UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULO DE MAGISTER EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de auditoría integral al proceso de contratación pública de la
Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana. Provincia El Oro cantón Machala Año 2013
TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
AUTORA:
Aguirre Peñarreta, María Fernanda, Ing
DIRECTOR:
Martínez Erazo, Mauricio Javier, Msc.
CENTRO UNIVERSITARIO MACHALA
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
Magister
Mauricio Martínez Erazo
DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de fin de maestría, denominado: “Examen de Auditoría Integral al Proceso de Contratación Pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala Año 2013”, realizado por la Ingeniera Aguirre Peñarreta María Fernanda, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, febrero de 2015
f)……….
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
“Yo Aguirre Peñarreta Maria Fernanda declaro ser autora del presente trabajo de fin de maestría: Examen de auditoría integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala Año 2013, de la Titulación Maestría en Auditoría Integral, siendo Martínez Erazo Javier Mauricio, director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado o trabajos de titulación que se realicen con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
iv
DEDICATORIA
Con infinita gratitud a Dios. A mi madre, porque mis sueños fueron los suyos. A mi padre, por estar conmigo en todo momento. A mi novio, por ser mi amigo y compañero.
v
AGRADECIMIENTO
A ti mi Dios, por ser tu voluntad el alcanzar mis sueños, metas y objetivos propuestos.
A mi madre, que está en el cielo, por haber sido el pilar fundamental y la forjadora de principios, valores y buenas costumbres en mi vida. Sé que este logro sería motivo de orgullo para ti mamita.
A mi novio Adrián, por ser mi apoyo siempre, y motivarme en momentos de debilidad.
A mi padre y hermanos, por compartir conmigo un logro más en mi vida.
A la Universidad Técnica Particular de Loja, por ofrecer a la comunidad, oportunidades de crecimiento profesional que permiten formarnos con altos niveles de calidad y competencia.
Al Coordinador Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, por su apertura y confianza al permitirme realizar mi trabajo de investigación en la entidad que dirige, brindando las facilidades necesarias para el desarrollo del mismo.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA ……….ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS……….iii
DEDICATORIA ……….iv
AGRADECIMIENTO………..v
INDICE DE CONTENIDOS……….vi
INDICE DE GRÁFICOS………...ix
RESUMEN ……….1
ABSTRACT ………2
INTRODUCCIÓN………...3
CAPITULO I: INTRODUCCIÓN………..4
1.1. Descripción del estudio y justificación………..5
1.1.1. Antecedentes………...5
1.1.2. Justificación de la investigación………6
1.2. Misión ...………...6
1.3. Visión ………6
1.4. Objetivos y resultados esperados………7
1.4.1. Objetivos………...7
1.4.1.1. General……….7
1.4.1.2. Específicos………..7
1.4.2. Resultados esperados………7
1.5. Hipótesis de trabajo………8
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL……….9
2.1. Marco Referencial……….10
2.1.1. Marco conceptual de la auditoría integral y servicios de aseguramiento…….10
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento………..11
2.2. Descripción conceptual y los criterios principals de todas las auditoria que conforman la auditoria integral………11
2.2.1. Auditoría Financiera ……….13
2.2.1.1. Afirmaciones en Auditoría Financiera………13
vii
2.2.2.1. Componentes del Sistema de Control Interno bajo el modelo
COSO I………...15
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento………...18
2.2.3.1. Objetivos……….21
2.2.4. Auditoría de Gestión………..22
2.2.4.1. Objetivos……….22
2.2.4.2. Afirmaciones de Auditoría de Gestión………...22
2.2.4.2.1. Eficiencia………...22
2.2.4.2.2. Eficacia………..23
2.2.4.2.3. Calidad………...23
2.2.4.2.4. Economicidad ………..24
2.2.4.2.5. Efectividad……….24
2.2.4.2.6. Equidad………..24
2.3. Proceso de la auditoría integral………..24
2.3.1. Planificación………25
2.3.1.1. Preliminar………...25
2.3.1.2. Específica………...26
2.3.2. Ejecución……….26
2.3.3. Comunicación ………26
2.3.4. Seguimiento………27
CAPÍTULO III: ANÁLISIS DE LA EMPRESA………...28
3.1. Antecedentes de la organización………29
3.1.1. Misión, Visión, Organigrama………29
3.1.1.1. Misión………..29
3.1.1.2. Visión………..29
3.1.1.3. Organigrama………..29
3.2. Cadena de Valor………30
3.2.1. Procesos gobernantes………..31
3.2.2. Procesos básicos o agregadores de valor……….…31
3.2.3. Procesos habilitantes ………...31
3.2.4. Procesos desconcentrados en el país………...32
3.2.5. Procesos desconcentrados en el exterior……….….32
viii CAPITULO IV:
INFORME DEL EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL PROCESO DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA COORDINACIÓN ZONAL 7 DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA. PROVINCIA EL ORO CANTÓN
MACHALA AÑO 2013………...35
4.1. Tema o asunto determinado………...39
4.2. Parte responsable……….39
4.3. Responsabilidad del auditor ………...39
4.4. Limitaciones………...40 4.5. Criterios aplicables………...40
4.6. Opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros………41
4.7. Otras conclusiones………...41
4.8. Comentarios, conclusiones y recomendaciones……….41
4.9. Presentación y aprobación del informe……….55
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……….56
5.1. Conclusiones y Recomendaciones………57
5.1.1. Conclusiones………..57
5.1.2. Recomendaciones……….57
5.2. Demostración de hipótesis………..58
BIBLIOGRAFÍA ... 59
ANEXOS ... 60
Índice de Papeles de Trabajo ... 61
Plan de Implementación de Recomendaciones ... 148
ix
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1: Auditoría Integral I……….……..……….…….19
Gráfico N° 2: Auditoría Integral, Afirmaciones y Técnicas………..21
Gráfico N° 3: Afirmaciones de Auditoría Financiera………...24
Gráfico N° 4: Componentes del Control Interno COSO I……..………...25
Gráfico N° 5: Auditoría de Cumplimiento………...29
Gráfico N° 6: Estructura Orgánica de la Coordinación Zonal……….…39
Gráfico N° 7: Cadena de Valor del MREMH………..39
1 RESUMEN
El presente trabajo de investigación se basa en la ejecución de una auditoría integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala Año 2013, la que incluyó la observación de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, Código Orgánico de Planificación y Finanzas, Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, Resoluciones INCOP 062-2012 y las Normas de Control Interno expedidas por la Contraloría General del Estado, llegando a detectar falencias en las actividades realizadas por la Coordinación Zonal 7, así como recomendar acciones correctivas con el fin de garantizar el adecuado y oportuno uso de los recursos públicos, de manera que se alcancen los objetivos institucionales establecidos y los procesos de contratación realizados se apeguen al cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la CZ7.
