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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
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U4v'14k44
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L4a
ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN
"DESARROLLO DE UN SISTEMA QUE PERMITA EL. INGRESO Y
CONTROL. DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA PARA EL.
ARCHIVO CENTRAL. EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL. DEL.
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS DE ZAMORA CIIINCIIIPE"
Trabajo de fin de carrera previa a a obtención del Título de Licenciada en Sistemas Informáticos y Computación
AUTORA:
Cecilia Piedad Salinas Villavicencio
DIRECTOR:
lng. Danilo Jaramillo
1 ng.
DlRhuut
CERTIFICACION
Ing. Danilo Jaramillo
DIRECTOR DE TESIS
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de tesis, previo a la obtención del título de Licenciada en
Sistemas Informáticos y Computación, fue realizado bajo mi dirección por la Sra.
Cecilia Piedad Salinas Villavicencio con el título:
DESARROLLO DE UN SISTEMA
QUE PERMITA EL INGRESO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
GENERADA PARA EL ARCHIVO CENTRAL EN LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS DE ZAMORA
CHINCHIPE.
Luego de revisarlo, autorizo su presentación para el estudio e informe
respectivo del Tribunal de Grado.
CERTIFICACION
Ing. Patricio Abad E.
CODIRECTOR DE TESIS
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de tesis, previo a la obtención del título de Licenciada en
Sistemas Informáticos y Computación, fue realizado bajo mi dirección por la Sra.
Cecilia Piedad Salinas Villavicencio con el título: DESARROLLO DE UN SISTEMA
QUE PERMITA EL INGRESO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
GENERADA PARA EL ARCHIVO CENTRAL EN LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS DE ZAMORA
CHINCHIPE. Luego de revisarlo, autorizo su presentación para el estudio e informe
respectivo del Tribunal de Grado.
Laja, octubre deI 2010
lng.faffitip'Abad E.
CO'DIREITOR DE TESIS
AUTORÍA
Las ideas y opiniones del presente trabajo, son de absoluta responsabilidad de la autora.
CESIÓN DE DERECHOS
Cecilia Piedad Salinas Villavicencio, declaro conocer y aceptar la disposición del Art.
67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: "Forman parte del patrimonio de la Universidad la
propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de
grado que se realicen a través o con el apoyo financiero, académico o institucional
(operativo) de la Universidad".
Cecilia Piedad Salinas Villavicencio
AGRADECIMIENTO
Agradézco al personal Docente de la Escuela de Ciencias de la Computación de la Universidad Técnica Particular de Loja y en especial al Ing. Danilo Jaramillo e Ing. Patricio Abad Director y Codirector de la presente Tesis, quienes muy acertadamente dirigieron y apoyaron el trabajo, para ellos mi sincero agradecimiento y reconocimiento.
DEDICATORIA
A Dios, el ser que me ilumina,
a
mis hijos Karen Andrea y Orlando Elizandro que son la fuerza de mi superación, a mis Padres, por sembrar en mí la semilla de la sensibilidad, comprensión, amor y sobretodo por enseñarme a tener la fortaleza de continuar siempre adelante, sin importar las circunstancias que la vida nos presenta.Cecilia Piedad Salinas V.
RESUMEN
El presente trabajo investigativo tiene como propósito fundamental mejorar los
procesos del manejo de la documentación generada en la Dirección Provincial
del Servicio de Rentas Internas de Zamora Chinchipe.
El objetivo general es elaborar un sistema que permita el ingreso y control de la
documentación para el Archivo Central de la Institución. Para su cumplimiento
se utilizaron los siguientes métodos: el método descriptivo que permitió conocer
y determinar los requerimientos funcionales y no funciónales del sistema; así
como, sistematizar los procesos en el manejo documental y el método analítico
facilitó la determinación de los casos de uso para el análisis y diseño del
sistema.
Para la obtención de la información se emplearon técnicas como: la entrevista y
la observación directa realizada a los funcionarios de la institución,
describiendo las tareas que cumplen y los procesos en los que participan cada
uno de ellos; para el procesamiento de la información se utilizó la técnica
estadística.
Las herramientas utilizadas para la implementación del sistema son: lenguaje
de programación Visual Basic 6.0 para la construcción el sistema, Access para
base de datos y Crystal Reports para la elaboración de reportes.
Como resultado de la implementación del sistema se evidenció mayor agilidad
en los procesos, seguridad de la información y optimización de tiempo.
El
implementación de mecanismos de seguridad en el sistema garantiza la
confidencialidad de la información y reduce considerablemente los problemas
de alteración de datos y acceso no autorizados que son vitales en el entorno
del SRI.
1 NTRODUCCION
El propósito de la presente investigación es construir e implantar un sistema
que permita el ingreso y control de la documentación generada para el Archivo
de la Dirección Provincial del Servicio de Rentas Internas de la Provincia de
Zamora Chinchipe, que nos permita establecer una eficiente organización y
administración del inventario documental; facilitando a los funcionarios la
información en la brevedad posible, simplificando los procedimientos
administrativos de recepción, registrados manualmente. Con el desarrollo de
este proyecto permitirá centralizar Ja documentación con su respectiva
codificación, para el debido tratamiento de la información.
Administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las
Instituciones, debido a que la información se ha considerado un recurso
organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones. Es así que
un sistema automatizado, tiene una función de gran relevancia al permitir el
ingreso, localización y utilización oportuna y efectiva de la información.
Una vez que la documentación se encuentra organizada de acuerdo a criterios
técnicos considerados para una adecuada clasificación, ordenamiento e
identificación es necesario centralizar la información a través de un sistema
automatizado de archivos para registrar y procesar la información básica de
cada grupo documental; este proyecto está estructurado en cinco capítulos los
que se describen a continuación:
En el capítulo 1, se realiza la recopilación de la información, un análisis de los
requerimientos necesaria para la comprensión del problema y emprender la
construcción del sistema.
En el capítulo II, se realiza el diseño de la base de datos.
En el capítulo III, se muestra la construcción del sistema, donde se detallan
las herramientas que se utilizaron para el desarrollo del mismo y diseño de
interfaces
En el capítulo IV, se hace referencia al plan de validación e implementación
del sistema.
En el capitulo y, se presentan las conclusiones a las que se ha llegado al
termino del desarrollo de este proyecto de tesis, y las recomendaciones que se
espera sirvan de apoyo para aquellas instituciones interesadas en este tipo de
proyecto.
:1.
(/fl/veI5I4144( T¿b7¡a7 Prt/cu/ar de Lo1
CAPITULO 1
1.
LEVANTAMIENTO Y DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Dada la problemática que representa el ingreso, ordenamiento y control de la documentación que se generan en las instituciones públicas y en especial en la Dirección Provincial del Servicio de Rentas Internas de Zamora Chinchipe, se ha
considerado la implementación de un sistema que permita interactuar entre los funcionarios responsables del ingreso, organización y custodia de los documentos generados, garantizando seguridad y confiabilidad.
Para ello se requiere de una información preliminar, para determinar la situación actual
M archivo y conocer los procesos que se encuentran inmersos en la administración de los documentos que se generan en la Institución.
En esta fase se realiza la recopilación de información en base a entrevistas y observación directa realizada a los funcionarios, describiendo las tareas que cumplen y los procesos en los que participan cada uno de ellos.
Es preciso conocer el proceso manual de como se administra la documentación de los trámites que se generan en el SRI, para referenciar algunos pasos que se siguen y analizar una delimitación adecuada para la nueva solución. Se ha recopilado las necesidades más importantes a partir de la situación actual de la entidad.
OBJETIVOS
- Conocer las actividades y procesos actuales en el manejo de la documentación. - Comprender la problemática en la que se desenvuelve la entidad.
