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BASES DE LICITACIÓN N° 50001220
SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO SAP PM PARA EL BANCO CENTRAL DE CHILE
GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS
MAYO 2018
2 BASES DE LICITACIÓN
1. Introducción
Mediante el presente proceso de Licitación, el Banco Central de Chile requiere contratar el Servicio de Implementación del Módulo SAP PM (Mantenimiento de Planta en sus siglas en inglés) y otros componentes SAP que se requieran como solución de software EAM (Enterprise Asset Management – Gestor de Activos Empresariales) para soportar la gestión de la Infraestructura del Banco Central de Chile. El referido servicio, se deberá realizar de acuerdo con las características y condiciones técnicas descritas en el Anexo B de estas Bases de Licitación.
En adelante los servicios antes señalados se denominarán el “Servicio” o los “Servicios”. Por otra parte, los Proveedores interesados en participar en este proceso se mencionarán como
“el Proveedor”, “la Entidad” o “la Empresa” y el Banco Central de Chile, como el “Banco”.
Para el presente Proceso de Compras, podrán presentar Ofertas únicamente Proveedores que sean personas jurídicas chilenas.
Las presentes Bases de Licitación contienen las condiciones técnicas, administrativas, legales y económicas, bajo las cuales será contratada por el Banco la provisión de los Servicios, así como también las formalidades que los Proveedores deberán cumplir al presentar sus ofertas.
Para adjudicar esta Licitación, las Ofertas recibidas se evaluarán considerando los antecedentes contenidos en la misma, tanto en sus aspectos técnicos como económicos, y será resuelta de acuerdo con los criterios que se indican en el numeral “Evaluación de Ofertas” de estas Bases.
La adjudicación será formalizada mediante la suscripción de un Contrato, de acuerdo al Modelo de Contrato incluido como Anexo D de estas Bases.
Los Proveedores interesados en participar en este proceso de Licitación deberán comunicarlo, dentro del plazo indicado para estos efectos en el Calendario de Actividades, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected], indicando en el Asunto
“Servicio de Implementación del Módulo SAP PM” e indicando Razón Social, RUT y domicilio del Proveedor, además del nombre, teléfono y correo electrónico de la persona de contacto.
Forman parte integrante de estas Bases de Licitación, los siguientes documentos:
Anexo A: Calendario de Actividades.
Anexo B: Especificaciones Técnicas.
Anexo C: Formularios para la Presentación de la Oferta
Anexo D: Modelo de Contrato a Suscribir.
3 2. Estudio de Antecedentes
El Proveedor será responsable del estudio de los antecedentes, de los requerimientos contenidos en éstos y de la valorización de cada uno de los elementos que conforman su propuesta por los Servicios. Cualquier omisión o error por parte del Proveedor respecto dicho análisis y evaluación, así como de la valorización u otros elementos de su Oferta, no le eximirá de la obligación de proveer los Servicios conforme al precio y dentro de los plazos de su propuesta, y de acuerdo con las especificaciones técnicas señaladas en estas Bases de Licitación.
3. Calendario de actividades
El proceso de Licitación se ajustará al calendario de actividades señaladas en el Anexo A, adjunto a las presentes Bases.
4. Consultas y aclaraciones y Reunión Aclaratoria
4.1. Reunión Aclaratoria: De acuerdo con lo establecido en el Calendario de Actividades del Anexo A, existirá una reunión aclaratoria en las dependencias del Banco, en la cual el Banco explicará los alcances y características del Servicio.
4.2. Consultas y Aclaraciones:
Con posterioridad a la reunión aclaratoria, corresponderá a los Proveedores efectuar y solicitar, en las fechas señaladas en el Anexo A de las Bases, las preguntas u observaciones correspondientes a este proceso de Licitación, como asimismo, respecto de posibles inconsistencias, omisiones u errores en las Bases y en sus Anexos.
Asimismo, en esta instancia corresponderá a los Proveedores manifestar cualquier condición o situación adicional o distinta de lo establecido por el Banco en estas Bases, instancia en la cual el Banco se pronunciará respecto del planteamiento efectuado.
Las consultas de los Proveedores sólo deberán formularse por correo electrónico al Encargado del Proceso de Compras a [email protected], con copia a [email protected], haciendo referencia a CONSULTAS-“LICITACION 50001220: SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO SAP PM”.
El Banco publicará en su sitio Web las respectivas preguntas, observaciones, respuestas y aclaraciones, dentro del plazo indicado en el Calendario de Actividades, sin indicar el autor de las preguntas u observaciones formuladas. Asimismo, el Encargado del Proceso enviará, mediante correo electrónico, el o los documentos a todos los Oferentes que hayan manifestado su interés en participar en esta Licitación.
4 Para todos los efectos, el o los documentos de aclaraciones y respuestas a preguntas u observaciones que el Banco comunique formarán parte integral de las Bases de Licitación.
5. Contactos durante la Licitación
El Banco no podrá tener contacto con los Proveedores, salvo a través del mecanismo de las preguntas y respuestas, las visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o pruebas que pudiese requerirse durante la evaluación técnica y que hubiesen sido previstas en estas Bases.
6. Plazo y forma de presentación de las ofertas
Las propuestas se presentarán en la Oficina de Partes del Banco, ubicada en la calle Morandé N° 115, tercer piso, Santiago, hasta las 14:00 horas de la fecha señalada para tal efecto en el Calendario de Actividades, en la forma señalada en el presente numeral.
No serán abiertas y se devolverán al proponente respectivo, las ofertas que fueren presentadas con posterioridad a la hora y fecha indicadas.
La oferta deberá estar contenida en Dos sobres cerrados, según se detalla en el presente numeral. En ambos sobres se indicará lo siguiente:
Banco Central de Chile
Gerencia de Servicios Logísticos Morandé N° 115, Piso 3, Santiago
Licitación: 50001220 SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO SAP PM Nombre del Oferente: ____________________________________
Domicilio del Oferente: ____________________________________
Todos los antecedentes solicitados en las presentes Bases, en los Anexos y en los Formularios, se considerarán de carácter obligatorio y formarán parte de la evaluación de las Ofertas Técnicas y Económicas.
Si por cualquier motivo el Proveedor que haya manifestado su interés en participar de este proceso, decidiera no presentar una oferta, deberá enviar una comunicación de excusa indicando esta situación y el motivo de su desistimiento. En caso contrario, el Banco se reserva el derecho de no considerar al Proveedor en futuros Procesos de Compras.
5 6.1 Oferta Técnica
El Sobre N°1 deberá ser caratulado como “Oferta Técnica” y deberá contener los antecedentes que se señalan a continuación.
