E L AB OR AC IÓ N DE D OC U M EN TO S E L E C TR Ó N IC O S

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Hojas de Cálculo y operaciones

SLP, México, 2013

NOMBRE DEL ALUMNO: ___________________________________________________________

MODULO I

E L AB OR AC IÓ N DE D OC U M EN TO S

E L E C TR Ó N IC O S

(2)

DATOS DEL ALUMNO:

Nombre

Grado y grupo

Horario DIAS

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

VIERNES

HORA:

EVALUACIÓN

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

ACTIVIDADES PRÁCTICAS E INVESTIGACIONES

ACTIVIDADES DE INTEGRACIÓN

ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN

EXAMEN O PROYECTO

TOTAL

FECHAS DE EVALUACIÓN

CORTE

FECHA

TALLER

OPORTUNIDAD

PRIMERO

SEGUNDO

TERCERO

CUARTO

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EXPECTATIVAS SOBRE EL CURSO

1.

¿Qué sabes acerca de esta materia?

2.

¿Qué esperas aprender en este curso?

3.

¿Cuál es tu compromiso con esta materia?

4.

¿Crees que te servirá para algo el conocer esta materia?

5.

¿En que lo podrás aplicar?

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ÍNDICE

PAG

Encuadre 2

Presentación 5

Objetivos y justificación 6

Mapa de la capacitación 7

Competencias profesionales de egreso 8

Guía didáctica del submódulo 9

Evaluación diagnóstica 11

Ubicación y descripción del módulo 14

Módulo i. Elaboración de documentos electrónicos

Submodulo 1: hoja de cálculo y operaciones 15

1.1 Hoja de cálculo y operaciones 21

1.2 Trabajar con plantillas y la ayuda de Microsoft Excel 32

1.3 Guarda y abrir la hoja de cálculo 41

1.4 Rangos y herramientas de edición de la hoja de cálculo 51

1.5 Trabajar con celdas, columnas y filas 61

1.6 Revisar los libros y hojas de cálculo 72

Demostración grupal, Práctica integradora 1 80

Instrumentos de evaluación del primer componente 89

2. Obtener información de hojas de cálculo mediante la aplicación de fórmulas,

ordenamientos y criterios de selección 91

2.1 Fórmulas, operadores y operandos 93

2.2 Argumentos de las funciones 102

2.3 Errores en la aplicación de fórmulas y validación de datos 110

2.4 Utilización de filtros y ordenamiento de datos 118

Demostración grupal, práctica integradora 2 127

Instrumentos de evaluación del segundo componente 129

3. Representar gráficamente los datos, revisar, proteger e imprimir la hoja de cálculo y

enviarla a dispositivos externos. 131

3.1 Creación de gráficos 135

3.2 Edición y diseño de gráficas 144

3.3 Formato de la hoja de cálculo 155

3.4 Envío de la hoja de cálculo a diferentes dispositivos 165

3.5 Dar forma a la hoja de cálculo antes de imprimir 172

3.6 Protección y reproducción de la hoja de cálculo 184

Demostración grupal, Práctica integradora 3 190

Instrumentos de evaluación 193

PROYECTO FINAL DEL MÓDULO 195

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PRESENTACIÓN

A partir del Ciclo Escolar 2009-2010 la Dirección General del Bachillerato incorporó en su plan de estudios los principios básicos de la Reforma Integral de la Educación Media Superior cuyo propósito es fortalecer y consolidar la identidad de este nivel educativo, en todas sus modalidades y subsistemas; proporcionar una educación pertinente y relevante al estudiante que le permita establecer una relación entre la escuela y su entorno; y facilitar el tránsito académico de los estudiantes entre los subsistemas y las escuelas.

Para el logro de las finalidades anteriores, uno de los ejes principales de la Reforma es la definición de un Marco Curricular Común, que compartirán todas las instituciones de bachillerato, basado en desempeños terminales, el enfoque educativo basado en el desarrollo de competencias, la flexibilidad y los componentes comunes del currículum.

El enfoque educativo permite:

Establecer en una unidad común los conocimientos, habilidades, actitudes y valores que el egresado de bachillerato debe poseer.

Dentro de las competencias a desarrollar, encontramos las genéricas; que son aquellas que se desarrollarán de manera transversal en todas las asignaturas del mapa curricular y permiten al estudiante comprender su mundo e influir en él, le brindan autonomía en el proceso de aprendizaje y favorecen el desarrollo de relaciones armónicas con quienes les rodean. Por otra parte las competencias disciplinares refieren los mínimos necesarios de cada campo disciplinar para que los estudiantes se desarrollen en diferentes contextos y situaciones a lo largo de la vida. Asimismo las competencias profesionales los preparan para desempeñarse en su vida laboral con mayores posibilidades de éxito.

Este enfoque educativo presenta las características siguientes:

a) El educando es el sujeto que construye sus aprendizajes, gracias a su capacidad de pensar, actuar y sentir.

b) El logro de una competencia será el resultado de los procesos de aprendizaje que realice el educando, a partir de las situaciones de aprendizaje significativas.

c) Las situaciones de aprendizaje serán significativas para el estudiante en la medida que éstas le sean atractivas, cubran alguna necesidad, recuperen parte de su entorno actual y principalmente le permitan reconstruir sus conocimientos por medio de la reflexión y análisis de las situaciones.

d) Toda competencia implica la movilización adecuada y articulada de los saberes que ya se poseen (conocimientos, habilidades, actitudes y valores), así como de los nuevos saberes. e) Movilizar los recursos cognitivos, implica la aplicación de diversos saberes en conjunto en

situaciones específicas y condiciones particulares.

f) Un individuo competente es aquél que ha mejorado sus capacidades y demuestra un nivel de desempeño acorde a lo que se espera en el desarrollo de una actividad significativa determinada.

g) La adquisición de una competencia se demuestra a través del desempeño de una tarea o producto (evidencias de aprendizaje), que responden a indicadores de desempeño de eficacia, eficiencia, efectividad, pertinencia y calidad establecidos.

h) Las competencias se presentan en diferentes niveles de desempeño.

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OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN

El plan de estudio de la Dirección General del Bachillerato tiene como objetivos:

 Proveer al educando de una cultura general que le permita interactuar con su entorno de manera activa, propositiva y crítica (componente de formación básica);

 Prepararlo para su ingreso y permanencia en la educación superior, a partir de sus inquietudes y aspiraciones profesionales (componente de formación propedéutica);

 Finalmente promover su contacto con algún campo productivo real que le permita, si ese es su interés y necesidad, incorporarse al ámbito laboral (componente de formación para el trabajo).

En los módulos que integran la capacitación se ofrece la justificación para ser considerados como salidas laterales reconocidas en el mundo laboral, los referentes normativos seleccionados para su elaboración, los sitios de inserción en el mercado de trabajo para la integración del egresado, el aprendizaje en términos de resultados, las competencias a desarrollar en cada submódulo, los recursos didácticos que apoyarán el aprendizaje, su estrategia y su evaluación, así como las fuentes de información.

JUSTIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

En la dinámica laboral actual se presenta una creciente automatización de los procesos de la información, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver la problemática que este contexto demanda. La capacitación en Informática proporciona las herramientas necesarias para que el estudiante adquiera conocimientos y desarrolle habilidades y destrezas, así como una actitud responsable que le permita incursionar en los sitios de inserción laboral en el ámbito de la Informática, de manera exitosa.

