Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versión del Aplicativo 17.06.00 De fecha 29 de diciembre de 2017
Manual de Usuario
Sub Módulo de Tesorería en Web
INDICE
1. INTRODUCCIÓN ... 3
2. OBJETIVO ... 3
3. ACCESO AL SIGA EN WEB ... 4
3.1. Acceso al Módulo de Tesorería ... 6
4. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE TESORERÍA ... 6
4.1. Barra de Menú ... 7
4.2. Barra de Herramientas ... 8
4.3. Navegación de Ventanas ... 8
5. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO ... 9
5.1. Administración ... 9
5.1.1. Cambiar Clave ... 9
5.1.2. Cerrar Sesión ... 10
5.2. Viáticos ... 10
5.2.1. Registro de Pedidos ... 11
5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional ... 11
5.2.2. Planilla de Viáticos ... 37
5.2.2.1. Generación ... 37
5.2.2.2. Rendición ... 44
5.2.2.3. Rendición por Comisionado... 66
5.3. Caja Chica ... 69
5.3.1. Egresos ... 69
5.3.1.1. Comprobantes de Pago y Otros (Ajuste) ... 69
5.3.1.2. Planilla de Movilidad ... 95 5.3.1.3. Vale Provisional ... 114 5.3.2. Resumen Caja ... 132 5.3.2.1. Auxiliar Estándar ... 132 5.3.2.2. Rendición ... 143 5.3.3. Arqueo de Caja ... 159 5.3.3.1. Arqueo ... 160
1. INTRODUCCIÓN
La Oficina General de Tecnología de la Información – OGTI, del Ministerio de Economía y Finanzas ha considerado conveniente desarrollar el Módulo de Tesorería – MT del Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA con la finalidad de contribuir con el seguimiento, supervisión y control de los procesos de asignación y rendición de gastos de Pasajes y Viáticos, así como la gestión y control Caja Chica, para contribuir de esta manera, a la descentralización de los procesos y acceso a la información a través de Internet, así como, facilitar el registro de los gastos para ser realizado directamente por el personal a quien se le asignó los recursos.
Las funcionalidades implementadas en el Sub Módulo Viáticos permiten registrar los Pedidos de Viáticos Institucional, la generación de las Planillas de Viáticos, así como la rendición de las mismas por los Comisionados.
Además, el Sub Módulo Caja Chica permite registrar los Egresos por Comprobantes de Pago y Otros, y Planillas de Movilidad; efectuar Resúmenes de Caja Chica mediante el reporte Auxiliar Estándar y las Rendiciones por Reembolso y Liquidación; además permite efectuar el Arqueo de Cajas Chicas.
Asimismo, se podrá obtener diversos reportes por cada funcionalidad.
2. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo guiar a los distintos Usuarios y Operadores del Módulo de Tesorería en Web, en el registro de la información, aplicación de los procedimientos para la asignación, otorgamiento y rendición de cuentas de Pasajes y Viáticos dentro y fuera del territorio nacional de la Unidad Ejecutora; asimismo, en la gestión de Caja Chica.
3. ACCESO AL SIGA EN WEB
En esta sección se detalla el procedimiento para el acceso al SIGA Web, así como, al Módulo de Tesorería.
La Unidad Ejecutora deberá contar con una dirección IP pública y un dominio en internet.
Al ingresar al link, el Usuario visualizará la ventana de Inicio de Sesión al SIGA Web, en la cual ingresará el Usuario y Contraseña de acceso previamente registrados en el Módulo Administrador del SIGA. Asimismo, seleccionará la Unidad Ejecutora, activando la barra de despliegue .
Seguidamente, dará clic en Aceptar
Nota: La clave se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Además, es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario la confidencialidad de la misma.Para el caso de usuarios nuevos que ingresen por primera vez al sistema o si su clave fue modificada por el usuario ADMIN o si su clave ha caducado, el Sistema mostrará por única vez la ventana ‘Cambio de Clave de Usuario’, donde se registrará los nuevos Datos de Acceso.
El Sistema presentará la ventana principal, mostrando los iconos de acceso a los Módulos del SIGA en Web, de acuerdo al acceso otorgado en el Perfil del Usuario en el Módulo Administrador del SIGA.
Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Módulo Administrador.3.1. Acceso al Módulo de Tesorería
Para acceder al Módulo de Tesorería, dar clic en el ícono Tesorería .
Al ingresar a esta opción, se presentará la ventana principal del Módulo de Tesorería en Web, en la cual se visualizará los Sub Módulos y Opciones que han sido adecuados para su ejecución en los browsers Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, entre otros.
4. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE TESORERÍA
En la parte superior izquierda de la ventana principal, se muestran los siguientes datos:
Nombre del Módulo al que está accediendo el Usuario.
Versión del SIGA en Web.
Barra de Menú
En la parte superior derecha de la ventana principal, se muestran lo siguiente:
Nombre de la Unidad Ejecutora.
Icono Selección de Módulos : De acuerdo a los accesos otorgados al Usuario, se desplegará los iconos para acceder a los Módulos del SIGA Web: Módulo de Logística, Módulo de Viáticos o Módulo de PpR.
Icono ‘Salir : Permite salir del Sistema, retornando a la ventana de Inicio de Sesión.
4.1. Barra de Menú
La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo de Tesorería incluye un conjunto de Sub Módulos utilizados para operar el Módulo. Su descripción y funcionalidades se detallan a continuación:
Su descripción y funcionalidades se detallan a continuación:
Nombre Descripción
Administración Contiene las funcionalidades que permiten al Usuario cambiar su clave de acceso al Sistema. Asimismo, contiene la opción que permite cerrar la sesión del Usuario, retornando a la ventana de Inicio de Sesión.
Viáticos Contiene las funcionalidades que permiten realizar el registro de los Pedidos de Viáticos Institucional al Interior y Exterior del país, así como, la generación y rendición de las Planillas de Viáticos, para ser realizado directamente por el Comisionado.
Caja Chica Esta conformado por las funcionalidades que permiten registrar los
Egresos y Rendición de Caja Chica y visualizarlos en el ‘Auxiliar Estándar de Caja Chica’, así como realizar el Arqueo.
4.2. Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la operatividad del Módulo.
La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación:
: Permite retornar a la ventana principal del Módulo.
: Permite salir del Módulo y retornar a la ventana de Inicio de Sesión.
: Despliega las opciones de acceso a los Módulos a los cuales el Usuario tenga acceso.
4.3. Navegación de Ventanas
En la parte inferior de las ventanas, se podrá mostrar una barra de paginación que permiten al Usuario desplazarse por las páginas de los registros consultados, siempre y cuando se cuente con un mayor número de registros de los mostrados en pantalla.
La funcionalidad de cada icono se describe a continuación:
: Permite retornar a la página inicial.
: Permite ir a la página anterior.
