CORPORATIVO
Proceso
Diseño Organizacional
Procedimiento
Ajuste al modelo de
gestión de competencias
Versión: 1
Fecha: 13-04-2012
Elaborado por:Laura Espinoza Fiscalizadora Asociada, UGC Mario Morera, Fiscalizador
Asociado, UGPH Ana Montero, Fiscalizadora,
UGC
15-03-2012
Revisado por: Maritza Sanabria Masís
Jefatura de Unidad UGC
13-04-2012
Aprobado por: Marta Acosta
1.
Concepto del procedimiento
El procedimiento de ajuste al diseño del Modelo de gestión de competencias consiste en la revisión de dicho modelo, a la luz de los requerimientos del entorno, para determinar las áreas de mejora y ajustarlo de acuerdo a las necesidades estratégicas de la Institución.
2.
Objetivo del procedimiento
Ajustar el diseño del Modelo de gestión de Competencias para alinear la gestión interna con los objetivos estratégicos, ante eventuales cambios en el entorno que lo justifiquen.
3.
Abreviaturas
Abreviatura Significado
UGC Unidad de Gobierno Corporativo
UGPH Unidad de Gestión del Potencial Humano CGR Contraloría General de la República MAGEFI Manual General de Fiscalización MGC Modelo de Gestión de Competencias LGCI Ley General de Control Interno
4.
Fundamento jurídico
Norma Art. Detalle
LGCI – Nro. 8292 13 a) b) c) e)
La promoción de la integridad y valores éticos, estilo de gestión que permita medir el desempeño, gestión de recursos humanos y la evaluación del funcionamiento de la estructura organizativa en general constituyen elementos del sistema de control interno
Políticas de Gestión del Potencial Humano
29 La Contraloría General de la República medirá y desarrollará en los funcionarios las competencias necesarias para alcanzar el perfil requerido.
Norma Art. Detalle Plan Estratégico Institucional 2008 - 2012 Factores claves de éxito
Definición de competencias individuales y perfiles de puestos.
Implementación de planes de desarrollo de las competencias individuales de conformidad con los perfiles de puesto por competencias.
Políticas de Buen Gobierno Corporativo
12 La Contraloría General reconoce en sus funcionarios su capital más valioso y un elemento esencial para su buen desempeño, razón por la cual, se compromete con el desarrollo de las competencias del potencial humano, entendidas como las define en el MAGEFI, para que llevemos a cabo la fiscalización de la Hacienda Pública y la gestión institucional con apego a su marco estratégico
Manual de competencias En este manual se resumen las competencias que componen el modelo divididas por categoría, el nivel de dominio correspondiente, de acuerdo con el puesto desempeñado, así como los comportamientos asociados que corresponden a la competencia institucional de Autocontrol.
Reglamento Orgánico de la Contraloría General de la República
1 y 10 Establece la estructura, organización, relaciones de jerarquía y de coordinación interna para el cumplimiento de las funciones que le encomiendan la constitución Política y las leyes de la República. Lineamientos para el
cambio en el Diseño Organizacional
Elementos a considerar al realizar ajustes en los diferentes componentes del diseño organizacional.
5.
Clientes
Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República
Clientes o Grupos de Clientes
TIPO DE CLIENTE Interno Externo Inicial Final 1 B CI F C Clientes Internos Despacho Contralor
•
Funcionarios de la CGR•
Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República
Clientes o Grupos de Clientes
TIPO DE CLIENTE Interno Externo Inicial Final 1 B CI F C Partes interesadas Asociación de Profesionales de la CGR
•
Filial de la Asociación Nacional de Empleados Públicos
•
6.
Ejecutores del procedimiento
Ejecutores Contralora General Subcontralora General Gerente de División Jefe de Unidad Fiscalizador Fiscalizador Asociado
7.
Participantes del procedimiento
Participantes
Eventualmente se tendría la participación de empresas y/o asesores o expertos en el diseño de modelos de competencias que se contratan para orientar el proceso de ajuste o diseño.
8.
Insumos específicos
Código Insumo
Insumo (del proceso)
Insumo específico para el
procedimiento Fuentes
Acceso restringido
I2 Mejores prácticas sobre gestión pública o privada.
01 Herramientas y/o metodologías que optimizan la Gestión por Competencias en el sector público o privado y que pueden ser aplicables al modelo institucional.
Entorno
I4 Conocimiento e información de los ejecutores
01 Revisión del nivel de cada competencia de acuerdo a la
Unidad/Área/ División considerando la clasificación de puestos.