Asimismo podrá desarrollar competencias genéricas relacionadas, principalmente, con la participación en los procesos de comunicación en distintos contextos, la integración efectiva a los equipos de trabajo y la intervención consciente, desde su comunidad en particular, en el país y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente.

La capacitación se inicia en el tercer semestre, con el módulo Elaboración de Documentos Electrónicos, que permite al estudiante adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones gráficas mediante el empleo de programas de cómputo, el manejo del sistema operativo y las utilerías en aplicaciones de oficina, así como preservar el equipo, insumos, información y el lugar de trabajo.

Con el módulo denominado Creación de Productos Multimedia a través de Software de diseño, el estudiante desarrollará las siguientes competencias: diseñar gráficos mediante programas de aplicación, elaborar animaciones interactivas de aplicación general y específica en un ambiente multimedia y crear páginas Web, hasta el sexto semestre.

Todas estas competencias posibilitan al egresado su incorporación al mundo laboral o desarrollar procesos productivos independientes, de acuerdo con sus intereses profesionales o las necesidades en su entorno social.

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MAPA DE LA CAPACITACIÓN

El mapa de la capacitación está compuesto por submódulos, los cuales se dividen de la siguiente manera:

La capacitación se compone de dos módulos, el primer módulo consta de cinco submódulos y tiene una duración de 272 horas. El último consta de 176 horas que está formado por tres submódulos. La capacitación en Informática tiene un total de 448 horas, los módulos son:

Módulo I Elaboración de documentos electrónicos.

Submódulo I Operación del equipo de cómputo

Submódulo II Diferenciar las funciones del sistema operativo, insumos y mantenimiento del equipo de cómputo.

Submódulo III Resguardar la información y elaboración de documentos electrónicos, utilizando software de aplicación.

Submódulo IV Desarrollo y características de documentos electrónicos Submódulo V Hoja de cálculo y operaciones

Módulo II Creación de productos multimedia a través de software de diseño.

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COMPETENCIAS PROFESIONALES DE EGRESO

Durante el proceso de formación de los dos módulos, el estudiante desarrollará las siguientes competencias profesionales, correspondientes a la capacitación en Informática:

• Elaborar documentos electrónicos mediante el empleo de equipo de cómputo y software de aplicación.

• Operar y preservar el equipo de cómputo, los insumos, la información y el lugar de trabajo.

• Elaborar páginas Web con animaciones interactivas de aplicación general y específica, en un ambiente multimedia.

Además se presentan las 11 competencias genéricas, que se desarrollarán o reforzarán, y con ello enriquecer el perfil de egreso del bachiller. Se considera que el egresado de la capacitación en informática está en posibilidades de desarrollar las competencias genéricas número uno, cuatro, cinco, seis y ocho. Sin embargo, se deja abierta la posibilidad de desarrollar la adquisición de otras que considere pertinentes, de acuerdo con el contexto regional, laboral y académico:

1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue.

2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones en distintos géneros.

3. Elige y practica estilos de vida saludables.

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. 6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros

puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. 8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región, México y el mundo.

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales.

11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.

Es importante recordar que, en este modelo educativo, el egresado de la Educación Media Superior desarrolla las competencias genéricas a partir de la contribución de las competencias profesionales al componente de formación profesional, y no en forma aislada e individual, sino a través de una propuesta de formación integral, en un marco de diversidad.

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GUÍA DIDÁCTICA DEL SUBMÓDULO

Mediante el análisis de la información de la carrera y de las competencias por cada módulo, se diseñó la propuesta curricular con la planeación de actividades y aspectos didácticos de acuerdo con los contextos, necesidades e intereses de los estudiantes, que les permita ejercer competencias en su vida académica, laboral y personal, y que sus logros se reflejen en las producciones individuales

y en equipo, en un ambiente de cooperación.

APERTURA

La fase de apertura permite explorar y recuperar los saberes previos e intereses del estudiante, así como los aspectos del contexto relevantes para su formación. Al explicitar estos hallazgos en forma continua, es factible reorientar o afinar las estrategias didácticas centradas en el aprendizaje, los recursos didácticos y el proceso de evaluación del aprendizaje, entre otros aspectos seleccionados.

Consideraciones pedagógicas

 Recuperación de experiencias, saberes y preconcepciones de los estudiantes, para crear andamios de aprendizaje y adquirir nuevas experiencias y competencias.

 Reconocimiento de competencias por experiencia o formación, a través de un diagnóstico, con fines de certificación académica y posible acreditación del submódulo.

 Integración grupal para crear escenarios y ambientes de aprendizaje.

 Mirada general del estudio, desarrollo y evaluación de las competencias profesionales o genéricas.

Para apoyar la intervención del docente en el proceso de integración y reconocimiento de sus estudiantes, se sugieren las siguientes estrategias didácticas mínimas, las cuales podrá enriquecer, modificar, omitir, o cambiar su secuencia, según las necesidades, intereses o condiciones de aprendizaje en su contexto escolar:

 Aplicar un diagnóstico en forma individual o grupal para identificar a los estudiantes con dominio de las competencias y las modificaciones por realizar en el submódulo.

 Identificar las expectativas de los estudiantes y orientarlos en lo que se espera de ellos al finalizar su tránsito por el módulo.

 Promover la integración y comunicación grupal, con la aplicación de técnicas o ejercicios vivenciales adecuados a los estudiantes, al contexto y a sus propias habilidades docentes.  Presentar los elementos didácticos de los módulos y submódulos de la carrera, y destacar las

competencias por lograr y los sitios de inserción en que podrá desempeñarse.

 Presentar los criterios de evaluación, informar acerca de las evidencias de conocimiento, producto y desempeño que se esperan al final del submódulo, y establecer de manera conjunta las fechas para su cumplimiento.

 Coordinar actividades escolares con las de los componentes de formación propedéutico y básico, para establecer estrategias de apoyo al dominio de aspectos conceptuales y de competencias genéricas.

DESARROLLO

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 Elaborar una investigación bibliográfica o en Internet sobre los criterios establecidos para la instalación del equipo de cómputo, así como el uso de mobiliario y equipo ergonómico, conforme a las reglas de seguridad e higiene.

 Realizar ejercicios que impliquen el traslado de equipo de cómputo, con las medidas de seguridad correspondientes.

 Realizar prácticas demostrativas sobre la conexión y desconexión del equipo de cómputo, aplicando las normas de seguridad e higiene y fomentando el orden.

 Elaborar un trabajo de investigación sobre la utilización de equipos de protección contra variaciones de corriente (regulador, supresor de picos, no break).

 Realizar prácticas sobre la configuración del equipo de cómputo y sus dispositivos, fomentando el aprendizaje cooperativo y la iniciativa.

 Elaborar un reporte sobre las unidades de disco y la memoria extraíble.

 Realizar prácticas para comprimir y descomprimir grupos de archivos, archivos de imágenes u otros.

 Elaborar una investigación documental acerca de la operación del equipo de cómputo, con las normas de seguridad e higiene correspondientes.

CIERRE

La fase de cierre propone la elaboración de síntesis, conclusiones y reflexiones argumentativas que, entre otros aspectos, permiten advertir los avances o resultados del aprendizaje en el estudiante y, con ello, la situación es que se encuentra, con la posibilidad de identificar los factores que promovieron u obstaculizaron su proceso de formación.

