ASRAEL: sistema automático de reservación y administración de espacios

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(1)Sistema Automático de Reservación y Administración de Espacios Locativos. ASRAEL Tesis de grado Mauricio González Palacios. Universidad de los Andes. Facultad de Ingeniería. Departamento de Sistemas y computación.. Ingeniera Ángela Carrillo Ramos Asesora de tesis Bogotá, D.C. Colombia, diciembre 2002.

(2) AGRADECIMIENTOS. Agradezco muy especialmente a mi directora de Tesis Ángela Cristina Carrillo Ramos por su constante colaboración, apoyo y preocupación por lograr el completo éxito de este trabajo. A mi mamá, por los inconmensurables esfuerzos, sus sacrificios, sus consejos y la gran dedicación que tuvo conmigo, apoyándome en cada paso de mi vida. A mi hermana, por brindarme ayuda en los momentos en lo que lo necesitaba y por escucharme cuando era preciso. A Patricia Rivas, por soportarme todo este tiempo, por apoyarme y darme ánimo cada vez que lo necesitaba. A todos mis profesores, compañeros y amigos, por sus aportes y enseñanzas..

(3) A mi mamá, mi hermana y Patricia, Las mujeres de mi vida..

(4) TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO GENERAL............................................................................................................... 1. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................... 1. 3. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................ 2. 4. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 3. 5. ALCANCE .................................................................................................................................... 4. 6. JUSTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN ................................................ 5 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6. DESCRIPCIÓN DE ASRAEL .................................................................................................... 5 NECESIDADES QUE CUBRE ...................................................................................................... 6 USUARIOS POTENCIALES ........................................................................................................ 8 DIVISIÓN EN MÓDULOS ........................................................................................................... 9 DEFINICIÓN DETALLADA DE CADA MÓDULO ......................................................................... 10 ARQUITECTURA DE ASRAEL............................................................................................... 14. 7. METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS Y DISEÑO ...................................................................... 17. 8. ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN ........................................................................................... 19 8.1 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 19 8.1.1 Entrevistas....................................................................................................................... 19 8.1.1.1 8.1.1.2 8.1.1.3. 8.2. Administradores.................................................................................................................... 20 Asistentes de administradores o personal de reservas ........................................................... 22 Usuarios de cada organización.............................................................................................. 27. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ........................................................................................... 31 8.2.1.1 8.2.1.2 8.2.1.3. Actividades del usuario......................................................................................................... 31 Actividades del asistente de reservas .................................................................................... 32 Actividades del Administrador ............................................................................................. 32. 8.3 LISTADO DE PROCESOS ......................................................................................................... 33 8.3.1 Procesos del usuario ....................................................................................................... 33 8.3.2 Procesos del administrador............................................................................................. 34 8.3.3 Procesos automáticos del sistema ................................................................................... 34 8.4 DIAGRAMA DE EVENTOS ....................................................................................................... 34 8.5 CASOS DE USO ...................................................................................................................... 48 8.5.1 Del usuario...................................................................................................................... 48 8.5.2 Del administrador ........................................................................................................... 56.

(5) 8.5.3 Del sistema .................................................................................................................... 109 8.6 MODELO ENTIDAD – RELACIÓN GENERAL ......................................................................... 110 9. DISEÑO DE LA APLICACIÓN ............................................................................................. 111 9.1 DIAGRAMA DE EVENTOS CON COMUNICACIÓN ENTRE PROCESOS........................................ 111 9.2 DIAGRAMAS DE ARCHIVOS ................................................................................................. 124 DISEÑO BÁSICO DE ESQUEMA DE SEGURIDAD .................................................................................. 138 9.2.1 Identificación y autenticación de usuarios.................................................................... 138 9.2.2 Persistencia segura de la información .......................................................................... 140 9.3 ESPAÑOL ESTRUCTURADO .................................................................................................. 141 9.4 ESTIMACIÓN DE TAMAÑOS Y ESFUERZOS ............................................................................ 172 9.5 ESTIMACIÓN DE COSTOS ..................................................................................................... 177 9.6 MODELO ENTIDAD – RELACIÓN EXTENDIDO ...................................................................... 178 9.7 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE TABLAS DE LA BASE DE DATOS ............................................ 179. 10. ANÁLISIS Y ESTUDIOS PARA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÓN ............. 183 10.1 UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS COMO REPOSITORIO DE PLANTILLAS HTML. ................ 183 10.2 ANÁLISIS DE LA BASE DE DATOS: POSTGRESQL VS. MYSQL............................................ 185 10.2.1 Velocidad y consumo ................................................................................................ 186 10.2.2 Integración con PHP ................................................................................................ 187 10.2.3 Soporte de SQL ......................................................................................................... 187 10.2.4 Estabilidad, respaldo y consistencia......................................................................... 187 10.2.5 Licenciamiento.......................................................................................................... 189 10.2.6 Sistemas operativos................................................................................................... 189 10.2.7 Conclusiones ............................................................................................................. 190 10.3 GESTIÓN DE EXCEPCIONES.................................................................................................. 191 10.4 INTRODUCCIÓN DE LAS LOCACIONES RECURSIVAS ............................................................. 192 10.5 RECOLECTOR DE BASURA ................................................................................................... 193 10.6 TECNOLOGÍAS DE DESARROLLO DE LA APLICACIÓN: PHP VS. ASP .................................. 194 10.6.1 Velocidad y consumo de recursos ............................................................................. 195 10.6.2 Integración con manejadores de bases de datos....................................................... 195 10.6.3 Manejo de errores..................................................................................................... 196 10.6.4 Arquitecturas............................................................................................................. 197 10.6.5 Integración con servidores Web................................................................................ 198 10.6.6 Respecto a los sistemas operativos ........................................................................... 198 10.6.7 Costos y licenciamiento ............................................................................................ 199 10.6.8 Conclusiones ............................................................................................................. 199. 11. DESARROLLO.................................................................................................................... 200 11.1 PROCESO DE DESARROLLO, INCONVENIENTES Y MEJORAS .................................................. 200 11.1.1 La planeación............................................................................................................ 200 11.1.2 Los inconvenientes .................................................................................................... 201 11.1.3 Las mejoras............................................................................................................... 202.

(6) Sistemas de agrupamiento.......................................................................................................... 202 11.2 NUEVOS ELEMENTOS EN LA APLICACIÓN ............................................................................ 203 11.2.1 Esquema recursivo avanzado.................................................................................... 203 11.2.2 Manejo de tipos, rangos y opciones.......................................................................... 204 11.2.3 Verificación de la información en el cliente ............................................................. 206 11.2.4 Centralización de las restricciones........................................................................... 206 11.2.5 Esquema “genético” de privilegios .......................................................................... 208 11.2.6 Días de la semana, un rango de días o todos los días .............................................. 208 11.2.7 El grupo .................................................................................................................... 210 11.2.8 Tablas asociativas..................................................................................................... 210 11.2.9 Generación de bitácoras de errores de los procesos ................................................ 211 11.2.10 Manejo de dos esquemas de horarios: Estándar y convencional ............................. 211 11.3 ALTERACIÓN DE TABLAS VS. TABLAS ASOCIATIVAS .......................................................... 212 11.3.1 Hipótesis ................................................................................................................... 212 11.3.2 Metodología .............................................................................................................. 212 11.3.3 Resultados................................................................................................................. 213 11.3.4 Discusión .................................................................................................................. 214 11.3.5 Conclusión ................................................................................................................ 215 11.4 MODELO ENTIDAD - RELACIÓN EXTENDIDO DEFINITIVO ..................................................... 216 11.5 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE TABLAS DE LA BASE DE DATOS ............................................ 217 12. BITACORAS........................................................................................................................ 222 12.1 12.2 12.3. 13. BITÁCORA DE ERRORES ...................................................................................................... 222 BITÁCORA DE PRUEBAS ...................................................................................................... 226 BITÁCORA DE CAMBIOS ...................................................................................................... 232 ESTÁNDARES PROPUESTOS O ADAPTADOS............................................................ 234. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14. OBJETIVOS.......................................................................................................................... 234 ESTÁNDARES PARA BASES DE DATOS .................................................................................. 234 ESTÁNDARES DE PROGRAMACIÓN ...................................................................................... 235 ESTÁNDARES PARA INTERFACES EN HTML........................................................................ 237 ESTÁNDARES ADICIONALES ................................................................................................ 238 TRABAJO FUTURO........................................................................................................... 240. 14.1 14.2 14.3 14.4. DESARROLLO DE UNA INTERFAZ GRÁFICA PARA EL DESPLIEGUE DE LAS LOCACIONES ....... 240 GRUPOS DE USUARIOS ........................................................................................................ 240 INCLUSIÓN DE UN GENERADOR DE REPORTES ..................................................................... 240 EXTENSIÓN PARA EVENTOS ................................................................................................ 241. 15. CONCLUSIONES................................................................................................................ 242. 16. GLOSARIO .......................................................................................................................... 246. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................... 248.