2 ABSTRACT
This research work is based on the implementation of a comprehensive audit to the procurement process of the Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Province El Oro canton Machala year 2013, which included the observation of the organic law of the national system of public contracting and its rules of procedure, code of planning and finance, replacement General regulations for the handling and management of assets of the Public Sector, resolutions INCOP 062-2012 and Internal Control standards issued by the Contraloría General del Estado coming to detect flaws in the activities carried out by the Coordinación Zonal 7 as well as to recommend corrective actions in order to ensure the proper and timely use of public resources, so that institutional objectives are reached and carried out procurement processes adhere to the fulfillment of the mission, vision and goals of the CZ7.
3 INTRODUCCIÓN
El presente trabajo implica el examen de auditoría integral al proceso de contratación pública desarrollado en la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, Provincia El Oro cantón Machala Año 2013, en el cual se aplicarán los conocimientos impartidos durante el transcurso de la Maestría de Auditoría Integral.
Este trabajo de fin de titulación aportará a la entidad un análisis global de la gestión institucional realizada, que incluye el ámbito financiero, de gestión, cumplimiento de la normativa aplicable y el control interno implantado en la misma; el cual permitirá determinar falencias que puedan evidenciarse en el desarrollo del mismo, para lo cual se recomendarán acciones correctivas de manera que se alcancen los objetivos establecidos.
Los capítulos que conforman el desarrollo de esta tesis, son los siguientes:
Capítulo I, Introducción, se realiza una descripción del estudio a realizarse y su justificación, destacando el aporte que brinda a la institución el trabajo a desarrollar.
Capítulo II, Marco Referencial, se desarrollan las bases conceptuales de la temática del trabajo de investigación, es decir, todo lo concerniente a la auditoría integral, los criterios importantes de las auditorias que la conforman y su proceso.
Capítulo III, Análisis de la Empresa, se incluyen los antecedentes y aspectos importantes como la misión, visión y procesos de la institución.
Capítulo IV, Informe de examen de auditoría integral, este capítulo incluye la presentación del informe de auditoría integral al proceso de contratación pública en conjunto con la carta de control interno de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala año 2013.
CAPÍTULO I:
5 1.1. Descripción del estudio y justificación
1.1.1. Antecedentes
En el año 2011 se crea la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración como Unidad Dependiente del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración con su matriz en la ciudad de Quito.
El artículo 11, literal e, del Acuerdo Ministerial 0109E, expedido con fecha 19 de mayo del 2012, establece la desconcentración de funciones y la delegación de las mismas a las correspondientes Unidades Administrativas.
El artículo 1 del Acuerdo Ministerial 000016, expedido con fecha 8 de febrero del 2013 aprueba la creación de las Unidades Administrativas desconcentradas dentro de la UDAF 120 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración a las Unidades Ejecutoras Financieras Desconcentradas por lo tanto las Coordinaciones Zonales pueden ejercer sus gestiones de manera desconcentradas.
Mediante Acuerdo Ministerial 000038 del 5 de abril del 2013, el Señor Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración delega competencias dentro del ámbito de gestión administrativa, financiera y de recursos humanos a los Coordinadores Zonales. Mediante Decreto Ejecutivo Nº 20 del 10 de junio del 2013, firmado por el Señor Presidente Constitucional de la República, dispone cambiar la denominación de Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración por Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana.
La Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, se rige por las siguientes disposiciones legales y reglamentarias:
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. Ley Orgánica del Servicio Público.
Ley de Derechos Consulares.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Normas Técnicas de Control Interno – CGE.
6 1.1.2. Justificación de la investigación
Durante varios años, el desempeño organizacional de una entidad ha sido analizado mediante la evaluación de su información financiera, sin considerar de manera oportuna la verificación del cumplimiento de aspectos legales, de control interno y su gestión operativa, permitiendo de esta manera conocer el desarrollo del entorno institucional.
En la actualidad las nuevas disposiciones del Gobierno Nacional, incurren en diversos controles de manera integral que permitan asegurar la adecuada y oportuna prestación de los servicios y desarrollo de la gestión institucional tanto de entidades públicas como de empresas privadas que manejan recursos públicos.
La entidad es una representación de la administración pública, ya que refleja la relación entre el gobierno y los ciudadanos; nace mediante acuerdo ministerial, apegada a las leyes con un objetivo o servicio para el que fue creada, es por ello que se considera necesario evaluar el adecuado uso de los recursos asignados y la consecución de sus objetivos, razonabilidad de sus operaciones, aplicación de un adecuado sistema de control interno y el cumplimiento de disposiciones legales en el desarrollo de sus actividades institucionales, con este fin surge la idea de realizar un examen de auditoría integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana; que brinde un informe de aseguramiento que incluya una visión completa de la forma en cómo se desarrollan sus actividades, de manera que puedan establecerse acciones correctivas direccionadas a la mejora institucional.
