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Memoria de actividades Archivo y Registro 2008

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Academic year: 2020

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(1)SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Facultad de Documentación C/ San Cirilo s/n 28804 Alcalá de Henares (Madrid) Teléfonos: 918855001/02/03 FAX 918852413. MEMORIA DE ACTIVIDADES SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. AÑO 2008.

(2) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. MEMORIA DE ACTIVIDADES DE LA SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO DE LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ AÑO 2008. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. SUMARIO. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Pág.. Cambios en la plantilla……………………………………........ Servicios…………………………………………………………. Implementación del SGA: CLARA………………................... Presentaciones de la Sección a instituciones externas……. Cooperación y relaciones institucionales……………………. Visitas realizadas………………………………………………. Publicaciones………………………………………………..…. Asistencia a cursos y jornadas…………………………….…. Participación del AU en Iniciativas para el PAS………….…. Actualización del equipamiento en el AU…………………….. 2 3 4 5 5 6 6 6 7 7. REGISTRO GENERAL Personal de la unidad………………………………………….. Implantación del Registro Telemático…………………….….. Formación……………………………………………………….. Actualización del equipamiento en el RG……………………. Estadísticas de Registro..…………………………………..….. 8 8 8 8 9. CONCLUSIONES………………………………………………. 10 ANEXO I: Estadísticas de Registro completas…….………... 11. 1.

(3) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. ARCHIVO UNIVERSITARIO. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El Archivo ha continuado con su apuesta por la Gestión Integral de Documentos, conforme a las recomendaciones establecidas en la norma ISO/UNE 15489 1-2: Information and Documentation: Records Management, con la intención de dar un servicio de calidad a las necesidades documentales de la Universidad de Alcalá, dentro del marco de la gestión de la información y la Administración electrónica. La gestión integral de documentos es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos, desde la creación de los documentos en las oficinas de gestión hasta su destrucción o conservación en el Archivo Universitario, es decir, durante todo el ciclo de vida de los documentos.. Cambios en la plantilla: El Jefe de la sección Fernando García Manzanero ascendió a Jefe del servicio de Relaciones Internacionales, donde presta servicio desde el 5 mayo. Ocupó la jefatura en funciones el Técnico de Archivo Santiago B. Gutiérrez Martínez. La plaza de Técnico de archivo fue cubierta por la contratación temporal de Sofía Miquel Bescansa, cuyo contrato terminó el 30 de noviembre, y ahora está vacante. Dada la situación económica que atraviesa la universidad de momento no está previsto contratar a nadie.. 2.

(4) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. SERVICIOS. Horario de apertura: como importante novedad hay que destacar la apertura del Archivo Universitario por las tardes, excepto los viernes. Pasamos de esta forma de 25 horas de servicio semanales a 33 horas. Esta ampliación se ha realizado gracias a la coordinación y colaboración del equipo de la unidad, puesto que solamente el jefe de sección tiene dos tardes obligatorias.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Ingreso de documentación: 668 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo, descripción e instalación con signatura definitiva en el depósito. Préstamos a las oficinas: 749 préstamos. Recepción de peticiones, búsqueda, transporte, envío, devolución y reinserción en su caja. Intercalaciones. Debido a la centralización de las secretarias de alumnos de las distintas facultades y escuelas en las tres secretarias actuales se han intercalado en sus expedientes unas 7000 fichas de alumnos, terminando así el proceso iniciado el año anterior. Hay que añadir las intercalaciones de expedientes, altas, consultas en sala y telefónicas, actualizaciones y correcciones de bases de datos, que no se contabilizan. Convenios: Hasta el momento han sido registrados 506 convenios y anexos firmados en el 2008, aunque hasta febrero o marzo del presente año seguirán llegando más del año anterior. Se han servido 52 peticiones de convenios en formato PDF por correo electrónico.. Gráfico 2007 / 2008 2500 2000 Cajas. 1500. Préstamos. 1000. Convenios. 500 0 2007. 2008. 3.

