Documental del Sistema Nacional de Información
sobre Cantidad, Calidad, Usos y Conservación del
Agua (SINA), y su Vinculación con los Sistemas
Regionales de Información sobre el Agua (SIRAs)
México, agosto de 2006
Organización del manejo y acceso a la
información documental del Sistema Nacional de
Información sobre cantidad, calidad, usos y
conservación del Agua (SINA), y su vinculación
con los Sistemas Regionales de Información
sobre el Agua (SIRA’s)
INFORME OMM/PREMIA No. 011
Organización Meteorológica Mundial
Consultor:
Didier DELAGE
(Francia)
COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA
LIC. CRISTÓBAL JAIME JÁQUEZ
Director General
ING. JOSÉ ANTONIO RODRÍGUEZ TIRADO
Coordinador de Asesores
ING. JOSÉ LUIS ADAME DE LEÓN
Subdirector General de Gerencias Regionales
ING. CÉSAR L. COLL CARABIAS
Subdirector General de Administración
DR. ALFONSO SALINAS RUÍZ
Subdirector General de Administración del Agua
ING. JESÚS CAMPOS LÓPEZ
Subdirector General de Infraestructura Hidráulica Urbana
ING. CÉSAR O. RAMOS VÁLDES
Subdirector General de Infraestructura Hidroagrícola
LIC. BLANCA ALICIA MENDOZA VERA
Subdirectora General Jurídica
ING. CÉSAR HERRERA TOLEDO
Subdirector General de Programación
DR. FELIPE I. ARREGUÍN CORTÉS
Subdirector General Técnico
LIC. RICARDO S. GUTIÉRREZ CALDERÓN
Titular del Órgano Interno de Control
ORGANIZACIÓN METEOROLÓGICA MUNDIAL Departamento de Actividades Regionales y Cooperación Técnica para el Desarrollo (RCD)
Petteri Taalas, Director RCD
Cooperación Técnica para las Américas (AME)
Francisco Villalpando, Gerente de Programas AME Oficina de Proyectos de la OMM en México (MEX)
José Alfredo Garza, Jefe MEX
Preparación del Informe Final: Didier Delage (Francia)
Edición y Revisión Final: Alfredo Garza (OMM)
Colin Herron (Reino Unido / México)
Acuerdo de Cooperación Técnica
SEMARNAT / CNA – OMM 2005
Proyecto de Fortalecimiento del Manejo Integrado del Agua (PREMIA)
Programa de Trabajo CNA 2006
NOTA
Las opiniones, conceptos y recomendaciones expresadas en el presente informe deberán ser considerados como aquellas del consultor o consultores y no necesariamente como las de la Organización Meteorológica Mundial.
Cualquier mención o referencia de productos en el presente informe no deberá ser considerada como un aval de los mismos por parte de la Organización Meteorológica Mundial.
NOTE
The opinions, concepts and recommendations expressed in the present report should be considered as those of the consultant(s) and are not necessarily those of the World Meteorological Organization.
Any mention or reference of products contained in the present report should not be construed as their endorsement by the World Meteorological Organization.
Contenido
Lista de Figuras ... iii
Lista de Tablas ... iii
Resumen Ejecutivo ... 5
1. Diagnóstico e inventario del material documental existente en la CONAGUA ... 5
1-2 Radiografía de la información documental en la CNA ... 6
Tabla 2 - Recopilación del volumen de información disponible y producida en la
CNA ... 6
1-3 Carencias observadas... 7
2.7 Programa de actividades prioritarias ... 9
Introducción ... 10
1. Preámbulo - Los diferentes tipos de información y su manejo ... 12
1.1 La información numérica ... 12
1.2 La información documental ... 12
1.3 Descripcion de un procedimiento optimizado de gestion documental ... 13
2. Desarrollo de la misión de la consultoría ... 17
3. Diagnostico e inventario del material documental existente en la CNA y sus
procesos de administracion ... 18
4. Procedimiento general para la organización y el manejo de la información
documental en el SINA y SIRAS’s ... 23
4.1 Función de un sistema de gestión documental (SGD) ... 24
5 Procedimiento para el manejo fisico y tecnico del material documental impreso
y magnetico ... 26
5.1 El contenido ... 26
5.2 Un equipo de colaboradores para el SINA/SIRA ... 27
5.3 Herramientas para el SGD SINA/SIRA ... 33
5.4 Un material documental para el SINA/SIRA... 38
5.5 Requerimientos de infraestructura informática para el SGD ... 43
5.6 Propuestas sintéticas de infraestructura informática ... 44
La creación de un área de “Documentación e información”, con un lugar físico, aportaría visibilidad y valor al trabajo de recolección y procesamiento de la información documental, que hasta hoy existe
parcialmente, pero sin reconocimiento. ... 46
5.8 Un acceso geografico a la información ... 46
6. Programa de acciones prioritarias para la organización del SGD ... 47
Conclusiones ... 51
Anexos... 52
Anexo 1 – Términos de Referencia ... 53
Anexo 2 – Encuesta: Modo operatorio ... 58
2.1 Modo operatorio ... 58
Anexo 3 – Encuesta: formato utilizado ... 61
Anexo 4 – Encuesta: la lista de las personas encontradas ... 68
Anexo 5 – Encuesta: análisis de los formatos ... 73
Resultados de la encuesta ... 73
Anexo 6 - Balances de los formatos de la encuesta ... 75
Lista de Figuras
Figura 1 - Esquema de organización general del SINA/SIRA’s ____________________________________ 10 Figura 2 - Relaciones entre los 5 procesos tecnicos del SINA y de los SIRA’s _______________________ 11 Figura 3 - El circuito del documento ___________________________________________________________ 13 Figura 4 – Organización administrativa de la CNA _______________________________________________ 18 Figura 5 – Metodos de catalogacion ___________________________________________________________ 21 Figura 6 – Esquema de organización del SGD SINA/SIRA’s ______________________________________ 45
Lista de Tablas
Tabla 1 - Lista de Acrónimos
Acrónimo Descripción
Inglés Español Inglés Español
AHA AHA Water Historical Archive Archivo Histórico del Agua
BEPBald BEPBald Studies and Projects Library/Balderas Biblioteca de estudios y proyectos/Balderas
BANDAS BANDAS National Surface Water Databank of Mexico Banco Nacional de Datos Aguas Superficiales
CFE CFE Federal Electricity Commission (of Mexico) Comisión Federal de Electricidad CNA CNA National Water Commission (of Mexico) Comisión Nacional del Agua
DCP PCD Data Collection Platform Plataforma colectora de datos
GIS Geographical Information System Sistema de Información Geográfica
IMTA IMTA Mexican Institute of Water Technology Instituto Mexicano de Tecnología del Agua
INE INE National Ecological Institute Instituto Nacional de Ecologia
INEGI INEGI Statistics, Geography And Informatics National
Institute
Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática
IOW OIA Interntational Office for Water Oficina Internacional del Agua
ODBC ODBC Open Database Connectivity Conectividad abierta de bases de datos
PREMIA PREMIA Project to Strengthen Integrated Water Resources
Management in Mexico Proyecto de Fortalecimiento del Manejo Integrado del Agua en México NMS SMN National Meteorological Service of Mexico Servicio Meteorológico Nacional
REPDA REPDA Public register of Water rights Registro Público de Derechos de Agua
SEMARNAT SEMARNAT Mexican environment Agency Secretaría de medio ambiente y recursos naturales
SGD SGD Documental management system Sistema de Gestión Documental
SINA SINA National Water Information System Sistema Nacional de Información sobre cantidad,
calidad, usos y conservación del Agua
SIRA SIRA Regional Water Information System Sistema Regional de Información sobre cantidad,
calidad, usos y conservación del Agua
UNAM UNAM Mexico’s National Autonomous University Universidad Nacional Autónoma de México
Resumen Ejecutivo
La Comisión Nacional del Agua produce muchas informaciones en relación con sus atribuciones legales.
