INDICE POLÍTICAS GENERALES ÁMBITO DE APLICACIÓN

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INDICE

I. PRESENTACIÓN

II. POLÍTICAS GENERALES

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

IV. ALCANCE

V. MARCO JURÍDICO

VI. PROCEDIMIENTOS

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PRESENTACIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en los Artículos 2, fracción II y III, 3 fracción III, y 16 fracciones VIII y XV de la Ley que crea el Organismo Público Descentralizado Parque Fundidora, se expide el Manual de Procedimientos para Coordinación del Paseo Santa Lucía, adscrito a la Dirección de Administración y Finanzas del Organismo Público Descentralizado Parque Fundidora.

El presente documento tiene como objetivo fundamental documentar los procedimientos que rigen la administración, ejecución, control de la atención y servicio a los usuarios del Paseo Santa Lucía, la solicitud de salida de material, requisiciones, la recepción, control y almacenamiento, entrega y custodia de herramientas y combustibles para la operación del Paseo, mantenimiento de embarcaciones así como del control de incidencias de personal y de la elaboración de estadísticas resultantes de las visitas y ventas del Paseo Santa Lucía.

Lo anterior muestra el interés por documentar y la mejorar en los procesos establecidos, así como la utilización de controles para lograr un óptimo desempeño de las actividades del Organismo con una mayor eficacia en el uso, control y aprovechamiento de los recursos materiales y bienes para el servicio al ciudadano, aplicando los criterios de atención al usuario así como de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.

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POLITICAS GENERALES QUE DEBERÁN ENMARCAR EL

FUNCIONAMIENTO DE LA COORDINACIÓN DEL PASEO SANTA

LUCÍA DEL PARQUE FUNDIDORA

• Todos los empleados del Paseo Santa Lucía, deberán atender y

proporcionar información de los servicios a los visitantes al Parque Fundidora en un ambiente de respeto y cordialidad.

• La venta de taquilla y el traslado de los visitantes inicia a las 10 de la

mañana hasta las 9:30 de la noche en el crisol del Parque Fundidora y en el Museo de Historia.

• Los viajes especiales en las embarcaciones del Paseo Santa Lucía sólo se

otorgarán previa autorización oficial del Director General del Parque Fundidora, del Director de Administración y Finanzas o del Coordinador del Paseo Santa Lucía.

• Los boletos foliados sólo serán utilizados en casos emergentes previa

autorización del Coordinador del Paseo Santa Lucía.

• Los jefes de turno serán responsables de la apertura de las áreas de

taquilla.

• El acceso al sistema de taquilla será sólo por las cajeras con su respectiva

clave, así como la apertura de las cajas de fondo de venta.

• El servicio de traslado en embarcaciones será proporcionado con

amabilidad y buen trato al visitante.

• El jefe de operaciones deberá mantener comunicación permanente con el

personal operativo y el Coordinador del Paseo Santa Lucía, con el objetivo de que las embarcaciones se encuentren en buenas condiciones para los visitantes.

• Las herramientas de trabajo y combustibles para uso del personal operativo

del Paseo Santa Lucía, deberán tener por el Jefe de Operaciones los controles necesarios para su manejo transparente.

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ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento es de observancia obligatoria para todos los servidores públicos del Organismo Pública Parque Fundidora .involucrados en la requisición, compra, abastecimiento, control, entrega de bienes inventariables consumibles, bienes inventariables no consumibles y custodia de bienes de activo fijo para su resguardo previo a su entrega, así como la elaboración del reporte del consumo y adquisición de bienes y servicios para el Portal de Transparencia del Gobierno del Estado de Nuevo León

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ALCANCE

Aplica a todas las actividades relacionadas con la atención y servicio a los usuarios del Paseo Santa Lucía, la solicitud de salida de material, requisiciones, la recepción, control y almacenamiento, entrega y custodia de herramientas y combustibles para la operación del Paseo, mantenimiento de embarcacionesasí como del control de incidencias y de la elaboración de estadísticas resultantes de las visitas y ventas del Paseo Santa Lucía.

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MARCO JURÍDICO

Presupuesto de Egresos del Organismo Público Parque Fundidora.

Ley Estatal de Planeación, publicada en el Periódico Oficial del Estado del 28 de julio el 2004 y reforma publicada en el Periódico Oficial del 28 de julio del 2004.

Ley que crea el Organismo Público Descentralizado denominado Parque Fundidora, publicada en el Decreto 372 del Periódico Oficial del 10 de julio del 2006.

Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado y municipios de Nuevo León Publicada en el periódico oficial, el 29 de enero de 1997. Última reforma publicada en el periódico oficial del 24 de Diciembre de 2010

Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León.

Decreto 256 publicado en el Periódico Oficial Número 36 del 19 de julio del 2008 y reformada el 30 de septiembre del 2009.

Reglamento Interior del Organismo denominado Parque Fundidora Publicado en el Periódico Oficial del 17 de diciembre del 2008

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Fecha de Elaboración: Marzo de 2013 PROCEDIMIENTO: Coordinación de Taquilla ÁREA:

Dirección de Administración y Finanzas – Coordinación del Paseo Santa Lucía

Fecha de Actualización:

1.- Objetivo.

Supervisar que las cajeras en taquilla cuenten con el efectivo para iniciar el cobro y con el boletaje suficiente para vender a los visitantes el Paseo Santa Lucía. 2.- Alcance.

Desde que se entrega la caja de efectivo hasta que se realiza el corte de caja. 3.-Terminología.

Guía Turístico: Persona encargada de trasladar en las embarcaciones a los visitantes en el Paseo Santa Lucía.

Caja Fondo: Es una cantidad en efectivo que se entrega al responsable de cada taquilla para iniciar la venta diaria. En el ejercicio 2013 corresponde a $ 4, 000.00

Taquilla: Son los espacios que en el Parque Fundidora y en la planta baja del

Museo de Historia Mexicana son asignados para venta de boletos del Paseo Santa Lucía.

Recibo de Corte de Taquilla: es un documento interno de control para la recepción del efectivo del corte de taquilla por el jefe de turno. Contiene fecha, número de cuenta para depósito, importe, cajera, nombre de taquilla, turno y firmas de entrega y recepción.

4.- Responsabilidades.

Jefe de Turno: Custodiar en caja fuerte las cajas de fondo, distribuirlas en taquilla, elaborar el corte, recibir el efectivo de venta y el monto inicial de la caja fondo, depositarlo en la caja fuerte y entregarlo para su depósito.

Cajera: Verificar el efectivo en caja de fondo, realizar la venta de boletos de traslado en embarcaciones, entregar el corte y el reporte de venta del sistema, así como el reporte específico de ventas.