(5) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. Digitalización. Se ha actualizado la documentación de actas académicas (incluyendo su encuadernación), las de estudios propios, órganos colegiados, etc. y se enviaron 40 CD-ROM actualizados para su consulta por las distintas Secretarías de alumnos de los tres campus, Postgrado y Estudios Propios, con lo que se evita el deterioro y salida de los originales. Se han digitalizado 600 planos exentos (Planero 1) de un total de 5.000. Biblioteca Auxiliar. Se reciben anualmente las revistas “Tabula”, “Lligal”, el “Boletín” y el “Flash” mensual del Consejo Internacional de Archivos, y “Archivamos” de la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL).. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Actualización de las páginas web de Archivo y Registro: a través del servicio de Modificaciones Web del Sº de Comunicación y Administración electrónica son actualizadas permanentemente. Implementación del Sistema de Gestión de Archivo: CLARA Se ha continuado con el proceso de implementación del programa CLARA, de la empresa Ever Documentica, adquirido en 2005 pero que por diversas vicisitudes no comenzó a implantarse hasta 2007. En diciembre de 2007 se enviaron los datos a la empresa Ever, pero no obtuvimos respuesta hasta mayo de 2008, cuando desde el Archivo y los Servicios Informáticos de la UAH exigimos la continuación del proceso. Junio: el AU envió los datos acumulados entre enero y mayo. Este mes pudimos ver por primera vez los datos migrados, lo que nos permitió hacer pruebas en el programa, comprobar si todo estaba correcto, y que podíamos recuperar la información. Hubo algunos problemas que la empresa corrigió en parte. Julio: migración definitiva a Clara, esta vez con todos los datos. Septiembre: El paso siguiente fue la implementación del módulo de Recepción de transferencias, Descripción y Búsquedas. Fueron necesarias varias correcciones por parte de la empresa, y todavía en diciembre del presente año estamos solucionando los problemas que han ido surgiendo. Fases previstas: 1. Módulo de Recepción de transferencias, Descripción y Recuperación: ya configurado y en explotación. 2. Préstamo: en diciembre se hicieron los últimos arreglos y en enero de 2009 comenzaremos a explotarlo. 3. OPAC (Catálogo Público de Acceso Abierto) en Internet, pendiente. 4. Entrada datos on-line desde las oficinas de gestión, pendiente. 5. Gestión de depósito, pendiente.. 4.

(6) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. Presentaciones de la Sección a instituciones externas El 6 noviembre el Jefe de sección recibió al Taller de empleo de Archivos Municipales “Los Cármenes 2008”. Se hizo una presentación del Servicio en el Seminario I de la Facultad de Documentación, y una visita guiada a las instalaciones. El resto del personal del AU explicó su área respectiva. Veinte personas entre alumnos y profesores.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El 2 diciembre: Presentación del Servicio de Archivo y Registro a un grupo de profesores franceses de la prestigiosa École Nationale des Chartes, invitados por la profesora Mari Val González de la Peña, del Dpto. de Ciencias Historiográficas de la UAH y el profesor de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid Diego Navarro. Presentación del servicio, instalaciones, digitalización, etc. Veinticinco personas.. Cooperación y relaciones institucionales El Archivo Universitario es miembro de la CAU (Conferencia de Archivos Universitarios), integrada en la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), y forma parte del Grupo de trabajo de Repositorios Institucionales. El 13 de noviembre se visitó el Archivo de la Universidad Carlos III de Madrid para tratar dos asuntos: - Presentación del proyecto de dicho Archivo de creación de un consorcio de Archivos Universitarios para la programación de una aplicación o sistema de Gestión de Archivos en software libre compartido entre las universidades de la Comunidad de Madrid, proyecto que será presentado en las próximas Jornadas de la CAU. - Puesta en común de los problemas que presenta el programa de gestión de archivos Clara. El Archivo de la U. Carlos III de Madrid fue el primero en instalar este programa, y tiene ya gran experiencia en su utilización. A la visita asistieron: Santiago B. Gutiérrez como Jefe del Archivo, Sofía Miquel Técnica, y Diego García Gómez como responsable del préstamo.. El 22 de noviembre el Jefe de sección visitó el Archivo Municipal de Pastrana, en relación a documentación existente en el Archivo Universitario del fondo privado San Gabino Molinero, procedente de la restauración realizada por la Oficina de Proyectos de la UAH en el edificio que es actualmente la Residencia Universitaria de Sigüenza.. 5.

