sustentar de la siguiente manera:
•
Gestión Documental del Archivo Físico:
Por cada
materia integrada entregará las carpetas evidenciando
la aplicación de Gestión Documental con la
Ficha
Ficha
Técnica en cada carpeta
Técnica en cada carpeta
, el docente establecerá los
documentos que deberá archivar el estudiante.
•
Gestión Documental del Archivo Digital:
Por cada
materia integrada evidenciará mediante archivo
digital con su
Ficha Técnica
Ficha Técnica
,
creando o utilizando un
creando o utilizando un
sitio en la WEB
1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia
LO PRINCIPAL
Garantizar:
Fácil acceso a los registros
Preservación adecuada
(Orden - Ambiente)
Verificables
No manipulables
PARÁMETROS
PARÁMETROS
para archivar . (Quién
los archiva?) servicio (Cómo los archivo?)
RECUPERACIÓN
Quiénes tienen acceso. Cuáles no
tienen acceso (Quién los consulta?)
CÓMO RECUPERAR
Alfabético /
cronológico / código / consecutivo (Cómo los
consulto?)
ALMACENAMIENTO
Sitio específico donde se va a guardar (Dónde los
archivo?)
TIPO DE REGISTRO
Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo los
registro?)
TIEMPO DE RETENCIÓN
Archivo activo: período/año / eventos
(Cuánto los archivo?) Por tablas de retención documental
período de conservación.
a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN
b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS
c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE
REVISIÓN
d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A
INTERESADOS
f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS
g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E
2. Cuándo
2. Cuándo se deben revisar y actualizar los
documentos?
3. Quién
3. Quién debe aprobar las modificaciones?
4. Cómo
4. Cómo se identifica la vigencia de los
documentos?
5. Cómo
5. Cómo se identifican los cambios en los
documentos?
6. Quién
6. Quién debe tener los documentos
vigentes?
7. Cuáles
7. Cuáles son los documentos
vigentes?
8. Cómo
8. Cómo hacemos legibles los documentos?
9. Cómo
9. Cómo se identifican los documentos?
10. Cómo
10. Cómo se identifican los documentos
externos?
11. Quién
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
Formación
Formación
1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
OBJETIVO
:
Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los
documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la
que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.
ALCANCE
:
Aplica para todas las unidades de gestión productoras de
documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,
depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
Definiciones a tener en cuenta
Archivo facilitativo:
Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán
otorgarle a estos documentos la disposición que mejor
responda a sus necesidades.
Clasificación Documental:
identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional
de la unidad productora .
Depuración:
destrucción organizada de documentos carentes de
valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de
documentos.
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•
La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y
digital
•
Permite gestionar de manera óptima los documentos
•
Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico
o digital
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CODIGO:
El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)
Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)
Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.
FORMATO FICHA TECNICA
FORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante: Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR RETENCIÓNTIEMPO DE MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.
Ejempl o:
Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).
Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)
El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo)
Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.
El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.
Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)
ESTADO:
El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.
Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.
FORMATO FICHA TECNICA
FORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante: Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR RETENCIÓNTIEMPO DE MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RECUPERACIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación
o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.
Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).
DISPOSICIÓN:
El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.
Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)
FORMATO FICHA TECNICA
FORMATO FICHA TECNICA
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Estudiante: Programa:
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR RETENCIÓNTIEMPO DE MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
1
2
3
A
INFORME DE GESTIÓN PLAN DE DESARROLLO
RESOLUCIONES DE DECANATURA
DE ESTUDIANTES
DE MANEJO PRESUPUESTAL DE PESONAL DOCENTE
2009
2010 2011
ACTAS
COMITÉ DE ARCHIVO U.N. COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S. ASESORÍAS
INTERNAS EXTERNAS
INFORMES
DE GESTIÓN INTERNOS
PROYECTOS DE ARCHIVO
CORRESPONDENCIA
INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental. Es el registro de la
documentación producida.
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
•
Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.
•
Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados
(ganchos plásticos, carpetas no perforadas)
•
Evitar el uso de máquinas perforadoras
•
Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de
marca sobre el documento original
•
Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios
destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos
anexándolo al documento que se conserva en la oficina
(Ley General de Archivos 594/00 )
•
No humedecer las yemas de los dedos
•
No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben
documentos
•
No colocar los documentos en el piso
•
Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos
•
No manipular los documentos más de lo necesario
•
No
guardar
documentación que llegue por fax si es
importante
se debe sacar copia
.
•
No exponer los documentos a la luz
.
•
No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado
.
•
Evitar el contacto con todo tipo de material metálico
directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario
hacerlo así
:
RECOMENDACIONES
a. Producción documental
• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
• Define formatos y medios de producción.
• Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).
Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Actividades:
Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
c. Distribución de documentos
Actividades tendentes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Actividades:
Distribución de documentos externos/ internos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
ACTIVIDADES:
e. Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc) Ordenación documental (ubicación y ordenación en series) Descripción documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Descripción
1.Área de identificación 2.Área de contexto
3.Área de contenido y estructura
4.Área de condiciones de acceso y uso 5.Área de documentación asociada 6.Área de notas
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin
de conocer la información que contienen.
ACTIVIDADES:
g. Conservación de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Protección de los documentos
Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento de información
i. Disposición final de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
ACTIVIDADES:
Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).
Selección documental (selección para conservación total)
Digitalización/ microfilmación
Esquema general de requisitos
Obtención de documentos Elementos del proceso:
Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…) Importación masiva
Formatos soportados
Digitalización (escáneres, conexión, ...)
