i SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LÍNEAS
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE LÍNEAS DE 115 Y 33 KV DEL ÁREA DE INFLUENCIA DE CHEC
ii
1.
CONDICIONES CONTRACTUALES ... 6
1.1. OBJETO ... 6
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 6
1.2.1. DEFINICIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ... 8
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 8
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA ... 9
1.5. VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES ... 10
1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 11
1.7. INFORMACIÓN GENERAL ... 11
1.7.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 11
1.7.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 11
1.7.3. TRANSPARENCIA... 12
1.7.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 12
1.7.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES... 13
1.8. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 14
1.8.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 14
1.8.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. 14 1.9. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 14
1.10. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 15
1.10.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 15
1.10.2. IDIOMA DE LA OFERTA ... 15
1.10.3. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 16
1.10.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 16
1.10.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 18
1.10.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 18
1.10.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 18
1.10.8. PRECIO ... 19
1.10.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 22
1.10.10. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL... 23
1.10.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 23
1.10.12. OTRAS CONDICIONES ... 23
1.11. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 24
1.11.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 24
1.11.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 24
1.11.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 25
iii
1.11.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ... 27
1.11.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ... 29
1.11.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ... 30
1.11.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ... 31
1.11.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 31
1.11.6.1.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ... 31
1.11.6.1.2. AJUSTE ECONÓMICO ... 31
1.12. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 32
1.12.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 32
1.12.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ... 32
1.12.3. INICIACIÓN ... 33
1.12.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 33
1.12.5. RENOVACIÓN ... 33
1.12.6. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 33
1.12.7. FONDOS ... 33
1.12.8. VALOR DEL CONTRATO ... 33
1.12.9. FORMA DE PAGO ... 34
1.12.10. RETENCIÓN DE PAGOS ... 34
1.13. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 35
1.14. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 37
1.15. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 37
1.16. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 37
1.17. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 38
1.18. DESCUENTOS OPERATIVOS ... 40
1.19. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 43
1.20. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 43
1.21. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 44
1.22. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 44
1.23. COMPENSACIÓN ... 44
1.24. INTERVENTORÍA ... 44
1.25. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 45
iv 1.29. CONTRATOS DE TRABAJO ... 51 1.30. INDEMNIDAD ... 51 1.31. CONFIDENCIALIDAD ... 51 1.32. POLÍTICA AMBIENTAL ... 52 1.33. CONTROL DE REGISTROS ... 53 1.34. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 53 1.35. TERMINACIÓN ... 54
2.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 54
2.1. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA... 54
2.2. SOLICITUD DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES ... 56
2.3. INFORMES ... 57
2.4. PERSONAL ... 57
2.4.1. PERFILES, ACTIVIDADES A EJECUTAR Y EXPERIENCIA DEL PERSONAL ... 59
2.4.1.1. TECNICO FORESTAL ... 59
2.4.2. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL ... 66
2.5. MANEJO DE ELEMENTOS SUMINISTRADOS POR CHEC ... 66
2.6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES. ... 67
2.7. PROGRAMA DE TRABAJO Y DISPONIBILIDAD ... 69
2.8. SALARIOS ... 71
2.9. SEDES ... 72
2.10. GASTOS DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN. ... 72
2.11. VEHÍCULOS ... 73
2.11.1. MOTO ... 74
2.12. EQUIPOS HERRAMIENTAS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN ... 74
v
3.
CARTA DE PRESENTACIÓN ... 77
4.
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 80
6 1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. OBJETO
Mantenimiento y construcción de líneas de 115 y 33 kv del área de influencia de CHEC.
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
El contratista ejecutará actividades de carácter forestal, entre ellas, poda, talas menores, entendidas éstas como la tala de árboles de poca altura y diámetro, con el fin de despejar de vegetación los corredores de las líneas, procurando siempre actuar de una manera preventiva para evitar desastres ambientales, problemas con las autoridades ambientales o inconvenientes con los grupos de interés de CHEC, trámite de permisos para intervenciones forestales y supervisión del adecuado manejo de residuos. Además adelantará las actividades de actualización de la caracterización forestal de las franjas o corredores de las líneas del área de influencia de CHEC.
