Inicio de la auditoría operacional

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Fascículo No. 4

Semestre 7

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Auditoría internacional Fascículo No. 4

Tabla de contenido

Página

Metodología de la auditoría operacional 1

Inicio de la auditoría operacional 3

Planeación de la auditoría operacional 5 El objetivo, las condiciones y las limitaciones del trabajo

que se va a realizar 7

Los objetivos particulares de cada etapa del trabajo de

Auditoría 7

Las características particulares de la organización, con

base en sus estados financieros 8

Técnicas de la auditoría operacional 9

Normas de auditoría 10

Resumen 11

Bibliografía recomendada 13

Párrafo nexo 14

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Fascículo No. 4

Semestre 7

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación.

La redacción de este fascículo estuvo a cargo de ALVARO FONSECA VIVAS. Sede Santa Fe de Bogotá, D.C.

Diseño instruccional y orientación a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS

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Auditoría internacionalI_{Fascículo No. 4}

Metodología de la auditoría

operacional

En materia de auditoría, el manejo contable varía de un país a otro, de un continente a otro; con mayor significación, de un idioma a otro se presentan problemas en la terminología y para calificar un mismo hecho se utilizan expresiones diferentes. En el caso de la auditoría operacional se presenta un fenómeno parecido, pero fundamentalmente originado en el proceso de desarrollo y evolución de la auditoría, que se ha ido utilizando; según el autor o según las operaciones objeto de la eva-luación, existen diferentes denominaciones para calificar un mismo proceso. Por ejemplo se ha escrito sobre el control de resultados, con-trol de eficiencia, concon-trol de la gestión, auditoría administrativa, auditoría de eficiencia, auditoría del resultado de programas, auditoría gerencial, auditoría del rendimiento, auditoría operativa, auditoría del rendimiento y auditoría operacional.

De las anteriores expresiones, que podría considerar sinónimas, se destaca la auditoría operativa. No obstante en la técnica profesional se

ha ido utilizando el nombre de “operacional”. Esta expresión, si no es la

más castiza, sí es la más adecuada, aunque resultaría mejor llamarla

“de Gestión”, puesto que califica también una especialidad en el campo

de la auditoría cuya acción recae directamente sobre las operaciones o actividades que realizan los cargos directivos de los entes públicos y privados.

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mayor alcance, es decir, cuando se practica como base de una audito-ría con un enfoque integral, proporciona a los niveles directivos de la organización, una evaluación, con criterio independiente, de la forma como el titular del área u actividad se audita, ha cumplido con su gestión al administrar los planes, programas y presupuestos trazados para alcanzar las metas o resultados deseados y recomienda las medi-das correctivas o de mejora.

La auditoría operacional de eficiencia, maneja el examen y la evalua-ción de las operaciones u actividades de una organizaevalua-ción, para deter-minar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y así determinar diferencias acerca del nivel de eficiencia de las operacio-nes u actividades y formular recomendaciooperacio-nes para conducirlas hacia el nivel óptimo.

Finalmente, la auditoría operacional de economía, examina y evalúa las actividades u operaciones de una organización, para determinar el nivel de los recursos invertidos, con un criterio independiente, verificar si el gestor ha alcanzado las metas presupuestarias y sugerir recomenda-ciones para minimizar costos.

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

 Identifica la metodología que utilizará para la planeación de la auditoría operacional.

 Planea una auditoría operacional para un tipo de organización del sector privado o del sector público.

 Identifica el manejo de las técnicas, las normas y los procedimientos de la auditoría, para aplicarlos en la auditoría operacional.

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Auditoría internacional

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La metodología que se sigue para desarrollar la auditoría operacional es similar al manejo de la auditoría financiera; está dada por normas, técni-cas y procedimientos que se desarrollan mediante programas de Audi-toría.

Inicio de la auditoría operacional

Una vez el auditor firme el contrato, se compromete a realizar el trabajo en la organización que va a Auditar e, inmediatamente, comenzará a planear la auditoría, haciendo previamente un estudio general (de ser la primera auditoría) sobre la situación jurídico legal y financiero contable, lo mismo que sobre el volumen de las diferentes operaciones que regis-tra la organización.

Como es necesario tener un conocimiento previo del cliente, se realiza-rán visitas a la organización, teniendo en cuenta que se hace, por lo me-nos, una preliminar y una visita final. La visita preliminar se tendrá con el gerente general de la organización o el jefe del área según sea el ca-so, y sus colaboradores inmediatos con el fin de explicarles los objeti-vos, los alcances y obtener un mayor conocimiento del cliente; en esa visita preliminar se obtendrá, de parte de los niveles jerárquicos superio-res, la autorización para celebrar otras entrevistas en los niveles depen-dientes y el personal de operaciones del área que será auditada.

