Contenido
1. Objetivo Del Informe ... 3
2. Fuentes De Información ... 3
3. Introducción ... 4
4. Alcance del informe ... 4
5. Limitaciones del Informe ... 4
6. Resultados Generales ... 5
6.1 Acciones con cumplimiento total al 30 de junio de 2016 por dependencia ... 5
6.2 Acciones “Vencidas” al 30 de junio de 2016 por dependencia ... 6
6.3 Acciones de Mejora Pendiente según el tema autoevaluado por dependencias, y sus
responsables. ... 8
6.3.1 Oficinas Asesoras Del Despacho Ministerial ... 8
6.3.2 Dirección Administrativa y Financiera: ... 10
6.3.3 Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria Central y Regional: ... 14
7. Conclusiones ... 19
8. Recomendaciones... 20
Para:
Ministro de Agricultura y Ganadería
Titulares Subordinados
Comisión Gerencial de Control Interno
DE:
Marta Chaves Pérez
Planificación Institucional - Unidad Control Interno
B.V.
María Elena Orozco Vílchez
Jefe
FECHA: 04 julio del 2016
Asunto:
Seguimiento del Primer Semestre 2016, de las Acciones de Mejora
resultado de la Autoevaluación 2015 de las dependencias del MAG .
1. Objetivo Del Informe
Informar al Jerarca institucional y al personal del MAG, sobre el seguimiento al
primer semestre del 2016 de la ejecución de las acciones de mejora propuestas en
la autoevaluación 2015, por parte de cada dependencia que realizó tal ejercicio,
como insumo para la toma de decisiones en aras del fortalecimiento del control
interno institucional y dar cumplimiento con las disposiciones establecidas en la
Ley General de Control Interno 8292.
2. Fuentes De Información
Para la realización del presente informe, se consultaron las siguientes fuentes:
Escritas:
Ley General de Control Interno 8292
Sistema Informático Synergy
http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx
3. Introducción
El presente informe, es producto del análisis de información que aporta el sistema
informático de autoevaluación del MAG, con corte al 30 de junio del año 2016 y el
Informe de Diagnóstico de Autoevaluación 2015, en el cual se detallan los
aspectos de metodología y resultados obtenidos por dependencia.
A continuación, se muestran las acciones de mejora y grado de avance
propuestas por las dependencias como producto de la autoevaluación de control
interno 2015.
4. Alcance del informe
Este informe abarca 31 dependencias autoevaluadas participando a la totalidad de
éstas para la aplicación de la autoevaluación 2015, tanto del ámbito central como
regional. Incluye departamentos, direcciones nacionales y regionales, oficinas de
despacho y entes adscritos a él y corresponde al reporte del período comprendido
entre el 01 de enero y el 30 de junio 2016.
Se obtuvo un total de 30 Planes de Mejora
1. Del total de las respuestas dadas en
las Autoevaluación se obtuvieron 620 respuestas que comprenden temas de los
cinco componentes del Sistema de Control Interno. Se presenta a continuación
conforme a la mayor cantidad de respuestas positivas, negativas o parciales los
temas a que se refieren y el componente que lo incluye.
5. Limitaciones del Informe
Al igual que lo indicado en el Informe de diagnóstico para este período y de años
anteriores, se continúa con la limitante de no contar con soporte informático para
actualizar el sistema a las necesidades institucionales en cuanto a la emisión de
reportes, que faciliten el análisis de información que corresponde a la extracción
de la información “manualmente” del sistema informático, al no contarse con un
tipo de reporte que brinde los datos en la relación que se presenta en este
informe; situación, como ya se ha dicho, aumenta el riesgo de incurrir en errores
humanos e inconsistencias en la información.
1
Son producto de las Autoevaluaciones en las cuales se obtuvieron respuestas negativas o parciales y para las
cuales se incluyeron acciones para dar cumplimiento con lo que se indica en la pregunta.
6. Resultados Generales
Se cuenta con 30 Planes de mejora, cuyas acciones vencen, como máximo en
diciembre 2016.
Dichos planes suman 227 acciones de las cuales 224 no reportan avance alguno
en el primer semestre 2016 y solamente 8 tienen una solicitud de aclaración por
parte del responsable de la acción, sin embargo, el funcionario que la asignó no
responde a esa solicitud.
Lo anterior significa que en la mayoría de las acciones que se propusieron, su
ejecución se realizaría antes de que finalice el año.
6.1 Acciones con cumplimiento total al 30 de junio de 2016 por dependencia
En el sistema de autoevaluación han quedado registrados los avances que las
dependencias han ingresado a lo largo de estos primeros dos meses del año
2016, aportando las evidencias concretas (números de oficio: enviados y/o
recibidos, minutas de reunión, No. De directriz, etc) tal y como se les ha
incentivado a hacer por parte de la UCI, demostrando con ello, madurez en el uso
del sistema.
Al momento del corte para el presente informe, solamente el Centro de
Comunicación y Prensa y el Archivo Central reportan avances totales en algunas
acciones que contemplan sus planes de mejora, a continuación se muestra el
detalle:
Centro de Comunicación y Prensa:
N. Preg.
Tema Acción Justificación Responsables
9 controles divulgados
El CCP publique los controles que tiene establecidos, los cuales pueden ser de beneficio para las labores que realizan otras Unidades. Ejemplo Monitoreos mediante los que se registran los temas que involucran al sector agropecuario, boletines publicados con respecto a un tema.
Los controles CCyP están publicados en el sistema de gestión
Adeligia Jiménez Porras, Rosa Brenes Sequeira,
17 Apoya TI Para el CCP es necesario se mantenga una supervisión constante de parte de TI de manera que el bloqueo de páginas, necesarias para la función del CCP no se vea afectada.
Se acordó entre las jefaturas de TI y del Centro de Comunicación un mecanismo de aviso para cuando se desconecte el acceso directo, lo cual, según explicación de TI ocurre de manera
involuntaria, cuando se da mantenimiento del sistema por parte de los asesores externos.