El contratista realizará las actividades conforme con lo descrito en el numeral 2 Especificaciones Técnicas.
El contratista se encargará de ejecutar los diferentes planes de trabajo, con base en el plan anual de mantenimiento fijado por CHEC y conforme con las normas estipuladas por ella, así como se obliga a acatar lo dispuesto en los presentes términos de referencia, la regulación actual de la CREG, o aquella que la modifique o sustituya y el RETIE.
Tendrá en cuenta para la ejecución de cualquier trabajo, la obligación de cumplir el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) de cada municipio, así como las normas municipales sobre uso del espacio público, planeación urbana, legislación ambiental aplicable, incluyendo la guía técnica de manejo forestal en redes de distribución de energía eléctrica de EPM, la normativa establecida por el Ministerio del Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible y por cada corporación regional y las normas sobre Salud Ocupacional. En general, el contratista garantizará el total y correcto trámite de todos los asuntos y permisos pertinentes para la ejecución de las actividades contratadas.
Es obligación principal del contratista administrar, controlar y ejecutar todas las actividades que se describen en los presentes términos, en los sitios de trabajo acordados, para lo cual el contratista se compromete a tener la disponibilidad de recursos suficientes para cumplir con tal fin, de acuerdo con las previsiones y conocimientos que el contratista aporta como parte de su trabajo profesional. Por tanto CHEC espera que el contratista sea previsivo y diligente en el desarrollo de todas sus actividades.
7 equipos, herramientas, elementos de protección personal y colectivo, la custodia de materiales, equipos y herramientas a él encomendados por CHEC, la recopilación y entrega de la información solicitada por la interventoría o por CHEC, suministrando esta información a través de formatos o equipos electrónicos como PDA’s entre otros, para la actualización de las bases de datos de CHEC, tales como el sistema de información georreferenciado de redes, las bases de datos del proceso de mantenimiento, y en general toda aquella actividad requerida para dar cumplimiento al objeto del contrato.
Es obligación especial del contratista, velar por la protección personal de las personas vinculadas al contrato y que ejecutarán las actividades que emanan del contrato, para evitar accidentes.
El contratista deberá garantizar la calidad en la ejecución de los trabajos con criterios de optimización, velando por el cumplimiento de CHEC como operador de red, de los índices de calidad del servicio reglamentado y vigente por la CREG. Así mismo, tomar determinaciones de campo que conduzcan a una mejor forma de realizar el trabajo con eficiencia y eficacia, darle trámite a las reclamaciones originadas por los usuarios a consecuencia de los trabajos, reportar los tiempos de ejecución de las actividades encomendadas y tramitar la información recogida en campo durante el desarrollo de sus actividades con la debida oportunidad.
El contratista garantiza su íntegro cumplimiento y acogimiento de la normativa atinente a la seguridad laboral y ocupacional. Vale aclarar que la revisión que CHEC o la Interventoría haga del cumplimiento de esta normativa, no exonera el cumplimiento estricto de estas responsabilidades al contratista, ni convalida sus actuaciones. Frente a aspectos de carácter laboral impera el cumplimiento estricto de las normas laborales sin miramientos a los valores o disposiciones que se encuentren en los presentes términos o en la oferta que haya presentado el contratista.
El contratista deberá agilizar el aprovisionamiento de materiales y resolver las anormalidades que se presenten en el desarrollo de los trabajos, realizar la gestión de información de acuerdo con los requerimientos de CHEC y las demás actividades administrativas que sean asignadas por CHEC, relacionadas con el objeto contractual. Además del mantenimiento de los corredores de las líneas para el despeje de vegetación el contratista deberá efectuar intervenciones en las líneas de 33 y 115 kv consistentes en mantenimientos preventivos y correctivos de la infraestructura.
