TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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(1)

CONVENCIONES: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección P* Conservación permanente RETENCIÓN= Expresada en años

OFICINA

PRODUCTORA:

2435 Especialización en Administración y Gerencia de Sistemas de la Calidad

CÓDIGO SERIE

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL (Ruta de acceso a la UBICACIÓN

documentación)

OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL CT E M S

2435-04 ACTAS

2435-04-17 Actas Comité Programa de Posgrado

1- Acta y anexos.pdf / [Físico]

2 5 X

PC Director(a) Programa\

C:\Actas Comité Programa de Posgrado

(1)

Archivador Oficina del Programa

(1)

Atendiendo al Artículo 4 del Reglamento general de posgrados, cuando el comité se encuentre conformado por un grupo de programas de posgrado, las actas originales se custodian en la Secretaría de la División en formato físico y se replican en formato .pdf a todos los programas involucrados. Cuando el comité es de un solo programa de posgrado deben conservarse en físico en el programa.

2435-04-49 Actas de Reuniones del programa

1- Acta y anexos [Físico] 2 5 X

Archivador Oficina del Programa

(1)

Las reuniones son convocadas por el Director(a) de programa.

2435-13 AUTOEVALUACIÓN

1- Cronograma de

autoevaluación.xls

2- Instrumentos de autoevaluación. - Matriz de evaluación

documental.xls - Encuestas [e-Doc]

5 5 X PC Director(a)

Programa \

C:\AUTOEVALUACIÓN

(1,2,3,4)

(2)

CONVENCIONES: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección P* Conservación permanente RETENCIÓN= Expresada en años

GESTIÓN CENTRAL - Entrevistas. audios [.mp3]

Videos [wmv, avi, mp4] - Talleres y otros

3- Informe de autoevaluación.pdf 4- Plan de mejora y seguimiento.xls 5- 1900-F-597 Ficha técnica para

seguimiento al proceso de autoevaluación de programas con fines de renovación de registro calificado [Físico] 6- Comunicados [@], [Físico]

5 5 X

Sistema institucional de encuestas

(2)

Archivador Oficina del Programa

(5,6)

e-mail Director Programa

(6)

Los Instrumentos de autoevaluación (2) pueden ser registrados en diferentes formatos y deben ser conservados en el formato de origen.

Estos documentos se conservan totalmente ya dan cuenta de la cultura de autoevaluación en la institución y contienen información sustancial sobre la calidad académica del programa. 2435-40 CONVENIOS

1- Convenio (Copia).pdf /[Físico] 2- Informes de seguimiento. [Físico] 3- Actas de cierre del convenio

[Físico]

4- Comunicados [@] [Físico]

1 19 X X

PC Director(a) Programa\

C:\CONVENIOS

(1)

Archivador Oficina del Programa

(1,2,3,4) e-mail Director(a)

Programa (4)

Se debe crear carpeta a cada convenio

Un año después de la terminación del convenio, los documentos se transfieren al Archivo Central.

2435-45 DESARROLLO COMUNITARIO

1- 2021-75-08 Proyecto.pdf 2- Diagnóstico de la comunidad

local.pdf

3- Informe ejecutivo.[Físico] 4- Registro y seguimiento a proyectos de desarrollo comunitario.xls

5- Acta de cierre proyecto [Físico] 6- Comunicados [@] [Físico]

5 5 X

PC Director Programa\

C:\DESARROLLO COMUNITARIO

(1,2,4)

Archivador Oficina del Programa

(3,5,6) e-mail Director(a)

Programa (6)

(3)

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GESTIÓN CENTRAL

2435-46 CURRICULO

2435-46-01 Desarrollo Curricular 1- Proyecto Educativo del

Programa (PEP).pdf

2- 2000-F-618 Plan analítico de programa.pdf

3- 2000-F-619Syllabus.pdf

2 8 X

PC Director(a) Programa\

(1,2) PC Director(a)

Programa\

C:\CURRICULO\Syllabu s\2013

(3)

Cada vez que se actualicen los documentos 1 y 2 se conservarán dos años en el programa de posgrado y se transfieren al Archivo Central. Los syllabus se organizan por año, por ciclo/semestre y por espacio académico, materia, asignatura o seminario según sea el caso.