PA-06
02 Ajuste de la descripción de los comportamientos y definiciones de los mismos con base a la experiencia cultural de la Institución.
Procesos Internos
03 Control del desarrollo y seguimiento de los planes de carrera
PA-06 04 Aplicación gerencial del
procedimiento de dotación de personal con base a la gestión por competencias.
Procesos Internos
05 Aplicación gerencial del procedimiento de desarrollo de competencias del personal con base a la gestión por competencias.
Procesos Internos
06 Aplicación gerencial del procedimiento de evaluación del desempeño por competencias del personal con base a la gestión por competencias.
Procesos Internos
07 Informes relativos a los planes de cierre de brechas de cada funcionario.
PA-06
08 Solicitudes de revisión por parte del nivel gerencial
9.
Tareas
A continuación se presenta un Modelo Gráfico que muestra la secuencia de las tareas del procedimiento, sus ejecutores y puntos de control señalados en color verde.
C o n tr a lo r/ a G e n e ra l S u b c o n tr a lo r/ a G e n e ra l G e re n te d e D iv is ió n J e fe d e U n id a d F is c a li z a d o r F is c a li z a d o r A s o c ia d o CR-1-01
Revisar periódicamente la información sobre nuevas tendencias en la gestión de competencias, proyectos relacionados, solicitudes de valoración sobre aspectos puntuales de competencias, y los resultados de los procesos de gestión de potencial humano, con el objeto de detectar las necesidades de ajuste al MGC de la CGR.
•
•
H-CR-1-02-01 H-CR-1-02-02
CR-1-03 Presentar la iniciativa de ajuste al MGC al Despacho
Contralor.
•
•
•
•
CR-1-04 Aprobar o rechazar la iniciativa de ajuste al MGC.
•
•
CR-1-05 Continuar con el procedimiento, si es aprobada la iniciativa,o de lo contrario archivar la iniciativa.
•
CR-1-06
Consultar los Lineamientos de desarrollo organizacional para proponer ajustes en el MGC de la CGR, según las
necesidades identificadas.
•
•
H-CR-1-06-01
CR-1-07
Formalizar, ante la dependencia asesora, la solicitud de ajuste del MGC de la CGR, adjuntando los documentos
justificantes para el respectivo ajuste.
•
•
H-CR-1-07-01
CR-1-08
Analizar la solicitud de ajuste, por parte de la unidad asesora, para revisar que cumpla con los aspectos y la formalidad establecida en los Lineamientos sobre el diseño organizacional de la CGR; así como las implicaciones que generaría el proyecto en el diseño.
•
•
CR-1-09
Emitir las recomendaciones (en caso de requerirse) que la Unidad asesora estime conveniente sobre la solicitud de
ajuste.
•
•
CR-1-10
Valorar la factibilidad de las recomendaciones de la Unidad asesora sobre los parámetros mínimos que sustentan la propuesta de ajuste, especialmente cuando éstas
conlleven al replanteamiento de la propuesta.
•
•
CR-1-11
Formular el perfil del proyecto para el ajuste del MGC, de manera completa y detallada, y considerando las
indicaciones dadas por el Despacho Contralor.
•
•
H-CR-1-11-01CR-1-12
Incorporar, cuando corresponda, los ajustes en el perfil del proyecto, a la luz de las recomendaciones de la Unidad
asesora, inclusive replantear aquello que se requiera.
•
•
CR-2-01
Realizar el estudio de desarrollo organizacional relativo al ajuste del MGC, en el cual se plantea las justificaciones
técnicas del respectivo ajuste.
•
•
CR-2-02
Elaborar la propuesta de ajuste al MGC vigente de manera
que reflejen los ajustes que implicaría.
•
•
CR-2-03 Analizar la normativa interna que podría sufrir modificación
según las recomendaciones de la propuesta.
•
•
•
CR-2-04
Identificar beneficios esperados y riesgos asociados acerca de la viabilidad para implementar la propuesta de ajuste a la gestión por competencias.
CR-2-05
Validar, por parte de la unidad asesora, con las unidades respectivas el análisis de factibilidad jurídica, técnica y operativa de la propuesta de cambio del MGC para analizar
las posibles implicaciones de la propuesta en estudio.
•
•
CR-2-06
Retroalimentar que las condiciones técnicas en materia de gestión de competencias estén acorde a los lineamientos o requerimientos de la unidad que lidera el proceso de Diseño Organizacional.