La mayor parte esta constituida por los datos resultando del seguimiento de diversos parámetros sobre calidad, cantidad y los usos de los recursos hídricos, y que se encuentran dentro de bancos de datos numéricos.
Pero, al lado de esta producción, existe otro tipo de información: la información documental, que toma la forma de informes, estudios, boletines etc.
Al respecto, la consulta se inscribe en el proceso 4 (“Gestión documental”) del desarrollo del
Sistema Nacional y los Sistemas Regionales de Información sobre el Agua (SINA y los SIRA).
Tiene por ámbito la descripción (en volumen y en forma) de la información documental producida, y de su procesamiento actual, y la propuesta de procedimientos para la creación de un Sistema eficaz de Gestión Documental por el SINA/SIRA.
1. Diagnóstico e inventario del material documental existente en la CONAGUA
1-1 Desarollo
Se realizó un formato con 60 cuestiones, mismo que fue distribuido en algunas áreas de las Subdirecciones sede de la CNA, y a una Gerencia Regional; después se realizó una reunión de presentación (actividades de las entidades / objetivos de la consulta).
Las contestaciones al formato fueron tardías, y, a menudo, los elementos entregados no permitieron una utilización óptima.
Pero, algunas tendencias fueron extraídas.
Durante el proceso de entrevista y recolección de datos se identificó la existencia de un desequilibrio entre el procesamiento de los dos tipos de información
- la información de datos está almacenada en bancos de datos, de manera moderna, y beneficia de una visibilidad con un acceso a través del sitio Web de la CNA, juntado a un SIG.
- La información documental sufre de un procesamiento menos definido y de una imagen menos moderna.
1-2 Radiografía de la información documental en la CNA Area Biblioteca Central de Estudios y Proyectos - Balderas Archivo Histórico Del Agua (AHA) Gerencia regional Pacifico Sur Gerencia de aguas subterránea s Gerencia de aguas superficiale s e ingeniería de ríos SG de Infraestructura Hidroagrícola - Gerencia de Uso Eficiente del
Agua y la Energía Eléctrica Subgerencia de laboratorios y monitoreo Gerencia de distritos y unidades de riego SG de infraestructura hidraulica urbana - SGIHU
- Subgerencia de control de información Gerencia de Consejos de Cuenca (GCC) Subgerencia de Informacion Geografica del Agua -
SIGA Gerencia de planeación hidráulica Gerencia del Registro Publico de Derechos de Agua - REPDA Unidad de Recaudació n y Liquidación Fiscal Unidad de Comunicaci on Social Servicio Meteorologi co Volumen de
info.disponible 91 902 248 000 NC 10 000 68 560 NC NC NC 5500 NC 500000 19000000
Volumen de info.disponible catalogada en software
27 994 148 580 NC 9 000 27 400 NC 0 0 0 2.1 Tb 0 500000
Producion anual de info. 5 600 2 500 NC 5 3 950 NC 3** 1 NC 500 de 15 Gb a
750 Gb 4
% de informacion publica 70 100 100 100 95 90 70 100 20 90 60 95 100 10 100
Volumen de info. publica
en software 19 596 148 580 NC 9 000 26 030 NC 0 0 0 0 500 000
con crecimiento anual 3 920 2 500 NC 5 3 753 NC 3 1 NC 450 0
Tipo de informacion
Libros 4 200 13 000 100
Estudios 15 500
Periodicos 19 000 1500 12 000
Mapas/Planos 43 600 2500 20 000 2,1 Tb 4860
Fotografias 45 100
Expedientes 194 000 10 000 46 500 5000 500000
Formato de informacion
% Papel 99 60 75 60 90 70 30 99 0 90 0 0 3
% Digitalizado 1 40 25 40 10 30 70 1 100 10 100 100 97
Personal 5 12 3 5 25* NC 17* 7 NC 17* 10* 10* 1 14
Personal con formacion en manejo de la informacion
1 9 1 0 11 NC 0 0 0 6 10 0 1 5
NB: Datos numericos NB: Datos numericos NB: Datos numericos NB: Datos numericos
*: en efecto, personal global del servicio
**: produccion documental de un servicio de banco de datos numericos
1-3 Carencias observadas
Para lograr un SGD funcional y eficaz, se requiere superar las condiciones actuales en las que se encuentra la información:
Se requiere aumentar el procedimiento de los documentos; toda vez que, actualmente se alcanza una catalogación de un solo 60%, de manera electrónica (software) o física (carpeta);
Se requiere aumentar el nivel de capacitación del personal involucrado en el manejo de la información documental toda vez que, actualmente, solo 20% del personal tiene una verdadera capacitación.
Las bibliotecas existentes, tanto del Archivo Histórico del Agua como la de Estudios y Proyectos, sufren de un bajo nivel de equipo de ofimática; es decir, ausencia de equipos de escaneo, copiadoras, computadoras en red, entre otros
Además de que se tienen problemas de almacenamiento (ausencia de local dedicado, falta de espacio, de estantes,…) y de que no se tiene acceso a Internet.
Conclusiones
No es digno de una institución como la CNA de no tener de SGD moderno: en lugar de mirar el futuro, o mismo, la actualidad, la CNA está trabajando, para su información documental, de manera obsoleta, a la imagen de la BEPBald abandonada, sin recursos tantos humanos que economicos.
2 – Propuesta de procedimientos para la creación de un sistema de Gestión Documental
Derivado de lo anterior y para lograr con éxito la implantación de un sistema de gestión documental, es necesario realizar lo siguiente:
2.1 Un equipo e instancias de trabajo
Como primer paso, es necesaria la conformación de un equipo humano, involucrado en los grupos de pilotaje, en diferentes niveles (ejecutivo / técnico / grupos de trabajo) preparando las diferentes etapas, para la iniciación del SGD.
El inicio del SINA/SIRA (gestión documental) se puede hacer con un equipo de 5 personas:
Un encargado de la coordinación y colecta de la información
Un responsable de la administración de las bases de datos y de su adaptación al servidor
Un responsable de producción de información
Una persona a cargo de la biblioteca y de la atención a los usuarios
Un webmaster del sitio web
capacitación, considerando su perfil y su futuro puesto, aliado a su motivación e interés en el trabajo permitirá su operación inmediata.
2.2 Una metodología de trabajo
La elaboración de documentos de trabajo, verdaderos guias fijando la cadena de tratamiento de los documentos llegando a la biblioteca, se deben elaborar para realizar un trabajo de calidad.