6.1.1 Antecedentes del Proveedor a. Nombre o Razón Social.
b. Nombre de Fantasía.
c. RUT.
d. Dirección comercial.
e. Nombre, correo electrónico y teléfono del contacto comercial.
f. Nombre del(los) Representante(s) legal(es) que suscribiría el Contrato.
g. En caso de optar por forma de pago “Transferencia bancaria”, el Proveedor deberá indicar además, el nombre del banco y número de cuenta corriente bancaria (no se aceptan cuentas Rut ni Cuentas Vista). Este antecedente no será necesario si ya se encuentra ingresado en los registros del Banco.
6.1.2 Garantía por Seriedad de Oferta
Para este proceso de licitación, no se considera la exigencia de presentación de garantía por la seriedad de la Oferta.
6.1.3 Antecedentes Legales
El Proveedor deberá incluir en su Oferta los siguientes antecedentes legales:
a. Fotocopia simple del RUT del Proveedor y de su(s) Representante(s) legales que suscribirían el Contrato.
b. Certificado de vigencia de la sociedad, emitido con no más de 3 meses a la fecha de su presentación.
c. Certificado de vigencia de la representación legal, emitido con no más de 3 meses a la fecha de su presentación.
d. Escritura Pública en la cual constan los poderes de representación del Representante Legal del Proveedor para la suscripción del Contrato.
6 6.1.4 Antecedentes financieros
El Proveedor deberá incluir en su Oferta los siguientes antecedentes financieros:
a. Estados financieros clasificados para los años 2016 y 2017, con una estructura financiera similar a la normada por la Superintendencia de Valores y Seguros, es decir, Balance General y Estado de Resultados clasificados. Si con motivo de una Licitación anterior, el Proveedor ya ha presentado al Banco sus Estados Financieros para los años indicados, no será necesario que presente nuevamente dichos antecedentes, debiendo hacer referencia a la Licitación en la cual entregó tal documentación.
En el caso que el Proveedor esté constituida como Sociedad Anónima Abierta, el Balance General y Estado de Resultados clasificados a entregar deben estar auditados. Si el Proveedor no es una Sociedad Anónima Abierta, dichos Estados Financieros deberán ser entregados suscritos por el Representante Legal y el Contador del Proveedor, indicando en este último caso, su número de colegiatura profesional, si la posee.
b. Certificado de endeudamiento en el sistema financiero, de no más de 30 días de antigüedad, otorgado por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras.
El Proveedor manifiesta que se encuentra en conocimiento y cumpliendo las obligaciones de índole tributaria que le son aplicables. A tal efecto, el Banco podrá solicitar al Proveedor la documentación que acredite que se encuentra al día en el cumplimiento de dichas obligaciones.
En caso que luego del análisis financiero y comercial, se establezca que uno o más Proveedores son No Elegibles, dicha circunstancia les será comunicada mediante carta dirigida al Proveedor, una vez finalizada la etapa de Evaluación Técnica. Las Ofertas presentadas por dichos Proveedores no serán consideradas en las instancias siguientes, debiendo dejarse constancia de ello en el informe final del Proceso.
6.1.5 Declaraciones
El Proveedor deberá incluir en su Oferta, las siguientes declaraciones, utilizando para ello, los siguientes formularios que se adjuntan en la Sección N°1 del Anexo C de las presentes Bases, firmados por el Representante Legal del Proveedor, los cuales no deberán ser modificados:
a. Declaración de Constitución y Estructura vigente de la Sociedad.
b. Declaración de Conflicto de Intereses.
c. Declaración de Confidencialidad.
d. Declaración de Cumplimiento Técnico, Administrativo y Legal.
7 e. Declaración de No Registrar Saldos Insolutos de Remuneraciones ni Cotizaciones
de Seguridad Social.
6.1.6 Descripción de la Propuesta Técnica
El Proveedor deberá realizar una descripción técnica de su propuesta, tal que permita al Banco entender cómo el Proveedor cumplirá con todos los requerimientos señalados en el Anexo B de estas Bases de Licitación.
En su propuesta técnica el Proveedor deberá incluir todos los antecedentes de respaldo solicitados en el referido Anexo B.
6.2 Oferta Económica
El Sobre N° 2 deberá ser caratulado como “Oferta Económica” y contendrá sólo el valor de los Servicios de acuerdo con lo establecido en el Formulario contenido en la Sección N°2 del Anexo C.
La Oferta económica deberá ser Pura y Simple, de tal manera que sólo se indique el precio ofertado por los Servicios, más el impuesto que corresponda, considerando estrictamente el formato presentado por el Banco, sin incorporar observaciones o condiciones adicionales respecto de la oferta presentada.
La Oferta económica deberá tener una validez mínima de 90 días corridos.
La Oferta económica debe considerar el total de lo requerido para la cabal provisión o prestación de los Servicios, según lo señalado en las presentes Bases de Licitación y conforme se estipula en el Anexo B. El Banco no considerará como válidas aquellas ofertas que no cumplan con estas exigencias.
Los precios ofertados deberán comprender todo impuesto, derecho, arancel, permiso, comisión, remuneración, estipendio u honorario y, en general, toda suma o gasto que sea necesaria para proveer los Servicios al Banco, en sus recintos y en las fechas acordadas, de forma tal que ninguna otra suma deba ser pagada por el Banco por el suministro de los Servicios a que este proceso de Licitación se refiere.
7. Garantías
7.1 Garantía por seriedad de la oferta
Para este proceso de licitación, no esa exigible la presentación de garantía por la seriedad de la Oferta.
8 7.2 Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato
Para garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones que deriven del Contrato que se suscriba, el adjudicatario deberá presentar a más tardar al momento de suscribir el Contrato, una garantía por un monto equivalente al 10% de valor total de Contrato, incluido el impuesto correspondiente, que deberá tener fecha de vigencia superior en a lo menos 90 días corridos al término del Contrato, obligándose el adjudicatario a prorrogarla, renovarla o reemplazarla, según sea el caso, en todas las oportunidades que sea necesario mientras se encuentren vigentes las obligaciones que se caucionan en dicho Contrato. Esta prórroga, renovación o reemplazo, deberá ser efectuada por el adjudicatario con no menos de 10 días hábiles bancarios de anticipación a la fecha de vencimiento de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato en poder del Banco.
El no cumplimiento oportuno de esta obligación facultará al Banco para hacer efectiva la garantía que se encuentre en su poder.
El Banco podrá eximir al Proveedor de la exigencia señalada en el presente numeral, si el monto de la garantía resultara ser inferior a $2.000.000.
7.3 Tipos de Garantía
Para los efectos de la garantía señalada en el número 7.2 del presente numeral, los Proveedores podrán otorgar uno de los siguientes tipos de garantía:
a) Boleta Bancaria de Garantía: Deberá ser pagadera a la vista y tomada directamente por el Proveedor a favor del Banco Central de Chile.
b) Póliza de seguro de garantía con cláusula de ejecución inmediata o Póliza de caución a primer requerimiento. Emitida por una compañía de seguros establecida en Chile y depositada en la Superintendencia de Valores y Seguros, cuya cobertura permita hacer efectiva la totalidad de la garantía al solo requerimiento del Banco.
