Instrumento para el diagnóstico

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INSTRUCCIONES:

1. Dirigirse a la unidad de información donde realizará el Proyecto Socio-Integrador y solicitar entrevista con el responsable. Fijar fecha para la inspección y explicar los detalles del trabajo a realizar.

2. Realizar la inspección utilizando la técnica de observación y según el instrumento anexo (lista de cotejo). Complementar con entrevistas si es necesario. Se recomienda dividir el trabajo entre los integrantes por áreas

3. Al finalizar la inspección, elaborar un informe contentivo de las observaciones realizadas, con las recomendaciones pertinentes por área, tal como se indica a continuación. Se sugiere revisar la información el material de las Unidades 2 y 3 que se encuentran en el Sitio “Mis Clases de Conservación” (Agentes Ambientales y Biológicos, Manejo de Emergencias, Manipulación y Almacenaje, Reprografía), así como los resúmenes respectivos de ambas unidades, también publicados allí.

4. El informe puede ser impreso en formato texto (Word), elaborado bajo las normas monográficas, con una extensión no mayor de 10 páginas, que contenga todos aspectos señalados en el contenido y anexando fotografías de las observaciones más significativas. También puede ser elaborado en formato de diapositivas (power point) y enviado al correo, teniendo cuidado de no omitir ninguna información y con un tamaño de letra entre 20 y 28.

5. Reseñar las entrevistas y material suministrado por el personal del centro como fuente de información

CONTENIDO:

1) Portada, identificando el centro visitado, los integrantes del equipo y la fecha de realización 2) Introducción, con el objetivo del trabajo, cómo y dónde se hizo y las principales conclusiones 3) Aspectos organizativos:

a) Nombre de la unidad u organización, misión, visión y objetivos; ubicación geográfica y dirección, funcionamiento general y adscripción administrativa.

b) Indique si existe personal, planes y recursos para la preservación de las colecciones.

c) Recomiende los cambios necesarios a nivel organizacional para garantizar la preservación de las colecciones: incorporación o el incremento de personal, entrenamiento, entre otros.

4) Edificio general / instalaciones:

a) Describa el edificio, señalando el tipo de materiales, métodos de construcción y su estado general. b) Según las observaciones asentadas en la lista de cotejo, describa las situaciones observadas y señale los

conflictos potenciales entre el edificio y la preservación de las colecciones; recomiende las acciones a seguir

5) Control del medio ambiente:

a) Según las observaciones asentadas en la lista de cotejo, describa los sistemas observados para el control de humedad y temperatura. Según la bibliografía, ¿son adecuados los valores que allí existen?

b) Describa el tipo de iluminación empleado en las áreas de servicio y almacenamiento, así como los equipos y dispositivos utilizados para el control de la iluminación. ¿Existe algún objeto que se haya decolorado o que haya sido dañado por causa de la luz?

c) ¿Puede modificarse el sistema de iluminación a fin de proteger mejor las colecciones? Proponga los equipos o actividades adicionales para un mejor control de clima.

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a) Describa los daños encontrados en las colecciones por causa de las plagas: tipo de plaga y gravedad del daño; evidencia de actividad biológica dentro de la edificación y ubicación de la misma.

b) Describa los pesticidas utilizados y la frecuencia con que se usan, señale los posibles riesgos de este tipo de tratamiento.

c) Recomiende las medidas necesarias para un mejor control integral de las plagas. 7) Colecciones y plan de acción:

a) Haga un resumen de las colecciones (cantidad estimada y tipos de documentos) y su condición actual, describiendo los principales soportes y los daños observados por categorías, según la lista de cotejo. b) Evalúe los planes de conservación existentes, así como los procedimientos (escritos u observados) para

el manejo y uso de las colecciones. ¿Existe algún tipo de procedimiento que pueda poner en peligro las colecciones?

c) Recomiende una secuencia de planeamiento y acción, organizándola por orden de importancia.

8) Manipulación y almacenaje

a) Haga un resumen de las observaciones y describa los sistemas de almacenaje disponibles. Evalúe si dicho mobiliario es adecuado y proponga los correctivos necesarios según la bibliografía

b) Describa alguna situación particular observada en cuanto a la manipulación de los documentos del centro visitado.

9) Evaluación de riesgos:

a) Describa detalladamente las situaciones de riesgo observadas en el centro y proponga los correctivos necesarios. Considere situaciones de incendio, inundación, ataque biológico masivo y los riesgos geográficos.

b) Describa los mecanismos contra robo existentes en la organización. Determine si son suficientes o requieren modificación. Sugiera los cambios que considere pertinentes.

c) Describa los mecanismos de respaldo que posee la institución. ¿Son adecuados, suficientes y pertinentes? Recomiende las medidas necesarias para proteger originales únicos y los datos informáticos (si procede)

10)Preparación para enfrentar emergencias:

a) Describa los planes que posee la institución para responder ante las emergencias.

b) Sugiera las modificaciones que considere pertinente y en caso de no tener ningún plan, elabore una propuesta de Plan de Emergencia para dicha institución

11)Conclusiones, resaltando los aspectos positivos observados y las principales recomendaciones para superar las fallas detectadas

12)Referencias: textos, entrevistas, folletos, fuentes electrónicas, entrevistas, entre otros.