: Indica el número de página actual y la cantidad total de páginas que contienen información. Además, permite ir a una página específica, ingresando el número en el recuadro.
: Permite ir a la página siguiente.
: Permite ir a la última página.
: Indica el intervalo de registros mostrados en la página actual, así como la cantidad total de registros.
5. FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO
En esta sección, se describe las funcionalidades de cada una de las opciones contenidas en los Sub Módulos del Módulo de Tesorería en Web.
5.1. Administración
El Sub Módulo Administración contiene las opciones: Cambiar Clave y Cerrar Sesión.
5.1.1. Cambiar Clave
Esta opción permite al usuario cambiar su clave de acceso actual. El cambio de clave automáticamente afectará a todos los Módulos del Sistema a los que tenga acceso.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Administración – Cambiar Clave”.
Sistema presentará la ventana Cambiar Clave, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos:
Clave Actual: Ingresar la clave actual de acceso al Sistema.
Nueva Clave: Ingresar la nueva clave de acceso.
Luego, dar clic en el botón Aceptar . El Sistema mostrará un mensaje al Usuario confirmando la modificación de la clave de acceso:
5.1.2. Cerrar Sesión
Esta opción permite al Usuario terminar la Sesión del Usuario en el Sistema, retornando a la ventana de acceso.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Administración – Cerrar Sesión”.
5.2. Viáticos
El Sub Módulo Viáticos, permite realizar el registro de los pedidos de Viáticos Institucional al Interior y Exterior del país, así como, la generación y rendición de Viáticos.
Este Sub Módulo contiene las opciones: Registro de Pedido y Planilla de Viáticos.
Nota: Para el cambio de clave deben contemplarse las mismas validaciones señaladas en el numeral 5.1.4 del Manual de Usuario del Módulo Administrador.5.2.1. Registro de Pedidos
Esta opción contiene la Sub Opción Pedido de Viático Institucional, la misma que permite realizar Pedidos de Viático Institucional al Interior y Exterior del país, solicitado por los Centros de Costo.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos - Registro de Pedidos”, comose muestra a continuación:
5.2.1.1. Pedido de Viático Institucional
Esta opción permite a los Usuarios de los Centros de Costo generar sus Pedidos de Viático Institucional al Interior y Exterior del país, para Metas de Tipo Actividad y Proyecto.
El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “Viáticos – Registro de Pedidos
– Pedido de Viático Institucional”, como se muestra a continuación:
Validación: El registro de Pedidos de Viático Institucional no se activa para los Usuarios que en su perfil de Usuario tuviera asignado ‘Todos los Centros de Costo’, mostrando el Sistema el siguiente mensaje al Usuario:
Filtros:
Año: Permite visualizar la información por año de registro de los Pedidos. activando la barra de despliegue .
Mes: Permite visualizar la información por Todos o un mes de registro de los Pedidos, activando la barra de despliegue .
Centro de Costo: Permite visualizar la información por Centro de Costo solicitante del pedido, activando la barra de despliegue .
Estado: Permite visualizar la información por Todos o un Estado de Pedido: (Pendiente, V.B., Aprobado).
Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un pedido por número. Para ello, ingresar el número en la caja de búsqueda y presionar la tecla Enter.
Responsable: Muestra el Responsable del Centro de Costo, previamente seleccionado.
Registrar Pedido de Viático Institucional
Para registrar un Pedido de Viáticos Institucional al Interior o Exterior del país, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:
1. Registrar Datos del Pedido:
En la sección Datos de Pedidos dar clic en el icono Nuevo Pedido de Viático .
El Sistema presentará la ventana Datos Generales del Pedido, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos:
Nota: El dato que se registre en la Glosa del Pedido, será replicado en el campo ‘Observaciones’ de la Generación de la Planilla de Viáticos. Año: Muestra el año vigente de la generación del Pedido.
Nº Pedido: Muestra el número correlativo del Pedido, autogenerado por el Sistema. Es independiente del Centro de Costo.
Estado: Muestra el Estado actual del Pedido.
Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante.
Fecha: Seleccionar la fecha de generación del Pedido. Por defecto mostrará la fecha actual. Para seleccionar otra fecha, dar clic en el icono Calendario y seleccionar la fecha correspondiente.
Tarea: Seleccionar la Tarea, activando la barra de despliegue . Se listarán tanto las tareas de Actividad como de Proyecto relacionadas al Centro de Costo.
Tipo: Muestra el tipo de Tarea (Actividad o Proyecto).
Act. Proy: Muestra ‘A’ cuando es Actividad y muestra ‘P’ cuando es Proyecto.
Glosa: Permite registrar el motivo de la solicitud del Pedido. Este campo es opcional.
Luego, dar clic en el botón .
El Sistema Mostrará un mensaje al Usuario, preguntando si desea ingresar el solicitante del Pedido como Comisionado. Dar clic en Sí, para confirmar, caso contrario dar clic en No.
Validación: Si al seleccionar Sí, el Comisionado tuviera Viáticos pendientes de Rendición, el Sistema solicitará se ingrese la clave de Autorización del registro del Pedido para dicho Comisionado.
El Pedido registrado se visualizará en la sección Datos de Pedidos en estado Pendiente, mostrando los siguientes datos: Número del Pedido, Fecha de generación, Solicitante, Estado, y el indicador PR (Pendiente de Rendición: SI / NO).
De requerir modificar los datos del Pedido de Viático, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el icono Editar Pedido de Viático .
Para eliminar un Pedido de Viático, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Pedido de Viático .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación:
2. Ingresar Comisionado:
Si se ingresó el solicitante del pedido como Comisionado, al marcar el circulo del Pedido, en la sección Datos de Comisionados se mostrará los datos del Comisionado:
Si no se ingresó el solicitante del pedido como Comisionado, el Usuario deberá ingresarlo, dando clic en el icono Agregar Comisionado :
El Sistema presentará la ventana Insertar Comisionado, con la relación del Personal de la Unidad Ejecutora, indicando los siguientes datos: Código empleado, Nombre empleado, Centro de Costo, Nombre Centro de Costo. Asimismo, la cabecera de cada columna cuenta con un campo de búsqueda que permitirá filtrar la información ingresando el dato correspondiente y dando Enter.
Nota: La búsqueda se realizará sobre todos los registros, sin importar la página en que nos encontremos.El Usuario, seleccionará el(los) Comisionado(s) correspondiente(s), marcando con un check en el campo de selección ubicado al lado izquierdo del código del empleado y luego dará clic en el botón .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la inserción.
Validación: Si al seleccionar Sí, el Comisionado tuviera Viáticos pendientes de Rendición, el Sistema solicitará se ingrese la clave de Autorización del registro del Pedido para dicho Comisionado.
