Manual de producto de GFI. Manual de administración y configuración

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Manual de producto de GFI

Manual de administración y

configuración

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Versión del documento: FM-ACM-EN-2.00.00 Última actualización: 13 de September de 2011

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Contenido

1 Introducción 1

1.1 Acerca de... 1

1.2 Convenciones que se usan en este manual ... 1

1.3 Requisitos del sistema ... 1

1.4 Instrucciones de instalación de GFI FaxMaker ... 1

1.5 Funcionamiento de GFI FaxMaker: envío de faxes ... 2

1.6 Funcionamiento de GFI FaxMaker: recepción de faxes ... 3

2 Uso de GFI FaxMaker 5

2.1 Cómo envían faxes los usuarios ... 5

2.2 Cómo ven los usuarios los faxes recibidos ... 7

2.3 Supervisión del funcionamiento de GFI FaxMaker ... 8

3 Ajustes de la configuración general 11

3.1 Líneas de fax ... 11

3.2 Usuarios con licencia... 20

3.3 Administradores de fax ... 23

3.4 Puerta de enlace Email2Fax ... 23

3.5 Opciones de marcación ... 26

3.6 Archivo de faxes ... 27

3.7 Archivos de registro ... 31

3.8 Integración de HP Digital Sender ... 31

3.9 Cómo almacenar faxes ... 33

3.10 Información de la licencia de GFI FaxMaker ... 34

3.11 Información de la versión ... 35

4 Configuración: envío de faxes 37

4.1 Opciones de envío ... 37

4.2 Conversión de documentos ... 38

4.3 Informes de transmisión ... 39

4.4 Opciones de encabezado/pie de página ... 44

4.5 Bloqueo de llamadas ... 46

4.6 Contactos públicos ... 47

4.7 Carátulas ... 48

4.8 NetPrintQueue2FAX ... 57

4.9 TextAPI y XMLAPI ... 61

4.10 Facturación... 62

5 Configuración: recepción de faxes 65

5.1 Opciones de recepción... 65

5.2 Enrutamiento de faxes ... 66

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5.5 OCR ... 82

6 SMS 83

6.1 Cómo se envían los SMS ... 83

6.2 Recepción de SMS ... 84

6.3 Requisitos ... 85

6.4 Configurar ajustes de SMS ... 85

7 Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker 99

7.1 Requisitos del sistema ... 99

7.2 Procedimiento de instalación ... 99

7.3 Instalación desatendida ... 102

7.4 Uso del cliente de GFI FaxMaker ... 104

8 Cómo desinstalar GFI FaxMaker 105 9 Glosario 107 10 Solución de problemas 109

10.1 Introducción ... 109

10.2 Opciones de resolución de problemas ... 109

10.3 Problemas comunes ... 109

10.4 Base de conocimientos ... 112

10.5 Foro en la red ... 112

10.6 Solicitar soporte técnico ... 112

10.7 Avisos de actualizaciones ... 113

10.8 Documentación ... 113

11 Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/2003 115

11.1 Creación automática del conector ... 115

11.2 Creación manual del conector ... 115

11.3 Eliminación automática del conector ... 119

11.4 Eliminación manual del conector ... 120

12 Apéndice 2: Conector de Microsoft Exchange 2007/2010 121

12.1 Creación automática de los conectores... 121

12.2 Creación manual de los conectores ... 121

12.3 Eliminación automática de los conectores ... 122

12.4 Eliminación manual de los conectores ... 123

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Lista de tablas

Tabla 1: características de supervisión en tiempo real 9

Tabla 2: opciones de Añadir línea de fax 12

Tabla 3: opciones de Dispositivo de línea de fax 12

Tabla 4: línea de fax, Opciones de línea 13

Tabla 5: opciones avanzadas de línea de fax 14

Tabla 6: usuarios de línea de fax 16

Tabla 7: administrar módems fax 18

Tabla 8: opciones avanzadas del módem fax 19

Tabla 9: administración de usuarios y grupos 20

Tabla 10: administración de administradores de fax 23

Tabla 11: opciones de Conector SMTP 24

Tabla 12: opciones de Descargador de POP3 25

Tabla 13: opciones de Marcación 26

Tabla 14: opciones de Archivar en el buzón 28

Tabla 15: opciones de Archivar en base de datos 30

Tabla 16: archivos de registro de GFI FaxMaker 31

Tabla 17: cómo almacenar faxes 33

Tabla 18: opciones de Envío 37

Tabla 19: opciones de Conversión de documentos 38

Tabla 20: opciones de Informes de transmisión 41

Tabla 21: plantillas de informe de fax 42

Tabla 22: campos de Informe de fax 43

Tabla 23: opciones de Encabezado y pie de página 44

Tabla 24: opciones de Estampación 45

Tabla 25: carátulas 52

Tabla 26: opciones generales de las notas de carátula delanteras 55 Tabla 27: campos de combinación de carátula, detalles del remitente 55 Tabla 28: campos de combinación de carátula, detalles del destinatario 56

Tabla 29: campos de combinación de carátula 56

Tabla 30: opciones de configuración de NetPrintQueue2FAX 59

Tabla 31: opciones de TextAPI 62

Tabla 32: opciones de XMLAPI 62

Tabla 33: opciones generales de recepción 65

Tabla 34: métodos de enrutado de faxes 66

Tabla 35: opciones de enrutado de DTMF/DID 67

Tabla 36: opciones de enrutado de OCR 69

Tabla 37: opciones de Usuario de reglas de enrutado 72 Tabla 38: enrutado de faxes a una carpeta pública 79

Tabla 39: propiedades de impresora 80

Tabla 40: opciones de Filtro de fax no deseado 81

Tabla 41: propiedades de OCR 82

Tabla 42: motores de GSM 86

Tabla 43: propiedades del servicio de SMS 86

Tabla 44: propiedades del teléfono móvil GSM 88

Tabla 45: propiedades avanzadas del servidor de SMS integrado 89 Tabla 46: opciones del servidor SMS incorporado 91

Tabla 47: propiedades del servicio de SMS 91

Tabla 48: propiedades del servicio de SMS de Clickatell 93

Tabla 49: opciones de SMS 94

Tabla 50: fichas de Propiedades de enrutado de SMS 96

Tabla 51: archivos de registro de SMS 96

Tabla 52: instalación de cliente, opciones de formularios de mensajes 100

Tabla 53: ajustes del servidor de correo 101

Tabla 54: opciones de Autenticación SMTP 102

Tabla 55: parámetros de instalación desatendida del cliente 103

Tabla 56: opciones de Rendimiento 109

Tabla 57: solución de problemas: Email2FaxGateway 110 Tabla 58: solución de problemas: envío de faxes 110 Tabla 59: solución de problemas: recepción de faxes 111

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Lista de capturas de pantalla

Captura de pantalla 1: envío de un fax con el cliente de correo electrónico 5 Captura de pantalla 2: impresión de documentos en el fax 6 Captura de pantalla 3: Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 7 Captura de pantalla 4: Los faxes se reciben en la bandeja de entrada 8 Captura de pantalla 5: El monitor de GFI FaxMaker 8 Captura de pantalla 6: Cuadro de diálogo Líneas/dispositivos 11 Captura de pantalla 7: Cómo agregar un canal RDSI 12

