han logrado realizar esto, no son las que se basan principalmente en los empleados, sino que se basan en el papel que realiza el jefe, quien es la base para que esto funcione.
Voy a poner un ejemplo, cuando se inicia una empresa o una organización, generalmente se lleva a cabo por una sola persona, el señor Juan Pérez
decide abrir una empresa, ¿Cuál es el
organigrama? Veámoslo a continuación:
Empresa “X”
JUAN
Así es, es un organigrama basado en el número de personas que están en la empresa, es el señor Juan Pérez, tan solo una persona. Sin embargo a continuación veamos el organigrama de la empresa basado en las funciones y se verá así.
¿Se puede ver la diferencia? Los dos organigramas representan exactamente lo mismo, son la misma empresa, lo que sucede es que uno
organizado por las personas que componen la organización y el otro por las funciones que realizan
OPERACIONES INTERNAS RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION GENERAL Acuerdos -Políticas INMUEBLES EVALUACION REGLAS CAPACITAR RECLUTAR MOBILIARIO PERMISOS GOBIERNO
Así es, es un organigrama basado en el número de personas que están en la empresa, es el señor Juan Pérez, tan solo una persona. Sin embargo a continuación veamos el organigrama de la empresa basado en las funciones y se verá así.
¿Se puede ver la diferencia? Los dos organigramas representan exactamente lo mismo, son la misma empresa, lo que sucede es que uno
organizado por las personas que componen la organización y el otro por las funciones que realizan
PUESTO DEL DUEÑO
OPERACIONES
INTERNAS MERCADEO Y VENTAS
ADMINISTRACION FINANZAS TECNOLOGIA
CONVERSION DEL CLIENTE RETENCION DEL CLIENTE Procedimientos ATRACCION DEL CLIENTE CONTABILIDAD PAGOS Y COBROS PAGOS DE SALARIO IMPUESTOS PROCESOS MANUALES SOFTWARE EQUIPO
Así es, es un organigrama basado en el número de personas que están en la empresa, es el señor Juan Pérez, tan solo una persona. Sin embargo a continuación veamos el organigrama de la empresa
¿Se puede ver la diferencia? Los dos organigramas representan exactamente lo mismo, son la misma empresa, lo que sucede es que uno está organizado por las personas que componen la organización y el otro por las funciones que realizan
OPERACIÓN DEL NEGOCIO MERCADEO Y VENTAS CONVERSION DEL CLIENTE RETENCION DEL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE PRODUCCION INVESTIGACION Y DESARROLLO Desarrollo de los sistemas Procedimientos ATRACCION DEL CLIENTE
las personas. Aun cuando exista una sola persona al frente de la empresa, esta persona tiene que realizar las ventas de su empresa, tiene que diseñar producir o preparar los productos y/o servicios que vende la empresa, tiene que estar al pendiente de que haya luz en las oficinas, papel para la impresora, conexión a internet, etc., todo lo administrativo; así también, debe estar pendiente de realizar las cuentas por cobrar, que se vayan cobrando; de presentar y pagar sus impuestos puntualmente. Además de todas las otras funciones que deba realizar para lograr la buena marcha del negocio que aparecen en el organigrama funcional, así sea una sola persona, tiene que hacerlo.
Conforme pasa el tiempo el señor Juan Pérez decide contratar un auxiliar de oficina, para que lo apoye en las labores de su empresa, y entonces lo que sucede es que “delega” ciertas funciones a su nuevo asistente, el organigrama por puestos, quedaría así:
Pero el organigrama por funciones quedaría así: OPERACIONES INTERNAS RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION GENERAL Acuerdos -Políticas INMUEBLES EVALUACION REGLAS CAPACITAR RECLUTAR MOBILIARIO PERMISOS GOBIERNO
Pero el organigrama por funciones quedaría así:
Empresa “X”
JUAN PEREZ
ASISTENTE
OPERACIONES
INTERNAS MERCADEO Y VENTAS
FINANZAS TECNOLOGIA CONVERSION DEL CLIENTE RETENCION DEL CLIENTE ATRACCION DEL CLIENTE CONTABILIDAD PAGOS Y COBROS PAGOS DE SALARIO IMPUESTOS PROCESOS MANUALES SOFTWARE EQUIPO EMPLEADO 1 EMPLEADO 1 JUAN PEREZ
PUESTO DEL DUEÑO
Pero el organigrama por funciones quedaría así:
OPERACI OPERACIÓÓN N DEL NEGOCIO DEL NEGOCIO MERCADEO Y VENTAS CONVERSION DEL CLIENTE RETENCION DEL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE PRODUCCION PRODUCCION INVESTIGACION INVESTIGACION Y DESARROLLO Y DESARROLLO Desarrollo de los sistemas -Procedimientos ATRACCION DEL CLIENTE
En apariencia parece exactamente igual que el anterior que habíamos visto, pero si se fijan en las funciones de operación del negocio aparecen con un aspecto diferente, y abajo del organigrama aparecen dos recuadros uno que pertenece al señor Juan Pérez y otro al de su asistente, aquí ya se ven cuales funciones hace el señor Juan Pérez y cuales realiza su asistente.