Para la realización de los mantenimientos que requieran poner fuera de servicio la línea a intervenir, el jefe de grupo deberá coordinar su desconexión y la conexión respectiva con el Centro de Control de CHEC, siguiendo los protocolos de comunicación y cumpliendo con las normas de seguridad y procedimientos establecidos.
A continuación se relacionan las actividades que debe ejecutar el contratista: 1. Labores de poda y corte de vegetación sobre los corredores de las líneas. 2. Reparación de daños en líneas.
3. Construcción de nuevos tramos de línea. 4. Construcción de variantes en líneas existentes. 5. Inspección visual de las líneas.
8 6. Cambio de aislamiento.
7. Cambio de apoyos.
8. Revisión y reparación de puestas a tierra.
9. Revisión y cambio de empalmes, conductores, templetes, apoyos.
10. Labores de apoyo para mantenimiento en subestaciones y cambio de transformadores de potencia.
11. Coordinar con el Centro de Control de CHEC las maniobras que implique apertura y cierre de interruptores, reconectadores y equipos de desconexión.
12. Corrección de puntos calientes en líneas y subestaciones.
13. Gestión de permisos y otros trámites con terceros y con entidades como las Corporaciones Autónomas Regionales para poda, tala y descope de vegetación; esta actividad será a cargo del técnico forestal
14. En general seguir y cumplir con los diferentes procedimientos que se tienen en CHEC para la operación y el mantenimiento en las líneas de 33 y 115 kV.
15. Gestionar y ejecutar las talas especiales consistentes en tala de especies arbóreas de gran altura y diámetro a ejecutar con personal especializado aparte del personal de planta del contrato; esta actividad será solicitada por la interventoría de acuerdo con las necesidades.
1.2.1. DEFINICIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
Este proceso de contratación originará un (1) solo contrato, para toda el área de influencia del sistema CHEC en todos los municipios, incluyendo los corregimientos atendidos por CHEC; será responsabilidad del contratista la ejecución de trabajos en las líneas de 33 y 115 kv de en sus tramos urbanos y rurales.
La zona de trabajo comprende los municipios del eje cafetero.
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar las personas naturales (ingenieros electricistas) o jurídicas de Nacionalidad Colombiana, con experiencia en la ejecución de actividades forestales de despeje (poda y tala) de redes eléctricas interferidas por la vegetación en los niveles de tensión 33 y 115 kv y en la ejecución de trabajos relacionados con el mantenimiento, reposición o tendido de líneas en los niveles de tensión de 33 y 115 kV en contratos ejecutados con un valor mínimo de $1.100.000.000 (MIL CIEN MILLONES DE PESOS). Esta cuantía puede ser el resultado de un sólo contrato o la suma de varios contratos. La experiencia acumulada (33 kV y 115 kV) será mínimo de dos (2) años. Esta experiencia debe ser acreditada en los últimos 5 años.
Esta experiencia deberá estar registrada en Konfirma.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
9 En caso de haber sido subcontratista, sólo se admitirá la experiencia que sea debidamente certificada por el contratista principal y la entidad contratante para la cual se ejecutaron las actividades, siempre y cuando ellas hayan sido autorizadas por estas últimas.
Para el caso de personas jurídicas, es válida la experiencia propia de la sociedad, así como la de los socios o del personal vinculado a la persona jurídica, solamente si la persona
jurídica es de reciente creación (constituida en los últimos tres años contados desde la fecha de apertura de la solicitud de ofertas). En este último supuesto, los socios o el
personal deben acreditar su experiencia en calidad de contratista directo o ingeniero
residente. No valdrá en este caso la experiencia como subcontratista, o similares. El
Contratista además garantizará la permanencia del personal que acreditó la experiencia durante el tiempo de ejecución del contrato. Si cualquier persona no presta más los servicios para tal sociedad, deberá ser reemplazado por personas de igual calidades.