1.2. Misión
Según el Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, la misión de la entidad es:
“…Ejecutar las actividades administrativas y operativas emitidas por el nivel directivo para desconcentrar las competencias de asuntos consulares, migratorios y refugio; relaciones internacionales y de cooperación; y servicios de comercio exterior de su respectiva zona, a fin de alcanzar los objetivos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración…”
1.3. Visión
7
“…Avizora hasta el año 2013 ser una institución pública moderna; transparente; eficiente y con un sistema de gestión orientado al servicio ciudadano; responsable de promover políticas de desarrollo endógeno en el relacionamiento, cooperación e intercambio con el resto del mundo; y ejecutar la política exterior en los ámbitos político diplomático, de comercio exterior, movilidad humana, integración latinoamericana, respondiendo a los intereses del pueblo ecuatoriano al que rinde cuentas de manera permanente…”.
1.4. Objetivos y resultados esperados
1.4.1. Objetivos
1.4.1.1. General
- Realizar un examen de auditoría integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala año 2013.
1.4.1.2. Específicos
- Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados, evaluación de control interno, cumplimiento de la normativa legal aplicable y la gestión del proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro cantón Machala año 2013.
- Emitir el informe de auditoría integral, conclusiones y recomendaciones pertinentes.
1.4.2. Resultados esperados
El examen de auditoría integral a la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, pretende determinar la importancia de su aplicación en la evaluación global de la gestión institucional.
Los resultados esperados son los siguientes:
- Archivo corriente y permanente de papeles de trabajo de todas las fases de la auditoría.
- Informe de auditoría integral.
8 1.5. Hipótesis
10 2.1. Marco Referencial
2.1.1. Marco Conceptual de la auditoría integral y servicios de aseguramiento.
Partiendo del Enfoque de Auditoría integral, se establecen cuatro componentes que nos permiten evaluar desde diferentes perspectivas el desarrollo de las actividades de una entidad, facilitando una visión del conjunto de responsabilidades más importantes. La ejecución de la auditoría integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión.
Blanco (2009) afirma:
La Auditoría Integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura de control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación. (p.1)
La auditoría integral implica la ejecución de un trabajo analógico, cuyo enfoque abarca la auditoría financiera, de cumplimiento, de control interno y de gestión.
Los objetivos de una auditoría integral son:
- Expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros; - Evaluar el sistema de control interno implantado en la entidad;
- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la actividad institucional.
Gráfico N°1.Auditoría Integral I
11
- Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos planteados por la entidad y el adecuado uso de sus recursos.
Blanco (2009) afirma:
Los servicios de aseguramiento tienen como objetivo fortalecer la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado.
Los servicios de aseguramiento realizados por contadores profesionales pretenden incrementar la credibilidad de la información acerca de un asunto determinado, mediante la evaluación de si el tema en cuestión está de conformidad, en todos los aspectos importantes, con criterios adecuados, mejorando, de esta manera, la probabilidad de que la información va a estar de acuerdo con las necesidades del supuesto usuario o destinatario de la misma. (p.3)
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento.
Blanco (2009) afirma:
De acuerdo con la Norma Internacional, el objetivo de un servicio de aseguramiento es el de permitir que un contador profesional evalúe un asunto determinado que es responsabilidad de otra parte, mediante la utilización de criterios adecuados e identificables, con el fin de expresar una conclusión que transmita al supuesto destinatario un cierto nivel de confiabilidad acerca del tema en cuestión. (p.3)
12
AUDITORIA
INTEGRAL
Es una evaluación global donde se analizan todos los
aspectos de la actividad económica financiera de la
empresa, que incluyen la razonabilidad de los estados financieros, estructura del sistema de control interno, cumplimiento de leyes pertinentes y la efectividad,
eficiencia y economicidad en
el uso de los recursos y cumplimiento de objetivos, dentro de una organización. Auditoría de Cumplimiento
Es la comprobación de que las actividades de la empresa se realizan conforme a leyes, normas
y reglamentos que le son aplicables a la misma.
AFIRMACIONES - Comprobación - Revisión - Análisis - Comparación - Identificación Normas Legales, Reglamentarias, Estatutarias y de Procedimientos. T É C N I C A S Auditoría de Control Interno
Es la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno aplicado en la
organización.
- Efectividad y eficiencia de las Operaciones. - Confiabilidad en la
Información Financiera - Cumplimiento de Leyes AFIRMACIONES T É C N I C A S - Evaluación - Observación - Inspección - Indagación Auditoría de Gestión
Es una evaluación del desempeño de la organización para determinar si el desarrollo de sus actividades se realiza bajo criterios de efectividad, eficiencia y economicidad.
- Eficiencia - Eficacia - Calidad AFIRMACIONES T É C N I C A S - Cálculo - Revisión - Comprobación - Confirmación - Verificación - Investigación - Análisis Auditoría Financiera
Es una revisión de los estados financieros para emitir una opinión
acerca de la razonabilidad de los
mismos.
- Estudio General - Comparación
- Revisión selectiva y analítica - Observación - Conciliación - Confirmación - Comprobación - Inspección - Certificación - Cálculo - Veracidad - Integridad - Correcta valuación AFIRMACIONES T É C N I C A S
Gráfico 2: Auditoría Integral I IFigura N° 2:Fuente: Auditoría Integral, Afirmaciones y Técnicas Blanco Luna, Y. (2009). Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral. Bogotá: ECOE Ediciones.
[image:21.842.84.756.66.470.2]13 2.2.1. Auditoria Financiera
Contraloría General del Estado (2001) afirma: “La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional.” (p.23).
“Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno”. (Contraloría General del Estado, 2001, p.23)
Blanco (2009) afirma:
La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros por parte de un auditor distinto del que preparó la información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que presenta el auditor otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó. (p.151)
2.2.1.1. Afirmaciones en Auditoría Financiera
Las afirmaciones son declaraciones de la administración de una entidad, donde comunican los derechos, obligaciones, ingresos, costos y gastos, realizados durante la ejecución de su actividad económica, los mismos que se encuentran expresados en los estados financieros.
Universidad Andrés Bello FCEA (s.f) afirma:
Existencia.- Se refieren a si los activos y pasivos de la entidad existen a una fecha dada y si las transacciones registradas han ocurrido durante un período dado.
Integridad.- Si todas las transacciones y cuentas que deben presentarse en los estados financieros han sido incluidas.
Derechos y obligaciones.- Si los activos representan los derechos de la entidad y los pasivos, las obligaciones de la misma a una fecha determinada.
14
Presentación.- Si los comprobantes particulares de los estados financieros están adecuadamente clasificados descritas y revelados.(p.1)
Se puede establecer la importancia de las afirmaciones financieras mediante el análisis de los estados financieros. Se seleccionan las afirmaciones, para las que se aplicaran procedimientos, de acuerdo a su significatividad; puesto que no se utiliza toda la información que posee la entidad debido a que esto tomaría demasiado tiempo. Por ello el auditor según su criterio y experiencia selecciona aquellas afirmaciones que le permitan representar el mejor elemento de juicio válido y suficiente.
Existe una relación directa entre las afirmaciones y los objetivos de auditoría, puesto que de esta manera se puede obtener evidencia que sustente a dichas afirmaciones. Para la obtención de la evidencia, el auditor debe desarrollar objetivos específicos de auditoría, considerando las circunstancias de la entidad, esto incluye conocer la naturaleza de su actividad económica y las prácticas contables de su industria.
Por lo general, la relación que existe entre las afirmaciones y los procedimientos de auditoría no es paralela; pueden existir procedimientos que se relacionen con uno o más objetivos, y de igual manera, podría necesitarse un conjunto de procedimientos para lograr un sólo objetivo.
Gráfico 3: Afirmaciones de Auditoría Financiera
Fuente: Página web: www.rincondelvago.com/ejecuion-de-laauditoria.html
Objetivos Generales
Saldos del rubro
Afirmaciones relativas a
Transacciones
Lo registrado es real(existencia)
EXISTENCIA real de partidas que componen el saldo al cierre
OCURRENCIA real de las transacciones registradas en el período a examinar
Todo lo real está
registrado (integridad) INEXISTENCIAomitidos al cierre de saldos
No-OCURRENCIA de transacciones reales omitidas de registrar en el período a examinar.
Lo registrado es propiof(derechos y obligaciones)
DERECHOS Y
OBLIGACIONES de partidas que componen el saldo al cierre
DERECHOS Y OBLIGACIONES: las transacciones registradas en el período a examinar pertenecen al ente.
La valuación de lo
registrado es correcta VALUACION:monetario del rubro ha sido el valor determinado de acuerdo con normas contables
El valor monetario de las transacciones incluidas en los estados financieros coincide con las normas contables vigentes.
La presentación de los
registros es correcta PRESENTACIÓN:es informado de acuerdo el rubro con las normas contables
15 2.2.2. Auditoria de Control Interno
Blanco (2009) afirma:
Para evaluar el sistema global del control interno para concluir si funciona efectivamente para la consecución de los siguientes objetivos básicos:
o Efectividad y eficiencia de las operaciones.
o Confiabilidad en la información financiera.
o Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En la auditoría integral, la evaluación del control interno no es un medio para definir la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de la auditoría de los estados financieros, sino un fin en sí mismo mediante el cual se practica una auditoría a los controles internos para concluir o rendir informe sobre ellos. (p.15)
Estupiñán (2012) afirma:
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (p.19)
16 COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO COSO I ALCANCE
AMBIENTE INTERNO O DE CONTROL
Factores:
Es la fundamentación para todos los otros componentes del control interno, también es el elemento que proporciona disciplina y estructura; así como la manera en que la
Dirección confiere autoridad, asigna
responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal, creando la concientización y el conocimiento en este respecto del riesgo y el control.
La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Su alcance abarca el talento de una organización, va de manera profunda de cómo se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos.
- Establece una filosofía respecto a la
gestión de riesgos.
- Establece una cultura de riesgos en la organización.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Factores:
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los
eventos potenciales impactan en la
consecución de objetivos.
La dirección evalúa estos acontecimientos desde una doble perspectiva – probabilidad e
impacto – y normalmente usa una
combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.
El alcance de la evaluación de riesgos, abarca la estimación de la probabilidad e impacto de los eventos, su evaluación mediante técnicas cualitativas o cuantitativas, y el establecimiento de niveles de respuesta que disminuyan el riesgo que enfrenta la organización por los cambios que se operan en el mundo y sobre todo los relacionados con sus operaciones.
17
ACTIVIDADES DE CONTROL
Factores:
Son las políticas y procedimientos de control que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.
Las actividades de control no pueden generalizarse y deberán ser la respuesta a la medida de las necesidades de los objetivos y los riesgos de la organización.
Su alcance va a lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones; incluyen un rango de actividades diversas
como aprobaciones, verificaciones,
autorizaciones, etc.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Factores:
Este componente conecta los componentes desde su base en el ambiente de control interno hasta la cima de la pirámide con la supervisión.
Los sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos.