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De ser necesario, como resultado de esas visitas, el auditor deberá ob-tener copia de los documentos necesarios para conformar el archivo permanente; muchos de los datos relativos a las características operati-vas deben ser conocidos mediante inspección personal del auditor a las instalaciones de la organización. Para conocer las características jurídi-cas que se refieren a los elementos legales que rigen y regulan su fun-cionamiento, atribuciones y limitaciones, se deben recoger todos los do-cumentos referentes a la reglamentación bajo la cual funciona la organi-zación.

Durante la visita preliminar el auditor operacional debe obtener conoi-miento de la forma como operan los controles y procediconoi-mientos inter-nos que reflejan el desarrollo de las operaciones con el fin de preparar el cuestionario del sistema de control interno, para ser evaluado. Así mismo deberá obtener conocimiento de la forma como se desarrollan los distintos ciclos operativos de la organización y su normatividad.

Recuerde que ya se debe tener el memorando de planeación, identificando las partes correspondientes para el desarrollo de la auditoría.

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control interno o pruebas de cumplimiento, el cual será necesario para el siguiente fascículo.

También es importante ir definiendo el área, actividad o función que se auditará, como por ejemplo: recursos humanos, otorgamiento de créditos, administración de inventarios, compras y ventas porque, de esto dependerá el desarrollo de nuestros siguientes fascículos y de la correspondiente parte práctica, la cual enriquecerá aún más, el desarrollo de los conocimientos de la auditoría.

Planeación de la auditoría operacional

No es más que la previsión de los procedimientos que se utilizarán. La planeación de un trabajo de auditoría no se puede hacer en abstracto, porque cada trabajo tiene características propias que exigen que los procedimientos de auditoría sean adaptados a las condiciones específi-cas de cada situación. Por lo tanto la planeación de un trabajo de audi-toría operacional, requiere conocer los antecedentes peculiares de la or-ganización para la cual se esté planeando; como es el caso de:

 La aplicación de la extensión a dichos procedimientos.

 La oportunidad en la cual los vamos a desarrollar.

 El personal que se requerirá.

 El manejo de los papeles de trabajo que se emplearán.

 Además del programa general determinaremos, para cada una de las cuentas de los Estados Financieros o de las actividades de la En-tiad, programas específicos que se desarrollarán.

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Esto está contemplado en la SAS 47 (AU 312), que manifiesta: “riesgo

de auditoría y materialidad al realizar una auditoría”, permite un enfoque

cuantitativo o no cuantificado, el cual también nos permite ser tenido en cuenta para la planeación, como lo estableceremos mediante un ejemplo y con el manejo de la siguiente fórmula:

RA = RD x RI x RC

Donde:

RA = Riesgo de auditoría

RD = Riesgo de detección.

RI = Riesgo inherente.

RC = Riesgo de control.

Para cuantificarlo, estimemos que el riesgo de que exista un error en la información es de un 15%; el riesgo inherente se valoró con la afirma-ción particular de un 49% y el riesgo de control es de un 35%; entonces tendremos que el riesgo de auditoría para este trabajo de planeación y en el desarrollo de la auditoría operacional es de:

RA = 0.15 x 0.49 x 0.35

RA = 0.0257

Según la respuesta anterior, los auditores se enfrentarán a un riesgo del 2.57%, de que haya ocurrido un error material y éste haya evadido, tanto los controles del cliente, como los procedimientos de los auditores en el desarrollo de sus programas.

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los auditores que, para mejorarlos, es necesario el levantar evidencia adicional competente.

En un trabajo de auditoría operacional concreto, existen condiciones particulares que hacen variar, y de hecho lo hacen, la forma como se realizará dicho trabajo; las condiciones más representativas se ven en los siguientes aspectos.

El objetivo, las condiciones y las limitaciones

del trabajo que se va a realizar

Para poder planear su trabajo sobre bases firmes, es necesario que el auditor, previamente, se asegure que tanto él como el cliente compren-dan claramente y con la misma extensión la clase de trabajo que se lle-vará a cabo, sus limitaciones y las consecuencias de esas limitaciones, si es que llegasen a existir. De otra manera el cliente debe entender que si ha colocado limitaciones, por razones relativas al costo de la auditoría o por otro motivo en particular, esas limitaciones o condiciones del tra-bajo a realizarse, tales como la omisión de algunos procedimientos de auditoría, se verán reflejadas en el informe que recibirá sobre las opera-ciones de la organización.

