Contribución de la
Administración de Proyectos a
la Productividad de las
Ramón Vázquez del Mercado
Rodríguez, PMP
Socio Director de Astran, empresa especializada en Administración de Proyectos, Procesos y Cambio. 30 años de carrera profesional en Administración de Proyectos, en diversas áreas de la industria
como Tecnología de Información, Complejos Industriales y
Edificación.
16 años proporcionando servicios de consultoría en Business &
Project Management.
14 años en Proyectos Industriales en Procter & Gamble.
Más de 20 años capacitando a Project Management
Professionals (PMP).
Vicepresidente del capítulo México del PMI (1997-2003) Presidente de la Sociedad
Mexicana de Ingeniería Económica Financiera y de Costos, 1993-1994. Ingeniero Químico de la UNAM.
Contribución de la AP a la
Productividad
Las organizaciones exitosas son aquellas que hoy son más
productivas de lo que fueron ayer y al menos tan productivas como su competencia.
La mejora en la
productividad es una evolución que nunca termina, es parte de nuestro día a día.
La AP es el Medio para un
Cambio Productivo
Para ser más productivos es
evidente que tenemos que hacer las cosas de una forma diferente a como las hacemos
hoy.
Para cambiar la forma más productiva de
hacerlo es a través de un portafolio de
Contribución de la AP a la
Productividad
Impacto de la AP en la
Productividad
6
“Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos” PMI
Recursos Organizacionales Visión Misión Estrategia Organizacional y Objetivos Planeación y Seguimiento de la Operación a alto nivel
Planeación y Seguimiento del Portafolio de Proyectos Administración de la Operación en el día a día (actividades recurrentes) (produciendo valor) Administración de Programas y Proyectos Autorizados (actividades de proyecto)
Contando con un área
especializada que implementa la
Estrategia
Dicen Robert K. Kaplan
& David P. Norton:
“En la mayoría de las
compañías hay una
desconexión entre la
formulación y la
ejecución de la
Necesidad con relación a los
Servicios de Administración de
Proyectos
En promedio el 90% de los proyectos exceden su presupuesto y exceden su calendario en un 20% - Standish Group 2003.
50% de los proyectos son entregados arriba de presupuesto, 50% fallan en alcanzar sus objetivos y el 30% son cancelados antes de su terminación – Gartner 2011
La utilización de los recursos es del 65%, el 35% de los recursos restantes son subutilizados en tareas improductivas - Investigación de Meta Group 2002. El 75% de las Organizaciones, todavía utilizan procesos manuales de
contabilidad para el 20% - 30% de sus gastos. Aproximadamente el 30% de esos gastos son manejados bajo fraude o en actividades no autorizadas – Meta Group T&E y SOX 2004.
Contando con un área
especializada que implementa la
Estrategia
… Las organizaciones que han logrado sostener su foco estratégico han sido típicamente las que han establecido una nueva unidad a nivel corporativo para supervisar la ejecución de todas las iniciativas relacionadas con la
estrategia”
Las unidades a las que se refieren Kaplan y Norton, resultan ser nada menos que las Oficinas de AP, las
cuales las cuales son responsables de la Gobernabilidad de Proyectos, haciendo productiva la forma en que esta
Servicios de Oficina de
Administración de Proyectos
Objetivo: Mejorar los resultados y la productividad a través de la Administración Integral de Proyectos
Modelo de Gobernabilidad
PMO
La AP es el Medio para un
Cambio Productivo
La AP es la forma productiva de hacer que las organizaciones cambien, con paso firme, en el sentido correcto.
La AP es la disciplina que hace que este cambio se lleve a cabo de
forma ordenada y productiva. La AP hace que el objetivo del cambio sea claro y coordina
eficientemente a los recursos para asegurar que se generen los
beneficios por los que el proyecto se emprendió.
AP Eficiente
Para lograr su misión, de hacer más productivas a las
organizaciones, la AP tiene que ser productiva en sí misma. Los
proyectos son cada día más complejos y los recursos son limitados.
Las herramientas de software
colaborativas especializadas en AP potencializan significativamente la contribución de esta disciplina a la Productividad de las
Administrando de forma
Productiva la Creatividad
No muchos saben que la AP comienza con la administración de la creatividad.
Es indispensable que para que una organización sea productiva, primero tiene que ser creativa.
Desde cada rincón de la organización es necesario que se produzcan una gran cantidad de ideas para ser más
productivos.
Una organización con una cultura de AP altamente madura
No sólo acepta las nuevas ideas
Sino que tiene un programa bien estructurado que motiva la creatividad.
Para la AP es muy claro que para ser productivo es necesario focalizarse
Por lo que las nuevas ideas deben ser catalogadas y analizadas en función del elemento que focaliza a la organización
Administrando de forma
Productiva la Creatividad
Los recursos de toda organización son limitados y deben ser
utilizados en donde generen el mayor valor
La Administración del Portafolio de Iniciativas, que se enfoca a administrar a las ideas para identificar aquellas que:
En el mejor plazo
Con en menor esfuerzo Generen el mayor valor
Administrando de forma
Productiva la Creatividad
Las nuevas ideas son documentadas en casos de negocio o propuestas que son revisadas por los analistas del portafolio para:
Identificar cómo pueden refinarse para que utilizar productivamente los
recursos.
Que agreguen el mayor valor a la organización a través de su
contribución a los objetivos estratégicos.
Administrando de forma
Productiva la Creatividad
La Administración del Portafolio de Proyectos se encarga de identificar las iniciativas correctas
Administrando de forma
Productiva los Programas
Con frecuencia para lograr un objetivo no es suficiente un solo proyecto. Además, varios
proyectos están relacionados de tal forma que si uno no logra su objetivo, el logro del objetivo de otros proyectos ya no es factible o se deteriora significativamente.
La Administración de Programas, se enfoca a que la productividad de un grupo de proyectos que contribuyen a un objetivo común, se maximice.
Administrando de forma
productiva los Proyectos en lo
individual
Por su propia naturaleza hay un grado intrínseco de ineficiencia en todo proyecto.
La AP en lo Individual, me guiará en la forma en que de forma productiva, logre los proyectos no excedan el presupuesto que se les asignó, terminen en tiempo y cumplan con las expectativas de los grupos de interés que se beneficiarán del producto del proyecto.
Son únicos
Cada día son más complejos y especializados
Implican riegos
Conclusión
La AP, que tiene como principio fundamental a la
Productividad, es un elemento esencial para el desarrollo de la Competitividad de las Organizaciones.
La AP a través de cada una de sus subdiciplinas hace a una organización más productiva, administrando de forma
efectiva su creatividad, seleccionando los proyectos
correctos, ejecutándolos de forma productiva e integral en lo relativo a los procesos, las personas y la tecnología. Con una AP efectiva, las organizaciones podrán
incrementar su productividad y por lo tanto serán cada día más competitivas.
