Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Empresas Universitarias de Servicios
Mayagüez, Puerto Rico
________________________________________________________________________________________________________________________________
Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo Tel. 787-832-4040, ext. 2998 & 2999
Email: omca@uprm.edu
Plan de Avalúo Administrativo 6 de febrero de 2015
I. MISIÓN
Misión Institucional del RUM
Brindar un servicio de excelencia a Puerto Rico y al mundo:
• Formando ciudadanos educados, cultos, capaces de pensar críticamente y preparados profesionalmente en los campos de ciencias agrícolas, ingeniería, artes, ciencias y
administración de empresas de manera que puedan contribuir al desarrollo educativo, cultural, social, tecnológico y económico.
• Realizando labor creativa, de investigación y de servicio, que atienda las necesidades de la sociedad y divulgando los resultados de estas actividades de modo que sean accesibles a todos.
Proveemos a nuestros estudiantes las destrezas y sensibilidad necesarias para resolver efectivamente los problemas que enfrentamos y ser ejemplo de los valores y actitudes que deben prevalecer en una sociedad democrática que valora y respeta la diversidad.
Misión de la Empresas Universitarias de Servicio
Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación:
Proveyendo a la comunidad universitaria los recursos didácticos actualizados requeridos de acuerdo al ofrecimiento académico del Recinto.
Proveyendo servicios de impresión y editoriales únicos en el sistema universitarios a tono con la tecnología disponible al menor costo y con el máximo margen de ganancia.
Proveyendo servicios de hospedaje a precios competitivos
Frecuencia de revisión de la misión: Anualmente Fecha de la última revisión: Agosto 2014 Se publica la misión a través de los siguientes medios:
1. Página WEB (actualmente se encuentra en proceso de revisión)
II. RESPONSABILIDADES Y SERVICIOS PRINCIPALES Responsabilidades Directamente
Alineadas con la Misión de la Unidad Servicios y Procesos Administrativos Clientela Principal
Proveer servicios empresariales que sirven de apoyo al proceso de enseñanza-aprendizaje
fortaleciendo así las actividades de generación de fondos externos.
Edificio A: Hotel Colegial y Residencia de Atletas
El Edificio A Es una estructura de siete pisos que se encuentra localizado en la Avenida Las Marías del RUM. Los pisos cinco, seis y siete están dedicados al hospedaje de aproximadamente 90 atletas de alto rendimiento tanto
femeninos como masculinos a quienes se les otorga hospedaje durante el año académico y verano libre de costo. Los pisos tres y cuatro se alquilan a
huéspedes externos además de 6 habitaciones con baño privado y aire acondicionado.
Huéspedes Externos: clientela “flotante”
Participantes de Campamentos, agrupaciones
estudiantes y Competencias Deportivas Inter e Intra- universitarias
Atletas del RUM
Sección de Impresos
La Sección de Impresos se encuentra localizada en la Avenida Las Marías del RUM es una empresa universitaria que provee a la comunidad universitaria y a la comunidad externa servicios de alta calidad en impresión, publicación y asesoría.
Comunidad Universitaria
Plan de Avalúo Administrativo –Empresas Universitarias de Servicios – Actualizado: Febrero 2015
Página 3 de 8 Librería Colegial
La Librería Colegial se encuentra
localizada en el primer piso del Centro de Estudiantes. Es la empresa universitaria dedicada a proveer a los estudiantes los materiales didácticos necesarios para los cursos ofrecidos en cada facultad.
Estudiantes del RUM
Profesores del RUM
Comunidad Universitaria interna
Clientes de la comunidad externa
III. Métodos de Avalúo
Para efecto de esta primera fase de Avalúo del Decanato proveerá información sobre los métodos de avalúo con que se determina la eficiencia, efectividad, y satisfacción de la clientela con cada uno de los servicios principales (5-7 en total) en la siguiente tabla. En esta fase, se presentará el Proyecto de Avalúo sobre la satisfacción sobre el servicio recibido por parte de los huéspedes del Hotel Colegial. Comprende el periodo de julio a diciembre de 2014.
Servicio o Proceso Administrativo
Medidas de Eficiencia y/o Efectividad
Medidas de Satisfacción de
la Clientela
Relación con el Plan Estratégico de Unidad
Métrica(s) Institucional que impactará
Proveer servicios de hospedería a miembros de la comunidad interna del RUM y a miembros de la comunidad externa
Porciento de
evaluaciones en las que el 80% o más evalúen los servicios como excelente o regular.
Hoja de evaluación provista en el “check-out”
Objetivo #1 Aumentar los ingresos del Decanato, reteniéndolos para las necesidades del Decanato.
Nivel de satisfacción de la comunidad
universitaria (docentes, no docentes y
estudiantes) con los procesos administrativos y reglamentarios claves
Nivel de cumplimiento en los planes de avalúo de
los procesos administrativos Resultado de Avalúo de los Administradores (Decanos y Directores) con énfasis en la atención brindada a los Objetivos del Plan Estratégico del Recinto y de sus respectivas unidades
Proveer servicios de hospedaje a estudiantes atletas de alto
rendimiento del RUM en forma de beca.