Esos guias describen los diferentes pasos de introducción de un documento en el fondo:
El tratamiento fisico del documento: limpieza y restauración eventual, digitalización parcial o integral, atribución de una signatura
Catalogación, con la descripción de la forma del documento y la iniciación de la ficha bibliografica (reseña)
Indizacion, con los metadatos describiendo el contenido del documento y complemento de la ficha bibliografica
2.3 Un lenguaje común
Otro aspecto fundamental es la conformación de un lenguaje común que permita
normalizar los datos y diccionarios y sus metadatos para describir el tipo de la información y su contenido.
Este lenguaje, replicado en las 33 unidades locales, permitirá la estandardización de las fichas bibliograficas, facilitando el intercambio de información y su búsqueda. Así como la generación de tablas de clasificación y un tesauro del agua mismo que serán platicadas y constituidas por los grupos de trabajo.
2.4 Un núcleo de información para iniciar el SGD SINA/SIRA
Derivado de lo anterior y considerando los distintos tipos de información documental existente en la CNA se considera como primer paso, para dar inicio a la implantación del Proceso 4
“Gestión documental”, utilizar en forma inmediata la información disponible en la Biblioteca
Central de Estudios y Proyectos de Balderas, la cual cuenta con más de 160 000 referencias, y una producción anual de mas de 2 000 referencias a nivel central y regional.
En principio, la BEPBald tiene información adecuada en temáticas y forma que permitirá la alimentación inmediata del SGD.
Pero antes, se requiere realizar una selección de las fichas bibliograficas y una “adaptación” a
los nuevos métodos de producción:
Selección: se trata de conservar
Las fichas de los documentos CNA
Las fichas de los documentos los más recientes Las fichas las más completas
Adaptación: se trata de modificar el contenido de las fichas bibliograficas
Integración (automática o manual) de los metadatos normalizados (clasificación / Términos del Tesauro del agua)
2.5 Un depósito oficial para toda la información de la CNA
La colocación de un recorrido (circuito) oficial para la producción documental de la CNA permitirá la alimentación regular y sin fallo del SGD y de hacer del SINA/SIRA el lugar ineludible para encontrar las publicaciones de la CNA: cada area debe enviar un ejemplar de sus documentos publicos en la biblioteca.
2.6 Una infraestructura informática para el SGD
El grupo ejecutivo debe producir, en colaboración con el grupo técnico y el servicio de Informática, el documento de las especificaciones, es decir los requisitos necesarios para la arquitectura técnica del SGD.
En cada sitio SINA/SIRA, la colocación de las infraestructuras debe estar ligada con la entrega de un equipo de ofimática dedicado a la biblioteca: escaneo, copiadora, impresora,…
2.7 Programa de actividades prioritarias
Introducción
El conocimiento sobre los recursos hídricos y de las condiciones de su explotación, es de suma importancia para organizar la política del agua en México. Ya sea para las acciones reglamentarias, las acciones de planificación o también para la asociación del público a la toma de decisión sobre la gestión de las aguas, el Gobierno Federal así como los Estados y las autoridades locales, tienen necesidad de disponer permanentemente, de información
confiable, actualizada y oportuna.
En este sentido, el Programa Nacional Hidráulico 2001-2006 (PNH 2001-2006) y la Ley de Aguas Nacionales, previeron la creación del Sistema Nacional y los Sistemas Regionales
de Información sobre el Agua: el SINA y los SIRA.
Estos sistemas llamados a constituir el sistema nervioso (transmisión de información) y la memoria de la gestión del agua en México, serán formados por un conjunto coherente de recursos humanos y de dispositivos, procesos y flujo de información, por medio de los cuales el conocimiento sobre al agua será adquirido, recogido, conservado, organizado, tratado y publicado de manera sistemática.
Figura 1 - Esquema de organización general del SINA/SIRA’s
Los aspectos técnicos de desarrollo del SINA/SIRA fueron identificados y repartidos en cinco procesos, ilustrados en el esquema siguiente.
México Esquema de organización general SINA SIRA’s (bosquejo) SEMARNAT INEGI
Red Federal de Información sobre el agua
Otros
Prod x
Consejos
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
Prod x
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
Prod x
Estados
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
CNA
Sistema Nacional de Información sobre el
Agua
Sistema Nacional de Información sobre el
Agua
Consejos Consejos
Red Regional de Información sobre el agua
Organismo
de Cuenca Organismode Cuenca
Organismo de Cuenca Organismo
de Cuenca Prod x Consejos Estados Estad os México Esquema de organización general SINA SIRA’s (bosquejo) SEMARNAT INEGI
Red Federal de Información sobre el agua
Otros
Prod x
Consejos
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
Prod x
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
Prod x
Estados
Sistema Regional de Información
sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua Sistema Regional
de Información sobre el Agua
CNA
Sistema Nacional de Información sobre el
Agua
Sistema Nacional de Información sobre el
Agua
Consejos Consejos
Red Regional de Información sobre el agua
Organismo
de Cuenca Organismode Cuenca
Organismo de Cuenca Organismo
de Cuenca Prod x
Consejos Estados
Figura 2 - Relaciones entre los 5 procesos tecnicos del SINA y de los SIRA’s
La misión presente se inscribe en el marco del proceso 4: “Gestión documental”, que tiene
como objetivo:
Diagnosticar los procesos actuales de administración, sistematización e integración de la información documental.
Evaluar el universo de información documental en la CONAGUA.
Los productos esperados:
Diagnóstico e inventario del material documental existente en la CONAGUA, y sus procesos de administración.
Propuesta general para la organización y el manejo de la información documental en el SINA y los SIRA
Procedimiento para el manejo físico y técnico del material documental impreso y electrónico con sus respectivas fases de implantación.
1. Preámbulo - Los diferentes tipos de información y su manejo
En efecto, en la CNA, muchas informaciones están producidas. Ellas son directamente ligadas con las atribuciones administrativas de la CNA, definidas por la Ley de Aguas Nacionales
(2004).
La Comisión Nacional del Agua es la autoridad en materia de aguas nacionales y sus bienes públicos inherentes:
Seguimiento de la calidad de los recursos Seguimiento de los usos
Seguimiento meteorológico y climatológico …
Esas tareas generan muchas informaciones, de gran diversidad. Entre todas estas informaciones, es necesario distinguir para evitar confusiones
La información numérica La información documental
1.1 La información numérica
Las informaciones numéricas (o datos), son resultados de mediciones, de seguimiento del valor de los diferentes parámetros, etc.
En general, están almacenadas en bancos de datos especializadas, con software de manejo de datos que permiten extracciones, cálculos, etc., con acceso por intranet o Internet, y ahora ligadas à un sistema de información geográfica (SIG).
Nota: Por supuesto, todo balance, selección de estadísticas etc., publicado a partir de los datos numéricos se convierte en una información documental, susceptible integrar un fondo documental.
1.2 La información documental
La información documental, a diferencia de los datos numéricos, tiene texto, acompañado o no de datos numéricos, gráficos etc. Son por ejemplo libros, tesis, revistas, actos de conferencia, informes, etc.
Puede tener soporte de papel o electrónico (CD, fichero al formato PDF, o Word, etc.)
