Cómo optimizar las operaciones de mantenimiento complejas y de rutina para reducir los costos operativos

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Material institucional de Oracle

Junio de 2011

Cómo optimizar las operaciones de

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Resumen ejecutivo

El impacto del mantenimiento en los resultados nunca ha sido mayor.Millones de dólares y el éxito o fracaso de proyectos cruciales están en riesgo cada vez que un trabajador manual calificado introduce una llave inglesa en una pieza importante de la maquinaria.Una solución de gestión de cartera de proyectos empresariales (EPPM) puede ayudar a mejorar las métricas operacionales y financieras clave como el rendimiento sobre los activos (ROA), los márgenes operativos y los costos de mantenimiento, ayudando a mantener en funcionamiento los equipos principales, reduciendo los tiempos de paradas programadas e interrupción de las operaciones, equiparando los recursos al volumen de trabajo e incrementando el tiempo dedicado a reparaciones de equipos y maquinaria (wrench time).Asegurar la disponibilidad de recursos calificados para el proyecto en cantidades adecuadas y en el momento oportuno puede ayudar a mantener los proyectos de mantenimiento en la dirección deseada y, al mismo tiempo, evitar gastos innecesarios de horas extra y repeticiones del trabajo. La

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Los desafíos globales impactan en el mantenimiento

La combinación de una infraestructura deteriorada y un gran número de nuevas plantas conectándose online está creando serios desafíos para una decreciente fuerza de trabajo de mantenimiento. El mantenimiento tiene la tarea de mantener los equipos para que funcionen por más tiempo y más efectivamente. Economizar en el mantenimiento trae aparejado el riesgo de mayores tiempos de inactividad y de menor generación de ingresos. Sin mencionar las implicaciones en cuanto a la salud y la seguridad. Pero el mantenimiento representa un gasto significativo que puede tener un gran impacto en los resultados. Las tareas individuales abarcan proyectos que se integran en programas que se integran en carteras y que finalmente impactan en los estados financieros de la empresa.

Como resultado, se pide a los equipos de mantenimiento y confiabilidad que hagan más con menos. La mano de obra representa la mayor parte de los gastos de mantenimiento y es, naturalmente, blanco de las mejoras en cuanto a eficiencia. Un estudio publicado afirma que en una organización de mantenimiento de tipo reactivo o de emergencia, los trabajadores manuales suelen tener solo una productividad del 20% al 40%.1 El problema básico radica en que hay demasiado poco tiempo de reparaciones y demasiado tiempo perdido en esperar instrucciones, viajar al lugar de trabajo, esperar de la entrega de piezas o encontrar las herramientas adecuadas. Una gran parte de la fuerza de trabajo calificada tiene programado su retiro para la próxima década; por lo tanto, las empresas con uso intensivo de activos – como las de petróleo y gas, productos químicos, servicios públicos, metales y minería – deben adaptarse a un futuro donde será más difícil encontrar, mantener y aprovechar los recursos calificados esenciales.

Desafíos del mantenimiento de rutina

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En general, puede haber un ciclo de mantenimiento de 4-8 semanas que cubra todo, desde la realización del mantenimiento de rutina de las máquinas hasta el corte de vegetación

alrededor de los cables de alta tensión. El desafío consiste en asegurar que los recursos calificados estén disponibles y en que se les asigne el trabajo correcto en el momento

apropiado para garantizar un uso más productivo, eficiente y seguro de los recursos humanos. Generar las órdenes de trabajo necesarias es también una función del mantenimiento de rutina y es ideal para las soluciones de gestión de activos para empresas (EAM). Sin

embargo, las soluciones de EAM suelen quedarse cortas en áreas de gestión y visibilidad de recursos. Por ejemplo, los planificadores de tareas pueden asignar fácilmente trabajos al personal, pero frecuentemente no tienen una manera fácil de determinar si el personal tendrá la capacidad de completar el trabajo en el plazo requerido. Equilibrar y nivelar los recursos en todas múltiples las plantas o divisiones se vuelve un desafío. Como consecuencia, las

empresas que confían exclusivamente en las herramientas de EAM frecuentemente tienen dificultades en prever y administrar los recursos, lo que da por resultado aumentos de costos y demoras en los proyectos.

Un productor líder de petróleo y gas natural en los Estados Unidos se enfrentó al desafío de planificar y programar el mantenimiento de rutina y paradas programadas en cuatro refinerías norteamericanas así como en varias localizaciones químicas y de tuberías. Se agregó un desafío adicional proveniente de proyectos de capital tales como una reforma de refinería de $3,800 millones de dólares. La empresa actualizó sus recursos con la solución de gestión de cartera de proyectos empresariales Primavera P6 de Oracle para estandarizar la

programación y la planificación, e incrementar la colaboración en toda la empresa. El nuevo software cubrió las necesidades de diversos proyectos, desde ciclos cortos de órdenes de trabajo para mantenimiento de rutina hasta proyectos complejos y prolongados de paradas programadas, con herramientas basadas en la web así como con herramientas orientadas hacia el cliente. Esta solución ha respaldado 2.2 millones de actividades al mismo tiempo que ha brindado un ahorro en costos estimado de $3.5 millones de dólares por año.

Desafíos de mantenimiento complejo

Por otra parte, los proyectos grandes con paradas programadas o interrupciones de las operaciones frecuentemente involucran miles y, a veces, decenas de miles de actividades que deben completarse en el marco de un tiempo fijo y muy ajustado. Por ejemplo, miles de trabajadores internos y externos/contratistas pueden venir juntos a revisar y una caldera y a modificar durante la producción una depuradora en una planta eléctrica. Cada día que la planta está fuera de servicio se pierden millones de dólares de ingresos.