Captura de pantalla 8: Ficha Opciones de línea 13

Captura de pantalla 9: Opciones avanzadas de línea/dispositivo 14

Captura de pantalla 10: Ficha Usuarios 16

Captura de pantalla 11: Ficha Prueba de línea 17

Captura de pantalla 12: Cuadro de diálogo Personalizar las propiedades del módem 19 Captura de pantalla 13: Lista de usuarios y grupos de GFI FaxMaker 20 Captura de pantalla 14: Importar usuarios de un equipo remoto 22 Captura de pantalla 15: Lista de administradores de fax 23 Captura de pantalla 16: Configuración de la puerta de enlace Email2Fax 24

Captura de pantalla 17: Conector POP3 25

Captura de pantalla 18: Opciones de marcación 26

Captura de pantalla 19: Archivo en un paquete de archivo de correo electrónico 28

Captura de pantalla 20: Propiedades de archivo 29

Captura de pantalla 21: Configuración de base de datos 30 Captura de pantalla 22: Configuración de Digital Sender 32 Captura de pantalla 23: Configuración de HP Digital Sender 33 Captura de pantalla 24: Visualización de información de la licencia actual 34 Captura de pantalla 25: Información de la versión de GFI FaxMaker 35

Captura de pantalla 26: Opciones de envío 37

Captura de pantalla 27: Opciones de Conversión de documentos 38 Captura de pantalla 28: Informe de transmisión de fax 40 Captura de pantalla 29: Opciones del informe de transmisión de fax 41 Captura de pantalla 30: Opciones del informe de transmisión de SMS 42 Captura de pantalla 31: Opciones de Encabezado/pie de página para los faxes salientes 44 Captura de pantalla 32: Opciones de Estampación para los faxes entrantes 45 Captura de pantalla 33: Reglas de bloqueo de llamadas 46 Captura de pantalla 34: Entrada nueva de bloqueo de llamadas 46 Captura de pantalla 35: Nodo Contactos públicos 47

Captura de pantalla 36: Usuarios de carátula 49

Captura de pantalla 37: Ficha Opciones de carátula 50 Captura de pantalla 38: Creación de una nueva carátula 51

Captura de pantalla 39: Opciones de carátula 52

Captura de pantalla 40: Usuarios de nota de carátula delantera 53 Captura de pantalla 41: Creación de una nueva nota de carátula delantera 54 Captura de pantalla 42: Opciones de Nota de carátula delantera 55 Captura de pantalla 43: Documento listo para imprimirlo en NetPrintQueue2FAX 57 Captura de pantalla 44: Impresión de un documento en NetPrintQueue2FAX 58 Captura de pantalla 45: Configuración de NetPrintQueue2FAX 59 Captura de pantalla 46: Opciones para imponer la facturación 63

Captura de pantalla 47: Opciones de recepción 65

Captura de pantalla 48: Creación de una ruta DID 67 Captura de pantalla 49: Creación de una nueva ruta MSN 68 Captura de pantalla 50: Propiedades del enrutado OCR 69 Captura de pantalla 51: Nueva frase de búsqueda, creación de una nueva frase de búsqueda OCR 70 Captura de pantalla 52: Creación de una nueva ruta de línea 70 Captura de pantalla 53: Creación de una nueva ruta CSID 71 Captura de pantalla 54: Usuarios a los que se enrutan los faxes entrantes 72 Captura de pantalla 55: Imprimir faxes automáticamente 74 Captura de pantalla 56: Hacer copias de seguridad de los faxes automáticamente 75 Captura de pantalla 57: Propiedades de enrutado, usuarios que reciben todos los faxes entrantes 76 Captura de pantalla 58: Propiedades de enrutado, especificación de enrutadores de fax

predeterminados 77

Captura de pantalla 59: Configuración de la ruta del recurso compartido de red 78 Captura de pantalla 60: Configuración de impresoras 80

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Captura de pantalla 61: Opciones de filtro de fax no deseado 81

Captura de pantalla 62: Propiedades de OCR 82

Captura de pantalla 63: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico 83 Captura de pantalla 64: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico 84 Captura de pantalla 65: SMS recibido visto en el cliente de correo electrónico 84 Captura de pantalla 66: Configuración del servidor de SMS integrado simple de GFI 86 Captura de pantalla 67: Servidor de SMS integrado 87 Captura de pantalla 68: Propiedades generales del teléfono móvil GSM 88 Captura de pantalla 69: Propiedades avanzadas del teléfono móvil GSM 89 Captura de pantalla 70: Lista de dispositivos SMS integrados 90 Captura de pantalla 71: Opciones del servidor SMS incorporado 90 Captura de pantalla 72: Configuración de un proveedor de servicios SMS 91 Captura de pantalla 73: Configuración del servicio de Clickatell 93

Captura de pantalla 74: Opciones de SMS 94

Captura de pantalla 75: Configuración de usuarios de SMS 95 Captura de pantalla 76: Propiedades de enrutado SMS 96 Captura de pantalla 77: Elección de formulario de mensajes 100 Captura de pantalla 78: Cómo especificar un servidor de correo 101 Captura de pantalla 79: Autenticación de servidor de correo 102 Captura de pantalla 80: cómo especificar la IP/el nombre del equipo de GFI FaxMaker 116 Captura de pantalla 81: cómo especificar FAX como espacio de direcciones 117 Captura de pantalla 82: cómo especificar faxmaker.com 118 Captura de pantalla 83: ficha Espacio de direcciones 119

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1 Introducción

1.1 Acerca de

GFI FaxMaker es un servidor de fax que le permite enviar y recibir faxes y SMS mediante la infraestructura de su correo electrónico. GFI FaxMaker para Exchange/SMTP se integra con Microsoft Exchange Server, Lotus Notes y otros servidores de correo SMTP/POP3.

1.2 Convenciones que se usan en este manual

La siguiente tabla contiene una descripción de las convenciones de formato que se usan en este manual:

CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN

Información adicional esencial para el manejo de GFI FaxMaker.

Notificaciones y precauciones importantes sobre problemas que aparecen con frecuencia.

► Instrucciones de navegación paso a paso sobre cómo acceder a una función.

Texto en negrita Nombres de los controles de la interfaz de usuario, como nodos, menús y botones.

<Texto en cursiva>

Parámetros que se sustituyen por valores, como rutas de acceso y nombres de archivo. Texto que se

introduce

Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones.

Para obtener información sobre los términos técnicos y las definiciones de ellos que se usan en este manual, consulte el apartado Glosario de este mismo manual.

1.3 Requisitos del sistema

Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema y otras configuraciones de la instalación consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, disponible en:

http://www.gfi.com/faxmaker/manual

1.4 Instrucciones de instalación de GFI FaxMaker

Para obtener un conjunto completo de instrucciones de instalación e información sobre cómo configurar GFI FaxMaker antes de empezar a usarlo, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, disponible en:

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1.5 Funcionamiento de GFI FaxMaker: envío de faxes

PASO 1: MÉTODOS DE ENVÍO DE FAXES

Correo electrónico: El usuario envía el fax a través de un correo electrónico dirigido a

[email protected] (donde 1111 es el número de fax del destinatario).

Cliente de GFI FaxMaker: el usuario emplea una aplicación cliente de GFI FaxMaker instalada en su equipo para enviar los faxes.

NetPrintQueue2Fax: los usuarios "imprimen" el contenido que van a enviar por fax a través del controlador de impresora virtual de

NetPrintQueue2Fax. NetPrintQueue2Fax envía el contenido a GFI FaxMaker para que se procese.

API de texto y XML: el envío de faxes se realiza mediante la configuración de un archivo XML o de texto (API) y su posterior envío a una carpeta central. GFI FaxMaker selecciona automáticamente los faxes almacenados en dicha carpeta.