2
lJnive!5ida4( Técnica Particular cíe Lop
1.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
1.1.1 Funcionamiento Organizacional del SRI
En una entrevista realizada al Eco. Rommel Gonzalo Ortega, Director Provincial, se obtuvo la información sobre el esquema Orgánico Funcional.
Actualmente, la Dirección Provincial de Zamora Chinchipe forma parte de la Dirección Regional del SUR, que la conforman Loja y Zamora Chinchipe.
El funcionamiento orgánico de la Dirección Provincial se lo puede reflejar en el
siguiente esquema:
DIRECCION PPROVINCIAL
SECRETARIA
DPTO.ADMINISTRA DPTO.SERVICIOS 1
DPTO.GESTION
1
1 1TRIBUTARIA 1 TRIBUTARIOS 1 TIVO FINANCIERO
CICLO BASICO 1 L._._I VEHICULOS 1 L ACTIVOS
CONTROL DE
DIFERENCIAS 1
CORRESPONDENCIA
INFRACCIONES
1 F1 RUC
DECLARACIONES Y DEVOLUCIONES IVA
1
1-H
ANEXOSCOMP.VENTA Y RETENCIÓN
3 142ivei5idad Técnlc4 Pnidll/at de Lo1
1.1.2 Entrevistas al personal del SRI
Con la finalidad de recabar información de las actividades que realizan respecto al
manejo de la documentación que se genera en la institución, he realizado entrevistas a
todos los funcionarios según consta en el anexo 1.
Luego de las entrevistas realizadas se determina que todos los funcionarios a
excepción del encargado del archivo central, tienen la responsabilidad del ingreso de datos en una hoja Excel, de la organización y colocación de los expedientes en
carpetas de acuerdo al grupo documental, a este proceso se lo denomina archivo de gestión, para posteriormente entregar al responsable del archivo central, que se lo
realizaría cada dos meses, tres meses o cada año dependiendo del grupo documental, seguidamente el responsable del archivo central, recepta los archivos de gestión para
su revisión de acuerdo a un muestreo aleatorio, que determinaría su aceptación o
devolución.
Todo este proceso que se lo realiza en forma manual lo que conllevaría a la
acumulación de trabajo, posible pérdida de datos y documentos; de ahí la necesidad de automatizar los procesos mediante un sistema de archivos que garantizaría seguir
una secuencia de pasos que iniciaría con el ingreso de datos hasta la entrega al archivo central, permitiendo controlar a cada uno de los funcionarios en los diferentes
procesos.
Además, se registraría y controlaría los expedientes que se entregan del archivo central en calidad de préstamo a los funcionarios que lo solicitan.
Como información importante se revisó el proceso del muestreo aleatorio que se utiliza para la revisión de los expedientes y los grupos documentales existentes con su
respectivo tiempo de conservación en el archivo de gestión y de vida útil, los mismos
1Jniver5f4f c1 Téa7fca Prtiai/r de Lo
Tiempo de Vida útil conservación en (Años)
Grupo Documental archivo de gestión
Inscripción. Actualización y suspensión de RUC 2 meses 15
Comprobantes de venta y de retención 3 meses 7
Prescripción de herencias 3 meses 15
Vehículos 3 meses 15
Generación de claves 2 meses 15
Convenios de débito 2 meses 15
Diferencias 1 año 15
Omisos personas naturales 1 año 15
Omisos personas naturales obligados a llevar 1 año 15
contabilidad
Omisos sociedades públicas 1 año 15
Omisos sociedades privadas 1 año 15
Devolución de IVA 3 meses 15
5 Unive,yic/ad Técnica PanLicu/ar de Lo/a
1.2 SITUACIÓN ACTUAL DEL SRI'
El Servicio de Rentas Internas fue creado mediante la Ley 41, publicada en el Registro
Oficial 206 del 2 de diciembre de 1997.
Es una entidad técnica, autónoma, con personería jurídica de derecho público,
patrimonio y fondos propios, jurisdicción nacional y sede en la ciudad de Quito.
Su gestión está sujeta alas disposiciones del Código Tributario y a la Ley de Régimen
Tributario Interno.
El SRI es en Ecuador, la entidad que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos
internos establecidos por Ley, su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el
país para incrementar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias de los
contribuyentes.
Tiene una organización flexible y su operación está orientada por procesos, bajo un
esquema funcional, con estrategias, objetivos y directrices nacionales y con una
operación désconoentrada en las Direcciones RegionIes y Provinciales,.
En la Dirección Provincial de Zamora Chinchipe existe un panorama claro de las
actividades que se realizan, determinando así sus fortalezas y carencias en cuanto a
la organización de los expedientes que se generan en cada grupo documental,
estableciéndose los requerimientos para la nueva solución,-que será el punto de
partida de la siguiente fase.
17.1 Ellementos aue intervienen
Recursos Humanos:
Administrador del Archivo Central
o
Responsable de cada grupo documental
1
6
L/niveiicf.d T¿Cnica Patt/cu4r de Lota
Analista de diseño (Autora)
1.2.2 Referencias:
Manual de Archivos SRI
o
Herramientas de recolección de información: observación directa y entrevistas.
Hojas de Instrucción de Archivos HIA (Ver Anexo 7).
1.2.3 Recursos materiales:
Referencias Bibliográficas del SRI.
1.3 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
El Servicio de Rentas Internas en la actualidad cuenta con archivos documentales de
un muy buen nivel de organización, con procedimientos claros y estandarizados, los
mismos que se encuentran documentados en el Manual de Administración de
Archivos. Dentro de la normativa de archivos se han desarrollado las denominadas
hojas de instrucciones de archivo (HIA), que contienen las directrices para la
organización de los docum. entos de los diversos grupos documentales generados en el
SRI (Ver Anexo 7).
Se habla de dos tipos de archivos: de gestión y central, de gestión es el que se
encuentra bajo la custodia del responsable del grupo documental hasta su entrega al
encargado del archivo central, y archivo central es la recepción y custodia de tos
documentos hasta que termine su vida útil.
La base del inventario de los expedientes existentes se guarda en el computador del
encargado del archivo central, utilizando para ello sistemas utilitarios, concretamente
Excel, este procedimiento conlleva un alto riesgo de pérdida de información, que en
caso de ocurrir implicaría un grave problema.
7 ive/5Ic1,d Técoic Pai-ticuIr de Loja
del proceso; ya que la información de los archivos la tiene únicamente el responsable
M archivo central, con la imposibilidad de compartir esta información.
El proceso de préstamo de documentos se lo realiza únicamente con la petición por
parte del funcionario a través de un email o memorando, se entrega y se firma el acta
respectiva, siendo necesario por seguridad su registro, control y además se obtenga
un reporte de los documentos solicitados.
Es importante determinar y controlar la documentación que cumplió su vida útil, ya que
en la actualidad la eliminación se realiza de acuerdo a la revisión en la base de datos
sin una determinación exacta y ordenada.
Además para efectos de control es importante una opción que permita identificar al
funcionario responsable del grupo documental que realizó una acción de agregar,
modificar o eliminar datos, con el fin de controlar y determinar responsabilidades.
Para la presentación de requerimientos se ha tenido en cuenta aquellos
requerimientos funcionales y no funcionales del sistema.
1.3.1 Requerimientos Funcionales del Sistema
Los requerimientos funcionales se expresan en la estructura funcional del sistema, es
decir, son los servicios que el sistema debe proveer.
Como requerimientos funcionales del sistema podemos anotar los siguientes:
Rl. Ingreso de datos de los trámites realizados por los funcionarios de la
Institución.
8
L/f)ive/5ic/d T¿CnIC-9 Paj-t/cuIr cíe Lo1
R2. Elaboración del archivo de gestión por parte del responsable del grupo
documental y entrega al archivo central.
El responsable del grupo documental revisará la información ingresada por los
funcionarios y colocará los expedientes en carpetas con su debida identificación
para la entrega al archivo central.