13)Anexos: fotografías, cuadros resumen, gráficos, planos, folletos, lista de cotejo llena. (Si se hace en power point, incluir las imágenes en la diapositiva correspondiente)

ASPECTOS A EVALUAR:

 Presentación y estructura del informe (índice, introducción, contenido, conclusiones y bibliografía, uso de anexos). Redacción y ortografía

 Claridad de conceptos, coherencia; uso de términos técnicos, cita de autores

 Amplitud de contenido: aspectos abarcados, precisión de las observaciones

 Originalidad y pertinencia de los aportes y las recomendaciones

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Nombre del centro o unidad de información: ____________________________________________________

Ubicación: _______________________________________________________ Fecha: _________________

Integrantes: __________________________________________________________________________

1. ASPECTOS ORGANIZATIVOS

Ítems SI NO

1. ¿La misión institucional contempla la preservación de las colecciones? 2. ¿Existen planes y recursos para la preservación de las colecciones? 3. ¿Existen áreas y equipos destinados a la preservación de los documentos?

4. ¿La institución cuenta con personal destinado a la preservación de las colecciones? 5. ¿El personal recibe entrenamiento en cuanto a la preservación de las colecciones?

6. ¿Considera ud. que el personal requiere un entrenamiento adicional para la preservación y manejo de las colecciones? Especifique

2. EDIFICIO GENERAL / INSTALACIONES

Ítems SI NO

7. ¿Las instalaciones se observan limpias, ventiladas y ordenadas? 8. ¿El edificio está alejado de árboles o detritos vegetales? 9. ¿Están en buen estado las instalaciones eléctricas?

10. ¿Los pisos, techos o paredes se encuentran libres de manchas de humedad? 11. ¿Las estructuras metálicas se observan libres de corrosión?

12. ¿Pueden abrirse y cerrarse puertas y ventanas?

13. ¿Las superficies exteriores están libres de grietas, están bien aisladas?

3. CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE

Ítems SI NO

14. ¿Se abren las ventanas para ventilar el área donde está depositada la colección? 15. ¿Se mantiene un control de la temperatura y humedad donde está la colección? 16. ¿Existen deshumificadores u otros mecanismos para controlar la humedad?

17. ¿La institución se encuentra lejos de talleres, áreas industriales, avenidas o cualquier otra área donde se puedan emitir gases contaminantes?

18. ¿Los espacios de las colecciones poseen un sistema de aire acondicionado? 19. ¿Existe un plan de mantenimiento para dichos equipos?

20. ¿Se utiliza algún sistema para filtrar partículas y gases del aire acondicionado? 21. ¿Los materiales empleados en el mobiliario y las exhibiciones, en el depósito o para el

mantenimiento, son seguros, están libres de emitir gases peligrosos? 22. ¿Hay cortinas o persianas para disminuir la entrada de luz solar?

23. ¿Las ventanas poseen filtros para reducir la entrada de rayos ultravioleta? 24. ¿Se utilizan luces fluorescentes en las salas de depósito?

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Ítems SI NO

28. ¿Las colecciones están completamente libres de daños causados por las plagas (perforaciones, moho, rasgaduras, galerías, manchas, erosión)?

29. ¿Los espacios están libres de evidencia biológica (telas de araña, deposiciones de roedores o de insectos, huevos y cadáveres de insectos, etc)

30. ¿Se mantienen las colecciones lejos de plantas y árboles?

31. ¿La institución tiene un programa de control habitual contra las plagas? 32. ¿Los documentos son examinados antes de ingresar al área de las colecciones? 33. ¿Las ventanas poseen protectores contra plagas?

34. ¿Se realizan fumigaciones periódicas en la institución?

35. ¿Los alimentos se preparan y se consumen fuera del área de trabajo? 36. ¿Se realiza diariamente la limpieza de las áreas de trabajo?

37. ¿Se retira diariamente la basura de las áreas de trabajo?

5. COLECCIONES Y PLAN DE ACCIÓN

38. Indique los daños que, según su apreciación, presentan las colecciones:

39. Marque con una X la escala que, según su apreciación, refleje el grado de deterioro de la colección

Menos del 10% Entre 10 y 30% Entre 30 y 50% Entre 50 y 80% Más del 80%

6. MANIPULACIÓN Y ALMACENAJE

Ítems SI NO

40. ¿Existe un área destinada para depósito de la colección dentro de la institución? 41. ¿El depósito está destinado exclusivamente para los documentos de la colección? 42. ¿Las colecciones están alejadas de los pasillos de las áreas de trabajo?