PASO 2: EL SERVIDOR DE CORREO ENRUTA EL FAX A GFI FAXMAKER

Servidor de correo: Enruta los correos electrónicos dirigidos a *@faxmaker.com al servidor de GFI FaxMaker.

PASO 3: GFI FAXMAKER PROCESA EL CONTENIDO DEL FAX

GFI FaxMaker: procesa el contenido recibido y lo prepara para la transmisión. Entre otros, GFI FaxMaker:

»

Resuelve y da formato al número que se marca

»

Convierte el contenido al formato de fax

»

Añade carátulas

»

Añade encabezados y pies de página

»

Entrega el contenido a un dispositivo de fax

que esté listo para la transmisión PASO 4: TRANSMISIÓN DEL FAX

Transmisión del fax: el dispositivo de fax conecta con el destinatario y transmite el fax.

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1.6 Funcionamiento de GFI FaxMaker: recepción de faxes

PASO 1: RECEPCIÓN DE LA LLAMADA DEL FAX

Recepción de la llamada: el remitente se conecta a la línea de fax y transmite el fax.

Dispositivo de fax: recibe el contenido del fax y lo reenvía a GFI FaxMaker.

PASO 2: GFI FAXMAKER PROCESA EL FAX Y EL CONTENIDO

GFI FaxMaker: procesa el fax recibido. Entre otros:

»

(Opcional) Bloquea faxes no deseados.

»

(Opcional) Reconoce ópticamente el texto del

fax (OCR).

»

Determina los destinatarios en función de la configuración del enrutamiento del fax.

»

Reenvía el fax por correo electrónico a los

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2 Uso de GFI FaxMaker

2.1 Cómo envían faxes los usuarios

Los usuarios pueden enviar faxes de distintas formas: A través de correo electrónico

Imprimiendo el contenido en GFI FaxMaker: NetPrintQueue2Fax Uso de la aplicación cliente de GFI FaxMaker

TextAPI/XMLAPI

A través de correo electrónico

Captura de pantalla 1: envío de un fax con el cliente de correo electrónico

Los usuarios con licencia pueden enviar faxes directamente desde su cliente de correo electrónico:

»

Envíe un mensaje de correo electrónico a númerofax@faxmaker.com, donde

númerofax se sustituye por el número de fax del destinatario.

»

Use la libreta de direcciones de Microsoft Outlook para los destinatarios que tengan un número de fax configurado.

La primera página del fax contiene el nombre del destinatario, el nombre del remitente, el asunto del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico. Si el mensaje de correo electrónico contiene archivos adjuntos, éstos se incluyen en las páginas posteriores del fax.

Este método lo pueden usar todos los usuarios de correo electrónico, ya que no es preciso instalar otro software ni realizar configuraciones personalizadas.

Para usar este método:

»

Configure los servidores de correo a los que se van a reenviar los mensajes de correo electrónico dirigidos a *@faxmaker.com, *@smsmaker.com, Fax:* y SMS:* a GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, que se encuentra en: http://www.gfi.com/faxmaker/manual

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»

Añada usuarios a la lista Usuarios con licencia. Para obtener más información, consulte el capítulo Usuarios con licencia de este manual.

Imprimiendo el contenido en GFI FaxMaker: NetPrintQueue2Fax

Captura de pantalla 2: impresión de documentos en el fax

Para enviar faxes, los usuarios imprimen el contenido en el controlador de impresora de GFI FaxMaker (NetPrintQueue2Fax). El número de fax del destinatario se escribe en el propio documento en un formato personalizable, por ejemplo Fax: 12345678. Esto permite que se envíen faxes en cualquier formato que permita la impresión de contenido (sin instalar la aplicación en el equipo de GFI FaxMaker).

Este método también permite el envío automático de faxes personalizados a varios destinatarios. Por ejemplo, a través de la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word se pueden enviar faxes a un mayor número de destinatarios.

Para usar este método, configure el controlador de impresora NetPrintQueue2Fax en los equipos cliente. Para obtener más información, consulte el capítulo NetPrintQueue2FAX de este manual.

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Uso de la aplicación cliente de GFI FaxMaker

Captura de pantalla 3: Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker

La aplicación cliente de GFI FaxMaker permite la conversión y previsualización (formato .FAX) de mensajes de fax directamente desde los equipos de los clientes. También

proporciona una libreta de direcciones para los contactos de fax, o bien usa la información de la libreta de direcciones de Microsoft Outlook.

Para usar la aplicación cliente de GFI FaxMaker, instálela en los equipos cliente. Para obtener más información, consulte el capítulo Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker de este mismo manual.

TextAPI/XMLAPI

Use archivos de texto o XML con información sobre los faxes que se envían. Almacene los archivos en una ubicación central y GFI FaxMaker procesará automáticamente los archivos ubicados en esta carpeta.

Se pueden configurar una amplia gama de aplicaciones que creen dichos archivos y automaticen el proceso de envío de faxes.

Para obtener más información, consulte el capítulo TextAPI y XMLAPI de este manual.

2.2 Cómo ven los usuarios los faxes recibidos

Los faxes recibidos se reenvían al usuario por correo electrónico. El mensaje de correo electrónico contendrá un informe de fax y el archivo de fax incluido como archivo adjunto. Los faxes se pueden adjuntar en varios formatos, como PDF.

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Captura de pantalla 4: Los faxes se reciben en la bandeja de entrada

Configure las opciones de enrutamiento para que GFI FaxMaker enrute los faxes recibidos al destinatario correcto. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutamiento de faxes de este manual.

2.3 Supervisión del funcionamiento de GFI FaxMaker

Captura de pantalla 5: El monitor de GFI FaxMaker

Use GFI FaxMaker Monitor para supervisar el funcionamiento de GFI FaxMaker. Se puede usar para supervisar varias instancias de GFI FaxMaker, así como instalaciones locales y remotas.

Cargue Monitor de GFI FaxMaker desde Inicio ► Programas ► GFI FaxMaker ► Monitor de GFI FaxMaker.

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Tabla 1: características de supervisión en tiempo real

CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN

Estado de líneas y dispositivos de fax

Desplácese hasta el nodo Servidor de fax. Aquí aparece una lista de los dispositivos/líneas de fax y su estado.

Otras funciones:

»

Inicializar: inicia los dispositivos/líneas que no están inicializados.

»

Anular: detiene un dispositivo/línea concreto.

»

Depurar: genera un registro de depuración del dispositivo en la carpeta

archivos de registro de la carpeta de instalación de GFI FaxMaker.

»

Cambiar vista: cambia la forma en que se muestra la lista de

dispositivos/líneas.

»

Reiniciar servidor: reinicia el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker.

Cola de faxes Seleccione el nodo Cola de faxes para mostrar todos los faxes que están en espera de envío.

Otras opciones:

»

Actualizar: actualiza la vista de los faxes en cola

»

Seleccionar todo: selecciona todos los faxes en cola

»

Cuadrícula: muestra/oculta las líneas de la cuadrícula

»

Columnas: personaliza las columnas que se muestran por fax.

»

Eliminar: elimina de la cola los faxes seleccionados.

»

Propiedades: permite ver las propiedades de los faxes en cola, entre las que se incluyen la fecha/hora, el remitente y el destinatario del mensaje.

»

Ver registros: carga el archivo de registro que contiene datos sobre los faxes enviados.