R3. Recepción del archivo de gestión e ingreso al archivo central.
El responsable del archivo central recibirá el archivo de gestión, revisará los
expedientes según la muestra aleatoria de acuerdo a la HIA e ingresará al
archivo central.
R4. Solicitud de préstamo de expedientes.
El responsable del archivo central atenderá las solicitudes de préstamos de
expedientes realizada por los funcionarios.
R5. Eliminación de expedientes.
El responsable del archivo central realizará la eliminación de expedientes luego
de cumplir su vida útil.
R6. Consultar las hojas de instrucción de archivos de los grupos
documentales
Los funcionarios tendrán acceso a las hojas de instrucción de archivos para la elaboración y recepción del archivo de cada grupo documental.
R7. Obtención de reportes
El administrador y/o encargado del archivo central podrá obtener reportes de
ws
L/n/ver5l4kc/ Técaic.i Pn'icu/r de Lop
también de los diferentes procesos como por ejemplo: expedientes prestados y
eliminados.
R8. Elaborar actas de entrega-recepción de archivos, préstamos y eliminación
de expedientes.
El responsable del archivo central elaborará las actas de entrega-recepción por
la recepción del archivo de gestión, igual por préstamos y por la eliminación de
expedientes.
1.3.2 Requerimientos no Funcionales del Sistema
Los requerimientos no funcionales definen las propiedades del sistema y sus
restricciones, como confiabilidad, seguridad, etc.
Podemos anotar aquí los siguientes requerimientos:
Contar con una base de datos que sea consistente, que ofrezca integridad.
•
Una aplicación amigable para la interacción con el usuario.
•
Seguridad de la aplicación.
Resumen:
Req Tipo Estado Nombre descriptivo
1 Funcional Implementado Ingreso de datos al sistema
2 Funcional Implementado Revisión y envío de la información y expedientes
3 Funcional Implementado Revisión, aceptación o devolución de los datos y
¡[01
L/niveJ51c1,cf Técn/c P4rticu1,r cje Lop
4 Funcional Implementado Solicitud de préstamo de expedientes
5 Funcional Implementado Entrega de expedientes en calidad de préstamo
6 Funcional Implementado Devolución de expedientes prestados
7 Funcional lmplementado Eliminación de expedientes
8 Funcional Implementado Consulta de HlAs.
9 Funcional Implementado Obtención de reportes para el control de agregar,
modificar o eliminar los datos
10 No funcional lmplementado Verificación de datos ingresados
11 No funcional Implementado Comprobar que las pantallas sean de fácil manejo
para el usuario
11 L/nivel5ic/cf Técic.i PnicuIr de Lo1
12 (Jniveisid?d Técnica Prticu/r de Lop
1.4 INCONVENIENTES Y SOLUCIONES
El inconveniente presentado fue fa dificultad para conversar con los funcionarios,
conocer las funciones que tienen a su cargo y las actividades que realizan.
Se les solicitó un tiempo fuera del horario de trabajo para la entrevista y obtener la información necesaria para elaborar la propuesta con el conjunto de soluciones que se
13 L/niveisicfW Técn/c. Ptt/cufr de Lo1
CAPITULO II
2. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA
El análisis y diseño de un sistema es el proceso de estudiar la situación actual de una
entidad, con la finalidad de conocer cómo trabaja y definir en donde existen
necesidades de mejora.
La parte más difícil al momento de construir una solución de software es determinar
sus componentes y requerimientos necesarios, considerándose la base sobre la que
se levanta la nueva solución; y por lo tanto, afectará notablemente si se realiza en
forma incorrecta.
Me enfocaré a establecer los requerimientos que deben ser contemplados para la
definición y construcción de la solución propuesta, y con esto automatizar los procesos
que se manejan en el archivo central de la Dirección Provincial del SRI de Zamora
Chinchipe.
Se determinará los casos de uso para detallar los procesos, es decir para definir como
debe ser el comportamiento del sistema, luego el diseño de la solución se lo
esquematiza a través de diagramas entidad-relación, que permite conocer •los
conceptos o entidades del dominio y la forma como éstos se asocian.
2.1 ACTORES, PROCESOS Y CASOS DE USO DEL SISTEMA
Para capturar información acerca de cómo desea que responda el sistema, los casos
de uso son una técnica efectiva para la captura de requisitos. Permiten describir bajo
la forma de acciones y respuestas el comportamiento de un sistema desde el punto de
vista del usuario, delimitar sus alcances y las relaciones con el entorno.
14
1Jnivei5idc/ T¿Cnici Prticu/r cje Loja
Este aspecto lo definiré a través de actores y procesos que intervienen desde el
ingreso de datos hasta la entrega al archivo central. Como primer paso, para definir
dichos elementos es necesario identificar los requerimientos y atributos que va a tener
el sistema.
2.1.1 Requerimientos y atributos del sistema
Para determinar los requerimientos y atributos del Sistema Informático para el ingreso
y control de la documentación generada para el archivo central en el SRI de Zamora
Chinchipe, es importante empezar describiendo las características que debe tener el
software, en base a las necesidades del usuario final.
El Objetivo principal es optimizar el proceso de la administración de archivos a través
de su automatización.
A quién está dirigido:
-
Analistas de ventanilla
-
Encargado del archivo central
-
Encargados del archivo de gestión
-
Administrador del Sistema, que será el encargado de gestionar y vigilar el
funcionamiento del sistema.
La meta fundamental del presente software es definir, formalizar y estandarizar un
sistema eficiente para el manejo del archivo de gestión y central, de manera que
facilite el ingreso de datos, la entrega, recepción, préstamos, eliminación, consulta y
generación de reportes.
15
(JI,ive/5k/ac/ Técnic PnicuLv- cíe Lop
2.1.2 Funciones del sistema:
El sistema para el ingreso y control de la documentación generada para el archivo
central de la Dirección Provincial del SRI de Zamora Chinchipe, básicamente cumplirá
con las siguientes funciones:
Ref. Función del sistema Categoría
No permitir al encargado del archivo central las opciones de
Rl.l modificar, eliminar o agregar información en la base Oculto
general.
Rl .2 Agregar los datos de los archivos de gestión a la base Evidentegeneral.
Rl.3 eliminar y agregar en la base del archivo de gestión.No permitir al encargado del archivo central modificar, Evidente
Rl 4 Los usuarios deben identificarse con un nombre de usuario Evidentey clave para ingresar al sistema.
Rl.5 Tener acceso al grupo documental para el archivo de ocultogestión solo el funcionario responsable.
Rl .6 Debe permitir el trabajo de dos sesiones concurrentes de
un mismo grupo documental a los funcionarios que Evidente ingresan los datos.
Permitir sacar la muestra aleatoria para la verificación de
Rl .7 Evidente
los expedientes.
Rl 8 Permitir la actualización de las hojas de instrucción de Evidente
archivos (HIA).
Rl 9 Controlar a los funcionarios la modificación, ingreso o Oculto
16
Llniveis/c/acf TécIc Prticu/r de Lo1
Permitir ingresar a las actas de entrega-recepción tanto de
Rl.lO la entrega de archivos, solicitud de préstamo y eliminación Evidente
de expedientes.
Permitir al administrador generar reportes de modificación,
R111 eliminación e ingreso de datos realizado por el responsable Evidente
M archivo de gestión.
Atributos del sistema:
Atributo
Detalles y Restricciones del sistema
Seguridad
El sistema autoriza el acceso con identificación previa.
Cuenta con las aplicaciones necesarias para el manejo de la
Aplicabilidad
documentación en la Institución
Facilidad de uso
La utilización del sistema debe ser intuitiva para el usuario.
2.1.3 Procesos y Actores
Los procesos definidos para la nueva solución están dados en base a los
requerimientos funcionales que se han determinado, por lo tanto tenemos 5 procesos
que formalmente necesitamos.