Rafael Espinosa Jiménez, Rosa Brenes Sequeira, Adeligia Jiménez Porras
Archivo Central
N. Preg. Tema Acción Justificación Responsables
18 Archivo Gest. Adecuado
El Archivo Central recomienda elaborar tablas de Plazo de conservación de documentos
El archivo solicita atender el procedimiento de la Gestión de la Calidad en Servicios Archivísticos Externos, Selección
documental- Elaboración de tablas de plazo
Luis Alfonso Chacon Coto
De las acciones realizadas por el Centro de Comunicación y Prensa se observa
que se obtiene el resultado deseado para una mejora en su gestión y se aporta la
evidencia.
En cuanto a lo indicado por el Archivo Central no se evidencia el fin planteado en
la acción, por lo cual debe retomarse para realizar la corrección correspondiente.
6.2 Acciones “Vencidas” al 30 de junio de 2016 por dependencia
Asesoría Jurídica:
N. Preg. Tema Acción Cant. Prog.
Fecha Final Responsable
8 Relaciones funcionales y estructurales
Realizar taller con las asesorías jurídica de los órganos desconcentrados y del sector
1 31/05/2016 Yadira Vega
9 controles divulgados Divulgar los controles 1 30/06/2016 Yadira Vega
10 Objetivos dependencia vrs estratégicos
La Asesoría debe emitir un documento con la relación de los objetivos de la asesoría con los institucionales y el PND
N. Preg. Tema Acción Cant. Prog.
Fecha Final Responsable
10
Objetivos dependencia vrs estratégicosRealizar dos reuniones una en mayo y otra
en junio para obtener el documento
2
30/05/2016 Yadira Vega
Auditoría Interna:
N. Preg. Tema Acción Cantidad Prog.
Fecha Final Responsable
15
Controles suficientes1-Formular procedimiento para la elaboración del plan estratégico. 2- Formular procedimiento para elaborar plan anual de trabajo. 3-Tramitar inclusión en el sistema de gestión de ambos procedimientos.
3
30/06/2016 Mario Molina, Zayda MoralesN. Preg. Tema Acción Cantidad Prog.
Fecha Final Responsable
19 Seguimiento El CCP iniciará en los próximos días la fijación de los indicadores, de ser necesario con la asesoría del Departamento de Planificación
1 31/05/2016 Rosa Brenes , Adeligia Jiménez , William Chinchilla.
Nota: Se registra una justificación por parte del Sr. Chinchilla (UPE) que indica:
“Se realizó el proceso de capacitación de cómo trabajar el instrumento de
programación para prensa, en la actualidad aún prensa no ha realizado la
programación”.
Archivo Central
N. Preg. Tema Acción Cantidad Prog.
Fecha Final Responsable
1 compromiso del superior
Continuar con la mejora de los procedimientos en el sistema de la gestión de la calidad
1 26/05/2016 Luis Chacon
Nota: Se indica por parte del responsable de ejecutar la acción: “Favor indicar la
dependencia con el fin de lograr la coordinación respectiva”. Sin embargo, por
error no se visualiza que es la misma Unidad de Trabajo.
Tecnologías de Información
N. Preg. Tema Acción Cantidad Prog. Fecha Final Responsable 3 Se gestionan los Riesgos
Mientras se concluye el proyecto del PETIC relacionado con la Gestión de riesgos, se deben considerar acciones para incluir en la Estrategia de Seguridad y monitorear su aplicación.
Dirección Ejecutiva y Equipo Extensión Chorotega
N. Preg.
Tema Acción Cantidad
Prog.
Fecha Final Responsable
7 Responsabilidad por SCI Realizar actividad de capacitación adaptada a las necesidades de control interno de la Dirección y las AEA por parte de CI nacional.
1 30/05/2016 Oscar Vásquez, Marta Chaves, Grettel Mendez
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Negociación de la aprobación de las tablas de plazo entre la Dirección Regional y el Coordinador del Archivo Central
2 22/06/2016 Oscar Vásquez, Luis Chacon Coto
Equipo de Extensión Pacífico Central
N. Preg.
Tema Acción Cantidad
Prog. Fecha Final Responsabl e 2 identificación y valoración de riesgos
Equipo de extensión y jefes AEA:1- Funcionario regional capacitado para apoyo en el tema de riesgos y control interno general ;con poder de decision.2- sistemas de acceso más amigable.
2 27/05/2016 José Luis Araya Villalobos
12 Implementan Acciones p/riesgos
Equipo de extensión y jefes de AEA:1-autorizar mayor apoyo a AEA por parte del enlace2_ seguimiento trimestrales para revisar estados de la acciones de mejorar
2 30/06/2016 José Luis Araya Villalobos
6.3 Acciones de Mejora Pendiente según el tema autoevaluado por
dependencias, y sus responsables.
6.3.1 Oficinas Asesoras Del Despacho Ministerial
N P Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 2 identificación y valoración de riesgos Unidad Asuntos Internacionales
La UAI ha remitido a solicitud del Despacho de la Viceministra del MAG Licda. Ivannia Quesada, un oficio para la Auditoría Interna del MAG, donde se han puntualizado los requerimientos y riesgos identificados por la UAI. Se propone dar seguimiento a lo
consignado en dicho oficio.
1 05/12/2016 Guillermo González Perera 3 Se gestionan los Riesgos Unidad Asuntos Internacionales
Se han realizado gestiones para dotar de personal a la UAI, pero no han tenido éxito. Existen limitaciones derivadas de la crisis fiscal para llenar o crear plazas en el Gobierno Central. Dado el actual proceso de reorganización del MAG, la UAI está solicitando a la Sra. Viceministra del MAG, la asignación de plazas de acuerdo al compromiso que hiciera el MAG ante MIDEPLAN.