Para los efectos indicados, la glosa de esta garantía deberá señalar que ella se extiende
“Para garantizar el fiel cumplimiento del Contrato”.
8. Modificaciones a las Bases de Licitación
El Banco podrá, por cualquier causa y hasta antes del vencimiento del plazo para la presentación de Ofertas, modificar las Bases de Licitación, las Especificaciones Técnicas y los Anexos, lo cual deberá ser informado mediante correo electrónico a los Proveedores y mediante su publicación en el sitio Web del Banco.
9 9. Apertura de ofertas
La apertura de las Ofertas se llevará a cabo en dos instancias:
a) Apertura de Sobre N°1: La apertura del Sobre N°1 será de carácter privado y se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades, con la presencia de un Abogado de la Fiscalía del Banco, del Jefe Departamento Adquisiciones o quien este designe, del Jefe Departamento Infraestructura y Servicios, o quien este designe o su representante y el Encargado del Proceso de Compras.
En dicha oportunidad se verificará la entrega de los antecedentes solicitados, levantándose un Acta que será suscrita por los funcionarios del Banco.
Los Proveedores que hayan dado cumplimiento a los requisitos exigidos por el Banco para presentar la oferta técnica y presenten una situación solvente, de acuerdo con los antecedentes económicos y financieros presentados y con los antecedentes comerciales que consten de fuentes de acceso público, serán evaluados técnicamente.
Efectuada la evaluación de los antecedentes de las ofertas técnicas, el Banco determinará los Proveedores técnicamente elegibles, los cuales serán considerados para la etapa de evaluación económica.
El Banco comunicará a los Proveedores cuyas propuestas no sean consideradas técnicamente elegibles, devolviéndoles el Sobre N°2 con su oferta económica sin abrir.
b) Apertura del Sobre N°2: La apertura del Sobre N°2, que contendrá el valor de la Oferta Económica de los Proveedores técnicamente elegibles, se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades. Este proceso se efectuará en las mismas condiciones y con los mismos participantes señalados en el párrafo anterior y podrá asistir también un representante de cada Proveedor considerado técnicamente elegible.
Corresponderá al Encargado del Proceso de Compras comunicar a tales Proveedores, mediante correo electrónico, el lugar y la hora en que se llevará a efecto la apertura. De la asistencia de los representantes de los Proveedores se dejará constancia con su nombre y firma en un registro habilitado para estos efectos.
En dicha oportunidad se verificará la entrega de las ofertas económicas, levantándose un Acta que será suscrita por los funcionarios del Banco.
10. Re Oferta
Los Oferentes técnicamente elegibles, que hayan presentado una Oferta Económica válida, podrán ser llamados a hacer una segunda oferta económica para la alternativa a), b), c) o d), según se explica en el numeral 12.5, en los mismos términos y condiciones señalados en el numeral 6.2 precedente.
10 En esta etapa, los Oferentes tendrán la opción de mantener su oferta Económica inicial o de re ofertar un precio menor dentro del plazo establecido.
Para estos efectos, a todos los Oferentes técnicamente elegibles, una vez realizada la primera apertura económica, se les informará vía correo electrónico la situación comparativa de su oferta respecto de las demás ofertas, según la siguiente descripción:
Verde: Entre un 0% y 5%, el Precio Total de su oferta está ubicada entre las más bajas, pero no necesariamente es la oferta más económica Amarillo: Más de un 5% y hasta un 10% mayor a la oferta más económica.
Rojo: Más de un 10% mayor a la oferta más económica.
En caso que un Oferente presente una Re Oferta de precio mayor a la inicial, esta será descartada y en la evaluación económica será considerada su primera oferta.
11. Errores u omisiones detectados durante la apertura de las Ofertas
El Encargado del Proceso de Compras podrá solicitar a los Proveedores que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos Proveedores una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los Oferentes.
El Banco podrá permitir la presentación de certificaciones o antecedentes que los Proveedores hayan omitido incluir al momento de efectuar la Oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar Ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar Ofertas y el periodo de evaluación técnico.
12. Evaluación de Ofertas
12.1. Admisibilidad Requisitos Formales
Luego de efectuada la apertura de las Ofertas Técnicas, el Encargado del Proceso de Compras evaluará los antecedentes que constituyen cada una de las ofertas y declarará como inadmisibles las que no cumplan con los requisitos formales mínimos establecidos a continuación:
Descripción antecedente Antecedentes legales Antecedentes financieros
Declaración sobre Estructura vigente de la Sociedad Declaración de Conflicto de Intereses
Declaración de Confidencialidad
11 Declaración de Cumplimiento Técnico, Administrativo y Legal
Declaración de No Registrar Saldos Insolutos de Remuneraciones ni Cotizaciones de Seguridad Social
Propuesta Técnica
12.2. Evaluación Financiera-Comercial
El Banco realizará un análisis financiero-comercial de los Proveedores respecto de los antecedentes financieros solicitados y de la información pública disponible.
En caso que la determinación final del análisis financiero-comercial establezca que uno o más Proveedores son inadmisibles, dicha circunstancia les será comunicada por el encargado del Proceso de Compras mediante correo electrónico, una vez finalizada la Evaluación Técnica. Las Ofertas presentadas por dichos Proveedores no serán consideradas en las instancias siguientes, debiendo dejarse constancia de ello en el Informe Final del Proceso.
12.3. Comisión Evaluadora
Las Ofertas que hayan sido declaradas como admisibles por el Encargado del Proceso de Compras serán examinadas por una Comisión Evaluadora designada para esta Licitación, la que estará conformada por:
i. El Jefe Departamento Infraestructura y Servicios
ii. Profesional del Departamento Infraestructura y Servicios iii. Profesional de la Gerencia de Gestión Estratégica y Riesgos 12.4. Evaluación Técnica
La Evaluación Técnica se llevará a cabo en base a la documentación presentada por cada Proveedor y se evaluarán los factores y subfactores que se detallan a continuación, a los cuales se les definirá una escala cuantitativa de 0 a 100 puntos.
Oferta Técnica 100%
Proyectos SAP - Requisitos de la Empresa
Acreditar experiencia al menos 5 años en implementación exitosa de Proyectos ERP SAP.
Ponderación
% Puntaje a) Experiencia en implementación exitosa es igual o superior a 7 años
10%
100 b) Experiencia en implementación exitosa es igual a 5 años y menor a 7
años 65
c) Experiencia en implementación exitosa es menor a 5 años 25
12 SAP PM Requisitos de la Empresa
Acreditar información de los últimos 3 clientes (en Chile) en los cuales haya implementado desde cero el módulo SAP ECC.
El Banco se reserva el derecho de consultar a uno o más de esos clientes, y para ello la Empresa debe indicar sobre el o los proyectos implementados en cada uno de esos clientes, datos de contacto tales como nombre de la persona, cargo, teléfono, email, y otros datos.