43. ¿Existe espacio suficiente para las actividades de limpieza y el movimiento de aparatos dentro del mismo?

44. ¿El depósito de la colección dispone de espacio adicional para futuro crecimiento? 45. ¿Los armarios y estantes están libres de corrosión o ataque biológico?

46. ¿Los armarios y estantes son adecuados para los documentos que contienen? 47. ¿El material constructivo de los armarios es adecuado? (describa)

48. ¿La colocación de los libros y documentos en los estantes es adecuada? (describa) 49. ¿Se almacenan por separado los documentos según su tipo y composición? 50. ¿Existe algún criterio de clasificación para almacenar los documentos? 51. ¿El personal utiliza carros o bandejas para transportar los documentos? 52. ¿Se utilizan contenedores o estuches para los libros y documentos especiales? 53. ¿Los contenedores están elaborados con productos con calidad de archivo? 54. ¿Las encuadernaciones de los libros se observan en buen estado?

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Ítems SI NO

55. ¿El centro está ubicado fuera de zonas de riesgo sísmico u otro riesgo geográfico? 56. ¿El edificio está alejado de corrientes de agua, sean permanentes u ocasionales? 57. ¿Las áreas de depósito están ubicadas en un nivel alto del edificio?

58. ¿Hay drenajes en el piso para evitar acumulación de agua en caso de inundaciones? 59. ¿Las paredes y el techo del depósito están libres de tuberías de agua?

60. ¿Están los documentos ubicados al menos a 8 cm del piso?

61. ¿Las cercanías del edificio están libres de basura acumulada o material combustible (restos de cartón o papel)?

62. ¿El consumo de alimentos y el uso de materiales peligrosos se hace lejos de las colecciones? 63. ¿Las instalaciones eléctricas están libres de riesgo por sobrecarga o mal uso?

64. ¿Se encuentran en buen estado los equipos eléctricos? 65. ¿El cableado eléctrico se encuentra en buen estado?

66. ¿Existen normas administrativas para evitar que los usuarios dañen la colección? 67. ¿Las puertas y cerraduras de los armarios funcionan correctamente?

68. ¿Las colecciones están protegidas contra robo?

69. ¿Se realizan los cambios de formatos que requieren los documentos electrónicos, de sonido o video?

70. ¿Existen procedimientos regulares para proteger los datos informáticos?

71. ¿Se restringe a los usuarios la manipulación directa de documentos originales y/o únicos? 72. ¿Existen mecanismos de respaldo para los ejemplares únicos?

8. PREPARACION PARA ENFRENTAR EMERGENCIAS

Items SI NO

73. ¿Tiene la institución de un plan de acción para las emergencias? 74. ¿Todo el personal conoce el plan de acción para emergencias? 75. ¿Se actualiza con frecuencia dicho plan?

76. ¿Se realizan con frecuencia simulacros para casos de emergencias? 77. ¿Existen suministros para enfrentar situaciones de emergencias? 78. ¿Sabe el personal dónde están dichos suministros?

79. ¿Se solicitan inspecciones periódicas al departamento de bomberos local? 80. ¿Las rutas de evacuación están debidamente señaladas?

81. ¿Existen extintores y alarmas contra incendio en áreas de trabajo y depósitos? 82. ¿Existen programas de revisión y mantenimiento de las instalaciones?

83. ¿Se han tomado medidas para minimizar los riesgos geográficos de la institución (a nivel organizativo, de la edificación, colecciones y personal)?

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SECCIÓN: _____ FECHA: ______ Centro Visitado: _______________________________________________

______________________________________________________________________ Valor (3pts):_________

Descripción Aprec Observaciones

1) ¿El informe contiene todos los elementos (índice, introducción, desarrollo, conclusiones,

bibliografía, anexos)?

2) ¿Describe claramente la institución y sus aspectos organizativos?

3) ¿Contempla las instalaciones de la institución?

4) ¿Contempla los agentes ambientales y su control?

5) ¿Contempla los agentes biológicos y su control?

6) ¿Describe las colecciones y su estado físico?

7) ¿Considera las condiciones de almacenaje y manipulación?

8) ¿Considera riesgos de inundación u otras situaciones de emergencia?

9) ¿Utiliza un lenguaje claro, preciso y carente de errores ortográficos?

10)¿Tiene anexos y referencias que justifiquen sus afirmaciones?

Puntaje obtenido

Exc: 0.3p MB:0.2p. B: 0.1p. Reg,/Def.; 0p

Integrantes