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Una refinería grande, por ejemplo, puede tener múltiples proyectos importantes de mantenimiento en camino en cualquier momento, sin mencionar las miles de actividades potenciales de mantenimiento preventivo diario y quizás varios proyectos nuevos de

construcción o de expansión de la planta también. La rentabilidad depende en gran medida de ser capaz de programar y movilizar los recursos de la manera más eficiente a lo largo de todas estas variadas actividades, entre diferentes proyectos con parada programada, entre el mantenimiento preventivo y las paradas programadas, de planta a planta, de línea de

producto a línea de producto o de división a división.

Si una parada programada en una planta se completa antes del tiempo programado al costo de desviar los recursos que obligan a una interrupción en la producción de un producto altamente rentable, la rentabilidad en su conjunto se verá afectada. El problema es que las herramientas tradicionales de gestión de proyectos que abordan el problema de la

programación de proyectos individuales no tratan el problema de la administración y la visibilidad eficientemente, como es el caso de la asignación de recursos en toda la empresa. Por ejemplo, sacar de servicio una unidad generadora para un mantenimiento importante significa pérdida de ingresos para una empresa generadora de electricidad. Como resultado, la compañía decidió estandarizar sus recursos en la Gestión de cartera de proyectos para empresas Primavera para minimizar el riesgo y la exposición financiera durante el proceso de interrupción del servicio así como para planificar 3,000 tareas diferentes y coordinar 900 trabajadores, en su mayoría contratistas. La empresa creó un proceso de gestión de proyectos empresariales que permite a los recursos tanto internos como por contrato coordinar y ejecutar de mejor manera el progreso del mantenimiento importante. Los resultados incluyen un 10% de reducción en el tiempo de interrupción del servicio, lo cual impacta directamente en los resultados. La integración de los horarios de los contratistas ayuda a reducir errores, retrasos y costos. Y la visibilidad del estado del proyecto se extiende desde el campo hasta la sala de reuniones.

La gestión de cartera de proyectos empresariales aborda los

desafíos de mantenimiento

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EPPM otorga la visibilidad y las herramientas necesarias para gestionar proyectos y recursos a nivel de equipos de personal, área, división y empresa, en un modo integrado que facilita la visualización de relaciones que antes no eran visibles.

Además, las soluciones de EPPM integran información sobre recursos, programación, materiales y finanzas a las soluciones de ERP y EAM. El resultado: gestión de proyectos, carteras, materiales y recursos más simple y precisa para toda la empresa. Mediante la introducción de aplicaciones fáciles de usar de EPPM integradas con ERP y soluciones de gestión de materiales, mantenimiento y activos de planta, las organizaciones reducen los riesgos de los proyectos y cumplen con los plazos cruciales de finalización mediante la pronosticación y gestión de costos, cronogramas y recursos en toda la empresa o en una ubicación específica.

El riesgo es inherente a todos los proyectos de mantenimiento, en especial a las paradas programadas y la interrupción de las operaciones, donde los retrasos generan déficits de ingresos. Los enfoques de información tradicionales a la gestión de riesgo colocan al gerente en el rol de bombero que corre a todos los focos apagando incendios. Una nueva generación de soluciones de gestión de riesgo se integra a las soluciones de EPPM para analizar exhaustivamente la sensibilidad al riesgo del proyecto de modo que se comprenda completamente el impacto de los riesgos. Los efectos de las estrategias alternativas de mitigación pueden evaluarse en cualquier etapa del proyecto, lo que garantiza una gestión proactiva para evitar los riesgos más perjudiciales.

Una visión empresarial de los proyectos de mantenimiento

Una visión empresarial de los recursos proporciona un centro de mando para coordinar equipos en todo el mundo, lo cual hace posible, por ejemplo, descubrir un desequilibrio de trabajo entre diferentes áreas para poder reasignar al personal de un proyecto a otro. Al mismo tiempo, los gerentes pueden rastrear los requerimientos de recursos en toda la empresa para determinar el equilibrio general entre el volumen de trabajo y el personal disponible. Todo esto lleva al aumento en la capacidad de obtener mejores resultados financieros para la compañía.

Los proyectos en todas las áreas de la compañía pueden compararse entre sí para determinar cuáles de ellos están brindando los resultados previstos y cuáles están quedándose atrás. Pueden medirse y anticiparse las necesidades de recursos, las estimaciones de tiempo y costo, los requerimientos de flujo de fondos y los límites organizacionales en toda la empresa, al mismo tiempo que se mantiene la capacidad de desplazarse rápidamente a un nivel de detalle requerido. Pueden configurase el costo, el cronograma y el umbral de valor ganado para que generen temas automáticamente cuando los proyectos exceden los límites

específicos. Las tendencias negativas pueden identificarse al principio de modo que pueden realizarse las correcciones necesarias en el rumbo. Los gerentes pueden planificar lo

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Esta visión general combinada con la capacidad de desplazarse a los detalles cuando sea necesario proporciona a la administración las herramientas que necesitan para optimizar las actividades de mantenimiento y entregar los niveles más altos posibles de disponibilidad y confiabilidad al menor costo posible.

Conclusión

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Oracle se compromete a desarrollar prácticas y productos que ayuden a proteger el medio ambiente

Cómo optimizar las operaciones de mantenimiento complejas y de rutina para reducir los costos operativos

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