Ponderación
% Puntaje
a) Acredita más de 5 clientes
2%
100
b) Acredita más de 3 y hasta 5 clientes 65
c) Acredita menos de 3 clientes 25
SAP PM Requisitos de la Empresa
Como requerimiento se evaluará a través de una encuesta de satisfacción el Nivel de Servicio proporcionado a los clientes SAP referidos (se considerará aceptable una evaluación promedio simple mínima de 75% sobre 3,75 en escala de 1-5 de evaluación). Los factores que se evaluarán en una escala de 1 a 5 serán: Cumplimiento de plazos y cumplimiento de la calidad comprometida.
Encuesta de Satisfacción sobre Nivel de Servicio proporcionado por a Clientes
1. ¿El proveedor cumple con los plazos comprometidos?
Cumple con lo solicitado y supera significativamente lo requerido
5
Cumple con lo solicitado y superando un poco lo requerido 4
Cumple estrictamente lo solicitado 3
Cumple en su mayoría lo solicitado, pero con observaciones 2
No cumple lo solicitado 1
2. ¿El producto o servicio cumple con la calidad esperada?
Cumple con lo solicitado y supera significativamente lo requerido
5
Cumple con lo solicitado y superando un poco lo requerido 4
Cumple estrictamente lo solicitado 3
Ponderación
% Puntaje
13 Cumple en su mayoría lo solicitado, pero con observaciones 2
No cumple lo solicitado 1
3. ¿El servicio de soporte post-implementación cumple con lo requerido?
Cumple con lo solicitado y supera significativamente lo requerido
5
Cumple con lo solicitado y superando un poco lo requerido 4
Cumple estrictamente lo solicitado 3
Cumple en su mayoría lo solicitado, pero con observaciones 2
No cumple lo solicitado 1
a) Evaluación mayor a 75%
2%
100
b) Evaluación igual a 75% 65
c) Evaluación menor a 75% 25
Módulo SAP PM - Requisitos de la Empresa
Acreditar experiencia en al menos 3 proyectos de implementación exitosa del módulo SAP PM.
Ponderación
% Puntaje a) Acredita más de 5 proyectos
15%
100
b) Acredita más de 3 y hasta 5 proyectos 65
c) Acredita menos de 3 proyectos 25
Certificación SAP - Requisitos de la Empresa
Acreditar certificación a menos nivel SAP Service Partners.
Ponderación
% Puntaje a) Acredita certificación superior a SAP Service Partners.
10%
100
b) Acredita certificación SAP Service Partners. 65
c) Acredita certificación menor a SAP Service Partners. 25
14 Del Jefe de Proyecto o Gerente de Proyecto:
Obligatorios:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres. A lo menos 5 años de competencias en Gestión de Proyectos Tecnológicos (experiencia en análisis, toma de requerimientos y planificación de proyectos
tecnológicos).
2. Experiencia en al menos 5 proyectos de desarrollo e implementación de soluciones en el sistema ERP SAP, Adicional experiencia en
implementación del Módulo Plant Maintenance (SAP PM/EAM).
3. Experiencia de al menos 5 años como Jefe de Proyectos o Gerente de Proyectos.
Adicional:
4. Certificación en la gestión de proyectos tales como PMP.
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 3 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
10%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 3 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 3 puntos obligatorios. 25
Del Consultor PM Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Certificación SAP del módulo de su especialidad.
3. Mínimo 5 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
4. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos de implementación SAP PM (en Chile), con una duración mínima de 3 meses cada uno.
Adicional:
5. Conocimientos y experiencia en funciones Bodis y BAPI’s relacionadas con los otros módulos SAP implementados en el Banco.
6. Conocimiento y experiencia en proyectos implementando en el módulo SAP MM.
7. Conocimientos y experiencia en implementación de los módulos SAP CS (Customer Service) y SAP DMS (Document Management System).
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
15%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios. 25
15 Del Consultor MM
Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Certificación SAP del módulo de su especialidad.
3. Mínimo 3 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
4. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos SAP MM con una duración mínima de 3 meses cada uno.
5. Experiencia acreditada en compras y gestión de stock e inventario MM.
Adicional:
6. Conocimientos y experiencia en funciones Bodis y BAPI’s relacionadas con los otros módulos SAP implementados en el Banco.
7. Conocimiento y experiencia en proyectos implementando en los módulos SAP PM y SAP CS.
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
5%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 25
16 Del Consultor FI
Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Certificación SAP en al menos uno de los módulos FI.
3. Mínimo 5 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
4. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos SAP FI con una duración mínima de 3 meses cada uno.
5. Conocimiento y experiencia acreditada en consultoría experta en procesos de negocio Financiero/Contable, activo fijo, valoración de moneda extranjera, cierres contables, EEFF, etc. Es decir, amplio conocimientos y experiencia en los módulos: GL, AP, AR, AA, TR.
Adicional:
6. Conocimientos y experiencia acreditada en los módulos SAP CO (Controlling) y/o SAP FM (Fund Management).
7. Conocimientos y experiencia en normativa IFRS y legislación Chilena.
8. Conocimientos y experiencia en funciones BADI's y BAPI’s relacionadas con el módulo de su especialidad.
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
5%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 25
Del Consultor CO FM Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Certificación SAP en al menos uno de los módulo SAP: CO o FM.
3. Mínimo 5 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
4. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos SAP CO-FM con una duración mínima de 3 meses cada uno.
Adicional:
5. Experiencia en proyectos SAP para empresas del sector público.
6. Conocimientos y experiencia en funciones BADI's y BAPI’s relacionadas con el módulo de su especialidad.
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
5%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 4 puntos obligatorios. 25
17 Del Consultor SAP ABAP
Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Mínimo 3 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
3. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos SAP con una duración mínima de 3 meses cada uno.
4. Conocimientos y experiencia en programación SAP ABAP.
5. Conocimientos y aplicación de las buenas prácticas de desarrollos en ERP SAP.
6. Conocimientos y experiencia en implementación y desarrollo de Abap Proxy, Conexiones RFC, Ampliaciones, User Exit.
7. Conocimiento y experiencia en especificación y desarrollo de Formularios SmartForms, Reportes, y otros.
8. Conocimientos, experiencia, y habilidades en la programación y uso de funciones BADI's y BAPI’s relacionadas con los módulos SAP PM.
Adicional:
9. ABAP Webdynpro, ITS Mobile, base de datos lógica.
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 8 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
4%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 8 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 8 puntos obligatorios. 25
18 Del Consultor SAP Seguridad
Obligatorio:
1. Título profesional de carrera de al menos 8 semestres.
2. Mínimo 3 años de experiencia en desarrollo e implementación de proyectos SAP.
3. Experiencia y participación acreditada en al menos 3 proyectos exitosos SAP desempeñando un rol en su especialidad.
4. Conocimiento funcional de las transacciones de configuración y administración de roles, perfiles, usuarios en SAP.
5. Experiencia en análisis de incompatibilidades, segregación de funciones, análisis de riesgos e impacto de la asignación tanto de roles, perfiles, transacciones, etc.