1 05/12/2016 Guillermo González Perera
N P Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 3 Se gestionan los Riesgos Asesoría Jurídica
La Asesoría Jurídica requiere un scanner de alto tránsito para poder escanear todos los documentos que ingresen y continuar con los archivos digitales que permiten un control adecuado de la documentación y su vinculación con el resto de las dependencias.
1 30/12/2016 Edward Araya Rodríguez 5 Ambiente Adecuado Planificación Institucional
La UPE aplicara una modalidad de trabajo por proyecto temático integral, que propicie el enfoque de gestión más transversal en su gestión interno y externa, focalizando el mayor aprovechamiento de las competencias, capacidades y habilidades de cada funcionario
2 05/12/2016 Marta Chaves, William Chinchilla, Gilberto Leon Elena Orozco, Sandra Rodriguez, Karen Thomas 7 Responsabili
dad por SCI
Asesoría Jurídica
Fomento de comunicación transparente y técnicas de trabajo dando orientación a los subalternos para conducir equilibrio entre eficacia y eficiencia, control
2 30/08/2016 Yadira Vega Blanco
7 Responsa- bilidad por SCI Centro Comunicación y Prensa
El CCP solicita se brinden capacitaciones de refrescamiento a todo el personal en temas de control interno.
2 31/12/2016 Adeligia Jiménez Porras, Rosa Brenes, Marta Chaves 11 Uso
SEVRIMAG
SEPSA Revisar los procedimientos identificados en la Secretaría y los riesgos asociados, según trabajo que se está realizado para establecer el SGC.
1 23/12/2016 Ana Gomez, Franklin Charpantier , Edgar Mata 12 Implementan Acciones p/riesgos Asesoría Jurídica
Lograr trazabilidad de las tareas realizadas con principio y fin
1 30/12/2016 Yadira Vega Blanco
12 Implementan Acciones p/riesgos
Planificación Institucional
La UPE propone que se incluya una mejora en el sistema SEVRIMAG, mediante la agregación de una alerta, aviso o notificación sobre el seguimiento a la acción de administración de riesgos, a los funcionarios responsables de los procesos
1 16/12/2016 Marta Chaves, Rolando Camacho 13 Riesgo Ajustado a la realidad Asesoría Jurídica
La Asesoría Jurídica debe ajustar la valoración del riesgo con una reunión que defina su ejecución
1 31/08/2016 Yadira Vega Blanco
13 Riesgo Ajustado a la realidad
SEPSA Según avance del SGC, se revisará la valoración de los riesgos identificados.
1 23/12/2016 Ana Gomez, Franklin Arias, Edgar Mata
14 Plan de contingencia
Asesoría Jurídica
Respaldos de toda la información en nube o disco externo 1 30/12/2016 Rafael Espinosa Jiménez 14 Plan de contingencia Auditoría Interna
1-Analizar, 2- proponer y 3-comunicar formalmente a la Administración Activa la necesidad de establecer a nivel nacional de un plan de contingencia para riesgos por desastres naturales y de otro tipo que podrían dañar documentos, archivos digitales y programas, ubicando respaldos fuera del edificio de la sede central.
3 31/08/2016 Mario Molina Bonilla, Zeidy Rodriguez Arias 14 Plan de contingencia Centro Comunicación y Prensa
Gestionar el Plan de Contingencias elaborado por Salud Ocupacional, para que se ejecute en las oficinas centrales.
1 31/12/2016 Vera Selva Delgado, Claudio Fallas Cortes
14 Plan de contingencia
SEPSA Generar un Plan de Contingencia Institucional a nivel del MAG, que permita cumplir con este objetivo.
1 23/12/2016 Edward Araya Rodríguez 14 Plan de contingencia Unidad Asuntos Internacionales
La UAI propone que a nivel institucionales se formula un plan de contingencia para continuar el servicio en forma oportuna en caso de un desastre natural.
1 05/12/2016 Edward Araya Rodríguez 15 Controles suficientes Asesoría Jurídica
La Asesoría debe mejorar la trazabilidad de las gestiones de cada acción, para lo cual se harán dos reuniones en dos meses
1 31/08/2016 Yadira Vega Blanco
16 Envió doc. y Tablas de plazo
Asesoría Jurídica
Solicitar apoyo logístico para terminar el proceso de envío al Archivo Central
1 30/07/2016 Yadira Vega Blanco
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Auditoría Interna
1-Determinar cuáles informes por año deben ser remitidos al Archivo Central. 2-Remitir los informes seleccionados al Archivo Central.
2 15/12/2016 Mario Molina Bonilla, Elvira Navarro
N P Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 17 Apoya TI Centro Comunicación y Prensa
El CCP gestionará ante TI apoyo en bases de datos para envío de correos masivos
1 16/12/2016 Rafael Espinosa, Rosa Brenes, Adeligia Jiménez 17 Apoya TI Planificación
Institucional
La UPE considera que se gestione una mayor articulación y coordinación para atender con prontitud y agilizada los requerimientos para atender con mayor efectividad las mejoras que se tienen en los sistemas de control interno
2 16/12/2016 Rafael Espinosa, Rolando Camacho, Marta Chaves.
17 Apoya TI SEPSA Demanda requerida: Que el departamento de TI del MAG, realice una evaluación de las necesidades y el servicio que brinda. Incluso que se considere las limitaciones presupuestarias que se presenten
1 23/12/2016 Edward Araya, Rafael Espinosa .
17 Apoya TI Unidad Asuntos Internacionales
En conjunto con SEPSA, gestionar la constitución de sistema integrado de proyectos institucionales para efectos de seguimiento, informes y toma de decisiones.
1 05/12/2016 Ana Gomez, Rafael Espinosa
18 Archivo Gest. Adecuado
SEPSA Se requiere mejorar en esta materia en las áreas APAR y AEEI. Este tema se abordará con el desarrollo del SGC de la Secretaría.