-
Ingreso de datos de los expedientes generados por los funcionarios de la
Institución.
-
Elaboración del archivo de gestión por parte del responsable del grupo
documental y entrega al archivo central.
-
Recepción del archivo de gestión e ingreso al archivo central.
-
Solicitudes de préstamo de expedientes.
17
Un/vei5id.d Técnica Pan/cu/r de Lop
Los actores que intervienen en la gestión del archivo son los siguientes:
-
Funcionario.- responsable de ingresar los datos de los expedientes de cada
grupo documental o que solicitan préstamos de expedientes.
-
Responsable del archivo de gestión.- funcionario responsable de la revisión,
organización y entrega al archivo central de un grupo documental.
-
Responsable del Archivo Central.- funcionario encargado de la recepción del
archivo de gestión de los diferentes grupos documentales y custodio del mismo.
Para una mejor comprensión de la terminología utilizada, describiré algunos
conceptos:
Grupo documental.- procesos que se realizan dentro de un determinado tipo de
trámite.
Expediente.- conjunto de documentos que conforman un trámite.
Documento.- requisitos solicitados en la presentación de un trámite.
Acta de Entrega - Recepción.- documento legal mediante el cual se realiza el
L/nivel5Idad Técnica Particular de Lop
2.1.4 Casos de uso
CASO DE liSO:
ACTOR: PROPÓSITO:
RESUMEN:
PRECONDICIONES:
18
Ingresar al sistema
Funcionario
Permitir el ingreso al funcionario
El funcionario ingresa al sistema digitando
el código de usuario y la contraseña respectiva
El funcionario debe tener código y clave de
acceso
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Ejecutar el sistema
2. Presenta formulario de acceso
3. Ingresa el código de usuario y su contraseña o clave
4. Valida el código de usuario y contraseña.FAI, FA2, FA3.
FAI. Se oresenta mensaje de datos erróneos
FA2.Se permite un máximo de ejecución de 3 veces
19
L/niveí5i4fad Técnica Particular de Lo,a
CASO-DE-USO:
ingresar expediéntes
ACTOR:
Funcionario
PROPÓSITO:
Entregar los expedientes al responsable del
archivo de gestión
RESUMEN: El funcionario digita los datos de los expedientes
generados para entregar al responsable del grupo
documental.
PRECONDICIONES:
Estar habilitado las opciones para el ingreso de
datos.
Acción del actor
Respuesta del sistema
1. Selecciona opción Ingreso de datos
2. Presenta la pantalla de ingreso de
expedientes
3. Selecciona la opción nuevo
4. Presenta la pantalla ingreso de datos de
expedientes, activados los campos para
el ingreso de datos de acuerdo al grupo
documental seleccionado. FAI.
S. Ingresa los datos solicitados y elige
la opción guardar
6. Valida la información ingresada, guarda
y presenta la pantalla ingreso de
expedientes
7. Selecciona la fecha y grupo
documental y presiona la opción
enviar
8. Guarda y cambia el estado de los
expedientes ha estado enviado.
Un/veis/dad Técnica Particular de Lo1a
20
CASO DE USO:
ACTOR: PROPÓSITO:
RESUMEN:
PRECONDICIONES:
Orgañizar expedientes
Funcionario responsable del archivo de gestión Comparar los datos ingresados con los
expedientes entregados
El responsable del archivo de gestión ordena y
agrupa los expedientes considerando el orden
numérico para colocarlos en carpetas las mismas que serán identificadas y numeradas y entregadas
al archivo central.
Estar ingresados los datos de los expedientes por
parte de funcionario de ventanilla y haber enviado
la información.
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Selecciona la opción del menú Archivo de Gestión
2. Presenta la pantalla revisión de expedientes
3. Ingresa fecha de inicio, fin y grupo documental.
4. Recupera los expedientes de acuerdo a los parámetros ingresados y los presenta en la pantalla.
5. Selecciona los expedientes, asigna número de carpeta y presiona la opción revisado.
6. Valida y guarda la información ingresada.
llniversicf.W Téc,ic PinY cu/r de Lop
21
CASO DE USO:
ACTOR:
PROPÓSITO: RESUMEN:
PRECONDICIONES:
Apróbar de expedientes
Responsable del archivo central Revisión de los expedientes
El responsable del archivo central revisa los
expedientes de acuerdo a la HIA, si esta correcto
acepta, caso contrario lo devuelve.
Debe existir la revisión por parte del responsable
del archivo de gestión y haber sido aceptado y
enviado.
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Selecciona la opción en el menú Archivo Central
2. Presenta la pantalla aprobación de expedientes
3. Ingresa fecha de inicio, fin, grupo documental y elige la opción muestreo
4. Recupera los expedientes de acuerdo a los parámetros ingresados, calcula el tamaño de la muestra y presenta la pantalla muestreo aleatorio FAI.
5. Presiona la opción aceptar
6. Valida y guarda la información.
7. Presiona la opción clasificar
8. Presentan la pantalla Clasificación de Expedientes
9. Ingreso los datos de caja, bandeja y estante y presiona la opción grabar.
10. Valida y guarda la información.
11. Selecciona la opción aprobar.
12. Cambia el estado de los expedientes ha estado aprobado.
1Jnivets14f94 Técoica PirticuIr cíe Lop
22
CASO-DIE-USO:
ACTOR: PROPÓSITO:
RESUMEN:
PRECONDICIONES:
Solicitar expediéntes
Funcionario
Solicitar expedientes en calidad de préstamo
El funcionario solicita préstamo de expedientes
que reposan en el archivo central.
Los expedientes deben estar entregados al
archivo central.
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Selecciona en el menú la opción
Solicitud.
2. Presenta la pantalla solicitar préstamo de expedientes.
3. Ingresa los datos de: grupo documental, RUC, fecha del expediente y fecha de devolución y presiono la opción ver expedientes
4. Busca el/los expedientes que coinciden con los datos ingresados y presenta en pantalla. FAI
5. Selecciona el/los expedientes que desea pedir y presiona la opción solicitar
6. Guarda la información y los expedientes seleccionados cambian ha estado pendiente.
(JniveisicId T¿cníc7 Pirticu/ar cíe Lap
23
CAO DE USO:
ACTOR:
PROPÓSITO:
RESUMEN:
PRECONDICIONES:
Entregar expediéntes
Responsable del archivo central
Entregar el expediente al funcionario que solicita
El responsable del archivo central revisa la
opción de préstamos, entrega lo solicitado y
controla la fecha de devolución.
Haber solicitud de préstamo de expedientes.
Acción del actor
Respuesta del sistema
1.
Selecciona del menú Préstamos y
escoge el funcionario.
2. Recupera los expedientes solicitados
por el funcionario y presenta en
pantalla
3. Selecciona el/los expedientes
solicitados, ingresa el número de
hojas y presiona la opción entregar.
UniverSidad Técnica PanLidu/ar de Lo/a
24
CASO DE USO:
ACTOR: PROPÓSITO:
RESUMEN:
PRECONDICIONES:
Devolver expedientes
Responsable del archivo central Registrar la devolución de expedientes
El responsable del archivo central registra la devolución del expediente por parte del
funcionario.
Estar registrado la entrega del expediente.
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Selecciona del menú la opción
Devolución y escoge el funcionario
2. Recupera los expedientes entregados por el funcionario y presenta en pantalla.
3. Selecciona los expedientes
devueltos y elige la opción devolver
L/nivel5ic/ad Técnica Particular de Lota
25
PRECONDICIONES:
Eliminar expedientes
Responsable del archivo central
Eliminar los expedientes que terminó su vida útil El responsable del archivo central verificará las HIAs para determinar que expedientes han cumplido su vida útil y proceder a la eliminación Los expedientes hayan cumplido el tiempo determinado de validez.