En la CNA, se pueden encontrar, a grandes rasgos, 2 tipos de información documental: La información necesaria para el seguimiento de los tramites administrativos Las informaciones técnicas resultadas de los estudios realizados por las diferentes
Las informaciones documentales para el seguimiento administrativo tienen desde 2004 un tratamiento especifico en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental(Proceso descrito en el capitulo 4.2.1.2).
Las otras informaciones documentales, principalmente técnicas no tienen ahora ningún tratamiento específico, excepto en la Biblioteca de estudios y proyectos/Balderas (BEPBald), pero mas para un almacenamiento que para ser un archivo dinámico, con un acceso publico, la posibilidad de una búsqueda y un compartimiento para almacenar o compartir la información
A nivel local (regional o estatal), este esquema se encuentra reproducido.
Este informe trata del manejo de la información documental técnica de la CNA, sobre cantidad, calidad, uso y conservación del agua, a la exclusión pues de bancos de datos
numéricos y del archivo administrativo.
Sin embargo, evoca la posibilidad de una vinculación entre el SGD y esos bancos de datos, de manera que se forme un polo de información lo mas completo posible.
También, trata de los aspectos físicos y técnicos del manejo del material documental.
1.3 Descripcion de un procedimiento optimizado de gestion documental
Figura 3 - El circuito del documento
Récepcion, Registro
Politica documental
Séleccion, Adquisición
Catalogacion
Equipo
Acceso a los usuarios
Informacion,
formacion de los
usuarios
Analisis de la
producción y de las
necesidades
Algunas definiciones:
Banco de datos: es un conjunto de datos relativo a un ámbito definido de conocimientos y organizado para ser ofrecido en consulta a usuarios.
Base de datos: es un conjunto de datos organizado con vista de su utilización por programas y de manera que debe facilitarse la evolución independiente de los datos y programas.
Bibliografía : es una lista de reseñas bibliográficas y descripciones de documentos, clasificadas según algunos criterios.
Catalogación : es una etapa del tratamiento técnico de documentación que consiste en elaborar una ficha bibliografica, es decir, a redactar, según las normas elegidas, la descripcion de un documento. Esta descripción contiene en general los siguientes elementos: el apellido y nombre del autor, el título del documento, la dirección bibliográfica, la descripción física del documento, etc. Así se inscriben todos los pertinentes que permiten la definición sin equívoco de la obra.
Catálogo : está constituido por el conjunto de las fichas catalográficas de una colección de documentos.
Cadena documental : puede definirse como un logigrama de las distintas operaciones que sucesivamente se realizan para el tratamiento de un documento, de la sugerencia de su adquisición a su puesta en circulación.
Clasificación : es sinónima de arreglo. Consiste en poner documentos en un orden determinado, habitualmente refiriéndose a un marco de clasificación. La puesta en orden de los documentos sobre los rayos se hará por orden de signaturas/cuotas, títulos, colecciones o diferentemente, según los documentos y las normas consustanciales a cada una de las bibliotecas o a cada uno de los centros de documentación.
Codificación : significa la acción de asignar un código o un número a un documento. En
biblioteconomía, se utiliza habitualmente el término "clasificación" para esta acción, dando que la atribución del número que identifica el documento hecho referencia a un sistema de
clasificación, (sistema Dewey o el de la Biblioteca del Congreso por ej.).
Cuota/Signatura : representa el conjunto de los símbolos (cartas, cifras o señales) que sirven para designar el lugar de una obra sobre los rayos; es en alguna clase la dirección del documento.
Descriptor : es una palabra o un grupo de palabras utilizado para el ajuste de la documentación. Estas palabras se eligen para representar sin ambigüedad un concepto que aparece en una obra. El conjunto de los descriptores forma un tesauro.
Ficha catalográfica o bibliográfica : en la lengua de la documentación, una ficha es el conjunto de los elementos descriptivos de un documento o de una obra ; una reseña bibliográfica contiene habitualmente los siguientes datos: el apellido y nombre del autor, el título de la obra, la dirección bibliográfica (ciudad de publicación, editor y fecha de publicación) y el número de páginas. Esta completada por elementos de indizacion (descriptores, resumen, indice de
calidad etc.). Debe contener todos los elementos descriptivos y distintivos de la obra, de manera por permitir una definición precisa y segura.
Indización: descripción y caracterización de un documento con la representación de los conceptos contenidos en el documento; la transcripción en lenguaje documental se hace con herramientas de indización como tesauro, tablas de clasificación etc.
Índice de calidad : el índice de calidad de un documento puede considerarse como una indicación de la valoración de la pertinencia de la obra en un fondo documental y de su valor. Esta valoración puede servir para calificar distintos aspectos: la presentación material, el estilo, la lengua, la ilustración, etc de otros criterios permiten apreciar un documento audiovisual, determinar su calidad.
Índice de valor o utilidad : figura habitualmente como complemento a la ficha bibliografica. Se asigna sitúa el documento evaluado sobre una escala de 2 en 5. El índice "5" a un documento excepcional. Este índice de valor o utilidad debe considerarse en función del público orienta.
Los índices de valor o utilidad pueden ser los siguientes:
• 5: Muy recomendado • 4: Envío certificado • 3: Puede ser útil • 2: No recomendado • D: Valor y utilidad que debe determinarse localmente
Informatización : En el sector de los recursos documentales, la informatización es un proceso (o un conjunto de operaciones) que se realiza con el fin de permitir la gestión y el control de las operaciones de la biblioteca utilizando recursos informáticos. La informatización de una biblioteca o de un centro de documentación cuenta varias etapas. Entre éstas, hay la
configuración del programa informático para la introducción y la circulación de los documentos, la introducción de las fichas bibliograficas de los documentos, la introducción de la información relativo los usuarios, y la preparación material del documento.
Metadatos: es un « dato sobre un dato »; conjunto de informaciones que describen un recurso de información; por extensión, ficha bibliografica.
Método documental : es un documento, una guía o un manual que agrupa un conjunto de marchas que deben seguirse para realizar una operación. Podría contener indicaciones sobre la selección y la localización de las obras que deben adquirirse, la conservación de la
documentación o su circulación, la introducción de los datos descriptivos (fichas bibliograficas) o sobre otros temas pertinentes.
Poda : es una operación que consiste en retirar de la colección de los ejemplares superfluos o las obras (trabajos) raramente utilizadas, envejece o deteriorados por la usura.
Preparación material : es un conjunto de operaciones que permiten volver un documento listo utilizarse. Son la aplicación habitualmente del sello (estampilla) de la biblioteca o el centro de documentación, la inscripción de la cuota. Pueden añadirse a estas operaciones las conectadas a la conservación de las calidades materiales del documento: limpieza, restauracion,
plastificación etc.
Preparación técnica : es un conjunto de operaciones que requiere competencias técnicas y profesionales particulares: la catalogación (redacción de la ficha bibliografica), la indizacion (la elección de los temas o descriptores) y, en algunos casos, el análisis detallado del documento.
Tesauro : es un conjunto de descriptores: palabras o grupos de palabras. Se trata de una lista exclusiva de términos que debe utilizarse obligatoriamente para la caracterización del contenido de los documentos analizados.
Tratamiento documental : es el conjunto de los métodos y herramientas utilizadas para tratar o el apoyo (tratamiento físico de los documentos), o el contenido (tratamiento del information). El tratamiento documental habitualmente se divide en dos partes distintas: la preparación material (la aplicación de la cuota, la conservación, etc.) y la preparación técnica (la catalogación, la clasificación y el ajuste). Estas operaciones forman parte de la cadena documental.