Los objetivos particulares de cada etapa del

trabajo de auditoría

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Las características particulares de la

organización, con base en sus Estados

Financieros.

Cuando el auditor planea adecuadamente la auditoría operacional, ne-cesita conocer de antemano aquellas características de la organización que pueden hacer variar los procedimientos de auditoría que se van a utilizar. La oportunidad de utilizarlas o la extensión de estas característi-cas las podemos clasificar así:

 Características de la organización. Se refieren a las operaciones normales que realiza la organización, es decir, las que constituyen su objeto social; dentro de éstas se observan las siguientes:

 Los grupos de operaciones productivas o de ejecución de un

ser-vicio.

 Las operaciones comerciales, es decir, las de la actuación en los

mercados.

 Las operaciones financieras, es decir, las relativas al

otorgamien-to y concesión de crédiotorgamien-tos activos y la obtención de crédiotorgamien-tos pasi-vos.

 Características jurídicas. Se refieren a aquellos elementos legales que conforman la personalidad de la organización, la posibilidad de realizar operaciones, la relación con el Estado y todas aquellas que hacen parte del marco legal. Entre éstas son especialmente impor-tantes las relativas a su constitución, su responsabilidad social, com-promiso del representante legal etc.

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remos información de las partidas o cifras de los estados financieros, que corresponden al área que estamos auditando, en especial, có-mo está conformada la dirección de la organización, los procedi-mientos o prácticas en la planeación y sistematización de sus regis-tros; el personal de la organización, la eficiencia, moralidad y retribu-ción, y la supervisión en la verificación de los detalles más elementa-les como en las funciones específicas.

Técnicas de la auditoría operacional

Son aquellos recursos prácticos que se emplean en el examen y evalua-ción de las operaciones o actividades de una entidad y que el Auditor utiliza para llegar a obtener conclusiones y recomendaciones, ya sea en forma directa o indirecta o de terceros y para comprobar la verdad de la información. Estos son:

 Confirmación

 Conclusión

 Evaluación

 Analizar

 Comparar

 Comprobar

 Computar

 Indagar

 Observar

 Inspeccionar

 Muestrear

 Rastrear

 Fotografiar

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 Filmar

 Métodos Grantt, entre los que encontramos:

 Pert – (Proyect Evaluation and Riview Technique), utilizado en

operaciones, actividades o proyectos complejos en los que existe incertidumbre en cuanto al tiempo de terminación.

 CPM – (Critical Path Method), se aplica a las operaciones en las

cuales se prohibe estimar los tiempos cortos y lo que interesa es el costo de duración de cada actividad.

Estas técnicas serán tenidas en cuenta a medida que vayamos estable-ciendo el nivel de importancia del desarrollo de los programas que se requerirán y con base en ello las que utilizaremos para su aplicación.

No olvidemos los manejos establecidos en las disposiciones le-gales, que se trabajaron en los anteriores fascículos, en espe-cial lo establecido en el Art. 7 de la Ley 43 del año 1990, que hacen especial referencia a las normas de auditoría general-mente aceptadas. También es importante tener en cuenta el manejo que se le daba a la razonabilidad de las cifras de los estados financieros, los cuales veremos más adelante son fun-damentales para el desarrollo de este tipo de auditoría y que son contempladas en el SAS 69 (AU411).

Normas de auditoría

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nejo de estas normas, para fortalecer y el mejorar la calidad de nuestro trabajo.

No existen unas normas de auditoría de general aceptación que regulen todos los aspectos relativos al ejercicio de la auditoría operacional; no obstante, las normas de auditoría que rigen a la auditoría financiera, se pueden adaptar para su aplicabilidad en el desarrollo de la auditoría operacional.

Estas normas de auditoría son los requerimientos de calidad que debe-mos tener como personas de Auditoría, en el desarrollo del trabajo y en la emisión de la opinión. Estas normas son:

 La persona

 El trabajo

 El informe

La planeación y programación del trabajo de campo, siempre deberá hacerse a la medida de la organización auditada y se deberán obtener las evidencias suficientes y competentes sobre los hallazgos y conclu-siones de la auditoría operacional.

