UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULACIÓN DE MAGÍSTER EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de auditoría integral a la Empresa Pública Municipal
Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo,
provincia Tungurahua. Año 2013
TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
AUTORA: Sandoval Torres, Mónica Cecilia
DIRECTOR: Tobar Vasco, Guido Hernán, Mg.
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
Doctora.
Lupe Espejo
DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de fin de maestría, denominado: “Examen de auditoría integral a la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, provincia Tungurahua. Año 2013”, realizado por Sandoval Torres Mónica Cecilia, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, febrero de 2015
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
“Yo, Sandoval Torres Mónica Cecilia, declaro ser autor (a) del presente trabajo de fin de maestría: “Examen de auditoría integral a la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, provincia Tungurahua. Año 2013”, de la Titulación de Magíster en Auditoría Integral, siendo el Magíster Guido Hernán Tobar Vasco director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Además certifico que las ideas, concepto, procedimiento y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Artículo 88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual
de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o
con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
f)……….
iv
DEDICATORIA
v
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Técnica Particular de Loja y sus docentes, quienes a través de la impartición de sus conocimientos, nos han permitido culminar una nueva etapa formativa a nivel de la maestría.
Al personal de la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, quienes prestaron su contingente para la realización y culminación exitosa de este trabajo investigativo.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARÁTULA ... i
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACION ... ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE DE CONTENIDOS ... vi- vii-viii ÍNDICE DE GRÁFICOS ... ix
RESUMEN EECUTIVO ... 1
ABSTRACT ... 2
INTRODUCCIÓN ... 3
CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN 1.1. Descripción del estudio y justificación ... 6
1.1.1. Antecedentes de la empresa ... 6
1.1.2. Objetivos de la empresa ... 8
1.1.3. Estructura orgánica ... 8
1.1.4. Volumen de operaciones e impacto en el entorno ... 9
1.2. Objetivos y resultados esperados ... 10
1.2.1. Objetivos ... 10
1.2.2. Resultados esperados ... 11
1.3. Alcance ... 11
1.4. Hipótesis ... 11
1.5. Presentación de la memoria ... 11
CAPÍTULO 2 MARCO REFERENCIAL 2.1. Marco teórico ... 14
2.1.1. Marco conceptual de auditoría integral y los servicios de aseguramiento ... 14
vii
auditorías que conforman la auditoría integral ... 18
2.2.1. Auditoría financiera ... 18
2.2.2. Auditoría de control interno ... 22
2.2.3. Auditoría de cumplimiento ... 30
2.2.4. Auditoría de gestión ... 32
2.3. Proceso de la auditoría integral ... 34
2.3.1. Planificación ... 34
2.3.2. Ejecución de la auditoría ... 38
2.3.3 Comunicación de resultados ... 39
2.3.4 Seguimiento ... 42
CAPÍTULO 3 Análisis de la Empresa 3.1. Introducción ... 45
3.1.1. Misión, visión, organigrama funcional ... 45
3.2. Cadena de valor... 47
3.2.1 Procesos gobernantes ... 48
3.2.2. Procesos habilitantes ... 48
3.2.3 Generadores de valor ... 48
3.3. Importancia de realizar un examen de auditoría integral a la empresa ... 49
3.4. Principales organismos de control de la empresa ... 50
CAPÍTULO 4 Informe del examen de Auditoría integral a la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los Cantones de Patate y Peligro, provincia Tungurahua. Año 2013. 4.1. Informe de los auditores independientes ... 52
4.2. Informe confidencial del examen de auditoría integral ... 54
4.3. Plan de seguimientos de las recomendaciones ... 68
4.4. Presentación y aprobación del informe ... 68
4.4. Demostración de la Hipótesis... 68
viii
ix
INDICE DE GRÁFICOS
Contenido Pág.
Gráfico 1: La auditoría integral ... 14
Gráfico 2: Afirmación en Auditoría Financiera: Veracidad, existencia u ocurrencia ... 20
Gráfico 3: Afirmación en Auditoría Financiera: Integridad ... 21
Gráfico 4: Afirmación en Auditoría Financiera: Valuación ... 21
Gráfico 5: Afirmación en Auditoría Financiera: Exposición ... 21
Gráfico 6: Finalidades del Control Interno ... 23
Gráfico 7: Productos de la planificación de la auditoría ... 37
Gráfico 8: Productos de la ejecución de la auditoría ... 38
Gráfico 9: Formas de ejecutar la comunicación de resultados ... 39
Gráfico 10: Características de calidad en el informe de auditoría ... 40
Gráfico 11: Fase de comunicación de la auditoría... 41
Gráfico 12: Fase de seguimiento de la auditoría ... 42
Gráfico 13: Organigrama de la EMMAIT-EP ... 46
RESUMEN EJECUTIVO
Partiendo del marco teórico general de la Auditoría y sus principales fases, que nos lleva a realizar un examen profesional y sistemático enfocado en la revisión de si las cifras contenidas en los estados financieros presentan en forma razonable la situación financiera de la empresa, de si la estructura de control interno funciona adecuadamente, si los objetivos planteados fueron alcanzados optimizando recursos y si las diferentes actividades se desarrollaron en el marco de las disposiciones legales que la rigen; se realizó el examen especial de auditoría integral a la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo.
El objetivo primordial de este trabajo es aportar a la empresa a través de las recomendaciones generadas, al mejoramiento de sus actividades administrativas y financieras, orientadas a la consecución de sus objetivos y apegados a las disposiciones legales vigentes.
ABSTRACT
Based on the theoretical framework of the audit and its main phases, which leads us to make a professional and systematic review focused on reviewing whether the figures contained in the financial statements present fairly the financial position of the company, if the internal control structure function properly, if the objectives were achieved by optimizing resources and whether the different activities developed in the framework of the laws that govern it; special consideration of comprehensive audit of Public Enterprise Municipal Comprehensive joint Cloakroom cantons Patate and Pelileo performed.
The primary objective of this work is to contribute to the company through the generated recommendations to improve their administrative and financial activities aimed at achieving its objectives and attached to the existing legislation.
INTRODUCCIÓN
Al ser la auditoría integral un examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones administrativas y financieras, realizado con el fin de obtener una opinión sobre: la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de metas y objetivos, el correcto funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento de las disposiciones legales inherentes a sus actividades, esta acción de control permite emitir recomendaciones que coadyuvan a mejorar el control de la administración, adoptándolo como un elemento positivo y de apoyo a la gestión de la Empresa, así como un instrumento para transparentar las acciones administrativas y financieras de sus empleados y directivos.