1 23/12/2016 Ana Gomez, Franklin Charpantier, Edgar Mata
19 Seguimiento SEPSA Revisar los indicadores de seguimiento y evaluación para las acciones que realizan las áreas.
1 23/12/2016 Ana Gomez, Franklin Charpantier , Edgar Mata 20 Procedimient os Asesoría Jurídica
Realizar una auditoria de calidad con apoyo de funcionarios de la institución
1 31/10/2016 Gilberto Leon Avecilla, Yadira Vega Blanco
6.3.2 Dirección Administrativa y Financiera:
N P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 2 identificación y valoración de riesgos Archivo Central
El Archivo Central recomienda que se incluya dentro del contrato de limpieza el espacio del Archivo Central (por ser una limpieza especial, se incluyan esas características al contrato), pues las
condiciones actuales no cumplen los requerimientos necesarios para un archivo Institucional.
1 15/12/2016 Edward Araya Rodríguez 2 identificación y valoración de riesgos Archivo Central
El Archivo Central recomienda se gire las instrucciones necesarias para la renovación de los extintores del Archivo Central y la mejora del sistema eléctrico y medición de luminosidad, pues en espera de la construcción, hemos pasado mucho tiempo en condiciones de riesgo. 2 15/12/2016 Edward Araya, Jose Marenco 2 identificación y valoración de riesgos Financiero Contable
El Departamento Financiero] Contable propone sesión de trabajo con el Jefe Superior Inmediato posterior al taller de riesgos que se hacen anualmente 1 05/12/2016 Edward Araya, Grace Diaz Sanabria 2 identificación y valoración de riesgos Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone como acción de mejora que la Dirección
Administrativa Financiera mediante reuniones o talleres anuales instruya y colabore con los Dptos. en la identificación y valoración de riesgos
1 31/12/2016 Edward Araya
3 Se gestionan los Riesgos
Archivo Central
El Archivo Central recomienda el nombramiento o traslado de dos técnicos archivistas para realizar trabajos técnicos en el Archivo Central.
1 15/12/2016 Edward Araya Rodríguez
N P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 4 alineamiento Plan Estratégico Institucional Archivo Central
El Archivo Central Institucional recomienda la inclusión en el Plan Estratégico Institucional el tema del Fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos, como instrumento transversal para la protección y registro de las acciones en mejora de los agricultores y la producción nacional
1 16/11/2016 Edward Araya, Luis Chacon , Elena Orozco 4 alineamiento Plan Estratégico Institucional Archivo Central
El Archivo Central recomienda el levantamiento de inventarios documentales en todas las Agencias y Direcciones regionales, con el fin de verificar los tipos documentales, cantidades y fechas extremas ejm...(Informes, paos, expedientes de productores, expediente de proyectos, etc.)9 Directores Regionales, el Archivo Central dará seguimiento.
1 15/08/2016 W. Andrés Alfaro L, Rocio Aguilar, Raquel Aviles, Roger Campos, Luis A. Chacon, Roberto Azofeifa, José M. Carrillo , Orlando Cubillo, Guillermo Flores, Lloyd Foster Nelson Kopper, Oscar Gomez, Jesus Hernandez. 4 alineamiento Plan Estratégico Institucional Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone como plan de mejora que Gestión del Desarrolle coordine la elaboración de una sesión de trabajo anual para dar a conocer al personal de la Oficina GIRH del Plan Estratégico Institucional.
1 31/12/2016 Odilie Rocha 5 Ambiente Adecuado Tecnologías de Información
El ambiente profesional de trabajo es bastante dispar en cuanto a la asignación de trabajos, debido a la falta de experiencia y capacitación. Se debe proponer acciones de sensibilización por parte de la jefatura y los coordinadores de área.
1 10/10/2016 Beatriz Manzanares, Rolando Camacho, Guillermo Alpizar 5 Ambiente Adecuado Tecnologías de Información
El trabajo en equipo es difícil sino hay homogeneidad en los conocimientos y competencias, por ello es importante sensibilizar las diferentes áreas y profesionales para lograr esa armonía
2 30/09/2016 Guillermo Alpízar
6 Promoción de Etica
Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que Gestión del Desarrolle gestione sesiones de trabajo anuales para el personal de la Oficina GIRH sobre los temas de valores institucionales y ética en la administración pública. Coordinar con la Comisión de Valores Institucional el facilitador para estas sesiones 1 31/12/2016 Odilie Rocha 7 Responsabilidad por SCI Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que la Unidad de Planificación a través de su unidad de Control Interno realice un taller para motivar y concientizar a los funcionarios sobre las
responsabilidades por el sistema de control interno
1 31/12/2016 Marta Chaves 8 Relaciones funcionales y estructurales Tecnologías de Información
Considero parcial esta comprensión, pero es necesario por parte de la jefatura cuando se haya concluido la reorganización para que cada uno comprenda cuál es el papel que cada uno tiene
1 21/11/2016 Rafael Espinosa
9 controles divulgados
Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone como plan de mejora realizar mediante boletines o brochures anuales la divulgación de los
procedimientos que se realizan en la Oficina dentro de los cuales deberán de indicarse o mencionarse los controles establecidos.
2 31/12/2016 Olga Luquez, Claudio Fallas 10 Objetivos dependencia vrs estratégicos Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que Gestión del Desarrolle gestione una sesión de trabajo con el personal de GIRH para dar a conocer en detalle los objetivos estratégicos y el Plan Nacional de Desarrollo.
N P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 10 Objetivos dependencia vrs estratégicos Tecnologías de Información
No todos los funcionarios tienen este conocimiento, se propone una sesión de concientización y adquisición de ese conocimiento
1 30/07/2016 Guillermo Alpízar
13 Riesgo Ajustado a la realidad
Archivo Central
El Archivo Central recomienda la emisión de un oficio por parte de los Jerarcas a todas las jefaturas de la Dirección de Extensión donde plasme el compromiso compartido de la entrega de los documentos resultado de proyectos, programas y gerencias (censos, expedientes de proyectos, actas de foros etc.. expedientes de agricultores beneficiarios de programas ya cancelados, levantamiento de inventarios para obtener los datos requeridos para confección del Instrumento de valoración definido como Tabla de Plazos.