El alcance de dicho sistema de información debe tener un flujo multidireccional donde la información llegue a todos los niveles de la
organización, de igual manera la
18
Gráfico N° 4: Componentes del Control Interno COSO I
Fuente: Informe COSO I
Elaborado por: María Fernanda Aguirre
2.2.3. Auditoria de Cumplimiento
Blanco (2009) afirma:
La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. (p.189)
SUPERVISIÓN
Factores:
La gestión de riesgos se supervisa mediante actividades permanentes de monitoreo, evaluaciones o una combinación de ambas técnicas.
El alcance de dichas evaluaciones de supervisión dependerá fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la eficiencia de los procedimientos de supervisión.
La supervisión continua se inscribe en el marco de las actividades corrientes y
comprende unos controles regulares
19
Por lo tanto a mi opinión, puedo concluir que la Auditoria de Cumplimiento permite proporcionar seguridad razonable sobre la medida en la que las operaciones realizadas; sean éstas del ámbito financiero, administrativo, económico o cualquier otro, cumplen con los lineamientos y normativas que regulan dicha actividad, mediante la revisión de documentos que soportan los procesos realizados en cada una de sus operaciones y si los mismos se llevaron a cabo de manera efectiva; caso contrario deberá comunicarse el descubrimiento de irregularidades cuando existieren.
20
Permite proporcionar
en la medida en que las
cumplen con los
mediante la
que
soportan
si cumple no cumple
Gráfico N° 5: Auditoría de Cumplimiento
Elaborado por: María Fernanda Aguirre P.
Auditoria de
Cumplimiento
Seguridad razonable
Operaciones
realizadas
Financieras
Económicas
Administrativas
Lineamientos y normativas que la
regulan
Revisión de documentos
Los procesos realizados en cada una de las
operaciones
Se comunica el descubrimiento de
irregularidades Verificar que se llevaron
2.2.3.1. Objetivos
Los objetivos de una auditoría de cumplimiento deben ajustarse a las circunstancias, a la materia controlada y a los criterios existentes.
Por lo general, los objetivos de los auditores del sector público al realizar una auditoría de cumplimiento son los siguientes:
Verificar e informar sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias o de normatividad.
Obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada para llegar a una conclusión sobre si la información acerca de la materia controlada resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con un conjunto determinado de criterios.
Informar de las constataciones y conclusiones al poder legislativo y a otros organismos en su caso.
Obtener una comprensión general e histórica del marco legal y regulador aplicable a la entidad y cerciorarse cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia.
Cerciorarse de que las operaciones que se celebran o cumplen por cuenta de la entidad, se ajustan; a las prescripciones de las leyes, normas, reglamentos, códigos, que las regulan.
Comprender la verificación selectiva de la adecuación a la legalidad de la gestión presupuestaria, de contratación, personal, ingresos y gestión de subvenciones, así como de cualquier otro aspecto de la actividad económico financiero de las entidades auditadas.
22
Determinar si la ejecución del presupuesto del estado resulta conforme, en todos los aspectos significativos, con las normas aplicables al mismo y con las distintas cuentas públicas.
2.2.4. Auditoria de Gestión
Blanco (2009) afirma:
La Auditoría de Gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. (p.233)
2.2.4.1. Objetivos
Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos principales:
- Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
- Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
- Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
2.2.4.2. Afirmaciones de Auditoría de Gestión
2.2.4.2.1. Eficiencia
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
23 2.2.4.2.2. Eficacia
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la medición del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como también del desempeño de los competidores actuales y potenciales, la permanente relación con los clientes, la consulta de su grado de satisfacción y la respuesta a sus reclamos y sugerencias. (p.21)
La eficacia es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, por lo tanto su medición se expresa en un porcentaje de cumplimiento. Existen dos tipos de medición de eficacia: la que mide los hechos (eficacia parcial de los hechos) y la que mide los resultados (eficacia total de los resultados).
La evaluación de la eficacia de una entidad no puede realizarse sin la existencia de un plan, presupuesto o programa, en los que los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados.
2.2.4.2.3. Calidad
Subia (2012) afirma: “Evalúa el nivel de satisfacción del cliente o usuario” (p.35).
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
Es la cantidad, grado y oportunidad en el que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sistemáticos utilizados por la institución para asegurar la ejecución o entrega de sus productos o servicios, cada vez con mejor calidad; se evalúa además el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar la entrega de servicios y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales. (p.22)
La calidad se mide mediante:
- La comparación de un producto o servicio con especificaciones o estándares establecidos por los usuarios.
- La comparación de un producto o servicio con especificaciones o estándares reconocidos.
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Son elementos de la calidad factores como: oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesía en la atención.
Para el Sector Público se incluye los siguientes criterios: 2.2.4.2.4. Economícidad
Es la minimización de los costos de los recursos utilizados en la consecución de una actividad, sin el compromiso de los patrones de calidad (ISSAI 3000/1.5, 2004). Se refiere a la capacidad de una institución para administrar adecuadamente los recursos financieros colocados a su disposición.
El examen de la economicidad podrá abarcar: 1. La verificación de prácticas gerenciales, 2. La verificación de sistemas de gerencia,
3. El benchmarking de procesos de compra. (Subía, 2012, p.35)
2.2.4.2.5. Efectividad
Subía (2012) afirma:
Es la relación entre los resultados de una intervención o programa, en términos de efectos sobre la población objetivo (impactos observados), y los objetivos pretendidos (impactos esperados), traducidos por los objetivos finales de la intervención. (p.35)
El objetivo en la auditoría de evaluar la efectividad, es establecer que el producto o servicio que ofrece la entidad, satisfaga las necesidades reales que tiene una comunidad o un cliente, por lo que es necesario medirlo en el entorno de la organización.
2.2.4.2.6. Equidad
Subía (2012) afirma:
Principio que reconoce la diferencia entre los individuos y la necesidad de tratamiento diferenciado, según sus necesidades, para que se eliminen las desigualdades existentes.
