1.-PROPÓSITO
Formalización de la admisión de los alumnos de la Universidad Paso del Norte y darle continuidad a este proceso cada cuatrimestre hasta su titulación.
2.-ALCANCE
Todos los aspirantes a ingresar a la universidad, todos los alumnos que concluyeron las asignaturas de periodos cuatrimestrales previos y desean reinscribirse al próximo cuatrimestre y los alumnos que han terminado todas las asignaturas del plan de estudio y desean realizar su titulación de la UTPN.
3.-POLÍTICAS DE OPERACIÓN
a. El aspirante, se deberá apegar a los lineamientos establecidos por el reglamento académico para completar con formalidad su proceso de inscripción.
b. El Departamento de Servicios Escolares, será el responsable de cotejar la documentación requerida para su proceso de inscripción.
c. En caso de documentación faltante el alumno tendrá 4 meses después de iniciado el ciclo escolar para completarla en caso de no cumplirlo estará sujeto al reglamento académico.
d. La documentación es digitalizada y entregada al alumno por parte de Servicios Escolares. En caso de un extravío o daño en la misma, se notificará al alumno a través de la Dirección de Carrera para el llenando del formato de aviso de extravío de documento F-SE-14.
e. Se considera al aspirante inscrito, cuando se le otorga la matricula que lo convierte en alumno de la Universidad Tecnológica Paso del Norte.
f. Para el uso de información y trámites del alumno por terceros en caso de que las circunstancias así lo requieran tendrá que ser un familiar de lazo de primer grado, además presentando un documento que compruebe ese lazo familiar. Servicios Escolares está apegado al aviso de privacidad de la Universidad Tecnológica Paso del Norte en cuestión del uso adecuado de los datos de los alumnos.
g. El alumno, para inscribirse a un periodo cuatrimestral, deberá tener acreditadas la totalidad de las asignaturas de los periodos cuatrimestrales previos. En caso contrario, podrá reinscribirse en la(s) asignatura(s) que no aprobó.
h. Opción única de Titulación es la aprobación de la estadía.
i. El alumno deberá cumplir con la totalidad de los requerimientos académicos-financieros para poder dar inicio al proceso de titulación.
j. El departamento de vinculación emitirá una constancia, donde el alumno culminó satisfactoriamente el servicio social.
l. Servicios Escolares, dará seguimiento a los trámites de titulación, llevados a cabo en la Dirección General de Profesiones, así mismo será el encargado de avisar al egresado, las disposiciones para entrega de títulos y de lo que ello derive.
5.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1.- Captura de datos y creación de
ficha de pago. El aspirante captura la informaciónsolicitada en la página de la UTPN, el sistema genera la ficha de pago de admisión F-SE-23.
Departamento de servicios escolares y/o Aspirante.
2.- Pago de derechos económicos para presentar examen de admisión.
Realiza el pago requerido para su derecho a presentar el examen de admisión en el banco designado.
Aspirante.
3.-Difunde fechas para examen de
admisión. Servicios escolares difunde las fechasasignadas para el examen de admisión.
Departamento de servicios escolares y / o Departamento de prensa y difusión.
4.- Presentar examen de admisión. El aspirante acude al lugar y en la fecha designada para presentar el examen de admisión.
Aspirante.
5.- Difunde lista de aceptados. Servicios escolares difunde las listas de aceptados, con la matricula correspondiente a cada Aspirante.
Departamento de servicios escolares y/ o Departamento de prensa y difusión.
6.- Pago de derechos económicos para inscripción.
Realiza el pago requerido para su inscripción en el banco designado.
Aspirante. 7.- Entrega de documentación y
recibo de pago. Entrega todos los documentosrequeridos por el Reglamento Académico y recibo de pago.
Aspirante.
8.- Recepción de documentos. Coteja documentación estipulada por el reglamento académico, la digitaliza, obtiene copias fotostáticas y regresa originales al estudiante junto con el formato “Comprobante de recepción– devolución de documentos para inscripción F-SE-21”.
En caso de que al aspirante le llegase a faltar un documento, se le informara por medio del formato comprobante de recepción – devolución de documentos para inscripción F-SE-21.
En caso de un extravío o daño en la documentación propiedad del alumno, se le notificará a través de Dirección de carrera y se llenará formato de aviso de extravío de documento F-SE-14.
Departamento de Servicios Escolares.
