SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA PLANIFICACION,
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
BASADO EN PLATAFORMA WEB
(SIGEP)
Ylvis Soleny Romero Alberto Carrillo
Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos Área de Ingeniería de Sistemas
Resumen
El SIGEP es un sistema de información para la gerencia y control de proyectos enfocado en cubrir la planificación, ejecución y evaluación de las áreas de gestión establecidas en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), tomando como referencia las recomendaciones establecidas por el PMI (Project Manager Institute). El SIGEP es un software estándar y adaptable a diferentes áreas de negocios, ya que cumple con los requerimientos básicos y necesarios para el buen desempeño de los entes interesados en ejecutar y dar seguimiento a un proyecto particular. El producto se encuentra desarrollado con herramientas de software libre multiplataforma, y los usuarios pueden interactuar con él vía WEB, INTRANET o con cualquier topología de red conocida, lo que proporciona una mayor versatilidad para su implementación y uso desde cualquier área geográfica del planeta, permitiendo así la interacción directa entre los miembros de un Proyecto. El mismo fue realizado por un conjunto interdisciplinario de profesionales en diversas áreas, permitiendo unir la experiencia y aporte de todos para la creación de una herramienta útil que permita gestionar el desarrollo de un proyecto en todas sus fases.
Palabras clave: áreas de gestión, gerencia de proyectos, Stakeholders.
Abstract
The SIGEP is an information system for management and control of projects focused on covering the planning, implementation and evaluation of the management areas set out in the project Management Body of Knowledge (PMBOK), by reference to the recommendations established by the PMI (Project Manager Institute). The SIGEP is a software standard and adaptable to different areas of business, as necessary and basic requirements for the good performance of entities interested in running and track a particular project. The product is developed with multi-platform free software, and users can interact with it via WEB, INTRANET or with any known network topology which provides greater versatility for your deployment and use from any geographic area of the planet, allowing the direct interaction between members of a project. The same was done by an interdisciplinary group of professionals in various areas, allowing join the experience and contribution of all for the creation of a useful tool to manage the development of a project at all stages.
1. Introducción
Hoy en día los sistemas de información se han convertido en un elemento clave para diferentes áreas de la vida cotidiana del hombre moderno. Ellos pasaron de ser un cliché o un lujo, para convertirse en un artículo de primera necesidad. Muchos aspectos de nuestra vida, se sirven de manera directa de los beneficios que ofrecen los diferentes adelantos que en materia de hardware y software tenemos.
Las organizaciones tienen un reto cada vez mayor: El optimizar los recursos materiales y humanos que son utilizados en cada una de las tareas que realizan. Nos encontramos en un momento planetario, donde es necesario administrar los elementos empleados para la realización de los proyectos que nos planteamos dentro de nuestras organizaciones, no solo los elementos económicos, sino también recursos materiales y humanos.
Así pues, hablar de proyecto no solo es necesario la contextualización del mismo, ni la planificación de tareas, implica un más que eso. Se requiere un adecuado control de cada una de las fases por donde se transita, el adecuado flujo de información entre los miembros del grupo de personas involucradas y el control en todas las áreas de Gestión.
Pensando en todo lo antes mencionado, el Área de la Ingeniería de Sistemas de la Universidad Rómulo Gallegos, a través de sus líneas de investigación, ha desarrollado la herramienta tecnológica que ha sido denominada SIGEP, quien viene a dar respuesta a estas necesidades sentidas, considerando además, la multiplataformidad que es necesario tener en cuenta en el mundo tecnológico de hoy.
El principal objetivo de esta herramienta es el control de proyectos partiendo de la planificación y pasando por la ejecución y evaluación de las áreas de gestión establecidas dentro del mismo.
Es importante señalar que la herramienta presentada, fue diseñada de manera que el grupo de trabajo no necesariamente debe estar la misma zona geográfica, es decir, podemos dirigir un proyecto ubicándonos en diferentes áreas físicas del planeta, incluso, usando diferentes plataformas para la conexión.
Asimismo, es necesario tener en cuenta, que al momento de hablar de proyecto, debemos contar con un grupo de individuos quienes serán responsables de llevar a cabo las diferentes tareas, y de igual manera habrá un responsable o líder de proyecto, quien debe, cual director orquestal, mantener la armonía en el proyecto, es decir, dirigir la ejecución de cada una de las tareas, así como controlar el desarrollo de las mismas.