Se trata de garantizar “más” derechos a quien tenga “más” necesidades (justicia
distributiva). Es tratar desigualmente a los desiguales. (p.35)
25 2.3. Proceso de la auditoría integral
Subía, (2012) afirma:
La descripción del proceso de auditoría integral, nos muestra una relación de causa efecto en todas sus fases. Los productos de cada una, sirven de insumo para las subsiguientes. La planificación cierra con los procedimientos de auditoría, que se incorporan en el programa de trabajo y constituyen el punto de partida de la ejecución. De ésta, se generan hallazgos que se incorporan al informe, documento que incluirá recomendaciones que al cubrir aspectos financieros, de control interno, legales y de gestión, generan un INFORME DE ASEGURAMIENTO, con mayores garantías para sus usuarios” (p.59)
El proceso de auditoría integral incluye las siguientes etapas: 2.3.1. Planificación
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios.
Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados del equipo de trabajo. (p.26)
Dentro de la planificación existen dos fases: 2.3.1.1. Preliminar
La Planificación Preliminar permite alcanzar un conocimiento general de la entidad a auditarse.
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
La planificación Preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.
La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la Unidad de Auditoría.
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Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.
La metodología para realizar la planificación preliminar debe estar detallado en el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismo, área, programa o actividad importante sujeto a la auditoría. (p.36)
2.3.1.2. Específica
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar.
La Planificación Específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.-La responsabilidad por la ejecución de la panificación específica está concentrada en el supervisor y jefe de equipo. No obstante, en el caso de exámenes complejos que requieran la evaluación de muchos componentes en paralelo, es recomendable la participación de los miembros del equipo, en determinados casos, de especialistas en disciplinas específicas. (p.88)
2.3.2. Ejecución
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
“En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de
auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviación o problema identificado.
Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinión y el informe.
27 2.3.3. Comunicación
Contraloría General del Estado (2001) afirma:
En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante comunicación con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicación de los resultados se la considera como la última fase de la auditoría, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso. (p.258)
2.3.4. Seguimiento
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3.1. Antecedentes de la organización
3.1.1. Misión, Visión, Organigrama
3.1.1.1. Misión
Según el Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, la misión de la entidad es:
“…Ejecutar las actividades administrativas y operativas emitidas por el nivel directivo para desconcentrar las competencias de asuntos consulares, migratorios y refugio; relaciones internacionales y de cooperación; y servicios de comercio exterior de su respectiva zona, a fin de alcanzar los objetivos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración…”
3.1.1.2. Visión
Según el Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, la visión de la entidad es:
“…Avizora hasta el año 2013 ser una institución pública moderna; transparente; eficiente y con un sistema de gestión orientado al servicio ciudadano; responsable de promover políticas de desarrollo endógeno en el relacionamiento, cooperación e intercambio con el resto del mundo; y ejecutar la política exterior en los ámbitos político diplomático, de comercio exterior, movilidad humana, integración latinoamericana, respondiendo a los intereses del pueblo ecuatoriano al que rinde cuentas de manera permanente…”.
3.1.1.3. Organigrama
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Gráfico N° 6: Estructura Orgánica de la Coordinación Zonal
Fuente: Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración
Elaborado por: Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, mediante Acuerdo Ministerial N° 118, expedido el 30 de Septiembre de 2010.
3.2. Cadena de valor
Según el Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, expedido el 30 de septiembre de 2010, la cadena de valor del Ministerio Relaciones Exteriores, Comercio e Integración se encuentra estructurada de la siguiente manera:
Gráfico N° 7: Cadena de Valor del MREMH
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Elaborado por: Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, mediante Acuerdo Ministerial N° 118, expedido el 30 de Septiembre de 2010.
3.2.1. Procesos gobernantes
- Direccionamiento Estratégico de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración
3.2.2. Procesos básicos o agregadores de valor
- Gestión Estratégica de las Relaciones Exteriores e Integración Política:
o Gestión Técnica de Relaciones Políticas, Diplomáticas y de Integración con América Latina y el Caribe.
o Gestión Técnica de Relaciones Políticas, Diplomáticas y de Integración con América del Norte y Europa.
o Gestión Técnica de Relaciones Políticas, Diplomáticas y de Integración con Asia, África y Oceanía.
o Gestión Técnica de la Política Exterior con los Organismos Internacionales Supraregionales.
o Gestión Técnica de Asuntos Migratorios, Consulares y Refugio. - Gestión Estratégica del Comercio Exterior e Integración Económica:
o Gestión Técnica de las Negociaciones Comerciales Internacionales. o Gestión Técnica del Comercio Exterior e Inversiones.
o Gestión Técnica de Comercio Exterior. 3.2.3. Procesos habilitantes
- Procesos Habilitantes de Asesoría:
o Secretaría de la Presidencia Pro Témpore de la Unión de las Naciones Suramericanas (UNASUR).
o Gestión de Planificación Institucional. o Asesoramiento Jurídico.
o Asesoramiento de Análisis Político. o Gestión de Comunicación Social. o Gestión de Control Interno.
o Asesoramiento en la Coordinación con el Estado. o Gestión Ceremonial y Protocolo.
- Procesos Habilitantes de Apoyo:
o Gestión Internacional de Derechos y Garantías. o Gestión Administrativa y Financiera.
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3.2.4. Procesos Desconcentrados en el país.
o Gestión Zonal de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
Coordinaciones Zonales: Zona 1 (Tulcán), Zona 2 (Quito), Zona 3 (Ambato), Zona 4 (Portoviejo), Zona 5 (Guayaquil), Zona 6 (Cuenca), Zona 7 (El Oro).
Unidad Administrativa-Financiera.
Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación.