El oferente debe tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra con inscripción vigente, la oferta será rechazada.
El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo
En concordancia con lo establecido en la Resolución 097 de 2008, y debido a la obligación de CHEC del cumplimiento de los estándares de calidad en la distribución de energía eléctrica, el oferente deberá contar con Certificado de Gestión de Calidad vigente basado en la norma ISO 9001 versión 2008, relacionado con actividades en construcción o mantenimiento de redes eléctricas en distribución energía o en caso de no estar certificado documento firmado por el representante legal de la firma, comprometiéndose a certificarse en el sistema de calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008.
Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA y haber asistido a la reunión obligatoria.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales, cooperativas, asociaciones de profesionales o empresas asociativas de trabajo.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA
Se realizará reunión de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de
10 contratación y las condiciones particulares del contrato previstas en estos términos. Dicha reunión se llevará a cabo el día martes 13 de enero de 2015, a las 2:00 p.m., el sitio de reunión será en la Sala Guacaica, ubicada en el Bloque 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales. La reunión estará a cargo de los Ingenieros Carlos Alberto Giraldo Valdés y Luis Eduardo Arango Sánchez.
La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.
Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social y el NIT de la persona jurídica que representará en la reunión.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
La no asistencia a la reunión o a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES
En este proceso de contratación CHEC no ha considerado visita al sitio de los trabajos. En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte, disponibilidad de materiales de construcción, mano de obra y todos los demás aspectos que de acuerdo a la ubicación de las actividades puedan influir o afectar los trabajos, tales como la situación de orden público.
11 El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos.
La visita a cualquiera de las subregiones definidas en los términos de referencia donde se realizarán las actividades y los costos y riesgos asociados a ésta correrán por cuenta de los interesados.
1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCENTA PESOS ($644.350) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna.
Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected]
El pago permite al oferente la presentación de la oferta.
1.7. INFORMACIÓN GENERAL
1.7.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.7.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN
Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
12 El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.7.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.7.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
13 el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
1.7.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
14
1.8. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN
1.8.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día miércoles 7 de enero de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.8.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en la Subgerencia de Subestaciones y Líneas de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Carlos Alberto Giraldo Valdés y Luis Eduardo Arango Sánchez, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensiones 1318 y 1311 o a través de los
correos electrónicos [email protected] y
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.9. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 19 de
enero de 2015 a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán
estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
15 1.10. CONDICIONES DE LA OFERTA
1.10.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable)
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2013.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Por lo anterior, estos documentos deberán estar actualizados en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM a más tardar a la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas (Subsanable)
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente debe tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío, ni la radicación de documentos en Konfirma indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando Konfirma le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez registrados en Konfirma, deben permanentemente actualizar la información que allí reposa.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.
1.10.2. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
16
1.10.3. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.
En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.10.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2013.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
17 b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta
y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la
prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
d) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la página
www.procuraduria.gov.co (Subsanable)
e) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página
www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)
f) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la
ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
g) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de
acuerdo a lo establecido en el numeral 1.6. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)
h) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya
asistido a la visita)
i) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se
haya sido aportado el día de la reunión (Subsanable).
j) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados
los formularios del Anexo 5 Oferta económica. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos)
k) Anexo 2 Salarios y Gastos de alimentación y hospedaje debidamente diligenciado.
(Subsanable).
l) Anexo 3 Cálculo de Factores Prestacionales (Subsanable)
m) Anexo 4 Análisis de precios. (No subsanable salvo informalidades, errores aritméticos
y errores en trascripción de cifras para lo cual se procederá como se indica más adelante en el ítem “desviaciones”).
n) Anexo 6 Herramientas y Elementos a Suministrar por el Contratista por grupo de trabajo.
