Proyecto sobre mejora de procesos de COMPRAS y PAGOS

(1)

Proyecto sobre mejora de procesos

de COMPRAS y PAGOS

Caso de éxito identificando oportunidades de mejora

en relacionamiento con proveedores de

(2)

Antecedentes del proyecto Bases conceptuales

Estrategia de implementación Resultados obtenidos

Sinergia con el Plan Informático 2010-2015

Temática de la presentación

(3)

Temática de la presentación

(4)

Crecimiento con mejor distribución de la riqueza

Reforma democrática del Estado Inclusión social con equidad

Ejes estratégicos del Programa de Gobierno

Actual Administración departamental, período 2010 - 2015

•

Aumento en la incorporación de TIC´s en la operativa municipal

•

Capacitación de los recursos humanos

•

Recomposición de la carrera funcional (concursos, ascensos)

•

Profundización en análisis de procedimientos

(5)

Autoridades

Intendencia de Maldonado

Proyecto de naturaleza PÚBLICO - PRIVADA

Patrocinadores privados, Cámara Empresarial Maldonado

Consultora brasilera “Falconi”

Funcionarios municipales, ADEOMM

•

Presentación de propuesta de trabajo ante Intendencia para proyecto de mejora de gestión

•

Conocimiento y Metodología de gerenciamiento

•

Análisis de la normativa

•

Estructuración de propuestas

•

Implementación del proyecto

•

Compromiso de gestión

•

Decisiones estratégicas

•

Gastos operativos

•

Elección de empresa para realizar consultoría

•

Definición de los objetivos y liderazgo del Proyecto

•

Financiamiento de gastos

•

Conocimientos técnicos y experiencia administrativa

(6)

Gabinete Operativo

(Consultora)

Secretario General

Sr. Mtro. Gustavo Salaberry

Director General de Hacienda

Sr. Pedro González

Organigrama del Proyecto

INTENDENTE DEPARTAMENTAL

Sr. Oscar de los Santos

Secretario General

Sr. Mtro. Gustavo Salaberry

Cámara Empresarial de Maldonado ADEOMM, Gremio de funcionarios

ADMINISTRACION y RRHH DESCENTRALIZACION ASUNTOS LEGALES PRO-SECRETARIA HACIENDA HACIENDA y ADMINISTRACIÓN y RR.HH. Unidad de GESTIÓN

(7)

•

Reducir costos asociados a los procedimientos

•

Reducir carga horaria de cada funcionario interviniente en el proceso

•

Establecer puntos de control y sus responsables

•

Reducir número de observaciones del Tribunal de Cuentas

•

Explorar las nuevas posibilidades legales

•

Explorar las nuevas posibilidades tecnológicas

•

Descentralizar el proceso de compras

•

Utilizar recursos de acuerdo con la disponibilidad, priorizando las compras establecidas en el Presupuesto

•

Simplificar el proceso y disminuir la participación de Hacienda

•

Ejecutar obligatoriamente lo previsto en el Presupuesto, si existe aprobación del gasto y disponibilidad presupuestal

•

Reducir el valor unitario de las compras con aumento de la eficiencia del proceso de pagos

•

Garantizar que las compras relacionadas sean realizadas en forma conjunta

(8)

Características del Proyecto

Rediseño de procedimiento de Compras y procedimiento de Pagos a proveedores, destinados a la adquisición de bienes y servicios de funcionamiento o inversión

Proyecto con características descentralizadoras en dos dimensiones : administrativa y geográfica

Procedimientos que involucran a 9 organismos, del segundo y tercer nivel de gobierno de Poder Ejecutivo, a nivel departamental :

8 Municipios y 1 Intendencia, compuesta por 105 órganos

Se incluyen todas las compras sin tomar en cuenta su importe, con lo cual se afectan los procedimientos de Compras Directas y Licitaciones

(9)

Ene - Mar Abr - Jun Jul - Set Oct - Dic Ene May Jun - Dic

2012 -

Cronograma

- 2014

Planificación

Relevamientos y propuestas de cambio

Definición de estrategia de implementación Decisiones institucionales

Plan Piloto Obras y Servicios

Plan Piloto San Carlos

Identificación de productos emergentes Plan Piloto Licitaciones

Continuar Planes Piloto

Consultoría Consultoría

(10)

Temática de la presentación

(11)

Análisis de procedimientos y re-estructuración operativa en puestos de trabajo estandarizando nueva lógica de funcionamiento

Estudio de la normativa vigente, la cual recibió modificaciones durante el transcurso del proyecto Cambio tecnológico

Decisiones institucionales estratégicas

(12)

Propuestas de cambio relacionadas a procedimientos

Rediseño a nivel general

•

simplificación de tareas repetitivas

•

identificación de puestos críticos

mayor fluidez del proceso general eliminación de tiempos muertos cancelación de controles

aplicados sobre controles previos

•

eliminación de tareas que no agregaban valor al proceso

evitar traslados físicos de documentación

Otras innovaciones

•

estandarizar Registro de Proveedores alineándose al Registro Único nacional

•

supervisión periódica de resultados, establecimiento y cumplimiento de nuevos estándares

aumento en las garantías del cumplimiento normativo

•

aumentar auditorías del proceso

mantenimiento del nivel en los cambios alcanzados

(13)