El examen de auditoría integral realizado a la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, provincia Tungurahua, tuvo como periodo de análisis el año 2013.
En el desarrollo del trabajo, primeramente se detalló un marco teórico de la Auditoría Integral, referente a: auditoría financiera, control interno, cumplimiento y gestión.
Se realizó un diagnóstico de la empresa, previo a la planificación y ejecución de cada una de las auditorías con el propósito de conocer sus actividades misionales y de apoyo, fuentes de financiamiento, organismos de control que la monitorean, leyes y reglamentos que le rigen, sistema de contabilidad que poseen, políticas y nomas contables que aplican, entre otros datos inherentes a la empresa y que nos sirven para planificar cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral.
En la etapa de planificación de cada una de las auditorías se evaluó el control interno a base de las Normas de control Interno que les rige, esto se lo hizo a través de cuestionarios, detectándose novedades de control interno en cada una de ellas. Además se elaboraron programas de trabajo a la medida, a base de la evaluación del riesgo de control, que constan en las matrices correspondientes.
En cada tipo de auditoría se realizó la comunicación de resultados previa a la lectura y entrega del informe al Gerente, con el propósito de que presenten justificativos de las desviaciones encontradas y que sus puntos de vista sean considerados para ratificar o rectificar los comentarios realizados por la auditora.
Los comentarios y recomendaciones constan en el informe de auditoría integral, el cual está debidamente sustentado en las evidencias y los diferentes papeles de trabajo de las auditorías.
Se elaboró un plan de implementación de recomendaciones que fue aceptado por la gerencia y demás funcionarios a los cuales se dirigió las recomendaciones
Finalmente se efectuó la lectura del informe de Auditoría Integral, realizado el treinta de enero de dos mil quince, en las oficinas de la empresa, el Gerente y demás servidoras y servidores relacionados, lo aceptaron como una herramienta de apoyo al desarrollo de las actividades de la empresa y de su gestión, así como un referente para evitar futuros inconvenientes con los organismos de control, a los cuales se sujetan; de ahí que se deriva la importancia de este tipo de auditorías en la actualidad, ya no como una actividad que busca errores y aplica sanciones sino como un proceso que genera valor agregado a la empresa.
CAPÍTULO I
1.1. Descripción del estudio y justificación.
1.1.1. Antecedentes de la Empresa.
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados de los cantones de Patate y Pelileo, en la búsqueda de la solución para el manejo de los desechos sólidos que generan y considerando que sólo la integración permitirá su adecuado manejo preservando el medio ambiente y estableciendo criterios técnicos a fin de: planificar la recolección de los residuos de los domicilios, recuperar materiales para el reciclaje, implantar el sistema de compostaje de residuos sólidos orgánicos y el diseño del relleno sanitario, para mejorar la calidad de vida y el desarrollo humano sostenible, en búsqueda del bienestar común, mediante la armonía entre los seres humanos, la naturaleza y protegiendo el ambiente; decidieron mediante Ordenanza aprobada en sesiones de 8 y 9 de noviembre de 2010, de los Gobiernos Municipales de San Cristóbal de Patate y San Pedro de Pelileo, y publicada en el Registro Oficial 432 de 21 de abril de 2011, constituir la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, con la competencia y responsabilidad directa de la administración del Sistema de Gestión de barrido, recolección, limpieza, tratamiento, transporte y disposición final de desechos de los Municipios de esos cantones; la nominación de su identidad corporativa es EMMAI-T-EP.
La empresa cuenta con personería jurídica propia, independiente de los municipios que lo constituyen, goza de independencia técnica y administrativa.
Según la Constitución de la República del Ecuador (Asamblea Nacional 2008), en su artículo 275 estipula que: “El régimen de desarrollo es el conjunto organizado, sostenible y dinámico de los sistemas económicos, políticos, socio-culturales y ambientales, que garantizan la realización del buen vivir, del sumak kawsay.”, en concordancia, el artículo 276 numeral 4 del mismo cuerpo legal establece que uno de los objetivos del régimen de
desarrollo es el “Recuperar y conservar la naturaleza y mantener un ambiente sano y sustentable que garantice a las personas y colectividades el acceso equitativo, permanente y de calidad al agua, aire y suelo”.
La creación de empresas públicas se efectúa por acto normativo del órgano de legislación del gobierno autónomo descentralizado respectivo.
El literal c) del artículo 323 del mismo cuerpo legal estipula que los gobiernos autónomos descentralizados municipales podrán realizar acuerdos que impliquen participación en mancomunidades o consorcios.
La Ley Orgánica de Empresas Públicas (2009) en su artículo 1 establece: “Las disposiciones
de la presente Ley regulan la constitución, organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas que no pertenezcan al sector financiero y que actúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local; y, establecen los mecanismos de control económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas, de acuerdo a lo dispuesto por la Constitución de la República...”.
Las disposiciones legales mencionadas fueron la base para la creación de la Empresa, como un esfuerzo y entendimiento de las autoridades de los dos cantones.
Dado que las auditorías realizadas a la Empresa por parte de los organismos de control son a rubros, cuentas o aspectos específicos, no aportan en forma integral y oportuna al mejoramiento continuo de las actividades; así como la Empresa no cuenta con una Unidad de Auditoría Interna encargada de realizar el control previo y concurrente de las operaciones, se hace necesario una evaluación completa orientada a los principales rubros que se manejan en la entidad como son las Inversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos desde los diferentes enfoques que da la Auditoría Integral.
1.1.2. Objetivos de la Empresa.
Objetivo Social
De conformidad al artículo 4 de la Ordenanza de creación de la empresa, esta tiene como objetivo social de su gestión el prestar servicios de higiene ambiental, aseo, recolección, limpieza, tratamiento y disposición final de residuos, especiales y peligrosos en los cantones de Patate y Pelileo.
Objetivos estratégicos
Área estratégica: Gerencia
Coordinar y representar legalmente a la EMMAIT-EP, para garantizar la proyección sostenible técnica, ambiental y económica de la empresa mejorando siempre el servicio tanto en calidad como calidez.