Para apoyar su intervención en el proceso de reconocimiento y verificación de las competencias logradas por los estudiantes, le sugerimos las siguientes estrategias didácticas mínimas, las cuales podrá enriquecer modificar, omitir, o cambiar su secuencia, según las necesidades, intereses o condiciones de aprendizaje en su contexto escolar:

 Realizar una práctica integradora para verificar la instalación del equipo de cómputo, la configuración del equipo de cómputo y sus dispositivos, la manipulación de los medios de almacenamiento, las funciones del sistema operativo, la aplicación de las herramientas del sistema para la preservación del equipo e insumos, la administración en el uso de los insumos, la elaboración de reportes y la utilización del equipo de cómputo conforme a las reglas de seguridad e higiene.

 Verificar que el portafolio de evidencias contenga las evidencias de desempeño, productos y conocimientos.

 Coordinar una sesión de autoanálisis relacionada con el desempeño y vivencias del estudiante y del propio docente.

 Verificar el logro de los resultados de aprendizaje, así como el cumplimiento de las competencias profesionales y genéricas.

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EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

1. CREAR, DISEÑAR, DAR FORMATO Y EDITAR LA HOJA DE CÁLCULO

Contesta con un SI o un No si realizas o has realizado cada una de las actividades No El inicio de la aplicación de acuerdo con el ambiente de operación

El acceso a los archivos conforme al sistema de organización de archivos. La creación de la Hoja de Cálculo conforme a lo establecido por la aplicación. Diseño de la Hoja de Cálculo conforme a los requerimientos establecidos. Diseño del libro de Excel conforme a los requerimientos establecidos. ¿Aplicas los tipos de formato de hoja de cálculo?

Libre Predeterminado

¿Estableces los aspectos del diseño de la hoja de cálculo? Rango de datos de entrada

Rango de datos de salida

¿Estableces los aspectos del diseño del libro? Nombres de las hojas

Número de hojas de cálculo Orden de las hojas de cálculo Fuente y tamaño

¿Estableces los tipos de formato? Formato a datos

Formato a celdas Formato a filas Formato a columnas Formato a rangos ¿Editas los elementos?

Datos Celdas Filas Columnas Rangos Hojas

¿Utilizas las herramientas de edición? Copiar

Borrar Mover

Búsqueda y Reemplazo Deshacer y Rehacer Insertar y Eliminar Rellenar

Combinar celdas

7. ¿Utilizas las herramientas de revisión? Ortográficas

Auditoría

8. ¿Estableces los requerimientos para guardar archivos? Frecuencia

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2. OBTENER INFORMACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS, ORDENAMIENTOS Y CRITERIOS DE SELECCIÓN

Contesta con un SI o un No si realizas o has realizado cada una de las actividades No Manipulas los operandos:

De funciones

De referencia a celdas De constantes Utilizas operaciones: Aritméticas De relación De concatenación De conjunción De disyunción De negación

Empleas las funciones: Suma Promedio Hora Fecha Concatenación Buscar Si, entonces Conjunción Disyunción Negación

Utilizas las funciones: De ordenamiento De selección

Utilizando las herramientas de revisión

Anota si tienes documentos de acreditación, fotografías, videos, trabajos, informes, reportes, etc.

3. REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Y OBTENER REPORTES Y GRÁFICAS DE HOJAS DE CÁLCULO EN EL DESTINO REQUERIDO.

Contesta con un SI o un No si realizas o has realizado cada una de las actividades No La selección del rango de celdas a graficar

La selección del tipo de gráfica de acuerdo a los requerimientos

La selección del tipo de gráfica utilizando las características de la aplicación

El diseño de la gráfica de acuerdo a los requerimientos establecidos utilizando las características de la aplicación

La edición a la gráfica de acuerdo a los requerimientos establecidos y utilizando las características de la aplicación.

Identificas los tipos de gráficas:

De líneas, barras, circular y de areas

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Editas los elementos de la gráfica Texto, objetos, colores y posición Datos y ubicación de la gráfica

La selección del dispositivo de salida de acuerdo a los requerimientos de reproducción del documento.

La revisión al diseño de página para asegurar que cumpla con los requerimientos establecidos ajustándose a las características del dispositivo de salida.

El establecimiento de los parámetros de impresión de acuerdo a los requerimientos de reproducción del documento.

La dirección de las salida a los dispositivos electrónicos

La reproducción final del documento de acuerdo con los requerimientos establecidos La reproducción del documento preservando la confidencialidad

¿Identificas los tipos de documentos? Tabla, Gráfica

¿Aplicas los aspectos del diseño de página? Encabezado, Pie de página

Márgenes, Orientación Título

¿Identificas los dispositivos de salida? Archivo magnético, Impresora

Memoria flash USB, memory stick, CD, DVD ¿Aplicas los parámetros de impresión?

Salida, Número de copias, Origen de datos, Tamaño del papel

La revisión del encabezado, pié de página, márgenes y orientación de la página El establecimiento del dispositivo de salida en los parámetros de impresión

El establecimiento del número de copias en los parámetros de impresión El establecimiento del origen de datos en los parámetros de impresión El establecimiento del tamaño del papel en los parámetros de impresión La selección de archivo magnético como dispositivo de salida

La selección de la impresora como dispositivo de salida El envío del documento al archivo magnético

El envío del documento a la impresora

La tabla conforme a los requerimientos de reproducción La gráfica conforme a los requerimientos de reproducción

Anota si tienes documentos de acreditación, fotografías, videos, trabajos, informes, reportes, etc.

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UBICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO Y SUBMÓDULO

MÓDULO I. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Dada la creciente automatización en el procesamiento de la información mediante el uso de equipos de cómputo (oficinas, áreas administrativas en empresas, bancos, centros comerciales, centros educativos, etc.), ha surgido la necesidad de formar personas competentes en la elaboración de documentos electrónicos; por tal motivo, este módulo propicia el desarrollo de habilidades y destrezas para lograr que el estudiante tenga mayor probabilidad de inserción en el sector laboral.

Referentes normativos para la elaboración del módulo:

NTCL: CINF 0376.01. Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo.

Sitios de inserción en el mercado de trabajo con respecto a este módulo:

 Áreas administrativas, contables o comerciales.  Centros de cómputo, cibercafés.

 Instituciones educativas.

 Instituciones financieras, bancos.  Oficinas públicas y privadas.

 Hoteles, supermercados, cines, restaurantes.

 Talleres de servicio y reparación de equipo electrónico.  Sector industrial y de servicios.

RESULTADO DE APRENDIZAJE DEL MÓDULO

 Elaborará documentos electrónicos usando software de aplicación y operando el equipo de cómputo conforme a las normas de seguridad e higiene.

 Además desarrollará las competencias genéricas necesarias para actuar con eficiencia no sólo en el trabajo, sino a lo largo de la vida, de conformidad con el desempeño integral de la capacitación en Informática.

Para desarrollar la competencia del módulo, el estudiante deberá demostrar en forma sucesiva las siguientes competencias, para cada submódulo, en el primero deberá operar el equipo de cómputo de una manera correcta y eficiente, cumpliendo con las normas de seguridad e higiene tanto del fabricante del equipo, como del lugar de trabajo. En el submódulo dos, deberá diferenciar las funciones del sistema operativo, el cuidado y la utilización óptima de los insumos, el mantenimiento del equipo de cómputo y el abastecimiento de los consumibles.

