Memoria de actividades Archivo y Registro 2012

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(1)UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. MEMORIA DE ACTIVIDADES AÑO 2012 SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO.

(2) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. En consonancia con el objetivo de internacionalización propuesto por el Rector de la Universidad de Alcalá, la Sección de Archivo Universitario y Registro durante el año 2012 ha fomentado dentro de sus posibilidades las relaciones con otros países, como son Nicaragua, Panamá, Bélgica y Estados Unidos. Ha realizado además las actividades y trabajos que se detallan a continuación.. ARCHIVO UNIVERSITARIO. PLANTILLA Además de los 4 funcionarios de plantilla, el Archivo Universitario ha contado con recursos humanos temporales: - 2 Becas (formación+digitalización) hasta su extinción el mes de junio - 9 Alumnos del Taller de empleo de Archivos organizado por el Centro Internacional de Estudios Históricos Cisneros de la UAH, desde 10 de enero al 30 de septiembre. - 2 Alumnos de Formación profesional del Instituto Alonso de Avellaneda en prácticas desde el 20 de mayo al 16 de junio - 1 Alumno de practicum del Máster en Comunicación Audiovisual, rama de Información (febrero-julio). La formación permanente es un elemento clave para el reciclaje y la actualización del personal, aumentando la motivación y la cualificación. Se han realizado los siguientes cursos: Jefe de sección: Inglés Preproficiency; Accesibilidad de los documentos publicados en PDF. Técnico de archivo: Administración electrónica; Protección de datos. Auxiliar adm. AU (V. Cortijo): Protección de datos; Práctica del procedimiento administrativo. Auxiliar adm. AU (E. Estriégana): Práctica de la escritura administrativa. Auxiliar adm. Registro: Inglés Proficiency.. 1.

(3) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. SERVICIOS Y PROCESOS Ingreso de documentación: el AU ha ingresado 60 transferencias con un total de 1889 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo e instalación provisional en predepósito. Proceso técnico: se han descrito e instalado 1566 cajas (323 menos que el volumen de entrada a pesar de contar con la escuela taller de 9 personas); además de la intercalación de documentos en expedientes de transferencias anteriores.. Evolución del proceso técnico 2010-2012. El total de registros en la base de datos del sistema de gestión de archivo es 226293, 17733 más que el 31 de diciembre de 2011.. Crecimiento BBDD 2010-2012. 2.

(4) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Préstamos a las oficinas: 1851 prestamos, 12 altas y 46 peticiones negativas.. Evolución del préstamo 2010-2012. Consultas: 46 consultas en sala, 23 por correo electrónico y 197 telefónicas.. Tipo de consultas. 3.

(5) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Convenios: se han registrado y digitalizado 442 convenios y anexos. Ya no hay envío de convenios debido a que en enero de 2012 se pusieron a texto completo en la intranet corporativa para PDI y PAS de la universidad. Excepcionalmente se envían cuando no funciona la conexión a Internet o un convenio todavía no ha sido registrado y publicado.. Gráfico convenios 2005-2012. Digitalización: se han digitalizado bajo pedido de usuarios 209 documentos, la mayoría planos para la Oficina de Proyectos. Gracias al prácticum se informatizó (volcado de la información) el Inventario realizado en 1836 para el cierre y traslado de la UAH. En noviembre el AUAH, con autorización de la Secretaría General, puso en aplicación la Orden 7691 CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura (BOE 102 de 29 de abril de 2011), en concreto al servicio de reproducción de documentos. Las tarifas en euros (sin el IVA del 21%): Precio por unidad. Comunidad universitaria. Usuarios externos. Fotocopias. 0,1. 0,2. Escáner A4. 0,15. 0,25. Escáner planos. 2. 3. Imagen digital. 0,5. 1. CD. 1. 2. DVD. 2. 3. Aunque todavía no tenemos datos, como resultado se ha reducido mucho el número de peticiones. 4.