2435-46-02 Evaluación Curricular 1- Evaluación curricular [Físico] 2- Propuesta de ajuste plan de

estudios.pdf

3- Propuesta actualización

curricular.pdf 3 7 X

Archivador Oficina (1) PC Director(a)

Programa\

C:\CURRICULO\Evalua ción Curricular

(2,3)

Como resultado de la evaluación puede generarse una propuesta para ajustar el plan de estudios o actualizar el currículo. Estas propuestas son evaluadas en el comité curricular particular.

2435-48 DESARROLLO ESTUDIANTIL 1- Caracterización

socioeconómica.xls 2- Acta de elección de

representación estudiantil [Físico]

5 _ X

PC Director(a) Programa\

C:\DESARROLLO ESTUDIANTIL

(1)

Archivador Oficina del Programa

(4)

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GESTIÓN CENTRAL 2435-61-01 Eventos Académicos y de

Fomento

1- Programa del evento.doc/.pdf 2- Registro de inscripción-

asistencia [Físico] 3- Memorias- Evidencias

- Fotos [.jpg, .png, .TIFF] - Vídeos [mpg4, wmv, avi, mp4] - Grabaciones - audios [.mp3] 4- Evaluación del evento [Físico] 5- Informe.pdf

6- Comunicados [@], [Físico]

3 _ X

PC Director(a) Programa\

C:\Eventos académicos y de fomento

(1,3,5)

Archivador Oficina del Programa

(2,,4,6) e-mail Director(a)

Programa (6)

Son eventos académicos y de fomento las celebraciones del día del profesional (Abogado, Psicólogo. Etc.), aniversario de creación del programa, día del estudiante, foros, congresos, conferencias, concursos entre otros.

2435-70 EDUCACIÓN CONTINUA

1- 2020-F-127 Presentación programa educación continuada [Físico]

2- Carta de aprobación del curso de educación continuada [Físico] 3- Presupuesto.xls

4- 1300-F-574 Solicitud de salones [@]

5- 3060-F-160 Solicitud salas de computo [@]

6- Solicitud de refrigerios [Físico] 7- Registro de Asistentes [Físico] 8- Notas del Diplomado, Curso o

Seminario[Físico]

9- Comunicados [@] [Físico]

5 5 X

PC Director (a) Programa\

C:\EDUCACIÓN CONTINUA

(3,4,5)

Archivador Oficina del Programa

(1,2,6,8)

Se entiende por educación continua los Diplomados, Cursos de extensión y Seminarios.

(5)

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GESTIÓN CENTRAL 2435-71 HISTORIAS ACADÉMICAS

1- Formulario inscripción [Físico] 2- Recibo pago inscripción [Físico] 3- Copia acta grado o título

educación superior (pregrado-postgrado) [Físico]

4- Documento de identidad [Físico] 5- Libreta Militar [Físico]

6- Tarjeta profesional [Físico] 7- Hoja de vida [Físico] 8- Certificación laboral [Físico] 9- Formato entrevista [Físico] 10- Recibo pago matrícula [Físico] 11- Contrato de matrícula [Físico] 12- Planilla de notas SAC [Físico] 13- Novedades de notas [Físico] 14- Solicitudes académicas [Físico] 15- Certificado académico [Físico] 16- Carta de compromiso [Físico] 17- Carta asignación director trabajo

de grado [Físico] 18- Carta autorización de

explotación de producto intelectual [Físico]

19- Certificado dominio lengua extranjera [Físico]

20- Paz y salvos (Financiero y biblioteca) [Físico]

21- Recibo pago derechos de grado [Físico]

22- 1100-F-122 Requisitos para grado [Físico]

23- G-F-038 Certificación para grado individual [Físico]

2 10 X

Archivador Secretaría de la Facultad

- Todos los documentos la historia académica se encuentran en formato físico. - Dos años después que el estudiante haya recibido su titulación las historias académicas, sin importar la cohorte deben ser transferidas al Archivo Central.

- Las historias académicas de estudiantes que hayan suspendido sus estudios por cuatro periodos académicos consecutivos (2 años) se consideran inactivos y pueden ser transferíos al Archivo Central.

