Guía
del Archivo
Central de la
Municipalidad de
Material elaborado por: Gabriela Jiménez
Alejandra Araya Lilliana Acuña
para el curso
Difusión de Archivos HA-2090 Bajo la guía del
Profesor Luis fernando Jáen García Universidad de Costa Rica
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Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
contenido
Introducción ...5
Datos informativos ...6
Marco filosófico ...7
Reseña histórica ...7
Misión del archivo ...8
Objetivos ...8
Funciones ...8
Gestión y documentación ...12
Áreas del Archivo ...14
Recursos tecnológicos del Archivo ...14
Infraestructura ...14
Fondo documental del Archivo Central de la Municpalidad de Carrillo...15
Servicios ...19
Instrumentos descriptivos ...20
Instrumentos de control ...20
Introducción
La presente guía es un instrumento de apoyo para nuestros usuarios, con el fin de que conozcan todos aquellos documentos que reflejan las actividades y funciones de la Municipalidad de Carrillo y que con el tiempo se convertirán en legado histórico para los ciudadanos de nuestra comunidad.
MUNICIPALIDAD DE CARRILLO http://www.municarrillo.go.cr/ Central Téfonica: 2688-8039 • 2688-8639 • 2688-8543 2688-5968 • 2688-5969 • 2688-5970 ext:101 Apartado:
5-5050 Filadelfia Guanacaste, Costa Rica. Dirección:
200 mts Norte del Parque Central de Filadelfia.
Anexo N°2 frente a Agencia del BCR Atención al Público:
Lunes a Jueves de 7:30 am a 4:00 pm y Viernes de 7:30 am a 3:00 pm.
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Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
Marco Filosófico
Reseña historica del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
Este Archivo se consolida a partir del año 2008. Cuenta en la ac-tualidad con un cuadro de clasificación organizacional, un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos; también se han realizado cursos-taller para los archivos de gestión, el inven-tario y la clasificación de 350 cajas tipo archivo, el acomodo de toda la documentación en cajas libres de acido para su conservación, y la adquisición de un espacio para el depósito de documentos y para la oficina del archivo central en donde se encuentran 300 cajas y 150 planos de permisos
de construcción. En el año 2009 se realizaron transfe-rencias de los departamen-tos de tesorería, catastro y alcaldía.
Existe la normalización de siglas, control de co-rrespondencia, control de préstamo de documentos dentro de los archivos de gestión, la implementa-ción de los Cuadros de Clasificación en todos los
archivos de Gestión. Cuenta además con un edificio de anexo lo-calizado cerca del Palacio Municipal.
Misión del Archivo
Brindar un servicio de información eficiente y oportuno al usuario interno y externo, aplicando las técnicas archivísticas de adminis-trar, clasificar, seleccionar el conjunto de documentos que con-forman el fondo documental de la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones, con el fin de apoyar la gestión administrativa y conservar la documentación de valor científico-cultural.
Objetivos
Reunir, ordenar, custodiar y facilitar el conjunto de documentos recibidos y producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones.
Brindar un servicio archivístico eficiente y oportuno al usuario interno y externo reuniendo, ordenando, custodiando y facili-tando el conjunto de documentos recibidos y producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones y que se conserven debidamente organizados, para su utilización en la gestión admi-nistrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.
Funciones
1. Controlar que la documentación se conserve debidamente organizada, para su utilización en la gestión administrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciuda-danos, la investigación y la cultura.
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Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
2. Velar por el oportuno y ágil trasiego de la correspondencia interna y externa.
3. Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación ad-ministrativa e histórica de la institución.
4. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias de la institución de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
5. Elaborar y actualizar las tablas y plazos documentales. 6. Facilitar la información solicitada por el usuario interno y
externo.
7. Expurgar y eliminar periódicamente los archivos que han perdido vigencia legal y administrativa, y no tienen valor histórico.
8. Normar los sistemas y procedimientos archivísticos en la ins-titución.
9. Definir políticas de remisión de documentos al archivo central.
1O. Velar por la custodia, seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el archivo central. 11. Aplicar y actualizar sistemas de localización de documentos
eficaces.
12. Establecer y poner en funcionamiento sistemas y mecanis-mos de control para el recibo y entrega de documentos 13. Evacuar y tramitar consultas que formulen las diferentes
uni-dades administra-tivas de la institu-ción, con respecto a documentación institucional. 14. Promover y
estable-cer técnicas y méto-dos de trabajo que permitan optimizar los rendimientos del personal técni-co y administrativo asignado a la de-pendencia.
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Guía del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
15. Valorar, seleccionar y conservar el acervo documental en su contexto histórico, legal y administrativo, manteniendo así el principio de procedencia y evidenciando las relaciones origi-nales de los documentos entre sí.
16. Mantener la autenticidad de los documentos durante su tra-tamiento archivístico, su conservación y su uso.
17. Procurar que el sistema de archivo de documentos municipal se ajuste a técnicas modernas, que faciliten la recuperación y almacenamiento de los mismos.
Gestión y Documentación
1. Controlar que la documentación se conserve debidamente organizada, para su utilización en la gestión administrativa, la toma de decisiones, la entrega de información a los ciuda-danos, la investigación y la cultura.
2. Velar por el oportuno y ágil trasiego de la correspondencia interna y externa.
3. Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación ad-ministrativa e histórica de la institución.
4. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias de la institución.
5. Facilitar la información solicitada por el usuario interno y externo.
6. Definir políticas de remisión de documentos al archivo central.
7. Velar por la custodia, seguridad, integridad y confiabilidad de la documentación que se custodia en el archivo central. 8. Aplicar y actualizar sistemas de localización de documentos
eficaces.