El sistema de información SIGEP, es una herramienta que tiene por objeto contribuir con el control y supervisión de los proyectos mientras se unifica en un mismo punto toda la información generada durante las distintas fases del proyecto, facilitando así el control de los mismos y aprovechando para ello los recursos tecnológicos con los que cuentan la organización que lo implemente.
Está basada en una plataforma Web, a través de la cual se concentrará y al mismo tiempo se dispondrá de información importante en tiempo real, para la toma de decisiones. El SIGEP está contemplado para abordar las fases de planificación y ejecución de proyectos, para ello cuenta con un control de acceso a través del cual cada usuario registrado podrá acceder a los distintos menús y opciones que ofrece el sistema, y por estar basado en un entorno Web, el mismo estará apto para trabajar tanto en una Intranet como en Internet, facilitando su operación desde puntos remotos, requiriendo para ello una conexión alambica ó inalámbrica a Internet y el uso de un navegador Web, como por ejemplo: IExplorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, a través del cual se accederá al panel principal del sistema y a sus distintas opciones.
Asimismo, el SIGEP está construido bajo una estructura MVC (Modelo–Vista-Controlador) utilizando el Framework CakePHP, el cual es un marco de trabajo que permite dividir el sistema en tres (3) capas lógicas, separando la vista que se le muestra al usuario, la operaciones que se realizan sobre los datos ingresados (lógica del negocio) y el almacenamiento de los mismos en la base de datos, ofreciendo una serie de funciones para la interacción entre estas, lo cual permite optimizar el trabajo y acelerar el tiempo de construcción de la aplicación.
En cuanto a los lenguajes utilizados para su programación, vale la pena resaltar que son todos de fuente abierta, lo cual hace que el código esté disponible si así se desea para su modificación con la intención de introducir mejoras en el producto final, entre los lenguajes utilizados se encuentran: HTML (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) para crear la interfaz del sistema como tal, JavaScript para permitir la interacción en tiempo real con el usuario y la validación de los datos del lado del cliente, PHP como lenguaje del lado del servidor utilizado para manejar toda la lógica del negocio, uso de la tecnología AJAX el cual es la combinación de una serie de lenguajes como JavaScript y XML usado para la interacción en tiempo real entre el lado cliente y el lado servidor.
elaboración de informes, entre otros, sin poder acceder en ningún momento a las opciones de configuración inicial del sistema y algunas opciones del administrador, como la creación o eliminación de usuarios, o la planificación y asignación de actividades.
El sistema se encuentra dividido en tres (3) secciones a las cuales el usuario tiene acceso una vez logeado, estas tres secciones son: “Empresa”, “Proyectos” y la sección de “Mi cuenta”. Cada una de ellas posee a su vez una serie de menús y submenús que le permiten al usuario navegar por las distintas opciones que dispone el sistema. A continuación se describen cada una de estas secciones:
Empresa: esta sección está compuesta por los siguientes menús: datos empresa, programas,
proyectos, cargos, roles y usuarios. A ella solo tiene acceso los usuarios de tipo administrador, en la misma podrá crear los cargos y roles de la empresa, registrar usuarios para acceder al sistema, así como crear los programas de la empresa, indicando el titulo y descripción del mismo, para luego poder asignar los proyectos a estos programas, mediante el menú de proyectos de esta sección. Este último menú es utilizado para crear los proyectos que planificará, ejecutará y evaluará la empresa, aquí se registran los parámetros iniciales del proyecto, como el nombre de este y el director encargado de la ejecución del mismo. Con esto se da apertura al proyecto quedando habilitado para los usuarios asignados a este y así, desde la sección “Proyecto” comenzar las fases de planificación, ejecución y evaluación del mismo.
