SECRETARÍA GNAL. ADJUNTA DE INFORMÁTICA
MANUAL DE USUARIO
SAICI
SECRETARÍA GNAL. ADJUNTA DE
INFORMÁTICA
Introducción
Para la gestión de los expedientes EN FIRME (Expedientes de contratación) se ha implementado en SAICI una nueva metodología de trabajo, impuesta sobre todo por el tratamiento de la prorrata del IVA, para intentar que existan las menores diferencias posibles por redondeo y garantizar que los expedientes están igual en todos los Sistemas del CSIC.
Hasta la fase OP la información se recibirá en SAICI de los Sistemas SCG (Sistema de Contabilidad General) y GESGOI (Gestión de Expedientes de Contratación).
El Sistema SAICI presentará los datos generales del expediente, información sobres las anualidades y sobre los documentos RC, RC/ y AD contabilizados en SCG y cuya información está registrada detalladamente en GESGOI para ser capturados.
No se podrá modificar ningún dato de los importados. Solamente deberán asignarse los importes de las aplicaciones presupuestarias presentadas a las Cuentas Presupuestarias dadas de alta en SAICI y distribuir los mismos en las Cuentas Internas correspondientes.
Para acceder a las nuevas funcionalidades se seguirá el mismo camino que en ejercicios anteriores.
Gastos
Sistemas de gestión En Firme
Solicitud / reserva de crédito Gestión
Solicitud / reserva de crédito
El Sistema realizará una u otra de las modalidades, según donde esté encuadrada la aplicación presupuestaria del expediente que se está iniciando.
• Subproyectos específicos del CSIC 143AP y 463AP
Deberá existir crédito cuando se vaya a iniciar el expediente.
El Sistema realizará la reserva de crédito en aplicaciones presupuestarias y cuentas internas. Caso de no existir crédito emitirá un mensaje comunicándolo.
Se adjuntará con la documentación a enviar a la Subdirección General de Obras e
Infraestructura el documento de Propuesta de Gasto y Reserva de Crédito que se obtiene
en SAICI.
• Subproyectos específicos del CSIC 143AF y 463AF
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Deberá existir crédito cuando se vaya a iniciar el expediente.
El Sistema realizará la reserva de crédito en aplicaciones presupuestarias y cuentas internas. Caso de no existir crédito emitirá un mensaje comunicándolo.
Se adjuntará con la documentación a enviar a la Subdirección General de Obras e
Infraestructura el documento de Propuesta de Gasto y Reserva de Crédito que se
obtiene en SAICI.
o Capítulo 6
El Sistema no realizará reserva de crédito en aplicaciones presupuestarias ni en cuentas internas. Se obtendrá el documento de solicitud de dotación de crédito.
Se adjuntará con la documentación a enviar a la Subdirección General de Obras e
Infraestructura el documento de Propuesta de Gasto y Solicitud de Dotación de
Crédito de crédito que se obtiene en SAICI.
o Capítulos 3, 4, 8 y 9
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Pantalla de Solicitud / Reserva de crédito
Operativa del Inicio del Expediente
• Se deberá rellenar el Objeto, Sistema de Ejecución, Extracto, Fecha de Solicitud e Importe Total Pago en la pantalla de Inicio del Expediente.
• Desglose del importe solicitado distribuido por anualidades, aplicaciones presupuestarias e importes y se guarda. No se permite guardar un expediente sin definir las anualidades.
• Asignación a Aplicaciones Presupuestarias y Cuentas Internas. Previamente tienen que estar definidas las anualidades del expediente. En aplicación mostrará por defecto los datos de aplicaciones presupuestarias de la anualidad correspondiente al ejercicio corriente y no permitirá modificarlas (si se requiere algún cambio se deberá hacer en la pantalla de anualidades). Los importes a cuentas internas permitirá desglosarlos.
Comportamiento de iconos cabecera
Al pulsar en este icono se guardará el expediente una vez se haya cumplimentado toda la información. En este momento es cuando realiza los movimientos correspondientes en aplicaciones presupuestarias y cuentas internas, caso de ser necesario. En la etiqueta de la pantalla se añadirá la situación en la que queda el expediente (Solicitud de crédito / Reserva de crédito)
Al pulsar en este icono se anulará el expediente. El Sistema pregunta si se desea anularlo y caso de confirmarlo anulará el expediente y realizará los movimientos necesarios para liberar crédito en aplicaciones presupuestarias y cuentas internas, caso de haberse realizado reserva. Posteriormente
habrá de pulsarse para guardar los cambios y se cumplimentará automáticamente el campo
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Se permitirá la cancelación del expediente (anulación de reserva) siempre que no se haya iniciado su Gestión.