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El trabajo de la auditoría debe ser planificado adecuadamente y el per-sonal asistente necesario para el desarrollo del mismo, debe ser super-visado apropiadamente. Una vez se confirme el trabajo con la organiza-ción, el proceso de planificación se intensifica a medida que la auditoría centra los esfuerzos en la obtención de una comprensión detallada de la entidad y en el desarrollo de una estrategia de auditoría global. También se tendrán en cuenta otras características menos relevantes pero sí im-portantes; serán éstas las incluidas en las condiciones económicas, las industriales, las tendencias financieras, las regulaciones gubernamenta-les, los cambios en tecnología, los términos inherentes de riesgo y los métodos de contabilidad ampliamente utilizados.

Quienes realicen la auditoría operacional, analizarán las operaciones del cliente, el cual incluirá un análisis de la obtención de un conocimiento de la posición competitiva de la organización, la estructura organizacio-nal, las políticas y los procedimientos de índole organizacioorganizacio-nal, la es-tructura de capital, las líneas y métodos de productos y su distribución; estos factores serán considerados con relación a las estrategias de ope-ración y financiación del cliente.

Al planear la auditoría operacional, el auditor utiliza su juicio profesional para determinar el nivel del riesgo de auditoría al que estará enfrentado en la organización, en el cual este incluye los siguientes componentes:

Riesgo de detección, que es la posibilidad de que los errores importan-tes no sea detectados, mediante la aplicación de los programas de tra-bajo de campo.

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Riesgo inherente, que se refiere a la susceptibilidad de un tipo de activi-dad o de operación o de saldo de una cuenta, a errores que podrían ser importantes, independientemente de la efectividad del sistema de con-trol interno que sé este utilizando.

Como hemos establecido en otros fascículos de los semestres anterio-res la planeación de la auditoría, comprende visitas preliminaanterio-res o inicia-les y visita finainicia-les, en las cuainicia-les se deben tener consideraciones impor-tantes, como son, el conocimiento del cliente en sus operaciones, pro-cedimientos, manejos especiales de la contabilidad y la obtención de la autorización para celebrar entrevistas con diferentes niveles dependien-tes y personal operativo, los cuales serán necesarios para nuestra pla-neación de la auditoría.

AICPA, Personal Financial Statements Guide. Nueva York, 1983, págs. 12,13, 25 y 26.

Cepeda, Gustavo. Auditoría y Control Interno. Bogotá, D.C.: McGraw-Hill, 1997.

Suplemento: cómo establecer los objetivos e indicadores de gestión. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Normas y Procedimientos de auditoría. Ciudad de México: Danubio 80, 1980.

Ley 43 de 1990, relativo a las normas de auditoría.

Reyes, Pedro H. Auditoría de estados financieros. Bogotá D.C.: tercera edición 1980.

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En el siguiente fascículo, tendremos la posibilidad de ver el procedi-miento que seguiremos para iniciar este trabajo, en el campo del desa-rrollo de los programas de auditoría. Por lo tanto, trataremos sobre la definición de las áreas criticas o débiles de la actividad o función que se desarrollará a lo largo del semestre; así mismo el manejo que se le dará al proceso de la auditoría operacional, la familiarización con la organiza-ción, la investigaorganiza-ción, el análisis de la información y el levantamiento de las evidencias; igualmente, el diagnóstico que como resultado del traba-jo encontramos.

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AAuuttooeevvaalluuaacciióónnffoorrmmaattiivvaa

Autoevaluaciónformativa

Auditoría internacional - Fascículo No. 4

Nombre_____________________________________________________________________ Apellidos ________________________________________ Fecha ____________________

Ciudad _________________________________________ Semestre _________________

Al desarrollar la presente autoevaluación tenga en cuenta que no debe transcribir información; debe dar las respuestas aplicando los conocimientos adquiridos en el presente fascículo.

1. ¿Qué hace especial el manejo del memorando de planeación?

2. ¿Cuál es la metodología que sigue a una auditoría y como la aplicaría a la auditoría

operacional?

3. ¿Cómo tendría en cuenta el manejo de las técnicas de auditoría en la planeación

de la auditoría operacional?

4. ¿Dónde están contempladas las normas de la auditoría y cómo se aplicarían a la

auditoría operacional?

5. ¿Los procedimientos de auditoría, en qué forma se aplicarían en su trabajo de

auditoría operacional?

6. ¿Por qué en la auditoría operacional también se debe tener en cuenta el nivel de

riesgo?

7. ¿Qué entiende por riesgo inherente, riesgo de detección y riesgo de control, y

cómo se determina el riesgo de auditoría?

8. Haga un comentario sobre la siguiente afirmación: “La planeación y programación

del trabajo de campo, siempre deberá ser a la medida de la organización auditada y se deberán obtener las evidencias suficientes y competentes sobre los hallazgos