2 29/07/2016 Edward Araya, Roger Montero , Nelson Kopper, Guillermo Flores, Orlando Cubillo , Oscar Vásquez, Lloyd Foster, Fernando Vargas , José Araya, Gabriela Zuñiga, Roberto Azofeifa, Raquel Aviles, Alvaro Quesada 13 Riesgo Ajustado a la realidad Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que la jefatura realice una sesión de trabajo con cada área para una revisión de los riesgos identificados.
1 30/08/2016 Claudio Fallas
14 Plan de contingencia
Archivo Central
El Archivo Central recomienda se incorpore dentro del Plan de contingencia institucional las
especificaciones para el rescate de fondos documentales en caso de emergencia, Instituciones vecinas que puedan colaborar etc. Acción emitir una directriz al encargado de Salud ocupacional y Bienes Generales. 1 15/12/2016 Jose Marenco Solis, Nils Solorzano Arroyo, Edward Araya Rodríguez 14 Plan de contingencia Bienes y Servicios
El Departamento de Bienes solicita la complementación de alguna plan en particular
1 31/08/2016 Edward Araya Rodríguez 14 Plan de contingencia Financiero Contable
Solicitar ante la Unidad de Salud Ocupacional el planteamiento de un plan de emergencias
1 16/12/2016 Grace Diaz Sanabria 14 Plan de
contingencia
Proveeduría Gestionar ante TI espacio en los servidores para respaldar la información del Departamento
1 30/11/2016 Blanca Córdoba Berrocal 14 Plan de contingencia Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que Gestión de la Salud a través del área de su unidad de Salud Ocupacional realice talleres o sesiones de trabajo para el levantamientos de un plan de contingencia en caso de desastres
2 31/12/2016 Vera Selva 14 Plan de contingencia Tecnologías de Información
Incorporar los temas indicados en la pregunta o verificar que hayan sido incluidos en la propuesta
1 20/10/2016 Guillermo Alpízar
15 Controles suficientes
Archivo Central
El Archivo Central Institucional recomienda la conclusión del Sistema para la conservación de documentos electrónicos y firmas digitales y que a su vez se le incorporen los módulos necesarios para subir imágenes de documentos soporte papel, que incluya un módulo para la administración de documentos en el Archivo Central, con motor de búsqueda para los usuarios. El Archivo Central dará los requerimiento y seguimiento a las acciones, la DAF emitirá la instrucción y TI Ejecutará el diseño y producción del sistema.
1 15/12/2016 Rafael Espinosa Jiménez, Edward Araya Rodríguez, Luis Alfonso Chacon Coto 15 Controles suficientes Tecnologías de Información
Deben mejorarse los que existen y desarrollar controles para los que no hay
1 20/10/2016 Guillermo Alpizar, Rolando Camacho, Beatriz
N P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 16 Envío doc. y Tablas de plazo Archivo Central
El Archivo Central recomienda la emisión de una circular a todos los Archivos de Gestión la obligación técnica regulada en la Ley 7202 como una obligación de mantener los archivos técnicamente organizados y en apropiadas condiciones de conservación, de tal forma que facilite el levantamiento de la información de valoración necesaria para emisión de criterios jurídicos y técnicos de conservación.(Tablas de Plazo). 1 30/09/2016 Edward Araya Rodríguez 16 Envío doc. y Tablas de plazo Tecnologías de Información
Preparar remesas para envío de documentos al Archivo C
1 25/08/2016 Rafael Espinosa
16 Envío doc. y Tablas de plazo
SUNII Las tablas de plazo no han sido aprobadas por el comité respectivo
1 31/12/2016 Luis Chacon
17 Apoya TI Archivo Central
El Archivo Central Institucional recomienda una política institucional en tecnología de información más planificada y objetiva e inclusiva, donde se perfile el Archivo Central como parte sustantiva de la Institucional en materia de administración de información, transparencia y rendición de cuentas, defensa jurídica y garantía de derechos a los ciudadanos, por lo que requiere de tecnología actualizada, definición de área de redes para los servidores bajo la responsabilidad del Archivo Central
1 31/08/2016 Rafael Espinosa Jiménez, Edward Araya
17 Apoya TI SUNII Incluir en el plan institucional de TI, lo relacionado con la seguridad de la información. Se espera una mayor participación del personal de TI en los procesos de definición de nuevos software y migración de datos.
2 31/12/2016 Rafael Espinosa, Daniel Zúñiga
19 Seguimiento Financiero Contable
El Departamento Financiero Contable procederá a redactar los indicadores de seguimiento y evaluación que correspondan
1 16/12/2016 Grace Diaz, Fiorella Jimenez, Alexander Porras.
19 Seguimiento Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone que Gestión del desarrolle gestione una capacitación a todo el personal de GIRH sobre el levantamiento de indicadores que permitan dar seguimiento y evaluación a los planes de trabajo que se elaboran.
1 31/12/2016 Odilie Rocha
20 Procedimientos Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone como plan de mejora a la Dirección de Planificación a través de a unidad de Control Interno que retome las auditorias de calidad que se realizaban años atrás con el fin de garantizar el efectivo cumplimiento de los procedimientos que elaboran los diferentes departamentos.
1 31/12/2016 Marta Chaves
20 Procedimientos Recursos Humanos
Gestión Institucional de Recursos Humanos propone como acción de mejora que la Jefatura realice reuniones o sesiones de trabajo con las diferentes áreas para verificar que los procedimientos se estén realizando tal y como se encuentran detallados en el sistema de gestión.
