Gestión de las adquisiciones del proyecto

Gestión de las adquisiciones del proyecto

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Colaboraración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de aprendizaje

 Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de tecnología de la información

 Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos involucrados en el análisis de compra o realización directa

 Discutir sobre lo que está involucrado en la planificación de contratación, incluida la creación de varios documentos de compra y criterios de evaluación para los vendedores

Objetivos de aprendizaje (continúa)



Comprender el proceso de solicitar respuestas del

vendedor y la diferencia entre las propuestas y las

ofertas



Describir el proceso de selección del vendedor y

reconocer los diferentes enfoques para la evaluación

de las propuestas o la selección de proveedores



Discutir la importancia de una buena administración

del contrato



Describir el proceso de cierre del contrato



Discutir sobre los tipos de software disponibles para

ayudar en la gestión de las adquisiciones del

Importancia de la gestión de las

adquisiciones



Adquisición

significa adquirir bienes y / o servicios

de una fuente externa



Otros términos son compra, arriendo, arriendo con

opción de compra (leasing) y contratación externa

(outsourcing)



Los expertos prevén que el gasto mundial en

programas informáticos y servicios seguirá

creciendo

¿Por qué hacer outsourcing?



Para reducir los costes fijos y recurrentes



Para permitir a la organización del cliente centrarse

en su negocio principal



Para acceder a conocimientos y tecnologías



Para proporcionar flexibilidad

Contratos



Un

contrato

es un acuerdo mutuamente vinculante

que obliga al vendedor a proporcionar los productos o

servicios especificados y obliga al comprador a pagar

por ellos



Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y

agudizar el enfoque en resultados clave de un

proyecto



Debido a que los contratos son jurídicamente

vinculantes, hay mayor responsabilidad para la

entrega del trabajo como se indica en el contrato



Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento

de tamaño de los contratos

Del mundo real

En las adquisiciones también hay tener en cuenta asuntos de

seguridad, incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los centros extraterritoriales

Procesos de la gestión de las

adquisiciones del proyecto



La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye

los procesos para comprar o adquirir los productos,

servicios o resultados necesarios fuera del equipo

del proyecto para realizar el trabajo.



Los procesos incluyen:

 Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.

 Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.

Procesos de la gestión de las

adquisiciones del proyecto (continúa)

 Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según

corresponda.

 Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada

vendedor.

 Administración del Contrato: gestionar el contrato y la

relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el comprador externo del proyecto.  Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato,

incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

Resumen de la gestión de las

adquisiciones del proyecto

Planeación

Proceso: Planificar las compras y las adquisiciones

Salida: Plan de Gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo del contrato, decisiones de fabricación directa o de compra, cambios solicitados.

Proceso: Planificar la contratación

Salida: Documentos de la adquisición, criterios de evaluación, actualización del enunciado del trabajo del contrato

Ejecución

Proceso: Solicitar respuestas de vendedores

Salida: Lista de vendedores calificados, paquete de documentos de la adquisición, propuestas Proceso: Selección de vendedores

Salida: Vendedores seleccionados, contrato, plan de gestión del contrato, disponibilidad de recursos, actualización del plan de gestión de las adquisiciones, cambios solicitados

Monitoreo y control

Proceso: Administración del contrato

Salidas: Documentación del contrato, cambios solicitados, acciones correctivas recomendadas, actualización de los activos de los procesos de la organización, actualización del plan de gestión del proyecto el plan de gestión de las adquisiciones y el plan de gestión del contrato.

Cierre

Proceso: Cierre del contrato

Salida: Contratos completados, actualización de los activos de los procesos de la organización

Planificar las compras y las

adquisiciones



Identificación de las necesidades del proyecto que

se pueden cumplir mejor mediante el uso de

productos o servicios de fuera de la organización



Si no hay necesidad de comprar productos o

servicios fuera de la organización, entonces no hay

necesidad de realizar cualquiera de los otros

Herramientas y técnicas para

planear las adquisiciones



Análisis de Fabricación Propia o Compra

:

es una

técnica de dirección general y una parte del proceso

Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto

que puede usarse para determinar si el equipo del

proyecto puede producir un producto o servicio

determinado, o puede ser comprado



A menudo implica análisis financiero



Los expertos, tanto internos como externos, pueden

hacer aportes valiosos en las decisiones de compra

Ejemplo

Suponga que usted puede alquilar un artículo que

necesita para un proyecto por $800/día,

Para adquirir el artículo, el costo es de $12.000 más

un costo operativo diario de $400/día

¿Cuánto tiempo le tomará al costo de compra ser el

mismo que el costo de arrendamiento?

Solución

Establecer una ecuación en la que las dos opciones,

la compra y arrendamiento, son iguales

$12.000 + $400 * d = $800 * d

d número de días a utilizar el artículo.

d = 30

Si se necesita el artículo más de 30 días, es más

económico comprarlo que arrendarlo

Tipos de contratos

 Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos apropiados en diferentes situaciones

 Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para un producto bien definido

 Contrato de coste reembolsable: implica el pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, más un honorario que, por lo

general, representa la ganancia del vendedor

 Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los contratos de precio fijo. Usualmente usado por consultores

 Contrato de precio unitario: requiere que el comprador pague al vendedor un monto predeterminado por unidad de servicio

 Un mismo contrato puede incluir estas cuatro categorías, si tiene sentido para esa contratación en particular

Punto de asunción Total

El punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption ) es el coste en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato

Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los sobrecostos

Cálculo del PTA:

Contrato de coste reembolsable

 Coste Más Honorarios (CPF Cost Plus Fee) o Coste Más Porcentaje del Coste (CPPC Cost plus percentage of costs). Al vendedor se le

reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario calculado como un porcentaje de los costes previamente

acordado. El honorario varía en función del coste real.