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Coordinador de Paseo Santa Lucía: Recibir la venta en efectivo y depositar en el banco

5.- Desarrollo.

Diariamente, de la caja fuerte se recogen las cajas de fondo, se entregan a las cajeras quienes con su llave la abren, revisan la cantidad en efectivo. Efectúan la venta de boletaje, en caso de requerirse el jefe de turno les provee de más cambio, media hora antes de concluir el turno la cajera, entrega el corte al jefe de turno y el corte Z y el recibo de corte que emite el sistema a la asistente del Coordinador Santa Lucía, el jefe de turno recibe el corte, verifica que el efectivo coincida con el reporte, se firma de recibido el corte. Se ingresan en una bolsa los cortes del día, con sus fichas de recepción correspondiente, se custodian en la caja fuerte. El día siguiente hábil se le entregan al coordinador del Paseo Santa Lucía para su Depósito.

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Fecha de Elaboración: Marzo de 2013 PROCEDIMIENTO: Coordinación de Taquilla ÁREA:

Fecha de Actualización: ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA JEFE DE TURNO CAJERA CAJERA/JEFE DE TURNO

1. Distribución de Cajas de Fondo.

1.1. Diariamente, de la caja fuerte se recogen

las cajas de fondo debidamente cerradas.

1.2. Se entregan a las responsables de taquilla,

la que corresponda a su turno y nombre

2. Recepción de Cajas.

2.1. Reciben las cajas de fondo, con su clave la

abren y revisan la cantidad en efectivo.

2.2. Efectúan la venta de boletaje, en el turno

que les corresponda.

2.3. En caso de requerirse, solicitan al jefe de

turno cambio para la venta.

2.4. Previo al cierre de turno imprime el reporte

de venta del sistema y acude a las oficinas del Paseo Santa Lucía a entregar el corte de caja.

2.5. Entrega al auxiliar administrativo de la

Coordinación del Paseo Santa Lucía el reporte de venta del sistema

3. Recepción y entrega de reporte de venta.

3.1. Media hora antes de concluir el turno la

cajera, entrega el corte al jefe de turno.

3.2. El jefe de turno recibe el corte y el efectivo.

3.3. Verifica que el efectivo coincida con el

reporte.

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3.5. Coloca en una bolsa los cortes del día, con sus fichas de recepción correspondiente.

3.6. Se colocan en la caja fuerte.

3.7. El día siguiente hábil se le entregan al

Coordinador del Paseo Santa Lucía para su Depósito.

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Fecha de Elaboración:

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Coordinación de Guías Turísticos ÁREA:

1.- Objetivo.

Organizar y supervisar la distribución del personal que funge como guías turísticos para una mejor atención al visitante.

2.- Alcance.

Desde la distribución de los guías en las embarcaciones y su operación en el turno.

3.-Terminología.

Guía Turístico: Persona encargada de trasladar en las embarcaciones a los visitantes en el Paseo Santa Lucía.

Góndola: Es una lancha de motor con capacidad de traslado para dos personas, generalmente en rentas especiales.

Trajinera: Es una lancha de motor con capacidad de traslado para ocho visitantes proporcionando el servicio en rentas especiales.

Embarcación: Son lanchas de motor para traslado de visitantes en el Paseo

Santa Lucía, con de hasta cuarenta personas, de acuerdo al requerimiento del usuario, ya sea en rentas especiales o público en general.

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Jefe de Turno: otorgar el servicio del traslado en embarcaciones, llevar la

agenda de reservaciones.

Guía Turístico: bitácora de la embarcación, traslado de visitantes y reporte de incidencias en el recorrido o fallas de operación.

Coordinador de Paseo Santa Lucía: supervisa la operación de las embarcaciones y los guías turísticos.

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5.- Desarrollo.

Diariamente, el jefe de turno recibe para su traslado a los visitantes de diez de la mañana a las nueve y media de la noche. El jefe de turno, de acuerdo a la afluencia de visitantes y los boletos de prepago o renta por evento, distribuye las embarcaciones, los guías trasladan al visitante, en caso de incidentes o de operación, da aviso al jefe de turno. Se registra en una libreta de operaciones denominada agenda de reservaciones por el jefe de turno.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Coordinación de Guías Turísticos ÁREA:

Fecha de Actualización: ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA JEFE DE TURNO JEFE DE TURNO/ GUIA TURÍSTICO

1. Supervisión de limpieza de embarcaciones.

1.1. Diariamente, el jefe de turno, de acuerdo a la

agenda y a la afluencia de visitantes revisa que la embarcación debe estar lista a las 9 de la mañana

2. Atención a visitantes.

2.1. La venta de taquilla inicia a las 9 y media de

la mañana en el crisol del Parque Fundidora y en el Museo de Historia.

2.2. El traslado de los visitantes es de diez de la

mañana a las nueve y media de la noche.

2.3. El jefe de turno, de acuerdo a la afluencia de

visitantes y los boletos de prepago o renta por evento, distribuye las embarcaciones.

2.4. Se registra en una agenda de reservaciones

por el jefe de turno.

2.5. Los guías turísticos reciben el boletaje

pagado, trasladan al visitante e informan de datos relevantes.

2.6. Los guías turísticos y el auxiliar de turno en

caso de incidentes o de operación, dan aviso al jefe de turno, quien de manera inmediata atiende la situación.

2.7. El jefe de turno informa al Coordinador del

Paseo Santa Lucia de los incidentes ocurridos.

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1.- Objetivo.

Que el visitante del Paseo Santa Lucía realice su recorrido en un ambiente de cordialidad y seguro, atendiéndolo de manera individual.

2.- Alcance.

Desde la recepción en taquilla hasta que concluye el paseo. 3.-Terminología.

Paseo Santa Lucía: Es un traslado en una embarcación donde un guía turístico va dando información relevante del recorrido por 2.5 kilómetros que se hace desde el Parque Fundidora hasta el Museo de Historia Mexicana, o viceversa, incluyendo su retorno opcional al punto de origen.

Jefe de Turno y Auxiliar de Turno: Recibir y dar la bienvenida al visitante en su abordaje a la embarcación, cortar el abordaje y/o regreso en el boleto, entregar a los visitantes al guía turístico, así como atender los incidentes que se presenten con el visitante.

Guía Turístico: Traslado de visitantes y proporcionar la información turística, informar de incidencias al jefe de grupo.

5.- Desarrollo.