Workflow: automatización de un proceso con enlace coordenado de tareas de procesamiento de la información según un esquema preciso; durante el proceso, informaciones, formatos o documentos están compartidos, o transmitidos de un puesto de trabajo a otro, para estar procesado.
Antes de toda propuesta, es necesario describir un procedimiento ideal de gestión de la
información documental, es decir un manejo de la información que permite la puesta a
disposición rápida para los usuarios de la información añadida al SGD. Se trata de reducir al máximo el tiempo entre la llegada de un documento en la biblioteca y su consultación potencial por el público.
Distinguimos:
Una preparación material:
Si necesario, en el caso de archivos, restauración del documento (limpieza, montaje por encolado/encuadernación)
Atribución de una signatura/cuota
Tampón/sello que indica la propiedad del CNA
Numeración total o parcial (según los criterios definis por el Grupo de Trabajo encargado de la organización de la biblioteca), con la formación de un fichero electronico a partir del
documento papel;
Arreglo sobre las estanterías
Una preparacion técnica:
Se trata de la serie de tareas cuya sucesión, realizada en una vez por la misma persona, o bien en distintas etapas y por diferentes personas (Workflow) va a conseguir la creación de una reseña bibliográfica, y por su intermediario, la integración del documento en el fondo documental de la biblioteca.
En esta etapa, podemos distinguir:
La catalogación: es la descripción fisica del documento, con el complemento de los
campos descriptivos siguientes
- signatura
- titulo,
- autores,
- …
La indización: es la descripción del contenido fisico del documento, con la utilización de metadatos de análisis / valorización
- Temática
- Palabras calves
- Resumen
El enlace ficha bibliografica – fichero del documento digitalizado, para ofrecer al usuario no solo la ficha pero tambien el documento
2. Desarrollo de la misión de la consultoría
Un formato de encuesta (anexo 3) fue desarrollado y presentado a:
Siete Subdirecciones:
Subdirección general técnica
Subdirección general de programación
Subdirección general de infraestructurahidráulica urbana Subdirección general de infraestructura hidroagricola Subdirección general de gerencias regionales
Subdirección general de programación
Subdirección general de administración del agua
Subdirección general de administración del agua (ésta última sólo genera información administrativa, no técnica)
Dos unidades:
Revisión y liquidación fiscal Comunicación social
Una Gerencia Regional Pacifico Sur
La Biblioteca de Estudios y Proyectos - Balderas
El Archivo Histórico del Agua
Figura 4 – Organización administrativa de la CNA
3. Diagnostico e inventario del material documental existente en la CNA y sus procesos de administracion
3.1 El volumen de información documental disponible
3.1.1 A nivel central
Se identificó un acervo total de 845 000 número de información, recabada en los formatos y entrevistas con el personal, de los cuales 500 000 salidos del banco del REPDA (los cifras de
Área Volumen de información disponible
Biblioteca Central de Estudios y Proyectos - Balderas
91902
Archivo Histórico Del Agua (AHA) 248000
Gerencia regional Pacifico Sur NC
Gerencia de aguas subterráneas 10000
Gerencia de aguas superficiales e ingeniería de ríos
68560
SG de Infraestructura Hidroagrícola - Gerencia de Uso Eficiente del Agua y la Energía Eléctrica
NC
Subgerencia de laboratorios y monitoreo NC Gerencia de distritos y unidades de riego NC SG de infraestructura hidráulica urbana -
SGIHU - Subgerencia de control de información
NC
Gerencia de Consejos de Cuenca (GCC) 5500
Subgerencia de Información Geográfica del Agua - SIGA
NC
Gerencia de planeación hidráulica NC
Gerencia del Registro Publico de Derechos de Agua - REPDA
500000
Unidad de Recaudación y Liquidación Fiscal NC
Unidad de Comunicación Social NC
Servicio Meteorológico 19000000
Tabla 3 – Volumen de información disponible en la CNA
Los datos de la BEPBald y del AHA corresponden perfectamente al ámbito inmediato del SINA/SIRA; un recopilación de los dos acervos aseguraría desde el inicio del sistema, un
núcleo documental de más de 168 000 referencias.
El volumen dentro de las otras áreas no se puede cuantificar precisamente, con los resultados de la encuesta:
Una parte (estudios y proyectos) esta ya en el fondo documental de la BEPBald. Las otras producciones conciernen la producción documental de áreas cuyas
actividades principales son la producción de datos numéricos. En esos casos, la producción documental, la que nos interesa, es débil.
Con un acrecimiento anual de mas de 6 000 referencias, la BEPBald y el AHA, aseguraran un buen régimen de producción del SINA/SIRA.
Se añadirán, a menor escala, las publicaciones de los otros diferentes servicios de la CNA. Es claro que se requiere una sensibilización, respecto a la importancia del SINA/SIRA, que permita que el personal se acostumbre a enviar su producción a la biblioteca, o por lo menos, señalar su publicación y localización.
La producción local (33 áreas, 13 Gerencias Regionales y 20 Estatales) tiene el mismo tipo de funcionamiento “desconcentrado”: producción mayor de datos numéricos, para el seguimiento del estado de los recursos.
La Gerencia regional visitada, Pacifico Sur, no proporciona información precisa. Pero, gracias a las informaciones proporcionadas por la Gerencia Regional del Valle de México y
Sistema Cutzamala (GRAVAMEXSC), podemos hacer una estimación de la producción
documental en las gerencias regionales.
La GRAVAMEXSC indica que tienen cerca de 4000 documentos censados disponibles en sus servicios, de los cuales, 1000 se encuentran catalogados en un software (excepto los mapas y planos). Esos son de diversos tipos, del informe de reunión a los contratos con las empresas privadas.
Su producción anual esta estimada en aproximadamente 150 documentos. Una parte de esos documentos, los de interés muy local, queda en la Gerencia, sin notificación a la sede o a la BEPBald.
Las cifras o datos de la GRAVAMEXSC corresponden a la zona mas poblada del país, con una cuidad de mas de 20 millones de habitantes, con problemas agudos de uso y protección de los recursos hídricos muy severos, implicando la elaboración de muchos estudios (Ej. Comisión del Lago de Texcoco etc.);
Las regiones otras que el DF tienen menos presiones sobre el agua, y necesitan, a priori menos estudios.
Se estima entonces que el volumen de producción de documentos en las gerencias regionales es menor a las cifras de GRAVAMEXSC: en un promedio, se estima que la producción anual de cada Gerencia (estatal o regional) sería aproximada entre 50 y 100 documentos públicos y de interés nacional.
Por 33 entidades, esas cifras llevan a una producción local entre 1650 y 3300
documentos para el SINA/SIRA.
Tabla 4 - Estimación de la información disponible para el SINA/SIRA: Núcleo de información
documental disponible
Incremento anual
Nivel central 168 000 referencias 6 000
Nivel local NC entre 1650 y 3300
3.2 Tipo de información
Existen dos categorías información:
La producción de datos: al margen de sus datos, tienen guías técnicas, manuales, y boletines de estadísticas.