(7) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. Visitas realizadas por personal del Archivo junto a la Escuela Taller de Nuevas Tecnologías: 24 de abril: Visita al Centro de Conservación y Restauración de Bienes Culturales de Castilla y León (CCRBC) y al Archivo General de Simancas. 24 de Junio: Visita al Archivo Histórico Provincial de Guadalajara. 3 de Julio: Visita al Archivo Histórico Nacional de Madrid. 8 Septiembre: Visita del Jefe de Sección al Archivo Real Navarra, en Pamplona.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. 27 de Noviembre: Visita al Archivo de la Defensa Militar y al Archivo Diocesano y Catedralicio, ambos en Ávila.. Publicaciones GARCÍA MANZANERO, Fernando y GUTIÉRREZ MARTÍNEZ, Santiago B., El Archivo Universitario de Alcalá diez años después (1997-2007). Boletín de la ANABAD, 2008, Vol. 58, nº 1, p. 77-85. Guía del Archivo Universitario: se ha continuado con su redacción y actualización y en breve será publicada en la página web en formato digital. Guía breve del Archivo Universitario (tríptico). Creación en el repositorio institucional de la UAH de una Colección del Archivo Universitario.. Asistencia a cursos y jornadas - Jornadas de formación para los grupos de mejora de los Servicios de la UAH, asistió Santiago B. Gutiérrez, 3 de abril. - Curso sobre el programa de gestión de archivos Clara, 10 h. Asistió todo el personal del Archivo, 2-3 julio. - Curso “Los archivos hoy: lo viejo y lo nuevo en gestión de documentos y archivos”, Universidad de Navarra (Pamplona). Asistió Santiago B. Gutiérrez, 8-9 de septiembre. - Realizando desde noviembre del Curso de especialización on-line “eAdministración y gestión de documentos” de la Fundación Azmoz. - Cursos de inglés del British Council a través del Plan de formación para el PAS, realizados por Santiago B. Gutiérrez: Mayo: finalización del nivel Advanced Octubre: comienzo del nivel Preproficency 6.

(8) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. Participación del Archivo Universitario en Premios e iniciativas para el PAS - Grupo de mejora “Digitalización del archivo en las Administraciones de centros”, coordinado por Carmen Guirao, Jefa del servicio de Administración de centros; este grupo recibió una mención especial. - Presentación al II Premio a las mejores prácticas de los servicios administrativos y universitarios de la UAH convocatoria 2008, de la mejora “Mejora del servicio de difusión de la información en el Archivo Universitario, aplicada a los convenios firmados por la UAH”.. Actualización del equipamiento en el Archivo Universitario. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. -. Nueva impresora láser color HP comprada por el Servicio de Administración y Seguimiento de Unidades de Negocio Dos escáneres HP comprados por la Oficina Tecnológica Nueva Xerox multifunción (fotocopiadora, escáner, fax e impresora) en renting por el Servicio de Compras e Inventario Escalera de seguridad para el Depósito. 7.

(9) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. REGISTRO GENERAL. Personal de la unidad La plantilla actual del Registro General es de dos plazas, un Negociado y un Auxiliar, más la contratación temporal de un segundo Auxiliar como apoyo durante seis meses cada año (de mayo a octubre).. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Debido a repetidas incidencias en el funcionamiento del servicio, el Jefe de la sección envió a la Gerencia un informe solicitando una tercera plaza permanente para Registro General, con fecha de 6 de octubre de 2008.. Implantación del Registro Telemático A finales del año la Mesa de Contratación de la UAH resolvió la adjudicación definitiva del contrato de servicios 169/08 Implantación de un Registro Telemático y Presencial (ver Servicio de Contratación / Perfil del contratante), a favor de la empresa TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES DE ESPAÑA, S.A.U., con un plazo de ejecución de 5 meses. Por lo tanto esperamos que en breve plazo comience a desarrollarse el proyecto, lo que requerirá una actualización de la normativa actual de Registro, formación para el personal de mismo y una modernización de la infraestructura tecnológica.. Formación - Cursos de inglés del British Council de la oferta de formación para el PAS, realizado por Maribel Olmos Hervás Octubre: comienzo del nivel Preintermediate - Access Avanzado, realizado por Maribel Olmos Hervás - Word, realizado por Maribel Olmos Hervás y Sonia Río Agudo (contratada de apoyo al Registro). - Preparación para oposiciones Escala Auxiliar, realizado por Maribel Olmos Hervás y Sonia Río Agudo.. Actualización del equipamiento en el Registro General - FAX proporcionado por el Servicio de Compras e Inventario - Impresora: la retirada del despacho de Jefe de sección. 8.

(10) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. Estadísticas de registro En número total de transacciones registrales fue de 23690 en todos los registros. En el Registro General: Entradas Salidas Sección I Sección II. 5556. 3972. 2614. 4486. 8170. 8458. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. En el Registro General más los registros periféricos: Entradas Salidas Total. 13896 9794 23690. Para mayor detalle consultar Anexo I. 9. Total 8170 8458 16628.