OCR/ ICR:
OCR básico: reconocimiento textos
Tratamiento de imagen y marcas
Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)
ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)
b. Indexación, clasificación y organización
Metadatos, tipologías y árbol de carpetas
Elementos del proceso:
Metadatos automáticos
Indexación de metadatos (manual) Diccionarios y tesauros
Clasificación de documentos: Tipologías Ubicación de documentos
Búsquedas: Sencillas
Avanzadas (en metadatos o en ficheros)
Visualización de documentos
Elementos del proceso:
Frontend (navegador, escritorio, móvil, …) Sitios web (vistas)
Visualizadores on-line Descarga
d. Gestión y distribución
Trabajo con los contenidos
Elementos del proceso:
Gestión de usuarios, roles y organizaciones Entradas/ salidas (control de existencia) Gestión de versiones y bloqueos
Gestión de expedientes (carpetas estructuradas) Envío, notificación, listados, volcados, …
Exportación masiva
Workflow/ procesos de negocio
Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web, …)
Diseño gráfico
Configuraciones de listados, pantallas, etc. Configuración de menús
Localización e idiomas:
Idioma de la interfaz
Traducción de los contenidos Moneda, formatos, etc.
Suscripción a contenidos:
“Mis documentos” “Mis novedades”
Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”) “Mis tareas”
f. Seguridad, control y autenticidad
Seguridad del acceso y los contenidos Elementos del proceso:
Autenticación (login)
Firmas digitales (servidor vs. cliente)
Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …) Protección de ficheros (encriptación, permisos, …) Permisos de acceso y acción
Gestión de “records” o evidencias Bloqueos temporales
Cierres
Cierres especiales (certificados)
Retención y disposición. Destrucción de records Niveles de seguridad
Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos del proceso:
Copias de seguridad (política de backups)
Encriptación de datos
Arquitectura de sistemas
Hardware de almacenamiento
6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
a. Perfil de organizaciones interesadas
b. Subsectores sensibles
c. Planificación de un proyecto de gestión documental
* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados). * Varias sedes/ oficinas.
* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.) * Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)
* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva. * Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)
* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)
* Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)
b. Subsectores más sensibles
Inmobiliarias, constructoras, ....
Fabricantes de equipos, tecnología, … Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), … Seguros, finanzas, bancos, …
Servicios especializados, centros I+D, … Consultoras, asesorías, ….
c. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1.Revisión de la licencia/ selección productos 2.Análisis y toma de datos
3.Instalación
4.Parametrización y diseño
5.Desarrollos a medida (opcional, mín.)
Configuración acceso a sitios (formulario) Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)
Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)
02 USUARIOS Tipos de usuarios Grupos de usuarios
Forma autenticación (login)
03 ORGANIZACIONES Tipos de organizaciones Grupos de organizaciones
04 ROLES Y PERMISOS Roles principales
Preconfiguración de permisos a roles principales
05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS Esquemas de metadatos x entidad Campos de metadatos x esquema
Propiedades de cada campo Listas maestras
06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Estructura inicial del repositorio Bandejas de entrada?
Carpetas personales?
07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS Jerarquía y estructura inicial de tipos Tiene versiones?
Tiene relaciones? Restricción de acciones?
Requisitos de generación de códigos Tiene impresión de etiquetas? Tiene importador de anexos?
09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES Tiene expedientes?
Tipos de expediente iniciales (estructura) Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
10 DICCIONARIO Tiene diccionario?
Existe un tesauro en la organización para importar?
11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS Campos buscables
Ocultación de campos
Tipo visualización resultados contenidos no accesibles? Búsqueda en anexos habilitada?
12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS Tiene records?
Tiene cierres de carpetas y expedientes? Tipos documentales a proteger
13 FORMULARIOS Tiene formularios?
Diseño de formularios iniciales y plantillas
14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES Tiene workflow editable?
Tiene tareas pendientes?
d.
Ruta de toma de datos
15 MENÚ PERSONAL
Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)? Configuración del menú personal
Tiene Mis búsquedas?
16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Requiere emisión de facturas?
Requiere recepción de facturas? Formato facturae? Requiere eFactura homologada 2.0?
17 INTEGRACIONES BÁSICAS
Preparación de accesos directos
Configuración del single sign-on (LDAP) Requiere acceso a webservices?
18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN
Características servidor
Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?
Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras? Aspectos de seguridad y política de backups?
Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)
PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…) Acceso a sistemas para mantenimiento?
19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN
A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA Datos del cliente
Datos de la instalación + comunicaciones Generador de códigos x entidad
Formularios de parametrización
B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS
Definir idioma por defecto de Abox Seleccionar o definir idiomas disponibles
Localización de términos de la interfaz (si procede) Tiene contenidos traducibles?
C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO Logotipos y estilos x sitio
Imágenes de cabecera y fondos x sitio Plantillas de mail + notificaciones
D CARGAS DE DATOS INICIALES Manuales
Definición y carga de menús x sitios Tipos x entidad
Metadatos
Ajuste fino de permisos x roles Exportación/ importación
Preparación de plantillas para importación del cliente Importación de usuarios
Importación de organizaciones Importación de carpetas Importación de expedientes Importación de documentos
Importación inicial de palabras clave
20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA
Dispone de captura externa? Dispone de HotOffi ce? Dispone de HotPrinter? Configuración HotMailbox Configuración HotFolder Configuración HotScan
Tiene OCR/ ICR externo? Cuál?
Para cada aspecto:
1) Si están disponibles/ contratados? 2) Si se necesitan?
3) Cuáles son, si procede?