El Sistema mostrará la ventana Edición de Datos de Comisionado, en la cual se registrará los siguientes datos:
Meta: Seleccionar la meta a la cual se va a afectar el gasto de la comisión, activando la barra de despliegue . Se mostrará automáticamente la Función, División Funcional, Grupo Funcional, Programa, Producto/Proyecto, Actividad/Al/Obra, Finalidad, y Código Meta.
Fte/ Rub: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro en la cual se va a afectar el gasto de la comisión, activando la barra de despliegue .
Escala: Seleccionar la Escala de Viatico del Comisionado, activando la barra de despliegue .
Beneficiario: Permite seleccionar o registrar el beneficiario que recibirá la indemnización del asegurador, en caso suceda algún caso previsto por la póliza del asegurado durante la Comisión de Servicio.
o Seleccionar Beneficiario: Si el beneficiario estuviera registrado en el Sistema, se podrá seleccionarlo, dando clic en el icono Seleccionar Beneficiario . El Sistema mostrará la ventana del mismo nombre, en la cual se deberá marcar el circulo del beneficiario correspondiente, luego
dar clic en el icono .
o Registrar Beneficiario: Para registrar un beneficiario, dar clic en el icono
Agregar Beneficiario . El Sistema mostrará la ventana Registro de Beneficiario, en la cual se deberá registrar los siguientes datos: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, Nro. DNI, Teléfono, Dirección. Luego dar clic en el botón .
Cuenta: Permite registrar la Cuenta Bancaria del Comisionado (Ahorros o CCI), activando la barra de despliegue y registrando el número de la Cuenta.
Finalmente, dar clic en el botón .
Eliminar Comisionado
Para eliminar un Comisionado, marcar el circulo del registro correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Comisionado :
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación:
Nota: Si se tuviera registrado algún destino, el icono ‘Eliminar Comisionado’ se mostraráCambiar Comisionado
Para cambiar un comisionado por otro, marcar el círculo del registro del correspondiente y dar clic en el icono Cambiar Comisionado :
El Sistema mostrará la ventana Cambiar Comisionado, en la cual se marcará el circulo del comisionado correspondiente y luego dará clic en el botón .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar el cambio.
3. Agregar Destinos
El Usuario deberá marcar el circulo del comisionado correspondiente y en la sección Datos de Destinos dar clic en el icono Agregar Destino :
Validación: Si no se registró la Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta y Escala, el Sistema mostrará el siguiente al Usuario:
El Sistema presentará la ventana Registro de Destino, en la cual se registrará los siguientes datos:
Tipo Destino: Seleccionar el tipo de destino (Nacional o Extranjero) activando la barra de despliegue .
Origen:
Nacional .- Si el lugar de origen es Nacional, se registrará los siguientes datos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , el Sistema mostrará la ventana Selección de Origen, en la cual se marcará el circulo del origen correspondiente y dará clic en el botón
.
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre Provincia, Código Distrito, y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Origen, se mostrará automáticamente los datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en el icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino de origen.
Extranjero.- Si el lugar de origen es al Extranjero, se registrará los siguientes datos:
o Código: Dando clic en el icono Seleccionar Origen , el Sistema mostrará la ventana Selección de Origen, en la cual marcará el circulo del lugar de origen correspondiente y dará clic en el botón
.
Al seleccionar el destino de Origen, se mostrará automáticamente los datos en los campos: País y Ciudad.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de inicio de la comisión, dando clic en el icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al destino origen.
Destino:
Nacional.- Si el lugar de destino es Nacional, se registrará los siguientes datos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , el Sistema mostrará la ventana Selección de Destino, en la cual el Usuario marcará el circulo del destino correspondiente y dará clic en el
botón .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el lugar de Destino, se mostrará automáticamente los datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al Destino.
Extranjero.- Si el lugar de destino es Nacional, se registrará los siguientes datos:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Destino , el Sistema mostrará la ventana Selección de Destino, en la cual el Usuario marcará el circulo del destino correspondiente y dará clic en el
botón .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Código de País, Nombre del País, Código de la Ciudad y Nombre de la Ciudad.
Al seleccionar el lugar de destino, se mostrará automáticamente los datos en los campos: País y Ciudad.
o Fecha: Permite seleccionar la fecha de fin de la comisión, dando clic en el icono Calendario .
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al Destino.
Para Agregar/Editar/Eliminar países y ciudades del Exterior tanto en Origen como Destino, dar clic en el botón de la ventana
Selección de Origen o Selección de Destino.
El Sistema mostrará la ventana Edición de Destino, en la cual el Usuario podrá realizar lo siguiente:
El Sistema mostrará la ventana Registro de País, en la cual se ingresará el nombre del país y dará clic en el botón .
- Editar nombre del País: Marcar el circulo del país correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Editar País
.
El Sistema mostrará la ventana Edición de País, en la cual se modificará el nombre y dará clic en el botón .
- Eliminar País: Marcar el circulo del país correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Eliminar País
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación:
- Agregar Nueva Ciudad: Marcar el circulo del país
correspondiente y seguidamente dar clic en el icono Nueva Ciudad de la sección Ciudades.
El Sistema mostrará la ventana Registro de Ciudad, en la cual se registrará el nombre de la Ciudad y dará clic en el botón
.
El Sistema mostrará la ventana Edición de Ciudad, en la cual realizará la modificación correspondiente y dará clic en el botón
.
- Eliminar Ciudad: Marcar el circulo del País y de la Ciudad correspondiente y seguidamente, dar clic en el icono Eliminar Ciudad
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, en la cual dará clic en OK para efectuar la eliminación.
En la sección Lista de Destinos, se visualizará los destinos ingresados, mostrando la siguiente información: Tipo (Nacional o Exterior), Origen, Fecha de Salida, Destino, Fecha de Retorno y Número de días de la comisión.
Para modificar los datos de un destino, el Usuario marcará el circulo del registro correspondiente y dará clic en el icono Editar Destino :
Para eliminar un destino, el Usuario marcará el circulo del registro correspondiente y dará clic en el icono Eliminar Destino :
Nota: Si el Destino cuenta con Rutas ingresadas, el icono ‘Editar Destino’ y ‘Eliminar Destino’, se mostrarán inactivos.El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación:
4. Agregar Ruta:
Luego de registrar los datos del destino, en la parte inferior derecha de la ventana se activará la sección Datos de Ruta, mostrando los siguientes datos en función al destino previamente registrado: Número de Orden de la Ruta, Tipo de Ruta (Terrestre, Fluvial o Aéreo), Lugar de Partida, Lugar de Llegada. Adicionalmente, el Usuario podrá Agregar, Editar o Eliminar la Ruta.
- Agregar Ruta: Para agregar una Ruta, el Usuario dará clic en el icono Agregar
Ruta .
El Sistema mostrará la ventana Registro de Ruta, en la cual se registrará los siguientes datos:
Tipo Ruta: Seleccionar el Tipo de Ruta Terrestre, Fluvial o Aéreo.