Diariamente, el jefe de turno recibe a los visitantes, les da la bienvenida, de acuerdo a la afluencia forma grupos para trasladarse a las embarcaciones, corta el boleto de abordaje y en su caso, el de regreso al museo de historia, verifica folios en caso de desprendimiento del boleto, se regresa el resto del boleto al visitante, se realiza el recorrido. A la hora del retorno, se corta la parte desprendible que corresponde. Constantemente se ordenan los boletos por folio, se acumulan y con ligas se agrupan y colocan en la urna transparente. Se colocan en bolsas y entregan por turno a la auxiliar administrativo del Coordinador del Paseo Santa Lucía. En los fines de semana se agrupan por día.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Atención a visitantes en el Paseo Santa Lucía. ÁREA:

Dirección de Administración y Finanzas-Coordinación del Paseo Santa Lucía

En los grupos de visitantes es el mismo procedimiento, en visitantes que pagaron por evento, se les da la atención mediante muestra de recibo de pago, se registra en el sistema como venta de góndola.

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ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA JEFE DE TURNO 1. Recepción de visitantes.

1.1. El visitante acude a taquilla y compra su boleto

del Paseo Santa Lucía.

1.2. Diariamente, el jefe de turno recibe a los

visitantes al momento de abordar las embarcaciones.

1.3. Los visitantes entregan el boleto del Paseo

Santa Lucía, previamente al abordaje de la embarcación.

1.4. El jefe de turno les da la bienvenida al Paseo

Santa Lucía. En la otra taquilla, la misma actividad la realiza el auxiliar de turno.

1.5. De acuerdo a la afluencia forma grupos para

trasladarlos a las embarcaciones, respetando el orden de llegada.

1.6. Procura dar la atención de que los grupos

numerosos vayan en una sola embarcación.

1.7. Corta del boleto sólo la parte que corresponde

a abordaje.

1.8. Regresa al visitante el boleto con la parte

denominada regreso y la parte de la imagen del paseo.

1.9. En caso de que el visitante haya abordado en

la otra taquilla, el visitante sólo presentará la parte de regreso y la parte de imagen del paseo, por lo que corta el de regreso al museo de historia.

1.10. En caso de grupos de visitantes es el mismo procedimiento,

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Atención a visitantes en el Paseo Santa Lucía. ÁREA:

1.11. En caso de visitantes que pagaron por evento, se les da la atención mediante muestra de recibo de pago, se registra en el sistema como venta de góndola

2. Revisión de boletaje.

2.1. Verifica folios en caso de desprendimiento del

boleto.

2.2. En caso de que presente sólo la parte de

regreso verifica que la fecha impresa en taquilla corresponda a la fecha actual.

2.3. Se regresa el boleto al visitante, de acuerdo al

punto 1.8.

2.4. Se realiza la visita guiada.

2.5. A la hora del retorno, se corta la parte

desprendible que corresponde.

2.6. Constantemente se ordenan los boletos por

folio, se acumulan y con ligas se agrupan y colocan en la urna transparente.

2.7. Al finalizar el turno, se colocan en bolsas y

entregan por turno al auxiliar administrativo del coordinador del Paseo Santa Lucía.

2.8. En los fines de semana se agrupan por día.

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1.- Objetivo.

Brindar a la ciudadanía y visitantes al Paseo Santa Lucía la información relativa a los servicios que se prestan, los, costos, requisitos, así como recibir los pagos correspondientes y entregar a Contabilidad los ingresos y los comprobantes de los mismos, solicitando la facturación en los casos que se requieran.

2.- Alcance.

Inicia con proporcionar información para la visita al Paseo Santa Lucía o solicitud de servicio hasta la recepción de los ingresos por la renta de embarcaciones, venta de boletos de pre-pago y recepción de venta de boletaje en taquilla hasta su entrega a Contabilidad y facturación.

Paseo Santa Lucía: Es un traslado en una embarcación donde un guía turístico va proporcionando información relevante del recorrido por 2.5 kilómetros que se hace desde el Parque Fundidora hasta el Museo de Historia Mexicana, o viceversa, incluyendo su retorno opcional al punto de origen.

Información del Servicio: Corresponde a atender llamadas, correos electrónicos o atención personalizada del público en general solicitando datos de los servicios que proporciona el Paseo Santa Lucía.

Recibo de Pago: Es el documento en que la Coordinación del Paseo Santa Lucía recibe del cliente el pago, ya sea en efectivo, cheque o transferencia por el servicio de renta de embarcaciones o boletaje de pre-pago.

Boletaje de Pre-pago: Es la modalidad de contar con el boleto previamente al abordar la embarcación, pagando en la Coordinación del Paseo santa Lucía, sin necesidad de hacer fila en taquilla. El boleto cuenta con cuatro partes, la de abordar, la de regreso, la parte del visitante y la parte del Control de la Coordinación del Paseo Santa Lucía. La fecha en un boleto de pre-pago es abierta al visitante.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Control de Servicio e Ingreso por renta de Embarcaciones del Paseo Santa Lucía. ÁREA:

Boletaje de Taquilla: Es la modalidad de compra de un boleto expedido en taquilla directamente por el visitante. El abordaje a las embarcaciones es en el mismo día que se expidió el boleto, el cual consta de tres partes: la parte del visitante, de abordar y de regreso.

Boleto de Cortesía: Es la modalidad de abordar a una embarcación en forma gratuita, siempre y cuando cuente con la autorización correspondiente. El boleto consta de cuatro partes: la de abordar, la de regreso, la parte del visitante y la parte del Control de la Coordinación del Paseo Santa Lucía. La fecha en un boleto de cortesía puede ser asignada de acuerdo a la solicitud o abierta al visitante.

Boleto Foliado: Es la modalidad de boleto a utilizar cuando no se cuenta con sistema de expedición en las taquillas o en casos emergentes. El boleto consta de cuatro partes: la de abordar, la de regreso, la parte del visitante y la parte del Control de la Coordinación del Paseo Santa Lucía. Se cuenta con el boleto para adultos y niños.

Reimpresión de Corte Z del Administrador: Es la impresión de un reporte que genera el sistema que corresponde al corte de cada taquilla por turno, en el cual se describe el número de corte, fecha, nombre del responsable de taquilla, la

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Reporte de Ventas por Fecha de Venta: es la impresión que se realiza cada semana y que genera el sistema describiendo el reporte diario lo siguiente: fecha y hora de impresión, fecha de venta y hora del corte, evento que corresponde a Paseo Santa Lucía; Tipo de venta: Área general, que incluye las ventas desglosadas del día por menores, discapacitados, escolar, menor s/v, adulto mayor, adulto y el total general. Señala en cada concepto la cantidad y el

monto; Área Especial, que corresponde a viajes especiales y renta de

embarcaciones, se señala el número de personas y nombre del cliente. Total

General y gran total, por número de visitantes y el importe del cobro.