9.- Aspirante inscrito. El aspirante se considera alumno inscrito en el periodo después de haber cumplido los requisitos.
10.- Validación de reinscripción del alumno por parte del tutor.
Valida inscripción al siguiente periodo en base a resultados del periodo anterior inmediato y entrega formato reinscripción F-SE-05 al alumno.
Tutor.
11.- Impresión de fichas de depósito
para reinscripción de alumnos. Impresión de ficha de pago de re-inscripción F-SE-13, en la cual se obtiene acceso en la página de UTPN.
Alumno.
12.- Pago de derechos económicos
para reinscripción. Realiza el pago requerido para suinscripción en el banco designado. Alumno. 13.- Validación de reinscripción del
alumno por parte del departamento de finanzas.
El departamento de finanzas recibe del alumno el comprobante de pago de derechos económicos para reinscripción y le autorizan la reinscripción por medio de una firma autógrafa en el formato F-SE-05.
Departamento de administración.
14.- Validación de reinscripción del alumno por parte del departamento de servicios escolares.
Se recibe formato F-SE-05 y el formato F-SE-16 cuando así aplique, se valida la reinscripción con una firma autógrafa en el formato reinscripción F-SE-05. Se conserva la parte original este formato y el alumno conserva la copia.
Departamento de Servicios Escolares.
15.- Alumno inscrito. El alumno se considera inscrito en el periodo después de haber cumplido los requisitos.
Alumno.
16.- Difunde requisitos de
documentación para titulación. De acuerdo a lo establecido por laDirección General de Profesiones, difunde los requisitos documentales a cubrir por el egresado para el registro de título y emisión de cédula profesional. Ya sea de nivel Técnico Superior Universitario o de Ingeniería.
Departamento de Servicios Escolares.
17.- Pago de derechos de titulación. El departamento de finanzas realiza el pago de titulación y emisión de cedula profesional del alumno.
Departamento de Administración. 18.- Reúne requisitos para titulación. El alumno egresado reúne los
documentos establecidos por la Dirección General de Profesiones y además las firmas y sellos correspondientes para el formato F-SE-20.
Egresado.
19.- Recepción de documentos para titulación.
El departamento de servicios escolares llena el formato F-SE-04 para la recepción de documentos para titulación.
Recibe constancia de no adeudo
SE-20.
En caso de que el egresado así lo solicite se le hará entrega de la constancia de terminación de estudios F-SE-18.
20.-Tramite de registro de título y emisión de cedula profesional.
Registra cédulas ante Dirección General de Profesiones.
Departamento de Servicios Escolares.
21.-Entrega de título y cédula
profesional. Entrega al egresado los documentosque lo avalan como Profesionista, registrándolo en formato F-SE-22.
Departamento de Servicios Escolares.
6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documento Código Tipo
Reglamento académico N / A Interno
7.- INFORMACIÓN DOCUMENTADA Información
documentada ConservaciónTiempo de Disposición Responsable deconservarlo informaciónCódigo de documentada Recepción de
documentos de titulación.
Se conversa hasta realiza la entregan de documentos de titulación
N / A Servicios Escolares F-SE-04
Reinscripción. 5 meses Destrucción Servicios Escolares F-SE-05 Ficha de pago de pago
de re- inscripción.
N / A N / A Alumno F-SE-13
Formato de aviso de
extravío de documento. Permanente N / A Servicios Escolares F-SE-14 Solicitud de cambio,
carrera, grupo y turno. 6 meses N / A Servicios Escolares F-SE-16 Constancia de
terminación de estudios. N/A N/A Egresado F-SE-18
Constancia de no adeudo Permanente N/A Servicios Escolares F-SE-20 Comprobante de
recepción – devolución de documentos para inscripción.
Permanente N/A Servicios Escolares F-SE-21
Ficha de pago de
admisión. N/A N/A Aspirante F-SE-23
Entrega de documentos de titulación.
8.- GLOSARIO
ASPIRANTE. -Refiere, a toda aquella persona interesada en integrarse en la Universidad Tecnológica Paso del Norte.
FICHA DE DEPÓSITO. -Formato impreso, donde estipula cantidad y datos bancarios. ESTADIA. - Practicas en el campo laboral.
TITULACIÓN. - Proceso de obtención de título. ALUMNO. - Persona Inscrita en la institución.