Nota: Los viajes ‘Terrestre’ y ‘Fluvial’ no generan Orden de pasaje, ya que este se incluye en el monto de la Planilla. En el caso de los viajes Aéreos (Nacional o Exterior) sí se genera, para la emisión de la Orden de Servicio. Orden: Seleccionar el orden de las rutas que el comisionado realizará, activando la barra de despliegue .
Origen: Permite seleccionar la ruta de origen del viaje:
o Código: dando clic en el icono Seleccionar Origen , el Sistema mostrará la ventana Selección de Origen, en la cual el Usuario marcará el circulo del lugar de la ruta correspondiente
y dará clic en el botón .
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar el la ruta de origen, se mostrará automáticamente los datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto al Origen.
Destino: Permite seleccionar la ruta de destino de la comisión:
o Código: Dando clic en el icono Seleccionar Destino , el Sistema mostrará la ventana Selección de Destino, en la cual el Usuario marcará el circulo de la ruta destino correspondiente y
En la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Código de Departamento, Nombre Departamento, Código Provincia, Nombre Provincia, Código Distrito y Nombre Distrito.
Al seleccionar la ruta de destino, se mostrará automáticamente los datos en los campos: Departamento, Provincia y Distrito.
o Glosa: Permite ingresar alguna observación o comentario respecto a la ruta de destino.
Luego, dar clic en el botón Grabar .
- Editar Ruta: Marcar el circulo de la ruta correspondiente y dar clic en el icono Editar Ruta . El Sistema mostrará la ventana Edición de Ruta, en la cual se realizará las modificaciones correspondientes y dará clic en el botón
.
- Eliminar Ruta: El Usuario marcará el circulo de la ruta correspondiente y dará clic en el icono Eliminar Ruta .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, en la cual dará clic en OK, para efectuar la eliminación.
5. Dar VºBº al Pedido de Viático
Una vez registrado el Pedido de Viático, el Usuario Responsable de Autorizar el Pedido procederá a darle Vº Bº (Visto Bueno), para ello marcará el circulo del Pedido correspondiente y dará clic en el icono Visto Bueno .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para pasar al estado V° B°:
Nota: Para modificar o eliminar un Pedido de Viático, este deberá encontrarse en estado Pendiente.REPORTES
Para generar los reportes de Pedidos de Viáticos, marcar el circulo del Pedido correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .
El Sistema presentará la ventana Imprimir Reporte de Pedido de Viático, con las siguientes opciones de reporte:
El Usuario deberá marcar el circulo del reporte a imprimir y el icono del tipo de archivo en el que desea visualizar lainformación, luego dará clic en el botón .
Listado Pedido de Viático.- Este reporte muestra la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional por Año, Mes, Centro de Costo y Estado, en función a los filtros seleccionados en la ventana principal Registro Pedidos de Viáticos.
El reporte mostrará la siguiente información: Número del pedido, Fecha del pedido, Centro de Costo y Nombre del solicitante, Estado del pedido y el Indicador Pendiente de Rendición (SI /NO).
Formato Pedido de Viático.- Este reporte muestra el Formato de la Solicitud de Viático. Para ello, en la ventana principal, el Usuario seleccionará el registro de Pedido correspondiente y dará clic en el icono Imprimir de la barra de herramientas. El reporte mostrará la siguiente información: Centro de Costo, Solicitante, Motivo del viaje, Nombre del Comisionado, Número de días y horas que dura la Comisión, Tipo de Escala, DNI del Comisionado, Cadena presupuestal, Origen del viaje, Destino del viaje, Fecha y Hora de salida, Fecha y Hora de regreso, Tipo de Ruta (Terrestre, Fluvial o Aéreo), Ruta Origen, Ruta Destino, Observaciones. Asimismo, al final del formato se mostrará dos campos para las firma del Solicitante y la persona que Autoriza.
5.2.2. Planilla de Viáticos
Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional, así como la Rendición de las mismas.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos – Planilla de Viáticos”
Al ingresar a esta opción, se muestran las sub opciones: Generación, Rendición y Rendición por Comisionado, según lo asignado desde Perfil de Usuario, como se muestra a continuación:
5.2.2.1. Generación
Esta opción permite generar las Planillas de Viáticos Institucional de los Pedidos de Viáticos solicitados por los Centros de Costo.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos-
Viáticos Institucional solicitados por los Centros de Costo, y en la parte superior, contiene los filtros de selección: Año, Mes, Centro de Costo, Tipo Ppto. y el campo de búsqueda ‘Nro. Pedido’, que permitirán filtrar la información mostrada en pantalla.
Filtros:
Año: Permite filtrar la información por año al que corresponde los Pedidos. Por defecto mostrará el año de ejecución actual . Para seleccionar otro año, activar la barra de despliegue .
Mes: Permite filtrar la información por Todos o un mes al que corresponde los Pedidos, activando la barra de despliegue . Por defecto mostrará el mes actual.
Centro de Costo: Permite filtrar la información por Centro de Costo solicitante del Pedido, activando la barra de despliegue .
Tipo Ppto.: Permite filtrar a información por Tipo de Presupuesto (Presupuesto Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .
Campo de Búsqueda:
Nro. Pedido: Permite realizar la búsqueda de un Pedido, por número, ingresándolo ern la caja de búsqueda y presionando la tecla Enter.
Glosa:
Muestra la glosa del Pedido seleccionado, registrada en el registro del Pedido de Viáticos Institucional.
Generar Planilla de Viáticos
Para generar la Planilla de Viáticos, el Usuario deberá ingresar a la carpeta amarilla del Pedido correspondiente.
El Sistema mostrará la ventana Planilla de Viáticos – Ficha de Datos (previamente sin datos). Dar clic en el icono Insertar Planilla .
El Sistema mostrará los datos relacionados al Comisionado, Planilla de Viáticos a generarse, Datos de la Comisión, y detalle de los Viáticos y Pasaje.
Seguidamente, el Usuario registrará los siguientes datos:
Comisionado:
o Nº Resolución: Registrar el número de resolución que autoriza el Viático.
Planilla de Viáticos:
o Año: Muestra el año de generación de la Planilla de Viáticos.
o Nro. Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viáticos autogenerada por el Sistema. Puede ser editada por el Usuario.
o Fecha: Muestra la fecha de la generación de la Planilla de Viáticos.
o Estado: Muestra el estado de la Planilla de Viáticos.
o Exp. SIAF: Muestra el número de expediente SIAF correspondiente a la Planilla de Viáticos.