Itinerario de Prioridades de Avalúo
Nombre y Propósito del Proyecto Justificación Fecha de Implantación
Anticipada
Evaluar la satisfacción de nuestros clientes externos en el Hotel Colegial durante su estadía mediante una encuesta de evaluación de servicios.
Aumentar la capacidad de alojamiento (% de ocupación) para aumentar ingresos y generar ganancias.
Enero 2015
Digitalización de reservaciones en el Hotel Facilitar el trámite de reservaciones pago de estadías.
Agosto 1015
Plan de mercadeo de la imprenta Aumentar significativamente las
ganancias de la Empresas Universitaria con mayor potencial de ingresos.
Agosto 2015
Revisión de los procesos administrativos estandarizados de forma que cumplan con la Reglamentación vigente
Cumplir con el Objetivo #4 del Plan Estratégico del RUM : Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes
Plan de Avalúo Administrativo –Empresas Universitarias de Servicios – Actualizado: Febrero 2015
Página 5 de 8 IV. DISEMINACIÓN Y UTILIZACIÓN DE RESULTADOS DE AVALÚO
Proyecto de Avalúo #1
Pre-intervención
Servicio evaluado: Servicio de hospedaje en el Hotel Colegial
Fortalezas: (datos sobre eficiencia/efectividad
y/o satisfacción)
El Hotel Colegial es una instalación ubicada dentro de los predios del RUM, lo que provee a los huéspedes una localización de fácil acceso a las atracciones e
instalaciones más importantes del Municipio de Mayagüez y municipios adyacentes.
Igualmente aplica a los huéspedes cuya razón para hospedarse se relaciona con alguna actividad académica, administrativa o deportiva dentro del RUM.
La transportación colectiva del RUM (trolleys) transitan frente al edificio y puede ser combinado con la trasportación municipal que entra al Recinto para facilitar el acceso al centro urbano y otras áreas a las que puede llegar en los trolleys municipales.
Tarifas accesibles a presupuestos moderados Oportunidades de Mejorar:
(datos sobre eficiencia/efectividad y/o satisfacción)
Reparación urgente de baños y duchas
Digitalización de reservaciones
Instalación de televisores con Cable TV
Sistema de teléfono o intercom en las habitaciones para comunicarse a las Oficinas Administrativas
Servicio 24 horas
Seguridad
Instalación de unidades de Aire Acondicionado en las habitaciones
Otras oficinas involucradas: Oficina del Decano
Finanzas
Oficina de Transito y Vigilancia Intervención
Acción concreta de mejoramiento: Incluye fecha de implantación
21 Habitaciones completamente remodeladas (asignación de fondos de la Oficina del Decano de Administración)
Compra de lavadora de ropa industrial de alto rendimiento y capacidad
Se ha mantenido bajo contrato un empleado con clasificación de Trabajador 1 para atender los asuntos de mantenimiento del edificio.
Se formalizó el proceso de Convocatoria para reclutar un empleado con clasificación de Trabajador 1 para atender los asuntos de mantenimiento del edificio.
Resultados esperados: Identifique su meta de mejoramiento Ej., Aumento de 60% a 75% en satisfacción; disminución de una (1) semana a dos (2) días para tramitar un documento
Lograr un 95% de ocupación de manera consistente entre la clientela flotante
Mantener el 100% de ocupación en los grupos de campamentos de estudiantes dentro del Recinto y de estudiantes externos
Post-intervención
Resultados obtenidos: Incluye fecha de evaluación
Se continuará recopilando la información hasta el 30 de junio de 2015 para comparar la data obtenida del semestre anterior.
Diseminación de los resultados: Indique medios de divulgación
y las fechas correspondientes
Los resultados serán diseminados a través de la página electrónica de las Empresas Universitarias de Servicios una vez ésta finalice su etapa de restructuración.
Plan de Avalúo Administrativo –Empresas Universitarias de Servicios – Actualizado: Febrero 2015
Página 7 de 8
resultados obtenidos: Ejemplos:
-cambios permanentes en el ofrecimiento del servicio -cambios en procesos administrativos
-cambios en la asignación de recursos humanos y/o fiscales
Completar el reclutamiento del Trabajador 1
Completar la reparación del sistema de acceso electrónico y la entrega de llaves correspondientes
V. METODOS DE DOCUMENTACION
Proveer una lista de los documentos que mantiene la unidad como evidencia del proceso de mejoramiento contínuo. Ver el ejemplo a continuación.
Documento (Titulo) Oficina o Agencia de Origen
Plan Estratégico Sección de Impresos
Informe Anual Librería
Proyecto de Avalúo
Hoja de Evaluación de Servicios
Hotel/Residencia Atletas Becados
VI. PROCESO DE REVISION
Frecuencia de revisión del plan de avalúo: Anual Fecha planificada de la próxima revisión:
Febrero 2016
Yo, como Director(a) de esta unidad, certifico que la información contenida en este documento ha sido discutida y compartida con el personal que se menciona a continuación, habiéndose completado este proceso en 6 de febrero de 2015
__________________________________ Firma
Directora Lista del Personal de la Unidad
Nombre Puesto Firma
Rocío Zapata Medina Directora Interina
Margarita Quintana Asistente Administrativa III
Carlos Cartagena Asistente Administrativo I
Diana Rivera Conserje
Ernestina Rosario Conserje