(7) ANEXOS ............................................................................................................................................ 250 ANEXO A. TABLA DE CARACTERÍSTICAS DE PROYECTOS............................................. 250 ANEXO B. TABLA DE CARACTERES ASCII ............................................................................ 251 ANEXO C. RESULTADOS DE LAS PRUEBAS DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN ALTERANDO TABLAS VS. EL EMPLEO TABLAS ASOCIATIVAS ..................................... 252 C. 1. GRÁFICA 3. RESULTADOS DE LA CREACIÓN EN CADA ESCENARIO .................. 252 C. 2. GRÁFICA 4. RESULTADOS DE LA EDICIÓN EN CADA ESCENARIO ...................... 253 C. 3. GRÁFICA 5. RESULTADOS DE LA BÚSQUEDA EN CADA ESCENARIO.................. 254 C. 4. GRÁFICA 6. RESULTADOS DE LA ELIMINACIÓN EN CADA ESCENARIO............ 255 C. 5. TABLA 1. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA PRUEBA ................................ 256 ANEXO D. CRONOGRAMA DE DESARROLLO ....................................................................... 257.

(8) ISC-2002-2-19. Hoja 1. 1. OBJETIVO GENERAL. Analizar, diseñar y desarrollar una aplicación que permita administrar los recursos físicos de una organización y ofrecer servicios de reserva e información a los integrantes de la misma.. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. •. Investigar y comparar algunas de las metodologías más utilizadas para el análisis y el diseño de software.. •. Fusionar los aspectos más relevantes de las metodologías para el análisis y diseño de software, con el fin de encontrar un medio propio para el desarrollo de estas labores.. •. Aprender a realizar estudios comparativos entre diversos productos, tecnologías y metodologías tanto de análisis como de diseño y desarrollo de software.. •. Ejercer una labor detallada de revisión y corrección de las diferentes propuestas, tecnologías y paradigmas que a lo largo de la tesis se puedan presentar.. •. Desarrollar una aplicación comercial, robusta, flexible y escalable que pueda presentarse al mercado de software nacional como un producto altamente competitivo a costos moderados y con proyección internacional..

(9) ISC-2002-2-19. Hoja 2. 3. INTRODUCCIÓN. El presente escrito intenta describir de forma detallada el proceso de la creación de una aplicación para la reservación de locaciones a través de Internet. Este proceso está compuesto por el análisis, el diseño y el desarrollo de ASRAEL, sistema en cuestión. Con el fin de lograr su objetivo, se expone una metodología para el desarrollo de software que cuenta con parámetros y procedimientos claros y precisos orientados a producir aplicaciones Web. Esta metodología es una fusión entre dos de los modelos más divulgados y utilizados en el mercado de la producción de software: UML y el contexto estructurado de Fertuck. La meta perseguida con esta fusión era extraer los mejores componentes y procedimientos de cada una de las metodologías con el fin de lograr una armónica labor de análisis y diseño que culminara en un exitoso proceso de desarrollo del sistema. Paralelamente a la ejecución de cada uno de los procesos y pasos de la metodología, se realizó algunas investigaciones, estudios y comparaciones de los productos que utilizará para el desarrollo e implementación de ASRAEL La mayoría se apoyan tanto en la experiencia como en la información encontrada en textos adicionales. Todo el trabajo realizado culmina con la producción de un modelo claro, sólido y bien orientado de ASRAEL. El siguiente paso es su desarrollo..

(10) ISC-2002-2-19. Hoja 3. 4. JUSTIFICACIÓN. Existen en la actualidad, varias organizaciones que poseen un gran número de locaciones físicas, las cuales son asignadas frecuentemente a diferentes usuarios durante cortos períodos de tiempo. La administración de este tipo de recursos tiende a ser complicada, principalmente cuando no se encuentra centralizada o cuando los procesos de solicitud y adjudicación se realizan manualmente. Así mismo, el administrador debe presentar estadísticas y reportes de su gestión, actividad difícil de conseguir si no se lleva un adecuado proceso de almacenamiento y manipulación de la información. Por otro lado, se hace necesario que los usuarios que solicitan las locaciones puedan hacerlo desde cualquier sitio y a cualquier hora, obteniendo así una respuesta inmediata a su solicitud. En Colombia no existen muchas empresas que lancen al mercado productos versátiles tendientes a solucionar estas necesidades a costos aceptables para los consumidores y que satisfagan gran parte (sino totalmente), los requerimientos que las organizaciones presentan; es por esto que se propone generar todo un proceso para la producción de software, en particular una aplicación flexible que esté orientada a la solución de la problemática expuesta con anterioridad. Se proyecta realizar un análisis completo y detallado, basado en investigación y recolección de información en organizaciones que manejen procesos de administración de locaciones, resultados que desembocarán en la producción de un diseño eficiente y robusto que permita el desarrollo final de una aplicación con características lo suficientemente flexibles, eficaces y sólidas, como para ser puesto en producción en un amplio sector del mercado..

(11) ISC-2002-2-19. Hoja 4. 5. ALCANCE. El producto final de esta labor investigativa y práctica es el análisis y el diseño total de ASRAEL. Adicionalmente, como se podrá apreciar en el siguiente capítulo de este texto, la aplicación esta compuesta por bloques o módulos, los cuales interactúan entre si para darle total funcionalidad a la misma. Es también parte del alcance que se propone lograr, desarrollar e implementar el módulo central y el módulo “Cargador de la base de datos”, que a continuación se describen con mayor detalle..

(12) ISC-2002-2-19. 6. Hoja 5. JUSTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN. Este capítulo, se ocupa de dar una descripción del Sistema Automático de Reservación y Administración de Espacios Locativos ASRAEL, mostrando sus virtudes, características más especiales, mercado par el cual está dirigido y culmina con comentarios acerca de los módulos de la aplicación. Todo esto se hace con la intención de presentar al lector el marco sobre el cual se gestó ASRAEL.. 6.1 Descripción de ASRAEL ASRAEL es un sistema interactivo que permite tanto la administración de locaciones como la reserva de las mismas rápida y eficientemente. Este producto está orientado a todo tipo de organizaciones o empresas que manejen una planta física extensa, con locaciones que se encuentren disponibles para una ocupación por períodos cortos de tiempo, tales como universidades, hoteles, centros de recreación, etc. Debido a que está en una plataforma Web, es posible accederlo desde cualquier lugar y a cualquier hora, permitiendo obtener información en tiempo real sobre el estado de los lugares que se administren. Los usuarios de ASRAEL, tienen a su disposición varias herramientas que le facilitan la interacción con el Sistema y le ofrecen amplias opciones de manejo, como la reserva de un lugar para una fecha o fechas en particular, la visualización del estado actual de cada locación y la búsqueda inteligente de locaciones para reserva, entre otros. Los administradores de las plantas físicas, cuentan con opciones que les permiten controlar el estado de ocupación de los lugares a su cargo, generar.