Área estratégica:Coordinación Administrativa Financiera
Planificar, Organizar, Controlar y Evaluar la Gestión Administrativa y Financiera de la Empresa, con el fin de manejar de manera transparente y eficiente los Recursos Humanos, Materiales y Financieros para cumplir con los objetivos institucionales.
Área estratégica: Dirección técnica
Prever, planear, organizar, dirigir y evaluar los procesos ambientales y productivos que garanticen el manejo integral de los Residuos Sólidos Urbanos de la empresa.
1.1.3. Estructura Orgánica.
Dentro del Reglamento Orgánico Estructural y Funcional de la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los Cantones Patate y Pelileo, aprobado por el Directorio el 21 de noviembre de 2011, se define que la entidad pertenece al estado en los términos que establece la Constitución de la República, la Ley Orgánica de Empresas Públicas y el COOTAD; cuyos fines se enmarcan en el desarrollo humano y buen vivir de la población y tiene como estructura orgánica:
El nivel Directivo: Directorio y Presidente
Nivel Ejecutivo: Gerente General
Nivel habilitante de apoyo: Coordinación Administrativa Financiera, Coordinación Social,
Nivel operativo (agregado de valor): Coordinación Zonal y Centro de Gestión
1.1.4. Volumen de Operaciones e impacto en el entorno.
Las operaciones de la empresa giran alrededor de la gestión de los residuos sólidos de los cantones de Patate y Pelileo, es así que durante el año 2013, se ha manejado los siguientes recursos en los rubros a los cuales se ha enfocado la Auditoría, cuyos montos y objetivos se citan a continuación:
Inversiones en Bienes de Larga Duración
El Saldo de este rubro al 31 de diciembre de 2013 es de 552 786,55 USD, que está reflejado en las cuentas: Maquinaria y Equipo, Vehículos, Herramientas, Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos, Terrenos.
Objetivos
Determinar si los bienes de larga duración fueron adquiridos de conformidad con la normativa vigente
Verificar si los bienes de larga duración se encuentran debidamente codificados, en uso y apoyan al logro de los objetivos de la entidad.
Determinar su correcta valuación, clasificación y contabilización.
Ingresos
1 048 326,10 USD
Objetivo:
Establecer que los ingresos se encuentren correctamente determinados, recaudados y registrados.
Gastos
Objetivos
Verificar que la utilización de los recursos contribuyó al cumplimiento de los objetivos institucionales
Determinar si los gastos fueron realizados de conformidad con la normativa vigente
Verificar si los gastos cuentan con toda la documentación que respalde su ejecución.
Dado que las auditorías realizadas a la Empresa por parte de la Contraloría General del Estado son a rubros, cuentas o aspectos específicos, no aportan en forma integral y oportuna al mejoramiento continuo de las actividades; así como no se realiza el control previo y concurrente por parte de la administración, se hace necesario una evaluación completa de los principales rubros que se manejan en la entidad como son las Inversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos de la institución desde los diferentes enfoques que da la Auditoría Integral. Las recomendaciones que se emitan, podrán mejorar la gestión para el beneficio de la colectividad, y aún más ya que los recursos manejados están destinados a proteger el medio ambiente a través de la erradicación de botaderos mal gestionados, la disminución de la emisión de gases que favorecen el efecto invernadero, el reciclaje de los residuos sólidos, el aprovechamiento de los recursos, la implementación de las medidas correctoras del relleno sanitario; es decir la ejecución de procesos que permiten mitigar los impactos negativos al ambiente como: control de lixiviados, de gases, de olores, aspectos estéticos, entre otros que aseguran el cuidado del medio ambiente.
1.2. Objetivos y resultados esperados.
1.2.1. Objetivos
General
Ejecutar una auditoría integral enfocada a las Inversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos de la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2013, como una herramienta que a través de recomendaciones contribuya a cumplir con la misión de la Empresa.
Específicos
Ingresos y Gastos en los diferentes enfoques: financiero, control interno, cumplimiento y de gestión.
Opinar sobre: la razonabilidad de los saldos relacionados, el funcionamiento del sistema de control interno establecido, el cumplimiento de las disposiciones legales y la consecución de metas y objetivos en el marco de la gestión empresarial referente a Inversiones en bienes de larga duración, Ingresos y Gastos.
Emitir un informe de auditoría integral que contenga recomendaciones tendientes a mejorar la administración de la empresa
1.2.2. Resultados Esperados.
Informe de auditoría integral que contenga recomendaciones
Archivos de papeles de trabajo: generales, específicos y archivo permanente
Plan de implementación de recomendaciones
1.3. Alcance.
Dentro de la Auditoría Integral a la empresa, se enfocará el análisis a los rubros Inversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos de la Empresa Pública Municipal Mancomunada de Aseo Integral de los cantones de Patate y Pelileo, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013, con el propósito de establecer la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados financieros, el cumplimiento de disposiciones legales inherentes, el razonable funcionamiento del control interno y el cumplimiento de metas y objetivos institucionales.
1.4. Hipótesis
El presente trabajo de investigación permitirá obtener un informe integral como instrumento para corregir desviaciones en el desarrollo de las actividades de la empresa, tanto en los aspectos financieros como de control interno, cumplimiento y gestión, evitando inconvenientes posteriores con los organismos de control, constituyéndose una herramienta para la toma de decisiones proyectando el engrandecimiento de la empresa.
1.5. Presentación de la memoria.
entre una de sus competencias el prestar el servicio de manejo de desechos sólidos y actividades de saneamiento ambiental, siendo esta la actividad misional para la cual fue creada la EMMAIT-EP, de conformidad a la competencia asignada al Consejo Municipal, establecida en el literal q) del artículo 57 del código mencionado, que expresamente estipula
“Decidir la participación en mancomunidades o consorcios”.
Para cumplir con la misión institucional la entidad recibe ingresos a través de los Municipios de la mancomunidad de los cantones Patate y Pelileo, ejecuta gastos y realiza inversiones en bienes de larga duración, lo cual le permite ejecutar la recolección, transporte, clasificación, manejo y disposición de los desechos de los dos cantones.
El cuidado del medio ambiente a través del adecuado manejo de los desechos se ha vuelto un objetivo de los gobiernos a nivel mundial, por ello el correcto manejo de los recursos de las entidades y la gestión que se realice con estos, apoya al cumplimiento de la misión de las entidades dedicadas a ello como la EMMAIT-EP, cuya responsabilidad es el aseo, la educación ambiental y concienciación ciudadana en el cuidado del ambiente, minimizando el impacto que genera la basura como resultado de las actividades productivas de los cantones Patate y Pelileo.