1 31/12/2016 Claudio Fallas
20 Procedimientos Tecnologías de
Información
Deben desarrollarse controles y actualizar los existentes
6.3.3 Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria Central y Regional:
N. P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 2 identificación y valoración de riesgos Dirección Ejec. Central Sur
Organizar reunión con superior jerárquico en la identificación y valoración de los riesgos relevantes en el cumplimiento de los objetivos
1 24/10/2016 Fernando Vargas 3 Se gestionan los Riesgos Dirección Ejec. Chorotega
Se realizará una reunión trimestral para dar seguimiento al SCI a partir junio 2016
2 10/10/2016 Oscar Vásquez, Marlen Angulo, Grettel Mendez, Peter Morales
3 Se gestionan los Riesgos
Equipo Ext.Chorotega
Crear un espacio mensual en las reuniones de agentes de extensión para el debido
seguimiento al sistema. El enlace de Control Interno, Grettel Méndez, será la responsable de brindar seguimiento
7 01/11/2016 Peter Morales, Oscar Vásquez Rosales, Grettel Mendez 3 Se gestionan los Riesgos Dirección Ejec. Central Sur
Realizar taller regional de retroalimentación de la identificación de los riesgos para el logro de los objetivos 1 28/11/2016 Marta Chaves 3 Se gestionan los Riesgos Dirección Ejec. Sarapiquí
La Subregión Sarapiquí realizará la siguiente acción: 1. Este año 2016 se actualizará y gestionarán los riesgos conforme a la metodología institucional (SEVRIMAG)
2 31/12/2016 Oscar Víquez
5 Ambiente Adecuado
Equipo Ext.Chorotega
Reactivar las reuniones del Equipo de la Dirección, de forma mensual a partir de Mayo, para el seguimiento de las acciones.
7 31/10/2016 Oscar Vásquez 5 Ambiente Adecuado Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Extensión DRCS, Recarga de funciones, van más allá POI y personal que dispone la acción; por lo que se sugiere: 1. Sustituir el personal que se ha jubilado, mediante una justificación presupuestaria.2. Definir equipos básicos del personal por Agencias (Agente Extensión, Administrador de oficina y Secretaria).3. Se requiere que se implemente el Sistema de información en su totalidad. (DNEA).
3 05/12/2016 Orlando Cubillo Jimenez
6 Promoción de Ética
Dirección Ejec. Chorotega
Se realizará actividad de motivación personal, cambio de actitud y extensión agropecuaria moderna.
1 12/09/2016 Oscar Vásquez, Marlen Angulo, Maricel Duarte, Peter Morales, Grettel Mendez
6 Promoción de Ética
Equipo Ext.Chorotega
Programar tres actividades de capacitación en las reuniones mensuales de agentes. Sobre temas de actitud, Trabajo en Equipo y Relaciones Humanas. 3 04/10/2016 Peter Morales 7 Responsabilidad por SCI Equipo Ext.Chorotega
Brindar acompañamiento a las agencias que lo requieran tres veces al año. Por parte del Enlace de Control interno, Grettel Méndez
3 10/11/2016 Oscar Vásquez Grettel Mendez 7 Responsabilidad por SCI Dirección Ejec. Central Sur
Desarrollar actividades de capacitación y gestión de la cultura de control interno institucional aprovechando las reuniones mensuales de Coordinadores de AEA´s y Coordinadores de Programas Regionales
2 05/09/2016 Víctor Rivera 7 Responsabilidad por SCI Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Ext.de la DRCS recomienda Coordinar la Inducción en los Sistemas de Control Interno para funcionario nuevo.
N. P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 7 Responsabilidad por SCI Dirección Ejec. Central Occidental
Solicitar a las autoridades superiores adecuar el sistema más amigable con el funcionario
1 02/12/2016 Nelson Kopper Chacon
7 Responsabilidad por SCI
Dirección Ejec. Huetar Caribe
La Dirección Regional Huetar Caribe le solicita a la unidad de control interno una capacitación y actualización en el sistema de control, para todo el personal, en la tercera semana de agosto. 1 31/08/2016 Marta Chaves 7 Responsabilidad por SCI Equipo Ext.Huetar Caribe
Extensión Agropecuaria de la Dirección Regional Huetar Caribe, solicita al Director Regional que gestione ante la unidad de control interno, un taller de actualización y
capacitación, en el proceso de control interno.
1 31/08/2016 Lloyd Foster
11 Uso SEVRIMAG Dirección Ejec. Central Sur
Realizar taller de identificación riesgos asociados y registrar en el SEVRIMAG
1 18/11/2016 Marta Chaves, Víctor Rivera l
11 Uso SEVRIMAG Dirección Ejec. Sarapiquí
En la Subregión Sarapiquí se registrarán en el SEVRIMAG los riesgos para el 2016, con asesoría de la Unidad de Control Interno Institucional 1 31/12/2016 Oscar Víquez 12 Implementan Acciones p/riesgos Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Ext.DRCS, recomienda dar Seguimiento y evaluación a los riesgos, mediante el ejercicio de seguimiento del POI . Incorporando las acciones para administrar los riesgos en el POI.
6 16/12/2016 Iván Quesada , Jorge Díaz, Dagoberto Elizondo, Sandra Rodríguez , Romelio Arias , Ligia Azofeifa 12 Implementan Acciones p/riesgos Equipo Ext.Central Occidental
Brindar mayor seguimiento al cumplimiento de las acciones propuestas desde la Dirección Regional
1 30/11/2016 Eduardo Lee Núñez
12 Implementan Acciones p/riesgos Dirección Ejec. Sarapiquí
La Subregión Sarapiquí registrará los riesgos 2016 en el SEVRIMAG con sus acciones de mejora, cuando corresponda
1 31/12/2016 Oscar Víquez
13 Riesgo Ajustado a la realidad
Equipo Ext.Chorotega
Brindar seguimiento periódico mensual a las acciones identificadas en el mapeo de riesgos
7 10/11/2016 Oscar Vásquez Rosales, Peter Morales Ugarte
13 Riesgo Ajustado a la realidad
Dirección Ejec. Central Sur
Implementar acciones de identificación de los riesgos asociados por subalternos ajustados
1 09/12/2016 Orlando Cubillo Jimenez
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Chorotega
Se actualizará el plan de contingencia. 1 27/07/2016 Oscar Vásquez, Marlen Angulo, Minor Moya
14 Plan de contingencia
Equipo Ext.Chorotega
Actualizar el Plan de contingencia en el mes de julio.