Para dar de alta un nuevo expediente.
Descripción de la pantalla
• Referencia SAICI: campo de sólo lectura que se cumplimentará automáticamente al guardar la información.
El Sistema SAICI da una codificación automática a estos expedientes con el formato: [Código Centro] [Dos dígitos año] FIR [número secuencial]
Ejemplo (para ejercicio 2011): 90204611FIR000001
• Objeto: Se introducirá el objeto del contrato.
• A través de este icono se podrá obtener el documento de Propuesta de Gasto y
Reserva de Crédito o el documento de Propuesta de Gasto y Solicitud de Dotación de Crédito
• Sistema de Ejecución: Para poder seleccionar el sistema de ejecución. Los valores que
aparecen son los que están datos de alta en el Sistema GESGOI.
• Extracto: Se introducirá un pequeño resumen del expediente
• Fecha Sol.: Fecha de solicitud del expediente.
• Fecha Cancel.: Campo de sólo lectura. Incluirá la fecha de cancelación del expediente (en caso de anularse el mismo).
• Obs.: Observaciones
• Solicitado
o Imp. Total Pago: Campo modificable para incluir el total solicitado (Base imponible +
IVA total)
o Importe sin IVA: Se cargará automáticamente después de rellenar el desglose por
anualidades.
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• Para acceder a la pantalla Detalle del En Firme por Anualidades.
• Para acceder a la pantalla de Asignación a Aplicaciones Presupuestarias y
Cuentas Internas.
Pantalla de Detalle del En Firme por anualidades
Descripción de la pantalla
• Permite borrar el registro en el que se encuentra el cursor en ese momento.
• Per.: Anualidad. Puede haber varios registros para una misma anualidad (varias aplicaciones / distintos tipos IVA).
• Aplicación: Se presentan los códigos de las distintas aplicaciones presupuestarias
• Cuenta PGCP: Se presentan los códigos de la CPGCP. Caso de que una aplicación
presupuestaría esté asociada a una única CPGCP aparecerá automáticamente.
• Cod. Proy. Gasto: Se presentan los Códigos de Proyecto de Gasto. (Obligatorio en
aplicaciones del capítulo 6)
• Base Imp: Importe de la base imponible
• Fecha IVA y botón de calendario: permite seleccionar la fecha en la que se aplica el IVA y aplicará el % correspondiente a la fecha.
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• Tipo IVA: Presenta los diferentes tipos de IVA disponibles a una fecha determinada
• %: Porcentaje de IVA en función de lo seleccionado en Tipo de IVA y fecha. Campo de sólo lectura.
• IVA: Importe del IVA calculado en función de la Base Imponible y el Tipo de IVA
seleccionado. Campo de sólo lectura.
• Solicitado: Importe solicitado calculado. Base Imponible más IVA total. Campo de sólo
lectura
No podrán elegirse aplicaciones de funcionamiento y proyectos en el mismo expediente.
No podrán elegirse aplicaciones que son susceptibles de solicitud de crédito conjuntamente con aplicaciones que tienen que llevar reserva.
Caso de elegirse aplicaciones del Subprogama 463AF del capítulo 6 el Sistema no actuará sobre dichas aplicaciones ni sobre cuentas internas y el documento que se obtendrá es de solicitud de crédito.
Caso de elegirse aplicaciones de los Subprograma 463AP, 143AP o capítulos 1, 2 y 7 de los 143AF y 463AF el Sistema apuntara la reserva de crédito y caso de no haber crédito lo comunicará.
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Pantalla de Asignación a Aplicaciones Presupuestarias y Cuentas Internas
En esta pantalla se realizará la asociación a las aplicaciones presupuestarias y cuentas internas.
Descripción de la pantalla
La pantalla es muy parecida a la que aparece en Mantenimiento de facturas recibidas y en otros Sistemas de Gestión, con algunas excepciones para adecuarla al funcionamiento de este Sistema de Gestión.
• Crédito Movimiento: crédito total procedente de las anualidades para el periodo actual. Se comprobará que los créditos asignados a las aplicaciones coincidan con este importe.