Adicional:
6. Certificación SAP (ADM940 y ADM950).
Ponderación
% Puntaje
a) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios y además con lo Adicional.
4%
100
b) Cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 65
c) No cumple con lo solicitado en los 5 puntos obligatorios. 25
19 La Empresa debe proponer un plan de trabajo que incluya al menos
los siguientes actividades:
1. Planificación del proyecto y actividades.
2. Kick Off.
3. Capacitación introducción a funcionalidades SAP PM 4. Escenario de BBP y BPP.
5. Ejecución y configuraciones.
6. Pruebas funcionales y técnicas de consultoría.
7. Capacitación funcional de la solución a key user.
8. Pruebas unitarias e integrales.
9. Capacitación Técnica y Funcional.
10. Puesta en Producción.
11. Soporte y mantención.
Organización, Planificación y Control
Carta Gantt incluye todas las actividades; planificación inicial,
preparación y plan de implementación de los módulos hasta la capacitación necesaria, así como las actividades de evaluación y control posteriores a su puesta en marcha. Incluye los recursos asignados, hitos de control,
entregables, informes de avance, requerimientos adicionales y cualquier elemento que permita facilitar el correcto seguimiento del proyecto.
Ponderación
% Puntaje
a) Adjunta Carta Gantt con el detalle solicitado y los 11 puntos, con un completo detalle.
5%
100 b) Adjunta Carta Gantt con el detalle solicitado y los 11 puntos que no
contenga detalle de: Recursos, hitos, entregables, informes y otros elementos 65 c) Adjunta Carta Gantt con nivel de detalle menor a los 11 puntos solicitados 25 Adjunta Propuesta técnica con todos los elementos solicitados en Anexo
B
La propuesta técnica que debe enviar el oferente, debe incluir la siguiente documentación requerida para evaluar la oferta técnica.
- Sizing.
- Experiencia y formación del equipo de consultores.
- Experiencia de la empresa y contactos de otros clientes como casos de éxito.
- Plan de Capacitación, Plan de Calidad, Plan de Riesgo.
- Cronograma (Carta Gantt).
- Cumplimiento de los requerimientos funcionales
Ponderación
% Puntaje
a) Adjunta propuesta con un nivel de detalle superior a lo solicitado (gran detalle de cómo va a dar cumplimiento a los requerimientos generales y específicos)
8%
100 b) Adjunta propuesta con un nivel de detalle aceptable según lo solicitado 65 c) Adjunta propuesta con un nivel de detalle más bajo que lo aceptable, sin
detalle total de lo solicitado 25
20 El puntaje final se obtendrá del promedio de las calificaciones de los factores y subfactores, efectuadas por los integrantes de la Comisión Evaluadora, con la ponderación y puntajes indicados en la tabla precedente.
Las ofertas calificarán técnicamente cuando el porcentaje de cumplimiento promedio del servicio, sea igual o superior al 65% y, no obtener un 25% o menos en ninguno de los factores y subfactores evaluados. No obstante, será requisito para que una propuesta sea elegible que el plazo se enmarque dentro de las fechas señaladas en las bases de licitación.
El Encargado del Proceso de Compras consolidará las evaluaciones individuales de cada integrante de la Comisión.
12.5. Evaluación Económica
La Evaluación Económica será efectuada por el Encargado del Proceso de Compras, de conformidad a los siguientes criterios:
(1) Sólo serán consideradas las Ofertas Económicas presentadas por Proveedores considerados como Técnicamente Elegibles.
(2) En la primera oferta, se seleccionará al Proveedor que presente la Oferta Económica con el Costo Total más bajo, impuestos incluidos, de las siguientes alternativas, sujeto al presupuesto que disponga el Banco para estos servicios:
a) Ítem I
b) Ítem I + Item II c) Ítem I + Item III
d) Ítem I + Item II + Item III
En la reoferta, el Banco informará la opción que seleccionará a), b), c) o d), en función de su presupuesto, de forma tal que las empresas realicen la reoferta sólo de la opción que informe el Banco de la instancia anterior.
En caso que los precios o tarifas se expresen en distintas monedas, para efectos de comparación, las Ofertas serán convertidas a la misma unidad monetaria o de reajustabilidad. Para el caso de Ofertas presentadas en unidades monetarias o en moneda extranjera se considerarán los valores de las paridades de monedas establecidas en el sitio Web del Banco Central de Chile para el día fijado como plazo máximo de envío de las Ofertas.
12.6. Resolución de empates
21 Si en la evaluación de las Ofertas se produjera un empate entre dos o más Proveedores respecto de su Evaluación Final, se adjudicará la Licitación al Proveedor que haya obtenido la mejor puntuación en la calificación técnica. En caso que se mantenga la situación de empate, se establece como segundo mecanismo de desempate, la adjudicación al Proveedor que haya logrado un mejor puntaje en el subfactor “Acreditar experiencia en a lo menos 3 proyectos de implementación exitosa del proyecto SAP PM”.
12.7. Informe Final
El Encargado del Proceso de Compras deberá consolidar en un solo Informe Final las Evaluaciones Técnicas y Económicas, junto con la Propuesta de Adjudicación, la que deberá ser firmada por todos los integrantes de la Comisión y por el Jefe de Departamento de Adquisiciones.
13. Adjudicación de la Licitación
El Banco aceptará la Propuesta de Adjudicación presentada, o declarará desierto el Proceso de Licitación, esto último cuando no se presenten ofertas elegibles o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses, con sujeción a lo previsto en las presentes Bases, sin derecho de los Proveedores a entablar acción o reclamo por indemnizaciones, retribuciones o compensaciones de ninguna especie.
El Banco publicará en su página Web los resultados de los Procesos de Licitación y comunicará mediante correo electrónico a cada uno de los Proveedores técnicamente elegibles el resultado de la Licitación, en la fecha señalada para ello en el Anexo A de estas Bases.
14. Desistimiento
Si comunicada la adjudicación de la Licitación, el adjudicatario desistiera de formalizar el Contrato, se le impedirá participar nuevamente en Procesos de Compras del Banco, salvo que justificare, a plena satisfacción del Banco, los motivos de su desistimiento.
En este evento, el Banco podrá adjudicar la Licitación al Proveedor que le seguía en precio o realizar nuevamente un Proceso de Compras si lo estima conveniente.
Si la comunicación de adjudicación de la Licitación no se le enviara en la fecha máxima establecida para ello en el Anexo “Calendario de Actividades”, el adjudicatario tendrá derecho a desistirse y retirar los antecedentes y documentos presentados, sin cargo para el Banco, siendo éste el único efecto legal de la referida falta de comunicación de aceptación de la propuesta.
15. Contrato
22 Dentro del plazo máximo de 5 días hábiles bancarios, contados desde la comunicación de la adjudicación de la Licitación, el Banco enviará al adjudicatario el Contrato por los Servicios requeridos, el cual deberá ser suscrito por éste en un plazo no superior a los 5 días hábiles bancarios contados desde la fecha de su envío.
