Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través de
la modalidad de Entrega Simple del Acuerdo Marco de Papelería y Útiles de
Oficina
I. Información del Acuerdo Marco ... 2
Información general Acuerdo Marco ... 2
II. Búsqueda del bien en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ... 3
III. Análisis Comparativo para adquirir productos del catálogo de Papelería y Útiles de oficina ... 4
IV. Carrito de Compras ... 6
V. Solicitud de Compra... 7
A. Dirección de entrega de los bienes y servicios ... 7
B. Archivos anexos: ... 8
C. Estudios y documentos previos: ... 8
D. Datos del Supervisor de la Orden de Compra: ... 9
E. Fecha de Vencimiento ... 9
F. Gravámenes adicionales: ... 9
G. Artículos del carro ... 9
H. Presupuesto que soporta la compra: ... 10
VI. Orden de Compra ... 12
A. Aprobación de Solicitud de Orden de Compra ... 12
B. Registro Presupuestal ... 13
VII. Recepción, Facturación y Pago ... 13
VIII. Modificaciones de la Orden de Compra ... 14
2
I. Información del Acuerdo Marco
La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el Proceso de Adquisición de Papelería y Útiles de Oficina al amparo del Acuerdo Marco a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Antes de adelantar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el Proceso de Contratación y de colocar una Orden de Compra, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular. En el siguiente link encontrará el Acuerdo Marco.
Información general Acuerdo Marco
(i) Número de Proceso: CCE-135-1-AMP-2014, Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de papelería y útiles de oficina por parte de las Entidades Compradoras.
(ii) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra:: 30-jun-2016
(iii) Alcance: El objeto del Acuerdo Marco de Precios es: (a) la lista de productos que desea adquirir; (b) la compra de papelería y útiles de oficina por parte de las Entidades Compradoras; (c) establecer las condiciones para la compra de papelería y útiles de oficina al amparo del Acuerdo Marco de Precios; y (d) establecer las condiciones cómo las Entidades Compradoras pueden vincularse al Acuerdo Marco de Precios.
La modalidad de Entrega Simple aplica únicamente para las siguientes Zonas:
Área Metropolitana del Valle de Aburrá: Medellín y los municipios de Caldas, La Estrella, Itagi, Sabaneta, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa y Envigado.
Bogotá y sus Alrededores: Distrito Capital y los municipios de Soacha, Facatativá, Zipaquirá, Chía, Mosquera, Madrid, Funza, Cajicá, Sibaté, Tocancipá, La Calera, Sopó, Tabio, Tenjo, Cota, Gachancipá, y Bojacá.
(iv) Criterios de Selección: La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor teniendo en cuenta: (a) los productos del catálogo que desea adquirir; y (b) el Proveedor que ofrezca el menor precio por la totalidad de los bienes que planea adquirir. La Entidad Compradora debe analizar los aspectos de que tratan los literales (a) y (b) y dejar constancia del cálculo efectuado en el Análisis Comparativo adjunto a la Solicitud de Compra. Ver cláusula 8 del Acuerdo Marco de Precios
(v) Precio de los productos del catálogo: El Proveedor está obligado a suministrar los productos de Papelería y Útiles de Oficina a las Entidades Compradoras al precio establecido en el Catálogo en el momento en el cual se genera la Orden de Compra.
(vi) Facturación y pago: El Proveedor debe presentar factura dentro de los 10 días hábiles siguientes a la entrega de los productos. La Entidad Compradora debe aprobar o rechazar la factura dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de presentación. La Entidad Compradora debe pagar la factura dentro de los 30 días calendario siguientes a su fecha de aprobación.
II. Búsqueda del bien en la Tienda Virtual del Estado Colombiano
El usuario comprador ingresa a la Tienda Virtual del Estado Colombiano y entra por el botón para buscar artículos, cerrando la barra de búsqueda.
Con el botón de abre los Acuerdos Marco de Precios y escoge el acuerdo de Papeleria y Útiles de Oficina. El catalogo le permite usar las distintas categorías para filtrar por tipos de productos.