En el submódulo tres el alumno debe resguardar la información y elaborar documentos electrónicos utilizando software para el procesamiento de texto, desarrollando las habilidades necesarias para la captura, edición, almacenamiento, revisión, recuperación e impresión de documentos y su transferencia a dispositivos de almacenamiento externo y a través de internet. En el submódulo cuatro el estudiante desarrollará presentaciones electrónicas,

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SUBMÓDULO V. HOJA DE CÁLCULO Y OPERACIONES

El submódulo I busca desarrollar el siguiente contenido

 Adaptar las características de los elementos de una hoja de cálculo.  Realizar operaciones de cálculo dentro de una hoja electrónica.  Obtener información de los datos contenidos en una hoja de cálculo.  Representar gráficamente los datos de una hoja de cálculo.

 Obtener reportes y gráficas de hojas de cálculo en el destino requerido.

En el contexto de la evaluación por competencias es necesario recuperar las evidencias de desempeño con diversos instrumentos de evaluación, como la guía de observación, bitácoras y registros anecdóticos, entre otros. Las evidencias por producto, con carpetas de trabajos producidos, reportes, bitácoras y lista de cotejo, entre otros. Y las evidencias de conocimientos incluyen: cuestionarios, resúmenes, mapas mentales y cuadros sinópticos, entre otros. Para lo cual se aplicará una serie de prácticas integradoras, que arrojen las evidencias y la conformación del portafolio de evidencias.

COMPONENTE 1: INSTALAR Y CONFIGURAR EL EQUIPO DE CÓMPUTO Y SUS DISPOSITIVOS

CONFORME A LAS REGLAS DE SEGURIDAD E HIGIENE.

INTRODUCCION

Las hojas de cálculo tienen su origen a partir de enormes hojas tabulares en las cuales se llevaba el registro manual de las operaciones diarias que realizaban los mercaderes en la antigüedad; en estas hojas se detallaba el uso y origen que se daba al dinero así como los conceptos que identificaban la entrada y salida del mismo.

Tomando como base este principio, y a partir del auge de la computación, se desarrollaron programas integrados que permitieron adecuar las características de las hojas tabulares, dando como resultado un proceso automatizado de la información que dio origen a las hojas de cálculo.

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Las hojas de cálculo encuentran su aplicación en diversas situaciones que requieren de un proceso detallado y automatizado de la información, tales como una oficina, la escuela o bien un negocio, de tal forma que lo mismo te permite llevar un control de ventas, la relación de los gastos que se han generado en tu casa o encontrar el área de un triángulo, etc.

Una hoja de cálculo te ayuda a solucionar de una manera rápida y eficiente situaciones que involucran no sólo el tratamiento de información sino también el comportamiento que tienen dichos datos. Además, existen otros elementos con los que cuenta este software como, por ejemplo, las gráficas que permiten mostrar los resultados de una manera clara y atractiva.

Como puedes ver, dominar una hoja de cálculo es de vital importancia en el control de la información, y su manejo te abrirá las puertas en tu futuro productivo porque tendrás la aptitud y competencia que el sector laboral exige en estos tiempos.

Resuelve las siguientes cuestiones:

1. ¿Sabes qué es una hoja de calculo?

2. ¿Cómo se puede elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo?

3. ¿Qué utilidad tiene saber cómo elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo?

4. ¿Dónde tiene su aplicación el uso de hojas de cálculo?

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6. ¿Qué ventajas ofrece una hoja de cálculo?

7. ¿Cuáles son las características de la hoja de cálculo?

8. Quien inventó la hoja de cálculo?

II. Contesta y completa de acuerdo a las indicaciones de cada inciso en relación a una hoja de cálculo:

a) Investiga en alguna fuente bibliográfica cómo se define el concepto “hoja de cálculo” y anótalo en las siguientes líneas.

b) Pregunta a cinco personas sobre el conocimiento que tienen de la hoja de cálculo y completa la información que se pide en la siguiente tabla.

Pregunta a Conoce el concepto

¿Cómo lo define? ¿De qué forma lo aplica?

SI NO

Un profesor de Química

Una secretaria.

Una persona que labore en control

escolar

Empleado en oficina de recursos financieros

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2. Realiza una investigación bibliográfica con respecto a las características de tres hojas de cálculo, de acuerdo a los nombres que se te indican en la siguiente tabla:

Nombre de la hoja

Características

Lotus 1-2-3

Quattro Pro

Excel

Works

Calc

(open office) Wikipedia

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En la actualidad concebir una empresa, institución educativa, dependencia de gobierno, etc., sin una computadora, no es factible, ya que la mayoría de las actividades que se llevan a cabo en estas entidades se realizan de manera automatizada y eso implica el uso de equipos de cómputo.

Sin embargo, debes recordar que una computadora por sí sola no puede hacer nada, ya que necesita de programas y usuarios para poder realizar las tareas requeridas.

Uno de estos programas es la hoja de cálculo, con ella tu profesor podría llevar un control de los aspectos que deben evaluarse durante el semestre; o bien, una empresa encontraría un eficiente auxiliar para el control de sus inventarios y de esta manera determinar qué productos se están vendiendo y cuáles no.

Para un despacho contable sería una manera de llevar un control de los aspectos fiscales de cada uno de sus clientes, pero para ti será la llave que te permita ser un enlace entre cada uno de este tipos de usuarios ya que contarás con los conocimientos necesarios para sugerir o dar soluciones a situaciones que involucren su uso.

Pero vayamos por pasos, ya que lo primero que debes aprender el entorno que te permitirá manejar el programa, posteriormente la forma de diseñar una hoja de cálculo a partir de la captura de la información que en ésta se manejará, el formato que se aplicará a los datos contenidos, la aplicación de fórmulas y funciones para realizar cálculos, y, finalmente mostrar mediante gráficos una representación visual de los datos editados en ellas. También debes saber que para efectos de esta guía que será el apoyo para tu aprendizaje nos estaremos refiriendo al programa de Excel para desarrollar todos los ejemplos y actividades.

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. La nueva interfaz facilita el trabajo. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles.

Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.

Las novedades de Excel 2013 incluyen la integración y la coherencia de todos los componentes

de la suite, solo son viables si todas las aplicaciones están incluidas en ellas. De este modo, la nueva apariencia Metro, la integración con la nube y la preponderancia de SkyDrive y SharePoint también dicen presente aquí. La característica más destacada de esta aplicación es, con seguridad, su gran apertura a la modalidad 2.0 que actualmente domina la Web. Gracias a estas nuevas herramientas podrás compartir trabajos, aumentar el rendimiento con actividades colaborativas y combinar tus actividades con Office 365 Hogar.

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Realiza una investigación en tu comunidad sobre el uso que diferentes instituciones dan a la hoja de cálculo y completa la información que se pide en la siguiente tabla.

Institución Áreas en las que se utiliza ¿Para qué se utiliza?

Dependencia de gobierno

Educativa

Despacho contable

Tienda

Mueblería

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1.1 HOJA DE CÁLCULO, FUNCIONES Y OPERACIONES

Una hoja de cálculo es una superficie compuesta de filas y columnas cuya intersección recibe el nombre de celda; las columnas se reconocen mediante una letra y las filas por un número. La hoja de cálculo es también una herramienta que permite:

a) Manipular datos.

b) Realizar operaciones aritméticas. c) Crear fórmulas.

d) Presentar informes

e) Representar gráficamente los datos ingresados.

Además de Excel existen otros programas orientados al mismo uso, entre los cuáles podemos mencionar: Quattro-Pro, Lotus 1-2-3 para Windows y MS Works.

Como se ha mencionado, el programa que emplearás será Excel, por lo cual es importante que sepas las alternativas que existen para ingresar a él. La figura de la derecha te muestra la secuencia para realizarlo.