La presente auditoría Integral enfocada a los principales rubros de la gestión empresarial y misional de la empresa como son: Inversiones en Bienes de Larga Duración, Ingresos y Gastos, fortalecerá el desarrollo de las actividades administrativas y financieras de la Empresa.
Las fases de la auditoría integral: planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento serán ejecutadas para los rubros a examinar.
Las recomendaciones serán comunicadas y discutidas con los funcionarios a los cuales se dirigieron, a fin de que estas sean consensuadas y de factible aplicación.
CAPÍTULO II.
2.1. Marco Teórico.
2.1.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento.
Contraloría General de la República de Nicaragua (2009), Guía de Auditoría Integral:
“Auditoría integral es el examen crítico sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional, sobre la razonabilidad de la información financiera, eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas, a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, y el uso adecuado de la tecnología de la información, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.”.
Blanco Luna, Yanel (2012), señala que la Auditoría Integral es un proceso que evalúa objetivamente durante un período determinado evidencia y cuyo propósito es opinar sobre: la Información financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos.
Gráfico # 1
Título: La Auditoría Integral
Además este tipo de auditoría se caracteriza por ser constructiva, profesional e independiente, de las operaciones de una empresa u organización, para evaluar la gestión de los administradores y directivos, analizando a la entidad como un todo, el trabajo es desarrollado utilizando técnicas de auditoría con el propósito de:
Determinar si los estados financieros son presentados de conformidad con las normas de contabilidad de general aceptación.
Determinar si la organización ha cumplido con todas las disposiciones legales que le sean aplicables.
Evaluar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus metas y objetivos
La conceptualización de auditoría integral no es nueva es así que la Contraloría General de la República de Colombia, emitió la Resolución 4721 de 3 de marzo de 1999, en la que establece que la finalidad de la auditoría integral es evaluar la gestión y los resultados de los administradores que manejan bienes o recursos públicos, observando la entidad como un todo y en relación con su propósito en el entorno e identidad en los sistemas a la que pertenece o la contienen, para lo cual aplica en forma combinada los sistemas de control.
Esta misma Resolución establece que la auditoría integral se fundamenta en un proceso de comunicación entre el auditor, la entidad y los que interactúan con la entidad en el entorno.
Fundamental dentro de cualquier auditoría y mucho más en la integral, la comunicación e interacción entre la administración y el Auditor para alcanzar los objetivos comunes de las dos partes que es mejorar la problemática institucional corrigiendo posibles desviaciones. A través de las recomendaciones emitidas por el auditor, los directivos, administradores y empleados identifican sus debilidades, asumen sus responsabilidades, comprometiéndose a desarrollar sus actividades con apego a procesos y normas vigentes, con el objeto de alcanzar las metas y objetivos propuestos, concordantes a la misión institucional.
Principios Generales de la Auditoría Integral.
Los principios básicos con los cuales se guía la auditoría integral tienen que ver con:
Objetividad: el trabajo del auditor se basa en evidencias a base de la cual emite su opinión profesional la cual debe ser técnica acorde a la realidad.
Permanencia: Determina que la labor debe ser continua, de forma que permita una supervisión constante en todas las etapas desde el inicio hasta la culminación de la auditoría.
Integridad: Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y aspectos económicos incluido el entorno. Esta contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados.
Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance y metodología del trabajo a realizar, como una guía para el auditor.
Supervisión: Elpersonal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener evidencia a base de la cual se emitirán las opiniones del auditor.
Certificación: Este principio indica que por residir la responsabilidad exclusivamente en cabeza de contadores públicos, los informes y documentos suscritos por el auditor tienen la calidad de certeza es decir, tienen el sello de la fe pública, de la refrenda de los hechos y de la atestación. Se entiende como fe pública el asentamiento o aceptación de lo dicho por aquellos que tienen una investidura para atestar, cuyas manifestaciones son revestidas de verdad y certeza
Integridad: Determina que las tareas deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y aspectos económicos, incluido su entorno. Esta contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados.
Oportunidad: Determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos que no coincidan con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo para la entidad.
Forma: Los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados por los directivos o administradores de la empresa.
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento.
Blanco Luna, Yanel (2012), señala a la Auditoría Integral como un servicio de aseguramiento, nos da la pauta que es un procedimiento ejecutado por un profesional independiente a la organización, que busca dar confiabilidad a la información procesada por otros, para dar a las autoridades o dueños de una empresa, la confianza necesaria para la toma de decisiones adecuadas, de ahí la importancia de este documento, que constituye una base para corregir procesos, realizar posibles inversiones; cambios, reducción o incremento de personal, entre otros.
Al ser una auditoría con diferentes enfoques la opinión del auditor deberá orientarse a establecer si:
En la Auditoría Financiera:
Si las cifras contenidas en los Estados Financieros presentan en forma razonable la situación financiera de la empresa
Los registros contables se ejecutaron de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas correspondientes a la materia.
Si las cifras contenidas en los estados financieros, están respaldadas en los activos, pasivos y patrimonio.
Si las cuentas de los estados financieros son las adecuadas para revelar la naturaleza de las transacciones.
En la Auditoría de Control Interno:
Si los procedimientos establecidos y vigentes de la institución, permiten que el sistema de control interno funcione
Si el funcionamiento del control interno, luego de las pruebas de auditoría aplicadas, den una certeza razonable de que las operaciones que ejecuta la entidad son correctas.
Si los empleados y los administradores, conocen las prácticas del sistema de control interno, y están en la posibilidad de mejorarlos.
En la Auditoría de Cumplimiento:
Si del incumplimiento de estas normas, se derivan a futuro hechos que pongan en peligro la existencia de la entidad o posibles sanciones que afecten el funcionamiento o el patrimonio de la misma.
En la Auditoría de Gestión:
Si los objetivos y metas de la entidad se han cumplido con eficiencia, eficacia y calidad.
Si la administración ha apoyado permanentemente a la consecución de los objetivos
Si se han planteado planes que incluyan objetivos realizables, de acuerdo a la capacidad financiera, administrativa y técnica de la entidad.