• Importe Movimiento: valor de tesorería que actúa de forma similar al campo anterior.
• La sección de asignación a aplicaciones presupuestarias viene cargada con los datos
proporcionados en la pantalla de anualidades para el año en curso y no permite ningún cambio ni desglose.
• Cuando se pasa a cuentas internas automáticamente pone la distribución de importes existente en aplicaciones presupuestarias a cuentas internas. Caso de que esta distribución sea la deseada
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tan solo habrá que cumplimentar los datos de la cuenta interna. Caso de desearse otra distribución se procederá a realizar las divisiones o uniones con los iconos que aparecen a la derecha, siguiendo la misma metodología que en las facturas recibidas.
Consulta de expedientes – Inicio de Expediente
Cuando se consulten los expedientes en la pantalla de Inicio de Expediente aparecerá la modalidad en la que esta encuadrado.
Una vez que ya se haya realizado la solicitud / reserva de crédito el expediente quedará en espera hasta que se reciba la información del central para ser sentado correctamente en SAICI.
En los casos de que el expediente ha quedado en la modalidad Solicitud de crédito una vez que el crédito haya sido concedido y aparezca el +C correspondiente en SICE se deberá realizar la modificación presupuestaria correspondiente en SAICI.
Cuando un expediente ha sido concedido y entra en la fase de gestión en SAICI, el expediente desaparece de la opción Solicitud / reserva de crédito y aparece en la opción Gestión.
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Documentación – Pantalla Inicio Expediente
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Gestión
A través de esta opción el Sistema permite llevar la gestión de los expedientes relativa al ejercicio corriente, hasta la fase OP.
Las fases RC, AD, RC/ se importarán de la información centralizada.
Si la modalidad del expediente es Solicitud de crédito, antes de capturar el expediente deberá realizarse en SAICI la modificación de crédito correspondiente una vez que se haya obtenido a través de SICE el documento de SCG en el que se detalla la dotación. En un futuro las Altas de crédito en centro (+C) y Bajas de Crédito en centro (-C), se realizarán automáticamente cuando estos documentos se contabilicen en SCG.
Esta opción permitirá
• Obtener los datos generales del Expediente residentes en GESGOI mediante la opción de
Captura de Expediente
• Obtener la información de las anualidades
• Obtener la información de los distintos documentos de gasto hasta la fase OP
contabilizados en SCG para asignar sus importes a las aplicaciones presupuestarias correspondientes y a las cuentas internas que determine el usuario.
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Descripción de la pantalla Datos generales
• Referencia GESGOI: Código asignado al expediente en el Sistema GESGOI.
• Referencia SAICI: Código asignado al expediente en el Sistema SAICI
• Denominación: Objeto del expediente
• Fecha Sol.: Fecha de solicitud del expediente
• Solicitud: Importe total solicitado / Importe total licitación
• Adjudicación: Importe total adjudicación
• Modificaciones: Importe total de las modificaciones experimentadas en el expediente
• Obs.: Observaciones. En este campo se puede introducir información.
• Nº Anualidades: Número de anualidades que tiene el expediente
• : Al pulsar en este icono se accede a la pantalla de Operaciones En Firme en la
anualidad para poder acceder a la impresión de cada uno de los documentos importados del central.
•
• : Al pulsar en este icono se accede a la pantalla Captura de En Firmes para
importar información.
• : Al pulsar en este icono se accede a la pantalla Detalle del En Firme por
anualidades. Caso de no haberse realizado ninguna consulta el Sistema emite el mensaje de que hay que realizar una búsqueda o capturar expediente.
• Fecha Adj.: Fecha adjudicación del expediente
Datos de la anualidad ejercicio corriente
• : Al pulsar este icono se accede a la pantalla Operaciones En firme en la
anualidad. En el momento de pulsarlo informa de si hay nuevos documentos no sentados en SAICI.
• : Al pulsar este icono se presenta un informe resumido con la información económica
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• Total
o Adjudicado: Total adjudicado para la anualidad
o Modificaciones: Total de las modificaciones para la anualidad o Disponible: Total disponible en la anualidad
• Crédito
o Adjudicado: Crédito correspondiente al adjudicado para la anualidad
o Modificaciones: Crédito correspondiente a las modificaciones para la anualidad o Disponible: Crédito disponible
• Expediente: Número de expediente económico
• Tipo de Expediente: Tipo de expediente
• Proveedor de la adjudicación: Razón social del adjudicatario. Proveedor
• NIF: NIF del proveedor
Pantalla Detalle del en firme por anualidades
Se presenta la información de las anualidades con los importes totales. No se puede realizar ninguna modificación.