La otra información producida, de tipo documental, se encuentra plasmada en los:
• Informes, Estudios • Boletines,
• Estadísticas • Normas • Mapas/Planos • Fotografías, • videos,
• Cd´s Interactivos,
• comunicados de prensa, etc.
3.3 Soporte de la información
El papel es el primer soporte para los documentos, con actualmente cerca de 80%; y su relación es más con la parte del “archivo” que tiene cada área, las nuevas producciones están casi todas de forma electrónica.
Los elementos digitalizados (y almacenados en CD o disco duro) actualmente representan el
20%, y se puede pensar que esta cifra aumentará durante los próximos años. Se puede notar que es difícil determinar de manera precisa la cantidad de esos elementos electronicos, distribuidos en los ordenadores de las diferentes areas.
3.4 Clasificación de la información
Los productores de datos numéricos tienen al 100% la clasificación de sus informaciones en un software. Pero la parte “documental”, tales como las estadísticas, recopilaciones y manuales, que queda periférica respecto a su actividad principal (producción de datos numéricos) no es atañendo.
Los otros servicios conservan para los documentos una clasificación, pero sin software, de aproximadamente un 60%. Se puede pensar que es el caso de los documentos los más importantes para las actividades y los más recientes.
Figura 5 – Metodos de catalogacion
Catalogacion de la informacion en las areas
otras que las de los productores de datos
60 30
10 Informacion catalogada
Informacion que catalogar
3.5 La utilización de la información: las solicitudes
Sólo la BEPBald, que cuenta con una persona con formación de biblioteconomía, entregó una cifra de solicitudes; tiene 220 solicitudes recibidas al año, sin publicidad, y sin visibilidad en una página de Internet.
Nota: El volumen de consultación de la información (documental y numérica) en el sitio Web de la CNA debería completar este valor, para tener una visión global de la “consumo” de informaciones de la CNA, otras que la BEPBald.
3.6 La utilización de la información: los usuarios externos
El análisis de los pocos elementos sobre la categoría de usuarios externos da la clasificación siguiente:
Estudiantes 35%
Empresas 15%
Dependencias públicas 30%
Otros 20%
Tabla 5 – Usuarios de información
En primera posición se encuentran los estudiantes, lo que indica que el trabajo de la CNA es un asunto portador, de actualidad, con sus informaciones relativas al agua y medio ambiente.
Es un elemento importante en favor del desarrollo de un sistema de información para la valorización de los trabajos que realiza la CNA.
Más, los estudiantes son una población de usuarios que cuidar, porque son los futuros profesionales, consumidores de información, y prescriptores de fuentes de información.
En segundo plano se encuentran las otras dependencias públicas. La CNA es el interlocutor oficial en el dominio del agua, un homologo para la entrega de datos oficiales.
3.7 Capacitación del personal
La capacitación del personal para el manejo de la información se encuentra débil en los servicios no especializados; es decir que no se tienen especialistas en el manejo y tratamiento de la información documental; lo que ocasiona un mal entendido de los conceptos y la imposibilidad de entregar elementos de bibliometria;
Por ejemplo, hay que tener cuidado con la diferencia entre la capacidad a usar Excel™,
por ej., que puede sur utilizado para el manejo de la información – datos numéricos
principalmente- , y el conocimiento de una herramienta de SGD!
La gestión documental es una profesión, no se improvisa, de tal manera que se requiere contar con personal capacitado.
Un caso inquietante: es que solo 20% del personal de la BEPBald tiene capacitación en manejo de la información documental.
3.8 El equipo técnico de las áreas encargadas del manejo documental
La BEPBald sufre de carencias en su equipo:
Computadoras obsoletas, sin trabajo en red posible No escaneo
No copiadora
En la Gerencia Pacífico Sur, son las mismas carencias, a pesar de la voluntad de acoger un público para su sensibilización en la problemática del agua.
3.9 El acceso a la información documental
La información documental sufre de una mala valorización: el sitio Web de la CNA ofrece principalmente acceso a los datos cifrados; las diferentes áreas producen la información correspondiente a sus atribuciones oficiales; en su mayoría, se trata de datos de mediciones
(calidad, cantidad, volumen, usos…) sobre recursos hídricos, explotados en forma de bancos de datos, ligados a un SIG.
4. Procedimiento general para la organización y el manejo de la información documental en el SINA y SIRAS’s
En las respuestas a las encuestas y los comentarios anotados durante las entrevistas se nota que no hay cultura de la información en la CNA, pero las personas encontradas reconocen la necesidad de valorizar su trabajo; alguien hablo de la existencia de “Islas de información, sin relación”
La valorización de la información documental pasa a ser la herramienta técnica del SGD, para:
La sensibilización del personal en la importancia de la información documental, y en su reparto;
La creación de un polo de Información/documentación, por ejemplo, con una ampliación de las actividades de la BEPBald (Estudios, proyectos y toda la información de la CNA en general), con personal capacitado.
La creación de un flujo para las informaciones documentales, para contar con un verdadero “deposito oficial” de la CNA: cada árera debe enviar una copia de sus
documentos al servicio de Información/Documentación.
El manejo de la información documental es una verdadera profesión. No es útil crear en cada área de la CNA un centro de documentación.
Un polo central, relevado por un servicio local, disponiendo de las mismas herramientas, con personal capacitado, aseguraría la valorización de toda la producción documental de la CNA.
4.1 Función de un sistema de gestión documental (SGD)
La gestión documental se construye dentro de un esquema de integración de recursos y de servicios, que debe permitir:
El almacenamiento, indexación y archivo de los documentos;
El tratamiento de documentos a través de la organización de sus metadatos;
La navegación y búsqueda en el conjunto de documentos de la manera más rápida y pertinente posible.
4.1.1 Ilustración de un plan de desarrollo de una biblioteca (Caso general)
4.1.1.1 Universo físico y material de la biblioteca
Situación actual Situación deseada
Acciones que hay que hacer
Local:
Invasión progresiva
Local reservado exclusivamente a la biblioteca
Almacenar los instrumentos en otro local o al sótano
Reordenar el local para crear un local reservado para los usuarios
Arreglar el material ofomatico en el salón del personal
Estantería: presenta un peligro de accidente (no fijado, sobrecargado …)
Estantería especializada (estantería de metal para usos diversos: informes, CD, mapas, libros, revistas…)
Consultar a abastecedores
Presentar una licitación / Hacer las compras
Organización: pintura ajada, moblaje estropeado
Organización functional y que invita (decoración, iluminación, pintura); moblaje adaptado a los usuarios y usos (mesas, sillas,
etc.)