Estado del Agente de transferencia de mensajes

El Agente de transporte de mensajes es el servicio de transporte de SMTP, POP3 y mensajes SMS. Haga clic en el nodo Agente de transferencia de mensajes para ver información importante y estadísticas del transporte de mensajes.

»

Puerta de enlace Email2Fax: muestra la actividad de una cantidad de subprocesos que llevan a cabo la descarga de POP3, la preparación del fax, el envío SMTP, etc.

»

Cola de entrada: el número de faxes preparados para enviar a clientes SMTP.

»

Subproceso de transferencia de entrada: muestra la actividad del proceso que

envía los faxes a los clientes SMTP.

»

Último archivo: el último archivo que se está procesando.

»

Cola de entrada: el número de faxes recopilados por el conector POP3 para colocarlos en cola para el servidor de fax.

»

Subproceso de transferencia de salida: muestra la actividad del proceso que descarga el correo POP3 del buzón POP3.

»

Última dirección: última dirección de correo electrónico o número de SMS utilizado por el Agente de transferencia de mensajes.

»

Subproceso de transferencia de SMS: muestra el estado del subproceso que prepara y transfiere los mensajes al servidor SMS.

»

Subproceso de transferencia SMS entrante: muestra la actividad del SMS entrante.

Haga clic en:

»

Procesar mensajes: obliga al Agente de transferencia de mensajes a sondear si hay faxes/SMS nuevos.

»

Reiniciar: al hacer clic se reinicia el servicio Agente de transferencia de mensajes de GFI FaxMaker.

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2.3.1 Instalación remota de GFI FaxMaker Monitor

Para supervisar un servidor de fax remoto, instale Monitor de GFI FaxMaker en el equipo servidor de fax remoto.

En la instalación de GFI FaxMaker, deshabilite Servidor de fax GFI FaxMaker y seleccione Monitor remoto de GFI FaxMaker al seleccionar los componentes que se van a instalar. En la siguiente pantalla, especifique la dirección IP o el nombre de servidor del servidor de GFI FaxMaker.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar la instalación de GFI FaxMaker, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, que se encuentra en

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3 Ajustes de la configuración general

3.1 Líneas de fax

Una línea de fax es una línea telefónica física asignada a un dispositivo de fax (módem o RDSI/tarjeta de fax). Dependiendo del tipo de dispositivo, los dispositivos de fax pueden admitir varias líneas. GFI FaxMaker le permite configurar distintas opciones por línea de fax.

Captura de pantalla 6: Cuadro de diálogo Líneas/dispositivos

Las líneas de fax se pueden configurar desde Configuración de GFI FaxMaker ► Líneas/dispositivos ► Propiedades. Para obtener más información, consulte: Cómo anadir líneas de fax a GFI FaxMaker

Edición de líneas de fax Eliminar líneas de fax

3.1.1 Cómo añadir líneas de fax a GFI FaxMaker

1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker ► Líneas/dispositivos ► Propiedades y haga clic en Agregar….

NOTA: al añadir módems fax nuevos después de instalar GFI FaxMaker, haga clic en Detectar en el cuadro de diálogo Líneas/dispositivos para agregarlos a la lista de dispositivos.

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Captura de pantalla 7: Cómo agregar un canal RDSI

2. Especifique los siguientes detalles:

Tabla 2: opciones de Añadir línea de fax

AJUSTE CONFIGURACIÓN

Líneas de fax

disponibles Seleccione el primer número de línea de fax disponible. Tipo de dispositivo Especifique el tipo de dispositivo de fax usado.

Puerto/línea físico Seleccione el canal o puerto que desea configurar.

Copiar la

configuración desde el dispositivo instalado

Para copiar los ajustes de una línea de fax configurada con anterioridad, seleccione esta opción y especifique la línea de fax de la que se van a copiar los ajustes.

Haga clic en OK.

3. En la ficha Dispositivo del cuadro de diálogo Propiedades de línea, configure:

Tabla 3: opciones de Dispositivo de línea de fax

TIPO DE DISPOSITIVO AJUSTES

RDSI

Dispositivos RDSI BRI CAPI2.0

Dispositivos RDSI PRI CAPI2.0

Dispositivos ANALOG CAPI2.0

Dispositivos de puerta de enlace

Tipo de RDSI: seleccione el tipo de dispositivo RDSI.

Números MSN: especifique el número para responder las llamadas entrantes. Escriba un número completo (por ejemplo, 82733099) o un número de prefijo (por ejemplo, 82733 para responder a todos los números del intervalo 82733000-8273099).

Responder a todas: haga clic para responder a todas las llamadas recibidas en el canal RDSI.

Brooktrout Tipo de tarjeta: seleccione el tipo de dispositivo Brooktrout

Capacidades de línea: en función de las propiedades del dispositivo de fax, seleccione el tipo apropiado: No, DTMF o DID/RDSI.

Marcado por tonos: si se admite, seleccione esta opción para agilizar el marcado.

Esperar tono de marcado: no empieza a marcar hasta que se establece un tono de marcado.

Tonos hasta la respuesta: configure el número de tonos que deben sonar para responder a las llamadas entrantes.

Controlador del módem fax

de GFI Tipo de módem_{Opciones avanzadas del módem}: seleccione el tipo de módem fax. _{: GFI FaxMaker se entrega con varios}

dispositivos preconfigurados. Haga clic para crear dispositivos nuevos o configure manualmente las opciones de los dispositivos. Para obtener más información, consulte el capítulo Propiedades del módem fax de este

(21)

TIPO DE DISPOSITIVO AJUSTES manual.

Cadena de inicialización: muestra la cadena que usa el controlador del módem para inicializarlo.

Marcado por tonos: si se admite, seleccione esta opción para agilizar el marcado. Si está deshabilitada, se usa el marcado por pulsos.

Esperar tono de marcado: no empieza a marcar hasta que se establece un tono de marcado.

Comprobar tono de ocupado: comprueba si la línea está ocupada antes de enviar el fax.

Modo altavoz: configure los ajustes del altavoz: Siempre desconectado,

Hasta que esté conectado o Siempre conectado. Volumen del altavoz: establezca el volumen adecuado.

Microsoft Fax Modem Driver Tipo: seleccione el tipo de fax.

NOTA: asegúrese de que el servicio Fax se está ejecutando en el applet Services.

Captura de pantalla 8: Ficha Opciones de línea

4. En la ficha Opciones de línea, configure:

Tabla 4: línea de fax, Opciones de línea

OPCIÓN CONFIGURACIÓN

Resolución máx. Defina la resolución máxima de los faxes enviados y recibidos en esta línea.

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ID de fax local Este número se envía en los faxes del destinatario como parte del proceso de transmisión. El número de fax se suele especificar aquí.

NOTA: Algunas centralitas telefónicas no aceptan el ID de fax local al realizar llamadas salientes. Si el dispositivo de fax está detrás de este tipo de centralita telefónica, elimine el ID de fax local

Recibir faxes entrantes Permite la recepción de faxes en esta línea de fax.

Enviar faxes salientes Permite la transmisión de faxes en esta línea de fax.

Marcar prefij y sufij Si las líneas se encuentran detrás de una centralita telefónica, puede especificar un prefijo o sufijo de marcado.

No marcar prefijo si el número de fax es

Excluya el marcado de un prefijo cuando el número de fax sea menor o igual a un cierto número de dígitos. Esto puede resultar útil cuando se usan distintos proveedores para faxes locales, nacionales o internacionales.

Encabezado de fax Escriba el texto que se va a mostrar en la parte superior de los faxes, por ejemplo el nombre de la empresa.