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Pantalla de Captura de En Firmes
Se presenta un sumario de los expedientes que están pendientes de capturar. Al pulsar en el icono
• Si el expediente viene del Central con referencia SAICI y las aplicaciones presupuestarias y los importes coinciden se realiza la asociación automáticamente y se presenta la pantalla En Firme
• Si el expediente viene del Central sin referencia SAICI o las aplicaciones presupuestarias y
los importes no coinciden se accede a la pantalla Reserva / Solicitud de Inicio de
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Pantalla de Reserva / Solicitud de Inicio de Expediente
En esta pantalla se presentan los expedientes que están dados de alta en SAICI a través de Solicitud / Reserva de crédito y que todavía no están asociados a ningún expediente del Central.
• Expedientes contabilizados en el Central y que no han sido dados de alta previamente en SAICI a través de la opción Solicitud / Reserva de crédito
Se pulsará en el icono para dar de alta el expediente en SAICI.
• Expedientes contabilizados en el Central y que se corresponden con alguno de los
presentados en esta pantalla.
Pulsar el icono que aparece a la derecha de la línea del expediente que se desee asociar. Caso de existir diferencia entre aplicaciones presupuestarias e importes el Sistema informará de ello.
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Pantalla Operaciones En Firme en la anualidad
Esta pantalla puede presentar dos aspectos según el punto desde el cual se acceda.
Acceso por de la pantalla En Firme
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En esta pantalla se presenta un resumen de la información de los documentos generados y contabilizados en el Sistema SCG (Sistema de Contabilidad General) hasta la fase OP. Esta documentación puede verse a través de SICE.
Cuando en SCG se ha realizado un AD con la clave de fase 20421 - Toma de razón sobre retenido, en SAICI se traduce en dos movimientos un ARES y un ADJ.
El color en el que se presenta el resumen del documento determina su situación.
Rojo
No se ha realizado nada con el documento. No está importado en SAICI
Azul
El documento está en proceso de asignación en SAICI. Es una situación transitoria.
Negro
El documento está procesado en SAICI
A la derecha de cada una de las líneas aparece el icono que permite acceder a la pantalla
Asignación del importe del movimiento a aplicaciones y cuentas internas.
Cuando un documento ya está sentado en SAICI y se accede a la pantalla Operaciones En Firme en la anualidad a través de de la pantalla En firme aparece el icono que permite imprimir el documento que corresponda a la línea.
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Pantalla Asignación del Importe del movimiento a aplicaciones y cuentas internas
En esta pantalla cuando se accede a través de la opción Gestión no pueden realizarse cambios en las aplicaciones presupuestarias. El Sistema solo permite asignar importes a cuentas internas pudiendo realizarse los desgloses que el usuario considere oportunos.
La asignación debe realizarse por el orden que aparece en pantalla y caso de haber varias líneas en rojo deben asignarse todas las líneas.
No se habilitará el botón hasta que estén todos los movimientos sentados en SAICI.
La información se guardará desde el icono de la pantalla En Firme que es la pantalla a la que
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Documentación – Pantalla Operaciones En Firme en la Anualidad
Una vez que los movimientos hayan sido sentados en SAICI el Sistema permitirá obtener la documentación de los movimientos. Obedecerá a los tipos de documentos RC, RC/ o AD.
Documento RC
Deberá contener la misma información del documento RC contabilizado en SCG y que se puede obtener a través de SICE
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Documento RC/ (AD 20421 - Toma de razón sobre retenido en SCG)
En el caso de que el RC/ obtenido en SAICI obedezca a la clave de fase 20421 - Toma de razón sobre retenido en SCG, este documento no aparecerá en SICE ya que está embebido en el AD correspondiente en SCG.
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Documento AD
Deberá contener la misma información del documento AD contabilizado en SCG y que se puede obtener a través de SICE. Puede obedecer a documentos AD en SCG con las claves de fase:
20420 Toma de razón sobre disponible 20421 Toma de razón sobre retenido
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Documento RC/
Deberá contener la misma información del documento RC/ contabilizado en SCG y que se puede obtener a través de SICE.