Datos de Comisión:
o Fecha Inicio: Muestra la fecha que inicia la comisión.
o Fecha final: Muestra la fecha de culminación de la comisión.
o Días: Muestra el número de días que dura la comisión.
o Horas: Muestra el número de horas que dura la comisión.
o Moneda: Muestra por defecto el tipo de moneda según el tipo de Viático (Nacional o al Exterior).
o Tipo Cambio: Muestra por defecto el tipo de cambio según el tipo de Viático (Nacional o al Exterior). Para Viáticos al Exterior, el tipo de cambio puede ser editado por el Usuario.
o Obs: Permite registrar opcionalmente alguna observación o comentario. Por defecto se mostrará el dato registrado en la Glosa del Pedido de Viáticos, pudiendo ser modificado por el Usuario.
Montos asignados:
o Viático: Muestra por defecto el monto asignado para el Viático. Este dato se mostrará después de grabar los datos.
o Pasaje: Muestra por defecto el monto registrado para pasajes. Este dato se mostrará después de grabar los datos.
o TUUA S/. : Muestra el monto asignado para la tarifa única de uso de aeropuerto. Este campo se encuentra bloqueado.
o Combustible: Permite registrar el monto asignado para combustible.
o Otros Gastos: Permite registrar el monto asignado para otros gastos.
o Serv. Diversos: Permite registrar el mono asignado para los servicios diversos.
Nota: Para viajes al Exterior, el campo combustible, pasaje, otros gastos y servicios diversos, se mostrarán inactivos. Fuente :
o FF/Rb: Muestra por defecto la fuente de financiamiento y rubro registrada en el Pedido del Viático.
o Botón : Al ingresar a este botón se visualizarán los Clasificadores de Gastos por cada Rubro de la Planilla de Viáticos.
pestañas:
Días, Horas, Minutos), Monto Viático Diario y Monto Viático Total, como se muestra a continuación:
o Detalle de Pasaje por Viaje: Al ingresar a esta pestaña, el Sistema mostrará las Rutas de viaje Terrestre y/o Fluvial, registradas en el Pedido del Viático. Las Rutas Aéreas no aparecerán en esta opción, ya que el monto del pasaje no se incluye en el monto de la Planilla; para éstas se generarán Orden de Pasaje.
El Usuario ingresará a la carpeta amarilla para registrar los montos de los pasajes.
En la ventana Rutas de Viaje, El Usuario deberá registrar el monto del pasaje para cada Ruta, luego dará clic en el icono .
Nota: Cuando el tipo de viaje es al Exterior no se generará pasaje por viaje terrestre.Finalmente, para proceder con la generación de la Planilla de Viáticos, dar clic en el icono Guardar , ubicado en la parte superior de la ventana Planilla de Viáticos – Ficha de Datos. Luego, dar clic en el icono Salir .
En la ventana Generación de Planilla de Viáticos, el Estado se actualizará de Pendiente a Proceso.
Eliminar Planilla de Viático
Para eliminar una Planilla de Viáticos, en la ventana Generación de Planilla de Viáticos
ingresar a la carpeta amarilla del registro correspondiente, el mismo que deberá encontrarse en Estado Pendiente.
Seguidamente, en la ventana Planilla de Viáticos – Ficha de Datos, dar clic en el icono
Eliminar Planilla .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, en el cual dará clic en Sí para efectuar la eliminación:
5.2.2.2. Rendición
Esta opción permite realizar la Rendición de gastos de los Viáticos asignados a los Comisionados.
El ingreso a esta opciónes siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos - Redición” como se muestra a continuación:
DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Rendiciones, mostrando el listado de las Planillas de Viáticos comprometidas, y en la parte superior los filtros de selección: Año, Estado y Tipo Ppto.
Filtros:
Año: Permite filtrar la información por año. Por defecto muestra el año de ejecución actual, para seleccionar otroaño, activar la barra de despliegue .
Estado: Permite filtrar la información por Todos o un Estado de Planillas de Viáticos (Pendiente, Anulado, Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso, activando la barra de despliegue .
TipoPpto: Permite filtrar la información por Tipo de Presupuesto (Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .
Mensaje de Alerta:
Asimismo, la parte intermedia de la ventana, muestra un mensaje de alerta en color rojo, indicando lacantidad de Planillas de Viáticos que excedieron el plazo máximo de Rendición.
Listado de Planilla de Viáticos:
La parte intermedia de la ventana, contiene la relación de las Planillas de Viáticos Institucional solicitadas por los Centros de Costo y que se encuentran Comprometidas.
Asimismo, en la parte superior de cada columna, se tiene un campo de búsqueda por Nº Planilla, Fecha, Pedido, Comisionado y Centro de Costo Solicitante.
PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE PLANILLA DE VIÁTICOS
Para realizar la Rendición de una Planilla de Viáticos, el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:
1. En la ventana Rendiciones, ingresar a la carpeta amarilla de la Planilla correspondiente.
El Sistema presentará la ventana Rendición – Planilla de Viáticos, mostrando los datos del Comisionado, Planilla de Viáticos, Comisión, Fechas de Reprogramación (en caso haya sido reprograma la Comisión de Servicio) y Monto total del Viático.
2. Rendición con documentos
Para registrar los Comprobantes de Pago obtenidos de los gastos realizados en la Comisión de Servicio, en la pestaña Rendición de Viáticos con Documentos,dar clic en el icono Agregar Rendición .
El Sistema presentará la ventana Registro de Rendición con Documentos, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos:
Nota: El monto de las rendiciones por concepto TUUA se acumularán en el campo Viático de la sección Monto Rendición Viático. Itinerario: Cuando el concepto del gasto es Pasaje¸ el Sistema activará el campo Itinerario, en el cual el Usuario podrá registrar opcionalmente el itinerario realizado. Esta información será mostrada en el reporte “Rendición
por Itinerario”.
Tipo Documento: Seleccionar el tipo de documento emitido (Boleta de Venta, Factura, Tickets o Cinta con IGV, Boleto de Viaje), activando la barra de despliegue.
Serie/Nº Doc.: Registrar la serie y número del Comprobante de Pago.
Fecha: Seleccionar la fecha de emisión del Comprobante de Pago, dando clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha correspondiente al plazo máximo de rendición, según norma.
Razón Social: Permite seleccionar o registrar la Razón Social del proveedor que emitió el Comprobante de Pago.
o Seleccionar Proveedor: Si el Proveedor se encuentra registrado en el Sistema, el Usuario lo seleccionará dando clic en el icono Buscar.
o Registrar Proveedor: Si el Proveedor no se encuentra registrado en el Sistema, el Usuario podrá registrarlo, ingresando al icono Nuevo Registro.
El Sistema presentará la ventana Registro de Clientes, en la cual se registrará los siguientes datos:
Nro. Documento: Se seleccionará el número de RUC desde la ventana de búsqueda de la SUNAT, para ello ingresar al botón
SUNAT.
El Sistema presentará la ventana Búsqueda SUNAT, en la cual el usuario realizará la búsqueda correspondiente por número de RUC y el sistema devolverá el Nombre de la Razón Social, Dirección y Estado del proveedor, seguidamente dará clic en Aceptar.