Número de reintentos Establece el número de veces que GFI FaxMaker intentará reenviar un fax.

Intervalo entre intentos Establece un intervalo entre intentos, en segundos.

Deshabilitar el uso de

ECM si está disponible De forma predeterminada, GFI FaxMaker corrige automáticamente los errores causados por el ruido que interfiere en la transmisión de un fax. Seleccione esta opción para deshabilitar la corrección automática.

Captura de pantalla 9: Opciones avanzadas de línea/dispositivo

5. En la ficha Conviguración avanzada, configure:

Tabla 5: opciones avanzadas de línea de fax

(23)

Imprimir automáticamente los faxes que se reciban en esta línea

Se imprimen automáticamente los faxes que se reciban en esta línea. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar los ajustes de impresión.

En Configuración de impresión automática para faxes entrantes,

configure cómo asignar tamaño a los faxes para que se impriman, o bien seleccione Tamaño más parecido para detectar automáticamente el tamaño que se debe usar.

Haga clic en Configuración de impresora... para seleccionar la impresora que se va a usar para ese tipo de papel concreto. Haga clic en OK.

Hacer copias de seguridad de los faxes que se reciban en esta línea

Almacena en un directorio una copia de todos los faxes entrantes. Escriba la carpeta en la que se almacenarán los faxes que se reciban.

Hacer copias de seguridad de los faxes que se envíen desde esta línea

Almacena en un directorio una copia de todos los faxes salientes. Escriba la carpeta en la que se almacenarán los faxes que se reciban.

Hacer copias de seguridad de los faxes en el siguiente formato de archivo

Seleccione el formato que se va a usar al hacer copias de seguridad de los faxes.

Número de dígitos DID que

se capturan Enruta los faxes a usuarios individuales basándose en el número DID. Establezca el número de dígitos que se van a capturar. Por ejemplo, use 2 para capturar del 00 al 99.

Generar un tono ates de capturar

El dispositivo de fax suena al contestar una llamada. Es la señal para que el usuario introduzca el número DTMF. Si está disponible, se recomienda seleccionar siempre esta opción. Seleccione el tono del sonido en la lista desplegable.

Parpadear después de la captura DTMF y antes del tono de fax

Sólo se usa en módems Multitech. Seleccione esta opción para que, después de detectar correctamente un tono, el servidor de fax emita una luz a 500 ms con el auricular colgado.

(24)

Captura de pantalla 10: Ficha Usuarios

6. En la ficha Usuarios, seleccione los usuarios que tienen permiso para enviar faxes desde esta línea. Configure:

Tabla 6: usuarios de línea de fax

OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Todos los usuarios/grupos pueden enviar desde esta línea

Permite a todos los usuarios con licencia enviar faxes desde esta línea.

Los usuarios/grupos de la lista pueden enviar desde esta línea

Limita los usuarios que pueden enviar faxes desde esta líneas.

Agregar... Le permite especificar los usuarios/grupos que tienen permiso para enviar faxes desde esta línea.

Eliminar Elimina los usuarios/grupos seleccionados de la lista de usuarios a los que se permite enviar faxes desde esta línea.

Reservar la línea para los usuarios/grupos de la lista

Establece que la línea está reservada exclusivamente para los usuarios/grupos seleccionados

(25)

Captura de pantalla 11: Ficha Prueba de línea

7. En la ficha Prueba de línea, puede enviar un fax para probar la configuración de la línea. Escriba el número de fax al que va a enviar el fax de prueba en Número de fax para marcar y haga clic en Enviar fax de prueba. Haga clic en Supervisar fax de prueba para iniciar GFI FaxMaker Monitor y supervisar el estado del fax de prueba.

8. Haga clic en OK para guardar la configuración.

9. Cuando se cambia la configuración de cualquier línea/dispositivo, es necesario reiniciar el servicio Servidor de fax GFI FaxMaker para que los cambios surtan efecto. Haga clic en Sí para reiniciar.

3.1.2 Edición de líneas de fax

1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker ► Líneas/dispositivos ► Propiedades. 2. Seleccione la línea del dispositivo que desea editar y haga clic en Propiedades. 3. Realice los cambios pertinentes en las propiedades de la regla y haga clic en OK para guardarlos.

3.1.3 Eliminar líneas de fax

1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker ► Líneas/dispositivos ► Propiedades. 2. Seleccione la línea del dispositivo que desea quitar y haga clic en Eliminar.

(26)

3.1.4 Propiedades del módem fax

GFI FaxMaker puede enviar y recibir faxes usando una amplia gama de módems fax conectados a los puertos de comunicaciones del servidor.

Para enviar faxes con estos dispositivos:

1. En la lista Líneas/dispositivos, añada el módem como un Controlador del módem fax de GFI.

2. En el cuadro de diálogo de propiedades del dispositivo, seleccione el tipo de módem por nombre y número de modelo, o bien seleccione la Generic class que mejor se ajuste a las propiedades del dispositivo.

3. Haga clic en Opciones de módem avanzadas... y seleccione:

Tabla 7: administrar módems fax

Nuevo módem (módem actual como

plantilla)...

Agrega un módem nuevo a las listas de módems. Las propiedades iniciales se basan en el tipo de módem seleccionado. Para obtener información sobre cómo configurar las propiedades del módem, consulte la sección Personalizar las propiedades del módem de este manual.

Editar módem... Carga las propiedades del módem. Para obtener información sobre cómo configurar las propiedades del módem, consulte la sección Personalizar las propiedades del módem de este manual.

Eliminar módem Quita el módem seleccionado de la lista.

Restablecer todos los controladores de módem a la configuración predeterminada

Restablece todas las propiedades de los módems a la configuración predeterminada

(27)

Personalizar las propiedades del módem

Captura de pantalla 12: Cuadro de diálogo Personalizar las propiedades del módem

Personalice las siguientes opciones en función de las especificaciones del módem fax:

Tabla 8: opciones avanzadas del módem fax

Tipo de módem Escriba un nombre descriptivo para el tipo de módem, como por ejemplo la marca, el nombre o el número de modelo del dispositivo.

»

Control del flujo

»

Clase de fax

»

Chipset de voz

»

Método de códigos DLE

»

Prioridad de subproceso

»

Cadena de inicialización de datos

»

Cadena de inicialización de fax

»

Cadena de inicialización de voz

»

Precomando de demora

»

Carácter de demora

Especifique la configuración en función de las especificaciones del dispositivo.

(28)

3.2 Usuarios con licencia

La lista de usuarios que pueden enviar o recibir faxes se debe configurar en GFI FaxMaker.

Captura de pantalla 13: Lista de usuarios y grupos de GFI FaxMaker

La lista de usuarios con licencia está disponible en el nodo Configuración de GFI FaxMaker ► Usuarios permitidos.

Tabla 9: administración de usuarios y grupos

ADMINISTRACIÓN DE

USUARIOS/GRUPOS DESCRIPCIÓN

Incorporación de

usuarios o grupos Active Directory:usuario/grupo permitido... Para añadir usuarios o grupos, haga clic en . Escriba el nombre del usuario/grupo y haga clic Nuevo en OK.

Sin Active Directory: Para añadir usuarios, haga clic en Nuevo usuario/grupo permitido.... Escriba el nombre de inicio de sesión, el nombre completo y la dirección de correo electrónico del usuario. Haga clic en Personal para introducir más información. Haga clic en OK.

Propiedades de usuario/grupo

Haga clic con el botón secundario en el usuario/grupo y haga clic en

Propiedades.