(6) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Al igual que se hizo el año anterior con el fondo de la Escuela de Magisterio de Guadalajara, en 2012 se ha procesado el legado del arquitecto Manuel Barbero Rebolledo, compuesto por 250 cajas y 5.500 planos entre los años 1942-1991. Ingresó en el Archivo Universitario en 2005, pero hasta ahora no se había podido afrontar. Gracias al Taller de empleo del Centro de Estudios Históricos Cisneros este importante legado está ya perfectamente inventariado, descrito e instalado. Algunos de los documentos más representativos (sobre todo dibujos y fotos) fueron digitalizados.. Dibujo de Manuel Barbero. Para el trabajo realizado se tomaron como guía las recomendaciones del “Grupo de trabajo CAU sobre archivos personales”, especialmente el cuadro de clasificación. Este proyecto fue presentado en las XII Jornadas de Archivos de la Universidad Católica de Lovaina, Bélgica, celebradas el 19 y 20 de abril de 2012.. 5.

(7) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Póster enviado a la UCL.. 6.

(8) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Cooperación y relaciones con otros archivos y servicios El 17 de enero de 2012 se firmó un convenio de cooperación en materia de archivos entre siete universidades: la UAH, dos panameñas y cuatro nicaragüenses (Universidad de Panamá, Universidad Autónoma de Chiriquí en David, Panamá, Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León, Universidad Agrícola de Managua, Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-Managua, Universidad Nacional de Ingeniería en Managua). El objeto de este convenio es, por un lado, la cooperación en materia de archivos universitarios, y por el otro la creación de una red de archivos universitarios hispanoamericanos que fomente la colaboración entre ellos con el asesoramiento técnico desde la UAH. Así se configuró la Red de Archivos Universitarios Centroamericanos (RAUC), coordinada hasta 2014 por la UAH, cuyo Reglamento establece su organización: Presidente (un Secretario General en turnos rotativos cada 3 años); Secretario ejecutivo (responsable del archivo cuyo Secretario General sea Presidente); Pleno constituido por todos los responsables de los archivos integrantes; el Comité ejecutivo (un coordinador nacional por cada país); y Grupos de trabajo para actividades específicas. En el convenio se estipuló como uno de los objetivos estratégicos de la red la creación de redes nacionales de archivos universitarios Una de sus actividades a lo largo del año 2012 ha sido la creación de la red nicaragüense RAUN, que celebró el 4 de octubre el 1er Encuentro Nacional de Archivos Universitarios de Nicaragua; además se ha mantenido la comunicación permanente y el seguimiento de los proyectos de organización de los servicios de archivo de las universidades UNAN-León y U. de Panamá.. Firma del convenio por los rectores en la UNAN-León, Nicaragua 7.

(9) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. El 6 febrero el AUAH recibió una nueva visita de Jorge Conde, archivero y profesor de la Universidad Francisco de Vitoria, interesado en el funcionamiento del Registro de la UAH. Ambos archivos trabajan juntos en el grupo de trabajo de las CAU “Difusión Web 2.0”. En marzo el Diario Digital de la UAH publicó un pequeño vídeo sobre el Archivo Universitario y sus funciones que puede verse en http://www.youtube.com/watch?v=YtoQ6OyKMoc También se difunden sus actividades a través del perfil del AU en Facebook http://www.facebook.com/archivo.universidaddealcala El Jefe de sección asistió en Junio al webinar virtual de la consultora Archive Systems (Nueva Jersey, Estados Unidos) “Is Your Records Management Program Ready?” por Fred Pulzello, CRM. En noviembre Santiago B. Gutiérrez junto al profesor Ubaldo Cerezo y el arquitecto Carlos Clemente visitaron el Archivo General de la Administración, siendo recibidos y guiados por su director Alfonso Dávila.. Apoyo a la docencia El AU colabora en temas docentes a través de las prácticas de alumnos de diferente tipo: - Alumnos de Grado y Máster: Humanidades, Documentación, Comunicación - Escuelas Taller: para jóvenes sin formación específica - Taller de empleo: para licenciados en paro - Formación profesional: de diferentes niveles. El Jefe del AU ha coordinado prácticas de alumnos, ha codirigido Trabajos Fin de Máster y en el curso 2012/13 ha impartido la asignatura “Gestión de documentos en entornos digitales” del Máster en Documentación.. Cursos monográficos - “El AUAH y la documentación administrativa de la UAH” para alumnos de Historia 5º curso, Antonio Castillo. 7 de marzo. - Conferencias en el Palacio de Laredo “Archivos universitarios en España” y “Archivos universitarios y TIC”. 5 y 6 de julio.. 8.