El Sistema mostrará la ventana Registro de Clientes con los datos del proveedor. El Usuario registrará manualmente el número de teléfono y email; seguidamente dará clic en el icono Grabar .
Entidad Pública: Si el cliente es una Entidad Pública, se deberá marcar con un check el campo Entidad Pública .
Exonerado: Registrar el monto exonerado del I.G.V., si corresponde.
Recargo al Consumo: Permite registrar el monto de recargo al consumo, si corresponde. Aplica para el Tipo de Documento Factura.
Valor Total:Registrar el valor total del Comprobante de Pago.
I.G.V.: Muestra automáticamente el valor del I.G.V., el cual corresponde al monto que resulta del Valor Total menos el Exonerado menos el Recargo al Consumo, pudiendo ser editado por el Usuario. No aplica para Boleta de Venta, Boleto de Viaje y Recibo por Honorarios Profesionales.
Si el Usuario modifica manualmente el valor del I.G.V. (inicialmente calculado por el Sistema) y este no corresponde al 18% del Valor Total, al grabar, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para que el Sistema realice el recalculo respectivo del Valor Neto:
Retención (IR): Muestra el valor de la Retención por Impuesto a la Renta, para el caso de Recibos por Honorarios Profesionales, pudiendo ser editado por el Usuario.
Valor Neto: Muestra el valor neto del Comprobante de Pago, no pudiendo ser editado por el usuario.
3. Luego, dar clic en el botón Grabar .
Validaciones:
Si la fecha del Comprobante de Pago, no está en el rango de la fecha de inicio y fin de la Comisión, al grabar el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
La serie y número de comprobante de pago deben de registrarse de lo contrario el sistema emitirá mensaje al usuario:
La razón social debe ingresarse de lo contrario el sistema emitirá mensaje al usuario:
Editar Documento de Rendición
Para editar un documento de rendición, el Usuario marcará el circulo del comprobante correspondiente y dará clic en el icono Editar Rendición .
El Sistema presentará la ventana Registro de Rendición con Documentos, en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y luego dará clic en el botón
Eliminar Documento de Rendición
Para eliminar un documento de rendición, marcar el circulo del comprobante correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Rendición .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación.
4. Rendición sin documentos
Para declarar los gastos donde no se pudieron obtener documentos sustentatorios, en la pestaña Rendición Declaración Jurada sin Documentos, dar clic en el icono
El Sistema presentará la ventana Registro de Rendición sin Documentos, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos:
Concepto: Sólo se podrá seleccionar los conceptos Alimentación, Hospedaje, Movilidad y TUUA, activando la barra de despliegue.
Nota: El monto de las rendiciones por concepto TUUA se acumularán en el campo Viático de la sección Monto Rendición Viático. Fecha: Seleccionar la fecha del gasto, dando clic en el icono Calendario . Por defecto mostrará la fecha correspondiente al plazo máximo de rendición, según norma.
Concepto de Gasto: Registrar el concepto del gasto.
5. Finalmente, dar clic en el botón Grabar .
Validaciones:
a) Si la fecha del concepto de gasto no está en el rango de la fecha de inicio y fin de la Comisión, el Sistema no grabará el registro y mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
b) El sistema validará que sólo se registe los conceptos Alimentación, Hospedaje, Movilidad y TUUA, caso contrario emitirá el siguiente mensaje al usuario:
Para el caso de Viáticos Nacionales, el Sistema validará que el monto total de la Declaración Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 3° del Decreto SupremoNº 007-2013-EF que regula la autorización de viajes en el territorio nacional; donde se precisa que el porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas mediante Declaración Jurada no supere el treinta por ciento (30%) del monto total del viático; de lo contrario mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
Para el caso de Viáticos al Exterior, se validará que el monto total de la Declaración Jurada no sobrepase el tope establecido en el Artículo 6° del Decreto Supremo N° 056-2013-PCM que regula la autorización de viajes al Exterior, donde se precisa que el porcentaje máximo permitido para la rendición de cuentas mediante Declaración Jurada no supere el veinte por ciento (20%) del monto total del viático.
Asimismo, el Usuario podrá realizar modificaciones o eliminar la Rendición de los documentos:
Editar Rendición sin documento
Para editar una Rendición sin documento, marcar el circulo del concepto de gasto correspondiente y dar clic en el icono Editar Declaración .
El Sistema presentará la ventana Registro de Rendición sin Documentos , en la cual el Usuario realizará las modificaciones correspondientes y dará clic en el botón
Eliminar Rendición sin documento
Para eliminar una Rendición sin documento, marcar el circulo del concepto de gasto correspondiente y dar clic en el icono Eliminar Declaración .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la eliminación:
6. Seguidamente, en la sección Reprogramación/Rendición , registrar los siguientes datos:
Fecha Rendición: Registrar la fecha de Rendición de la Planilla de Viáticos, dando clic en el icono Calendario .
Comp. Pago Nº: Registrar el Comprobante de Pago emitido por Tesorería. 7. Luego, se deberá cambiar el Estado de la Planilla de Viáticos de Compromiso a
Rendición, para ello activar la barra de despliegue del campo Estado de la sección
Planilla de Viáticos, y seleccionar Rendición.
Luego, dar clic en el botón .
En la ventana Rendiciones, el Estado de la Planilla de Viáticos cambiará de
8. Para finalizar, el responsable de aprobar la Rendición de Viáticos, procederá a dar
Visto Bueno a la Rendición, para ello marcar el circulo del registro correspondiente y dar clic en el icono Dar Visto Bueno .
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar el VB.
El estado de la Rendición, pasará de Pendiente a Rendición VºBº.
Para retornar al estado Pendiente, marcar el circulo del registro de la Rendición correspondiente y dar clic en el icono Dar Pendiente
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar el cambio de estado:
Nota: Para modificar la Rendición de una Planilla de Viático, esta debe encontrarse en estado ‘Rendición Pendiente’.Reembolso de Viáticos
En el caso de que los gastos realizados haya sido mayor al monto otorgado para la Comisión de Servicio, en la ventana Rendición – Planilla de Viáticos en el campo
Devolución
En el caso de que los gastos efectuados en la Comision de Servicio haya sido menor al monto del Viático otorgado, se mostrará el monto correspondiente en el campo
Devolución.
Devolución Total
El Sistema permite realizar la Devolución Total del monto asignado a un Comisionado, en cayo que éste no haya sido utilizado.
Para ello en la ventana Rendición – Planilla de Viáticos, marcar con un check el
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para efectuar la devolución total.
En la sección Rendición Viáticos con Documentos, el Sistema insertará un registro por cada rubro correspondiente, en el que se hayan asignado montos durante la generación de la Planilla de Viáticos.
Por cada registro se muestra la siguiente información:
Número: Muestra el número correlativo del registro.