Propuestas de cambio relacionadas a TIC´s

Aprovechamiento de sistemas informáticos ya existentes

•

Sistema Contable-Presupuestal (2009): ingreso de información desde etapas iniciales de los trámites

socialización de información con todos los agentes involucrados mejor gestión de las etapas del gasto presupuestal

obtención de datos con fines informativos y gerenciales

asegurar sostenibilidad de los cambios

•

Correo y Agenda institucional (2008) : calendario compartido de Licitaciones

Innovaciones a implantar :

•

propuesta para la adquisición de un Sistema de Compras y Stock

•

utilización de banca electrónica

•

Gestión del Conocimiento (2013) y Sitio web interno (2012) : documentación del proyecto

facilitar auditabilidad

evitar reprocesamiento de datos en puestos destinados a control

(14)

Propuestas de cambio relacionadas a normativa

•

estudio exhaustivo de la nueva versión

del “T.O.C.A.F.”

comprimir proceso al disminuir acumulación de autorizaciones acercar cargos decisores a puestos de trabajo operativos

profesionalización de cargos de nivel medio en la escala jerárquica

•

designación de nuevos Ordenadores de compras y pagos

•

análisis de la Ley de Municipios y

Decretos reglamentarios departamentales

•

evolución del Manual de Descripción de Tareas para funcionarios municipales

•

alineamiento con evolución de la estructura orgánica institucional

avanzar en la adaptación de la estructura orgánica a la lógica de trabajo por procesos

•

creación de Comisión Asesora Ampliada para compras por Licitaciones

•

unificación cronológica de autorización de gasto y pago

elevar la calidad de

asesoramiento al servicio de los procesos licitatorios

(15)

Fundamentos conceptuales del cambio

PAGOS COMPRAS Comunicación Facturas Liquidaciones Controles Contables

COMPRA

PAGO

Viernes Viernes Lunes

•

Consideración unificada de ambos procedimientos

•

Establecimiento de “ciclos semanales de trabajo”

(16)

Posibles escenarios temporales

COMPRA

PAGO

V V L

9 – 11

días

•

Gerenciar flujos de procedimientos

•

Priorizar tareas

•

Ordenar puestos de trabajo

(17)

Temática de la presentación

(18)

Implementación sectorizada del Proyecto

Operaciones de Compras Directas 2012

(19)

Importe de Compras Directas 2012

(20)

Temática de la presentación

(21)

Resultados cualitativos del primer Plan Piloto

•

Adecuada capacitación

•

Compromiso por parte de los funcionarios

•

Correcta identificación de las mejoras a realizar

•

Pertinente toma de decisiones institucionales

•

Precisión en la implementación del proyecto

D

ía

s

(22)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 0 10 20 30 40 4 6 4 5 9 6 4 4 5 4 5 5 4 ₃ 4 ₃ 4 ₃ ₃ ₃ ₃ 2 6 8 4 Semanas D ÍA S d e d e m o ra p ro m e d io 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 0 10 20 30 40 9 6 4 14 11 12 10 12 11 12 13 13 ₉ 12 14 15 11 15 13 11 12 9 9 13 14 Semanas D ÍA S d e d e m o ra p ro m e d io

Resultados cuantitativos

Comparativo 2012 = 29 Comparativo 2012 = 43 Promedio 2013 = 11 Promedio 2013 = 4 COMPRAS PAGOS

(23)

Cumplimiento de expectativas

Considerados ambos procedimientos en conjunto

Promedio para el año 2012

72

•

Muestra equivalente para Centro de Costos y Bienes /Servicios adquiridos

Meta fijada en primera instancia

45

•

Expectativa institucional al momento de realizar la planificación del Proyecto

Promedio para el año 2013

15

•

Datos reales obtenidos durante el desarrollo de Plan Piloto de Obras y Talleres

150

45

14

P ilo to O b ra s y T al le re s P ilo to M u n ic ip io S an C ar lo s

(24)

Productos emergentes a implantar

Publicación de cada compra

Transferencias bancarias para viabilizar los pagos

•

www.maldonado.gub.uy

•

detalles de las Compras :

- artículo / servicio adquirido - fecha / precio cotizado

- proveedor adjudicado

•

utilización de banca electrónica del Banco de la República-BROU

democratización del acceso a la información

aumento en la transparencia de la gestión presupuestal aumento de competitividad socializando la información

•

información obtenida del Sistema Contable

incremento en cantidad de proveedores ofertantes

colaboración en gestión de cobros de los proveedores

descenso volúmen de tareas en puestos de trabajo

(25)

6 9 3 4 3 14 12 14 22 15 0 5 10 15 20 25 30 Semana 16 Semana 17 Semana 18 Semana 19 Semana 20

Procesos Compras / Pago IDM Proceso de cobro Proveedor

Comparación de Tiempos

Días

(26)

Temática de la presentación

Continuidad del Proyecto y espacio para preguntas Sinergia con el Plan Informático 2010 - 2015

(27)

Sistema Contable-Presupuestal web

(28)

Gestión del conocimiento institucional

(29)

(30)

Correo y Agenda institucional

Innovaciones para Licitaciones Programación anual - Calendario

(31)

Temática de la presentación

Continuidad del Proyecto y espacio para preguntas Sinergia con el Plan Informático 2010 - 2015

(32)

Ene - Mar Abr - Jun Jul - Set Oct - Dic Ene May Jun - Dic

2012 -

Cronograma

- 2014

Plan Piloto San Carlos

Identificación de productos emergentes Plan Piloto Licitaciones

Continuar Planes Piloto

(33)

?

(34)

Muchas Gracias

w w w . m a l d o n a d o . g u b . u y

u d e g @ m a l d o n a d o . g u b . u y