Recibo de Corte de Taquilla: es un documento interno de control para la recepción del efectivo del corte de taquilla por el jefe de turno. Contiene fecha, número de cuenta para depósito, importe, responsable de taquilla, nombre de taquilla, turno y firmas de entrega y recepción.

Ficha de depósito: es el documento que emite una institución bancaria correspondiente al ingreso del corte Z de cada taquilla por turno. Se realiza diariamente.

Recibo de Depósitos : Es el documento de control interno, en el que se entrega diariamente a Contabilidad un concentrado de ingresos por los cuatro turnos del día, incluyendo nombre de la taquilla, turno, tipo de boletaje, cantidad de visitantes, importe, folio inicial y final, totales de visitantes y de ingresos.

Jefe de Turno: Entregar el Corte Z del turno que laboró. Agenda las reservaciones en atención al rol de embarcaciones.

Coordinador de Paseo Santa Lucía: Entregar la ficha de depósito diaria. Contabilidad: Elaboración de facturas.

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5.- Desarrollo.

Diariamente, se atiende vía telefónica, correo electrónico o personal respecto a los servicios del Paseo Santa Lucía, se le proporciona información a sus preguntas, en entre ellas precios, atención a grupos, envío de oficio en caso de instituciones escolares, renta de embarcaciones, costo, horarios, días de servicio y políticas del Parque.

En caso de renta de embarcación se elabora un recibo, el pago puede ser en: efectivo, depósito o transferencia, se elabora un rol de embarcación. Los ingresos son por concepto de renta de embarcación o compra de boletos de pre-pago. Se entrega a Contabilidad copia de recibo de pago y los ingresos ya sea en efectivo, depósito o transferencia o cheque. Estos se entregan diariamente junto con el corte de taquilla.

Si desea factura en caso de venta de boleto de pre-pago o renta de embarcaciones se le pide el RFC y se anotan los datos de facturación en el formato solicitud de eventos…. Una vez liquidado el servicio se envía el formato a contabilidad, anexando copia del recibo, en su caso copia de la transferencia, ficha de depósito o efectivo.

Si desea factura de los boletos que se expedidos en taquilla pasa a las oficinas administrativas con sus boletos expedidos y su RFC.

De acuerdo a los boletos vendidos por pre-pago, renta de embarcaciones, viajes especiales, se elabora el rol de embarcaciones el cual se entrega al jefe de turno en el horario que se recibió el pago, este a su vez programa el servicio en la agenda de reservaciones, la cual está visible para todos los jefes de turno. Se firma de elaborado por el auxiliar administrativo en el espacio de control y en el espacio de recibido el jefe de turno.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Fecha de Actualización: ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1. Atención de clientes.

1.1. Diariamente, se atiende vía telefónica, correo

electrónico o personal respecto a los servicios del Paseo Santa Lucía.

1.2. Se les proporciona información a sus

preguntas, en entre ellas precios, atención a grupos, envío de oficio en caso de

instituciones escolares, renta de

embarcaciones, costo, horarios, días de servicio y políticas del Parque.

2. Renta de embarcación.

2.1. Una vez que el cliente decide rentar una

embarcación o comprar boletos de PRE-pago, se recibe el pago de acuerdo a lo solicitado.

2.2. Se elabora un Recibo de pago con los

siguientes datos:

2.2.1. Folio

2.2.2. Fecha de elaboración

2.2.3. Nombre del cliente

2.2.4. La cantidad del servicio

2.2.5. El importe con letra

2.2.6. Concepto del servicio

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administrativo

2.2.8. Firma de entregó, el cliente.

2.3. Se recibe el pago que puede ser en: efectivo,

depósito o transferencia, según lo maneje el cliente, informándole en su caso, el número de cuenta para el depósito.

2.4. Los ingresos se entregan a Contabilidad

anexando copia de recibo de pago y los ingresos ya sea en efectivo, depósito o transferencia o cheque.

2.5. Estos se entrega diariamente junto con el

corte de taquilla

3. Facturación.

3.1. Si el cliente solicita factura en caso de venta

de boleto de pre-pago o renta de embarcaciones se le pide el RFC y se anotan los datos de facturación en el formato Solicitud de Facturación, que cuenta con los siguientes datos: 3.1.1. Fecha de elaboración 3.1.2. Organización o cliente 3.1.3. RFC 3.1.4. Dirección Fiscal 3.1.5. Código Postal 3.1.6. Ciudad o Municipio 3.1.7. Estado 3.1.8. Teléfono, celular

3.1.9. Nombre del coordinador del

evento

3.1.10. Correo electrónico del

coordinador

3.1.11. Presupuesto en que se renta el

servicio

3.1.12. Subtotal

3.1.13. IVA

3.1.14. Total de la factura.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

formato a contabilidad, anexando copia del recibo, en su caso copia de la transferencia, ficha de depósito o efectivo.

3.3. Si desea factura de los boletos que se

expedidos en taquilla pasa a las oficinas administrativas con sus boletos expedidos y su RFC.

4. Elaboración de Rol de Embarcaciones.

4.1. El día en que se paga el servicio, de acuerdo

a los boletos vendidos por pre-pago, renta de embarcaciones, viajes especiales, se elabora el rol de embarcaciones.

4.2. En caso de viajes especiales, se recibe oficio

de autorización de viajes especiales de la Dirección General o Coordinador del Parque del Paseo Santa Lucía.

4.3. El rol de embarcaciones contiene los

siguientes datos: 4.3.1. Tipo de servicio 4.3.2. Folio 4.3.3. Fecha de elaboración 4.3.4. Fecha de la renta 4.3.5. Punto de partida 4.3.6. Hora 4.3.7. Tipo de embarcación 4.3.8. Cliente

4.3.9. Observaciones, donde se anota

si requiere un guía bilingüe, si el recorrido es sencillo, si es viaje escolar que costo tiene, si van a realizar tomas de fotografías, o cualquier dato que requiera atención especial

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se recibió el pago, este a su vez programa el servicio en la agenda de reservaciones, la cual está visible para todos los jefes de turno.

4.5. Se firma de elaborado por el auxiliar

administrativo en el espacio de control y en el espacio de recibido el jefe de turno.

5. Distribución de documentos.

5.1. Recibo de pago, original para el cliente, copia

para el auxiliar administrativo y copia para Contabilidad.

5.2. Solicitud de Facturación, original para

Contabilidad y copia para el auxiliar administrativo.

5.3. Agenda de Embarcaciones, original para el

auxiliar administrativo y copia para el jefe de turno.

5.4. Oficio en viajes especiales, original auxiliar

administrativo, copia jefe de turno.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Reporte de estadísticas del Paseo Santa Lucía. ÁREA:

1.- Objetivo.