CASO DE USO:
ACTOR: PROPÓSITO:
RESUMEN:
Acción del actor Respuesta del sistema
1. Selecciona del menú Archivo la opción Eliminación de Expedientes y escoge el grupo documental
2. Calcula la fecha límite para eliminar de acuerdo al grupo documental seleccionado y recupera los expedientes que cumplen el tiempo de vida útil.
3. Selecciona los expedientes y elige la opción eliminar
L/,7fver5idc1 Técnica Patticu/r de Lo1
ingr...Exp.dl.nt.
IngresaD.to.
le. rExp.dient.
itsrprésta
llnivei-sichcj Técij/c Ph7cuIr ile Lo1
Diagrama de Componentes
Boton..
CIaIficrExp.dI.nt.
-ripos -rrá-lto 1 1 Funcionario 1 1 Contrlbuy.nt. 1 1 P.rmIsoOrpo.
Procesader Textos
Apreb.rExp.dI.nt.s
E4--ibrIlAro
AbrirActas Mufltnø
P.nnl.o.M.nú
IngroaFuncioflarlo SAA Cristal
Repone
27
L/,j/ve,-sidc/ Téc1'ilc PrticaLt de Lo1
28
Modelo Conceptual de datos
C.J. fiadLg NIJMBER(4) ouenclal NUMBER(4) —digo NUMRER(4) enlo NUMBER(4) Key_l opro contiene Bandeja codíband gj NUMBERI4) 5M
secuencia NUMBER(4) Key_1 opio
QropoDocsrntentel Codoruno QL NUMBER(5t
nombre A40 codigo A4
llene Eanle
codeont gj NIJMBER(51 oMo cuencial NUMBER(4) key_1 opio
Calpeta IlempOL.oflrsaÇ.ofl nrorq.., SQ 5PL NUMBERj5) Key_1 opio
eecoerrciai NUMBER(5) codigo NUMBER(4) anio NUMBER(4) Keyl opio contiene Eopediente eOo bB2SB Q1 N
cuenciel NUMERIC(5) numero NUMERIC(5) feche O lote NUMERIC(5) deineteño A40
place Al Detalle de Proamno
CO Identitieri opio - tiene nurrremoHojae N
P.— iecMenu solicita
codoernsir NI sM
consulte. BI. grabar BL ,rrodíflcar BL eliminar BL lderrtífier_l opio Beneficiado
codbenef lgj 1
direcolon VA30
Observación VA20 erre flornbree V 2
apelhdoa VA20 ldentrfler_1 opio
Menu codrnenu lQL! NS deelripcion A20 nombre A20 ldentiflerl opio Eeado i2j_> NVMBER(41 —digo NUMBER(4) key_1 opio Ruc
B9B1d Q1_> NIJMBERj15j 5M?
—digo A4 raconSoclal A40 K.y_1 opio
responsable Funcionario codfunc yg VASO oMn cedulC VA10 apellidos VA20 nombree VA20 pasecrord VA20 ldentifler_l opio Pregarno wdpnir QI N
Eado g QMBL4)
codigo NUM BER(4) FK_EXPEO1EN_TIENE7_ESTADO
L/niversidd Técic Prt/aiIr de Lo1
Modelo físico de datos
Caja EX CAJA CONT ENE_BANDEJA
000bafld NQMagalaJ R1 -- arrdaja EX BANOEJAT 1 ENE - ESTANT E
JeflCiaI NUMBER(4> d.flnt NUMSER(5) aTa.sacenoial NUMBER(4) cedido NUMBER(
cc
4) aiancla NUMBER(4)
rn%iO NUMBER(a)
ci,tipoOocomenlaI
ence FICCARPETA_CONTIENEI _CAJA codfUoc VARCHAR(20) aflO.
nombre CHAR(40)
Codigo CHAR(4) tismpoCon..rvadon NUM BER(4) Carpeta
dQddw MViZBEJ30ü codoaja NLJMBER(4) ene .eoUanCiai NUMBER(S)
codigo NUMBER(4) FC e p u p 000c RES p ONsAR FUNCIONA
ardo NUMBER(4) - -
-PIÇ_EXPEDIEN_CSTA_ORUP0000 e ic_exe E DIC N_A000PA_CARP EtA
29
Eepadiaflie cedeo EBJ
codmc NUMBER(15) afiCe codcarn NUMBER(5) 0)140 COd9nJPO NUMBER(S).rfir2e codfflc ~.~120)OfICI codSad NUMBER(4) afOSe .ScO...cIai NUMERIO(S) norr,a,o NUMERIC(S) facha DATE lote NUM CRiC(S) daainata,lo CHAR(40) placa CI-IARÇ7)
EX DETALL E TIENE1 EXPEDIEN
Daiaila da PraSamo oodpre. NUMERIC alicia oodexp NUMERIC afiCe r.umsroi--iojas NUMERIC
FnC4Ofla(lO ced (la VARCI-LARC1 O) apellides VARCI-IARIZO) FIÇ_EXPEDIEN_REALIZA_FUNCIONA rlo(•flbrfl VARCHAR(20)paWold VAROFIAR(20)
.1 Á
FK_PERM ISOM_TIENES_FUNCIONA
FrÇ_PRESTAMO_SOLICITA_FWNCIONA FX_EXPE DIE NESTA2_RUC
R = codigo CHAR(4) raronbocial CHAR(40)
BeneficIario codb.naf jrdIQgff Ct diracCor. VARCHAR(SO) obaervaciór. VARCIIAR(20)
nombres VARCHAR(20) FK_PRESTAMO_T ÍENES_BENEFICI apellido. VARCI-IAR(20)
-FrC_DE TAL L E__T lE NC 2_P RE ST AMO
Preamo
=cdtunc VARCHAR(20) 01)120 codededo INTECER 01)130
Codbanef INTEI3ER atOle fechaSoiicitud DAT ETIM E fechaD.00iucioo DATETIME fachaEntrega DATETIME
FXPRESTAMO_ESTAI _ESTADOPR
ESadPc cead
e gedoPradamo CHARRO)
cod000lcC NUMERICI4) Codfl(nC VARCI-IAR(20) ejid o oodm..,(, NLIM ERIC(4) .eflCo Con.dltaS VESNO
grabar VESNO modiflCar VESNO eliminar VESNO
FiÇ_PERMISOM_TIENEO_MÉNU
codf,eBb MaliL41 ice dacerlpCiofl CHARRO)
' CLIENTES
DOR
(h)iversic/d TécI)ic PrticuIr cte L01
DIAGRAMA MODELO CLIENTE-SERVIDOR
CLIENTE - SERVIDOR
30
La aplicación estará diseñada de la siguiente manera:
Una pantallapantalla principal.- que será la del ingreso al sistema.
La barra de menús.- en la que constarán los módulos de:
- Administración
- Archivo
- Préstamos
31
Lhiiveisicfc/ Téci)ic Ptticu/a de Lop
SRi
Gráfico 2.1 Pantalla principal
Módulo de Administración.- contiene las opciones que permita al administrador
conceder los permisos necesarios a los usuarios para la realización de las actividades
de acuerdo al rol.
Gráfico 2.2 Pantalla Módulo Administración
Módulo de Archivo.- contiene las opciones que permite realizar el proceso completo
para el archivo documental, es decir desde el ingreso de datos hasta la entrega al
archivo central, así como también se verificará la documentación que haya cumplido
su vida útil para su eliminación.
Gráfico 2.3 Pantalla Módulo Archivo
Módulo de Préstamos.- contiene las opciones para solicitar, entregar y devolver
documentos en calidad de préstamo, proceso que facilitaría la entrega y se controlaría
2.4 Pantalla Módulo Préstamos Uiiveric/ad Téci)ic Particu/t cje Lo1
32
Módulo de Consultas.- Permite ingresar a las opciones para sacar reportes de los
procesos realizados, consultar las Hojas de Instrucción de Archivos y elaborar las
Actas de entrega-recepción.