 Coste Más Honorarios Fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y

recibe un honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes

estimados del proyecto. El honorario fijo no varía con los costes reales a menos que se modifique el alcance del proyecto.

 Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF Cost Plus Incentive Fee). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario predeterminado y una bonificación de

incentivo, dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento establecidos en el contrato.

Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Riesgo del Vendedor Alto Alto Bajo Bajo Coste Más Porcentaje del Coste (CPPC) Coste Más Honorarios Fijos (CPFF) Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF) Incentivo de precio fijo (FPI) Firma de precio fijo (FFP)

Cláusulas del contrato



Los contratos deben incluir cláusulas específicas

para tener en cuenta temas únicos del proyecto



Puede exigir pagos diferentes para experiencia

laboral y educacional diferente



Una

cláusula de terminación

es una cláusula

contractual que permite al comprador o proveedor

terminar el contrato

Plan de gestión de las adquisiciones



Describe cómo serán gestionadas los procesos de

adquisición, desde la elaboración de documentación

para realizar compras externas o para el cierre

adquisiciones de contrato



El contenido varía en función de las necesidades del

proyecto

Enunciado del trabajo del contrato (SOW)

descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto

 El enunciado del trabajo del contrato define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del

proyecto considerado en el contrato

 El SOW es un tipo de declaración de alcance

 Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador

Plantilla de SOW

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de hardware y software

III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e información relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando serán terminados

V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del trabajo

VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como

certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etc

Planificar la contratación

Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los potenciales vendedores preparen sus respuestas y para

establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato

 Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals): se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios

 Una propuesta es un documento preparado por un vendedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del

comprador

 Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes): se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles vendedores de productos o servicios comunes o estándar

 La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado por los vendedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

Plantilla de solicitud de propuesta*

I. Propósito del RFP*

II. Antecedentes de la organización

III. Requerimientos básicos

IV. Entorno de hardware y software

V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas

VI. Estado del trabajo e información del cronograma

VII. Posibles apéndices

A. Descripción general del sistema actual B. Requerimientos del sistema

C. Volumen y tamaño de datos

D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP* E. Ejemplo del contrato

Criterios de evaluación

 Es importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de RFP o RFQ

 Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel

 No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestión

 Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta

Solicitar respuestas de vendedores

 A quién(es) invitar

 Prepararles la documentación pertinente  Qué se espera como respuesta

 Propuestas

 Ofertas

 Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y servicios de varias maneras

 Ir al proveedor preferido

 Buscar varios proveedores potenciales

 Publicar en medios que frecuenten los posibles vendedores  Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede

Selección de vendedores



También se conoce como selección de fuente



Involucra:

 Evaluar propuestas u ofertas de los vendedores

 Escoger la mejor

 Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Ejemplo de hoja de evaluación de

propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Enfoque técnico 30% Enfoque a la gestión 30% Rendimiento pasado 20% Precio 20% Total 100%

Proceso de selección de vendedores

inicial de propuestas y después crean una lista más corta de vendedores potenciales para su futura evaluación

 Los vendedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (BAFO Best And Final Offer)

 La salida final es un contrato firmado por el comprador y el vendedor seleccionado

Administrar el contrato

 Para asegurar que el desempeño del vendedor cumple con los requisitos contractuales

 Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización y la administración de los contratos

Sugerencias para el control de cambios

en contratos

 Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan

 La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan?

 Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto también deben

documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefónicas

Sugerencias para el control de cambios

en contratos (continúa)

 Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema

satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo

 Tener planes de respaldo

 Usar herramientas y técnicas, tales como

 Tener un sistema de control de cambios del contrato

 El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …

Buenas prácticas

La empresa Accenture desarrolló una lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de servicios externos:

1. Obtener resultados pronto y frecuentemente 2. Contratar un socio, no sólo un proveedor

3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios 4. Intercambiar influencias/ganancias

5. Gobernar activamente

6. Asignar un ejecutivo dedicado

Cierre del contrato

 Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto

 El equipo del proyecto debe:

 Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria

 Actualizar los registros de los resultados finales  Archivar la información para uso futuro

 El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación formal y cierre

Herramientas para ayudar en el cierre

del contrato

 Auditorías de adquisiciones

 Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones

 Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones

 Documentos organizados

 Fácilmente se encuentran los documentos  Se archivan adecuadamente

Software para la gestión de las

adquisiciones

 Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos

 Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores

 Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores

 El software para presentaciones ayuda a mostrar información relacionada con las adquisiciones

 El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas funciones de la adquisición

Resumen del capítulo

 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto.

 Procesos:

 Planificar las Compras y Adquisiciones  Planificar la Contratación

 Solicitar Respuestas de Vendedores  Selección de Vendedores.

 Administración del Contrato.  Cierre del Contrato