Proyecto: es la sección destinada a los empleados de la empresa involucrados en el desarrollo
de algún proyecto, aquí se encuentran las opciones para controlar los proyectos aperturados por el usuario administrador en la sección anterior, y se accede a ella una vez registrado el proyecto, la pantalla principal de esta sección le muestra al usuario los proyectos a los que puede entrar, requiriendo que este acceda primero a cualquiera de ellos para luego desplegar todas las opciones relacionadas con el mismo, como el menú de: iniciación, donde se registran los objetivos del proyecto, alcances, limitaciones y se carga el acta de constitución, para luego proceder a la planificación de actividades, donde se van registrando las mismas, indicando la fecha de inicio y la fecha de fin de la actividad, el responsable, la descripción, limitaciones (si existen) y el costo económico de esta (si posee alguno), con lo cual se van agregando todas las actividades que son necesarias realizar para culminar el proyecto satisfactoriamente.
Además de esto existen enlaces para cambiar el status de cada actividad asignada, es decir, marcar si está en espera, en ejecución, suspendida o completada, para poder conocer el porcentaje de avance del proyecto en un momento dado, entre otras opciones, tales como: imprimir reportes sobre los proyectos y actividades en ejecución, lista de tareas, acceder a los archivos y la información sobre el proyecto.
actividades, agregar nuevas actividades y subir archivos del proyecto para colocarlo a disposición de todos los miembros del equipo de trabajo.
Mi Cuenta: esta es una opción que posee cada usuario y como su nombre lo indica, posee una
serie de menús relacionados directamente con el mismo, los cuales le permitirán realizar modificaciones a la información personal registrada en su cuenta, como el cambio de datos personales, y clave personal, ver sus proyectos asignados, observar su lista de actividades para cada proyecto, además de poder enviar y recibir mensajes de los demás miembros del equipo y de la empresa en general, con lo cual se garantiza la comunicación directa entre cada persona de la empresa involucrada en el proyecto.
3. Descripción de los procesos
Dentro del sistema se identifican los siguientes módulos:
Iniciar sesión: Es la manera de entrar al sistema, el usuario deberá abrir el navegador web de
su preferencia y colocar en él, la dirección (URL) que la empresa asigne al sistema. Luego al conectar con el sistema el mismo pedirá su Usuario y su Clave de Acceso, para determinar el tipo de usuario y de acuerdo a esto mostrar la información y los menús adecuados. Esta pantalla se puede visualizar en la figura Nº 1.
Figura 1. Pantalla de Inicio del Sistema
Registrar datos de la empresa: En este módulo, el usuario puede ingresar la información
relacionada con la empresa, como el nombre de esta, el RIF, NIT, presidente, teléfonos, dirección, números de fax, email y la pagina web (si posee). (Ver figura 2)
Modificar datos
de la empresa: En
caso de que el
modificar algún dato de los ingresados en el proceso de registro, tendrá la opción de modificar esta información e inmediatamente los cambios se verán reflejados en la base de datos y en la pantalla del sistema. (Ver figura 2)
Figura 2. Registro y modificaci n de datos de la empresa
Registrar cargos de la empresa: esta opción permite registrar los cargos que existen dentro de
la empresa. (Ver figura 3)
Modificar cargos de la empresa: En caso de existir algún error en el cargo registrado el
usuario podrá modificar este registro directamente. (Ver figura 3)
Eliminar cargos de la empresa: En caso de ser necesario deshacer el registro de algún cargo,
el usuario cuenta con una opción para borrar el mismo, reflejando el resultado en la base de datos y en la pantalla del usuario a través de un mensaje de confirmación. (Ver figura 3)
Figura 3. Registro y modificaci n de cargos de la empresa
Registrar roles de la empresa: esta opción permite registrar los distintos roles que poseen los
empleados de la empresa.
Modificar roles de la empresa: En caso de existir algún error en el rol registrado, el usuario
Eliminar roles de la empresa: En caso de ser necesario deshacer el registro de algún rol, el usuario cuenta con una opción para borrar el mismo, reflejando el resultado en la base de datos y en la pantalla del usuario a través de un mensaje de confirmación.
Registrar usuarios del sistema: aquí el usuario administrador puede registrar los usuarios que
podrán iniciar sesión en el sistema, registrado en primera instancia su cédula de identidad, el nombre de usuario, su clave o contraseña, así como seleccionar el tipo de privilegio que el mismo tendrá, ya sea un usuario administrador o un usuario empleado.