•
•
CR-2-07 Realizar los ajustes derivados de las observaciones
realizadas por las distintas dependencias participantes.
•
•
Actividad 1: Planificación detallada del proyecto
•
PROCEDIMIENTO AJUSTE AL MODELO DE GESTIÓN DE COMPETENCIAS (MGC)
Ejecutores
Actividad 2: Elaboración de la propuesta
•
TareasCódigo Tarea Herramientas
Técnicas
CR-1-02
Determinar el o los elementos necesarios de ajustar en el MGC para que cumpla con la perspectiva estipulada en la
C o n tr a lo r/ a G e n e ra l S u b c o n tr a lo r/ a G e n e ra l G e re n te d e D iv is ió n J e fe d e U n id a d F is c a li z a d o r F is c a li z a d o r A s o c ia d o
PROCEDIMIENTO AJUSTE AL MODELO DE GESTIÓN DE COMPETENCIAS (MGC)
Ejecutores
Tareas
Código Tarea Herramientas
Técnicas
CR-2-08 Elaborar el informe de proyecto según la propuestavalorada.
•
•
CR-2-09 Presentar los resultados a las gerencias y jefaturas,directamente relacionadas con la nueva propuesta.
•
•
•
CR-2-10Valorar las observaciones recibidas de las gerencias y jefaturas para alinear la propuesta a los parámetros
institucionales.
•
•
CR-3-01 Elaborar la presentación, al nivel superior, sobre la
propuesta de ajuste al MGC.
•
•
•
CR-3-02 Realizar la presentación de los resultados de la propuesta
al Despacho Contralor.
•
•
•
•
•
CR-3-03 Validar la propuesta de Ajuste al MGC
•
•
CR-3-04 Realizar los ajustes o modificaciones según indicaciones
del Despacho Contralor.
•
CR-3-05 Efectuar los cambios en la normativa interna según las
recomendaciones del informe.
•
•
•
CR-3-06 Emitir la Resolución o comunicado formalizando el cambio
a nivel instituticional.
•
•
•
CR-3-07 Realizar la presentación de la estrategia de comunicación
a los niveles Gerenciales.
•
•
CR-3-08 Organizar la documentación del estudio que conformará el
expediente digital.
•
•
CR-3-09
Analizar, por parte de las unidades correspondientes, las implicaciones de la propuesta en el PAO en ejecución o en
el formulado para el año siguiente.
•
•
•
CR-3-10 Ejecutar la estrategia de comunicación de la actualización
del MGC a nivel institucional.
•
•
•
CR-3-11 Verificar que se haya incorporado los ajustes del MGC en
los procesos de la UGPH.
•
•
CR-01 Custodiar los informes de competencias a través del
Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH)
•
•
•
CR-02
Archivar la documentación relacionada con las modificaciones y ajustes al MGC para realizar futuras
consultas.
•
•
•
Inventario de Herramientas Técnicas:
H-CR-1-02-01 Manual de Competencias.
H-CR-1-02-02 Plan Estratégico Institucional (PEI).
H-CR-1-06-01 Lineamientos para cambios en el Diseño Organizacional en la CGR.
H-CR-1-07-01
H-CR-1-11-01 Perfil de proyecto de cambio de Diseño Organizacional en Perfil de competencias. 1
En la medida en que exista el documento en formato electrónico deberá conformarse el expediente electrónico asociado al expediente físico.
Formulario de Solicitud para realizar un estudio de Cambio Organizacional.
Actividad 3: Emisión de la normativa interna
10.
Productos Intermedios del procedimiento
Código del Producto Productos Intermedios Acceso restringidoPi1 Propuesta de ajuste al modelo de competencias del Potencial Humano
11.
Productos finales del procedimiento
Código Producto
final
Productos del proceso MAGEFI
Productos finales del
procedimiento Destino restringido Acceso
P1 Modelo organizacional Perfiles actualizados Procesos Internos P2 Normativa interna CGR Manual de competencias
actualizado
Procesos Internos
12.
Glosario
Concepto Definición
Competencias Son características de personalidad, devenidas en comportamientos, que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo
Manual de competencias Textos donde se plasman las diversas definiciones y comportamientos de las competencias seleccionadas por la Institución
Anexo 1:
Sistemas Automatizados internos o externos utilizados en el procedimiento.
Sistemas relacionados Origen
Siglas Nombre Interno Externo
(Nombre entidad)
SIRH Sistema de Recursos Humanos
•
SED Sistema de Evaluación del Desempeño