(13) ISC-2002-2-19. Hoja 6. reportes inmediatos y eficientes, así como cargar la información de las locaciones de forma sencilla. Adicionalmente, para organizaciones de corte universitario, ASRAEL ofrece una herramienta automática que realiza el proceso de asignación de salones en cada período de clases. El sistema es versátil y flexible, gracias a que está constituido por un módulo central al cual se le pueden adicionar módulos complementarios que añaden funcionalidades a la aplicación.. 6.2 Necesidades que cubre Las siguientes son algunas de las necesidades para las cuales ASRAEL es una solución efectiva: •. Registro de las solicitudes de reserva. Se elimina por completo la función que tienen los administradores de registrar las reservaciones de los usuarios, delegando este trabajo al Sistema. Esto ayuda a la reducción de la carga laboral de la administración, ahorrando costos y proceso intermedios.. •. Gestión de estadísticas y reportes. En toda labor de administración se hace indispensable mantener una gestión apropiada de reportes y estadísticas. Sin embargo, puede llegar a ser una labor tediosa y poco eficiente, si no se mantiene registros actualizados y precisos. El Sistema cubre ésta necesidad ofreciendo reportes y estadísticas exactos que pueden ser obtenidos en cualquier momento fácil y rápidamente.. •. Reservas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a que es una aplicación Web, que puede ser accedida desde cualquier parte a través de Internet, ASRAEL provee a sus.

(14) ISC-2002-2-19. Hoja 7. usuarios la capacidad de reservar locaciones cuando y desde donde lo deseen. •. Confirmación oportuna de la reserva. Por lo general, en los sistemas de reservaciones no automáticos o semi-automáticos, la respuesta a la solicitud de una reserva puede tomar varios minutos, incluso horas o días. El Sistema, por el hecho de ser automático, les permite a los usuarios conocer de forma inmediata la respuesta a su solicitud.. •. Disponibilidad inmediata de locaciones tras su liberación. En muchas ocasiones, cuando se ha cancelado la reserva de una locación, el administrador o el encargado de las reservas no se entera de tal hecho de forma inmediata, lo cual hace que éstos espacios disponibles no puedan ser reservados de nuevo sino hasta después de cierto tiempo. ASRAEL ofrece una solución eficaz a esta necesidad ya que de forma automática se liberan estas plazas ingresándolas de inmediato al listado de sitos libres, permitiendo así un mejor manejo de los recursos disponibles.. •. Reasignación de locaciones. Eventualmente, algunos usuarios después de haber realizado una reservación, requieren cambiarla por algún motivo en particular, como por ejemplo el número de personas que van a ocupar el lugar. El Sistema ofrece a sus usuarios una herramienta para cubrir ésta necesidad, permitiéndoles (siempre y cuando sea posible), la elección de una nueva plaza que cumpla con el perfil de las particularidades que se especifiquen.. •. Asignación de locaciones en un período de tiempo. En algunas organizaciones se presenta una situación problemática cuando se tiene un número elevado de locaciones y varias actividades que se deben desarrollar en ellas. El conflicto está al momento de realizar la asignación de las locaciones para cada actividad sin que se.

(15) ISC-2002-2-19. Hoja 8. presenten inconvenientes como una doble ocupación o locaciones no ocupadas. ASRAEL provee al administrador de una herramienta para la solución de este tipo de problemas, mediante la cual, se le proporciona al sistema el listado de locaciones disponibles y el listado de actividades con sus períodos de tiempos. La aplicación asignará de forma óptima una locación a cada actividad, ahorrando así tiempo a los administradores y evitándoles costosas operaciones de búsqueda y asignación. •. Carga de datos. Al implementarse un sistema de información en una organización que involucren bases de datos, por lo general se hace necesario realizar la carga de altos volúmenes de información. ASRAEL permite realizar ésta carga fácilmente y de forma semi-automática, ahorrando tiempo y reduciendo los posibles errores que pueda generarse en procesos como la digitación.. •. Manejo de locaciones dentro de locaciones. ASRAEL cuenta con un sencillo sistema de manejo de locaciones que contiene a su vez locaciones. Piénsese en organizaciones como las líneas aéreas que cuentas con varios aviones y cada uno de ellos con asientos para los pasajeros. Se puede fácilmente observar que existe más de un tipo de locación. El Sistema puede gestionar la reserva de cada uno de los tipos de locaciones sin necesidad de complicados procedimientos. La metodología utilizada la es denomina como “Locaciones Recursivas”, y se explicará con mayor detalle en el capítulo Análisis y estudios para el desarrollo de la aplicación.. 6.3 Usuarios potenciales Como ya se ha mencionado con anterioridad, ASRAEL es una aplicación genérica orientada al mercado de organizaciones con plantas físicas compuestas por varias plazas que pueden ser ocupadas por períodos cortos de tiempo. Entre la población que se encuentra en éste mercado, se pueden identificar los hoteles, centros de convenciones, museos, centros recreativos,.

(16) ISC-2002-2-19. Hoja 9. salas de grabación, aerolíneas y especialmente los centros de educación superior.. 6.4 División en módulos Las aplicaciones orientadas por objetos presentan particularmente una ventaja significativa frente a las que se soportan sobre otro tipo de arquitecturas, ya que se puede fácilmente integrar a otras aplicaciones objetos ya desarrollados y realizar extensiones sobre dichos objetos. ASRAEL no ha sido pensada como una aplicación orientada por objetos. Sin embargo, esta aplicación pretende adoptar parte de las ventajas que este paradigma ofrece. Para ASRAEL esto será el desarrollo en módulos. El objetivo de la modularidad es permitir a los diseñadores y desarrolladores integrar nuevas características a la aplicación, sin que sea necesario realizar cambios complejos sobre la estructura ya desarrollada. Adicionalmente, esta orientación permite que las deficiencias que eventualmente se puedan producir, puedan ser detectadas rápidamente y así mismo corregidas. A diferencia del paradigma de objetos, la modularidad presentada en ASRAEL no permite una fácil extensión de los módulos, dado que no existe el concepto de herencia existente entre objetos. Sin embargo, dado que se sigue un estricto esquema de diseño y desarrollo, la mimetización (o copia de esquemas de comportamiento), de módulos es un proceso sencillo y viable. Como se explicará en breve, ASRAEL ha sido desarrollado partiendo de un módulo central en el cual se encuentran las funcionalidades básicas y vitales de la aplicación. Adicionalmente a esto, se crean módulos especializados en funciones particulares, los cuales pueden comunicarse con el módulo central añadiendo nuevas características a la aplicación..

(17) ISC-2002-2-19. Hoja 10. 6.5 Definición detallada de cada módulo Los siguientes son los módulos propuestos en ésta tesis: •. Módulo central: Administración de locaciones. Este módulo es la base fundamental del Sistema ya que en él se encuentran las funciones primitivas de todo ASRAEL y sobre las cuales se pueden implementar especializaciones para la creación de nuevos módulos. Las tareas que ejecutará son las siguientes: !. Proceso de autenticación y/o identificación de usuarios. Debido a que en la mayoría de los caso las locaciones solo pueden ser reservadas por los miembros de la organización, se hace necesario contar un subsistema que permita identificar y autenticar de ser necesario, a los usuarios de la aplicación. Este procedimiento se encarga de la labor descrita, garantizando seguridad e integridad a las transacciones. Adicionalmente, deberá manejar sesiones por usuarios, agregando así robustez al Sistema.. !. Búsqueda de locaciones para ser reservadas. De acuerdo a los parámetros proporcionados por los usuarios y la disponibilidad existente, el módulo estará en capacidad de buscar y listar a los usuarios las plazas disponibles según sus necesidades. Esta presentación se hará tanto de forma gráfica como textual.. !. Reserva de una locación. El módulo generará de inmediato un registro de reserva de una plaza, una vez el usuario haya encontrado un lugar adecuado según sus necesidades. Este registro, servirá no solo para sacar del listado disponible a la locación elegida, sino que además proporcionará datos importantes para la generación de reportes y estadísticas..