Activar o Desactivar usuarios del sistema: mediante esta opción el administrador podrá
restringir el acceso o no, a algún usuario particular, marcando para ello la opción de activar o la opción de desactivar el mismo.
Cambiar clave de los usuarios del sistema: primero se busca a través de una pista el usuario al
que se le desea modificar la clave y luego se elige la opción de editar el mismo, cargando así los datos en un formulario mostrando su clave actual y solicitando su nueva clave.
Crear programa: este proceso consiste en crear los programas que ejecutara la empresa, un
programa desde el contexto de la dirección de proyectos, es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual. Para lo cual se solicita el título del programa, una breve descripción del mismo y los objetivos generales y específicos que posee.
Figura 5. Ingresar Objetivos al Programa
Crear proyecto: antes de crear el proyecto, el administrador debe seleccionar en la lista
desplegable que se le presenta en pantalla el programa al cual va asignar dicho proyecto, y luego una vez seleccionado el programa, procederá a la asignación del titulo del proyecto y el director encargado, dando así apertura al mismo una vez guardado los datos.
Figura 6. Crear Proyecto
Iniciar proyecto: esta tarea es realizada por el usuario designado como director de proyecto,
en ella se completa la información inicial del proyecto, la cual fue registrada por el administrador en la sección “Empresa”, esta información adicional se refiere a establecer los objetivos del mismo, el alcance y las restricciones que tendrá, dando paso al acta de constitución del proyecto, documento donde se incluyen todos estos puntos, y el cual puede ser subido por el director como un archivo, quedando disponible para el resto del equipo involucrado. En esta sección también se llevan a cabo las siguientes actividades:
• Selección del personal: tiene como intención seleccionar al personal disponible para
• Asignación de roles: Este proceso tiene como objetivo asignar las responsabilidades a
cada integrante del equipo, haciéndolo responsable de la supervisión, ejecución y evaluación de actividades especificas y del desempeño de otros miembros del equipo de trabajo.
Planificar proyecto: en esta sección se llevan a cabo tareas relacionadas con la planificación
del proyecto, se registran las actividades a ejecutar durante el proyecto, la fecha de inicio y finalización, asignación del responsable, asignación de recursos económicos (si lo requiere).
Ejecutar proyecto: Aquí se llevan a cabo todas las actividades asignadas a cada integrante del
equipo de trabajo, además de la evaluación de las mismas por parte del director de proyecto y los mismos integrantes del equipo, donde se verifica el comportamiento del producto generado, con el fin de identificar fallos y corregir los errores presentes, decidiendo si la actividad fue cumplida satisfactoriamente o si hay alguna observación que impida su cierre.
Subir archivos al proyecto: esta opción permite subir y compartir los distintos documentos
generados durante la planificación y ejecución del proyecto, como el acta de constitución, los informes, instrucciones particulares, entre otros, colocando una breve descripción del archivo cargado. Pudiendo ser cargados archivos de cualquier tipo, imágenes, documentos de texto, documentos PDF y hojas de cálculos electrónicas si así se requiere.
Enviar mensajes: la comunicación del equipo de trabajo se realiza mediante el envío de
mensajes que van directo a su bandeja de entrada, a la cual el usuario tiene acceso una vez ingresado al sistema, en ella se almacenan mensajes enviados por los otros empleados de la empresa, así como notificaciones sobre archivos subidos o cambios realizados al curso del proyecto.
Cerrar proyecto: proceso final en el cual se evalúa el comportamiento integral del producto
terminado, verificando que cumpla con todos los requerimientos pautados en las etapas iníciales. El mismo corresponde al último paso en el desarrollo del proyecto, y se produce cuando son concluidas todas las actividades asignadas a este y se cumplen con todos los objetivos planteados inicialmente, produciendo entre las partes la aceptación formal del término del proyecto y el cierre del mismo por parte del director asignado.
Cerrar sesión: Es el proceso mediante el cual el usuario sale del sistema, y ocurre cuando este
cierra su sesión al hacer click sobre el botón de salir ubicado en la parte superior derecha de la ventana del navegador.
3. Alcance del SIGEP
herramienta. Además por estar elaborado bajo una plataforma Web, permitirá la interconexión de sus empleados y oficinas que se encuentren fuera de la sede principal de la empresa matriz.