La no suscripción del Contrato o la no entrega de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato dentro del plazo indicado, dará derecho al Banco para dejar sin efecto la adjudicación, sin derecho a reclamo, acción o indemnización alguna por parte del adjudicatario.
El Contrato contendrá las condiciones establecidas en el Modelo que se adjunta como Anexo D, incorporando en lo que corresponda, las condiciones de la oferta presentada por el adjudicatario y que hayan sido aceptadas por el Banco, además de las adecuaciones que resulten del proceso de consultas y aclaraciones de esta Licitación.
A más tardar al momento de suscribir el Contrato, el adjudicatario deberá entregar la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato.
Para todos los efectos legales, las presentes Bases, la Oferta, las consultas, observaciones, respuestas y aclaraciones, formarán parte integrante del Contrato.
16. Publicidad de aspectos de la Licitación, de los Proveedores, de las ofertas recibidas y del contrato
Por el solo hecho de participar en la Licitación, los Proveedores declaran que aceptan y autorizan al Banco para divulgar, en todo o en parte, los términos y condiciones de esta Licitación, acerca de la individualización de los participantes, las ofertas recibidas y del Contrato que se suscriba, conforme sea pertinente y los criterios en razón de los cuales fue seleccionada una determinada oferta, en la medida que ello se contemple como parte de los requerimientos de su política de transparencia institucional o que ello se le demande o requiera de conformidad con cualquier norma legal, como asimismo a petición del Ministerio de Hacienda y del Congreso Nacional.
En caso que un tercero solicite información proporcionada por el Proveedor al Banco vinculada con esta Licitación y que no haya sido divulgada por el Banco, este último notificará al Proveedor tal requerimiento en los términos y para los efectos de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley N° 20.285, siempre que se refiera a antecedentes que puedan afectar derechos del Proveedor.
Finalmente, las partes dejan constancia que el Banco Central de Chile se rige por el principio de transparencia en el ejercicio de la función pública en los términos del artículo 65 bis de la Ley Orgánica Constitucional que lo rige, por lo que resolverá las peticiones de información que se formulen sobre antecedentes del Proveedor relativos a este contrato, en los términos establecidos en esa legislación.
23 17. Gastos y demás desembolsos
Todos los gastos, derechos, impuestos y demás desembolsos en que incurran los Proveedores con motivo de los términos, documentos y contratos contemplados en las presentes Bases o a que de cualquier forma dé origen la Licitación, serán de cargo exclusivo de los Proveedores y/o del adjudicatario, según corresponda.
18. Subcontratación
En este Proceso de Licitación, le estará prohibido a los Proveedores subcontratar la provisión de los Servicios solicitados, salvo que la Empresa declare la necesidad de subcontratar alguna parte específica de sus servicios y el Banco lo autorice expresamente.
19. Cesión
El Proveedor y/o adjudicatario, según corresponda, no podrá ceder o transferir, sea total o parcial, los derechos y obligaciones que nacen con ocasión de esta Licitación y del contrato que se suscriba, salvo autorización expresa del Banco.
BANCO CENTRAL DE CHILE
24 ANEXO A
CALENDARIO DE ACTIVIDADES
SERVICIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO SAP PM PARA EL BANCO CENTRAL DE CHILE
El proceso de Licitación contemplado en las presentes Bases, se ajustará al siguiente calendario de actividades:
ACTIVIDADES FECHAS
(Plazos máximos)
Publicación de las Bases de Licitación 24 de mayo 2018
Comunicación de interés de los Proveedores en participar de este proceso 30 de mayo 2018
Reunión Informativa 31 de mayo 2018
Recepción de consultas u observaciones 01 de junio 2018
Publicación de respuestas a consultas u observaciones 07 de junio 2018 Presentación de Ofertas en oficina de partes ubicadas en Morandé 115
piso 3
12 de junio 2018 (hasta las 14:00 horas)
Apertura de Ofertas Técnicas 12 de junio 2018
Apertura de Ofertas Económicas 19 de junio 2018
Reofertas (según el punto 10, el Banco podrá solicitar reofertas) 21 de junio 2018 Comunicación de la Resolución de la Licitación 28 de junio 2018 Envío de contrato a firma de la adjudicataria 05 de julio 2018
Suscripción del Contrato 12 de julio 2018
Inicio del Servicio 13 de julio 2018
25 ANEXO B
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA LICITACIÓN
1. Introducción
La misión del Banco Central de Chile es “velar por la estabilidad de la moneda y el normal funcionamiento de los pagos internos y externos, contribuyendo con ello al buen funcionamiento de la economía, la estabilidad financiera y al bienestar de la sociedad”.
Para lograr el cumplimiento de su misión, entre otras cosas, el Banco requiere contar con una Infraestructura óptima y un conjunto de Servicios que soporte sus operaciones. En este contexto, se define el concepto de Infraestructura como al conjunto de edificios, equipamientos e instalaciones que permiten garantizar el funcionamiento del Banco en condiciones normales y la continuidad operacional de este frente a situaciones de contingencia.
El Banco Central de Chile le ha encargado a la Gerencia de Servicios Logísticos (GSL) y en particular a su Departamento de Infraestructura y Servicios (DIS) la función de administrar la Infraestructura y los Servicios en esta institución. Para cumplir este fin, el DIS está conformado por el Grupo de Ingeniería, Grupo de Operación y Mantenimiento y Grupo de Gestión de Servicios; estos 3 grupos poseen procesos que intervienen y mantienen los activos o equipamiento, instalaciones e infraestructura física del Banco, por lo tanto administran las actividades relativas a estos bienes.
La Gerencia de Servicios Logísticos y el Departamento de Infraestructura y Servicios dentro de las iniciativas estratégicas para este 2018 han considerado la implantación de una aplicación informática que permita abordar de mejor manera la gestión asociada a este proceso. Es por esto que, posterior a la realización de análisis y evaluaciones de brechas efectuado con especialistas en estos temas, se ha tomado la decisión de implementar el módulo SAP PM (Mantenimiento de Planta en sus siglas en inglés) y otros componentes SAP que se requieran como solución de software EAM (Enterprise Asset Management – Gestor de Activos Empresariales) para soportar la gestión de la Infraestructura.
Este documento presenta los requerimientos funcionales, técnicos, y otros que el Banco Central de Chile desea comunicar a los proveedores interesados en participar en este proceso y llevar a cabo este proyecto de renovación tecnológica. En este contexto, se hará referencia en este documento a Banco Central de Chile como el “Banco” o también “BCCh”; al proveedor adjudicado como “La Empresa”. Además, se denominará como “Proyecto” o “el Proyecto” al “Proyecto SAP PM”.
Este documento será la base para el proceso de evaluación de las propuestas de los oferentes.