NOTA: si GFI FaxMaker no está instalado en un entorno con Active Directory, las propiedades del usuario se pueden personalizar. Si GFI FaxMaker está instalado en un entorno con Active Directory, las propiedades del usuario se importan de Active Directory.

Eliminación de usuarios/grupos

Haga clic con el botón secundario en el usuario/grupo que desea suprimir y haga clic en Eliminar. Haga clic en OK para confirmar.

NOTA: los usuarios eliminados no se pueden recuperar, es preciso volver a añadirlos.

NOTA: también se puede crear un grupo de Active Directory dedicado (por ejemplo, Usuarios de GFI FaxMaker), con el fin de poder gestionar todos los usuarios de GFI FaxMaker directamente en Active Directory.

3.2.1 Tipos de usuarios

NOTA: sólo se aplica a la licencia de usuarios sin límite de GFI FaxMaker.

Configure los tipos de usuarios a los que se permite enviar/recibir faxes con GFI FaxMaker. Desplácese al nodo Configuración de GFI FaxMaker ► Configuración avanzada ►

(29)

»

Permitir que usuarios no AD envíen faxes: permite que GFI FaxMaker procese todos los faxes/SMS, aunque el usuario no esté en Active Directory.

»

Permitir sólo que lo usuarios de la lista de usuarios permitidos envíen faxes: permite a los usuarios enviar faxes/SMS exclusivamente si están incluidos en la lista Usuarios con licencia.

3.2.2 Importación de la lista de usuarios de archivos CSV

NOTA: sólo está disponible si GFI FaxMaker está instalado en un equipo que no esté conectado a ningún dominio.

GFI FaxMaker puede importar la lista de usuarios de un archivo de valores separados por comas (CSV). Esto permite la incorporación masiva de usuarios.

Asegúrese de que el formato del texto es el siguiente:

“nombre”,“apellido”,“empresa”,“departamento”,“número de fax”,“número de mensajería de voz”,“dirección de correo electrónico”,“nombre para mostrar”,“dirección de correo electrónico de Internet”

Por ejemplo:

«Joe»,»Bloggs»,»Mi

Empresa»,»Ventas","+1-555-12345678","+1-555-87654321","JoeBloggs@ABC internal.com","Joe Bloggs","[email protected]"

NOTA: todos los campos se pueden quedar vacíos, excepto Dirección de correo electrónico y Nombre para mostrar. La dirección de correo electrónico debe ser única.

Para importar una lista de usuarios de un archivo CSV:

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Usuarios con licencia y seleccione Importar usuarios desde archivo….

2. Seleccione el archivo CSV y haga clic en Abrir.

3. Inicie GFI FaxMaker Monitor y en el nodo Servidor de fax haga clic en Reiniciar servidor para reiniciar el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker.

3.2.3 Importación de la lista de usuarios de Windows

NOTA: sólo está disponible si GFI FaxMaker está instalado en un equipo que no esté conectado a ningún dominio.

GFI FaxMaker puede importar la lista de usuarios de Windows de un equipo local o remoto. 1. Haga clic con el botón secundario en Usuarios con licencia y seleccione Importar usuarios….

(30)

Captura de pantalla 14: Importar usuarios de un equipo remoto

2. (Opcional) Si va a importar la lista de usuarios de Windows de un equipo remoto, seleccione Usar servidor remoto, escriba el nombre o la IP del servidor, y haga clic en Mostrar lista de usuarios.

3. Seleccione los usuarios que vaya a añadir en la lista Usuarios en el servidor y haga clic en Agregar.

4. Para agregar un dominio de correo electrónico interno personalizado, especifique el dominio en Adjuntar nombre de dominio.

5. Haga clic en OK.

6. Inicie Monitor de GFI FaxMaker y en el nodo Servidor de fax haga clic en Reiniciar servidor para reiniciar el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker.

(31)

3.3 Administradores de fax

Los administradores de fax supervisan y administran el servidor de fax. También envían mensajes de correo electrónico cuando se producen determinadas condiciones críticas.

Captura de pantalla 15: Lista de administradores de fax

Para administrar la lista de administradores de fax, en Configuración de GFI FaxMaker desplácese a Conviguración avanzada ► Administradores de fax.

Tabla 10: administración de administradores de fax

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

Agregar administradores Haga clic en Nuevo...

Editar propiedades de administrador

Haga clic con el botón secundario en un administrador y seleccione

Propiedades.

Quitar administradores Haga clic con el botón secundario en un administrador y seleccione

Eliminar.

3.4 Puerta de enlace Email2Fax

La configuración de la puerta de enlace Email2Fax dicta la forma en que GFI FaxMaker se comunica con el servidor de correo para enviar y recibir faxes.

3.4.1 Configuración de servidor de correo

Configure el servidor de correo que se usa cuando GFI FaxMaker envía mensajes de correo electrónico:

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Pierta de enlace de Email2FAX y seleccione Propiedades.

(32)

Captura de pantalla 16: Configuración de la puerta de enlace Email2Fax

2. En la ficha Conector SMTP, configure las siguientes opciones:

Tabla 11: opciones de Conector SMTP

Nombre/IP y puerto de servidor de correo

Introduzca el nombre o la dirección IP del servidor de correo y el número de puerto.

Usar SSL Indica a GFI FaxMaker que se conecte y se comunique con el servidor de correo utilizando SSL.

Usar autenticación SMTP Indica a GFI FaxMaker que se conecte con el servidor de correo utilizando las credenciales de un usuario concreto. Introduzca las credenciales en los cuadros de texto Cuenta y contraseña.

Autenticación de contraseña segura

Seleccione esta opción si el servidor de correo requiere autenticación de contraseña segura.

3. Para asegurarse de que GFI FaxMaker puede enviar correo electrónico a través del servidor de correo, escriba una dirección de correo electrónico y haga clic en Enviar correo de prueba. Asegúrese de que el correo electrónico de prueba se recibe en el buzón. Para solucionar errores en la prueba de Email2FaxGateway, consulte el capítulo Fallo en la prueba de Email2FaxGateway de este manual.

4. Haga clic en OK.

3.4.2 Descargador de POP3

GFI FaxMaker se puede configurar para que recupere faxes y SMS de buzones de POP3 para su transmisión. Configure el conector POP3 para que sondee si hay faxes, y los descargue en ese caso, en un buzón POP3 dedicado de GFI FaxMaker.

NOTA: esta opción no está disponible si el servidor de correo está configurado para enrutar faxes y SMS a GFI FaxMaker.

(33)

NOTA: asegúrese de que el buzón POP3 está dedicado a GFI FaxMaker. GFI FaxMaker descarga todos los mensajes de correo que contiene el buzón para procesarlos y los mensajes de correo electrónico se eliminan permanentemente después de descargarse.

Configure los ajustes del buzón POP3:

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Pierta de enlace de Email2FAX y seleccione Propiedades.

Captura de pantalla 17: Conector POP3

2. En la ficha Descargador de POP3, configure las siguientes opciones:

Tabla 12: opciones de Descargador de POP3

Habilitar descargador de POP3 Habilite la descarga de faxes desde un buzón POP3.

Nombre/IP y puerto de servidor de correo

Introduzca el nombre o la dirección IP del servidor de correo y el número de puerto.

Cuenta de correo electrónico y contraseña

Escriba las credenciales para acceder al buzón.

Dirección de correo electrónico completa del buzón

especificado arriba

La dirección de correo electrónico del buzón POP3.