Informar a las instancias superiores de los ingresos, visitantes y desglose de boletaje en el Paseo Santa Lucía.

2.- Alcance.

Inicia con el análisis de los reportes de los ingresos, (Corte Z, reimpresión del administrador, ficha de depósito, recibo de corte) hasta la concentración de la información diaria en un período semanal y mensual hasta la elaboración de la estadística y su entrega a la Dirección General, Dirección de Administración y Finanzas, Contabilidad y a la Coordinación del Paseo Santa Lucía.

Recibo de Pago: Es el documento en que la Coordinación del Paseo Santa Lucía recibe del cliente el pago, ya sea en efectivo, cheque o transferencia por el servicio de renta de embarcaciones o boletaje de pre-pago.

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Boleto de Cortesía: Es la modalidad de abordar a una embarcación en forma gratuita, siempre y cuando cuente con la autorización correspondiente. El boleto consta de cuatro partes: la de abordar, la de regreso, la parte del visitante y la parte del Control de la Coordinación del Paseo Santa Lucía. La fecha en un boleto de cortesía puede ser asignada de acuerdo a la solicitud o abierta al visitante.

Boleto Foliado: Es la modalidad de boleto a utilizar cuando no se cuenta con sistema de expedición en las taquillas o en casos emergentes. El boleto consta de cuatro partes: la de abordar, la de regreso, la parte del visitante y la parte del Control de la Coordinación del Paseo Santa Lucía. Se cuenta con el boleto para adultos y niños.

Reimpresión de Corte Z del Administrador: Es la impresión de un reporte que genera el sistema que corresponde al corte de cada taquilla por turno, en el cual se describe el número de corte, fecha, nombre del responsable de taquilla, la venta por concepto, precio, importe y cantidad de visitantes, total general en el turno correspondiente.

Corte Z: Es la impresión final que genera el sistema en forma de boleto, que corresponde al corte de cada taquilla por turno, en el cual se describe la fecha, los folios inicial y final, nombre de la taquilla, nombre del responsable de taquilla, la cantidad total de visitantes e ingreso en el turno del correspondiente.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

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Ficha de depósito: es el documento que emite una institución bancaria correspondiente al ingreso del corte Z de cada taquilla por turno. Se realiza diariamente.

Recibo de Depósitos: Es el documento de control interno, en el que se entrega diariamente a Contabilidad un concentrado de ingresos por los cuatro turnos del día, incluyendo nombre de la taquilla, turno, tipo de boletaje, cantidad de visitantes, importe, folio inicial y final, totales de visitantes y de ingresos.

Coordinador de Paseo Santa Lucía: Revisar y autorizar la información de estadística previamente a su entrega.

Auxiliar Administrativo: Analizar la información de ingresos y elaborar el reporte semanal y mensual de estadística del Paseo Santa Lucía.

5.- Desarrollo.

Cada lunes se reúne la información resultante diaria de los cortes Z, reimpresión de cortes Z del administrador, recibos de corte de taquilla, fichas de depósitos, recibo de depósitos, recibos de pago (rentas de embarcaciones y boletos de prepago vendidos), viajes especiales, boletos de pre-pago y boletos de cortesía. Se analiza diariamente que coincidan los datos, se elabora un reporte diario de venta, se acumulan los datos diariamente en visitantes, monto de venta diaria, sumatoria al día, sumatoria semanal, sumatoria con pre-pagos y rentas de embarcaciones, sumatoria semanal, y acumulado del mes, se elabora una Estadística semanal.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

El auxiliar administrativo recibe cada semana de la cajera el reporte de venta por fecha de venta, se realiza un análisis comparativo del reporte diario de venta y de la estadística semanal de venta. Se elabora un Reporte Semanal de Venta, se firma de elaborado por el auxiliar administrativo, se entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado y lo entrega al Director de Administración y Finanzas., al final del mes se elabora una Estadística Mensual desglosada, Estadística Mensual y Estadística Anual, se firma de elaborado por el auxiliar administrativo, se entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado y lo entrega al Director General de Parque Fundidora, Director de Administración y Finanzas, Contabilidad. Se elabora una gráfica de los ingresos y visitantes por mes, se entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía para su conocimiento Se conserva un archivo digital y una copia sellada de recibido en archivo documental

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ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1. Elaboración de Reporte Diario de Venta.

1.1. Diariamente se reúne la información del día

anterior hábil

1.1.1. El corte Z

1.1.2. La reimpresión del corte Z para el

administrador

1.1.3. Recibo de corte de taquilla

1.1.4. Ficha de depósito

1.1.5. Recibos de pago por renta de

embarcaciones y boletos de pre-pago vendidos

1.1.6. Viajes especiales y

1.1.7. Boletos de cortesía.

1.2. Se elabora en un Excel un reporte Diario de

Venta con los siguientes datos:

1.2.1. Día

1.2.2. Fecha

1.2.3. Número diario de visitantes

1.2.4. Acumulado de visitantes

1.2.5. Monto del ingreso diario

1.2.6. Acumulado del ingreso

1.2.7. Monto de rentas de embarcaciones

1.2.8. Montos de boletos de pre-pago

1.3. Diariamente la información se ingresa.

1.4. Al concluir la semana se realiza la sumatoria

de los visitantes e ingresos en la semana, acumulando las cantidades en el transcurso del mes.

(41)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

globales.

2. Reporte semanal de venta.

2.1. Al concluir la semana, se elabora un reporte

con los siguientes datos:

2.1.1. Fecha período de la semana

2.1.2. Ingreso total de la semana

2.1.3. Numero de los visitantes de la

semana

2.1.4. Acumulado del mes, en visitantes e

ingresos

2.2. Se firma de elaborado por el auxiliar

administrativo, se entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado y lo entrega al Director de Administración y Finanzas

3. Estadística Semanal

3.1. De acuerdo a la información que se tiene en

la Relación de Depósitos, generada de los cortes Z y los boletos, se toman los datos de los números de visitantes y si corresponden a adulto, adulto mayor, menor s/v, menor, escolar, capacidades diferentes, boletos de pre-pago, cortesías, renta de embarcaciones y viajes especiales y pre pagos de venta.

3.2. El reporte de Estadística semanal contiene

los siguientes cuadros:

3.2.1. Taquilla, con los siguientes datos:

día y fecha, adulto mayor, adulto, menor s/v, menor, escolar, capacidades diferentes en cada uno contiene la cantidad de visitantes, los ingresos y la sumatoria correspondiente.

3.2.2. Pre-pagos, con los siguientes

datos: día y fecha, de donde nos visita, cantidad de visitantes,

(42)

sub-totales

3.2.3. Cortesías, con los siguientes

datos: día y fecha, cantidad y visitante.