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MICROSOFT EXCEL 2013

Después de ingresar se abrirá la ventana principal de Excel donde encontrarás los siguientes

componentes:

MICROSOFT EXCEL 2007

CALC DE OPEN OFFICE

Botón MS office

Barra de herrs de acceso rápido

Barra de título Barra de

menús

Botones de control, minimizar, maximizar, restaurar y cerrar Botón ayud a Cinta de opcione s Cuadro de nombres

Barra de fórmulas

Botones de navegació nn

Etiquetas de las hojas

Barras de desplazamiento vertical y horizontal

Barra de zoom y vistas

Barra de estado Botón para

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BARRAS DE HERRAMIENTAS

La Barra de título muestra el nombre del programa así como el del libro de trabajo activo.

La Barra de menús agrupa los menús que contienen todas las opciones de Excel.

La Barra de fórmulas está compuesta por el Cuadro de nombres, los botones Cancelar, Introducir y Modificar fórmula, además de un área para editar el contenido de la celda.

Los Encabezados (título) de fila son los cuadros numerados que identifican a cada una de las filas de una hoja de trabajo. Generalmente son números: 1,2,3…200

Los Encabezados(título) de columna son los cuadros indicados con letras que identifican a cada una de las columnas de una hoja de trabajo. A,B,C… AX, BY

La Etiqueta de hoja muestra el nombre de la hoja de trabajo. Al hacer clic sobre ella se activa la hoja correspondiente.

La cinta de opciones sustituye la lista desplegable de los menús, ahora muestra las opciones con iconos, por ejemplo el menú INICIO, muestras la siguiente cinta:

El menú INSERTAR tiene las opciones siguientes:

El menú DISEÑO DE PÁGINA contiene todas las opciones para configurar la página Botón Cancelar

Botón Introducir

Botón funciones

Cuadro de nombres Área para editar celda

Botones de

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Para abrir algún cuadro de dialogo, se pulsa sobre el botón grupo que se encuentra en la parte inferior derecha de cada grupo, por ejemplo para abrir el cuadro de dialogo FUENTE se pulsa sobre la flecha en la parte inferior del grupo:

En algunas opciones, el icono muestra una pequeña flecha, por lo que se tendrán dos opciones: pulsar directamente sobre el icono o pulsar sobre la flecha, con lo cual aparecen varias opciones:

En cuanto al puntero del ratón, éste adquiere diferentes formas dependiendo de la acción que se esté realizando. Las siguientes figuras te presentan cuatro de ellas:

En la versión 2010 y 2013 de Microsoft Office se ha eliminado el botón Office para regresar a la modalidad anterior del menú ARCHIVO el cual incluye las operaciones básicas con los archivos de hojas de cálculo como guardar, abrir, cerrar, guardar como, imprimir, opciones de Excel y salir de la hoja de cálculo.

Para terminar de trabajar con Excel y salir correctamente de la aplicación sigue la secuencia que se lista a continuación:

A) Activa el menú Archivo.

B) Selecciona la opción Salir.

Otra forma de cerrar el programa es haciendo clic en el botón “Cerrar” , también se puede utilizar la combinación de teclas Alt + F4

1. Cuando se rellena un rango de celdas

2. Por defecto para seleccionar un rango de celdas.

3. Seleccionar un objeto.

(25)

CREACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Para crear un libro de trabajo se elige plantillas disponibles y se pulsa sobre el icono Libro en blanco y se pulsa el botón CREAR.

Para introducir datos se coloca el apuntador en la celda que se desea llenar y se da clic, se escribe el texto o los valores y se pulsa la tecla Enter.

Cuando se desea modificar el texto o os valores de una celda, se pulsa sobre la celda deseada y se con la tecla F2 se pueden hacer correcciones, también se puede modificar directamente en la barra de formulas.

PERSONALIZACIÓN DEL AMBIENTE MS-OFFICE

El programa MS-OFFICE 2007 ofrece la posibilidad de personalizar el ambiente de trabajo ofreciendo varios fondos, el predeterminado es el color negro, pero se puede cambiar a plata como el office 2000 o azul como el 2003.

Para entrar a la ventana de personalización, se pulsa el botón

OFFICE y en la parte inferior del cuadro se encuentra el botón OPCIONES DE EXCEL, al pulsar sobre él, se abre otra ventana,

En OFFICE 2010 Y 2013 en el menú ARCHIVO se elige la opción OPCIONES el lado izquierdo se elige la opción GENERAL luego en TEMA DE OFFICE aparece un botón de lista desplegable se elige la opción deseada: BLANCO, GRIS CLARO Y GRIS OSCURO.

También se puede configurar para que muestre o no muestre información en pantalla. Al crear nuevos libros se puede predeterminar la fuente y el tamaño de fuente, así como el número de hojas.

(26)

Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido se elige la opción personalizar, aparece otra ventana, en la cual se

pueden agregar los iconos que mas se utilizan, para que todo el tiempo estén disponibles y no sea necesario cambiar de menú.

Para agregar iconos, en la primer lista desplegable se busca la opción

COMANDOS MÁS

UTILIZADOS, se da clic sobre el icono que se desea agregar y se pulsa sobre el botón agregar, si agregó alguno que no desea, seleccionelo y pulse el botón quitar.

Otra forma de agregar iconos a la barra de acceso rápido es por medio del botón derecho, se coloca el apuntador sobre el icono que se desea agregar y con el botón derecho se elige opción agregar a la barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar con todos los iconos que se requieran, por ejemplo:

Con la opción PERSONALIZAR BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO del botón derecho se puede acceder al cuadro de dialogo de personalización para agregar más iconos, reacomodarlos o eliminarlos.

(27)

También se dispone del botón PERSONALIZAR el cual permite asignar combinaciones de teclas para ejecutar directamente comandos. La barra de acceso rápido se puede mostrar por encima o por debajo de la cinta de opciones.

Por ejemplo para asignar la combinación de teclas Ctrl + D para abrir el cuadro de dialogo de configurar página Diseño, se escriben en el recuadro de nueva tecla de método abreviado, la combinación de teclas deseado y se pulsa el botón ASIGNAR luego se pulsa sobre el botón CERRAR, al pulsar la combinación de teclas se abrirá el cuadro de dialogo Configurar página en la ficha Diseño.

Finalmente cuando se desea un mayor espacio en el escritorio para ver las hojas de cálculo más grandes se puede minizar la cinta de opciones y así liberar más espacio en pantalla, esta es la última opción del botón derecho colocado en la barra de menús.

Con las últimas opciones del panel izquierdo se tiene acceso a los complementos de MS office, al centro de confianza y a los recursos.

En los complementos se pueden ver y administrar los complementos.

En el centro de confianza ayuda a mantener los documentos y el equipo protegido, manteniendo la privacidad y la integridad de los archivos.

En la sección de recursos se pueden obtener actualizaciones, ejecutar los diagnósticos, activar el producto y obtener información acerca de Excel 2007.

(28)

Realiza las acciones que se indican en cada uno de los incisos:

a) Escribe una definición con tus propias palabras acerca del concepto “hoja de cálculo”.

b) Dibuja dentro del espacio correspondiente el tipo de apuntador de acuerdo a la acción establecida.

Seleccionar un rango de celdas

Área de edición de celda.

Seleccionar un objeto Mover una celda

c) Describe el proceso que debes realizar para activar y desactivar la cinta de opciones.

d) Escribe el número de filas y de columnas, hojas y celdas que tiene Excel

e) ¿Cuáles son los principales programas de hoja de cálculo en el mercado?

1. ¿Cómo se puede acceder a la hoja de cálculo?