Este paso que acaba de hacer el señor Juan Pérez
es muy importante, ya que de hacerlo
adecuadamente podrá hacer que su compañía pudiera trabajar sin que él esté presente, ¿Qué necesita para lograrlo?
• Necesita que su nuevo personal sepa
claramente lo que tiene que hacer,
• Necesita que su personal lo haga como debe
hacerlo,
• Necesita que su personal lo haga con calidad,
en el momento adecuado, y con la mejor actitud.
Además, en caso de no hacerlo así, no necesitaría que su jefe le dijera que lo hizo mal, sino que el empleado supiera que lo hizo mal y que inclusive hasta se sintiera mal de no haberlo hecho bien.
Si se cumplen estas condiciones, el señor Juan Pérez está en camino de lograr que su empresa trabaje sin él. Pero la responsabilidad de que se logre todo eso, es del señor Juan Pérez, si usted tiene una organización y sus empleados no logran
esas tres cond
anteriormente, no le eche la culpa a sus empleados, laméntese Usted,
¡Es culpa de Usted!
Veamos nuevamente nuestro organigrama
funcional: OPERACIONES INTERNAS RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION GENERAL Acuerdos -Políticas INMUEBLES EVALUACION REGLAS CAPACITAR RECLUTAR MOBILIARIO PERMISOS GOBIERNO
Si se cumplen estas condiciones, el señor Juan en camino de lograr que su empresa trabaje sin él. Pero la responsabilidad de que se logre todo eso, es del señor Juan Pérez, si usted tiene una organización y sus empleados no logran
esas tres condiciones que mencionamos
anteriormente, no le eche la culpa a sus empleados, laméntese Usted, porque:
¡Es culpa de Usted!
Veamos nuevamente nuestro organigrama
RESPONSABILIDADES DEL DUEÑO
• CREAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS • CREAR LA CULTURA DE LA EMPRESA • ORGANIZARSE - DELEGAR
• CRECER LA EMPRESA (VENTAS)
OPERACIONES
INTERNAS ++MERCADEO Y MERCADEO Y VENTASVENTAS
(
(FINANZASFINANZAS)) TECNOLOGIA
+ +CONVERSION CONVERSION DEL CLIENTE DEL CLIENTE + +RETENCION RETENCION DEL CLIENTE DEL CLIENTE Procedimientos + +ATRACCION ATRACCION DEL CLIENTE DEL CLIENTE ( (CONTABILIDADCONTABILIDAD)) ( (PAGOS Y PAGOS Y COBROS COBROS)) ( ( PAGOS DE PAGOS DE SALARIO SALARIO)) ( (IMPUESTOSIMPUESTOS)) PROCESOS MANUALES SOFTWARE EQUIPO ( (EMPLEADO 3EMPLEADO 3)) + +EMPLEADO 2EMPLEADO 2++ EMPLEADO 1 EMPLEADO 1
Si se cumplen estas condiciones, el señor Juan en camino de lograr que su empresa trabaje sin él. Pero la responsabilidad de que se logre todo eso, es del señor Juan Pérez, si usted tiene una organización y sus empleados no logran
iciones que mencionamos
anteriormente, no le eche la culpa a sus empleados,
Veamos nuevamente nuestro organigrama
MERCADEO Y MERCADEO Y VENTAS VENTAS++ CONVERSION CONVERSION DEL CLIENTE DEL CLIENTE++ RETENCION RETENCION DEL CLIENTE DEL CLIENTE++ SERVICIO AL SERVICIO AL CLIENTE CLIENTE Desarrollo de los sistemas -Procedimientos ATRACCION ATRACCION DEL CLIENTE DEL CLIENTE++ EMPLEADO 4 OPERACI OPERACIÓÓN N DEL NEGOCIO DEL NEGOCIO PRODUCCION PRODUCCION INVESTIGACION INVESTIGACION Y DESARROLLO Y DESARROLLO
Aquí aparece el mismo organigrama que hemos visto anteriormente, pero ahora la empresa tiene cuatro empleados, el dueño ha delegado las funciones en sus empleados, además en el recuadro del dueño aparecen cuáles son sus funciones, fíjese bien, el papel del dueño es:
• Crear los sistemas y procedimientos
• Crear la cultura de la empresa
• Organizarse – Delegar
• La orientación de la empresa a las ventas
Muchos jefes confunden que el papel del dueño es: “el que más debe de trabajar” (la talacha), por el contrario un buen jefe será aquel, que tenga mucho tiempo libre.