Concepto: Muestra por defecto el concepto ‘DEV. TOTAL’ (Devolución Total).
Tipo: Muestra por defecto ‘000’.
Monto: Muestra el monto asignado.
Refrescar datos
Para actualizar la información visualizada en la pantalla, el usuario dará clic en el icono
Refrescar datos .
REPORTES
Para generar los reportes de Rendición de las Planillas de Viáticos, en la ventana principal
Rendiciones, marcar el circulo de la Rendición correspondiente y dar clic en el icono
Imprimir .
El Sistema presentará la ventana Imprimir Reporte de Rendición, con las siguientes opciones:
El Usuario seleccionará el reporte correspondiente, asi como, el Tipo de Archivo a imprimir (PDF, Excel), luego, dar clic en el botón Imprimir .
A continuación se detallan los reportes:
Rendición de Cuentas de Viáticos y Gastos de Viaje
Estereporte muestra el detalle de la Rendición de Viáticos con documento, mostrando los siguientes datos:
En la parte superior se mostrará el Nombre del comisionado, Número de Planilla de Viático, Número de Expediente SIAF, Número de Comprobante de Pago, Motivo de la comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno y Número de días que dura la comisión.
En la parte intermedia se mostrará la relación de los comprobantes de pago, con los siguientes datos: Fecha de comprobante de pago, Tipo de Documento, Número de comprobante de pago, Razón Social del proveedor, Concepto de Gasto e Importe del concepto de gasto. Asimismo, se mostrará el Gasto Total de la documentación sustentatoria, Gasto Total sin documentación sustentatoria, Total del Gasto, Monto de Reembolso, Monto de Devolución, Monto Recibido.
En la parte inferior se mostrará, la ciudad y fecha de la rendición y un campo para la firma del comisionado.
Nota: Para viáticos al Exterior, el reporte mostrará los importes y símbolos en la moneda consignada en la Escala de Viáticos que se utilizó para dicha planilla. Rendición por Itinerario.- Estereporte muestra el detalle de los gastos realizados en la Comisión de Servicios, por concepto de pasajes y con datos del itinerario.
El reporte mostrará la siguiente información: Datos del Comisionado (Nombre, Nro. Panilla, Nro. Expediente SIAF, Nro. Comprobante de Pago, Motivo de Viaje, Fecha salida, Fecha regreso, Duración en Días/Horas/Minutos), Lugar de Comisión (Tipo de Ruta, Origen, Destino), Detalle del Gasto (Fecha, Documento, Número, Razón Social, Itinerario, Importe, Total Importe), Detalle por Declaración Jurada ( Fecha, Gasto Detallado, Concepto, Importe, Total Importe), Resumen (Clasificador de Gasto,Monto Recibido, Total Gasto, Saldo), Fecha del día de la impresión. Asimismo, al final del reporte se mostrará los campos para la firma del Jefe de la Dependencia, Comisionado y Control Previo.
Declaración Jurada.- Este reporte permite obtener el Formato de Declaración Jurada de los gastos donde no se pudieron obtener documentos sustentatorios, tanto para viaje Nacional y al Exterior.
Si el Sistema está configurado para registrar la Comisión por “Días/Horas/Minutos”, se mostrará el formato en el cual se indica la aplicación del Artículo 3° del Decreto Supremo N° 007-2013-EF:
Formato al Interior del país:
Si el Sistema está configurado para registrar la Comisión por “Días” o “Días/Horas”, se mostrará el formato simplificado:
Formato al Exterior del país:
Para el caso de la Declaración al Exterior del país, en la ventana Reportes se mostrará un campo adicional, que permitirá visualizar la Declaración Jurada con detalle de gasto. Para visualizar la DJ con detalle, marcar con un check el campo .
Luego, dar clic en el icono Imprimir para visualizar en pantalla el formato:
5.2.2.3. Rendición por Comisionado
Esta opción permite realizar la Rendición de gastos de los Viáticos por Comisionado.
La diferencia entre esta opción y la opción Rendición, es que el Usuario (Comisionado), solo visualizará sus Planillas de Viáticos y no la de otros; para ello el Comisionado deberá contar con Usuario y Clave de acceso al Sistema.
El ingreso a esta opción, es siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos- Redición por Comisionado” como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Rendiciones,mostrando en la parte intermedia el listado de las Planillas de Viáticos Comprometidas correspondiente al Comisionado, y en la parte superior de la ventana se muestra los filtros de selección: Año, Estado, Tipo Ppto. y Comisionado.
Filtros:
Año: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por año. Por defecto muestra el año de ejecución actual, para seleccionar otroaño, activar la barra de despliegue .
Estado: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Todos o un Estado de Planilla de Viáticos (Pendiente, Anulado, Reprogramación, Proceso, Rendición, Pre Compromiso, Compromiso), activando la barra de despliegue .
Tipo Ppto: Permite filtrar las Planillas de Viáticos por Tipo de Presupuesto (Institucional o Encargos), activando la barra de despliegue .
Rendición de la Planilla de Viáticos
Para realizar la rendición de una Planilla de Viáticos, en la ventana Rendiciones, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla del registro correspondiente.
Nota: El procedimiento para que el Comisionado realice la rendición de una Planilla de Viáticos, es el mismo procedimiento detallado en el tema ‘Rendición de Planilla de Viáticos’ de la opciónRendición.
Reportes
Para generar los reportes de rendición de las Planillas de Viáticos por Comisionado, en la ventana principal Rendiciones, marcar el circulo del registro correspondiente y dar clic en el icono Imprimir .
El Usuario deberá marcar el circulo del reporte correspondiente y el icono del tipo de archivoen el que se desea visualizar el reporte, luego dar clic en el botón .
Nota: Los reportes obtenidos en esta opción, son los mismos reportes detallados en el tema Reportes de la opción Rendición.5.3. Caja Chica
El Sub Módulo Caja Chica contiene la opción de Egresos, que permite al Usuario registrar la documentación que sustenta los egresos de Caja Chica realizados por el personal de la Unidad Ejecutora.
5.3.1. Egresos
Esta opción contiene las sub opciones ‘Comprobantes de Pago y Otros’, ‘Planilla de Movilidad’ y ‘Vale Provisional’.
5.3.1.1. Comprobantes de Pago y Otros (Ajuste)
Esta sub opción permite al Usuario registrar los comprobantes de pago y otros documentos que sustentan los egresos de Caja Chica realizados por el personal de la Unidad Ejecutora. El ingreso a esta sub opción es siguiendo la ruta “Caja Chica – Egresos-Comprobantes
Al ingresar a esta sub opción, el Sistema presentará la ventana Comprobante de Pago y Otros, mostrando en la parte superior los filtros: Año, Caja, Nº Documento, Tipo Doc. y Estado. Asimismo, se mostrará la relación de Comprobantes de Pago registrados.