2. ¿Para que sirve la barra de fórmulas?

3. ¿Cómo se identifican las columnas y cómo las filas?

4. ¿Cómo se puede personalizar la barra de acceso rápido?

(29)

6. ¿Cuántas hojas de cálculo puede tener un libro de trabajo?

7. ¿Cómo se puede salir de Excel?

8. Coloca dentro de los cuadros, el número que corresponda a cada uno de los componentes de la ventana principal de Excel, de acuerdo a la tabla que se encuentra debajo de la figura y que lleva como título “Componentes de la ventana”:

Componentes de la ventana

Barra de desplazamiento

horizontal 5

Barra de herramientas Formato 13

Barra de desplazamiento vertical 6 Barra de menús 14 Título o encabezado de fila 7 Botones de control 15 Celda activa 8 Barra de herramientas Estándar 16

Ejercicio 2

a) Cambia los colores del ambiente OFFICE 2007, 2010 0 2013 prueba los tres colores. b) Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido.

c) Asigna tres combinaciones de teclas de método abreviado. d) Minimiza la cinta de opciones.

e) Cambia la barra de acceso rápido por encima y por debajo de la cinta de opciones. Botones de desplazamiento de

las etiquetas 1

Título o encabezado de

columna 9

Etiqueta de hoja 2 Cuadro de nombres 10

Barra de fórmulas 3 Ícono menú de control 11

(30)
(31)

Contesta las preguntas y realiza lo que se indica:

1. Abre la aplicación MS- Excel por medio de menú y por medio del acceso directo

2. Manipula los elementos de la ventana: botón maximizar, minimizar, restaurar, cambiar el tamaño

de la ventana, mover la ventana, utilizar el menú control.

3. Identifica las filas, columnas y celdas, así como la barra de fórmulas.

4. Manipula las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

5. Activa y desactiva las barras de herramientas de formato, estándar, bordes, dibujo e imagen

6. Identifica la barra de tareas y la barra de estado, así como la aplicación activa.

7. Señala la ubicación de la celda activa

8. Cierra correctamente la aplicación

9. Abre las aplicaciones de hoja de cálculo que se encuentren disponibles en la computadora: Works,

quattro, corel, lotus, etc.

10. Manipula los elementos de la ventana: botón maximizar, minimizar, restaurar, cambiar el tamaño

de la ventana, mover la ventana, utilizar el menú control.

11. Identifica cuantas barras de herramientas tiene cada aplicación.

12. Cierra correctamente las aplicaciones.

Guía de observación 1.1

REACTIVOS CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

No 1. Abrió la aplicación Excel por menú y por acceso directo

2. Manipuló los elementos de la ventana para minimizar, maximizar, restaurar, cambiar el tamaño y mover la ventana.

3. Identificó las filas, columnas, celdas y barra de fórmulas de la hoja de cálculo

4. Manipuló las barras de desplazamiento vertical y horizontal

5. Activó y desactivó las barras de herramientas mediante el menú y mediante el botón contextual.

6. Identificó la barra de tareas y la barra de estado, así como la aplicación activa.

7. Identificó la celda activa y cerro correctamente la aplicación. 8. Abrió otras aplicaciones de hoja de cálculo

9. Manipuló los elementos de la ventana e identifico las barras de herramientas

10. Cerro correctamente las aplicaciones de hoja de cálculo

TOTAL

(32)

1.2 TRABAJAR CON PLANTILLAS Y LA AYUDA DE MS EXCEL

LA AYUDA EN MICROSOFT OFFICE

Cuando comienzas a trabajar con una herramienta que no conoces es posible que te surjan dudas y necesites ayuda sobre algún procedimiento o tarea.

Para situaciones como estas Excel cuenta con una opción de ayuda, la cual es importante que conozcas ya que mediante ella podrás resolver las dudas que te hayan surgido.

(33)

Se puede obtener ayuda en línea de la página especializada del programa donde se encuentran nuevas funciones, productos adicionales, servicios y

asistencia técnica. Esto último, obviamente, si cuentas con el servicio de Internet. Ejemplo:

El programa Excel ofrece diferentes tipos de ayuda: la ayuda contextual, que aparece al colocar el apuntador sobre cualquier elemento y dejarlo unos segundos,

Cuando no se dispone de una conexión a Internet se debe elegir la opción AYUDA SIN CONEXIÓN que se encuentra en el recuadro Buscar en… en la parte inferior del panel de ayuda. Otra forma de obtener ayuda es por medio de la tabla de contenidos, la cual muestra un listado con diferentes temas.

Otra forma es la que se incluye en la hoja de cálculo, una tabla con los temas de ayuda, otra más es la ayuda interactiva en línea, para lo cual es necesario tener una conexión a Internet.

En Excel 2007 ya no existen los ayudantes, para obtener ayuda se pulsa sobre el icono

ayuda o bien presionando la tecla F1, con lo cual aparece la ventana de ayuda de Excel, con un recuadro en blanco para que se escriba una pregunta o el tema deseado.

Al pulsar sobre el botón BUSCAR aparece un listado de todas las opciones que contienen la palabra especificada, para abrir cualquiera de los temas, se coloca el apuntador sobre la palabra y al hacer clic se muestra el contenido:

(34)

Para obtener ayuda en el programa CALC de Open Office se pulsa sobre el icono

y aparece la ventana siguiente:

En el primer recuadro a la izquierda se muestran las aplicaciones:

En la ficha CONTENIDOS, muestra un listado de temas, la ficha INDICE muestra un listado de temas ordenados alfabéticamente y una sección de búsqueda, para localizar el tema que se escribe.

(35)

TRABAJO CON PLANTILLAS

Después de ingresar a Excel, se genera automáticamente un libro con tres hojas de cálculo para comenzar a trabajar. Pero, ¿qué pasa cuando necesitas un libro de trabajo nuevo o alguno que esté diseñado previamente?

Por medio del menú Archivo. elegir la opción Nuevo, desplegará el panel de tareas que contiene dos secciones: plantillas instaladas y plantillas de office, observa la siguiente figura:

En la sección PLANTILLAS DISPONIBLES, con la opción Libro en blanco, muestra una hoja de cálculo en blanco y con la opción a partir de un libro existente muestra el cuadro de dialogo abrir para que seleccione el archivo que deseas tomar como base.

En el icono plantillas de ejemplo se pueden utilizar plantillas que se encuentran en la propia computadora. En cuanto a formatos predeterminados, están las plantillas cuyo diseño

reconoce espacios y formatos que satisfacen ciertos requerimientos. Entre ellas podrás elegir: Amortización de un préstamo, Factura, Hoja de balance, Informe de gastos y Tarjeta de tiempo.

En la sección Plantillas de Office, se pueden Utilizar formatos predeterminados que se encuentran en el portal de office en línea, Al hacer clic en el vínculo de plantillas en office on line, aparecerá el proceso de descarga y mostrará varias categorías de plantillas. Para utilizar alguna de ellas se pulsa sobre el icono.

En Excel 2007 se pulsa sobre el botón OFFICE, se elige la opción NUEVO se elige la opción LIBRO EN BLANCO y se pulsa el botón CREAR, Para elegir alguna plantilla se debe tener software original instalado, porque baja la plantilla de internet, y si no es original no puede bajar nada. Entre las plantillas disponibles están: presupuestos, calendarios, informes de gastos, inventarios, facturas, listas, planes, ordenes de compra, recibos, informes, etc.