Este sistema de información, está orientado a satisfacer las necesidades básicas de las organizaciones, enfocándose principalmente en el control de sus actividades, almacenamiento de la información y la comunicación entre su personal, quedando implícitos elementos como la administración de costos, gestión de riesgos, control de calidad, entre otros procesos inmersos en la planificación, ejecución y evaluación de muchos proyectos actuales.
Por esta razón conviene aclarar que el sistema está desarrollado para contribuir con los siguientes aspectos:
• Optimizar el proceso de planificación permitiendo ajustar el cronograma de proyecto
automáticamente al introducir un cambio en el mismo.
• Facilitar y controlar la asignación de roles y actividades al personal dentro del
proyecto.
• Supervisar la ejecución de tareas y actividades asignadas.
• Generar información rápida, exacta y actualizada, de los proyectos que ejecuta la
empresa.
• Mantener la comunicación entre los distintos miembros de la empresa.
• Ofrecer una estructura que permita estandarizar los procedimientos de la empresa
adaptándolos a lo que se considera como buenas prácticas en la gestión de proyectos, obligando a cumplir una serie de pasos previos que servirán para tener un mayor control sobre la información necesaria para optimizar el desempeño del personal.
4. Habilidades y Conocimientos de los sujetos que Interactúan con el Producto Tecnológico SIGEP
Para operar el sistema de información SIGEP, los usuarios normales es decir los que trabajaran directamente con el sistema, deben poseer conocimientos básicos sobre el uso de computadoras como abrir y cerrar ventanas, navegar por internet, marcar enlaces, entre otros, no es necesario realiza cursos avanzados de computación para operar el mismo, ya que el sistema es bastante intuitivo y amigable con el usuario, logrando así la fluidez de los distintos procesos.
5. Conclusiones y Recomendaciones
Desde el punto de vista operativo, se puede decir que este sistema es una herramienta de apoyo a las actividades gerenciales, ya que le proporciona un medio accesible para la conformación de un equipo de trabajo, así como a la asignación de las tareas y el control de las mismas.
Su uso puede generalizarse a todo tipo de organización pública o privada, que esté buscando una herramienta que contribuya de manera directa a mejorar sus actividades funcionales y por ende, su posicionamiento en el mercado ya sea este de producción o de servicio. Igualmente se puede señalar la capacidad que tiene esta herramienta tecnológica para poder materializar las intencionalidades de la organización, permitiendo la inclusión de planes o tareas que beneficien a la comunidad planetaria en general, inclusión de actividades que beneficien a la convivencia, incluso a la preservación de la especie humana en el planeta.
Con respecto a las recomendaciones que a bien podemos sugerir, está en primer lugar, el mantener unas políticas de respaldos adecuada a las características de la organización que lo esté implementando, al igual que el respaldo de los datos que se almacenan en el sistema.
Asimismo es conveniente, realizar una interface entre los sistemas administrativos de la organización y el SIGEP, de manera que la contabilidad de la empresa se mantenga actualizada para que en el proceso de toma de decisión se disminuya el nivel de incertidumbre
Referencias
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Stoner, James; Freeman, R y Gilbert, D. “Administración”. (1996)Sexta Edición. México.
Internet
Jose Daccach Jose Daccach, (2008), Administración de proyectos. Articulo disponible en linea: Http://www.degerencia.com/articulo/administracion_de_proyectos
Documentos del BID, BIRF, AECI, CEPAL, AECI htpp/ www. dipres.cl/control_gestion/.../metodologia.pdf http://www.pmi.org/Pages/default.aspx
Agradecimientos
Queremos elevar nuestra más sinceras palabras de agradecimiento, a nuestra Magna Casa de Estudio, “Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos”, por haber servido de tribuna para la producción de trabajos de investigación, pensados para la mejorar nuestra convivencia humana dentro de los diferentes escenarios donde el hombre se desenvuelve.
Correspondencia (Para más información contacte con):
Ylvis Soleny Romero
e-mail: [email protected]
Docente Coordinador de la Asignatura Control de Proyecto Ing. Alberto Carrillo
e-mail: [email protected]
Investigador en el Área de desarrollo de Software
Área de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Rómulo Gallegos