4 Todos los productos en el catálogo tienen una foto genérica, los precios de los distintos proveedores y una breve descripción.
III. Análisis Comparativo para adquirir productos del catálogo de Papelería y
Útiles de oficina
Entrando a cualquiera de los productos del catálogo, el comprador podrá consultar las especificaciones técnicas del producto y en los enlaces, descargar el ANALISIS COMPARATIVO. El comprador debe descargar el documento del análisis comparativo para ver cuál proveedor le ofrece el menor precio por la totalidad de los bienes.
El archivo del Análisis Comparativo tiene las siguientes pestañas: distintas pestañas para Bogotá y sus alrededores, Cali y Valle de Aburrá, ya que los proveedores y los precios cambian por las regiones. El comprador diligencia la cantidad esperada de cada uno de los productos en la columna morada de ‘Cantidad Esperada’ (1) y la Tabla Comparativa calcula los precios totales (2).
Una de las pestañas del archivo de Excel es el Formato para la Programacion de Entregas Parcializadas. La Entidad Estatal puede separar la cantidad adquirida en la orden de compra en hasta tres entregas. Cada entrega debe cumplir con el minimo de COP 200,000.00. En este formato, el comprador pone el nombre del proveedor que le ofrecio el menor precio (3), pone las fechas de las entregas (4), y especifica las cantidades para estas entregas (5)
La ultima pestaña del archivo es el Formato de Membretado Los productos 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 y 11 tienen el servicio de membretado incluido en la ficha técnica. Cuando se están adquiriendo productos que incluyen este servicio se debe especificar el membretado que necesita la entidad según sus normas archivísticas.
6 El archivo se debe guardar e incluir en la solicitud de compra para justificar la selección del proveedor y para comunicar las entregas parciales y el membretado al mismo.
IV. Carrito de Compras
El comprador vuelve a entrar al catálogo de papelería para seleccionar los productos y llevarlos al carrito. Para hacer esto debe ingresar la cantidad, teniendo en cuenta las unidades del producto en el catálogo (1). Siempre debe elegir el mismo proveedor (2) que le ofreció el menor precio en el Análisis Comparativo y luego enviar el producto al carro de compras (3).
Una vez repetidos estos tres pasos por la totalidad de los productos, el comprador entra al carrito de compras a revisar los productos que piensa adquirir (4).
V. Solicitud de Compra
La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha agregados el valor total de compra de Papelería y Útiles de Oficina. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes al del Acuerdo Marco de Precios.
La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) en artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación.
A. Dirección de entrega de los bienes y servicios
La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa , en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega.
Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”.
8
En “Especificaciones adicionales de entrega” la Entidad Compradora puede dar instrucciones a los proveedores para la entrega de los bienes o servicios.
B. Archivos anexos:
La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los archivos indicados en el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de bienes de Papelería y Útiles de Oficina:
(i) El Análisis Comparativo diligenciado para elegir el Proveedor
(ii) El Formato de Entregas Parcializadas si se requieren múltiples entregas
(iii) El Formato para Membretes, si se requieren membretes en los productos que lo incluyen en la ficha técnica.
(iv) Copia del CDP y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura.
(v) La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente, respetando las condiciones del contrato del Acuerdo Marco.
C. Estudios y documentos previos:
Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente:
(i) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta;
(ii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta1;
1 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales.
(iii) La Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar el ofrecimiento del Proveedor ganador como el más favorable; en el caso del Acuerdo Marco para la adquisición de papelería y útiles de oficina por entrega simple debe ser el proveedor que ofrece el menor precio por la totalidad de los artículos. La Entidad Estatal es responsable de la selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo Marco de Precios.
(iv) Debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra que no supere la vigencia del Acuerdo Marco de Precios.
La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco de Precios correspondiente.
D. Datos del Supervisor de la Orden de Compra:
Indicar el nombre, teléfono y correo del supervisor de la Orden de Compra.