- Los soportes de inscripción de aspirantes que no hayan iniciado estudios pueden eliminarse mediante acta de eliminación 2 años después de la fecha de inscripción.

El único documento que ratifica que un estudiante es egresado titulado es el acta de grado. Estas no hacen parte de la historia académica ya que son emitidas y custodiadas por la Secretaría General.

(6)

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GESTIÓN CENTRAL 2435-78-01 Investigación Docente

1- Convocatoria.pdf

2- Proyecto de investigación.pdf 3- Concepto par evaluador.pdf 4- Registro y seguimiento a

proyectos de investigación docente.xls

5- Informe final del proyecto.pdf 6- Acta de cierre proyecto

investigación. [Físico] 7- Comunicados [@] [Físico]

3 7 X

PC Director(a) Programa\

C:\INVESTIGACIÓN\Inv estigación Docente

(1,2,3,4,5,6) Archivador Oficina

del Programa (6,7) e-mail Director(a) Programa

(7)

Los documentos conservan totalmente ya que contiene información de una función sustantiva de la universidad.

2435-78-02 Investigación Formativa 1- Reporte estadístico y

seguimiento de proyectos de investigación y tutores.xls 2- Agenda socialización proyectos

de grado [@]

3- Evaluación de la socialización proyectos de grado (Docentes y estudiantes) [Físico]

4- Sustentaciones (Libro de actas) [Físico]

5- Comunicados [@] [Físico]

3 7 X

PC Director Programa\

C:\INVESTIGACIÓN\Inv estigación Formativa

(1) Archivador Oficina

(3,4) e-mail Director(a)

Programa (2,5)

Se seleccionan para conservación definitiva los documentos de sustentación de proyectos de grado, los demás documentos se pueden eliminar transcurridos 10 años

2435-78-13 Eventos de Investigación 1- Programa del evento.doc/.pdf 2- Registro de asistencia [Físico] 3- Memorias- Evidencias del evento

- Fotos [.jpg, .png, .TIFF] - Vídeos [mpg4, wmv, avi, mp4] 4- Evaluación del evento [Físico] 5- Informe.pdf

6- Comunicados [@], [Físico]

3 7 X

PC Director Programa\

C:\INVESTIGACIÓN\Ev entos de Investigación

(1,3,4,5) Archivador Oficina

(2,6) e-mail Director(a)

Programa (6)

(7)

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GESTIÓN CENTRAL

2435-81 DESARROLLO DOCENTE

1- Plan de trabajo docente [e-Doc] 2- Plan de formación y capacitación

docente.xls

3- Reporte (Informe) de formación y capacitación docente. [e-Doc]

5 _ X

Sistema de Información Académico SAC

(1) PC Director(a)

Programa\

C:\DESARROLLO DOCENTE

(2)

2435-82 EVALUACIÓN DOCENTE

1- Reporte de evaluación docente.pdf

2- Plan de mejora y seguimiento.xls

3 7 X

PC Director(a) Programa\

C:\EVALUACIÓN DOCENTE

(1,2)

2435-94 NÓMINA

2435-94-01 Nómina Académica

1- Lineamientos de nómina por periodo académico.xls 2- Programación académica.xls 3- Reportes Nómina SAC (TC, MT,

CL, OPS) [Físico]

4- Disponibilidad docente.xls 5- Novedades de nómina [Físico] 6- Comunicados [@] [Físico]

1 _ X

PC Director Programa\

C:\Nómina académica

(1,2,4) Archivador Oficina

del Programa (3,5,6) e-mail Director(a)

Programa (6) 2435-119 PROYECTOS

2435-119-14 Proyectos del Plan General de Desarrollo

1- Ficha de proyectos.xls 2- Cronograma.xls

3- Informes de avance.pdf

4 _ X

PC Director(a) Programa\

C:\PROYECTOS

(1,2,3)

Se eliminan ya que la ejecución de los proyectos se consolida en los informes del Departamento de Planeación sobre la Gestión del Plan General de Desarrollo.