Usar SSL Indica a GFI FaxMaker que se conecte y se comunique con el servidor de correo utilizando SSL.

Intervalo de tiempo para comprobar los nuevos faxes

Escriba la frecuencia con la que GFI FaxMaker va a comprobar si hay faxes nuevos en el buzón GFI FaxMaker.

(34)

3.5 Opciones de marcación

Las opciones de marcación le permiten configurar los códigos de área y otros

procedimientos de marcado especiales. Esto garantiza que GFI FaxMaker procesa el número de fax de una manera estructurada y marca el número en el formato correcto del sistema telefónico.

NOTA: GFI FaxMaker sólo puede aplicar configuraciones de marcación a los números de fax que se introduzcan con el siguiente formato: +<código de país> (<código de área>) <número de fax>. Por ejemplo: +44 (0) 555 5555, +1 (151) 5555 5555 o +356 2555 5555

Para configurar las opciones de marcación, en Configuración de GFI FaxMaker haga clic con el botón secundario en Conviguración avanzada ► Marcando ► Propiedades.

Captura de pantalla 18: Opciones de marcación

IMPORTANTE: personalice las opciones del sistema de marcación telefónica de su país. Si no lo hace, es posible que la transmisión de faxes falle.

Configure las opciones siguientes:

Tabla 13: opciones de Marcación

Mi código de país

es Escriba el código telefónico de su país, sin el prefijo internacional de marcación (el prefijo de marcación suele ser +). Por ejemplo, para Estados Unidos el código de país es 1.

Nota: el prefijo de marcación es el número que deben marcar los usuarios para realzar una llamada internacional. El código de país es el número que identifica el país al que se llama.

Mí código de área es

Escriba su código de área.

(35)

internacional internacionales. GFI FaxMaker identifica una llamada como internacional cuando el número contiene un + (prefijo de marcación) delante del número. Configure las opciones siguientes:

»

Si la cadena de marcación comienza por mi código de país, suprimirlo: esta opción se selecciona si se desea quitar automáticamente el código de país del número cuando se marca un número que contiene el código de país local. Si los números cumplen esta condición, se puede añadir un prefijo personalizado al número.

»

Si la cadena de marcación no comienza por mi código de país: esta opción se selecciona para sustituir el símbolo + por el prefijo de marcación

internacional, es decir, el número necesario para realizar una llamada internacional desde su país/área/proveedor de servicios de telefonía, por ejemplo 00, 010, 0011, 011, etc.

Marcación nacional Configure las opciones de marcación cuando envíe faxes al mismo país, pero a otra región geográfica. GFI FaxMaker identifica una llamada como nacional cuando se incluye un código de área en un número entre paréntesis, por ejemplo, (234)-56789012. Configure las opciones siguientes:

»

Si la cadena de marcación contiene mi código de área, suprimirlo: esta opción se selecciona si se desea quitar automáticamente el código de área del número cuando se marca un número que contiene el código de área local. Si los números cumplen esta condición, se puede añadir un prefijo personalizado al número.

»

Si la cadena de marcación no contiene mi código de área: esta opción se selecciona para añadir un prefijo personalizado al marcar un número nacional.

NOTA: el código de área en el número de fax debe incluirse entre paréntesis curvos para que el servidor de fax determine la parte del número que es el código de área.

Excepciones Algunos de los procedimientos de marcación nacional pueden ser más complejos y es posible que sean necesarias ciertas excepciones, por ejemplo para gestionar varios códigos de área local. Las excepciones permiten añadir un prefijo y/o excluir un código de área cuando un número coincide con una combinación concreta. 1. Haga clic en Excepciones.

2. Escriba el Código de área al que desea aplicar una excepción.

3. Si la excepción se requiere para un número de central concreto (el número que va inmediatamente detrás del código de área), escríbalo, o bien escriba * para aplicarla a todos los números del código de área.

4. Para añadir un prefijo antes del código de área, seleccione Marcar el prefijo antes del código de área y escriba el prefijo.

5. Para no marcar el código de área, seleccione No marcar el código de área. 6. Haga clic en Agregar.

7. Repita el procedimiento para todas las excepciones.

NOTA: si es necesario, use comas para agregar una demora entre los números. Cada coma representa una demora de aproximadamente dos segundos.

3.6 Archivo de faxes

GFI FaxMaker puede archivar todos los faxes entrantes y salientes en una ubicación central. Esto permite el registro de todas las comunicaciones por fax y la recuperación de mensajes de fax antiguos.

Hay dos métodos de archivo:

»

Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico: se envían a través de correo electrónico copias de los faxes transmitidos, recibidos y/o erróneos a un buzón central (de diario). A continuación, los faxes se archivan mediante una solución de archivo de mensajes de correo electrónico, como GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte el capítulo Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico de este manual.

(36)

»

Archivar en una base de datos: almacene todos los faxes en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL/MSDE. Para obtener más información, consulte el capítulo Archivar faxes en una base de datos de este manual.

3.6.1 Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico

Esta opción se usa para enviar una copia de los faxes transmitidos, recibidos y/o erróneos a una dirección de correo electrónico. Dicha copia incluye informes de transmisión y el fax como archivo adjunto.

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Archivado y seleccione Propiedades.

Captura de pantalla 19: Archivo en un paquete de archivo de correo electrónico

2. En la ficha Archivar en el buzón, seleccione el tipo de faxes que se van a archivar:

Tabla 14: opciones de Archivar en el buzón

Habilitar el archivo de correo de faxes

recibidos Habilite el archivo de los faxes recibidos. Habilitar el archivo de correo de faxes

enviados

Habilite el archivo de los faxes enviados

Habilitar el archivo de correo de faxes erróneos

Habilite el archivo de los faxes erróneos

Dirección de correo electrónico Especifique la dirección de correo electrónico a la que se vana reenviar los faxes archivados.

NOTA: En la lista Usuarios con licencia de GFI FaxMaker se debe incluir la dirección de correo electrónico.

Archivar faxes en este formato De forma predeterminada, GFI FaxMaker archivas los faxes en formato .fax. Para archivarlos en otro formato (por ejemplo, PDF) habilite dicho formato y selecciónelo. 3. Haga clic en OK.

(37)

3.6.2 Archivar faxes en una base de datos

GFI FaxMaker puede archivar todos los faxes y SMS en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL/MSDE.

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Archivado y seleccione Propiedades.

Captura de pantalla 20: Propiedades de archivo

(38)

Captura de pantalla 21: Configuración de base de datos

3. Haga clic en Configurar base de datos para configurar la base de datos en la que se almacenarán los faxes:

Tabla 15: opciones de Archivar en base de datos

Base de datos de Microsoft

Access Habilite el archivo en una base de datos de Microsoft Access. Escriba o desplácese a la ubicación en la que se va a almacenar el archivo de base de datos y especifique el nombre de la base de datos en formato .MDB.

NOTA: el límite de tamaño de las bases de datos de Microsoft Access es de 2 GB. Cuando la base de datos alcance los 2 GB, GFI FaxMaker cambia automáticamente el nombre de la base de datos antigua y crea una base de datos nueva.

Base de datos de Microsoft SQL/MSDE

Archive en una base de datos de Microsoft SQL Server o MSDE. Escriba el nombre/IP del servidor de base de datos o selecciónelo de la lista de servidores detectados automáticamente. Escriba las credenciales para conectarse con la base de datos.

GFI FaxMaker crea automáticamente una base de datos denominada Archivo de GFI FaxMaker dedicada al archivo de faxes.