(Subsanable)
o) Anexo 7 Kit de Herramientas para cada liniero (Subsanable)
p) Certificado de gestión de calidad vigente basado en la norma ISO 9001 versión 2008,
18 distribución energía o en caso de no estar certificado documento firmado por el representante legal de la firma, comprometiéndose a certificarse en el sistema de calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008. Dicho certificado deberá mantener vigente durante todo el contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).
q) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto.
(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.10.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
1.10.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.10.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
19 “OFERTA PARA EL MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE LÍNEAS DE 115 Y 33 KV
DEL ÁREA DE INFLUENCIA DE CHEC”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el
numeral 1.10.4. Documentos de la Oferta.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados,
los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.10.8. PRECIO
Los oferentes deben presentar la oferta en pesos colombianos.
El proponente ofertará un valor de hora ordinaria por cada actividad, según lo discriminado en el numeral anexo 4, dicho valor incluirá todos los costos atinentes a la ejecución de tal actividad
20 Los precios ofrecidos estarán vigentes por el año 2015. Si se cotizan precios ajustables o reajustables, la oferta será eliminada. A partir del 1 de enero año 2016, los valores de la hora actividad cotizados en la oferta “Anexo 4: ANÁLISIS DE PRECIOS”, serán incrementados con base en el IPC índice de Precios al Consumidor, publicado por el DANE para el año 2015.
El reajuste de mano de obra, viáticos o alquiler de motos, deberá aplicarse igualmente con el IPC a todos los trabajadores contratados por el contratista.
El contratista declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a mano de obra, transporte de personal, operación y mantenimiento de vehículos, herramientas y equipo requerido; adicionalmente otros gastos de transporte, cuidado e instalación de materiales y equipos suministrados por CHEC y que sean requeridos para la ejecución de cada actividad, el pago de los costos legales, los trámites, permisos, impuestos, pagos de servicios tanto públicos como particulares, la administración, y la utilidad estimada (AU) y cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, y las prestaciones que por ley se deban reconocer, las contractuales u otras implicaciones que se generen en desarrollo del contrato, para ejecutar las actividades objeto de esta contratación, de acuerdo con las condiciones y especificaciones estipuladas en este documento. Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir con el objeto a cabalidad de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos.
El oferente deberá cotizar teniendo en cuenta que estará obligado a pagar a los trabajadores que emplee como mínimo el salario estipulado por CHEC para cada oficio. El contratista deberá tener en cuenta dentro del valor del AU los costos relacionados con el siguiente personal:
Profesional en salud ocupacional con dedicación mínimo de 48 horas mensuales, medio de transporte, computador, dotación, oficina incluyendo además los gastos de alojamiento y alimentación.
También deberá tener en cuenta dentro del AU los costos por puesta en marcha del programa de Salud Ocupacional, gestión ambiental, elaboración y presentación de cuentas mensuales y demás trámites administrativos del contrato, los cuales el contratista se compromete a asumir y posteriormente no podrá alegar costos que no hayan sido incluidos en su oferta.
Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente.
21 incluido AU, como se muestra en el Anexo 4 Oferta económica.
Para los grupos que deben laborar las 48 horas semanales (descontando 9,6 horas por cada día festivo), el proponente debe ofertar un valor hora ordinario que le permita recuperar sus costos fijos.
Las horas serán variables mes a mes y se causarán de acuerdo con las necesidades expresas de la interventoría del contrato.
Adicionalmente se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Las actividades ejecutadas y recibidas a satisfacción por CHEC se liquidarán de acuerdo con los ítems del formulario de precios a los valores aceptados y pactados para el contrato en las cantidades requeridas y las demás estipulaciones de los términos, revisadas y aprobadas por la interventoría que designe CHEC.
2. Todos los oferentes, deberán entregar los análisis de precios unitarios detallados de tal forma que sean claramente determinados los recursos, componentes, elementos o dispositivos de cada una de las actividades, según anexo 4, dado que CHEC podrá demandar cualquier componente de alguno de ellos durante la ejecución del contrato como una actividad parcial, el cual se pagará al valor allí detallado.