3.2.4. Boletos de Pre-pago, con los

siguientes datos : día y fecha, número de oficio, nombre del cliente, folio inicial , folio final, cantidad de boletos, precio unitario, pago

3.2.5. Viajes de renta de embarcaciones,

con los siguientes datos : fecha de renta, número de folio del rol de embarcaciones, nombre del cliente, descripción de la renta, horario, guía bilingüe o mesa, punto de partida, cantidad de visitantes, pago.

3.2.6. Viajes especiales, con los

siguientes datos: día y fecha, cantidad de visitantes

3.2.7. Total de la semana, en visitantes e

ingresos

3.2.8. Acumulado del mes en visitantes e

ingresos

3.2.9. En la parte inferior del reporte se

anotan los números de folio inicial y final que se utilizaron en la semana en los boletos expedidos en cada taquilla.

3.3. El auxiliar administrativo recibe cada semana

de la responsable de taquilla el reporte de venta por fecha de venta, se realiza un análisis comparativo del reporte diario de venta y de la estadística semanal de venta.

3.4. Se firma de elaborado y se entrega al

Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado.

(43)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

4.1. Al concluir el mes, se elabora una estadística

en la cual se especifica por semana los ingresos y visitantes, desglosando los siguientes conceptos: 4.1.1. adulto mayor, 4.1.2. adulto, 4.1.3. menor s/v, 4.1.4. menor, 4.1.5. escolar, 4.1.6. capacidades diferentes 4.1.7. boleto foliado 4.1.8. pre-pagos 4.1.9. pre-pagos vendidos 4.1.10. cortesías 4.1.11. viajes especiales 4.1.12. rentas

4.1.13. especificaciones de las rentas , si

es góndola veneciana o trajinera, embarcación de 16 personas o embarcación de 40 personas

4.1.14. totales por semana de visitantes e

ingreso

4.1.15. total general en el mes de

visitantes e ingreso

4.1.16. total por concepto en visitantes e

ingreso

4.1.17. total general por concepto en

visitantes e ingreso.

anotan los números de folio inicial y final que se utilizaron en la semana en los boletos expedidos en cada taquilla

4.1.19. Se firma de elaborado y se entrega

al Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado

5. Estadística mensual.

(44)

desglosada, se comprime la información en un cuadro con los siguientes datos:

5.1.1. adulto mayor, 5.1.2. adulto, 5.1.3. menor s/v, 5.1.4. menor, 5.1.5. escolar, 5.1.6. capacidades diferentes 5.1.7. boleto foliado 5.1.8. pre-pagos 5.1.9. pre-pagos vendidos 5.1.10. cortesías 5.1.11. viajes especiales 5.1.12. rentas

5.1.13. especificaciones de las rentas , si

es góndola veneciana o trajinera, embarcación de 16 personas o embarcación de 40 personas

5.1.14. total general por de visitantes e

ingreso.

anotan los números de folio inicial y final que se utilizaron en la semana en los boletos expedidos en cada taquilla

5.1.16. Se firma de elaborado y se entrega

al Coordinador del Paseo Santa Lucía, quien lo revisa y firma de autorizado

5.1.17. Se elabora una gráfica de los

ingresos y visitantes por mes, se entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía para su conocimiento

6. Archivo de documentos.

6.1. Se conserva un archivo digital y una copia sellada de recibido en archivo documental.

(45)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

(46)

1.- Objetivo.

Realizar adquisiciones para la operación de las embarcaciones o de la administración del Paseo Santa Lucía que sean emergentes y no rebasen el monto de dos mil pesos.

2.- Alcance.

Inicia con la recepción de un cheque de tres mil pesos hasta su comprobación y renovación.

Caja chica: es una cantidad que la Dirección de Administración y Finanzas entrega al Coordinador del Paseo Santa Lucía para la operación del Paseo Santa Lucía.

Vale provisional de caja: es el documento de control interno de la entrega de efectivo para compra de materiales y refacciones emergentes para la operación del Paseo Santa Lucía.

Reposición de caja chica: es el procedimiento mediante el cual se comprueba los gastos ejercidos en el fondo de caja chica para su reposición.

Coordinador de Paseo Santa Lucía: recibir el cheque de caja chica y cambiarlo a efectivo. Revisar y autorizar el reporte de gastos de la caja chica y firmar cada factura de autorizado el gasto, previamente a su entrega.

Auxiliar Administrativo: recepción del efectivo y copia del cheque, manejo de los vales de caja, revisar las facturas previas a la elaboración del reporte de gastos del Paseo Santa Lucía.

(47)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica Paseo Santa Lucía. ÁREA:

Dirección de Administración y Finanzas Coordinación del Paseo Santa Lucía

5.- Desarrollo.

El Coordinador del Paseo Santa Lucía recibe el cheque de caja chica, lo cambia en la institución bancaria, entrega efectivo y copia de cheque al auxiliar administrativo. De acuerdo a las necesidades, el personal autorizado solicita efectivo para compra de materiales y refacciones, se elabora un vale provisional de caja, lo firma, se le entrega el efectivo, se realiza la compra correspondiente, se recibe la factura. El auxiliar administrativo revisa la factura, una vez que se llega al monto de gastos autorizados, se elabora el reporte de gastos y autorización de la reposición. El director de administración y finanzas autoriza los gastos, firma las facturas y autoriza la reposición. Se fotocopian y se entrega a contabilidad el reporte de gastos autorizados para la elaboración del cheque de reposición.

(48)

ÁREA ACTIVIDAD ÁREAS COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ PERSONAL AUTORIZADO JEFE DE OPERACIONES

1. Recepción de Caja Chica.

1.1. El Coordinador del Paseo Santa Lucía

recibe el cheque de caja chica.

1.2. Lo cambia en la institución bancaria.

1.3. Entrega efectivo y copia de cheque al

auxiliar administrativo.

2. Elaboración de vale provisional de caja.

2.1. De acuerdo a las necesidades, el personal

autorizado solicita efectivo para compra de materiales y refacciones.

2.2. Se elabora un vale provisional de caja, con

los siguientes datos:

2.2.1. cantidad en número, 2.2.2. importe con letra, 2.2.3. concepto del gasto,

2.2.4. fecha en que se entregó el dinero, 2.2.5. autorizado por,

2.2.6. recibido por

2.3. El jefe de operaciones firma el vale

provisional de caja y se le entrega el efectivo

3. Compra de materiales.

3.1. Se realiza la compra correspondiente.

3.2. Recibe la factura con los datos fiscales del

Parque Fundidora.