Ver lo que se hace en otras bibliotecas
Hacer las consultas necesarias / Presentar licitaciones / Hacer las compras
Equipo ofomático: ordenador desusado, ausencia de escaneo, de copiadora …
Acometida a Internet en la biblioteca Instalación de puestos informáticos
para la consulta
A ver con los recursos del servicio informatico
Reorganizar los puestos informáticos de la biblioteca
4.1.1.2 Universo intellectual de la biblioteca
Situación actual Situación deseada
Acciones que hay que hacer
Estado de la colección: ninguna selección/ poda desde hace10 años
Identificación de la biblioteca como el centro neurálgico de la información y de la
documentación disponibles en la CNA
Encontrar una persona-recurso para hacer una selección/poda profesional
Sistema de clasificación: sistemas múltiples de arreglo (por colecciones o sujetos)
Clasificar los libros según las normas corrientes en biblioteconomia
Selección /Poda: la Colección de los documentos caducada y pobre
Poner un diagnóstico sobre la colección actual
Dirigirse a las adquisiciones que hacen con arreglo a las debilidades de la colección, campos de interés de los usuarios externos y de las necesidades internas de los empleados
Informatización : Clasificar los documentos según las reglas definidas
Colectar los informes / estudios en las areas / Comprar los libros
Planificar la informatización de la colección
4.1.1.3 Universo laboral de la biblioteca
Situación actual Situación deseada
Acciones que hay que hacer
Los usuarios externos: poco interesados a frecuentar la biblioteca
Identificación de la biblioteca como un centro de concentracion del saber hacer de la CNA
Incitar a los usuarios que participan en la vida de la biblioteca pidiendo su opinión
Incitar la actitud de actividades de búsqueda documental a la biblioteca
Tener en cuenta necesidades y campos de interés de los usuarios
Los usuarios internos: utilizan raramente los recursos de la biblioteca
Sensibilizar a los usuarios internos a la utilización de los recursos de la biblioteca
al programa de desarrollo de los SINA/SIRA’s
Desempeñar a un ejecutivo para actuar como responsable del proyecto de la biblioteca
La direcion de la CNA : Préoccupada por el proyecto de gestion documental y su éxito
Inscribir la biblioteca en el proyecto de desarrollo y de visualizacion de las actividades de la CNA
5 Procedimiento para el manejo fisico y tecnico del material documental impreso y magnetico
El SGD será el reflejo de una política de coherencia y de la coordinación entre los servicios, en el ámbito a señalar, indexar, almacenar y difundir la información de la institución.
El sistema de gestión documental del SINA y los SIRA deben constituir en un mediano plazo:
Herramientas para la toma de decisión en el manejo del agua,
Ser un instrumento básico para la producción y el manejo de datos e información, facilitando intercambios de información y acceso a la información existente y difusión del conocimiento.
El SGD debe responder a los objetivos de la gestión global "Conocer, planificar, gestionar, evaluar"
5.1 El contenido
Será el banco donde se encuentre la producción documental de las diferentes áreas (centrales y regionales) de la CNA. y que
Contiene la información pública.
Sin embargo, es necesario considerar que pudiera ser el mismo caso para la información de acceso restringido:
Al inicio de la creación de la ficha, se puede colocar un campo de “Acceso”, con la posibilidad de identificar la información de carácter “Publico” o “No publico” - ;
Para el caso de la información en en el sitio Web, la aparición de los documentos clasificados como restringidos, solo los usuarios que tienen una identificación de tipo “Acceso a todos los documentos” pueden acceder.
Las especificaciones deberán verse en el momento de la caracterización de la herramienta informática del SGD.
Concentra los estudios y proyectos sobre cantidad, calidad, uso y conservación del agua, las tesis, memorias e informes publicados por la CNA o con la colaboración de la CNA.
Después de una integración exhaustiva de la producción documental de la CNA, pueden adicionarse artículos de revistas técnicas sobre agua.
a la información de otros actores del agua en México: actores institucionales y públicos como el (IMTA, universidades, entre otros…)
a la información sobre el agua de los actores del medio ambiente (INE, SEMARNAT, …).
Lista de los documentos que deben aparecer dentro del SGD SINA/SIRA
Un ejemplar de cada publicación pública de la CNA: el SGD SINA/SIRA es el lugar del
depósito oficial por las publicaciones de la CNA.
Documentos cuyos la CNA es autor, o co-autor, o financiera.
Documentos cuyo el autor es de la CNA, publicado en revistas o coloquios. Actos de coloquios organizados por la CNA
Textos oficiales en relación con el agua
Datos de acceso restringido, visible solo después de la identificación del usuario
Nota: Los documentos de interés local son entrados por la gerencia dedicada. Si un documento esta realizado por una gerencia regional, solo esta gerencia le introduce. Eso para evitar la duplicación de la entrada en el banco.
Lista de los documentos que NO deben aparecer en el SGD SINA/SIRA
Documentos provisorios
Documentos administrativos: tienen su propio circuito y depósito, en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Comunicados de prensa Datos confidenciales
Nota: Cada centro de producción del SINA/SIRA deberá seguir la metodología adoptada por los grupos de trabajo para la producción de la fichas bibliograficas.
5.2 Un equipo de colaboradores para el SINA/SIRA
Un proyecto como el SINA/SIRA no se puede alcanzar sin la colaboración dada por un grupo de mujeres y hombres decididos a lograr su éxito. El aspecto humano es tan importante como el aspecto técnico.
Para la conformación de este equipo de colaboradores que en adelante darán vida al SGD del SINA/SIRA´s es necesari contar con los perfiles necesarios para llevar a cabo el funcionamiento del sistema.
5.2.1 Propuesta de perfiles para el personal
La calidad de los servicios presentados en un SGD se basa en diferentes criterios:
Adecuación, actualidad y calidad de la información oferta, Rapidez de su difusión,
Calidad en la síntesis de la información (en las notas producidas en particular), Rapidez de la respuesta a la demanda,
Satisfacción del usuario,
Adaptación a la demanda para la creación de productos específicos (archivos, vigilancia,...)
Estos criterios determinan en todo momento las acciones del personal del equipo, sus cualidades y sus competencias.
El manejo del SGD SINA/SIRA debe ser un ejemplo para las subdirecciones de la CNA, con el objeto de impulsar la credibilidad del SINA, y garantizar su éxito...
El equipo documental del SINA esta compuesto al mínimo, de:
Un encargado de la coordinación y colecta de la información
Un responsable de la administración de las bases de datos y de su adaptación al servidor
Un responsable de producción de información
Una persona a cargo de la biblioteca y de la atención a los usuarios Un webmaster del sitio wWeb
Nota: - Ciertas migraciones de tareas son posibles de un puesto actual a otro dentro del SINA/SIRA, con un plano de capacitación, relativo a las temáticas de administración de la información (archivonomía, biblioteconomía,…), en específico en las herramientas que faciliten la clasificación, organización y catalogación de la información generada
- Se trata del personal técnico únicamente
5.2.1.1 Perfil del encargado de la coordinación y colecta de la información:
Con diez años de experiencia aproximadamente como mínimo, tiene competencias transversales en técnicas y gestión del agua. Sabe perfectamente motivar un equipo, pues se convierte en el coordinador interno del Sistema de Gestión Documental del SINA (animador del polo documental y conocimiento) y, en un tiempo ser el coordinador de los productores externos.
Funciones en la estructura: Moviliza a las direcciones y gerencias, y tiene la presencia necesaria para poder imponer a los diferentes grupos de trabajo el respeto del papel de "depósito oficial" documental en el SINA.
5.2.1.2 Perfil del Responsable de la administración de la base de datos documentales y del servidor:
Competencias de base y formación: diplomado en ciencias de la información o informático especializado en sistemas de información, el candidato deberá tener una experiencia comprobada en la instalación de servidores de información y de sistemas de explotación Windows (y Linux si posible), en particular con una capacidad de adaptación al funcionamiento de nuevos programas para la gestión documental y muy buen conocimiento de el Web (html, crawler y metacrawler,...).