(18) ISC-2002-2-19. Hoja 11. Adicionalmente, ASRAEL enviará un aviso de confirmación vía correo electrónico al usuario, siempre y cuando éste posea una dirección electrónica.. •. !. Cancelación de una reserva. El módulo contará con un procedimiento especializado para la liberación de plazas canceladas. Lo hará de forma automática con el fin de optimizar las operaciones y brindar mayores opciones de búsqueda a los usuarios.. !. Edición y relocalización de una reserva. Se podrá modificar una reserva cuando un usuario lo requiera, generando de inmediato una nueva búsqueda, bajo los parámetros proporcionados y eventual reservación. Ésta relocalización liberará la reserva anterior y adjudicará la nueva automáticamente, avisando al usuario vía correo electrónico, de ser posible.. Módulo primero: Cargador de la base de datos. Por contar con un sistema de base de datos relativamente sencillo, se puede realizar el ingreso de la información de forma manual o con una carga masiva de datos, pero ésta labor la realizarían personas que tenga conocimientos en el tema; se hace preciso por tanto, crear un módulo que permita cargar altos volúmenes de información al Sistema cuando éste es implementado por primera vez en una organización o, en general, cuando se requiera. Este módulo podrá tomar la información de archivos de texto con un formato predefinido y cargarlos automáticamente sin tener previos conocimientos en bases de datos. La transferencia será transparente para el administrador y podrá realizar en cualquier momento.. •. Módulo segundo: Generación de reportes. Este módulo pretende ofrecer al administrador una herramienta efectiva para la obtención de reportes de la gestión del ASRAEL. Permitirá la elaboración de informes que reflejen principalmente las.

(19) ISC-2002-2-19. Hoja 12. frecuencias de utilización de recursos, cancelaciones, usuarios frecuentes, ocupación, capacidad, etc. Los reportes se presentarán tanto gráfica como textualmente, en versiones disponibles para su impresión y en formatos de texto ó de hojas electrónicas de Microsoft Excel. Toda la información capturada se extraerá de los registro de la base de datos, lo cual permite que sea fidedigna y esté siempre a su disposición. •. Módulo tercero: Avisos sobre plazas fuera de uso. El objetivo de este módulo es proporcionar a los administradores la opción de activar o desactivar la disponibilidad de una locación, dependiendo de factores como reparaciones, reservas en períodos extensos, etc.. •. Módulo cuarto: Presentación de ocupación en tiempo real. Este módulo pretende generar gráficamente el estado de las locaciones en tiempo real, acción que permitirá una mejor visualización tanto para el administrador como para los usuarios. Los modelos gráficos estarán basados posiblemente en algoritmos matriciales que carguen de la base de datos la información y la desplieguen sobre un tablero sensible que ayude a los usuarios a realizar sus reservaciones ofreciendo una mayor interactividad y comodidad para ellos. Intentará, adicionalmente, optimizar los recursos y no recargar la presentación, para agilizar las labores de despliegue.. •. Módulo quinto: Asignación de locaciones para un período de tiempo. Este es uno de los módulos más complejos de ASRAEL, ya que su objetivos es el de generar todos los horarios de reservación de un grupo de actividades que se realizarán por cierto período de tiempo en.

(20) ISC-2002-2-19. Hoja 13. un grupo de locaciones. Como ejemplo, se puede citar la organización de los horarios de los salones de clase a partir de las adjudicaciones horarias de las asignaturas en una entidad educativa. Se debe realizar un estudio previo tendiente a crear o implementar una metodología optima de asignación, que no genere traumatismos ni cruces o errores. El proceso básico que realiza éste módulo es el de capturar la información de los eventos y luego, a partir de ciertos parámetros, asignar a cada uno de ellos una locación. Presentará opciones para cambios manuales, de ser necesario..

(21) ISC-2002-2-19. Hoja 14. 6.6 Arquitectura de ASRAEL A continuación se presenta el esquema arquitectónico general de la aplicación.. ADMINISTRADOR. CARGADOR DE LA BASE DE DATOS. USUARIO FINAL INTERNET. ASIGNACIÓN DE LOCACIIONES PARA UN PERÍODO DE TIEMPO. MÓDULO CENTRAL DE ASRAEL. BASE DE DATOS. GENERADOR DE REPORTES. PRESENTACIÓ N DE OCUPACIÓN EN TIEMPO REAL. Gráfica 1 Esquema arquitectónico general de ASRAEL. Como puede observarse en la gráfica 1, ASRAEL está compuesto por un módulo central el cual posee todas las operaciones básicas necesarias para el funcionamiento de la aplicación. Este módulo tiene comunicación directa.

(22) ISC-2002-2-19. Hoja 15. con la base de datos, lugar donde se almacena toda la información del sistema. Dicha base de datos es independiente a la aplicación, es decir, se pueden tener en servidores independientes el código de ASRAEL y su base de datos. Los módulos especializados están fuera del núcleo central del sistema. Estos tienen comunicación directa con el módulo central y utilizan las funciones básicas que éste alberga para realizar sus actividades. La comunicación tanto de los usuarios como de los administradores se realiza vía Internet, utilizando cualquier tipo de navegador. No se requieren de programas o consolas especializadas..

(23) ISC-2002-2-19. Hoja 16. Arquitectura del módulo central de ASRAEL. Título. CEBE USUARIOS. CEBE LOCACIONES. CEBE LIMITANTES. CEBE RESERVAS. CEBE CARACTERÍS TICAS. CEBE NOTAS. CEBE ACTIVIADES. CEBE PRIVILEGIOS. Gráfica 2 Arquitectura del módulo central de ASRAEL. El módulo central está constituido básicamente por los CEBE’s de cada entidad más las interfaces de enlace, las cuales permiten realizar transacciones entre estos CEBE’s y el exterior del módulo en mención. Adicionalmente, contiene las instrucciones básicas de configuración general de la aplicación y las directivas de seguridad..

(24) ISC-2002-2-19. 7. Hoja 17. METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS Y DISEÑO. En la realización del presente análisis y desarrollo se emplearán dos metodologías: UML y la propuesta por Fertuck. Existen varias razones por las cuales se emplearán componentes de cada una de las metodologías, pero principalmente se tomó tal determinación debido a que se complementan una con otra. Ninguna de ellas es completamente robusta en términos generales para realizar una labor efectiva de análisis y diseño como la que se requiere, pues existen factores en cada una de ellas que no permiten un adecuado cubrimiento de la problemática a resolver. UML ha sido creado principalmente para analizar y diseñar soluciones de software basadas en el paradigma de objetos. Se puede afirmar que lleva entremezclado durante todo el proceso de análisis y diseño, la información sobre los datos y la información sobre la aplicación. Tiene componentes que modelan y representan muy bien el mundo del problema, pero también tiene algunas deficiencias en cuento al modelado de los datos, lo cual no lo hace completamente óptimo para el desarrollo de ASRAEL. El enfoque de Fertuck, está basado en la programación imperativa clásica. En esta metodología, a diferencia de la anterior, los datos y la aplicación se trabajan en paralelo, pero se diferencian claramente los procesos de uno y otro. El problema que presenta es que tiene un modelaje de las funciones de la aplicación que tiende a ser en algunas ocasiones vago o superficial, no capturando totalmente la esencia de los procesos..