3.3. Revisa que los datos sean correctos.

3.4. Entrega la factura y en su caso el efectivo

(49)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Caja Chica Paseo Santa Lucía. ÁREA:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

4. Elaboración de Reporte de Gastos y

Autorización de Reposición.

4.1. El auxiliar administrativo revisa la factura,

recibe el efectivo sobrante, en su caso.

4.2. Una vez que se llega al monto de gastos

autorizados, se elabora el reporte de gastos y autorización de la reposición con los siguientes datos:

4.2.1. fecha de elaboración, 4.2.2. numero de factura, 4.2.3. fecha,

4.2.4. empresa,

4.2.5. descripción del gasto, 4.2.6. uso,

4.2.7. importe

4.2.8. y total de gasto comprobado

4.3. Lo firma de elaboró el auxiliar administrativo.

4.4. Firma de revisó el Coordinador de Paseo

Santa Lucia.

4.5. Se turna a autorización del Director de

Administración y Finanzas.

4.6. El director de Administración y Finanzas

autoriza los gastos, firma las facturas y autoriza la reposición.

4.7. Se fotocopian y se entrega a contabilidad el

reporte de gastos autorizados para la elaboración del cheque de reposición

(50)

1.- Objetivo.

Realizar la venta de boletos del Paseo Santa Lucía en los puntos de venta del Museo de Historia y del Crisol en Parque Fundidora.

2.- Alcance.

Inicia con la recepción diaria de la caja chica de venta hasta la entrega del corte de caja y el Corte Z, el efectivo de la venta del día y los reportes de la venta. 3.-Terminología.

Sistema Administrador: Es un sistema de punto de venta que emite reportes de corte Z, listado de cortes, por fecha de venta, ventas por hora, reporte ventas por admisión, por fecha de venta, por fecha de evento reporte de cancelado, reporte de cortesías, accesos. Los utilizados son los tres primeros.

Caja Fondo: Es una cantidad en efectivo que se entrega al responsable de cada taquilla para iniciar la venta diaria. En el ejercicio 2013 corresponde a $ 4, 000.00 Taquilla: Son los espacios que en el Parque Fundidora y en la planta baja del Museo de Historia Mexicana son asignados para venta de boletos del Paseo Santa Lucía.

(51)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Venta de boletos en taquilla ÁREA:

Reimpresión de Corte Z del Administrador: Es la impresión de un reporte que genera el sistema que corresponde al corte de cada taquilla por turno, en el cual se describe el número de corte, fecha, nombre del responsable de taquilla, la venta por concepto, precio, importe y cantidad de visitantes, total general en el turno correspondiente.

Corte Z: Es la impresión final que genera el sistema en forma de boleto, que corresponde al corte de cada taquilla por turno, en el cual se describe la fecha, los folios inicial y final, nombre de la taquilla, nombre del responsable de taquilla, la cantidad total de visitantes e ingreso en el turno del correspondiente.

Reporte del Listado del corte de venta: Corresponde a la impresión que genera el sistema describiendo la venta del turno, señalando el número de corte, nombre de taquilla , fecha, folios inicial y final, cantidad de boletos expedidos, importe de ingresos y responsable de taquilla.

Reporte de ventas por fecha de venta: es la impresión que se realiza cada semana y que genera el sistema describiendo el reporte diario lo siguiente: fecha y hora de impresión, fecha de venta y hora del corte, evento que corresponde a Paseo Santa Lucía; Tipo de venta: Área general, que incluye las ventas desglosadas del día por menores, discapacitados, escolar, menor s/v, adulto mayor, adulto y el total general. Señala en cada concepto la cantidad y el

monto; Área Especial, que corresponde a viajes especiales y renta de

embarcaciones, se señala el número de personas y nombre del cliente. Total

General y gran total, por número de visitantes y el importe del cobro.

Auxiliar Administrativo: Recibir los reportes de listado de corte de venta, la reimpresión del corte Z

(52)

Jefe de Turno: Entregar la caja de venta, revisar el corte de caja del día y recibir el efectivo, la caja de venta al final del día, el corte Z y el recibo de corte. El fin de semana recibe el reporte por fecha de venta correspondiente a la semana de lunes a domingo.

Cajero: Recibir la caja de venta, revisar el efectivo, realizar la venta de boletos, custodiar el efectivo de venta, hacer corte de caja, imprimir reportes, entregar efectivo y corte de caja diario, así como los reportes de corte de venta, la reimpresión del corte Z, el corte Z y el recibo de corte. En fin de semana los reportes de fecha de venta.

5._{- Desarrollo.}

Diariamente la cajera recibe la caja de venta cerrada, se abre con la llave personal, se revisa la cantidad, se traslada al punto de venta, se accesa al sistema con la clave personal, se inicia la venta de acuerdo al boletaje solicitado. Se proporciona la información que requiera el cliente respecto al Paseo Santa Lucía. Se recibe el efectivo, se verifica la autenticidad de los billetes en el detector, se teclea la cantidad de boletos, se expiden los boletos, en su caso, se da el cambio correspondiente. Al final del turno, se imprime el corte Z en dos tantos, la reimpresión del corte Z, y el listado del corte de venta. Verifica que coincida el efectivo con los reportes. Se llena el recibo de corte. Se traslada a las oficinas, se hace el corte, se entrega al jefe de turno el efectivo inicial del la caja de fondo de venta y el monto de la venta, con el corte Z en los dos tantos y el recibo de corte, se deja al auxiliar administrativo el listado de corte, la reimpresión del corte Z .Se imprime del sistema el reporte de venta por fecha de venta, los días domingo, se entrega al jefe de turno, quien a su vez lo verifica y entrega al auxiliar administrativo.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Venta de boletos en taquilla ÁREA:

Fecha de Actualización: ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA CAJERA

1. Recepción del fondo de caja para venta.

1.1. Diariamente la cajera recibe la caja de

fondo de venta cerrada con un monto de $ 4,000.00, en denominaciones varias en billete y monedas.

1.2. Abre la caja con la llave personal, revisa la

cantidad, y que sea suficiente diversidad de moneda y billete.

1.3. Se traslada al punto de venta.

1.4. Se accesa al sistema con la clave personal,

1.5. Inicia la venta según boletaje solicitado. Se

proporciona la información que requiera el cliente respecto al Paseo Santa Lucía o a información turística diversa.

1.6. Se recibe el efectivo,

1.7. Verifica la autenticidad de los billetes en el

detector.

1.8. Se teclea la cantidad de boletos solicitados,

1.9. Se expiden los boletos por el sistema

1.10. El sistema al leer el billete, da la información del cambio. En su caso, se da el cambio correspondiente.

1.11. Al final del turno, se cierra la ventanilla. 1.12. Se imprime el corte Z en dos tantos, la

reimpresión del corte Z, y el listado del corte de venta.