E. Fecha de Vencimiento
En la fecha de vencimiento de la orden de compra (2) debe poner el día de entrega de los productos, o la fecha de la primera entrega si hay entregas parcializadas. Los plazos de entrega son los siguientes:
- Punto de entrega en la ciudad principal de la Zona: 3 días hábiles
- Punto de entrega en el Área Metropolitana o Alrededor de la Zona correspondiente: 5 días hábiles
- Entrega de productos que requieren membretes: 7 días hábiles adicionales.
F. Gravámenes adicionales:
Los precios del catálogo no incluyen los gravámenes adicionales como las estampillas distritales. Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. El Proveedor ajustará el valor de los productos para incluir el valor de los gravámenes.
G. Artículos del carro
En la sección “Artículos del carro” encuentra los artículos del Proveedor seleccionado. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregados los artículos al Carrito y que todos los artículos correspondan a un mismo Proveedor.
10 Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos.
H. Presupuesto que soporta la compra:
En “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura que soporta la compra de Papelería y Útiles de Oficina. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa
en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente.
Si no encuentra el CDP/VF debe registrarlo en “Agregar cuenta”, diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el “# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora.
Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados los
campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor a adquirir de Papelería y Útiles de Oficina.
Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos:
Valor total de la solicitud de compra
Número del CDP/VF
Archivos adjuntos
En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra.
En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los proveedores.
Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente.
El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar.
Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad Compradora puede:
- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.
-
Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto.12
VI. Orden de Compra
A. Aprobación de Solicitud de Orden de Compra
El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior.
La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.
El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en “Aprobar” para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud.
Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica el CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor. Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente.
B. Registro Presupuestal
Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y actividad económica e información de contacto.
VII. Recepción, Facturación y Pago
El usuario comprador de la Entidad Compradora debe aceptar o rechazar la factura enviada por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Puede consultar las facturas recibidas ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico.
En la factura, el mensaje “Revisión” indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor de la factura. Este mensaje muestra si el valor “Coincide” o “No Coincide”. Sin embargo, el comprador es autónomo de aceptar o rechazar la factura.
Una vez aprobada la factura del Proveedor, la Entidad Compradora debe efectuar el pago al Proveedor dentro de los 30 días calendario siguiente a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios2. La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del proveedor en “Proveedores”, en el menú superior.
14
VIII. Modificaciones de la Orden de Compra
El Manual de Acuerdos Marco establece en el numeral D – Ejecución de la Orden de Compra que:
“Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra o acordar la terminación anticipada. Para el efecto, la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente y presentar el soporte respectivo. La modificación, adición o terminación se entiende realizada solamente cuando se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente tiene 3 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad
Compradora para hacer los cambios.” (Ver Manual)
En caso que la modificación sea un aumento al valor de la Orden de Compra, recomendamos a la Entidad Compradora generar una nueva orden de compra en la Tienda Virtual.
Para realizar la modificación a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe formula en la página de Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Marco en PQRS, en este debe cargar los soportes de la modificación: soporte de solicitud de la Entidad al Proveedor y soporte de la aceptación de la modificación por parte del Proveedor, los documentos deben estar firmados.
IX. Liquidación y cierre de la Orden de Compra
Al finalizar la ejecución de la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a publicar en la Orden de Compra el soporte de liquidación.
Para publicar el documento de liquidación en la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe formula en la página de Colombia Compra Eficiente una Solicitud para Acuerdo Marco en PQRS, en la solicitud debe cargar el archivo(s) soporte(s) de la liquidación. Colombia Compra Eficiente tiene 5 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la notificación por parte de la Entidad Compradora para hacer los cambios.
Una vez publicada la liquidación, la Entidad Compradora debe ingresar a “Ordenes” en el menú superior.
Bajo la columna “Acciones”, debe hacer clic en el ícono de ”Cerrar orden de compra”, el sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra.