(11) Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. CONCLUSIONES. La Sección de Archivo Universitario y Registro ha seguido manteniendo un nivel ascendente de oferta de servicios y de calidad de los mismos. Toda la plantilla se ha esforzado al máximo para ampliar servicios, mejorar los existentes y corregir las deficiencias que el sistema podía presentar.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Esta progresión se ha dado en un contexto de reducción de recursos debido a la difícil situación económica que atraviesan las universidades públicas de la Comunidad de Madrid, precisamente en un momento en el que éstas necesitarían un mayor apoyo para conseguir los objetivos marcados por el Proceso de Bolonia y el Espacio Europeo de Educación Superior. Es de destacar el esfuerzo que la Gerencia de la Universidad de Alcalá está realizando para modernizar los sistemas de gestión de la información, herramientas básicas para un eficaz tratamiento de la documentación. En concreto este año en la Sección se ha implantado el nuevo Sistema Integral de Gestión de Archivos Clara que controla todas las operaciones de descripción y ubicación de los documentos, control del depósito, consulta y préstamo. Además se ha comprado una aplicación específica para Registro telemático que será implantada en 2009, dentro del marco de la Administración Electrónica, cuya consecución es de obligado cumplimiento por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. No ocurre lo mismo en el apartado de los recursos humanos. En los “Criterios para dimensionar la plantilla de personal de un archivo universitario”, elaborados por el Grupo de Trabajo de Recursos Humanos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU) en 2008, se pone de manifiesto que la dotación en recursos humanos de los archivos universitarios presenta una situación precaria, y se hace un llamamiento para que los órganos de gobierno con responsabilidad sobre la organización y gestión de los archivos universitarios sean conscientes de la necesidad de un mayor esfuerzo en la dotación de personal de los mismos.. 10.

(12) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Sección de Archivo Universitario y Registro. Memoria de actividades. 2008. ANEXO I ESTADÍSTICAS DE REGISTRO. 11.

(13) ESTADISTICA DE REGISTRO DEL AÑO 2008 RESUMEN GENERAL MES. 2008 enero. 2008 febrero. 2008 marzo. 2008 abril. 2008 mayo. 2008 junio. 2008 julio. 2008 agosto. 173 158 236 390 23 87 10 11 10 12 9 2 15 7 3 6 14 10 10 5 3 3 23 0 12. 800 421 645 594 216 13 109 13 116 26 60 4 159 69 53 14 71 15 64 6 48 13 115 3 36. 1309 545 43 154 117 36 139 11 48 23 35 9 96 14 6 23 32 15 33 7 14 12 55 3 22. 296 440 185 304 44 45 39 11 28 23 2 16 38 3 5 18 16 6 34 6 23 11 64 2 35. 201 411 70 297 39 31 12 7 9 6 5 9 9 9 2 31 11 9 23 11 7 2 39 2 4. 632 365 155 306 231 18 130 11 105 12 95 5 108 6 51 6 39 8 119 9 34 2 132 3 66. 577 644 292 355 146 33 67 12 63 17 37 2 66 12 26 13 19 14 34 3 30 3 51 2 49. 126 131 54 116 -. 2008 octubre. 2008. 2008. Septiembre. 2008. noviembre. diciembre. TOTAL REGISTRO. 233 105 246 401 80 16 32 10 35 13 12 5 61 5 17 7 17 3 36 7 16 7 53 6. 365 357 238 735 126 32 43 20 85 12 25 4 57 8 16 13 25 8 48 2 17 5 53 2 3. 364 235 192 503 101 23 46 27 58 10 27 8 74 4 30 20 23 7 24 7 11 9 53 5 6. 480 160 258 331 95 15 59 27 52 5 39 2 63 40 24 9 26 7 23 6 22 5 42 0 3. 5556 3972 2614 4486 1218 349 686 160 609 159 346 66 746 177 233 160 293 102 448 69 225 72 680 22 242. REGISTRO Secc I Secc II Politécnic Medicina Ciencias CC EE Farmacia Filosofía Derecho Multidep. Magíster Enfermer R y Cajal. E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E.

(14) Gráfico de las Secciones I y II del Registro General en el Rectorado Evolución anual Registro General año 2008. Entradas Salidas. ab ri m l ay o ju ni o ju l a io Se g o pt sto ie m b oc re no tu b vie re di mb r ci em e br e. en e fe ro br er m o ar zo. 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0.

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