(25) ISC-2002-2-19. Hoja 18. Por lo mencionando anteriormente, se pretende realizar una fusión entre los dos enfoques, empleando los aspectos de cada uno que permita lograr un análisis y diseño sólido y robusto. Es de resaltar que desde el inicio la concepción será sobre el paradigma de programación imperativa clásica y no sobre el de objetos debido a las características que presenta la situación problemática y a algunas de los requerimientos técnicos que se explican más adelante, con lo que es óptimo trabajar sobre éste enfoque..

(26) ISC-2002-2-19. Hoja 19. 8. ANÁLISIS DE LA APLICACIÓN. Este capítulo abarca la investigación y el proceso de análisis previo de la situación que se desea resolver mediante ASRAEL. Se analizará su marco conceptual, el contexto en que se desarrolla la situación y los eventos o procedimientos que realizan los actores implicados en la actualidad. La fuente primordial de esta información son las entrevistas que se realizaron en las organizaciones.. 8.1 Marco conceptual Debido a que ASRAEL es una aplicación genérica para la administración de espacios, se hace necesario conocer todas las necesidades que los usuarios puedan presentar o tener en las diferentes organizaciones donde potencialmente se puede utilizar la aplicación. Es así como se decide realizar entrevistas a las personas que de una u otra forma interactúan con la realización de reservas en tres organizaciones distintas: Un cinema, un hotel y una universidad.. 8.1.1 Entrevistas A continuación se exponen los resultados de las entrevistas elaboradas a algunas personas que representan roles distintos dentro de organizaciones que potencialmente utilizarían a ASRAEL. Con un círculo completamente lleno se representa las preguntas realizadas por el entrevistador. Con un círculo sin llenar, se denotan las respuestas del entrevistado..

(27) ISC-2002-2-19. Hoja 20. 8.1.1.1 Administradores Bajo esta categoría se identifican aquellas personas que de una u otra manera tiene un control total del proceso de reservación.. 8.1.1.1.1 Administrador de Reservas Universidad de los Andes. • ¿Cuál es su nombre? o Mario Angello Ávila Nieto. • ¿Dónde trabaja? o Universidad de los Andes, Admisiones y registro. • ¿Cuál es su cargo? o Jefe de servicios operativos. •. ¿Cómo interviene o cuáles son sus funciones respecto a la reservación de espacios físicos? o Coordino y administro los salones y auditorios. Administro el presupuesto de la planta física de la universidad. Manejo los casos extraordinarios de reservaciones y soy la segunda instancia, después de Adriana (Asistente de reservaciones), a quien se dirigen los usuarios cuando ocurren problemas. Quien se encarga de las reservas directamente es Adriana. Ella revisa los archivos y hace las asignaciones, aunque yo también tengo acceso a esos archivos y puedo realizar reservaciones. • ¿Qué piensa del proceso actual de reservación? o Es extremadamente demorado. Es muy complicado ya que hay que buscar la información en varios archivos y puede tomar mucho tiempo encontrar un sitio para asignar. Debemos buscar primero en BANNER y luego ver en el archivo de Excel si ya no se ha asignado el salón a alguna persona… Y eso, cuando es un salón regular, porque cuando es un auditorio o un hemiciclo (Salón especializado), toma un poco más de tiempo..

(28) ISC-2002-2-19. Hoja 21. Además, se pueden presentar cruces por errores de los usuarios o de nosotros, que hay que solucionar rápidamente. •. Si están empleando algún sistema computarizado ¿Qué piensa de él? ¿Cree que mejora el trabajo o lo entorpece? ¿Es eficiente? ¿Han pensado en cambiarlo por otro? o A parte de los archivos, schedules1 y los datos de BANNER, no estamos usando ningún sistema computarizado. Sin embargo, nos dimos cuenta que BANNER por si solo tiene la capacidad de asignar y reservar salones. Hasta ahora no lo sabíamos porque no pertenecíamos a admisiones y registro, pero desde que estamos aquí hemos cacharreado en BANNER y nos dimos cuenta que colocando ciertos parámetros se puede usar BANNER para reservar los salones. • ¿Qué tipo de estadísticas o reportes le solicita a sus subalternos? o Las estadísticas anteriormente me las solicitaba mi jefe, pero eran más como para llenar un requisito de la gestión que realizábamos. No se tenían en cuenta para mayor cosa. Sin embargo, nos ayudaron para restringir horarios en ciertas franjas, ya que nos dimos cuenta que por ejemplo, en horas de la tarde la ocupación de la universidad era menor que en la mañana y por eso se le pidió a los profesores que los horarios se colocaran de ser posible antes de las tres de la tarde. En éste caso, es la labor del profesor la que está en función del espacio físico y no al revés. Estadísticas de ocupación de salones en ciertos períodos de tiempo, personas insatisfechas y los cruces generados son las que se han llevado. Se han realizado por conteo. Serían deseables estadísticas que pudieran decirnos algo del crecimiento y necesidades de salones. • ¿Cómo cree que debe ser un sistema ideal de reservación? o El proceso debería ser automático. Mire lo que hay y dígame que puedo reservar.. 1. Schedules: (Inglés). Itinerarios..

(29) ISC-2002-2-19. Hoja 22. Debe haber retroalimentación oficina de reservas – cliente – oficina de reservas. Se debe tener un sistema que me restrinja a los usuarios y así dejarlos reservar los lugares que según su calidad puedan reservar. Por ejemplo, un estudiante solo puede reservar salones, pero un coordinador adicionalmente puede reservar el auditorio, o un hemiciclo. Los usuarios deberían ver la información de los salones disponibles. Debería existir sólo un coordinador para corregir eventualidades o conflictos. También debe actuar como un regulador (el coordinador). Además, se necesitaría alguien que verificara la ocupación de los salones continuamente. Por ejemplo, que si un profesor reservó un salón por todo el semestre y sólo lo usó cuatro o cinco veces y no avisó para dejarlo disponible, se pueda liberar porque alguien se dió cuenta de ello.. 8.1.1.2 Asistentes de administradores o personal de reservas Se han clasificado bajo este término a los actores que intervienen en el proceso de reservación como puentes o medios para la realización de esta actividad.. 8.1.1.2.1 Personal de reservaciones hotel Tour Points by Sheraton. • ¿Cuál es su nombre? o Nelly Merchan. • ¿Dónde trabaja? o Hotel Tour Points by Sheraton Bogotá. • ¿Cuál es su cargo? o Jefe de reservas..

(30) ISC-2002-2-19. Hoja 23. •. Explíqueme por favor la forma en que realiza las reservaciones. ¿Cuál es el proceso que sigue? o El cliente realiza la solicitud. Es el primer paso en el proceso. Se inicia cuando la persona interesada hace su reserva a través de una llamada telefónica, llenando el formulario que se encuentra en Internet (www.all-hotel-chains.com/hotel-chain/four-points/fourpoints.htm), enviando un fax o yendo directamente al hotel. Luego, la persona encargada de reservas toma los datos correspondientes, los ingresa en el sistema y confirma inmediatamente la reserva entregando a la persona un código de reservación. Lo anterior a menos que se realice por Internet, ya que allí el proceso es automático. A pesar que se confirma inmediatamente, también se reconfirma si es posible vía fax o vía e-mail. Por otro lado, están las modificaciones, que se realizan luego de haberse confirmado la reserva. El cliente puede hacerlas a través de los mismos medios que mencioné en el proceso de solicitud. Los datos que más frecuentemente se cambian son: Fecha de entrada o salida, número de habitaciones, forma de pago y el número de vuelo. Si se hace por Internet, los cambios se pueden hacer de inmediato, pero si se hace por los otros medios, es la persona encargada de reservas la que busca en el sistema la reservación y hace los cambios necesarios. La cancelación es el último paso posible en el proceso. Se efectúa cuando una persona por algún motivo decide anular la reserva. La o el encargado(a) sólo ingresa al sistema el número de la reservación y le dice “cancelar”. • ¿Lo hacen de forma manual o utiliza algún sistema computarizado? o Usamos un sistema computarizado llamado Priority que es el que usa la compañía a nivel mundial. • ¿Cuánto tiempo en promedio le toma realizar una reservación? o Cuando debemos hacer la reservación ingresando los datos al sistema, modificando o cancelando, porque el cliente llama o envía un fax nos toma en promedio de uno a dos minutos..