Si los administradores se han involucrado en los procesos, para un mejor desempeño
Si la comunicación ha sido adecuada dentro de la gestión organizacional, estableciendo canales de comunicación abiertos para la detección y corrección oportuna de desviaciones de los procesos misionales de la empresa.
2.2. Descripción conceptual y los criterios principales de todas las auditorías que conforman la auditoría integral.
2.2.1. Auditoría Financiera.
Madariaga, J. (2004), señala que la Auditoría Financiera constituye un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas. La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos-contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativo-contable que procedan.
Por tanto constituye un examen objetivo, sistemático y profesional de los estados financieros de una empresa, con el propósito de emitir un documento, denominado dictamen, en el cual el auditor expresa su opinión de que las cifras contenidas en los estados financieros, presentan en forma razonable su situación financiera, cumpliendo los principios de contabilidad generalmente aceptados y la normativa contable que le corresponda.
Estado de Situación Financiera, con sus correspondientes notas
Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Ejecución Presupuestaria
Cabe señalar que el procesamiento de estos documentos contables es de exclusiva responsabilidad del contador de la entidad; el auditor en cambio emitirá una opinión debidamente sustentada de la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados financieros, así como las recomendaciones pertinentes, producto del análisis de la documentación administrativa y contable presentada por el auditado.
Objetivos de la auditoría financiera.
El objetivo general es el de determinar la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros.
Madariaga, J. (2004), menciona que los objetivos específicos de este tipo de auditoría son:
Proporcionar a la dirección, estados financieros certificados por una organización independiente y asesoramiento en materia de sistemas contable y financieros.
Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia.
Servir de punto de partida en las negociaciones para la compra venta de acciones de una empresa, pues la información auditada, garantiza mayor confiabilidad.
Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales.
Sirve de base objetiva para determinar el gravamen fiscal.
Criterios para definir los componentes para una Auditoría Financiera.
Para la definición de los componentes o cuentas de los estados financieros a auditar podemos tomar en cuenta la relevancia de las cuentas o grupos de cuentas pudiéndose elegir ya sea por la importancia monetaria, por ser un área misional, por la materialidad con relación a los totales del estado financiero, y las posibles variaciones de un año a otro.
Para escoger la cuenta o grupo a examinar, el auditor debe recopilar información suficiente que le permita obtener un criterio adecuado para escoger el área a auditar, puede aplicar procedimientos como:
Comparación de estados financieros (año anterior-año actual)
Observaciones de auditorías anteriores
Determinar las variaciones de cada cuenta (año anterior-año actual)
Estructura organizacional de la empresa
Información del área jurídica, donde se puede determinar posibles contingencias que repercutan a futuro la estabilidad de la entidad o su economía.
Estado de las obligaciones tributarias
Sistemas de nómina de la empresa
Sistemas informáticos que procesan la información financiera
Niveles de autorización de gastos u operaciones
Proceso para realizar gastos
Procesos de recaudación de los ingresos , entre otros
Afirmaciones de los estados financieros.
Las afirmaciones son aseveraciones de la gerencia de una entidad, las cuales son realizadas por medio de los estados financieros, las mismas que se refieren a activos, pasivos, ingresos, gastos y demás operaciones reflejadas en los en los saldos de las diferentes cuentas de los estados financieros, la labor del auditor es probar estas afirmaciones realizadas por la gerencia, a través del examen de auditoría financiera.
Afirmaciones en auditoría financiera.
:
Gráfico # 2
Título: Afirmación en Auditoría Financiera: Veracidad, existencia u ocurrencia
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Subía
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
Se refiere a la verificación de si los activos o pasivos de la entidad existen a una fecha determinada y si las transacciones registradas han ocurrido durante el periodo examinado.
Gráfico # 3
Título: Afirmación en Auditoría Financiera: Integridad
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Subía
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
Se refieren a si la totalidad de las operaciones tanto de activos, pasivos y patrimonio se han presentado en los estados financieros.
Gráfico # 4
Título: Afirmación en Auditoría Financiera: Valuación
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Subía
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
Si las transacciones han sido registradas o incluidas en los estados financieros, en los importes correctos o valores apropiados, de conformidad a la documentación fuente.
Gráfico # 5
Título: Afirmación en Auditoría Financiera: Exposición
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Subía
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
INTEGRIDAD
VALUACIÓN
Se refiere a que las transacciones hayan sido agrupadas y presentadas en forma correcta de conformidad a los principios de contabilidad generalmente aceptados y a los planes de cuentas adoptados por cada entidad
Criterios de la Auditoría Financiera.
Los criterios en la auditoría financiera están determinados por todo el fundamento legal, normativo u operativo que regula u orienta las diversas áreas sujetas de examen, estas son identificadas por el auditor antes y durante la auditoría. Las fuentes de criterio entre otras pueden ser:
Leyes, reglamentos, instructivos y demás normativa que regule la auditoría financiera.
En el caso de la Empresa EMMAIT-EP sujeta a examen por ser una empresa de carácter público, los criterios son:
Acuerdo Ministerial No. 447 del Ministerio de Finanzas, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero de 2008 y convalidado con Acuerdo Ministerial No. 283 de 22 de octubre de 2010 y reformado con Acuerdo 335 publicado en el Registro Oficial No.858 del 27 de diciembre de 2012.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas públicas de 14 de octubre de 2010, publicado en el Registro Oficial suplemento 306 de 22 de octubre de 2010
Principios de Contabilidad Generalmente aceptados
Plan de cuentas establecido por Ministerio de Finanzas
Resoluciones y directrices emitidas por el ente rector de las finanzas públicas
2.2.2. Auditoría de Control Interno.
La responsabilidad de la ejecución del control interno es de todo el personal de la organización, tanto de la alta gerencia como del nivel operativo, los procedimientos que se diseñen y apliquen brindan una certeza razonable, no absoluta de que las actividades y operaciones se realizaron en forma correcta.
Objetivo de la Auditoría de control interno.
Para SANTILLANA, (2012) el objetivo principal de la auditoría de control interno es emitir recomendaciones claras, que sean posibles de aplicar y sobre todo imparciales a base de las evidencias encontradas por el auditor sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, el correcto desarrollo de los procesos, así como sobre desviaciones e irregularidades presentadas en la operación de la entidad, con el fin de apoyar a la Alta Dirección en la toma de decisiones, para que esta implemente los procedimientos necesarios para corregirlas.