Como parte del proceso de evaluación, el Proveedor deberá suministrar en sus ofertas, el modelo de solución planteado que responda a los futuros procesos (to-be), y detalle de cómo atenderá y resolverá los requerimientos.
26 2. De la aplicación
Uno de los elementos claves de la solución EAM es que debe tener los componentes que permitan obtener la trazabilidad desde ERP SAP, entendiendo por trazabilidad como el objetivo de conocer la historia, ubicación, y trayectoria de un determinado activo, equipo o sistema durante todo el ciclo de vida del activo.
Los requerimientos funcionales se encuentran consolidados en estas bases técnicas de licitación para la búsqueda de un proveedor que pueda implementar la solución para las necesidades del Banco. El proveedor seleccionado por el Banco, deberá cubrir la correcta implementación de los requerimientos funcionales (procesos) descritos en detalle en el Anexo B.1, de los requerimientos tecnológicos, y de todos los otros descritos en estas bases técnicas.
La propiedad intelectual del proyecto y de la solución que resulte de la implementación de la solución integral será del Banco Central de Chile. Las presentes bases tienen como propósito, la selección y contratación del proveedor que realizará un proyecto de desarrollo e implementación de la solución, con garantía el soporte de acuerdo a las condiciones señaladas en éstas bases.
El Banco seleccionará al proveedor de los servicios, estableciendo un costo fijo de proyecto de acuerdo a las especificaciones de requerimiento establecidas. No obstante, el proveedor debe especificar la tarifa por hora/hombre, para los distintos tipos de profesionales requeridos y sus servicios.
3. Del equipo de proyecto
El equipo del proveedor destinado al proyecto, deberá contar con la experiencia, certificaciones y requerimientos necesarios para desarrollar una implementación exitosa de la solución. En este sentido, el Banco está consciente que este proyecto significa una mejora importante para la gestión de la organización, principalmente del Departamento de Infraestructura y Servicios de la Gerencia de Servicios Logísticos.
La gestión e implementación del proyecto se regirá bajo la Metodología Banco para el Desarrollo de Proyectos Tecnológicos (con bases en estándares PMI) para alcanzar los requerimientos solicitados en su calidad y plazo; y en complemento utilizará la metodología ASAP en cualquiera de sus versiones para soportar la ejecución del proyecto, donde las etapas mínimas que definiremos son las que se detallan en la tabla a continuación:
27 Fases Ejecución de Proyecto
Fase 1 Preparación inicial de Proyecto Fase 2 BBP Proceso de Negocio
Fase 3 Realización Fase 4 Preparación Final
Fase 5
Puesta en producción (Go Live) y Soporte
Tabla N°1 Metodología ASAP de 5 fases
4. Objetivo del Proyecto
Habilitar una herramienta tecnológica que permita al Banco:
i) Automatizar la gestión del proceso de mantención, control de ejecución de servicios generales y control de intervenciones en activos físicos.
ii) Centralizar documentación relativa a órdenes de trabajo, fichas técnicas e informes operacionales, inspecciones de servicio.
iii) Mejorar la función de control de ejecución de trabajos de inspección, mantenimiento preventivo y reparaciones correctivas para El Grupo Gestión de Servicios y El Grupo de Operación & Mantenimiento, ambos de DIS.
iv) Generar historial y trazabilidad para mejorar la toma de decisiones en el recambio de activos e infraestructura del Banco.
5. Objetivos del requerimiento SAP-PM
Habilitar el módulo SAP PM (y otros módulos que sean necesarios para alcanzar los requerimientos y objetivos del Proyecto) dedicado al área de gestión de servicios, y operación y mantenimiento de la Gerencia de Servicios Logísticos para soportar el proceso de mantención, control de intervenciones en activos físicos y gestión de servicios generales.
Integrar esta solución con otros módulos SAP MM, SAP FI, SAP CO, SAP FM.
Generación de informes de mantenimiento relacionados a los costos y presupuestos asignados.
Funcionalidades asociadas al control de planes, análisis de fallas, gestión de repuestos críticos.
6. Situación actual
Actualmente, el Departamento de Infraestructura y Servicios para realizar control de los activos fijos y la ejecución de los servicios generales y las mantenciones preventivas y reactivas en sus instalaciones, utiliza en muchos casos un levantamiento manual de la información y luego aplicaciones mediante archivo Excel con una intensa revisión manual.
Para mejorar la gestión en esta área es necesario llevar el control en forma automatizada del
28 cumplimiento de la ejecución de los servicios y la de verificar prioridades, criticidad, periodicidad y control de intervenciones a través de la vida útil del activo.
Por otro lado, para el registro de los requerimientos e incidentes, se utiliza la plataforma HP Service Manager (o denominado SGS “Sistema Gestor de Servicios”) que administra la Mesa de Ayuda del Banco. Este software no permite vincular la infraestructura del mantenimiento con los requerimientos, como tampoco permite efectuar seguimiento a la evolución de las reparaciones, inspección de la realización de servicios generales y trabajos efectuados, por lo que no logra cubrir correctamente las brechas respecto de las necesidades requeridas.
6.1 Grupos de Trabajo del DIS
6.1.1 El Grupo de Operación y Mantenimiento (O&M):
Unidad encargada de llevar a cabo, de manera oportuna las actividades de mantenimiento (Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, Mantenimiento Predictivo, Actividades de Inspección, Operación de sistemas climáticos entre otros, ejecución de Planes de Pruebas, Atención de emergencias en equipamiento y sistemas) que aseguren la calidad y continuidad de los servicios del Banco Central de Chile.
Imagen 1 – Modelo de atención Grupo O&M
29 6.1.2 El Grupo de Gestión de Servicios (GGS):
Tiene como misión satisfacer las necesidades de servicios de apoyo al Banco, entregando respuestas oportunas y de calidad, con un uso eficiente de recursos y bajo un adecuado ambiente de control interno, que en consecuencia permita brindar continuidad operativa al Banco. Entre la gama de servicios que administra el grupo podemos distinguir: Servicios Básicos, Arriendos de Oficinas, Transporte y administración de vehículos, Asistencia Administrativa, Activos Fijos, Administración de Salas, Retiro de Desechos, Correspondencia y Oficina de Partes, Servicios de Imprenta, Estacionamientos, Transporte Radio Taxis, Materiales de Oficina, Bodegas de bienes y archivos, Aseo y Traducciones.
6.2 Descripción del Entorno de Negocio
El Departamento de Infraestructura y Servicios atiende entre otras actividades servicios generales, servicios a personas y servicios recurrentes además de requerimientos, mantenimientos preventivos, mantenimientos correctivos y atenciones de emergencia que se presenten en las diversas instalaciones de su infraestructura. En general la atención es realizada mediante contratistas, quienes según la especialidad determinada realizan las actividades contratadas para poder dar cumplimiento a los SLA comprometidos y a los planes de mantenimiento declarados. Para dar atención primaria en el caso de las situaciones emergentes, el Banco cuenta con un equipo de técnicos y supervisores quienes realizan la supervisión y dar la conformidad de las actividades ya mencionadas. Todas las actividades realizadas por los contratistas son supervisadas por los técnicos y supervisores internos.