(31) ISC-2002-2-19. Hoja 24. • ¿Cuántas reservas realiza a diario? o Realizamos más o menos entre sesenta y setenta reservaciones diarias. • ¿Qué características particulares tiene la reserva? o Las características de una reserva son: - Quien solicita la reserva, determinar el segmento del mercado al que pertenece. Ejemplo: Empresa, agencia de viajes, aerolínea, particular, etc. - Nombre del huésped. - Fecha de ingreso, fecha de salida. - Tipo de habitación. - Número de fax. - Nombre de la persona que está realizando la reservación. - Forma de pago. - Número de vuelo, aerolínea, hora, procedencia. - Nombre de la persona que está realizando la reservación. •. ¿Qué tipo de estadísticas o reportes le son solicitados o usted debe solicitar? o En realidad no manejo las estadísticas. Es mi superior quien lo hace y el sistema las genera de forma automática. •. ¿Le parece que el proceso para la reservación es sencillo, natural, cómodo? o El sistema que manejamos es fácil de manipular y muy sencillo. No me parece muy complicado. • ¿Le parece que es un proceso eficiente? o El proceso en cuanto a reservaciones si es eficiente aunque presenta deficiencias, como el archivo de huéspedes frecuentes pues aunque se tiene esta opción, no lo actualiza como se requiere y es necesario tenerlo. • ¿Agregaría algo al proceso? ¿Le suprimiría algo? o ¿Agregarle?... La actualización continua del archivo de huéspedes frecuentes que se genera en el hotel…Pero…No más. No creo que se deba suprimir algo..

(32) ISC-2002-2-19. Hoja 25. 8.1.1.2.2 Asistente de reservas Universidad de los Andes • ¿Cuál es su nombre? o Luz Adriana Cardona. • ¿Dónde trabaja? o Universidad de los Andes, Admisiones y Registro. • ¿Cuál es su cargo? o Coordinadora de operaciones. •. Explíqueme por favor, la forma que realiza las reservaciones. ¿Cuál es el proceso que sigue? o La persona hace la solicitud a través de la forma que está en la página Web, o mediante un memorando cuando hay que reservar los lugares para seminarios o eventos especiales. El formulario nos envía un correo electrónico con la información de la reserva. Se revisan los correos del día anterior, razón por la cual es necesario que los usuarios realicen la solicitud mínimo tres días antes de la fecha en que necesitan el salón. Se atiende por orden de llegada. La asignación se realiza bajo mi criterio. Es por esto que se les pide a los usuarios que nos digan para qué necesitan el salón, pues no se va a asignar un hemiciclo para una monitoría, por ejemplo. Se mira en BANNER qué salones están libres en esa fecha a esa hora. El sistema nos muestra todos los libres, dentro de los cuales se encuentran mucho que no se pueden usar, como los laboratorios, por ejemplo. Luego de seleccionar uno, se busca en el archivo de Excel que nos dan a principio de semestre donde están organizados los horarios de clase para cada salón. Si no está ocupado, se le asigna al usuario y.

(33) ISC-2002-2-19. Hoja 26. se le envía por correo una confirmación de la reserva. Si el salón ya está ocupado, se toma el siguiente de los que la consulta en BANNER nos da y se realiza de nuevo el proceso. Si no es posible encontrar uno que se ajuste, me comunico con el usuario por teléfono. Muchos de ellos piensan que se les pide el teléfono quien sabe para qué, pero es para que en caso de no poder darles el salón, uno pueda intentar cuadrar a otra hora un salón. Cuando la solicitud es por memorando, para eventos especiales, el proceso es diferente. Cada lugar (plazoletas, corredores, auditorios, etc.), tiene un Schedule. Se mira en cada uno de ellos la forma de asignar el evento. Esto puede tomar mucho tiempo pues por lo general son varias sesiones, extensas y hay que mirar en todos y cada uno. A ellos también se les responde con un correo electrónico, pues es más rápido que enviarles otro memorando. A veces tenemos problemas con la asignación porque no hay lugares disponibles en los horarios que solicitan o cosas así. En esos casos, me toca llamar al departamento e intentar negociar con ellos a ver si les sirve en otro horario o se puede partir en dos sesiones o algo así. • ¿Qué características particulares tiene la reserva? o Las características generales son: Responsable, fecha y hora inicial y final, número de personas, actividad que debe realizar, nombre de la actividad y si tiene un lugar de preferencia. Si se desea realizar una reserva para varios días hay que llenar una forma para cada día. • ¿Lo hacen de forma manual o utiliza algún sistema computarizado? o Pues se hace Con un archivo de Excel, con los schedules y BANNER. • ¿Cuánto tiempo en promedio le toma realizar una reservación? o Para asignar un salón regular me demoro más o menos cuatro minutos. Cuando se trata de un seminario o algo así, me puedo demorar casi tres días, pues hay que tener en cuenta que tengo que buscar en varios schedules y no puedo dejar de lado las otras solicitudes. • ¿Cuántas reservas realiza a diario? o Más o menos sesenta y cinco..

(34) ISC-2002-2-19. Hoja 27. •. ¿Qué tipo de estadísticas o reportes le son solicitados o usted debe solicitar? o En el momento no tenemos estadísticas, pero las que sacábamos eran de: - Número de solicitudes web y memorandos. - Cuantas no se lograron realizar por algún problema. - Número de solicitudes a las que se les dieron otra solución. - Número de salones ocupados por horas y por departamentos. - Número de salones ocupados en ciertos períodos de tiempo. •. ¿Le parece que el proceso para la reservación es sencillo, natural, cómodo? o Debería ser más sencillo. Es muy complejo como está y toma mucho tiempo revisar uno y otro archivo. • ¿Le parece que es un proceso eficiente? o No me parece que sea muy eficiente. Entre otras, hay cosas que no dejan que se pueda realizar eficientemente; por ejemplo. Las llamadas telefónicas. Todas las solicitudes se deben realizar por la página Web o memorando, pero hay personas que llaman y eso quita mucho tiempo. También, cuando hay que realizar negociaciones con los usuarios sobre el por qué no se pudo realizar la reserva. Se puede mejorar. • ¿Agregaría algo al proceso? ¿Le suprimiría algo? o Me gustaría que los salones y auditorios fueran iguales ante la reserva, y que no tocara buscar en dos archivos (Excel y BANNER).. 8.1.1.3 Usuarios de cada organización En esta categorización se encuentran todas aquellas personas que representan el rol de clientes finales de la aplicación, o sea, aquellas personas para quienes se hace la reserva..