Por lo expuesto podemos enunciar que el control interno pretende:
Gráfico # 6
Título: Finalidades del Control Interno
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Santillana
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
Un informe de control interno contiene las observaciones para la administración que constituyen una guía para corregir las deficiencias del control interno, siendo esta una herramienta útil que permite su funcionamiento y apoyo al logro de los objetivos institucionales, además un informe de control interno contendrá recomendaciones que permitirán fortalecer los controles o a su vez implementarlos, generando un valor agregado para la empresa.
*Proteger los activos de la organización.
*Otorgar seguridad razonable sobre la exactitud y veracidad de las operaciones
*Realizar el seguimiento de las prácticas y políticas de la gerencia.
El informe de control interno, es entregado a la Máxima Autoridad, como producto de la evaluación, este documento contiene las desviaciones de control interno encontradas, este informe debe ser oportuno, claro y entendible, con el propósito de que las deficiencias sean corregidas en el transcurso del examen o su cumplimiento sea planificado.
Para la realización de la evaluación del control interno se aplican diferentes técnicas, como:
Descriptiva o Narrativa.
Consiste en la ilustración escrita, de los pasos que se ejecutan para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos, vinculados al cumplimiento del control interno. Es decir, es la narración escrita de los pasos de un control. Para lo cual deberá tomarse en cuenta:
Donde se origina cada documento, quien lo elabora y su registro
Cómo procesan la documentación
Indicación de procedimientos clave de control ( para evaluar riesgos)
Determinación de separación de funciones
Definición de autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas
Cuestionarios.
Constituyen un listado de preguntas, que pueden ser abiertas o cerradas, referentes a los controles en cada área objeto de auditoría, como medio para detectar los aspectos de la estructura de control que pueden ser inadecuados, para determinar las deficiencias potenciales del control.
Para sustentar las respuestas obtenidas, el auditor obtendrá evidencia y elaborará de ser necesario papeles de trabajo, que determinarán si los controles operan tal como fueron diseñados.
Diagrama de Flujo.
Optimizar el trabajo
Descubrir puntos críticos
Detectar funciones innecesarias y redistribuirlas
Determinar incompatibilidad de funciones
Disminuir costos
Aprovechar recursos humanos, materiales y tecnológicos
Identificar oportunidades de mejoramiento, entre otros
Criterios de la Auditoría de control interno.
El criterio de la Auditoría de control interno es el informe COSO (Committee of Sponsoring Organization), este comité ha asumido un liderazgo en la orientación y desarrollo del control interno a través de marcos de trabajo y guías, elaboradas por la necesidad de las organizaciones de mejorar sus actividades en la búsqueda de oportunidades, reduciendo errores y evitando fraudes, propendiendo una administración transparente basada en normas éticas y de control.
Los componentes del control interno incluyen directrices que en su conjunto y aplicadas con amplio criterio permiten un desarrollo ordenado de las actividades de una organización, están interrelacionadas y nos dan la guía para un sistema de control interno aplicable a la organización, a base de estas normas también podremos evaluar el funcionamiento del sistema; los componentes son:
Ambiente de control
Evaluación de riesgo
Actividades de Control
Información y comunicación
Seguimiento
Ambiente de control.
Este componente es el fundamento de los demás componentes del control interno, es aquel que propone las pautas de disciplina y estructura, para estimular la conciencia del capital humano de la organización en relación a su actuación dentro de ella, es decir es el motor y base en la que se construyen los demás componentes.
Integridad y valores éticos: conducta que se esperan del personal de la organización sin interponer por sobre estos la efectividad de los controles. Es deber de las máximas autoridades la difusión y fortalecimiento de los valores éticos y de conducta en toda la organización
Competencia: Se refiere a los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal de la organización, para la ejecución óptima de sus actividades.
Participación de la Alta Administración: Sin el apoyo de la alta dirección, los controles no funcionan, quienes emitan los criterios de control deben estar involucrados en los proceso y apoyar incondicionalmente en la adopción y aplicación y dotación de recursos para un ambiente de control organizacional adecuado.
Filosofía y estilo de la administración: un ambiente de control adecuado va de la mano con aquel estilo de dirección que sea coherente, lógico y capaz de tomar decisiones acertadas, de hacer cuestionamientos propios y fundamentados y de la misma forma proponer acciones correctivas que influyan en el ambiente interno organizacional, propendiendo a actitudes prudentes conciliadoras y justas.
Para el estilo de dirección se deben tomar en cuenta algunos aspectos que nos podrán ayudar y soportar un estilo de administración como:
Mantener actualizadas las normas y procedimientos
Definición de planes de acción y actividades de la administración.
Adopción de un sistema de organización que permita la ejecución de planes y proyectos sin entorpecimientos.
Delimitación precisa de la autoridad y responsabilidad en todos los niveles de la organización.
Emisión de procedimientos y normas para la protección, utilización y optimización de recursos.
Establecimiento de canales de comunicación
Estructura organizacional.
Una adecuada estructura organizacional prevé que cada nivel y competencias estén definidos y que funcionen para el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad, el establecimiento de la jerarquía de toma de decisiones es importante, establece relaciones sanas entre los niveles organizacionales, lo cual aporta favorablemente al ambiente de control.
Asignación de autoridad y responsabilidad: para el cumplimiento de los objetivos es necesario designar autoridad y responsabilidad emitiendo políticas apropiadas, basadas en el conocimiento y experiencia del personal. La comunicación entre el personal y la autoridad facilita el desarrollo de actividades y el entendimiento de la misión y objetivo de la entidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos: el capital humano es el elemento fundamental de toda la organización, los procesos orientados a su manejo deben estar claramente establecidos ya sea en el ámbito de contratación, capacitación, incentivos, evaluación, salud ocupacional, entre otros.
Evaluación de riesgos.
Partiendo de la conceptualización de que el riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un hecho no planificado, toda organización en cualquier actividad está expuesta a riesgos que afectan la habilidad de la entidad para sobrevivir, por ello la determinación de mecanismos para enfrentar, prevenir y reducir riesgos es fundamental, toda vez que sabemos que no hay la posibilidad de eliminarlos.
La ausencia de controles clave, denotan claramente la existencia de riesgo en una entidad.
Una práctica efectiva es la determinación de niveles de riesgo aceptables y el establecimiento de estrategias para evitar que los riesgos sobrepasen esos límites.