MATRICULA. -Conformación de números, que tienen como finalidad identificar a los alumnos y a quienes pertenecieron a la institución para fines académicos-financieros.
9.- CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN
Número de Revisión Fecha de
Actualización Descripción del cambio
0 4 / 08 / 2013 Liberación
1 21/ 02/ 2014 Se añaden políticas: c. En caso de documentación faltante el alumno tendrá 4 meses después de iniciado el ciclo escolar para completarla en caso de no cumplirlo estará sujeto al reglamento académico, d. La documentación es digitalizada y entregada al alumno por parte de Servicios Escolares. En caso de un extravío o daño en la misma, se notificará a través de la Dirección de Carrera para localizar al alumno y llenando formato de aviso de extravío de documento F-SE-14. Para el uso de información y trámites del alumno por terceros en caso de que las circunstancias así lo requieran tendrá que ser un familiar de lazo de primer grado, además presentando un documento que compruebe ese lazo familiar. Servicios Escolares está apegado al aviso de privacidad de la Universidad Tecnológica Paso del Norte en cuestión del uso adecuado de los datos de los alumnos.
En secuencia de etapa 4 se añade: En caso de un extravío o un daño en la misma, se notificará a través de dirección de carrera para localizar al alumno y se llenará formato de aviso de extravío de documento F-SE-14. Se añade en información documentada, Formato de aviso de extravío de documento F-SE-14.
agregó al nombre, “para inscripción”; En las etapas 1, 2 y 3 el responsable se cambió del alumno al aspirante; En la etapa 4 se agrega el formato F-SE-17, se modifica el segundo párrafo de la actividad; En la etapa 5 se cambia el nombre para determinar cuándo un aspirante ya es alumno; Se cambió el orden de las etapas 5 y 6; Se cambió el procedimiento de la etapa 7, antes se entregaba en servicios escolares , ahora el alumno la imprime; Se cambió la etapa 8 de cumplimiento económico para reinscripción a el pago de derechos económicos para reinscripción; Se agregó el paso 9 de validación de reinscripción de alumno por parte del departamento de finanzas; Se cambió el nombre al paso 10, se agrega el formato 16 y el formato F-SE-15;En paso 13 se cambia la actividad; Se agrega paso 14 reúne requisitos para titulación; En paso 15 se agregan los formatos F-SE-20 y el F-SE-18. Los indicadores de desempeño se cambiaron.
3 06/10/2014 Se agrega el formato F-SE-21 en la etapa 5.
4 13/10/14 Se le cambio la descripción a índices de desempeño.
5 27 /01/16 Se corrigió el diagrama de flujo.
6 15/02/2016 Se agregó en la etapa 4 las copias fotostáticas. En la descripción del procedimiento en la etapa 4 se quitó el formato F-SE-04 y se agregó el formato comprobante de recepción-devolución de documentos para inscripción F-SE-21. En la etapa 5 se eliminó al acudir a la plática para alumnos de nuevo ingreso deberá firmar el formato F-SE-21. En la información documentada el formato de recepción / devolución de documentos de titulación, en el formato de devolución de documentos el tiempo de conserva es permanente, y el responsable de conservarlo es servicios escolares. Se le cambió el nombre al formato F-SE-21. Se modificó el diagrama de flujo. Se cambia el nombre en la etapa 11.
7 18/08/2016 Se actualizó el documento de la norma ISO 9001-2008 a ISO 9001:2015 en los puntos de la norma que aplica. Se agregaron las etapas 2,3 y 4. En el punto 4 se agregó la asignación de la matricula que se retiró del punto de recepción de documentos.
Para el punto de difunde requisitos de documentación para titulación se agregó el nivel de estudios, en la actividad.
documentada” en el punto 7.
8 2/12/2016 Se agrega el punto número 3 difunde fechas para examen de admisión.
Se elimina el formato F-SE-15 y el formato F-SE-17 se cambió el tiempo de conservación.
Se cambian los índices de desempeño.
9 2/08/2017 En la etapa 1 se modificó el formato de la ficha de pago de admisión F-SE-23, en la etapa 3 y 5 se agregó en responsables al departamento de prensa y difusión y en la etapa 8 se eliminó el formato F-SE-17.
10 16/02/2018 Se actualiza el formato F-SE-04 y se agrega el formato F-SE-22 en la etapa 21, se cambió el tiempo de conserva del formato F-SE-04 y el F-SE-16.