1 27/07/2016 Oscar Vásquez, Minor Moya
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Pacífico Central
- se solicita a la instancia respectiva el asesoramiento necesario para elaborarlo
1 16/12/2016 Edward Araya 14 Plan de contingencia Equipo Ext.Pacífico Central
Equipo Ext.y jefes de AEA:1-Que la Direccion regional dote de un plan de contingencia para cada lugar de trabajo.
1 16/12/2016 José Luis Araya Villalobos
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Central Sur
Realizar modificaciones presupuestarias con el objetivo de realizar la contratación de empresa para operar los cambios en infraestructura que permitan adecuar y establecer planes de contingencias en caso de terremoto e incendio
2 29/07/2016 Edward Araya, Orlando Cubillo, Olman Murillo
N. P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 14 Plan de contingencia Equipo Ext.Central Oriental
Las AEA de Paraíso, Tierra Blanca Llano Grande. Dota, Corralillo, León Cortes, Frailes. Coronado, Tarrazu, proponen que la Comisión de Salud Ocupacional de nivel central colabore y coordine para apoyar la confección del plan de contingencia de cada agencia. También es importante señalar que el resto de las agencias soliciten el apoyo para mejorar los
existes.(encargados regionales de salud ocupacional)
9 30/11/2016 Ileana Alvarado, Alvaro Chaves, Guillermo Guillen, Jairo Gonzalez, Mariam Zuñiga, Héctor Zuñiga, Vera Selva 14 Plan de contingencia Dirección Ejec. Central Occidental
Hacer un Plan de Contingencia 1 02/12/2016 Ricardo Goyenaga Calvo, Nelson Kopper Chacon
14 Plan de contingencia
Equipo Ext.Central Occidental
Las Agencias de Alajuela, Zarcero , Grecia, San Isidro Heredia, realizarán plan de contingencia, Atenas realizará gestión para capacitarse en el tema
5 30/11/2016 Nidia Mora, Juan V. Ramírez, Ana Ureña, Ileana Ramírez, Néstor Villalobos
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Huetar Norte
Continuar las gestiones con el Departamento de Salud Ocupacional, para determinar para la elaboración de los planes de contingencia
2 01/12/2016 David Meneses Contreras
14 Plan de contingencia
Equipo Ext.Huetar Norte
Está pendiente la realización del diagnostico para elaborar el plan de contingencia en cada una de las agencias de la DRHN
1 08/12/2016 David Meneses Contreras
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Huetar Caribe
La Dirección Regional Huetar Caribe le solicita al Director general administrativo capacitación y asesoría para que la Dirección Regional y sus dependencias elaboren su propio plan de contingencia. 1 31/08/2016 Edward Araya 14 Plan de contingencia Equipo Ext.Huetar Caribe
Extensión Agropecuaria de la Dirección Regional Huetar Caribe le solicita al Director Regional que gestione, una capacitación para contar con el conocimiento de como elaborar un plan de contingencia por agencia de extensión
1 16/09/2016 Lloyd Foster
14 Plan de contingencia
Dirección Ejec. Brunca
Se integrara una comisión institucional para que elabore el plan con asesoría de la comisión local de emergencia y otras instituciones relacionadas
1 30/12/2016 Lorena Mora, Mario Chavez
14 Plan de contingencia
Equipo Ext.Brunca
Realizar un plan de contingencia para minimizar los riesgos en las agencias de extensión agropecuaria
1 31/07/2016 Olger Benavides, Roger Campos , Jorge Chacón, Luis F. Hernandez, Wilfredo Viquez, Bernal Sequeira , Carlos Sequeira, Victor Esquivel, Nils Hidalgo, Lorena Mora 14 Plan de contingencia Dirección Ejec. Sarapiquí
La Subregión Sarapiquí solicita se atienda la gestión enviada el 6 de abril de 2015, mediante el oficio DSS-024-15 al señor Edward Araya Rodríguez, Oficial Mayor, referente al apoyo para que se designe una (s) persona (s) en su dependencia con el fin de elaborar y luego divulgar el respectivo plan de contingencia
1 31/12/2016 Oscar Víquez 15 Controles suficientes Equipo Ext.Central Occidental
Hacer gestión para capacitar en el buen uso institucional de las redes sociales
1 30/11/2016 Ricardo Goyenaga Calvo
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Dirección Ejec. Pacífico Central
se esta a la espera de las directrices a nivel nacional para realizar esta actividad, esta Dirección regional tiene tabla de plazos la cual no ha sido aprobada por las instancias superiores
N. P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 16 Envío doc. y Tablas de plazo Equipo Ext.Pacífico Central
Equipo Ext.y jefes de AEA:1- información sobre el tema 2- Apoyo de recurso humano para implementar gestión de archivo a nivel de AEA.
2 16/12/2016 José Luis Araya Villalobos
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Dirección Ejec. Central Sur
La Unidad Administrativa Regional debe de implementar protocolos de gestión documental seleccionados en grado de importancia, establecer custodia y entregar en plazo acordado con Archivo Central
1 30/11/2016 Olman Murillo Rojas
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Ext. DRCS, propone Actualizar las tablas de plazo de cada Agencia, que se uniformen y que las aprueben a nivel central. y Que se continúe con el proceso de Archivo digital
7 14/11/2016 Iván Quesada , Jorge Díaz , Dagoberto Elizondo, Sandra Rodríguez , Romelio Arias , Orlando Cubillo , Ligia Azofeifa, Luis Chacon 16 Envío doc. y
Tablas de plazo
Equipo Ext.Central Oriental
Las Agencias de la Dirección Regional Central Oriental Solicitan al encargado del archivo central una charla practica sobre el manejo como por ejemplo la tabla de plazos para eliminar de los documentos según la ley
1 30/11/2016 Ileana Alvarado , Alvaro Chaves , Jairo Gonzalez, Beatriz Molina, Gabriel Umaña, Guillermo Guillen, Adriana López, Luis A. Chacon, Mariam Zuñiga.