Los factores de riesgo pueden ser internos de la propia organización o externos
Actividades de control.
nos permiten asegurar que los objetivos y metas propuestos sean alcanzados. Estas actividades van desde simples revisiones hasta cálculos matemáticos, comparaciones y demás procedimientos, muchos de ellos no están plasmados en ningún documento, sino más bien nacen de la propia experiencia del personal.
Frente al cambio y evolución tecnológica, el mejoramiento de procesos, la evolución normativa, las exigencias del medio, la administración debe estar alerta para afrontar oportunamente estos cambios tomando las acciones oportunas para garantizar la existencia de la entidad.
Las actividades de control se evidencian en lo siguiente:
Monitoreo del comportamiento de los indicadores de la entidad
Revisiones del desempeño del personal
Revisiones del procesamiento de información
Controles físicos
Separación de funciones incompatibles de ser detectadas
Información y comunicación.
El éxito de la ejecución de las actividades de una organización, tiene dos pilares fundamentales:
La información que maneja; y,
La comunicación de la misma.
Esta información y comunicación a través de canales y organización adecuada permitirá que la información fluya en las direcciones planteadas; así como permitirá obtener informes sobre las actividades, gestión, posición financiera y el cumplimiento de la normatividad que rige a la empresa, en tiempo real, pudiéndose tomar decisiones oportunas, disminuyendo riesgos y evitando conflictos.
Es fundamental la claridad con la que se establezcan los canales de comunicación y las direcciones en que fluya, deben ser fáciles de manejar y entendibles para todos quienes lo utilicen.
La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a
La comunicación en una entidad puede ser:
Interna: es aquella que se produce dentro de la organización, entre los empleados de la misma, para conocer y recibir información que les permitirá ejecutar sus labores, por ello la información que reciban debe ser correcta, y canalizada de tal forma que permita la retroalimentación de los procesos e identificar fácil y rápidamente los posibles errores y sus responsables.
Externa: Una organización no funciona en forma aislada, está relacionada con organismos externos ya sea de control o de relación laboral, por lo que la comunicación con entes externos nos dota de información relevante sobre el funcionamiento del control interno. Así también el envío de información hacia entes externos debe ser normado y establecer un procedimiento específico para que únicamente personas autorizadas puedan hacer uso y entrega de dicha información.
Seguimiento.
Todo proceso o actividad realizada para el cumplimiento de un fin, requiere de un seguimiento permanente, con el propósito de asegurar que estas actividades se están cumpliendo de conformidad con lo establecido por la administración. Los procedimientos van evolucionando ya sea por el cambio tecnológico, normativo o las exigencias de los ciudadanos, por lo cual el seguimiento se vuelve imprescindible en la organización, para rediseñar los controles o implementar nuevos de ser el caso. El seguimiento puede ser permanente o ya sea luego de ejecutadas las acciones, se busca evaluar e identificar desviaciones de control, para que sean corregidas de ser el caso en forma inmediata.
Limitaciones del control interno.
Juicio humano en la toma de decisiones errores o equivocaciones.
Errores en el uso de la información producida por la tecnología.
Confabulación de dos o más personas.
Desautorización de manera inapropiada.
Para la aplicación de este tipo de auditoría se aplican los siguientes pasos:
Planeación
Pruebas de control
Comunicación de los resultados
Emisión de informe
En cada etapa se ejecutan procedimientos de auditoría para obtener la comprensión suficiente de las normas que posiblemente se hayan incumplido, así como los potenciales riesgos presentes en todo proceso de auditoría, dependiendo de ellos variará el alcance de las parte del auditor.
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento.
Blanco Luna, Yanel (2012), define a la Auditoría de cumplimiento como: “…la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.”.
La normativa legal no es la misma para todos, dependerá del tipo de organización a la cual se esté realizando la auditoría, su actividad empresarial, sus objetivos y sector de la sociedad al que pertenezca.
El cumplimiento de la normativa legal es responsabilidad de la administración, a través de la emisión de políticas y procedimientos, que permitan a los niveles directivos, controlar, prevenir y detectar incumplimientos de normas legales establecidas, estas normas pueden ser:
Internas: emitidas por la administración de la entidad como: reglamentos internos, resoluciones de la máxima autoridad, disposiciones a través de memorandos.
Externas: aquellas que son emitidas por organismos rectores de las actividades empresariales como: Ley de Régimen Tributario Interno, Reglamento General de Administración de Bienes del Sector Público, Leo Orgánica del Sistema Nacional de contratación Pública, Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, entre otros.
A través del cumplimiento de la normativa la administración asegurará que las transacciones se ejecuten de conformidad con leyes y regulaciones, evitando dificultades posteriores que podrían ocasionar hasta el cierre de la empresa.
Constituye una acción fundamental, que los Directivos establezcan mecanismos de información para que toda la organización en todos sus niveles conozcan la normativa tanto interna y externa que deben cumplir, así como los cambios que pudieren ocurrir.
Objetivos.
En general la auditoría de cumplimiento busca:
Determinar si las actividades y operaciones de la entidad, se ejecutaron de conformidad a las normas leyes y reglamentos que la rigen
Establecer conclusiones debidamente fundamentadas en evidencia de auditoría suficiente y apropiada, de posibles incumplimientos legales, que puedan afectar a la organización, ya sea económicamente o a la imagen institucional
Para la realización de este tipo de auditoría muchas veces se requiere el apoyo de un abogado, para obtener suficiente comprensión de las leyes y reglamentos que se manejan y poder emitir comentarios sobre incumplimientos legales.
2.2.4. Auditoría de Gestión.
Partimos de que la gestión es un proceso en el cual se coordina los recursos disponibles de una empresa, con el propósito de alcanzar objetivos y metas planteados.
Velásquez Navas, Marcelo (2013) señala que la auditoría de gestión es: “ un proceso que nos permite examinar y evaluar las actividades realizadas en una organización, sector, programa, proyecto u operación. Actividad que sobre la base de un modelo y un marco normativo, permite determinar el grado de eficiencia, eficacia y calidad en la utilización de los recursos disponibles, el desarrollo de procesos y la entrega de productos o de servicios, acordes con las necesidades de los clientes, los mismos que podrán ser mejorados en forma continua, a través de la aplicación de las recomendaciones emanadas del informe de auditoría.”.
Según la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en su artículo 21 define la auditoría de gestión de la siguiente manera:
“La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes”.