(10) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Publicaciones - La Red de Archivos Universitarios Centroamericanos (RAUC). Un ejemplo de cooperación internacional. Santiago B. Gutiérrez Martínez. En RUIDERAe: Revista de Unidades de Información, nº 2 (2012). http://hdl.handle.net/10578/2936. 9.

(11) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. REGISTRO GENERAL Personal de la unidad Durante el año 2012 no se ha solicitó el contrato de apoyo semestral que venía realizándose desde hace años; los servicios mínimos y bajas se han cubierto desde el Archivo o con personal de otro servicio.. Implantación del Registro Telemático de la UAH Se siguió trabajando en el proyecto del Registro telemático y la Sede electrónica. Hubo varias reuniones con la U Rey Juan Carlos, U Castilla-La Mancha y Telefónica, y se redactaron esquemas de metadatos mínimos exigibles para el registro y el archivo de documentos electrónicos. También fueron creados los libros y los usuarios de los diferentes registros de la UAH. A Telefónica se le fueron pidiendo mejoras y necesidades concretas para el software SIGEM. El calendario previsto era realizar las últimas pruebas en diciembre y comenzar la fase de producción en enero de 2013.. Estadísticas de registro del año 2012 Este año por primera vez no hay actividad en el registro auxiliar de Enfermería debido a la unificación de la administración de centro de Enfermería con la de Medicina el año anterior. La tendencia es la reducción constante en el volumen de transacciones, como puede apreciarse en el gráfico de comportamiento general con un espectro cronológico mayor. En número total de transacciones registrales en 2012 fue de 20379 en todos los registros 1. En el Registro del Rectorado:. Rº CENTRAL Entradas 2885 Sección I 3648 Sección II 6533. 1. Salidas 3890 5165. 9055. Total 6775 8813 15588. Para mayor detalle sobre la evolución mensual consultar Anexo I 10.

(12) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. En los registros auxiliares:. Rº AUXILIARES Entradas 767 Politécnico 673 Medicina 339 Ciencias 184 CCEE 527 Farmacia 134 Filosofía 345 Derecho 388 Multidepartamental 182 Magisterio 98 Ramón y Cajal 3637. Salidas 200 357 121 59 183 98 70 20 46. 1154 TODOS. Total 967 1030 460 243 710 232 415 408 228 98 4791 20379. Gráfico del comportamiento por años. 11.

(13) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. Libro oficial de quejas y sugerencias Anualmente se elabora un informe sobre las quejas y sugerencias recibidas, que cada mes de enero es enviado a la Inspección de servicios, con copia a la Secretaría General. Ver Anexo II.. 12.

(14) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. ANEXO I ESTADÍSTICAS DE REGISTRO COMPLETAS Año 2012. 13.

(15) ESTADÍSTICA DE REGISTRO DEL AÑO 2012 REGISTRO Secc I Secc II Politécnico Medicina Ciencias CC.EE Farmacia Filosofia Derecho Multidptal. Magisterio R y Cajal. E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S. ENERO FEBRERO MARZO 379 221 311 320 654 632 290 220 319 232 621 1532 67 73 114 6 39 27 147 52 59 61 40 30 29 32 51 6 10 19 48 10 19 0 7 2 79 39 54 23 47 7 26 7 18 7 9 8 52 43 43 5 6 7 32 14 27 0 1 0 25 16 22 1 3 5 5 2 10. ABRIL 196 228 145 110 19 5 25 12 17 7 5 1 20 30 5 13 4 7 8 2 12 7. MAYO 199 295 264 274 20 12 28 30 19 17 10 5 28 24 3 6 7 4 14 4 6 2 3. JUNIO 198 287 404 379 49 20 52 43 39 18 12 10 44 23 10 13 20 11 26 4 16 3 1. JULIO AGOSTO SEPTIEMBOCTUBRENOVBRE DICIEMBRE 303 100 156 228 423 171 2.885 251 0 92 325 393 413 3.890 404 138 622 257 326 259 3.648 404 1 385 358 486 383 5.165 48 0 191 56 77 53 767 22 0 13 29 17 10 200 673 61 0 96 30 68 55 47 0 17 26 27 24 357 339 25 0 30 32 40 25 12 0 4 11 12 5 121 184 25 0 11 12 17 15 22 0 1 6 3 2 59 527 19 0 86 42 64 52 4 0 0 16 6 3 183 134 6 0 7 6 25 21 22 0 4 3 8 5 98 345 20 0 87 10 21 38 7 0 5 9 6 3 70 26 0 115 17 86 23 388 3 0 1 4 1 0 20 16 0 23 15 12 19 182 1 0 1 5 15 3 46 2 48 6 14 7 98 -.