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Dirección Ejec. Central Occidental
Hacer gestión para la oficialización de la Plaza de Plazos de la DANEA y hacer un archivo central a nivel regional
1 02/12/2016 Nelson Kopper Chacon, W. Andrés Alfaro Carvajal
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Equipo Ext.Central Occidental
Realizar gestión ante el Director Regional para iniciar un proceso de cumplimiento para enviar los documentos al archivo central después de su vigencia
1 30/11/2016 José Luis Campos Alvarado
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Dirección Ejec. Huetar Norte
Continuar haciendo la solicitud al nivel central para que reciban la información de la región, hacer nota
1 01/12/2016 Norman Mora Segura
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Equipo Ext.Huetar Norte
Hacer nota al Director Regional para traslado de la documentación 1 07/12/2016 David Meneses 16 Envío doc. y Tablas de plazo Dirección Ejec. Huetar Caribe
La Dirección Regional Huetar Caribe le solicita al Director Administrativo el nombramiento de un funcionario capacitado para gestionar archivos y cumplir con la normativa vigente para el envío de documentos al archivo central.
1 09/12/2016 Edward Araya 16 Envío doc. y Tablas de plazo Equipo Ext.Huetar Caribe
Extensión Agropecuaria de la Región Huetar Caribe le solicita al Director Regional, que asigne un responsable para que coordine el proceso de gestión de archivos que ya cumplieron la vigencia para ser enviados al archivo central.
1 12/12/2016 Lloyd Foster Russel
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Dirección Ejec. Brunca
Se requiere capacitación y asesoría del encargado de archivo central, sobre los criterios y protocolos establecidos para estos fines
1 30/12/2016 Luis Alfonso Chacon
16 Envío doc. y Tablas de plazo
Equipo Ext.Brunca
Se requiere inducción para ser el procedimiento adecuado 1 30/12/2016 Luis Chacon 16 Envío doc. y Tablas de plazo Dirección Ejec. Sarapiquí
La Subregión Sarapiquí enviará solicitud formal al encargado del archivo central para recibir capacitación para el manejo y uso del archivo de gestión
N. P
Tema Dependencia Acción Cant. Prog. Fecha Final Responsables 17 Apoya TI Equipo Ext.Pacífico Central
Equipo Ext.y jefes de AEA:1- disponer en cada dependencia de hardware y sofware2- Conectividad3- habilidades tecnológicas
3 16/12/2016 José Luis Araya Villalobos
17 Apoya TI Dirección Ejec. Central Sur
Definir acciones de aplicación de TI en el nivel local y regional
1 30/08/2016 Víctor Rivera Montiel
17 Apoya TI Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Ext.DRCS(Agencias) Solicitar al Depto. de Tecnologías de Información realizar un Rol de visitas y que realmente le den acompañamiento a los Agentes de Extensión.
7 04/07/2016 Orlando Cubillo Jimenez
17 Apoya TI Equipo Ext.Central Oriental
Las AEA que Llano Grande y Tierra Blanca proponen que se coordinan mas giras para la revisión del equipo y acceso a internet
2 30/11/2016 Jairo Gonzalez, Mariam Zuñiga
17 Apoya TI Dirección Ejec. Central Occidental
Gestionar un acompañamiento mas oportuna con la creación de una unidad regional de TI
1 02/12/2016 Nelson Kopper Chacon
17 Apoya TI Equipo Ext.Central Occidental
Hacer gestión ante el Director regional para fortalecer el apoyo en esta área de trabajo
1 30/11/2016 José Luis Campos Alvarado
18 Archivo Gest. Adecuado
Equipo Ext.Pacífico Central
Equipo Ext.y jefes de AEA :1- seguimiento a los archivos de gestión de todas las dependencias de la DRPC.2- Apoyo en la Elaboración en el archivo de gestión Solamente para las AEA de Orotina , Jicaral, Quepos, San Mateo.
2 16/12/2016 José Luis Araya Villalobos
18 Archivo Gest. Adecuado
Equipo Ext.Central Sur
El Equipo Ext.DRCS. Solicitar al Director el apoyo de secretarias de otras Agencias u oficina Regional, para que brinde apoyo a las Agencias que no cuentan con una secretaria, como se debe ordenar la información (solicitar una capacitación).
1 05/12/2016 Orlando Cubillo Jimenez
18 Archivo Gest. Adecuado
Equipo Ext.Central Oriental
Que la Dirección Regional colabore con el apoyo de la secretaria en adecuar el archivo de gestión tres veces al año en las AEA Paraíso, León Corte y Llano Grande
3 30/11/2016 Mariam Zuñiga, Gabriel Umaña 18 Archivo Gest. Adecuado Equipo Ext.Huetar Norte
Contratar personal administrativo. Hacer nota al Director Regional 1 06/12/2016 David Meneses 18 Archivo Gest. Adecuado Dirección Ejec. Sarapiquí
La Subregión Sarapiquí enviará solicitud formal al encargado del archivo de gestión para recibir capacitación para el manejo y uso del archivo de gestión
1 31/12/2016 Gabriela Zuñiga
20 Procedimientos Equipo Ext.Central Oriental
Las AEA de la Direccion Regional Central Oriental solicitan actualizar los procedimientos existentes
1 30/11/2016 Ileana Alvarado, Alvaro Chavez, Guillermo Guillen, Jairo Gonzalez, Beatriz Molina, Héctor Zuñiga