Unidad de Documentos de Viaje, Legalizaciones, Asuntos Migratorios y Refugio.
Unidad de Comercio Exterior.
Unidad de Planificación y Seguimiento.
Estructura Orgánica de la Coordinación Zonal.
Gráfico N° 8: Estructuras Zonales del MREMH
Fuente: Estatuto Orgánico de Estructura Organizacional de Gestión por Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración
Elaborado por: Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, mediante Acuerdo Ministerial N° 118, expedido el 30 de Septiembre de 2010.
3.2.5. Procesos Desconcentrados en el exterior.
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Comercio e Integración, perteneciente a los Procesos Desconcentrados en el país,
estableciéndose: - Responsable:
Coordinador Zonal del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración. - Atribuciones y responsabilidades:
o Ejercer a nombre del Ministro la representación legal en la Oficina Zonal.
o Administrar la Coordinación Zonal.
o Representar al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración en asuntos concernientes al ámbito de su competencia. o Coordinar y planificar visitas a las autoridades provinciales, seccionales
y locales para tratar temas dentro del ámbito del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
o Informar a la comunidad de su jurisdicción sobre la gestión realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
o Coordinar acciones con las Unidades Administrativas del Ministerio para atender los requerimientos de entidades públicas, privadas, organismos y de la ciudadanía en el ámbito de su jurisdicción.
o Coordinar e implementar en la zona, las políticas estrategias, normas y procedimientos que establezca el ministerio para otorgar los servicios consulares, asuntos migratorios y de refugio.
o Gestionar las políticas, estrategias, normas y procedimientos que determine el Ministerio para implementar servicios de relaciones internacionales, cooperación y comercio exterior en la región.
o Gestionar los productos y servicios de los procesos de apoyo logístico en coordinación con las políticas, estrategias, normas y procedimientos que establezca el ministerio.
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3.3. Importancia de realizar un examen de auditoría integral al proceso de contratación pública.
La ejecución del examen de auditoría integral a la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, es de gran importancia tanto para la autora como para la máxima autoridad y servidores de la entidad, puesto que permitirá la evaluación global de la gestión institucional, en lo que respecta a su información financiera, cumplimiento legal, estructura de control interno y la gestión realizada para el logro de objetivos y metas propuestas; de esta manera se podrán emitir acciones correctivas a las deficiencias encontradas durante el mismo.
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CAPITULO IV
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
COORDINACIÓN ZONAL 7 DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA. PROVINCIA EL ORO
CANTÓN MACHALA AÑO 2013
INFORME GENERAL
Examen de Auditoría Integral al Proceso de Contratación Pública de la
Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana. Provincia El Oro cantón Machala Año 2013
COORDINACIÓN ZONAL 7 DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA. PROVINCIA EL ORO
CANTÓN MACHALA AÑO 2013
Examen de Auditoría Integral al Proceso de Contratación Pública de
la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y
38 Machala, 6 de febrero de 2015
Doctor
Ignacio Fulton Alberto Franco Correa Coordinador Zonal
Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana Machala – El Oro
De mi consideración:
Como estudiante y egresada de la Maestría en Auditoría Integral, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias de la Universidad Técnica Particular de Loja, se efectúo el examen de auditoría integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana. Provincia El Oro, Cantón Machala correspondiente al año 2013.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la práctica profesional, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
Atentamente,
39 4.1. Tema o asunto determinado
Hemos practicado un Examen de Auditoría Integral al proceso de contratación pública de la Coordinación Zonal 7 del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana Provincia El Oro cantón Machala año 2013, la cual cubre la siguiente temática: el examen a las cuentas contables relacionadas al componente examinado y presentadas en el Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Ejecución Presupuestaria, así también incluye la evaluación del sistema de control interno; la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas al componente, y el grado de eficiencia y eficacia en el cumplimiento del Plan Operativo Anual, manejo de sus programas y actividades evaluado con los indicadores de gestión establecidos para su medición.
4.2. Parte responsable
La Administración es responsable de la preparación de integridad y presentación razonable de los estados financieros, de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la entidad; del cumplimiento de objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente de la entidad.
Para la Auditoría Financiera se han evaluado las afirmaciones de veracidad e integridad de las cuentas contables que forman parte del componente examinado. La responsabilidad de la preparación de la información financiera es la Administración General y Financiera, e implica estas afirmaciones.
Para la Auditoría de Gestión, se realizó la verificación del grado de cumplimiento de los indicadores establecidos en el GPR que corresponden al componente examinado. En la Auditoría de Control Interno, se evaluó el diseño, aplicación y actualización del sistema de control interno y su utilidad para el logro de los objetivos institucionales; mientras que la Auditoría de Cumplimiento evalúa la adopción de leyes, normas, reglamentos y disposiciones legales aplicables al proceso de contratación pública de la entidad.
4.3. Responsabilidad del auditor
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seguridad razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría integral.
La auditoría incluye el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de la evidencia y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de estados financieros y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno, la eficacia y eficiencia de las operaciones del componente examinado; los análisis realizados se encuentran soportados en los archivos de la Coordinación.
4.4. Limitaciones
Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; además se requiere la actualización del sistema de control interno institucional, para evitar la disfuncionalidad de los procesos y controles.
Existieron limitaciones por el alcance del periodo, puesto que de acuerdo a la Delegación de Competencias, la Coordinación zonal 7 inicia sus actividades administrativas y financieras a partir del mes de abril de 2013.