(35) ISC-2002-2-19. Hoja 28. 8.1.1.3.1 Estudiante Universidad de los Andes. • o. ¿Cuál es su nombre? Carolina Escobar.. • o. ¿Cuál es su principal actividad? Estudiante.. •. o. ¿Ha realizado reservaciones de locaciones o espacios físicos en alguna organización como un teatro, un cinema, una entidad educativa o un hotel? Sí. He reservado salones y equipos.. • o. ¿Donde? En la universidad (de los Andes).. • o. ¿Lo ha hecho a menudo? No. Esporádicamente.. • o. ¿Cuál es el proceso que debe seguir para poder reservar? Lleno el formulario que aparece en la página Web. Espero a que me confirmen el salón por correo electrónico. Después de uno o dos días, me llega la respuesta diciendo si me asignaron un salón o no en el horario en que lo pedí.. • o. ¿Cuánto tiempo aproximado le toma dicho proceso? ¿Llenando el formato? Cinco minutos por mucho. ¿Esperando la respuesta? Pues depende. De uno a dos días, si no hay problemas, porque me han dicho que en algunos casos se puede demorar más o toca hablar con ellos por correo si no se consigue salón disponible.. • o. ¿Le parece eficiente, adecuado? A veces. Porque por ejemplo, cuando necesito reservar un salón y un equipo a la vez, debo llenar un formulario para cada uno, pero debo especificar en el del equipo el salón donde deben llevarlo. Como no me han asignado un salón, no puedo reservar el equipo y me piden reservarlo con tres días de anterioridad al igual que los.

(36) ISC-2002-2-19. Hoja 29. salones, luego no puedo hacer nada. Debería conocerse en menos de un par de horas la respuesta. • o. ¿Agregaría algo al proceso? ¿Le suprimiría algo? Le agregaría agilidad. Es muy lento y en algunos casos es urgente conocer la asignación, para realizar las actividades que se tengan previstas. Le quitaría datos que piden en el formulario como la dependencia y la extensión o especificar a qué se refieren con éstas preguntas. No me parece lógico que me pregunte para qué necesito el salón, a ellos (quienes realizan la asignación), no les debe importar.. 8.1.1.3.2 Usuario cinemas Cine Colombia. • o. ¿Cuál es su nombre? Carolina Obando Palacios.. • o. ¿Cuál es su principal actividad? Soy psicóloga.. •. o. ¿Ha realizado reservaciones de locaciones o espacios físicos en alguna organización como un teatro, un cinema, una entidad educativa o un hotel? Sí. En algunas ocasiones.. • o. ¿Donde? En Cinecolombia y Cinemark principalmente.. • o. ¿Lo ha hecho a menudo? No muy frecuentemente. Más o menos una o dos veces por mes.. • o. ¿Cuál es el proceso que debe seguir para poder reservar? Debo ingresar a la página de cualquiera, ya sea de Cinecolombia o Cinemark. Luego busco el número telefónico que aparece en la página para realizar las reservas..

(37) ISC-2002-2-19. Hoja 30. Llamo. Si es a Cinemark, debo marcar una extensión. En Cinecolombia no. Me contesta una operadora a la que le digo el nombre de la película, la hora a la que quiero ir, más o menos la ubicación (pues no puedo ver un dibujo o algo así de la sala), cuántos vamos y en qué lugar queremos estar (preferencia o general). La operadora me confirma la ubicación. Si no están las sillas seguidas o no hay disponibles, “negociamos” hasta llegar a un acuerdo. Si no se puede pues busco otra función o algo así. Me piden los datos de forma de pago: En el teatro (o sea cuando llegue a recoger las boletas), o con tarjeta de crédito. Mi nombre y un número telefónico donde lo puedan ubicar. • o. ¿Cuánto tiempo aproximado le toma dicho proceso? Más o menos de ocho a diez minutos.. • o. ¿Le parece eficiente, adecuado? No. Para nada. Aunque puedo reservar las sillas antes de llegar y no tengo que hacer cola y todo eso, creo que podría hacerse mejor. Me parece que gasto mucho tiempo en la llamada cuadrando la ubicación, el número de lugares, etc.. • o. ¿Agregaría algo al proceso? ¿Le suprimiría algo? ¡Claro que si! Que fuera por Internet sin que interviniera una operadora, por ejemplo. Que pudiera visualizar la ubicación que quiero, marcarla y reservarla. Cambiarla cuando quiera y prepagar con tarjeta de crédito desde la misma Internet o debitando de mi cuenta de ahorros de Conavi la cuenta. Comprar de una vez las comidas y que estén en la silla cuando llegue..

(38) ISC-2002-2-19. Hoja 31. 8.2 Descripción de los procesos A continuación se dará una breve reseña de las actividades que cada uno de los actores que intervienen en el proceso de reservación realizan comúnmente. 8.2.1.1 Actividades del usuario Se define como usuario aquel actor que desea realizar una reservación de un espacio locativo. Puede que pertenezca o no a la organización que dispone de los espacios. Cuando un usuario desea realizar una reservación o simplemente buscar una locación adecuada a sus necesidades, puede ingresar a un sistema computarizado por sí mismo o se comunica con un empleado de la organización quien le asiste en el proceso. El usuario solicita una locación describiendo ciertas particularidades las cuales han sido previamente definidas por la organización para cada uno de sus espacios. Luego de definir las características con las que el usuario requiere la locación, se procede a la búsqueda del lugar más adecuado. Ésta búsqueda se realiza en algunas organizaciones de forma manual y en otras de forma automática mediante una aplicación computarizada. Igualmente, existen dos formas de proceder tras conseguir los resultados de la pesquisa: Se le presentan los posibles lugares al usuario para que sea éste quien decida cuál prefiere, o es la persona que asiste al usuario quien toma dicha decisión. Se preferiría que fuese el usuario directamente quien pudiera escoger entre las opciones. Después de elegir un lugar o lugares se procede a reservarlo, dejándolo por un período de tiempo definido inhabilitado para ser reservado por otro usuario. En la reserva, el usuario debe proporcionar una identificación o, y en algunos otros casos, una palabra clave para realizar su autenticación2. En la mayoría de organizaciones, se le proporciona al usuario un código como comprobante de su reserva. Si dado el caso un usuario decide cancelar una reserva, éste puede dirigirse de nuevo al sistema o al asistente (si es el caso), y solicitar la cancelación de 2 En éste caso la autenticación se refiere a la utilización de un identificador y una clave que permita identificar y autenticar a los usuarios..

(39) ISC-2002-2-19. Hoja 32. su reserva. Se desearía que al cancelar una reserva, el espacio reservado sea liberado proporcionando así la oportunidad de dejarlo habilitado para una nueva reservación inmediata. Si un usuario desea modificar una reserva, se dirige al sistema o al asistente, realiza una nueva búsqueda y si encuentra una solución de reserva que le satisfaga, elimina la primera reservación y agrega la óptima encontrada.. 8.2.1.2 Actividades del asistente de reservas Este actor se limita a ayudar a los usuarios en sus procesos. En algunas organizaciones, la realización de reservaciones están restringida sólo para el personal de la misma, razón por la cual se hace necesario que exista un intermediario que le facilite esta labor a los usuarios. Casi siempre el asistente debe autenticarse ante el sistema, por razones de seguridad. Los asistentes, por ser los facilitadores de los procesos, pueden realizar las mismas acciones que los usuarios y adicionalmente, pueden realizar algunas de las labores de los administradores como modificar las características de las locaciones, si les es permitido hacerlo.. 8.2.1.3 Actividades del Administrador El administrador se encuentra en una posición omnipotente, la cual le permite no sólo realizar las mismas acciones que los usuarios, sino que adicionalmente es quien debe proporcionar toda la información sobre los espacios locativos como las características de cada uno de ellos, por ejemplo. Generalmente esta información ya se encuentra recopilada en una base de datos o en hojas electrónicas para tener un mejor método de búsqueda. Sin embargo, es de aclarar que el administrador debe realizar un proceso inicial de carga de los datos ya sea manual o automáticamente. Este actor tiene continuo conocimiento del estado de cada uno de los espacios, esto con el fin de reasignar o cancelar una reservación si un imprevisto ocurre o simplemente deshabilitar un lugar o lugares de ser.