Gráfico 2.5 Pantalla Módulo Consultas
Para la fase de diseño del sistema se ha identificado las estructuras algorítmicas secuenciales, condicionales y cíclicas, las cuales serán usadas para la programación del sistema.
Las estructuras algorítmicas secuenciales están compuestas de sentencias de:
- Asignación
- Entrada
- Salida
Los algoritmos condicionales se componen de sentencias
- Simples
- Dobles
33
1h)ivet5id7d TécI7/c PrticuIr cje Loa
Y las cíclicas en:
Mientras que
Repita hasta
Para
A continuación se analiza una porción de pseudocódigo en que se puede observar el
tipo de algoritmos usados:
Procedimiento: AprobaciónExpedientes
Si no Existen Expedientes ingresados Entonces
Presentar mensaje "No existen expedientes para su revisión",
Terminar procedimiento
Fin
ExisteExpediente = Falso
Para i =
1Hasta Ultimo Expediente
Si Expedientes Esta Seleccionado Entonces
Existe Expediente = Verdadero
Fin
Fin Para
Si ExisteExpediente = Verdadero Entonces
Abrir Tabla Carpeta
Consultar Máximo NumeroCarpeta de Carpeta
NumeroCarpeta = Numero +
1Cerrar Tabla
Fin
Fin Procedimiento
Procedimiento: Muestreo
Para ¡ = 1 hasta U ¡ti moExped¡ente
Si Existen Expediente Entonces
Obtiene Fecha
Obtiene Numero Secuencia¡
Obtiene Numero Tramite
Obtiene Ruc
Obtiene Razón Social
Obtiene tipo
Obtiene Placa
Obtiene Lote
Obtiene Destinatario
Inserta Expediente en Tabla Aprobación
34
(//)ivet9c1c/ Téajic PrzicuIr cte L01
Abre Reporte Muestra.rpt
Seleccinar Campos de Tabla aprobación
Mostrar Reporte
Fin Procedimiento
Procedimiento: RevisarExpedientes
Para ¡ =
1Hasta Ultimo Expediente
Obtiene Valor
Si Valor <> Entonces
Seleccionado Valor
Fin Si
Obtiene Carpeta
Si Seleccionado =
1And Carpeta > O Entonces
ExisteDatos = Verdadero
Exit Para
Fin Si
Fin Para
35 /nive,5ichc1 T¿cnicj Pt1icuIr cje Lo1
CAPITULO III
3. CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA
3.1 INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se detalla la forma de desarrollo del sistema, se describen las herramientas y características de los programas utilizados como: Visual Basic 6.0 y
Access.
3.2 HERRAMIENTAS UTILIZADAS.
Las herramientas utilizadas para la implementación del sistema son:
Visual Basic 6.O2. Visual Basic 6.0, es un lenguaje de programación visual y basado
en objetos, diseñado para los programadores expertos como intermedios por la
facilidad con la que se desarrollan aplicaciones complejas sin necesidad de código.
La aplicación Visual Basic trabaja de dos modos: en modo de diseño y en modo de
ejecución.
En modo de diseño se construyó interactivamente la aplicación, colocando controles
en los formularios, definiendo sus propiedades y desarrollando funciones para
gestionar los eventos.
Para probar la aplicación y ver cómo responde el sistema se trabajó en modo
ejecutable.
Para manejar los objetos y controles del lenguaje hay que conocer tres conceptos
asociados a ellos:
2 GARCIA DE JALÓN, Javier.; RODRIGUEZ, José Ignacio.; BRAZÁLEZ, Alfonso Aprenda Visual
36 L/,,iver5111,d T¿CnIG7 Pirticu/r de Lo,
Propiedades.- Las propiedades de un objeto definen su aspecto gráfico (tamaño,
color, posición en la ventana, tipo, tamaño de letra, etc.) y su forma de responder a las
acciones del usuario (si está activo o no). Las propiedades de los controles asignados
en cada una de las pantallas del sistema están configuradas de acuerdo a la
necesidad. Ejm. en la Ventana Aprobación de Expedientes tenemos varios objetos uno de ellos el botón CommandButton con las siguientes propiedades: nombre Clasificar;
tipo de letra (Font) MS Sans Serif; posición: height (390), Left(7800), Top(375),
Width(1 140); seleccionamos el color con la opción MaskColor y para el color del texto en este caso (clasificar) BackColor.
rl
AItbót5 1 P. 1
O U.}iOOOOOOOE
e4==, 5_nr
.1
Gráfico 3.1 Formulario Aprobación de Expedientes con las propiedades del botón dasificar
Eventos.- Es la interacción del usuario sobre el programa, como por ejemplo dar
doble click sobre un botón para abrirlo, el pulsar una tecla, etc.; de igual manera como se configuró las propiedades en los controles utilizados se escribió el código para dar respuesta a los eventos que se efectuarán en los formularios. En el formulario Entrega
de Préstamo de Expedientes al momento de hacer click en el botón entregar, nos
encontramos con el siguiente código por ejemplo:
Extinga Ickti
-Private SriA Entregar Click()
tiro CodogoPreatoo ir Integer Di. Existetatos As Ecolean If !e.Detaile.!axRovs < O Then
AsgBox M. existen expedienteo para entregar', vt,Inforxoation, "flensaje' Axit Sub
EniS
. (E 1
37 (/I)/vers/chd Técf7ic PrticuIr de Lo1
Métodos.- Son funciones que a diferencia de los procedimientos no son programados
por el usuario, sino que vienen ya pre-programadas con el lenguaje, los métodos
realizan tareas típicas y comunes para todas las aplicaciones.
Se utilizo adicionalmente dos módulos denominados: botones y común, que contienen
procedimientos y funciones que son comunes para todos los formularios; como
ejemplo se menciona el procedimiento para verificar la cédula de identidad o RUC.
-coArchivo
+ -- lL - M6os
4 Botones (6otoesbes) 4 Conun (Cornubas)
Gráfico 3.3 Módulos del Proyecto Gestión de Archivos
Cuando se crea un sistema se da dos pasos importantes:
- Diseñar y preparar la parte gráfica (formularios, botones, menús, etc.)
- Realizar la programación que gestione la respuesta del programa ante los
distintos eventos.
Es así que para diseñar la parte gráfica del sistema se creó los formularios y controles:
Formulario.- Son las zonas de la pantalla sobre las que se diseña el programa y
sobre las que se sitúan los controles, al ejecutar el programa este se convertirá en la
38
(/i,iversic/d Técii/c PrticuIr deLop
Datos:
Código: r
Cédula:
Nombres: r Clave: Apellidos: 1 Confirma Clave:
-Listado:
1
Gráfico 3.4 Formulario Funcionario
Los controles aplicados en el desarrollo del sistema son los siguientes3:
CommandButton (botón de comando)
Es un objeto que sirve para introducir datos a través de la pantalla, utilizado en los
formularios en que necesitamos realizar una u otra acción, como por ejemplo: los
botones de selección, de operación, el botones de muestreo, clasificar, entre otros.
Botón de comando estilo estándar Botón de comando estilo gráfico
Datos Geserale
Fecha: 02/ 07/20%
Grupo Documental
Secu 1 No.Ti m1eU RUC 1 Ratón Social 1 Tipo Trámife
Enviai Sabr
Gráfico 3.5 Pantalla Ingreso de Expedientes
Label (etiqueta)
Una etiqueta es un control que nos permite presentar un texto. Ejm. En la Ventana
Mantenimiento de Beneficiario insertamos varios Label de la caja de herramientas haciendo un clic en Label arrastramos hasta la Ventana, así tenemos: código nombre,
1II)ivet5ic/d TécI)ic P,-t/cuIr cfe Lo1
apellidos, dirección, observación.