9. Establecer y poner en funcionamiento sistemas y mecanis-mos de control para el recibo y entrega de documentos.
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10. Evacuar y tramitar consultas que formulen las diferentes uni-dades administrativas de la institución, con respecto a docu-mentación institucional.
11. Promover y establecer técnicas y métodos de trabajo que permitan optimizar los rendimientos del personal técnico y administrativo asignado a la dependencia.
12. Valorar, seleccionar y conservar el acervo documental en su contexto histórico, legal y administrativo, manteniendo así el principio de procedencia y evidenciando las relaciones origi-nales de los documentos entre sí.
13. Mantener la autenticidad de los documentos durante su tra-tamiento archivístico, su conservación y su uso.
14. Procurar que el sistema de archivo de documentos municipal se ajuste a técnicas modernas, que faciliten la recuperación y almacenamiento de los mismos.
Áreas del archivo
Se encuentra ubicado en el Edificio de la Municipalidad de Carri-llo y cuenta con un anexo, ubicado frente a la agencia del BCR.
Recursos tecnológicos y materiales El archivo únicamente cuenta con computadora, un equipo mul-tifuncional (escáner y fotocopiadora), estantería metálica, docu-mentos custodiados en cajas de archivo libres de ácido y rotuladas debidamente.
Infraestructura del archivo Salita de consulta, no posee acceso a discapacitados.
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Fondo Documental del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo
El fondo documental lo componen todos los documentos genera-dos producigenera-dos y recibigenera-dos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones y actividades.
Subfondo
Los subfondos los conforman los documentos que se relacionan entre sí y que los producen los diferentes departamentos de la Municipalidad, estos documentos se agrupan en series documen-tales. Las series documentales tienen el mismo tipo documental y se refieren a un mismo asunto.
Alcaldía Municipal: Fechas extremas: 1979-2010
Series documentales:
Albun de diapositivas, manual de gestión, libros de empastes, informe catastral municipal, Correspondencia, expedientes de referencias, informe de labores, informe de actividades.
Recursos Humanos: Fechas extremas: 1972-2010
Series documentales:
Expedientes personal, convenciones colectivas de trabajo, correspondencia, expediente ahorro patronal, Contratos tra-bajo, concurso interno, certificaciones, planillas.
Asesoría Legal: Fechas extremas: 1986-2010
Series documentales:
Expedientes de demandas, expedientes sobre zona marítima terrestre, expediente usurpación de bienes de dominio públi-co, expedientes de contrato obra terminada, expedientes de denuncia, expedientes de denuncia, expedientes del auditor, expedientes de auditoría, sentencias, copias de sentencias, edictos.
Catastro: Fechas extremas:1968-2010
Series documentales:
Avaluos de construcción, declaración jurada de bienes in-muebles, escrituras, exoneraciones, ficha de información de campo, uso del suelo.
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Ingeniería Municipal: Fechas extremas:1972-2010:
Series documentales:
Expedientes de casos, expedientes de inspección, plan regu-lador urbano, expedidentes permisos de contrucción, plano visado.
Zona Maritima: Fechas extremas:1965-2010
Series documentales:
Concesiones y arrendamientos, expedientes de zona marítima.
Planificación: Fechas extremas: 1992-2010
Series documentales:
Convenios
Financiero: Fechas extremas: 1979-2010
Series documentales:
Preuspuesto ordinario, presupuestocorrespondencia, presu-puesto extraordinario, liquidación presupuestaria.
Tesorería. Fechas extremas:1987-2010
Series documentales:
Comprobantes diarios de ingreso, control diario, cheques, co-pias de cheque. Constancias, constancias de bienes y muebles, expedientes de casos,comprobantes de concesiones,estados de cuenta, liquidaciones, mayor general ingresos, nóminas.
Cobros Administrativo: Fechas extremas: 1986-2010
Series documentales:
Arreglos de pago, expedientes de compras, cheques girados y no cobrados, avisos de cobro, pagos por caja chica, órdenes de compra, recibo de recolección, impuestos de bienes in-muebles, nóminas de pagos.
Patentes: Fehas extremas: 1990-2010
Series documentales:
Declaración juradas impuesto de patentes, expedientes de permisos, patentes, permisos de funcionamiento.
Contabilidad: Fechas extremas: 1994-2010
Series documentales:
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Proveeduría: Fechas extremas:1987-2010
Series documentales:
Expedientes, depósitos, contrataciones y compras, expedien-tes de compras, remesas, balances, órdenes de compra.
Servicios
Acceso libre y gratuito a la consulta de documentos, consulta en sala u oficina, préstamo de documentos o expedientes, solicitud de préstamo por e-mail, consultas o búsquedas de información por teléfono o por e-mail, transferencias de documentos asesorías en el área de la Archivística y reproducción de documentos.
Formación de usuarios:
La formación de usuarios consiste en educar a los funcionarios de la Municipalidad de Carrillo, en conocer los documentos que producen, como controlar la explotación documental, conocer diferentes instrumentos utilizados por el Archivo Central como los cuadros de clasificación, normativas, leyes, además se instruye sobre la conservación documental.
Instrumentos Descriptivos
Son herramientas auxiliares que permiten un mejor acceso y con-fiabilidad de que la información se encuentra en el Archivo, cua-dros de clasificación e inventarios, listas de remisión, valoraciones parciales.
Instrumentos de Control
El Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo cuenta con boletas de préstamos de materiales y consulta
Instrumentos de Acceso
El fondo documental del Archivo Central de la Municipalidad de Carrillo dispone de diferentes instrumentos con los cuales se pue-de accesar la información pue-de una manera precisa y exacta mediante los inventarios, listas de remisión.