Por los conceptos descritos la gestión comprende actividades como:
Determinación de metas y objetivos
Análisis de los recursos disponibles
Evaluación del desempeño institucional
Objetivos de la auditoría de gestión.
Velásquez Navas, Marcelo (2013), establece que entre los objetivos de la auditoría de gestión están:
“Evaluar el grado de cumplimiento de la misión, políticas, objetivos, estrategias, metas, consideradas en los planes y programas a través de la aplicación de indicadores de gestión que permitan medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad, como también el impacto que esta genera en el sector”.
“Determinar el grado de confiabilidad del Control Interno a través de la evaluación de riesgos o factores de riesgo internos y externos que podrían afectar a la consecución de metas y objetivos”.
Por lo señalado la auditoría de gestión nos permitirá detectar áreas críticas de la organización y su impacto, así como identificar las responsabilidades que tienen los administradores de la entidad y al final establecer recomendaciones para mejorar la gestión de la empresa.
Este tipo de auditoría la ejecuta un equipo multidisciplinario, con el propósito de que las evaluaciones realizadas sean técnicas y profesionales, que nos permitan evaluar la eficiencia, eficacia y calidad; Velásquez Navas, Marcelo (2013), define claramente estos términos así:
“La eficiencia mide el uso de los recursos”.
“La Eficacia mide el logro de resultados”.
“Calidad: Nivel de satisfacción logrado, es un resultado de impacto”.
Indicadores de gestión.
Benjamín Franklin, Enrique (2007), conceptualiza a un indicador como:
“…Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso
o procesos diferentes. Por si solos no son relevantes pues solo adquieren importancia
una medida aproximada de un componente o de la relación entre componentes…Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir
cambios…”.
Para que los indicadores de gestión sean útiles para la gestión de la empresa, deber ser relevantes y dirigidos a la evaluación de las actividades misionales de la empresa.
Como características de un indicador se pueden mencionar:
Deben ser medibles
Deber ser cuantificables
Estarán alineados a la misión, visión, los objetivos estratégicos y las metas trazadas.
Establecerán una periodicidad y un responsable de cálculo.
Proveerán información útil y confiable para la toma de decisiones.
El número de indicadores será el necesario para evaluar la gestión, uso de los recursos y grado de satisfacción de los usuarios, evitando los que nos son aplicables.
Se integrarán con los procesos, áreas funcionales y sistemas de evaluación organizacional.
2.3. Proceso de la Auditoría Integral.
La auditoría integral como toda auditoría ejecuta las fases de planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento. El alcance de la auditoría integral considera a los sistemas administrativos y de control en su conjunto.
El enfoque global de la auditoría integral, propende a que:
El análisis permita maximizar beneficios
Motivar y mejorar el desempeño en el personal
Incrementar utilidades y ser más competitivos.
Blanco Luna, Yanel (2012), indica que la Planificación de la Auditoría constituye la primera fase del proceso de auditoría, este tipo de planificación por ser una auditoría con un enfoque integral, necesita la conformación de un equipo multidisciplinario, con el fin de ejecutar un trabajo profesional y útil para la empresa, de ahí la necesidad de la adecuada organización del equipo auditor previo la iniciación de trabajo.
Fundamental en toda planificación definir el alcance, los procedimientos a ejecutar y tiempos en los cuales se concluirá el trabajo; de esta dependerá el alcanzar los objetivos de loa auditoría; no siendo una camisa de fuerza, la planificación es flexible, los procedimientos señalados en la misma podrán variar en el transcurso del examen, de acuerdo a la problemática que se presente.
Se dice que esta etapa debe ser ejecutada por el personal auditor con más experiencia, pero cabe destacar que el auditor operativo tiene destrezas y habilidades que apoyan al desarrollo de la planificación y lo más recomendable es involucrarlos desde el inicio del trabajo, el conocimiento adoptado en esta etapa es fundamental para el desarrollo de la ejecución de la auditoría, para todos los miembros del equipo.
Dentro de esta etapa realizaremos revisiones documentales, visitas al lugar donde se ejecutará el trabajo, entrevistas con los directivos y funcionarios involucrados en el examen, observaciones de ser el caso, todo esto para obtener en primer lugar una visión global del ente auditado, así como información que nos servirá de base para iniciar el trabajo.
La información que se incluye en la planificación es la siguiente:
Antecedentes.
Auditorías anteriores realizadas: gubernamentales o privadas
Conocimiento de la empresa: diagnóstico institucional, naturaleza, actividad económica.
Motivo del Examen.
Objetivos.
Se orientarán los objetivos de conformidad al alcance de la auditoría integral y sus diferentes enfoques.
Alcance.
Se describen los rubros, componentes, cuentas y período de examen de la auditoría.
Conocimiento de la entidad y su Base Legal.
Se describe la ubicación geográfica de la entidad, dirección e instalaciones de la misma.
Se cita la base legal que rige a la empresa de acuerdo a su naturaleza pública o privada; y se transcribe la misión visión y objetivos y estructura orgánica de la empresa a examinar.
Recursos a examinar.
Se puntualiza el monto de recursos a ser examinados que se involucran de conformidad al alcance.
Servidores Relacionados.
Se identifican los nombres completos y cargos de las personas que actuaron durante el período examinado, relacionados con los componentes a examinar.
Principales políticas y prácticas.
Se detallan las políticas de tipo contable, de control interno, de cumplimento y de gestión, que se aplican en la empresa.
Sistemas de información.
Se detallan los sistemas de información oficialmente aprobados por la empresa ya sean computarizados, o establecidos a través de procedimientos aprobados por la Máxima Autoridad.
Resultados de evaluación de control interno.
Matrices de evaluación de riesgos.
Aquellas matrices en las cuales se evaluaron los controles clave de los procesos y nos permitieron establecer el nivel de riesgo de cada cuenta o componente.
Plan de muestreo.
Se especificará la muestra a ser analizada dependiendo de los niveles de riesgo encontrados.
Recursos humanos y distribución del trabajo.
Se menciona como está conformado el equipo de trabajo, y la asignación de actividades a cada integrante del mismo.
En la planificación se generan los siguientes productos:
Gráfico # 7
Título: Productos de la Planificación de la Auditoría
Fuente: Autora investigadora, sustentado en Subía
Elaborado por: Mónica Sandoval T.