Veamos cada una de sus responsabilidades:
CREAR LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Cuando nos referimos a “sistemas”, no nos referimos a sistemas computacionales, el dueño no tiene que ser un experto o ingeniero en sistemas, cuando hablamos de sistemas y procedimientos nos referimos a los pasos, los procesos, las actividades
que un empleado debe de realizar, el trabajo del empleado es el resultado de lo que los “jefes les enseñan”, si el empleado hace mal las cosas, es porque así lo enseñaron, no es culpa de él, es culpa de la organización.
Se podría pensar que la implementación con éxito de esta estrategia depende de la contratación de
directivos o personal extraordinariamente
competentes
-liderazgo» extremadamente desarrolladas, con
estudios y posgrados en las principales
universidades, conocedores de sofist
técnicas de manejos de grupos, liderazgo y motivación, que saben en todo momento cómo tratar a la gente.
No es así. No es necesario este tipo de personas. Por el contrario estas personas si usted las contrata pueden ser una amarga experiencia. En su
que se necesita es una cultura de la empresa, basada en “sistemas y procedimientos”.
La cultura se convertirá en su mejor arma de dirección, la herramienta mediante la cual la empresa trabaje de forma autónoma y produciendo las utilidades desead
ado debe de realizar, el trabajo del empleado es el resultado de lo que los “jefes les enseñan”, si el empleado hace mal las cosas, es así lo enseñaron, no es culpa de él, es culpa de la organización.
Se podría pensar que la implementación con éxito de esta estrategia depende de la contratación de
directivos o personal extraordinariamente
- personas con «habilidades de liderazgo» extremadamente desarrolladas, con
estudios y posgrados en las principales
universidades, conocedores de sofist
técnicas de manejos de grupos, liderazgo y motivación, que saben en todo momento cómo tratar a la gente.
No es así. No es necesario este tipo de personas. Por el contrario estas personas si usted las contrata pueden ser una amarga experiencia. En su
que se necesita es una cultura de la empresa, basada en “sistemas y procedimientos”.
La cultura se convertirá en su mejor arma de dirección, la herramienta mediante la cual la empresa trabaje de forma autónoma y produciendo las utilidades deseadas.
ado debe de realizar, el trabajo del empleado es el resultado de lo que los “jefes les enseñan”, si el empleado hace mal las cosas, es así lo enseñaron, no es culpa de él, es culpa
Se podría pensar que la implementación con éxito de esta estrategia depende de la contratación de
directivos o personal extraordinariamente
personas con «habilidades de liderazgo» extremadamente desarrolladas, con
estudios y posgrados en las principales
universidades, conocedores de sofisticadas
técnicas de manejos de grupos, liderazgo y motivación, que saben en todo momento cómo
No es así. No es necesario este tipo de personas. Por el contrario estas personas si usted las contrata pueden ser una amarga experiencia. En su lugar, lo que se necesita es una cultura de la empresa,
La cultura se convertirá en su mejor arma de dirección, la herramienta mediante la cual la empresa trabaje de forma autónoma y produciendo