39
C6d,O
'E
t1 4, D
Gráfico 3.6 Pantalla Mantenimiento de Beneficiario
TextBox (cajas de texto)
Las cajas de texto son los controles en los que se presenta o introduce textos.
G,opo Donn r Lot r
Foh. - Di,t.no r
-- PLo,
TextBox
No. T,6rn Tupo
Rón Social.
Gráfico 3.7 Pantalla Ingreso de datos de Expedientes
Frame (Recuadro)
Un control Frame proporciona un agrupamiento identificable para controles.
- - 1
carpeta: ultima seiwuencia
Frame
40
L/I)iver5ic19c1 Técnica Prtiu/r de Lo1
SSTab
Este control proporciona un grupo de fichas, cada una de las cuales actúa como
contenedor de otros controles y es utilizado en todos los formularios, excepto el
principal.
SSTab :::::::
Gráfico 3.9 Pantalla Consulta de Expedientes
DTPicker DateTime Picker
Proporciona un campo de fecha con formato que facilita la selección de la fecha,
utilizado en todos los formularios en que debemos seleccionar una fecha.
DTpicker
-_ Lrr.LI. T ÍT
-Gráfico 3.10 Pantalla Ingreso de Expedientes
DataCombo
Este control es un cuadro combinado enlazado a datos, utilizado en aquellos
formularios en que necesitamos seleccionar por Ejm. Grupo documental.
-I
1 DataCombo
41
ivesicfW Téct)ic Pv-ticuIr de Lo1
DataG rid
Control con apariencia de hoja de cálculo vinculado a un origen de datos, utilizado en
aquellos formularios en que necesito se visualice los datos.
ANI
DataGrid
• 1 P •'l r
Gráfico 3.12 Pantalla Mantenimiento de Grupos Documentales
CheckBox Botones de elección
Permite elegir una opción que el usuario puede establecer o anular haciendo click.
CheckBox
1 r.-. 1 lÑL - 1 .I
Gráfico 3.13 Pantalla Revisión de Expedientes
ListBox
Muestra una lista en la que se puede seleccionar uno o más. Si supera el número que
puede mostrarse, se agregará automáticamente una barra de desplazamiento.
Gráfico 3.14 Pantalla Asignación de Permisos del Sistema
42
iverid.cf Téci!c. Pv-ticuIi- de Lo1
ComboBox
En este control pueden introducir información en la parte del cuadro de texto y
seleccionar un elemento en la parte de cuadro de lista del control.
Par troS de Rúeda Período
Total Desde- 08/09)2009 Hasta. 08/09/2009
Rango
Reporte: ,iertre
boBox
3 rr apa O T
ptar 1
Gráfico 3.15 Pantalla Consulta de Expedientes
DriveListBox
Tiene la apariencia de un cuadro combinado. Proporciona una lista desplegable de
unidades entre las que el usuario puede elegir.
r1
Directosios: Lista da archivos.
g d:\ ttlicerrcias.pdt
GestiorirchivoCCciha
Unidades: t.Jory.bre de archivo: —
AoePtr Salir
Gráfico 3.16 Grupo Documental
DriveListBox
DirListBox
Muestra una lista de directorios de la unidad que esté seleccionada en ese momento.
1 II
Directorios: Lista de archivos:
______ stlicenciespd
-O estiorcirchivoCecilra
Unid onrbre de archivo:
DirListBox
Aceptar Sah,
43 LIr;ivei-sfc/a,d T¿CnicQ PnLicuIr de Lo1
FileListBox
Muestra una lista de nombres de archivos del directorio seleccionado.
1 i1
Directorios: Lista de archivos;
d;\ jfitliceneias.pdí
.... GestioriArchivoCecilia
..IImr.s FileListBox
Unidades; Nombra de archivo:
Ac.pt., Salir
Gráfico 3.18 Pantalla Grupo Documental
Microsoft Access4
-El Access es un gestor de bases de datos relacionales gráfico interactivo, se guarda
en un único fichero de extensión MDB, además que consta de diferentes objetos, de
los cuales he utilizado para la construcción del sistema los siguientes:
Tablas: cada tabla sirve para guardar datos del mismo "tema", en forma de registros y
campos. Los diferentes "temas" de la base de datos, están relacionados de una
manera determinada (Vilá, 2002).
Consultas: Permite realizar consultas dentro de la base de datos.
Informes: Reporta los datos de base de datos a imprimirse.
Conexión de Visual Basic con la Dase de Datos
La conexión en visual Basic y la base de datos Access se la realiza a través de ODBC
del sistema. En Visual Basic programamos la llamada a la base de datos desde la
ventana principal. Se presenta el código de llamada.
44
Unfversifc/ Técnic PnicuIr de
Pflfltt SSb XOITtte_LOCd()
prtsclOsk. tqrre.PsitslUZ) TestIi,qrttssdC fuiassrio priecipal terre.Pqitela (4) .TeXt
prísclpei.Berra.P8neLs(6)
Set GArthlVOa.NteL000B.COflfleCttt5
Glrtfl.ns..Caseccttssztttsg -057i.Ckrchisse" GSrctttvSa.Opes
GJXCbSvos.Beqlnftes, Isqre,e!uflCtøssrto.5t*oa DeaactivaIesu
Grafico 3.19 Codigo de la vinculacion de la base de datos con Visual Basic
Crystal Reports
Creación de Reportes.
1- Instalar el editor de reportes de Crystal Reports 4.6 que viene incluido en el
paquete de visual basic 5.0
de o cione. .eieocíone loe elementos que desee natal.. 5.bOt!S lo. que no desee niel.. en el Un y .d,o ooatie.dqisetOe siAOe que a. inst.le.6 adio snC peaS del oopone ni q . Pe..
.elSpy ,one, lodos los oomponent.s de le tate Opaott.s. heg. 010 en Sel.oton.t todo
Qpy.anss
MyteotlV,qql 8.50 £3170158 intla1 Ctystel Rapailt —val Ao : ondesed
265.1Dep4Oil5* elep oste - Galhioa 6032 KO
AyudO en pelelI8 y ejemplos 149239 KB Hettem,et4a de osleleojón 9391 KO 5068 KO
SeIeyyostet todo
C.Opel.t
Gráfico 3.20 Instalación de Cristal Reports
2.- Crear y diseñar reportes en el editor de reportes.
S5a
TttJi_1_J frrt1ír S55d
45 (/niversida,d T¿CnIC3 Prt/cui't de Lo1
3.- Para invocar los reportes desde Visual Basic vamos a agregar componente Crystal Reports.
CO*,OIC. Oi.PÇado,es Objetos in!tCbt C:WINOOWSsvstema2\tdC.00X
-Type Lib,e,v Ui .4..t
= t.6
TIPI p-.
e:::
—ti— Itup C-111 1-IbIl1y
1 CsIe,
Gráfico 3.22 Como agregar el componente Cristal Reports
Una vez agregado ya en el formulario, realizamos la programación respectiva para
enviar los parámetros de fórmula que recibirá el reporte (*.rpt).
También limpiamos la tabla temporal a la que está vinculado el reporte y la cargamos
con los nuevos datos que contiene la consulta actual.
Gráfico 3.23 Código para enviar para enviar los parámetros
4.- Obtenemos el resultado del reporte.
46
V ,)1vet514'7c/ MC121C7 PrtiaiIr de Loja
3.3. POLÍTICAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD TOMADAS PARA EL SISTEMA
3.3.1 Identificación y autentificación
Esta medida pretende identificar claramente a los usuarios que ingresan al sistema y
se evita el acceso de personas no autorizadas.
Para ello debemos tomar en cuenta lo siguiente:
- Los usuarios que ingresan al sistema deberán estar claramente registrado en el
mismo.