(54)

reportes.

1.14. Se llena el recibo de corte con lo siguiente:

1.14.1. Fecha

1.14.2. Importe

1.14.3. Taquilla

1.14.4. Cajera

1.14.5. Si es la taquilla del Museo de

Historia, se traslada a la taquilla del Crisol del Parque Fundidora. 1.14.6. Se hace el corte, se entrega al jefe de

turno el efectivo inicial de la caja chica de fondo de venta y el monto en efectivo de la venta, se anexa el corte Z en los dos tantos, el listado del corte de venta y el recibo de corte.

1.14.7. Se deja para el auxiliar administrativo el listado de corte, la reimpresión del corte Z.

(55)

Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Control de Correspondencia Paseo Santa Lucía ÁREA:

1.- Objetivo.

Llevar un control de la información que se genere, así como en las ventas de pre-pago en la Coordinación del Paseo Santa Lucía.

2.- Alcance.

Inicia con la solicitud previa de boletos de pre-pago, hasta su entrega al destinatario o con la instrucción directa del Coordinador del Paseo Santa Lucía, hasta la entrega del oficio al destinatario.

Oficio: Es un tipo de documento oficial con el que se informa, solicita o reportan asuntos relacionados con la operación de la Coordinación del Paseo Santa Lucía.

Coordinador de Paseo Santa Lucía: revisar y autorizar los oficios, previo a su entrega al destinatario.

Auxiliar Administrativo: elaboración de oficios relacionados con boletos pre-pago y de las funciones directas de la Coordinación del Paseo Santa Lucía.

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5.- Desarrollo.

De acuerdo las necesidades del Paseo Santa Lucía. Se elaboran oficios de las funciones directas de la Coordinación del Paseo Santa Lucía, así como de la venta de boletos de pre-pago de acuerdo a la solicitud de los clientes, o de visitas especiales se le asigna la clave al oficio, se registra fecha, se redacta, se revisa y firma por el coordinador del Paseo Santa Lucía, se registra en el control de oficios, se fotocopia, se entrega al destinatario, el cual firma de recibido y anota la fecha.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Fecha de Actualización: ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE PASEO SANTA LUCÍA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1. Control de oficios.

1.1. Anualmente, se inicia elaborando un formato

para control de oficios que se generan en la coordinación y un control para los oficios de boletos de pre-pago:

1.1.1. De acuerdo las necesidades del Paseo Santa Lucía. Se elaboran oficios de las funciones directas de la Coordinación del Paseo Santa Lucía, asignándoles la clave PSL-00/Año o en Boletos de pre-pago, asignándoles la clave PREPAGO PSL-00/Año, en las visitas

especiales asignándoles la clave CORTESÍA PSL-00/Año

1.2. Se le asigna la clave al oficio de acuerdo a

su contenido, se registra fecha, se redacta, se revisa y firma por el coordinador del Paseo Santa Lucía

2. Elaboración de Control de Oficios generales.

2.1. Conforme a la elaboración de oficios, se lleva

un Control de Oficios con los siguientes datos:

2.1.1. Número de oficio 2.1.2. Fecha

2.1.3. Destinatario 2.1.4. Asunto

2.1.5. Persona que elaboró el oficio

2.2. Con la información anterior, se elabora en

Excel una base de datos en la que

permanecen los datos del año

correspondiente.

(58)

archivándolos en orden cronológico en un expediente anual

3. Elaboración de Control de Oficios de

Pre-pago.

3.1. Al inicio de cada año, se elabora un Control

de Oficios con los siguientes datos: 3.1.1. Número de oficio

3.1.2. Folio inicial 3.1.3. Folio final

3.1.4. Cantidad de boletos 3.1.5. Fecha en que se solicitó

3.1.6. Nombre de la empresa solicitante 3.1.7. Nombre del usuario

3.1.8. Precio unitario 3.1.9. Total de ingreso 3.1.10. Fecha de pago.

3.2. Con la información anterior, se elabora en

Excel una base de datos en la que

permanecen los datos del año

correspondiente

4. Control de oficios.

4.1. De acuerdo la solicitud autorizada, se

elaboran oficios asignándole lo siguiente. 4.1.1. Boletos de pre-pago, asignándoles

la clave CORTESÍA PSL-00/Año.

4.2. Se le asigna la clave al oficio.

4.3. se registra fecha.

4.4. cantidad de boletos.

4.5. folio inicial y folio final.

4.6. nombre de la institución o usuario.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

4.8. firma de recepción de los boletos por parte

del usuario o de personal de la Dirección General del Parque Fundidora.

4.9. en caso de recepción por el usuario, se

solicita copia de la credencial de elector. 4.10. firma de entrega de boletos por parte del

auxiliar administrativo.

5. Archivo de oficios de pre-pago

5.1. De acuerdo a la venta, se archiva el original

del oficio de entrega de boletos de pre-pago.

5.2. En caso de que la solicitud se haya hecho

por correo, se anexa el correo electrónico.

5.3. Se anexa copia del recibo de pago.

5.4. Se anexa copia de la solicitud de factura.

5.5. Se anexa copia de la factura.

5.6. Se lleva un control documental de oficios y

anexos en un archivo anual.

6. Archivo de oficios de visitas especiales.

6.1. De acuerdo a las solicitudes autorizadas, se

archiva el original del oficio de entrega de boletos de cortesía.

6.2. En caso de que la solicitud se haya hecho

por correo, se anexa el correo electrónico.

6.3. Se anexa el oficio.

6.4. Se anexa autorización.

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7. Se lleva un control documental de oficios y anexos en un archivo anual.

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Marzo de 2013

PROCEDIMIENTO:

Salida de Material de Almacén. ÁREA:

5 1.- Objetivo.

Cubrir las necesidades para la operación del Paseo Santa Lucía 2.- Alcance.

El proceso inicia en el momento en que se elabora la salida de material de almacén hasta la entrega de los mismos por el almacén y la entrega interna al área operativa.

3.- Terminología.

Sistema Audisys: Software de contabilidad, donde se llevan a cabo todos los registros de las operaciones del Organismo.

Registro Interno de Existencias:Es un documento donde se lleva el registro de

las entregas recibidas de almacén y las entregas internas al personal operativo 4.- Responsabilidades

Coordinador del Paseo Santa Lucía: Revisar y autorizar las salidas de material de almacén

Auxiliar Administrativo: Elaborar la salida de material de almacén, en lo que

corresponde a material de oficina, servicio de café y de limpieza, a uniformes y servicio de intercomunicación del personal, refacciones y materiales de mantenimiento para las embarcaciones.