En general para la gestión de los mantenimientos preventivos y correctivos, se establecen contratos con pautas de trabajo y frecuencias de realización establecidas de conformidad con las buenas prácticas de la gestión de mantenimiento.
La gestión de adquisiciones, compra y suministro de servicios, insumos y repuestos se realiza mediante el módulo SAP-MM, las compras se realizan de manera centralizada a través del Departamento de Adquisiciones del BCCh según las necesidades establecidas o que se vayan presentando en el tiempo.
Por otra parte la gestión de los activos fijos se lleva a cabo a través del módulo SAP FI, en el submódulo AA (Contabilidad de Activos fijo).
La mayoría de los materiales, repuestos e insumos necesarios para llevar a cabo las tareas de mantenimiento y los servicios recurrentes son adquiridos mediante contratos que incluyen servicios con suministro de repuestos o materiales según las pautas de trabajo establecidas, mejor dicho el servicio es adquirido con suministro de repuestos para evitar la adquisición de materiales por separado.
30 Todas las gestiones de compra que se traducen en gastos de mantenimiento y servicios se cargan a las cuentas y centros de costos establecidos por el departamento contable y cuentan con un presupuesto de gasto autorizado para el periodo anual (gestionados por SAP CO o SAP FM según corresponda). De esta manera todas las actividades preventivas y de servicios recurrentes son programadas y cargadas para dar cumplimiento al presupuesto determinado para el ejercicio anual. Todas las actividades correctivas que estén fuera de esta programación son requeridas y gestionadas a través del mismo módulo SAP-MM haciendo referencia a la cuenta contable autorizada para el cargo o imputación contable del gasto realizado.
El equipamiento y los activos físicos sujetos a mantenimiento son de propiedad del Banco, sin embargo la institución cuenta con instalaciones de oficinas bajo el concepto de arriendo, en este último caso, el alcance de los servicios recurrentes que se brinden en estas instalaciones puede ser diferente según la naturaleza de los bienes, pero principalmente están asociadas a limpieza y mantención de espacios comunes.
El Banco para dar atención de los requerimientos asociados a la Infraestructura y los Servicios solicitados por los usuarios internos del Banco, cuenta con una Mesa de Servicios, que registra estas solicitudes obtenidas a partir de correos electrónicos o llamados telefónicos a la mesa central. El banco atiende cerca de 600 trabajadores y usuarios de los espacios e infraestructura disponible.
Para evaluar el desempeño de las áreas prestadoras de Servicios e Infraestructura el Banco establece indicadores de proceso que miden la disponibilidad de toda la infraestructura y equipos, el tiempo promedio de atención de los requerimientos y finalmente de la percepción de la calidad de atención de los requerimientos atendidos en diversos frentes asociados a la calidad general, atención desplegada, disposición del personal, tiempo y solución general del requerimiento. Para los casos en que el servicio sea prestado por un tercero, el usuario solicitante evalúa su percepción y conformidad según los mismos estándares de preguntas anteriormente detalladas.
En términos generales se registra o realiza seguimiento y control de la ejecución de servicios generales y mantenciones en sus instalaciones:
- 420 ticket mensuales (Incidentes + Requerimientos). Gestión a través de la aplicación de apoyo SGS.
- 475 actividades de mantenimiento preventivo y servicios recurrentes mensuales, que gestiona de manera manual a través excel y planillas de papel.
- Mensualmente realiza 329 chequeos e inspecciones y revisiones operacionales, que gestiona de manera manual a través de excel y planillas de papel
- La aplicación utilizada actualmente denominada SGS no relaciona al activo o equipo involucrado con los registros de fallas ni con el historial de mantenimiento preventivo, inspecciones ni las listas de chequeo operacionales.
- El Departamento de Infraestructura y Servicios administra 92 contratos, 80 son relativos a Servicios de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y Atenciones de Emergencia, Servicios Generales y Servicios Recurrentes.
31 - Toda la gestión de indicadores del área se realiza mediante el ingreso de datos manualmente en planillas de control mediante excel, utilizando para este fin la información de la base de datos de SGS y otra proveniente de información capturada en correos electrónicos.
- La aplicación de apoyo SGS no integra costos con las actividades de mantenimiento - El equipo de trabajo del Departamento de Infraestructura y Servicios cuenta con una dotación de: 14 profesionales, 8 Supervisores, 16 técnicos y asistentes, 2 administrativos de apoyo.
6.3 Contexto Organizacional
A continuación se detalla en general la estructura organizacional del Banco y las unidades donde impactará el nuevo proyecto.
Imagen N°2 Organigrama BCCh
Gerencia División Gestión y Servicios Institucionales
Gerencia de Servicios Logísticos Gerencia General Banco Central de Chile
Departamento de Adquisiciones Departamento de
Infraestructura y Servicios
Grupo de Operación y Mantenimiento
Grupo de Ingeniería e Infraestructura Grupo de Gestión de Servicios
Profesionales Supervisores Técnicos Profesionales
Supervisores Asistentes de Servicio
Profesionales Técnicos
Alcance organizacional Implementación módulo PM
Gerencia de Gestión Estrategia y Riesgo
Gerencia de RRHH Gerencia de Informática Gerencia de Teserería
Gerencia de Seguridad
Departamento de Estrategia y Riesgo Operacional
Departamento de Contabilidad
Grupo ERP
Otras Gerencias Divisionales Otras Gerencias
32 6.4 Flujo de trabajo de Gestión de ticket y requerimientos DIS
En general, se atienden ticket de requerimientos por servicios, requerimientos correctivos y mejoras. La atención es realizada por contratistas y supervisada por técnicos internos BCCh.
Usuario levanta necesidad
Mesa de Servicios Registra en SGS y deriva
según especialidad - O&M - GGS
Mail o llamado inicial
Deriva a Mantenimiento Deriva a Servicio
Programador GGS, Asigna ticket a especialista
resolutor Programador
O&M, Asigna ticket a especialista
resolutor
Supervisor O&M y/o Técnico O&M
y/o Técnico Contratista
Supervisor GGS y/o Asistente GGS y/o Contratista
Asigna ticket SGS Asigna Ticket SGS
Solicita Recursos Autorizaciones
Ejecución y término de trabajo Ejecución y
término de trabajo
Solicita Recursos Autorizaciones Necesidad de:
- Servicio General - Mantenimiento - Otra necesidad de
infraestructura
Entrega Conformidad y EPA (Encuesta Post Atención ) en SGS
- Retroalimentación al usuario:
Se realiza el cambio de estado de ticket en SGS, Con comentarios de trabajo realizado
Usuario puede reiterar o reabrir el ticket
si no esta conforme
Imagen N°3 Flujo Gestión de requerimientos y Gestión de servicios BCCh