- La identificación será de acuerdo a un nombre de usuario y por la contraseña
que al ingresarla será autentificada.
3.4 DESCRIPCIÓN DE INCONVENIENTES Y SOLUCIONES
3.4.1 Inconvenientes
El inconveniente presentado es la determinación y diseño de las pantallas del sistema.
3.4.2 Soluciones
47 L/niveI5idc/ Técnica Pi-ticu/at de Lo1
CAPITULO IV
4. PLAN DE VALIDACIÓN Y RESULTADOS DEL SISTEMA
4.1 INTRODUCCIÓN
En la fase de pruebas, validación y resultados del sistema, el objetivo es determinar si
el sistema cumple con las necesidades de la Institución, garantizando el correcto
ingreso y confiabilidad de los datos.
4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE VALIDACIÓN, PRUEBAS Y
RESULTADOS
4.2.1 Pruebas del sistema
Las pruebas son una parte importante en el proceso de desarrollo de una aplicación
puesto que es en ésta etapa donde se detectan y corrigen todo tipo de error, lo cual
nos permite asegurar la calidad del software desarrollado.
Pruebas Funcionales
% AVANCE EN
ELCATEGORIA DESCRIPCION ESTADO
DESARROLLO
- Al digitar la clave de ingreso al sistema no Corregido
controlaba el número de veces
- Al hacer click en los botones de: nuevo,
guardar, eliminar, modificar y salir no realizaban Corregido las operaciones para lo que fueron diseñados.
25% Grave - Al diseñar las pantallas de cada formulario hubo
dificultad para determinar los botones que se Corregido necesitaría.
- Al momento de ingresar los datos de los
48
Universic/cI TécIIc Ptticu/r de Lop
- Al ingresar datos en la pantalla Ingreso de
datos, no se activaban los campos de acuerdo Corregido al grupo documental.
- Al momento de revisar los expedientes ' Corregido aceptar no cambiaban de estado.
Para extraer la muestra aleatoria no podía
determinar la forma de hacerlo. Corregido
- Al momento de sacar reportes no existían datos. 1 Corregido
- Al momento de ingresar la información permitía1 Corregido digitar mayúsculas o minúsculas.
- En las pantallas de revisar y aprobar
expedientes no presentaba información de Corregido acuerdo a las fechas seleccionadas
- La información que se presentaba en los
diferentes formularios no tenía una secuencia. Corregido
50% Grave - En modificación de datos no se guardaban los Corregido
1 cambios realizados.
- En la pantalla devolución de préstamos no se1 Corregido as.
registraban las devoluciones realizad
- Al sacar reportes de documentos aprobados no 1 Corregido
existían datos.
- Al momento de presentarse errores no mostraba Corregido señales de alerta o mensajes.
- Los campos que se activan para el ingreso de
datos no correspondían a los del grupo Corregido documental.
75% 1 Grave
- En la pantalla revisión de expedientes la opción Corregido
señalar todo no funcionaba.
- Al momento se ingresar el número de cédula o1
RUC permitía digitar letras. Corregido
o a) w
0 oa-z
o
O Errores
LJi7iver1c1,,1 Técrnc Prtjcu/r cje Loja
49
25% 50% 75% 100%
Avance de trabajo Gráfico 4.1 Errores del sistema
Pruebas de comprobación y funcionamiento del sistema
Una vez concluido el sistema se probó cada una de las pantallas que lo conforman,
demostrando su estado en el siguiente cuadro:
Escala de aceptación Pantalla
25% 50% 75% 100%
Mantenimiento de funcionarios
Asignación de permisos del sistema
Mantenimiento de grupos documentales
Asignación de grupos documentales a funcionarios
Mantenimiento de tipos de trámites
Ingreso de expedientes
Revisión de expedientes
Dirección Provincial del SRI de Zamora Chinchipe, se realizaron encuestas a los
50
Jnive/5Ic/c/ Técnic Prtku/t cte Lo
4.2.2 Validación del sistema
Dentro de la validación del sistema se procede a comprobar todas las aplicaciones,
para lo cual se involucra a los funcionarios que gentilmente colaboraron con la
validación del mismo.
Se comprobó el funcionamiento del sistema en cuanto a:
Seguridad.- no permite la manipulación de la información.
Aplicabilidad.- se comprobó que el sistema es aplicable en la institución. Facilidad de uso.- el interfaz gráfico para manejar el sistema es amigable.
En el sistema se procede a verificar los siguientes procesos:
- Ingreso de datos
- Revisión y envío de los expedientes al archivo central
- Recepción y aprobación de los expedientes
- Elaboración de reportes.
4.2.3 Resultados del plan de validación
51
Yniversidd T¿COIG7 Pv-ticu/r de Loja
usuarios potenciales del sistema: Ing. Margareth Alba. Lic. Nancy Aguilar, Ing. Stalin
Larreategui, Ing. Juan Carlos Izquierdo, Ing. Roberto Tumbaco e Ing. Samuel
Yauripoma, (Anexo 2), determinándose los resultados en la siguiente tabla:
PREGUNTA Si % NO % CRITERIO
¿El Ingreso al sistema se lo realiza a través 6 100 0 0 Seguridad
de accesos personales?
¿Tiene usted acceso para ingresar datos de
grupos documentales que no le han sido 0 0 6 100 Seguridad
asignados?
¿Puede usted manipular los datos de la base 0 6 100 Seguridad
general?
¿La utilización del sistema le resulta fácil? 6 100 0 0 Facilidad de uso
Tuvo problemas al momento de ingresar los 0 0 6 100 Facilidad de uso
datos de los expedientes.
¿El diseño de las pantallas es funcional? 6 100 0 0 Aplicabilidad
¿En el proceso de prueba detectó errores? 0 0 6 100 Aplicabilidad
¿El sistema tienen las aplicaciones 6 100 0 0 Aplicabilidad
necesarias?
¿Los reportes presentan datos correctos? 6 100 0 0 Aplicabilidad
¿El sistema diferencia los datos por usuario? 6 100 0 0 Aplicabilidad
¿Recomienda la utilización del sistema? 6 100 0 0 Aplicabilidad
De las preguntas realizadas a los funcionarios el 27,27% está enfocado a la seguridad,
el 18,18% a la facilidad de uso y el 54,55% a la aplicabilidad del sistema, obteniendo
los siguientes resultados:
Ítem Porcentaje
Aplicabilidad 100%
Facilidad de uso 100%
L/niveL5i4f7d T¿b7in1 PrticuIr de Lo1
52
Gráfico:
Porcentaje 100
60
70 60
60
40 30 20 10 o
Aphcabad FacilidadcÉ Segundad use
Funcionalidad
Gráfico 4.2 Funcionalidad del sistema
Del total de encuestados aceptaron el sistema el 100 % tal como está elaborado, y
determinaron la validez del mismo, por lo tanto esta listo para su utilización.
En esta última etapa se involucra a los responsables del archivo de cada grupo
documental, los mismos que participaron directamente en el manejo del sistema, aportando con criterios y opiniones que sirven como medio de retroalimentación al
sistema; de esta forma se consiguió validar y comprobar el funcionamiento del
sistema.
4.3 DESCRIPCIÓN DE INCONVENIENTES Y SOLUCIONES
Dificultad para instalar el sistema en cada una de las computadoras, ya que existen
restricciones para agregar y quitar programas.
Disponibilidad de tiempo por parte de los futuros usuarios para realizar pruebas.
Para solucionar el inconveniente de instalación del sistema, se solicitó el permiso
respectivo a la Directora de la Regional SUR, el mismo que fue concedido.
En cuanto a la disponibilidad de tiempo de los funcionarios para las pruebas
respectivas se converso con la Directora Provincial para el permiso respectivo siendo