Funciones en la estructura: Asegura la explotación diaria del conjunto de las herramientas necesarias para el buen funcionamiento del SINA, tanto en cuanto a los aspectos ofimaticos y de captura en los programas utilizados, como en todos los aspectos ligados a la transmisión de los datos y de la información hacia el portal (pasarelas de exportación).
Asegura que el carácter funcional del Web (todo tipo de acceso por parte de los usuarios) es respetado en todo momento.
Actualiza las herramientas si existen mejoras o versiones más recientes, participa con los colaboradores técnicos a todos los procesos necesarios para perfeccionar el sistema (evolución de las normas y de los estándares ligados a los utilitarios - como el Tesauro del agua y las listas de clasificaciones) y actualiza el sitio Web y los esquemas de exportación y de indexación de las bases.
Características particulares: Su capacidad de trabajo en equipo es fundamental para hacer funcionar la cadena de procesamiento de la información hacia la red de valorización y de difusión de forma óptima.
5.2.1.3 Perfil del Responsable de contenidos y de producción:
Debe ser usuario habitual de Internet y ser abierto a soluciones innovadoras en términos de gestión documental.
En relación con las otras subgerencias, es responsable, con el coordinador, de la recolección de documentos internos a la CNA (información, estudios, etc…)
Funciones en la estructura: Las fases de procesamiento de la información en las bases documentales, a transferir luego al responsable de la administración de las bases y del servidor, están su responsabilidad.
Solicita cuando sea necesario al encargado de coordinación que gestiona las relaciones con las fuentes productoras, para asegurar una alimentación y actualización continua del SGD.
Pone a fecha el Tesauro del agua, así como las tablas de clasificación, con las decisiones adoptadas por el grupo de pilotaje.
Ejecuta los productos documentales de clasificación en catálogos (catálogo de las páginas Web sobre el agua por ejemplo, catálogos de las bases documentales existentes sobre el agua en México).
Funciones complementarias: Probar diariamente el buen funcionamiento del sitio de el web y poder realizar paralelamente el papel de webmaster si su ritmo de trabajo lo permite.
5.2.1.4 Perfil del Responsable de servicios
Competencias de base y formación: tener un conocimiento del mundo del agua y de la gestión del agua en particular, ser de formación técnica con un énfasis marcado en el servicio y atención al público y a los usuarios del agua. Su papel se aproxima al de "informador" y en ese sentido su experiencia de consultor y de apoyo a los servicios públicos es importante.
Funciones en la estructura: trabaja en la biblioteca a las respuestas en línea a los usuarios o por teléfono, por correo, recepción física en el lugar,...; escuchando al usuario, sabe definir perfectamente sus solicitudes, provee todos los elementos necesarios para responder a sus necesidades apoyándose en los medios del SINA tanto como sea posible o sobre medios exteriores que son identificados; su conocimiento de los contenidos y de los productos realizados por el SINA debe ser buena.
Características particulares: Está disponible y sabe jerarquizar las necesidades y las urgencias en materia de servicio. Es "el enlace" con el exterior y puede intervenir en las acciones de sensibilización sobre el SINA sabiendo promover su sistema. Paralelamente, tiene un perfecto conocimiento del sistema de gestión de datos, que son un recurso para responder a la solicitud si los usuarios no han encontrado respuestas directamente por el Web. Puede también jugar el papel de webmaster (ámbito de funciones a determinar con el responsable de producción). Dispone de un apoyo local para efectuar la preparación de informes (copia de documentos, búsqueda y clasificación de documentos en las estanterías,...).
5.2.1.5 Perfil del Webmaster:
Esta función no puede ser asignada específicamente a un puesto en un primer momento y debe estar asegurada por el webmaster del sitio CNA, o repartida entre los 3 puestos precedentes. Las funciones a cumplir son esencialmente el establecimiento de los enlaces en Internet, su verificación, las pruebas cotidianas de control de calidad, una buena orientación de los
entre los sistemas documentales accesibles por el Web y el sistema de gestión de los datos (enlaces hipertextos entre los productos, etc.).
5.2.2 Capacitación del personal
Los puestos requeridos pueden ser atribuidos al personal que ya está trabajando en la CNA, en las bibliotecas o centro de consultación, o ser el resultado de contrataciones nuevas.
La preferencia podrá estar acordada al personal de la CNA que desea involucrarse en el proyecto y que tiene, o que puede adquirir con capacitaciones, de las características requeridas.
Las nuevas contrataciones se dirigirán a titulados de ciencias de la información, relativas a las temáticas de administración, archivonomía, biblioteconomía; administración de la información, en específico en las herramientas que faciliten la clasificación, organización y catalogación de la información generada.
Un plano de capacitación adaptado a su perfil y a su futuro puesto, aliado a su motivación e interés en el trabajo permitirá su operabilidad inmediata.
5.2.3 Propuesta de organización funcional del equipo
Por la creación de un sistema de tanta importancia como es el sistema de gestión documental en el SINA/SIRA, el éxito de la operación depende tanto de los intercambios humanos como de las infraestructuras técnicas.
Por esta razón, un funcionamiento con grupos de pilotaje, en diferentes niveles, es muy deseable y casi ineludible.
5.2.3.1 A nivel central
A nivel de la dirección de la información y documentación:
Grupo de pilotaje ejecutivo, juntando
El jefe del sistema de gestión documental SINA/SIRA El jefe del servicio informático
El jefe del servicio comunicación social
El responsable de la biblioteca central SINA/SIRA El responsable del SIRA piloto
Los responsables de los bancos de datos de la CNA con acceso publico en el sitio Web (REPDA, SMN…)
Y, en el futuro, en el caso de la apertura de la red a socios exteriores a la CNA: Jefes de servicio de los socios implicados en la información
…
Sus actividades:
Definición de las orientaciones estratégicas Determinación de los objetivos operacionales, Fijar las obligaciones técnicas,
Definición del calendario de ejecución,
Redacción de las prescripciones para licitaciones (software documental, material informático,..)
Elección de las soluciones técnicas
Seguimiento del desarrollo del proyecto y del respeto de los plazos Definición des las evoluciones del sistema
los 3 primeros puntos en el caso de la colocación del SINA/SIRA .
A nivel de la biblioteca central SINA:
Grupo técnico de conducción juntando
El responsable de la biblioteca central SINA
Los representantes técnicos de los SIRA Representantes técnicos informáticos …
Sus papeles:
Elaboración de
las guías de procedimiento (reglas de la red: ritmo de producción / elección de documentos / herramientas de biblioteca …)
la repartición de las tareas la animación de la red
la evolución técnica del sistema …
el primer punto en el caso de la colocación del SINA/SIRA
A nivel de las bibliotecas (central SINA y locales SIRA):
Grupos de trabajo, juntando
Representantes del personal de las bibliotecas
Sus papeles:
Funcionamiento / evolución de las herramientas bibliométricos/bibliográficos: Tesauro
Tablas temáticas …
La frecuencia de reunión de estos diferentes grupos y grupos será a definir; será evidentemente mas elevada durante la implantación del SGD del SINA/SIRA
La constitución de los grupos será el germen de la red del SINA/SIRA.