Excel 2013 cuenta con algunas

(36)

Responde a las preguntas que se realizan

1. Que pasa cuando pulsas sobre el icono

2. ¿Cuál es la tecla de función que debes activar para accesar a la ayuda? _____________________________

3. ¿Cómo defines la ayuda contextual?

4. ¿Cómo se puede obtener la ayuda de office online?

5. ¿Para que se utiliza la ayuda de la tabla de contenido?

6. ¿Cuál es la diferencia entre la ayuda de Excel 2010 y 2007?

7. ¿Qué encuentras de diferente entre la ayuda de MS OFFICE Y OPEN OFFICE?

8. ¿En que consiste la ayuda sin conexión?

9. Consigue una factura de alguna compra que hayan realizado en tu casa y observa su contenido.

a) Crea un nuevo archivo de tipo formato predeterminado y selecciona la plantilla “Extracto de Facturación”, observa el diseño y contesta ahora las siguientes preguntas:

b) ¿Es entendible para ti este diseño?: SI NO ¿Por qué? ____________________________________

10. ¿Hay relación entre esta plantilla y el formato de factura que conseguiste? SI NO ¿porqué?

h) ¿Qué formatos predeterminados se encuentran?

i) ¿Cuáles son las formas de iniciar una hoja de cálculo nueva?

(37)
(38)

Desarrolla lo que se pide utilizando las plantillas indicadas:

1. Crear una hoja utilizando el la plantilla de amortización de préstamo y llenala con los datos que se muestran:

2. Crear una factura utilizando la plantilla, con los datos siguientes:

En el encabezado escriba MULTISERVICIOS ARANZAZU,

CONSTITUYENTES 612,

MATEHUALA, S.L.P., C.P. 78700, en los datos del cliente escribe tus datos.

(39)

3. Abre la plantilla de informe de gastos y llenala con los datos que se muestran. Cambia el signo del euro por el de pesos con dos decimales y agrega las leyendas y elimina los renglones vacios

(40)

5. Utiliza la plantilla del convertidor de divisas

para intercambiar

divisas de varios países a pesos mexicano

Guía de observación 1.2

REACTIVOS CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

No

1. Activó la ayuda con la tecla F1 2. Activó la ayuda con el icono

3. Utilizó el buscador para el tema indicado con ayuda en línea 4. Activó la tabla de contenido y localizó el tema señalado 5. Localizó la ayuda sin conexión y utilizó la ayuda en línea 6. Mostró la ayuda contextual

7. Elaboró la hoja de cálculo para la amortización de un préstamo, utilizando la plantilla predeterminada.

8. Cambio del signo de la moneda.

9. Elaboró la hoja de cálculo para la factura, utilizando la plantilla predeterminada.

10. Escribió los datos correctamente al llenar la factura.

11. Escribió los datos correctamente al llenar la amortización del préstamo 12. Abrió la plantilla de factura

13. Abrió la plantilla de informe de gastos 14. Abrió la plantilla de tarjeta de tiempo 15. Personalizó la plantilla de factura

16. Personalizó la plantilla de informe de gastos 17. Personalizó la plantilla de tarjeta de tiempo

18. Elaboró la plantilla solicitada (enganche, pago mensual) 19. La plantilla contiene los datos solicitados.(amortización) 20. Guardó la hoja de calculo como plantilla.

21. Protegió nuevamente las plantillas modificadas.

TOTAL

(41)

1.3 GUARDAR Y ABRIR LA HOJA DE CÁLCULO

Cuando realizas una tarea o actividad apoyado de una computadora, la sugerencia es que guardes esta información en los medios de almacenamiento (disco duro, USB, CD ROM, Etc.) con los que cuentes, para que posteriormente puedas consultarla, modificarla y desde luego utilizarla.

Existen dos formas de guardar una hoja de cálculo: Guardar y Guardar como...

La opción de Guardar te permite, además de

grabar tu hoja de cálculo una vez que la

hayas creado, actualizarla cada vez que realices modificaciones en la misma. Estas opciones forman parte del menú Archivo como señala la flecha dentro de la figura.

Después de activar la opción Guardar, se desplegará el cuadro de diálogo Guardar como... en él específicas qué nombre llevará tu libro y en dónde deseas guardarlo.

Además de lo anterior, recuerda que todo archivo debe tener una nomenclatura formada por un nombre y una extensión. En el caso de Excel está predeterminada por un nombre que es: NOMINA.XLSX

Otra forma es activando

las teclas

(42)

Excel te permite también elaborar una base de datos con extensión “dbf”, o archivos de texto, entre otros. Excel 2007 agrega una x al final de la extensión quedando ahora LIBRO1.XLSX Seguramente has escuchado la importancia que tiene la seguridad de la información que ingresas en la computadora, ante esto Excel te proporciona mecanismos para habilitarla. Ingresar a la ventana que te permite habilitar los mecanismos de seguridad implica seguir la secuencia que se muestra en la figura de abajo:

Para configurar el tiempo de guardado automático en Excel 2007 es necesario entrar a las opciones de Excel en el botón OFFICE, se incrementa o disminuye el contador, además se puede predeterminar el formato en el que se guardarán las hojas de cálculo, por ejemplo, Excel 97-2003, también se puede predeterminar la ubicación en la que se guardarán los archivos.

Si activas la caja “Se recomienda sólo lectura”, estarás indicando que una vez abierto el archivo éste no podrá ser modificado.

Excel te permite guardar las hojas de cálculo para que las puedas abrir en versiones anteriores de Excel, al momento de guardar la hoja se elige el tipo de archivo que se desea.

La hoja de cálculo Excel te ofrece compatibilidad con otras hojas de cálculo, esta compatibilidad se puede especificar al momento de guardar la hoja, utilizando el recuadro de guardar como tipo, el cual contiene varios formatos que son compatibles con Excel:

En Excel 2007 se pulsa sobre el botón

(43)

Al pulsar sobre la lista desplegable, aparece las opciones siguientes:

En OPEN OFFICE al seleccionar guardar como, aparece el cuadro de dialogo, que ofrece los siguientes tipos de archivo:

ABRIR Y MODIFICAR LIBROS DE TRABAJO

Seguramente te has encontrado con el problema de no localizar la tarea que tanto trabajo te costó capturar en tu computadora, pero con lo que aprenderás a continuación, eso será cosa del pasado, pues el procedimiento para localizar archivos es algo fácil, rápido y eficaz. Observa en las siguientes figuras las alternativas de localización que puedes utilizar:

Para abrir un archivo se pueden utilizar varias formas:

1. En el menú ARCHIVO se elige la opción ABRIR

2. En el icono ABRIR de la barra de herramientas estándar. 3. Con la combinación de Teclas

Ctrl + A

4. Con las teclas Alt + A, A

Cualquiera de las alternativas que utilices te llevará a la ventana Abrir desde la cual podrás seleccionar la unidad o la carpeta donde se encuentra almacenado tu archivo, observa la figura de la derecha.

Para obtener el mejor resultado del cuadro de dialogo abrir, lo primero es indicar la ruta en la que se guardo el archivo, para tener una mejor visualización de los archivos es recomendable ordenarlos en forma de lista, esto se puede hacer con el icono vistas que se encuentra a un lado del menú herramientas en la parte superior del cuadro de dialogo abrir.

(44)

Cuando guardas una hoja de cálculo es importante que te asegures de la ruta en la que lo estas guardando, cuando no se indica la ruta, el programa lo guarda automáticamente en la carpeta Mis documentos y si no se le da nombre, también el programa le asiga automáticamente el nombre de Libro y un número serial iniciando con 1, así a cada hoja de cálculo se le incrmenta un número, por ejemplo libro1, y la extensión se agrega como libro de Excel. Es muy útil conocer esto por si en algún momento se olvida el nombre con el que se guardo un archivo o incluso si se olvido ponerle nombre e indicar la ruta.