(8)

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GESTIÓN CENTRAL 2435-122 REGISTRO CALIFICADO

1- Documento maestro.pdf 2- Formato solicitud de registro

calificado. [e-Doc]

3- Recibo pago [Físico] / Registro de pago electrónico.xml 4- Carta designación de pares

académicos [Físico] 5- Agenda de visita de pares

académicos [Físico] 6- Informe preliminar visita de

pares. [e-Doc] [Físico] 7- Concepto MEN [e-Doc]

8- Recursos de reposición [Físico] 9- Resolución de

otorgamiento/negación de registro calificado MEN.pdf 10- Comunicados [@], [Físico]

2 5 X

PC Director(a) Programa\

C:\REGISTRO CALIFICADO

(1,9)

Sistema de Información SACES

http://saces.mineducaci on.gov.co/saces2/

(2,3,6,7)

Archivador Oficina del Programa (3,4,5,6,8,10) e-mail Director

Programa (10)

El programa puede conservar versiones en Word del Documento Maestro (1) para posteriores actualizaciones, sin embargo la versión definitiva debe conservarse en formato pdf.

Esta serie documental se conserva totalmente ya que los documentos contienen información valiosa de la gestión de la calidad académica. Además posee valor histórico ya que los documentos que la conforman dan cuenta de la evolución y reconocimiento de la institución a lo largo del tiempo.

Nota: Cada proceso de solicitud de registro calificado bien sea por primera vez o renovación debe organizarse de manera cronológica en un expediente que contiene documentos en formato físico y electrónico. 2435-146 ASESORIAS Y CONSULTORIAS

1- Solicitud [@] [Físico] 2- Propuesta temática de

consultoría [Físico]

3- Certificaciones de la consultoría realizada [Físico]

4- Comunicados [@] [Físico]

5 3 X

e-mail Director(a) Programa

(1,4) Archivador Oficina

(9)

CONVENCIONES: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección P* Conservación permanente RETENCIÓN= Expresada en años

GESTIÓN CENTRAL

DOCUMENTACIÓN DE APOYO

2435-31 COMUNICADOS

2435-31-02 Comunicados Generales 1- Comunicados [@],[Físico]

1 -- X

Archivador Oficina del Programa

(1) e-mail Director(a)

Programa (1) 2435-39 CONTROLES DE ASISTENCIA

1- Control asistencia docentes. 2- Control asistencia estudiantes

1 _ X

Archivador Oficina del Programa

(1)

2435-67 GESTIÓN

2435-67-02 Gestión de la calidad

1- Fichas de caracterización.pdf 2- Informe de Auditorías Internas y

externas.pdf

3- Plan de mejora. e-Doc 4- Tratamiento de Acciones

Correctivas o Preventivas. e-Doc

P* _ X

Sistema de Gestión de Calidad

http://sistemagestiond elacalidad.usta.edu.co

(1) PC Director (a) de

Programa (2) Sistema de Mejoramiento Continuo

SIMEC

http://190.145.116.27/c alidad/index.php

(3,4)

Se conserva

permanentemente en el archivo de gestión, por ser objeto de actualización.

2435-76 INVENTARIOS

2435-76-01 Inventario de activos fijos

1- Inventario de activos fijos [Físico] 2- Traslado de Activos Fijos (TAF)

[Físico]

P* _ X

Archivador Oficina del Programa

(1,2)

Se conserva

(10)

CONVENCIONES: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección P* Conservación permanente RETENCIÓN= Expresada en años

GESTIÓN CENTRAL 2435-112 PRESUPUESTO

1- Presupuesto.xls

1 _ X

PC Director(a) de Programa

C:\PRESUPUESTO

(1)

Se elimina ya que el documento aprobado se custodia en la Oficina de Presupuesto.

2435-136 GESTIÓN DOCUMENTAL

1- 3100-F-008 Tabla de Retención Documental.pdf

2- 3100-F-020 Formato Único de Inventario Documental.pdf 3- Acta de eliminación

documental.pdf

P* _ X

PC Secretaria del Programa de Posgrado

C:\ GESTIÓN DOCUMENTAL

(2,3)

Se conserva

permanentemente en el archivo de gestión, por ser objeto de actualización.

Ing. Germán Marín

Director Especialización en Administración y

Gerencia de Sistemas de la Calidad

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