UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Texto completo

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A.G. A.C. CT E D M S A06 AUXILIATURAS

A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES

C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo

C09 CONTRATACION

C09.08 Orden de Compra 3 7 X X

RUT Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura

C09.10 Orden de Pago 3 7 X X

RUT Factura

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A.G. A.C. CT E D M S RUT

Factura

C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X

RUT

Factura o cuenta de cobro

Fotocopia de afiliación a salud y Pensión

Certificado de paz y salvo de pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X RUT Cotizaciones Pólizas Acta de inicio

Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación

Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

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A.G. A.C. CT E D M S

D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional

de la UIS

G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica)

I01 INFORMES

I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado

de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

I01.10 Informes de Hurto 4 4 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Informe a la Aseguradora Denuncio Formato de salida Listado de avalúo Cotizaciones Investigación Administrativa

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A.G. A.C. CT E D M S

I01.13 Informes de Remate o Bajas 2 4 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud de baja

Visto bueno de la División de Mantenimiento Tecnológico Listado de remate

Autorización de la División Financiera Resolución de Rectoría autorizando la venta

Convocatoria realizada por la Dirección de Contratación y proyectos de Inversión

Ofertas de remate Acta de adjudicación

Recibo de pago o consignación Acta de entrega

I01.15 Informes de Seguros 4 4 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud de renovación Copia de las pólizas Copia del Contrato Copia del Soat

Copia de la Tarjeta de propiedad de los vehículos Copia de la orden de pago

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A.G. A.C. CT E D M S

I01.17 Informes Mensuales de Almacén 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Acta de alta por donación para bienes devolutivos Ordenes de compras anuladas

Solicitudes de adición

Comprobantes de salida de donación Copia Resolución de donaciones

I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

I02 INVENTARIOS

I02.04 Inventarios Personales 4 4 X X

Listado de inventario anual Novedades de los Inventarios

L01 LIBROS

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A.G. A.C. CT E D M S

L01.04 Libros Consecutivos de Elementos Menores e 3 7 X X

Intangibles

M05 MOVIMIENTO MENSUAL DE COMPRAS 3 2 X X Se elimina porque pierde valor administrativo. Los soportes

Formatos de entrada y salida están en los pagos (egresos)

Facturas

Listado de elementos devolutivos mayores Orden de compra

Orden de trabajo

P03 PLANES

P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

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A.G. A.C. CT E D M S

P04 POLIZAS

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