En el icono Mis documentos recientes se muestra un listado de todos los documentos se han utilizado, ordenados en forma cronólogica

En el icono Escritorio muestra todos los archivos que se han guardado en el escritorio, el icono Mi Pc muestra las unidades de almacenamiento y las carpetas compartidas, en el icono Mis sitios de Red muestra todas las computadoras que se encuentran conectadas en red

En el cuadro de dialogo Abrir se cuenta con un auxiliar muy valioso que es el icono vistas, este icono nos permite ordenar los archivos de diferentes maneras:

Con la opción de vistas en miniatura muestra los iconos de los archivos encerrados en recuadro y debajo su nombre, con la opción mosaicos, muestra los iconos de los archivos pero el nombre lo muestra a la derecha, con la opción iconos, muestra el icono del archivo y debajo su nombre, con la opción lista muestra un listado de los iconos con el nombre del archivo en la parte derecha y mas pequeños que los mosaicos, con la opción Detalles muestra un listado de los archivos por nombre, tamaño, tipo por fecha de modificación, pudiendo ordenarse por cualquiera de estos campos, la opción propiedades es la mas completa porque muestra toda la información sobre el archivo como se muestra en la figura:

(45)

En Excel 2007 y posteriores es muy similar el procedimiento para abrir un archivo, solo es necesario pulsar sobre el botón OFFICE y elegir la opción abrir, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que en Excel 2003, una ventaja de Excel 2007 es que muestra un listado más amplio de documentos recientes. En OPEN OFFICE el cuadro de dialogo ABRIR es muy similar al de MS OFFICE:

Ejercicio 1: Realiza lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos:

a) Entrevista a 5 de tus amigos y completa cada una de las tablas de acuerdo a la información que pide cada una de las columnas..

No. NOMBRE EDAD PASATIEMPO

FAVORITO

DIRECCIÓN TELÉFONO ¿QUÉ CARRERA

PIENSAS ESTUDIAR? 1.

2.

3.

4.

5.

b) Crea una estructura de carpetas de acuerdo a la siguiente ruta: C:\ESCUELA\INFORMATICA\TAREAS

c) Ingresa a Excel y crea una estructura de hoja similar a lo que se indica en la siguiente figura:

a) Captura dentro de cada una de las celdas, la información que recabaste para cada uno de tus amigos. b) Guarda el libro dentro de la carpeta TAREAS y asígnale como nombre: ENTREVISTA.XLS

c) Verifica que el archivo ha sido guardado correctamente.

d) Asigna como elementos de seguridad las contraseñas que se indican en la siguiente tabla.

Contraseña Captura para abrir NOMBRE de escritura APELLIDO e) Activa la caja de verificación “Se recomienda sólo lectura”.

f) Recuerda que debes volver a escribir las contraseñas que capturaste

g) Una vez finalizado el proceso cierra el archivo y sal apropiadamente de Excel.

Ejercicio 2:

1.- ¿Cuáles son las opciones para guardar un archivo en Excel?

2.- Escribe los pasos para establecer la frecuencia de guardado.

(46)

4.- ¿En qué consiste la protección de lectura de un archivo en Excel?

5.- Escribe los pasos para crear un archivo de seguridad en Excel.

6. ¿Cuáles son las formas para guardar un documento?

7.¿Que cambios hay para guardar en Excel 2007?

8.¿Que extensiones ofrece el CALC de OPEN OFFICE

Ejercicio 1: Realiza lo que se indica dentro de cada uno de los Incisos que se listan a continuación: a) Ingresa a la hoja de cálculo y activa la secuencia para “Abrir” un archivo.

b) Localiza el archivo “ENTREVISTA.XLS”

c) Recuerda que deberás habilitar las contraseñas que indicaste en la actividad anterior, porque de otra manera no podrás trabajar en este archivo. Esto tendrás que hacerlo al momento de ingresar al archivo y te aparezcan cuadros de diálogo como los que se muestran en las figuras siguientes:

d) Contesta ahora las siguientes preguntas:

 ¿Qué ventajas observas en la habilitación de estos medios de seguridad?

¿Qué alternativa te ofrece el programa en caso de que se te hubiera olvidado la “contraseña para acceso de escritura”?

¿Qué proceso debes realizar para evitar que se modifique el archivo, considerando que un usuario ajeno logró

(47)

Ejercicio 2:

1. Menciona las opciones para buscar un archivo.

2. Menciona los pasos para buscar un archivo por medio de su nombre.

3. ¿Cómo se puede buscar un archivo por fecha?

4. ¿Cuáles son las formas de abrir un archivo?

5. ¿para que es útil la opción detalles del icono vistas?

6. ¿De que forma se puede visualizar un mayor numero de archivos en el cuadro de dialogo abrir?

7. ¿Para que sirve la opción vista previa del icono vistas?

8. ¿Cómo se guarda un archivo cuando no se le indica el nombre ni la ruta?

9. ¿En donde se guarda un archivo cuando no se indica la ruta?

10. ¿Cuál es la diferencia entre la opción miniaturas y la opción mosaicos del icono vistas?

11. ¿Para que se utiliza la opción vista previa?

(48)

Elabora un diagrama cilíndrico del tema 1.3

(49)

Contesta las preguntas y realiza lo que se indica:

1. Elabora la hoja de cálculo siguiente: 2. Guarda la hoja como

preciosmetales en la ruta siguiente:

C://cobach/informática/modulo3/co mponente1

3. Guarda nuevamente la hoja de cálculo para Excel 2.0

4. Guarda otra vez la hoja de cálculo para Quattro

5. Guarda otra versión de la hoja de cálculo con contraseña de

escritura y apertura, pon tu nombre en la de escritura y tu apellido en la de apertura

6. Marca la casilla de solo lectura 7. Activa el autoguardado para 5

minutos

8. Explica la diferencia entre guardar y guardar como…

1.

Elabora una hoja de cálculo para los

precios del petróleo durante un mes:

2.

Guarda la hoja de cálculo con el

nombre petróleo en la carpeta

modulo4 dentro de la carpeta

Inofrmatica en la carpeta documentos

compartidos, activa la contraseña de

apertura y de escritura con tu nombre

como clave.

3.

Abre tu archivo utilizando las

(50)

Lista de cotejo 1.3

REACTIVOS CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

No

1. Elaboró la hoja de calculo indicada

2. Seleccionó la ruta señalada para guardar la hoja de cálculo 3. Guardó la hoja de cálculo para la versión anterior de Excel

4. Guardo la hoja de cálculo para la compatibilidad con la hoja de cálculo Quattro.

5. Estableció la contraseña de escritura con su nombre como clave 6. Estableció la contraseña de apertura con su apellido como clave 7. Marcó la casilla de solo lectura

8. Explicó la diferencia entre guardar y guardar como 9. Activó el autoguardado para 5 minutos

10. Cual es la extensión que agrega Excel a la hoja de cálculo. 11. Abrio el libro por menú

12. Abrió el libro por icono

13. Abrió el libro por combinación de teclas

14. Buscó el libro por nombre, tipo, tamaño y fecha de modificación 15. Escribió la contraseña de escritura y apertura

16. Utilizó las opciones del icono vistas 17. Abrió el libro como solo lectura.

TOTAL

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