3. Se deberá tener presente que en el componente de vehículo en los ítems que aplique, el salario y gastos de los conductores deberán estar incluidos en los valores unitarios cotizados.
4. En el anexo 5 Oferta Económica, las cifras obtenidas al realizar la operación indicada en el campo valor comparable deben ir en valores enteros.
5. Los valores consignados en los anexos, en el CUADRO DE SALARIOS y en el cuadro de GASTOS DIARIOS DE ALIMENTACIÓN Y HOSPEDAJE deben ser valores enteros y los valores de FACTOR PRESTACIONAL Y PARAFISCALES, deben estar dados en porcentaje con máximo dos (2) decimales.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo al porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.
22 Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
1.10.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para
suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
23 En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
1.10.10. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema Konfirma, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.10.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
1.10.12. OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes
24 del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
1.11. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
1.11.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
1.11.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM.
25 c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud
de ofertas.
d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
i. Cuando el oferente presente precios reajustables.
CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.11.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.
b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.
1.11.4. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
26 Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.
1.11.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS
1.11.5.1. DESVIACIONES
Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, salvo el rechazo de su oferta, de la siguiente manera:
a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.
b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido.
c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales (a) y (b) precedentes.
Será causal de eliminación de la oferta, el hecho que el proponente, presente valores de salarios y/o viáticos inferiores valor máximo prefijado por CHEC, o ítems cotizados en cero o ítems dejados en blanco. De igual manera se eliminará la oferta que cotice cualquiera de los precios unitarios con valor cero (Anexo 4), así el oferente pretenda aportar, por ejemplo, herramientas o materiales a título gratuito para la ejecución del contrato.
1.11.5.2. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.
27 La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.11.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos: Análisis Contractual y legal.
Análisis financiero
Experiencia del oferente y requisitos de participación Análisis Técnico
CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Análisis financiero
Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección.
En éste se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas en caso de resultar favorecido, los que aprueben la solidez financiera, puntaje mayor o igual a 14 puntos, continúan con la evaluación.
El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2013 que el oferente presente, para lo cual se aplicarán los siguientes cuatro (4) indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
Ítem Nombre del
indicador Fórmula Aplicada
Puntaje si cumple la condición. Condición 1 EBITDA Ingresos operacionales - Costos de venta efectivos -
Gastos de administración efectivos 8 No puede ser menor de $119.000.000
28 2
Capital de Trabajo Neto
Operativo
Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios – Cuentas por Pagar a proveedores de bienes y servicios 6 No puede ser menor de $79.000.000. 3 Índice de
Endeudamiento Pasivo Total / Activo total 3
No puede ser mayor a 0,6 4 Cubrimiento Carga Financiera EBITDA/Gastos Financieros del Periodo. 3 No puede ser menor que 1,5 veces
Para efectos de calcular el EBITDA
En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.
En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.
En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.
Para efectos de calcular el Capital de Trabajo Neto Operativo
Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.
Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.
En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente, menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.
En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.
Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.
Datos para el cálculo de los indicadores financieros
29 balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.
Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas.
c) Experiencia del oferente y requisitos de participación:
Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
d) Análisis técnico:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos.
La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada.
1.11.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
En la oferta económica sólo se admiten correcciones en las operaciones aritméticas para obtener el valor, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, incluido IVA.
La evaluación económica, es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el Anexo 4. Formulario de Precios, el cual incluye el tipo de actividades y el “Valor Hora Actividad” calculado por el oferente.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor en el anexo 5: Resumen de oferta, e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
100
*
1
XP
P
P
Dónde: P: Puntaje de ponderación30 P1: Valor de la oferta evaluable más baja.
Px: Valor de la oferta que se está ponderando.
En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.
1.11.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.
El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.