(40) ISC-2002-2-19. Hoja 33. necesario. Las dos primeras acciones las realiza de manera similar a como las ejecuta el usuario o el asistente (si es el caso), pero adicionalmente debe avisar a los usuarios afectados del cambio o la eliminación de su reservación. Para deshabilitar un lugar, debe entrar al sistema de almacenamiento que utilice y marcar el espacio o espacios como deshabilitados para que no figuren dentro de los posibles a reservar. En las organizaciones donde se hace necesaria la autenticación y validación del personal que realiza las búsquedas y/o las reservas, el administrador es el encargado de manejar la información y los privilegios de los actores autorizados, razón por la cual debe poder ingresar, editar o eliminar la información referente a ellos. Esto lo hace de diferentes formas, dependiendo de la organización y de los sistemas de información que utilicen, pero básicamente se resume en operar una base de datos. En las organizaciones donde no es necesaria la autenticación, el administrador tiene ésta tarea a su cargo. Por último, el administrador puede obtener estadísticas y reportes que requiera. Para citar el ejemplo más común, el número de reservas realizadas en cierto período. En la mayoría de los casos, solo debe realizar una consulta sobre el sistema repositorio (i.e. una base de datos), o una búsqueda y selección manual en una hoja de cálculo. Estos reportes generalmente se pueden presentar al administrador de dos formas: Impresos en papel o desplegados en pantalla.. 8.3 Listado de procesos Los siguientes son los procesos que se desea que realice el sistema para satisfacer las necesidades planteadas: 8.3.1 Procesos del usuario • •. 3. Autenticar al usuario3. Buscar locaciones disponibles utilizando diferentes criterios (i.e. disponibilidad, capacidad, ubicación espacial, etc.).. La autenticación se hace necesaria solo si la organización la requiere..

(41) ISC-2002-2-19. •. Hoja 34. CEBE4 de reservas.. 8.3.2 Procesos del administrador • • • • • • • • • • • •. Autenticar al administrador. Cargar la información inicial de las locaciones al sistema. Realizar cargas masivas de información en cualquier momento (i.e. reservas masivas, limitantes generales de horario, etc.) CEBE de usuarios. CEBE de locaciones. Bloquear o desbloquear locaciones. Buscar locaciones disponibles utilizando diferentes criterios (i.e. disponibilidad, capacidad, ubicación espacial, etc.). CEBE de reservas. CEBE notas. CEBE privilegios. CEBE reportes. Crear horarios de actividades en las locaciones disponibles.. 8.3.3 Procesos automáticos del sistema •. Eliminar automáticamente las reservas caducadas.. 8.4 Diagrama de eventos Cada uno de los eventos que los actores deben realizar, los cuales ya han sido descritos en los casos de uso, tienen procesos asociados. Estos eventos se pueden realizar en forma secuencial o paralela. De hecho, nada garantiza que sigan un orden particular, lo cual implica que se debe realizar un análisis separado de cada uno de los procesos asociados. A continuación, se explican cada uno de los componentes de los diagramas de eventos que se utilizan en este documento. A modo de ejemplo, en la figura 1, están numeradas sus partes, a saber: 4. CEBE: Acrónimo que define las operaciones básicas de Creación, Edición, Búsqueda y Eliminación..

(42) ISC-2002-2-19. Hoja 35. #. Terminal de entrada. Nombre del actor o actores que proporcionan los datos iniciales al proceso.. $. Medio de transmisión de la información de entrada. Método mediante el cual la información inicial o de entrada llega al proceso (i.e. Uno formulario, un correo electrónico, un archivo, etc.).. %. Proceso. Acciones que manipulan o transforman los datos de entrada. En esta etapa sólo se coloca una breve descripción del proceso y el identificador mediante el cual se relaciona con los casos de uso.. &. Medio de transmisión de la información de salida. Método mediante el cual la información producida se transmite a la terminal de salida. En algunos casos, el proceso no emite algún resultado directo para un actor particular, razón por la cual éste componente así como el siguiente se omiten.. '. Terminal de salida. Nombre del actor o actores a quienes llegan los resultados de la ejecución del proceso. 2. 4. 3 1 USUARIO. Formulario con: Código de identificación de la reserva. Identificación del usuario.. USU04. Información de la reserva.. 5 USUARIO. Búsqueda de una reserva.. Figura 1. Ejemplo de un diagrama de evento. Formulario con: Perído de tiempo. Número de personas. Número de locaciones. Notas de las locaciones. USUARIO. USU01 Buscar locaciones disponibles. Locaciones que cumplen con las características y se encuentran disponibles USUARIO.

(43) ISC-2002-2-19. Hoja 36. Formulario con: Número de locaciones. Identificador de la(s) locación(es). Identificador del usuario. E-mail y/o número telefónico del usuario. Fecha o período de tiempo de ocupación. Número de personas. USUARIO. USU02 Crear una reserva.. Formulario con: Código de identificación de la reserva. Identificador del usuario. Datos a modificar. USUARIO. USU03 Editar una reserva.. Formulario con: Código de identificación de la reserva. USUARIO. USU04. Información de la reserva. USUARIO. Buscar una reserva. por identificador de la reserva. Formulario con: Identificador del usuario. USUARIO. USU05. Información de la reserva. USUARIO. Buscar una reserva por datos del usuario.. Formulario con: Período de tiempo. USUARIO. USU06 Buscar una reserva por período de tiempo.. Información de la reserva. USUARIO.

(44) ISC-2002-2-19. Hoja 37. Formulario con: Código de identificación de la reserva. Identificación del usuario. USUARIO. USU07 Eliminar una reserva.. Formulario con: Nombre. Identificador. Password (Opcional). Privilegios. Datos adicionales. ADMINISTRADOR. ADM01 Crear un usuario.. Formulario con: Identificador del usuario. Nombre. Password. Privilegios. Datos adicionales. ADMINISTRADOR. ADM02 Editar un usuario.. Formulario con: Identificador del usuario. ADMINISTRADOR. ADM03. Información del usuario. ADMINISTRADOR. Buscar un usuario por identificador de usuario.. Formulario con: Correo electrónico del usuario. ADMINISTRADOR. ADM04 Buscar un usuario por correo electrónico.. Información del usuario. ADMINISTRADOR.

(45) ISC-2002-2-19. Hoja 38. Formulario con: Identificador del usuario. ADMINISTRADOR. ADM05 Eliminar un usuario.. Formulario con: Identificador de la locación Capacidad Ubicación Padre ADMINISTRADOR. ADM06 Crear una locación.. Formulario con: Identificador de la locación Capacidad Ubicación Padre ADMINISTRADOR. ADM07 Editar una locación.. Formulario con: Identificador de la locación. ADMINISTRADOR. ADM08. Información de la locación. ADMINISTRADOR. Buscar una locación por identificador.. ¿Está bloqueada? ADMINISTRADOR. ADM09 Buscar locaciones bloqueadas.. Identificadores de las locaciones ADMINISTRADOR.

(46) ISC-2002-2-19. Hoja 39. ¿Está reservada? ADMINISTRADOR. ADM10. Identificadores de las locaciones ADMINISTRADOR. Buscar locaciones reservadas.. Formulario con: Perído de tiempo. Número de personas. Número de locaciones. Notas de las locaciones. ADMINISTRADOR. ADM11. Identificadores de las locaciones ADMINISTRADOR. Buscar locaciones disponibles.. Formulario con: Identificador de la locación ADMINISTRADOR. USUARIO ADM12. Aviso de la eliminación ADMINISTRADOR. Eliminar una locación.. Formulario con: Identificador de la locación ADMINISTRADOR. USUARIO ADM13 Bloquear una locación.. Formulario con: Número de locaciones. Identificador de la(s) locación(es). Identificador del usuario. E-mail y/o número telefónico del usuario. Fecha o período de tiempo de ocupación. Número de personas. ADMINISTRADOR. ADM14 Crear una reserva.. Aviso del bloqueo. ADMINISTRADOR.