Nota: Los Comprobantes de Pago que fueron extornados, se mostrarán en color verde. Año: Permite filtrar la información visualizada en la ventana, por año del registro de los comprobantes de pago, activando la barra de despliegue.
Caja: Permite filtrar la información visualizada en la ventana, por Todas o una Caja Chica, activando la barra de despliegue. Solo se listarán las Cajas Chicas asignadas al Perfil del Usuario en el Módulo Administrador del SIGA.
Nº Documento: Permite realizar la búsqueda de un comprobante de pago, ingresando el número en el recuadro y luego dar Enter.
Tipo Doc.: Permite filtrar la información visualizada en la ventana, por Todos o un Tipo de comprobante de pago, activando la barra de despliegue.
Estado: Permite filtrar la información visualizada en la ventana, por Todos o un Estado del registro del comprobante de pago, activando la barra de despliegue.
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN COMPROBANTE DE PAGO Y OTROS
Para registrar un comprobante de pago, el Usuario realizará el siguiente procedimiento:
1. Dar clic en el icono Insertar Comprobantes de Pago y Otros .
2. El Sistema presentará la ventana Registro de Comprobantes de Pago y Otros, en la cual el Usuario registrará los siguientes datos:
Datos Generales:
o Estado: Por defecto, se mostrará Pendiente.
o Tipo Documento: Seleccionar el Tipo de Comprobante de Pago, activando la barra de despliegue , el cual puede ser: Boleta de Venta, Boleto de Viaje, Declaración Jurada, Documentos Banca y Seguros, Factura, Liquidación de Cobranza, Liquidación de compra, Nota de Crédito, Recibo por Honorarios Profesionales, Recibo Servicios Públicos y Tickets o Cintas con IGV.
o Serie/Nº Doc: Registrar la serie y número del comprobante de pago. Se podrá registrar un Comprobante de Pago con el mismo número de un Comprobante Extornado para el mismo proveedor, no considerándose duplicado. Para el tipo de documento Declaración Jurada la serie y número de documento son opcionales.
o Fecha Emisión: Registrar la fecha de emisión del Comprobante de Pago. Por defecto se mostrará la fecha actual, pudiendo ser modificada por el Usuario ingresando al icono Calendario .
o Fecha Pago: Registrar la fecha de pago del Comprobante de Pago. Por defecto se mostrará la fecha actual, pudiendo ser modificada por el Usuario ingresando al icono Calendario , debiendo ser mayor o igual a la fecha de emisión, pero no mayor a la fecha actual.
o Proveedor: Si el Proveedor que emitió el comprobante de pago se encuentra registrado en el Sistema, seleccionarlo activando el icono Buscar
, caso contrario podrá registrarlo ingresando al icono Nuevo Proveedor
(no aplica para el tipo documento Declaración Jurada).
o C.C. Solicitante: Seleccionar el Centro de Costo del Solicitante, activando el icono Buscar .
o Pers. Encargado: Seleccionar el Personal Encargado de realizar el gasto, activando el icono Buscar .
o C.C. Pers. Encargado: Muestra el Centro de Costo al que pertenece el Personal Encargado. El dato no es editable.
Nota: Sólo se podrá seleccionar un Encargado que se encuentren en la tabla Personal en estado Activo y que tengan datos registrados de Tipo y Número del Documento de Identidad, así como, sus datos complementarios de Departamento, Provincia, Distrito y Dirección, asimismo debe estar relacionado con un Centro de Costo activo.o Detalle del Gasto: Registrar el detalle del gasto.
Datos complementarios (sólo aplica para el tipo documento Declaración Jurada) :
o Personal: Permiteseleccionar el Personal ingresando al icono Buscar .
o Departamento: Permite seleccionar el departamento, activando la barra de despliegue .
o Provincia: Permite seleccionar la provincia, activando la barra de despliegue .
o Distrito: Permite seleccionar el distrito, activando la barra de despliegue
Montos:
o Exonerado: Permite registrar el monto exonerado de I.G.V., si corresponde. No aplica para Recibo por Honorarios Profesionales.
o Rec. Consumo: Permite registrar el monto de recargo al consumo, si corresponde. Aplica para el Tipo de Documento Factura.
o Valor Total: Registrar el monto total del comprobante de pago.
o IGV: Muestra automáticamente el valor del I.G.V., el cual corresponde al monto que resulta del Valor Total menos el Exonerado menos el Recargo al Consumo, pudiendo ser editado por el Usuario. No aplica para los Tipos de Documento Boleta de Venta ni Recibo por Honorarios Profesionales. Si el Usuario modifica manualmente el valor del I.G.V. (inicialmente calculado por el Sistema) y este no corresponde al 18% del Valor Total, se mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para que el Sistema realice el recalculo respectivo del Valor Neto:
o Retención (IR): Muestrala Retención del calculado automáticamente por el Sistema en función al Valor Total, pudiendo ser editado por el Usuario. Aplica para el Tipo de Documento Recibo por Honorarios Profesionales.
o Valor Neto: Muestra automáticamente la diferencia entre el Valor Total y los Montos del I.G.V., Retención (IR), Exonerado y Rec. Consumo, no pudiendo ser editado por el usuario.
Documentos Asociado:
o Nro. Vale Prov.: Permite seleccionar el número de Vale Provisional (de tipo general o viáticos), si corresponde.
Validaciones:
a) Si se modifica el Nro. de vale provisional (de tipo general a viáticos o viceversa) de un comprobante de pago que cuenta con Detalle Presupuestal, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
o Nro. Rendición: Muestra número de la Rendición, en caso el Comprobante de Pago se encuentre Rendido.
3. Luego, dar clic en el icono Grabar .
Validaciones:
a) La fecha de Pago debe ser mayor a la fecha del Vale, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
b) La fecha de Pago no puede ser mayor a la fecha actual, caso contrario al grabar el registro, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
c) La fecha de Pago debe ser mayor o igual a la Fecha de Emisión del Comprobante de Pago, caso contrario al grabar el registro, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
d) Si el valor total excede el monto máximo para entrega con Autorización (registrado en la Apertura de la Caja Chica), el Sistema consultará si se desea ingresar la autorización con el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK para proceder :
Seguidamente, el Sistema solicitará se ingrese la justificación o documento que autoriza el gasto superior al monto máximo para entrega con autorización.
e) Si el tipo de documento es Declaración Jurada y está relacionado a un vale provisional de tipo viático, el valor total no podrá ser mayor al 30% del monto del vale seleccionado, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
f) Si el tipo de documento es Declaración Jurada no se podrá relacionar a un vale provisional de
4. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en OK:
Distribución por Detalle Presupuestal:
5. Contiene las pestañas “Detalle Presupuestal” y “Detalle de Gasto por detalle
Presupuestal”. En la pestaña “Detalle Presupuestal” el Usuario insertará el detalle presupuestal del gasto, dando clic en el icono Insertar Clasificador .