NOTA 1: la función de archivo de GFI FaxMaker requiere que se habilite el modo mixto de autenticación en SQL Server.

NOTA 2: algunas bases de datos pueden tener limitaciones de espacio. Asegúrese de que no se supera dicho límite.

4. Haga clic en Probar para comprobar la configuración y, a continuación, en OK. 5. De forma predeterminada, GFI FaxMaker archivas los faxes en formato .fax. Para

archivarlos en otro formato, por ejemplo, PDF, seleccione Archivar faxes en este formato y especifique el formato personalizado que desee.

(39)

3.7 Archivos de registro

GFI FaxMaker registra toda la actividad de los faxes entrantes y salientes en dos archivos siguientes que se encuentran en la carpeta de instalación de GFI FaxMaker:

Tabla 16: archivos de registro de GFI FaxMaker

ARCHIVO DE

REGISTRO DESCRIPCIÓN

Sendlog.txt Contiene un registro de los faxes enviados en el siguiente formato:

Fecha, Hora, Correo electrónico del remitente, Nombre del remitente, Código de facturación, ID remoto, Nombre del destinatario, Empresa del destinatario, Número del destinatario, Duración de la llamada, Páginas transferidas, Resultado, Información, Puerto, Archivos en directorio de archivo Por ejemplo: «7/1/2011»,»2:16:48AM»,»[email protected]","John",»»,»88888888 »,»Bob»,»Empresa","99999999","05:30","3","SUCCESS","El fax se ha enviado correctamente»,»COM2»,»C:\Enviados\20110701_015642_00001.pdf"

Rcvlog.txt Contiene un registro de los faxes recibidos en el siguiente formato:

Fecha, Hora, ID remoto, Duración de la llamada, Páginas recibidas, Resultado, Información, Puerto, Archivo en directorio de archivo, Enrutado a Por ejemplo: "6/30/2011",»8:47:01 AM","+557(833)343-3948","03:30","2","SUCCESS","Fax recibido de +557(833)343-3948","Line0",»C:\Faxes recibidos\20110630_084657_00003.pdf","[email protected]"

3.8 Integración de HP Digital Sender

GFI FaxMaker admite el escáner/fotocopiadora HP Digital Sender. Este

escáner/fotocopiadora permite el envío directo de faxes sin utilizar ningún otro

dispositivo; para ello, basta con introducir el documento en la bandeja y marcar el número de fax del destinatario. Los faxes se envían a través de GFI FaxMaker y el usuario recibirá una confirmación en su buzón de correo.

NOTA: Para obtener la lista más reciente de los dispositivos HP Digital Sender compatibles, consulte http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002468. Para enviar faxes desde un dispositivo HP Digital Sender:

(40)

Captura de pantalla 22: Configuración de Digital Sender

1. En el subprograma HP Digital Sender seleccione la ficha Inbox. 2. Seleccione Enable receive.

3. En Ruta para recibir la bandeja de entrada, especifique el directorio en el que HP Digital Sender seleccionará los archivos de información de fax.

4. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo HPDS/SAP y seleccione Propiedades.

(41)

Captura de pantalla 23: Configuración de HP Digital Sender

2. En la ficha HPDS, seleccione Buscar en la carpeta archivos HPF. Escriba o desplácese hasta el directorio especificado en la aplicación de HP Digital Sender y seleccione la carpeta HPFSCAN.

3. Haga clic en OK.

4. En la utilidad JetAdmin de HP Digital Sender, modifique HP Digital Sender para habilitar el fax. Seleccione Other vendors with notification support como servidor de fax de red.

3.9 Cómo almacenar faxes

De manera predeterminada, GFI FaxMaker almacena copias de los adjuntos de los faxes en el servidor de GFI FaxMaker durante varios días:

»

Faxes enviados: la copia se almacena dos días.

»

Faxes erróneos: la copia se almacena una semana. Se almacenan en la carpeta <Carpeta de instalación de GFI

FaxMaker>\data\attachments, lo que permite reenviar los adjuntos de los faxes. Para configurar el almacenamiento de los adjuntos de los faxes:

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Configuración avanzada ► Miscelánea y seleccione Propiedades.

2. En el área Opciones de servidor de fax, configure:

Tabla 17: cómo almacenar faxes

No almacenar adjuntos de faxes enviados para volverlos a enviar

Seleccione esta opción si no desea que se almacenen los adjuntos de los faxes enviados.

(42)

faxes erróneos para volverlos

a enviar faxes erróneos.

3. Haga clic en OK.

3.10 Información de la licencia de GFI FaxMaker

Para revisar y modificar los datos de la licencia, en Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en General ► Licencias y seleccione Obtener licencia de producto….

Captura de pantalla 24: Visualización de información de la licencia actual

Utilice este nodo para ver la información de licencias actuales o introducir el número de su clave de licencia.

(43)

3.11 Información de la versión

Para consultar información sobre la instalación de GFI FaxMaker, en Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en General ► Información de la versión y seleccione Propiedades.

También puede comprobar si hay versiones más recientes de GFI FaxMaker en el sitio Web de GFI.

(44)

(45)

4 Configuración: envío de faxes

4.1 Opciones de envío

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Opciones de envío/recepción y seleccione Propiedades.

Captura de pantalla 26: Opciones de envío

2. Seleccione la ficha Envío y configure las opciones siguientes:

Tabla 18: opciones de Envío

Mejorar la imagen del fax cuando se envíen faxes a resolución normal

Mejora la calidad de los faxes de resolución baja.

Enviar informes de fax adjuntos en el siguiente formato

De forma predeterminada, GFI FaxMaker incluye los adjuntos de los faxes entrantes en formato .FAX. Seleccione esta opción para personalizar el formato de los adjuntos, por ejemplo los adjuntos del fax estarán en formato PDF.

Imprimir automáticamente los faxes salientes que se envían correctamente

Imprime automáticamente todos los faxes salientes que se envían correctamente. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora.

Imprimir automáticamente si

hay un error Imprime automáticamente todos los faxes salientes que no se hayan enviado correctamente. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora.

(46)

Imprimir automáticamente los informes de faxes salientes que se envían correctamente

Imprime automáticamente un informe de transmisión cuando el fax se ha enviado correctamente. GFI FaxMaker también imprimirá seis páginas de fax en una página de impresión. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora, incluyendo el número de páginas del informe que se van a imprimir.

Imprimir automáticamente un

informe si hay un error Imprime automáticamente un informe de transmisión cuando el fax se ha enviado correctamente. GFI FaxMaker también imprimirá seis páginas de fax en una página de impresión. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora, incluyendo el número de páginas del informe que se van a imprimir.

3. Haga clic en OK.

4.2 Conversión de documentos

GFI FaxMaker permite a los usuarios enviar faxes adjuntando su contenido a mensajes de correo electrónico. GFI FaxMaker convierte automáticamente el adjunto en fax. Con este fin, se ha incluido un motor de conversión integrado para los archivos PDF, HTML, PNG, GIF, JPG, RTF y TXT.

NOTA: Para convertir los formatos de archivo de Microsoft Office, se requiere que Microsoft Office 97, o una versión superior, esté instalado en el servidor de GFI FaxMaker. Para convertir archivos con formato Microsoft Office Open XML, como archivos DOCX y XLSX, se requiere Microsoft Office 2007, o una versión superior, esté instalado en el servidor de GFI FaxMaker.

1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada ► Conversión de documentos y seleccione Propiedades.

Captura de pantalla 27: Opciones de Conversión de documentos

2. Configure las opciones siguientes: