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Modelo de Implantación de Sistemas y Tecnologías de
Información Administrativos -Edición Única
Title
Modelo de Implantación de Sistemas y Tecnologías de
Información Administrativos -Edición Única
Authors
Juan Carlos Gamero Escoto
Affiliation
Tecnológico de Monterrey, Universidad Virtual
Issue Date
2002-04-01
Item type
Tesis
Rights
Open Access
Downloaded
18-Jan-2017 23:55:46
MODELO DE IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
TESIS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY UNIVERSIDAD VIRTUAL
POR
JUAN CARLOS GAMERO ESCOTO
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY UNIVERSIDAD VIRTUAL
DIVISIÓN DE GRADUADOS EN ARQUITECTURA, CIENCIAS, INGENIERÍAS Y TECNOLOGÍAS
PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍAS Y TECNOLOGÍAS
Los miembros del comité de tesis recomendamos que la presente tesis de Lic. Juan Carlos Gamero Escoto sea aceptada como requisito parcial para obtener el grado académico en:
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Comité de Tesis:
ABRIL DE 2002
Rubén Eduardo Fernández Colé, Ingeniero SINODAL
Marco Antonio Díaz, Ingeniero SINODAL
MODELO DE IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
POR
JUAN CARLOS GAMERO ESCOTO
TESIS
Presentada a la División de Graduados en Arquitectura, Ciencias, Ingenierías y Tecnologías.
Este trabajo es Requisito Parcial para Obtener el Grado de
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY UNIVERSIDAD VIRTUAL
IV
DEDICATORIA
A mi esposa Erica y a mi bella hija Analucía. Por la paciencia y apoyo brindado durante todo este tiempo.
V
RECONOCIMIENTOS
El autor desea expresar sus más sinceras muestras de gratitud al Doctor Romel Alfredo Tintín Hidalgo, quien desde la distancia, apoyó incondicionalmente para que este proyecto fuese una realidad.
v i
RESUMEN
La implantación es una de las tareas más complejas, en la adquisición de sistemas y tecnologías de información. Por experiencia, es en esta etapa, en donde fracasan la mayoría de los proyectos informáticos en las empresas que las adquieren. Sin embargo, hay varios puntos que considero, deben tomarse en cuenta, para minimizar este fenómeno:
Es importante aprender a concentrarse en un nivel deseado de tecnología. Muchas veces queremos tener lo último, pero esto puede ocasionar consecuencias desastrosas. Parte de la implantación de las tecnologías, debe ser el conocimiento de la tecnología actual: su vida útil, su presencia en el mercado, su nivel de respaldo técnico local, y otras afines. De esta manera se reducirá el riesgo de la descapitalización financiera del negocio.
Los diseñadores de sistemas, deben reconocer que sus aplicaciones entrarán en un ciclo de vida tecnológico, producto de la depreciación intrínseca a la que son sometidas las innovaciones hoy en día. Esto debe servir de base para saber alinear adecuadamente las tecnologías que se desean implantar, en conjunto con las decisiones estratégicas a mediano y largo plazo de nuestros clientes.
Es importante para toda empresa, revisar y evaluar la posición de su negocio, en relación con la competencia. La mayoría de las soluciones de sistemas de información del mercado, especialmente los ERP1, adoptan las mejores prácticas, y esto hace que al momento de su implantación, los negocios tengan que hacer reingenierías de sus procesos para adaptarse a los sistemas.
Steven H. Spewak2, hace un acercamiento bastante interesante y fácil de adoptar. Algunas cosas cambian, al aplicarlo a nuestro medio. Por ejemplo, el tiempo para desarrollar un plan estratégico, según el autor, debe durar nueve meses. Esto, unido al número de recursos requeridos hace que la EAP (Planeamiento de la Arquitectura Empresarial) sea bastante elevado. Sin embargo, en nuestro medio, desperdiciar el 75% del año fiscal para desarrollar un plan de implantación de sistemas y tecnologías de información, es hacer una implantación obsoleta. Por lo tanto, la idea del autor se respeta, pero los tiempos y recursos empleados deben reducirse a un período no mayor a 90 días (3 meses) de planificación y ejecución.
1
ERP. Enterprise Resource Planning. Es un sistema estructurado que busca satisfacer la d e m a n d a de soluciones d e gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permite a las e m p r e s a s unificar las diferentes áreas d e productividad d e la misma
vi i
De igual manera, a medida que avancemos en esta Tesis, iremos discriminando procedimientos globales por procedimientos regionales, aplicados a nuestro país. La secuencia de capítulos es de la siguiente manera:
Primero, conocemos el marco teórico, respaldado por autores con bastante recorrido en la materia: Steven H. Spewak, Anita Cassidy y Linda Applegate, y otros cuyos comentarios enriquecen el capítulo. Esto nos hace ver el panorama del "cómo debe Hacerse".
Luego, revisamos un estudio realizado en la ciudad de San Pedro Sula, para conocer la forma en que las empresas adquieren e implantan sus sistemas y tecnologías de información.
Después, preparamos las diferencias entre el marco teórico y el resultado del estudio. Esto nos genera dos situaciones: a) Determinar si la diferencia es porque el medio no permite el procedimiento, b) si la diferencia es por falta de conocimiento, lo cual posiblemente generó dificultades en el proceso. Finalmente, consolidamos un solo plan creando la metodología propuesta.
viii
TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA iv RECONOCIMIENTOS v
RESUMEN vi TABLA DE CONTENIDO viii
LISTA DE TABLAS ix CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 1
1.1 Antecedentes 1 1.2 Objetivo de esta tesis 2
1.3 Producto Final 2 CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO 3
MODELO IDEAL 7 CAPÍTULO 3. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 9
3.1 Antecedentes 9 3.2 Análisis de Resultados 9
CAPITULO 4. COMPARACIÓN DEL MARCO TEÓRICO CON EL PERFIL DE LA
EMPRESA ESTUDIADA 12 CAPITULO 5. ANÁLISIS DE LAS DIFERENCIAS Y ESTABLECIMIENTO DE MODELO
GENÉRICO 14 CAPITULO 6. CONCLUSIONES 17
CAPITULO 7. RECOMENDACIONES 18
APÉNDICE 19 1. CUESTIONARIO SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN
SU EMPRESA 19 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 21
ix
LISTA DE TABLAS
Tabla Título Página
3.1 Datos relacionados con la organización de la empresa. 10 3.2 Datos relacionados con el sistema de información de la 10
empresa.
3.3 Datos relacionados con los resultados de la implantación del 10 sistema.
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Desde que inicié mi carrera profesional en el campo de la informática, me he dedicado al desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de información; asesorando a diferentes empresas en la adquisición de sus sistemas y tecnologías de información administrativos. Lo curioso es, que la mayoría de estas empresas han tenido funestas experiencias en el pasado, razón por la cual la indiferencia, es el primer escudo contra cualquier nueva empresa proveedora de tecnología. La pregunta que nos hacemos es: "¿Qué pasó?".
Tratar de encontrar la solución es parte de esta investigación. Y para hacerlo, es preciso conocer un poco de esa historia, que les causó tanto dolor e insatisfacción. Pero lo más importante es, comprender bien lo que recomiendan los expertos, quienes han desarrollado e implantado con éxito sus teorías, en las grandes potencias mundiales. Y al mismo tiempo, regionalizar esas teorías al ámbito hondureno, en el que existen otros factores fundamentales, que limitan el apareamiento exitoso de dichas leyes, junto con las estrategias desarrolladas de nuestras empresas.
Es preciso entonces, definir una versión formal y eficiente, pero a la vez capaz de adaptarse al mercado local, que demanda con gran necesidad el deseo de poder adquirir sistemas y tecnologías de información, que satisfagan de una vez por todas, sus requerimientos y les permita competir sabiendo que cuentan con uno de los recursos más importantes de su empresa: "La Información".
Esta investigación se desarrollará en la ciudad de San Pedro Sula, capital industrial de la República de Honduras, dentro de la cual se seleccionarán empresas representativas de una muestra aleatoria, que hayan pasado ya por un proceso de implantación, sea éste exitoso o no. Luego, estudiaremos sus experiencias y situación actual, y después crearemos el modelo típico existente; para finalmente enfrentarlo al modelo real y definir cuál debería ser el procedimiento adecuado.
El Capítulo 3, nos presenta el instrumento utilizado: cuestionario, y la información obtenida de cada uno de ellos con las empresas investigadas. Cabe mencionar, que dicha información se obtuvo en varias sesiones, debido al poco tiempo que se puede dedicar por parte de las personas que otorgan este tipo de información.
Seguidamente, se presenta una sección preliminar de "Análisis de Resultados", en donde se muestra una tabla para establecer un patrón o conducta. Entonces, al comparar este patrón con el modelo teórico propuesto por nuestros autores,
podremos responder varias preguntas, de las cuales tendremos que analizar distintas variables:
a. Diferencias culturales
b. Falta de conocimientos de la tecnología actual c. Falta de preparación de los directores
d. Presupuesto
e. Alineación tecnológica
Finalmente, seremos capaces de establecer comparaciones y con ello: a. Hacer recomendaciones para la región.
b. Crear un modelo regionalizado... el producto final de esta tesis.
1.2 Objetivo de esta tesis
El principal objetivo de esta tesis, es realizar una investigación acerca del procedimiento actual que utilizan las empresas, para desarrollar, adquirir, implantar y mantener sus Sistemas y Tecnologías de Información Administrativos. Luego, establecer patrones y compararlos con los modelos estudiados a lo largo de la maestría, para determinar las diferencias; y con ello, proponer un modelo práctico, sencillo y flexible que oriente al gerente o tomador de decisiones, en la adquisición de tecnologías de información para su empresa, considerando las limitaciones existentes al momento de adquirirlas.
1.3 Producto Final
Al concluir esta investigación, se obtendrá una Guía Práctica para la Implantación de Sistemas y Tecnologías de Información, que servirá de apoyo para el tomador de decisiones de una empresa hondurena, al momento de decidir su adquisición. Esta guía, deberá convertirse en el manual de consulta, sobre tecnologías de información, durante la vida de la empresa, desde su inicio hasta su fin.
CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO
Todos los días, nacen nuevas empresas, dispuestas a aportar un valor agregado al campo en que se desarrollarán; al mismo tiempo, desaparecen otras que nunca lograron desarrollar sus ideas, o que quizás no encontraron la forma de sostenerlas. Cada vez más, la competencia global obliga a las organizaciones existentes, a revisar minuciosamente sus esquemas organizacionales, sus estrategias de negocio y su capacidad de moldearse a un entorno de alta incertidumbre o reflexivo (Soros, 1999). Es por eso, que han existido, a lo largo del tiempo, diferentes maneras de crear estrategias competitivas que permiten el sostenimiento compatible de las organizaciones en un mundo rápidamente cambiante como el nuestro.
La planeación estratégica indica a la empresa, qué es lo que debe hacerse ahora para posicionarse adecuadamente en el futuro. Es un proceso en el que se deben conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas, para determinar el futuro de la organización (Michael Porter, 1998). Es un proceso que involucra tres grandes actividades: Análisis de la situación actual, determinación de los movimientos estratégicos y ejecución del plan. (Bernard Boar 1993). Imaginarse el futuro no es tarea fácil, especialmente dentro de la Era de la Información, que es la fase histórica en donde nos encontramos actualmente. Sin embargo, esa incertidumbre no debe desconcertarnos, pues el hombre seguirá buscando mejores ideas, e innovaciones para enfrentarse a ella, y descifrará nuevos paradigmas. (Michael Dertouzos, 1997)
Según Arthur A.Thompson, Jr. (1995), existen cinco actividades básicas para generar una administración estratégica efectiva:
1. Desarrollar una visión estratégica y una misión del negocio
2. Establecer objetivos
3. Armar una estrategia para alcanzarlos objetivos
4. Implantar y ejecutar la estrategia
5. Evaluar el rendimiento, monitoreando nuevos desarrollos e iniciando ajutes correctivos
Pero dentro de todo este entorno empresarial, olvidamos mencionar un componente estratégico de gran valor, que durante mucho tiempo ha sido menospreciado y poco valorado, pero que hoy en día se ha convertido en el activo número uno de toda organización: "La información".
Transformar la información sobre los clientes es mantener una ventaja competitiva sostenible. Y para fortalecerla, se deben desarrollar perfiles de clientes, establecer información de servicio y medir el desempeño y satisfacción del cliente. (Arthur Andersen 1998). Lo más importante no es cómo convertir o transformar datos en información, sino en cómo compartir esa información y con quién; para finalmente conocer el resultado de esa actividad. (Jerry N. Luftman
1996).
Según Anita Cassidy (1998), el ciclo de vida típico de los sistemas de información va desde el análisis del proveedor de sistemas hasta el mantenimiento, pasando por la selección del proveedor, aprobación de la oferta económica e implantación de sistemas. Pero este ciclo, puede verse engorroso, y a la vez demasiado caro, si no existe una planeación adecuada. Generalmente la etapa de mantenimiento es la que consume más tiempo, y en la que los proyectos tienden a fracasar, especialmente por la falta de dirección o alineación estratégica entre el negocio y las tecnologías de información (Jerry Luftman 1996) y por la falta de invloucramiento del negocio en el planeamiento durante todo el proceso. Aunque, si nos enfrentamos a organizaciones familiares, encontraremos otros factores influyentes, como el choque de criterios y la crisis por la sucesión. (Néstor Braidot, 1999).
A diferencia del estilo tradicional de planeamiento de sistemas de información, en el que tratamos de conocer del cliente sus necesidades de sistemas, directamente desde sus escritorios, luego definimos las aplicaciones necesarias para manejar esa información y finalmente analizamos dónde almacenar los datos; el método propuesto por Steven Spewak (1992), basado en la planeación arquitectónica empresarial (EAP) propone primero: determinar el modelo de negocio; segundo, definir los datos necesarios para soportar dicho modelo; y, finalmente, definir el plan de implantación, basado en la dependencia de los datos. En otras palabras, el plan tradicional busca satisfacer las necesidades a corto plazo; el EAP busca satisfacer necesidades a largo plazo.
Entonces, continuando con Steven, los factores de éxito necesarios para satisfacer los objetivos o realizar el trabajo encomendado son cinco:
1. Accesar datos en la forma deseada y en el momento indicado.
2. Poseer la habilidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de ios
negocios
3. Obtener datos exactos y consistentes
4. Compartir información a lo largo de toda la organización
5. Mantener la información a la mano, ya un costo razonable
Esto, confirma la siguiente teoría: "La misión de los sistemas de información debe ser la de proveer calidad a quienes necesitan de la información" (Robert Burgelman, 1995). Lo ideal, en una organización actual, debe ser:
En pocas palabras, manejar datos como si fueran activos dentro de la empresa, construir diccionarios de datos, mantener documentación acerca de las políticas y de los modelos del negocio, integrar los sistemas de información actuales con nuevos sistemas más avanzados, más rápidos y menos costosos, desarrollar planeamientos a largo plazo para garantizar una tasa interna de retorno más factible y aceptable, buscar estar más cerca de las necesidades del cliente, desarrollar políticas de reducción de costos de ingreso de datos a los sistemas de información, y ofrecer acceso directo a la información compartida por parte del usuario final.
Debemos estar conscientes del contexto histórico en el que nos encontramos. Como dice Don Tapscott3, "la economía digital no es una idea ni un paradigma. Es sólo el inicio de la Era de la Información". Muchas de las decisiones que hoy en día se toman dependen de información que se requiere al instante. Ya no se puede esperar el cierre del día ni mucho menos del mes, para conocer la situación actual de una organización. Y en la medida en que nuestro trabajo como consultores, sea adecuadamente dirigido, lograremos implantar Sistemas y Tecnologías de Información que satisfagan el entorno global en que se encuentra nuestra organización, sin discriminación alguna de tecnología.
Bernard Boar4, nos muestra la manera para desarrollar un plan estratégico de tecnologías (administración y movimiento de la información - M&M), para el negocio. La idea no es diseñar procedimientos para crear tecnologías, sino para planificarlas.
inicialmente se propone definir el análisis situacional del negocio. Esto es, conocer la visión, misión, objetivos a corto, mediano y largo plazo. De esta manera, ubicamos el contexto del negocio dentro de su industria. Luego, hacemos un análisis a futuro del negocio y definimos su posición estratégica deseada; es decir, el futuro. Nuevamente, ubicamos el contexto del negocio dentro de su industria. Finalmente, debemos desarrollar las estrategias para mover el negocio, desde el punto actual, al punto deseado. Y esas estrategias, conllevan un respaldo de tecnologías de información, que son precisamente el área de interés, para nuestro caso. Entonces, nos concentramos en los movimientos. No en el presente ni en el futuro.
3 T A P S C O T T , D o n . T h e Digital Economy. Me Graw Hill, U.S.A., 1995. 4
B O A R , Bernard H. T h e Art of Strategic Planning for Information Technology. John W i l e y & Sons, Inc. U.S.A., 1993
Este punto de vista, se adapta fácilmente a los movimientos bruscos del mercado y permiten reaccionar con facilidad al negocio, y por ende, minimizar el riesgo y niveles de inversión en tecnologías.
Steven Spewak, muestra una visión práctica de cómo crear un proyecto de sistemas, partiendo de una arquitectura empresarial, dividida en cuatro grandes áreas:
a. Arquitectura de Sistemas y Tecnología b. Arquitectura de Datos
c. Arquitectura de Aplicaciones d. Arquitectura de Tecnologías
Cada una de estas áreas, pretende capturar todos los elementos necesarios para la creación de un sistema de información central, o ERP, y aún más allá, que sirva de base para la construcción de sistemas para soporte de decisiones, bodegas de datos, sistemas inteligentes, sistemas de conocimiento, etc.
Según Spewak, para que el proceso sea eficaz, debemos partir de un modelo de negocios vigente. De éste, debemos obtener la estructura organizacional, para poder identificar y definir puestos y funciones dentro del negocio.
Inicialmente, preparamos la Arquitectura de Sistemas y Tecnología, que nos permite crear un inventario de las aplicaciones actuales utilizadas por la empresa para desarrollar sus funciones. En este nivel, no ahondamos mucho en detalle; es decir, sólo nos concentramos en la lista. De igual manera, detallamos el inventario de equipo tecnológico con el que cuenta la empresa. Esto nos permite saber el grado de inversión y hasta qué punto se está apoyando la misión global.
Una vez obtenido el modelo de negocios, y luego de analizar las herramientas para recolectar la información, se procede a diseñar la Arquitectura de Datos. Esto consiste en encontrar los datos requeridos por cada función identificada en el modelo de negocios. En otras palabras, para cada función, asignaremos datos o "campos", que serán considerados como variables de nuestro modelo de sistemas. Al finalizar, debemos poseer una matriz de funciones y datos. Esto nos permitirá conocer el flujo de información a lo largo del modelo de negocios.
Nuestro siguiente paso será, definir la Arquitectura de Aplicaciones. Esto se hace analizando la matriz de funciones y datos. El proceso debe consistir en diseñar aplicaciones que sean capaces de satisfacer cada una de las funciones de negocio; y al mismo tiempo, que hagan circular la información, por toda la organización, evitando la redundancia y aplicando las restricciones propias de cada usuario, para manipularla basado en los estándares del modelo. Al finalizar,
debemos poseer una lista de aplicaciones a desarrollar, identificando las funciones apoyadas y los datos utilizados en cada aplicación.
Nos queda la definición de la Arquitectura de Tecnología, que no es otra cosa más que la identificación de las herramientas tecnológicas necesarias para satisfacer la demanda de aplicaciones y el flujo de información a través del negocio. Es importante tomar en cuenta los alcances geográficos del negocio, para determinar con certeza los elementos requeridos. Al finalizar, debemos poseer la plataforma tecnológica a adquirir, identificando las aplicaciones y funciones de negocio que apoyan y cómo logran satisfacer la misión corporativa.
Al momento de crear el plan de implantación, se recomienda desarrollar primero, las aplicaciones que crean los datos. Después las que los usan. Bajo este principio, estaremos creando sistemas en capas, logrando satisfacer eficientemente cada nuevo nivel implantado. Así las últimas aplicaciones serán los Sistemas de Información Gerencial, Soporte a las Decisiones, Sistemas de Conocimiento, Sistemas Expertos, y demás afines.
Resumiendo las ideas de todos los autores presentados en este capítulo, podemos definir un modelo unificado, suficientemente completo, que llamaremos el "Modelo Ideal". Es preciso considerar, que dicho modelo, está basado en la suma de las experiencias e investigaciones individuales de cada autor, considerando situaciones particulares, que han sido generalizadas en países industrializados, los que a la larga definen las mejores prácticas del merado, y así logran estandarizar procesos dentro de sus empresas.
MODELO IDEAL
1. Realizar un Análisis Situacional
a. Definir la visión y misión de la empresa
b. Hacer un análisis F.O.D.A. (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)
c. Hacer un análisis de cinco fuerzas del mercado (Entrada de competencia, Salida de competencia, Poder de negociación con clientes, Poder de negociación con proveedores, Productos Sustitutos)
d. Definir Objetivos a corto, mediano y largo plazo
e. Definir posición estratégica deseada (análisis a futuro)
f. Determinar los movimientos estratégicos para mover el negocio de la posición actual a la posición futura.
2. Determinar el modelo de negocio a. Análisis del modelo existente
b. Definir herramientas para recolectar información
c. Obtener la estructura organizacional (Puestos y Funciones) d. Realizar análisis de requerimientos
e. Definir los datos para soportar el modelo
3. Arquitectura de Sistemas y Tecnologías
a. Inventario de aplicaciones y herramientas tecnológicas b. Inventario de hardware
4. Arquitectura de Datos
a. Datos para cada Puesto / Función (valores dentro de nuestro modelo de sistemas)
b. Diseño del flujo de información
5. Arquitectura de Aplicaciones
a. Análisis de matriz de funciones y datos
b. Diseño de aplicaciones que satisfagan las funciones de negocio
6. Arquitectura de Tecnologías
a. Herramientas para apoyar el flujo de información y demanda de aplicaciones
7. Implantación de Sistemas y Tecnologías de Información
a. Primero, las aplicaciones que crean los datos, después las que los usan.
8. Mantenimiento de Sistemas
a. Servicio Post - Implantación
CAPÍTULO 3. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Antecedentes
El instrumento utilizado fue el cuestionario. Se tomó en consideración el objetivo del producto final de esta tesis, que es el de proporcionar una guía para el tomador de decisiones, sobre la adquisición de sistemas y tecnologías de información y su consiguiente implantación.
Esto me llevó a pensar en una serie de preguntas que me permitirían definir un modelo conceptual de la empresa en estudio. De esta manera sería homogénea la comparación con la teoría de los autores introducidos en el capítulo anterior.
El cuestionario utilizado se presenta en el Apéndice, para su análisis posterior.
Los parámetros de decisión para la selección de la muestra representativa son: a. Cuentan con un sistema de información administrativo, independientemente
del punto de implantación que tengan, o si ha sido exitoso o no. b. Sean de la región San Pedro Sula
c. Sean pequeña o mediana empresa (no mayor a $2,000,000 en ventas anuales)
d. Disposición a colaborar en la investigación
El tamaño de la muestra es de 4 empresas: una del sector distribución, una del sector de servicios, una del sector de comunicaciones y una del sector comercial.
3.2 Análisis de Resultados
A continuación se presenta la tabulación de los cuestionarios generando "ideas comunes". De esta manera, vencemos el obstáculo "pregunta abierta" y así creamos un patrón o conducta. A través de este proceso obtendremos el modelo de lo que se ha hecho; en otras palabras, el modelo realista.
DATOS RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
Organización
Depíos. Posee Visión y Misión
Métodos de expansión de los conceptos Posee encargado de Depto. Forma de Comunicación
Empresa 1 Unidades y
Departamentos 10 Si No se posee. Si. Orden Jerárquico
Empresa 2 Departamentos 6 Si No se posee Sí Orden Jerárquico
Empresa 3 Departamentos 8 Sí Publicaciones y
actividades Sí Orden Jerárquico
Empresa 4 [Niveles y
[image:22.612.75.510.115.363.2][Departamentos. 5 No. No se posee. Si Orden Jerárquico. Tabla 3.1 Datos relacionados con la organización de fa empresa
DATOS RELACIONADOS CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Información que posee integrada por medio del sistema.
Criterios para la compra del sistema Quien es encargado del mantenimiento Razón para contratar servicios externos.
Empresa 1 Ventas, inventarios, clientes, proveedores, recursos humanos.
Relación a ia largo plazo,
confianza, Costo. Proveedor extemo. No se posee presupuesto.
Empresa 2 Contabilidad. Ventas,
Cuentas por cobrar. Soluciones aplicables a la Costo, Confianza, respaldo, empresa.
Proveedor extemo. Economía, falta de presupuesto.
Empresa 3 ! Ventas, Inventario, Cuentas por Cobrar, compras, contabilidad y pagos
Integración de procesos. Servicio local, Respaldo, Confianza.
Proveedor externo. Economía y Confianza en el proveedor.
Empresa 4 Ventas e Inventario. Costo, Contabilidad,
Capacidad de Adaptación. Proveedor externo. Economía , Confianza, no se posee
presupuesto para crear un departamento. Tabla 3.2 Datos relacionados con el sistema de información de la empresa
DATOS RELACIONADOS CON LOS RESULTADOS DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
Cambios por implantación Beneficios de implantación Principales problemas Satisface sus necesidades Cambios que requiere el sistema.
Empresa 1 Velocidad con la que se obtiene la información. Integración de los procesos. Integración de procesos, reducción de costos, mejor administración de los recursos. Tiempo de Implantación, barreras culturales.
Sí. Implantar
nuevos módulos.
Empresa 2 Obtención de la información rápidamente.
Automatización
de funciones. y tiempo. Falta de capacitación Sí. Ninguno
Empresa 3 Rapidez en la obtención de la información, integración de la información.
Automatización de las funciones. Reducción de costos.
Tiempo, presupuesto,
barreras culturales. Sí Ninguno.
Empresa 4 Facturación automática, Información a la mano, control de
Automatización de funciones y mayor control.
Falta de capacitación del personal, presupuesto,
Sí. Adaptación
de reportes y aplicaciones.
[image:22.612.75.510.279.653.2]|inventario.
Tabla 3.3 Datos relacionados con los resultados de la Implantación del sistema
CAPITULO 4. COMPARACIÓN DEL MARCO TEÓRICO CON EL
PERFIL DE LA EMPRESA ESTUDIADA
De acuerdo con los resultados de la investigación, encontramos algunas conclusiones interesantes que podemos resaltar:
1. El 75% de las empresas consultadas, poseen una visión y misión establecida.
2. Sólo el 25% tiene establecido un sistema de comunicación interno que permite informar a todos los empleados, acerca de los procedimientos de trabajo.
3. Por lo general, tienen integradas pocas áreas, pese a que todos tienen integrada la función de ventas y control de inventarios.
4. Sólo el 25% busca una relación a largo plazo con el proveedor de sistemas y tecnologías de información.
5. El 75% prioriza el costo de adquisición, para tomar una decisión de compra e implantación de TI5.
6. Sólo el 25% busca la integración de funciones en un sistema de información.
7. Al menos el 50% busca la alineación tecnológica; es decir, la relación entre las capacidades del sistema de información y el cumplimiento de los objetivos y estrategias de la compañía.
8. El 100% utiliza Outsourcing6 por motivos de presupuesto limitado para sostener un departamento de TI interno.
9. El 100% desea implantar sistemas y tecnologías de información por cuestiones de velocidad para obtener información; el 75% lo afirma por cuestiones de integración de funciones y sólo el 25% menciona el control como una razón adicional.
10. El 50% de las empresas indica haber experimentado problemas de tiempo, factores culturales, capacitación de personal y limitaciones de presupuesto al momento de la implantación de sus sistemas y tecnologías de información.
5 T I . P u e d e usarse en sustitución d e "Sistemas y Tecnologías d e Información". 6 Outsourcing. Puede usarse en sustitución de "Consultoría Externa".
Esta información estadística nos permite tener un mejor panorama de la situación, desde el punto de vista de la empresa mediana. El costo de adquisición de las TI, es un parámetro importante. Prácticamente la marca del software o hardware por adquirir, no es el parámetro de decisión más relevante. Por otro lado, vemos que la decisión de adquirir sistemas y tecnologías de información no es un proceso sistemático; más bien es muy similar al de adquirir otro activo más.
Esto nos posiciona en una situación comprometedora, pues el marco teórico presentado al inicio nos da todo un proceso de implantación, que difícilmente podremos encajar en nuestras empresas de estudio. Sin embargo, será necesario un análisis de las diferencias, para determinar la viabilidad de dicho proceso y la propuesta de cambio a sugerir.
CAPITULO 5. ANÁLISIS DE LAS DIFERENCIAS Y
ESTABLECIMIENTO DE MODELO GENÉRICO
Para poder realizar este análisis, presentaré el siguiente cuadro. En la columna izquierda aparece el "MODELO IDEAL". En la columna derecha, se escribe si es viable o no. En caso de no ser viable, se determinan las razones para excluirlo.
MODELO IDEAL MODELO GENÉRICO
Realizar un Análisis Situacional (FODA, 5 Fuerzas, Objetivos C/P, M/P, L/P, Posición Estratégica Deseada, Movimientos Estratégicos)
Es Viable. Pero no siempre se cuenta con un análisis situacional tan detallado. A lo más que se puede llegar es a la definición de la misión y (os objetivos organizacionales a corto plazo.
Determinar el modelo de negocio (Herramientas de recolección, estructura organizacional, análisis de requerimientos, definición de datos)
Normalmente todas las empresas tienen definido un esquema organizacional. Posiblemente no lo tengan por escrito, pero eso no significa que no existe. Es preciso darlo a conocer, para poder definir los Puestos y las Funciones que cada puesto desarrolla. Esto permite definir claramente los procesos de trabajo. De esta manera se define la secuencia en la cual se hará el análisis de requerimientos hasta haberlos revisado a todos. La definición de los datos es importante realizar. Debe ser un paso viable.
Arquitectura de Sistemas y Tecnologías (Inventario de aplicaciones, herramientas, hardware)
Es viable. No se tiene disponible pero hay que generarlo. El catálogo de aplicaciones y equipo actual permite conocer la inversión actual de la empresa. Es muy probable que esa inversión tenga que seguir dando frutos, para lo cual se tiene que considerar la integración de futuras aplicaciones con dicha tecnología... en la medida posible. No se debe considerar desechar por completo, dadas las limitaciones de presupuesto con las que cuenta el 50% de las empresas de la región., Por otro
lado, este catálogo permite conocer las funciones o procesos que actualmente tienen resuelto su problema y cuáles son los que no se encuentran integrados. Es una manera de ganar tiempo en la implantación. También se puede conocer si dicha aplicación no está logrando satisfacer la necesidad primordial de su función o proceso asociado, para considerar cambiarla por una más nueva y funcional.
Arquitectura de Datos (por puesto /
función, diseño de flujo de información) Es viable. Toma tiempo, pero es muy importante generar el diccionario de datos de las aplicaciones instaladas o por instalar. Es la mejor manera de contar con una matriz que indique los datos que circulan por la organización y los puestos de trabajo que los utilizan. Mejor aún, qué funciones los accesan, ya sea para crearlos, modificarlos, eliminarlos o consultarlos.
Arquitectura de Aplicaciones (Matriz de funciones y datos, diseño que satisface funciones de negocio)
Es viable. Al igual que el diccionario de datos generado en el paso anterior, es preciso contar con una matriz de aplicaciones que nos defina el programa, en el eje horizontal y las Funciones / Datos que afecta. Nuevamente, conoceremos qué aplicación crea, modifica, elimina o consulta los datos, dentro de la empresa.
Arquitectura de Tecnologías (Herramientas que apoyan el flujo de información y demanda de aplicaciones)
Es viable. Debe generarse una matriz que nos permita conocer el hardware empleado para favorecer la demanda de las aplicaciones; de igual manera, qué procesos apoya. Esta matriz puede ser muy generalizada, pues puede resultar difícil estimar el costo por proceso. Por eso se determina a nivel de aplicaciones.
de Información (en secuencia: primero las que crean los datos, luego las que los usan)
que ocurre es que puede ser que la empresa adquiera un sistema de información ya existente en el mercado, que logre satisfacer sus necesidades; o bien, que desee crear su propio departamento de Ti y desarrollar su propio sistema de información. En cualquiera de los casos, se sugiere seguir el orden cronológico de los procesos dentro del flujo de la empresa.
Mantenimiento de Sistemas (Servicio post-implantación)
[image:28.612.69.519.55.412.2]Es viable. Es importante considerar el seguimiento del proyecto, después de haber sido implantado exitosamente. Independientemente que se haya comprado o desarrollado "en casa". El mantenimiento de los sistemas y tecnologías de información es imprescindible, pues puede comprometerse la organización, en caso de fallas o necesidades de información nuevas, producto de un ambiente dinámico al que actualmente están sometidas las empresas.
Tabla 5.1 Cuadro comparativo de MODELO IDEAL con resultados de investigación
Se puede deducir que sólo existe un paso que puede quedar en blanco. Este paso es la definición del Análisis Situacional de la empresa. El problema de obviarlo es cuestión de tiempo. Hoy, la empresa puede tener un rumbo muy diferente al de mañana, si no se tiene claramente definido un camino a seguir. Un proveedor de TI, puede verse simplemente como una "entidad" que instala sistemas de información y se retira. Pero la verdad, es que se va más allá. Sin conocer la razón de ser de nuestros clientes, es difícil asesorarlos en la búsqueda de la tecnología adecuada. Puede ser que la visión sea a corto plazo y por ello la inversión se haga pequeña. O viceversa. Pero si no se conoce el rumbo, pueden cometerse grandes errores como el invertir inadecuadamente en una solución de TI.
Dada la explicación anterior, no quisiera dejar pasar por alto, el proceso de realizar un Análisis Situacional, previo a toda consultoría, pues a la larga el modelo de implantación quedaría corto. Es por eso, que debemos conservar el modelo intacto, tal y como fue presentado desde el Capítulo 2, y considerando los comentarios del presente capítulo.
CAPITULO 6. CONCLUSIONES
1. La mayor parte de las veces, fracasan los proyectos porque se vuelven demasiado largos y cansados y la compañía debe moverse según las tendencias del mercado, y aún están implantando un proceso obsoleto.
2. Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compañía tenga optimizados e integrados sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales extemas, y así conseguir objetivos básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos.
3. La implantación de sistemas y tecnologías de información, es un proyecto complejo que requiere de un involucramiento constante y total de la alta gerencia debido al impacto directo que esta aplicación posee sobre la operación del negocio, tanto en su interacción con el cliente como en la interacción de los procesos internos que competen a toda la unidad administrativa y de producción del negocio.
4. Es importante recalcar la necesidad de conocer un rumbo estratégico antes de lanzarse a la tarea de adquirir TI en una empresa. No hacerlo así, es la receta para el fracaso en la implantación.
CAPITULO 7. RECOMENDACIONES
1. Aún en la actualidad, las empresas cuentan con administradores que conocen poco o nada de tecnologías de información. De ser así, se recomienda la búsqueda de la asesoría indicada, antes de adquirir sistemas y tecnologías de información en su empresa.
2. Durante el proceso de análisis de requerimientos por parte del proveedor de TI, puede demorarse tiempo en la extracción de información concerniente al desglose de funciones y procesos. Este paso es tan importante como los demás. Obviar un proceso, puede ocasionar un rediseño significativo, en caso de desarrollar la aplicación; o bien, un retraso en la implantación, producto de un proceso no integrado. Ambos casos, conducen al fracaso del proyecto.
3. El análisis del proveedor de sistemas y tecnologías de información es sumamente delicado. Es importante que la empresa filtre bien varios aspectos: a) posición económica y financiera, b) conocimiento de TI, c) experiencia exitosa en implantaciones similares, d) capacidad de servicio continuo para garantizar asistencia post-implantación.
4. Actualmente existe una diversidad de aplicaciones comerciales ya desarrolladas, que cumplen la mayor parte de los requerimientos de una empresa (desde el punto de vista administrativo). Vale la pena considerar una evaluación de los mismos, previo a lanzarse a la faena de desarrollar un sistema totalmente nuevo, el cual a la larga, puede resultar más costoso.
APÉNDICE
1. CUESTIONARIO SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN SU EMPRESA.
NOMBRE DEL ENTREVISTADOR: NOMBRE DEL ENTREVISTADO: COMPAÑÍA:
LUGAR: FECHA Y HORA:
Introducción:
Muy buen día mi nombre es , y en esta ocasión deseo solicitarle un momento de su tiempo para platicar con usted sobre el uso y la aplicación de tecnologías de información en su empresa.
1 Podría hablarme un poco sobre: ¿cómo esta organizada su empresa? 2 ¿Cuáles son los departamentos que la constituyen?
3 ¿Cómo fluye la comunicación entre cada uno de ellos? 4 ¿Posee una misión y visión establecida?
5 ¿Cómo ha logrado que los empleados, en sus diferentes funciones, se familiaricen con estos conceptos?
6 ¿Existe un encargado en cada departamento para solicitar la compra de sistemas y tecnologías de información?¿Cómo comunica este departamento sus necesidades a la persona encargada?
7 Actualmente, ¿cómo poseen integrada la información que resulta de ventas, clientes, proveedores, cuentas bancarias y recursos humanos?
8 ¿Cuál es el procedimiento normal para realizar la compra de un sistema de información?
9 ¿Qué aspectos fueron prioridades cuando se decido escoger un proveedor de sistemas?
10 ¿Qué beneficios ha obtenido de la implantación de este sistema de información?
11 ¿Está satisfecho con el mismo o tiene planes de modificarlo en un período no mayor a 6 meses?
12 ¿Quién le brinda mantenimiento a sus sistemas de información? ¿Posee un departamento interno o contrata servicios externos? Si contrata servicios externos, ¿por qué?
Economía Confianza
No conoce a nadie que le pueda brindar mantenimiento.
No posee presupuesto para crear un departamento de sistemas.
El sistema de información que adquirió no necesita
mantenimiento.
No lo considera necesario
13 ¿Cuál diría que son los mayores cambios que ha sufrido su empresa desde que se implantó el sistema de información?, ¿Se le han facilitado las funciones?
14 ¿Cuáles fueron los principales problemas que le causó la implantación del sistema de información?
Falta de capacitación del personal
El recurso humano presentó demasiada resistencia al cambio Tiempo de implantación.
Presupuesto limitado para la capacitación.
Barreras culturales, el cliente no está acostumbrado a interactuar con un sistema automatizado para brindarle servicio.
15 ¿El Sistema de información que posee satisface todas sus necesidades?
16 ¿Qué cambios necesita su sistema actual para que cumpla con todas sus expectativas?
17 ¿Planea solicitar estos cambios a su proveedor de sistemas de información? Si su respuesta es no, ¿por qué?
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