(16) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2012. ANEXO II INFORME DEL LIBRO OFICIAL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS Año 2012. 15.

(17) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2012 Archivo Universitario y Registro. LIBRO OFICIAL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. INFORME ANUAL AÑO 2012 El Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado 1, regula en su Capítulo IV la organización del Programa de quejas y sugerencias que las Administraciones Públicas deben ofrecer al ciudadano en el marco general para la mejora de la calidad y la transparencia en la gestión. Dicho Capítulo IV ordena que la unidad responsable de la gestión de las quejas y sugerencias remita a la Inspección General de Servicios de su respectiva administración un informe global de las quejas y sugerencias recibidas en el año anterior. A continuación presentamos los datos de quejas, sugerencias, respuestas por los servicios afectados y forma de presentación de las mismas relativas al año 2012, y su evolución respecto a otros años.. QUEJAS Y SUGERENCIAS POR AÑO. 1. AÑO 2005 AÑO 2006 AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011. Nº Quejas 61 47 25 167 62 71 62. Nº Sugerencias 4 4 3 2 0 8 7. Total 65 51 28 169 62 79 69. AÑO 2012. 67. 6. 73. El RD 951/2005 deroga al RD 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano..

(18) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2012. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro. Grafico 1. Evolución en el número de quejas y sugerencias registrados por la Universidad de Alcalá entre los años 2005 y 2012.. EVOLUCION DE QUEJAS Y SUGERENCIAS POR CONCEPTO O TIPO DE SERVICIO. No hay variaciones importantes: el comportamiento de los tres valores es muy semejante al del año 2011 con una ligera reducción en cada uno de los apartados. Este año la queja más nueva y frecuente ha sido la subida de las tasas.. Gráfico 2. Evolución en el número de quejas en atención al público, prestación de servicios y asuntos académicos entre 2005 y 2012..

(19) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2012 Archivo Universitario y Registro. FORMA DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTAS. Se presentaron 46 quejas-sugerencias de forma telemática, que representa un 63%.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El número de respuestas fue de 29, el 39,7%.. Presentación. Con respuesta al LQyS.

(20) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2012. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro. servicio Aulas inf (Decanatos-Dir) Capilla Alumnos y PE Universidad mayores Registro Acceso Centro de información Becas y orientación Postgrado Discapacidad Protección de datos Departamentos Centros docentes Profesores Gestión econ RRHH Biblioteca SSII Web - AE Calefacciónmantenimiento Visitas guiadas Admin Centros Gestión financiera Sº PAS Jardín botánico Adscritos TAP Reprografía Ecocampus Deportes Servicios generales. quejas 1 1 6. respuestas sugerencias respuestas 1 2. 13. 2. 4 6. 3. 1. 3 14 3 1 4 1 3. 2 3 1. 5. 2 1. 2 1. 1 1. 1 1. 2 67. 1 27. 20 16 31. sugerencias 5 0 1. presentación telemática papel. 46 21. 6. con respuesta sin respuesta. 29 43. sectores Asuntos Académicos Prestación de Servicios Atención al Público. quejas. 3 1 3. sector AP AP AP AP AP AP AP AP 1 AP AP AP AA 3 AA AA PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS PS. 6. 4.

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