4.5. Criterios aplicables
Realizamos nuestro examen de auditoría integral de acuerdo con las Normas Internacionales de auditoría aplicables a los estados financieros, a la auditoría de control interno, a la auditoría sobre cumplimiento de leyes y a la auditoría de gestión. Esas normas requieren que la auditoria se planifique y se ejecuten de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si las cuentas contables relacionadas al componente examinado y reflejados en los estados financieros, están exentos de errores importantes presentan razonablemente sus saldos,
Los estándares o criterios constituyen la base legal, normativa, reglamentaria o procedimental, que nos sirve de parámetro de comparación con las situaciones observadas en la organización.
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Cumplimiento Legal, las leyes y reglamentos, disposiciones y demás que sirvieron de base para la verificación de su aplicación y cumplimiento; y para la Auditoría de Gestión, los indicadores establecidos en la herramienta GPR.
4.6. Opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros
El trabajo de fin de titulación se orientó a la evaluación del proceso de contratación pública por lo que no se pudo evaluar la razonabilidad de los estados financieros en su conjunto; sino más bien se evaluó las cuentas relacionadas al proceso auditado, y a su vez, se pudo brindar una opinión respecto a su veracidad, integridad y correcta valuación.
4.7. Otras conclusiones
Basada en los procedimientos del trabajo realizado y la evidencia obtenida, concluyo que la entidad mantuvo en sus aspectos más relevantes, un adecuado sistema de control interno, y, guardó confiabilidad en la información financiera y cumplimiento con leyes y regulaciones que la regulan.
A continuación se presentan comentarios y recomendaciones por cada auditoría realizada al proceso de contratación pública, objeto de este trabajo; incluyendo los indicadores que miden la gestión de la entidad, descritos en la herramienta GPR (Gobierno por Resultados), en lo que concierne al cumplimiento de metas y objetivos relacionados al alcance del mismo; toda la información reflejada es producto del examen de auditoría integral efectuado.
4.8. Comentarios, conclusiones y recomendaciones
Auditoría Financiera
Registro contable y pago de adquisiciones de bienes y/o servicios
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Las adquisiciones realizadas a través del procedimiento ínfima cuantía, pese a ser recibidos por la entidad, no se registraron contablemente en el período fiscal vigente en el Sistema de Gestión Financiera, situación presentada debido a que la Asistente de Contabilidad y Tesorera al efectuar el control previo, no tomaron medidas preventivas que permitan solicitar los pagos correspondientes en la herramienta e-Sigef hasta el 16 de diciembre de 2013, lo que ocasionó retrasos en los pagos a los seis proveedores por las obligaciones contraídas, la no confiabilidad de la información financiera y, la desviación porcentual en la ejecución del plan anual de contrataciones, incumpliendo el Acuerdo Ministerial 343, emitido por el Ministerio de Finanzas, el 12 de noviembre de 2013, e inobservando las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental 3.1.4 Devengado y 3.2.1.8. Periodos de Contabilización, y la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el Registro de los Hechos Económicos y presentación de información financiera.
PROVEEDOR CONCEPTO FACTURA N°
FECHA DE ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
FECHA DE
FACTURA VALOR
ALTAMIRAN O ARIAS RAUL GIOVANNY
Trabajos de
Readecuaciones de las oficinas de la
Coordinación Zonal 7 en la ciudad de Loja
001-001-637 2013-12-06 2014-02-14 4 986,58
KALKOSERV S.A.
Servicio de Abastecimiento de Combustible por el mes de Diciembre/2013
002-002-00002280
7
2013-12-08 2014-03-06 175,12
CACHIMUEL ESPINOZA CHRISTIAN MONSEDI
Adquisición de carpas plegables para Movilidad Humana de la
Coordinación Zonal 7.
001-001-0000709 2013-12-10 2014-03-07 2 688,00
MASTER PC. Cia. Ltda.
Adquisición de tonners para la Coordinación Zonal 7.
005-001-170 2013-12-12 2014-02-26 1 010,00
OFFICE SOLUCIONE S Cia. Ltda.
Adquisición de impresora para impresión de Visas en la Coordinación Zonal 7.
001-001-0061264 2013-12-11 2014-03-06 756,00
ALVARADO GARCIA TIMOTEO VICTOR
Servicio de Catering para el evento
preparatorio y Taller de Ley de Movilidad Humana
001-001-00000629
1 2013-12-10 2014-03-12 3 732,71
43 Conclusión
Las adquisiciones realizadas por ínfima cuantía, no se registraron contablemente en el periodo fiscal vigente pese a ser recibidas; situación que se presentó debido a que la Asistente de Contabilidad y Tesorera al efectuar el control previo, no tomaron medidas preventivas que permitan solicitar los pagos respectivos en la herramienta e-Sigef hasta el 16 de diciembre de 2013, ocasionando retrasos en los pagos a los proveedores por las obligaciones generadas, la no confiabilidad de la información financiera y la desviación del porcentaje de ejecución presupuestaria del PAC (Plan Anual de Contrataciones), indicador establecido en la herramienta GPR; por lo que se incumplió la normativa citada en el comentario.
Recomendación
A la Asistente Contable y Tesorera:
1. Verificarán que las solicitudes de pago a proveedores por las adquisiciones de bienes y servicios se realicen a través de la herramienta e-Sigef hasta la fecha establecida en las directrices por el Ministerio de Finanzas.
Al Coordinador Zonal:
2. Previo a la contratación de bienes y servicios, establecerá el cronograma de la adquisición, ejecución y recepción de los mismos sin comprometer a las fechas establecidas por el Ministerio de Finanzas.
Auditoría de Control Interno
Bien adquirido inutilizado en bodega
El Técnico Informático, como unidad requirente, mediante Memorando CZ7-MACHALA-2013-1488-M de fecha 19 de noviembre de 2013, solicitó al Coordinador Zonal, la autorización para la adquisición de un equipo triturador de papel 125048; requerimiento sustentado y justificado en el informe de necesidades, actividad que no estaba incluida en el Plan Anual de Contrataciones (PAC).
