Documento Electrónico

Objetivos

•

Comprender las características especiales de

los documentos electrónicos.

•

Profundizar en las diferencias entre los

formatos abiertos y los formatos propietarios.

•

Introducir el concepto de copia electrónica.

•

Desglosar la problemática del archivado y la

Definición

Definición técnica: “Un documento

electrónico es un documento cuyo soporte

material es algún tipo de dispositivo

eléctrónico y en el que el contenido está

codificado mediante algún tipo de código

digital que puede ser leído o reproducido”

Diferencia esencial con el documento en

papel: disociación entre contenido y

Características esenciales

Accesibilidad

–

Soporte físico

• ¿Disco duro o DVD?

–

Sistema operativo

• ¿Windows, Mac o Linux?

–

Aplicación

• ¿Microsoft Word o OpenOffice?

–

Formato

• ¿Abiertos o propietarios?

Seguridad

Formatos

Codificación de información definida a través de

un documento de especificación.

Abiertos

–

Especificación pública y libre de restricciones legales

de uso.

–

Cualquier aplicación puede utilizarlos (propietarias o

libres).

Propietarios

–

Controlados y definidos por intereses privados.

–

Sólo la aplicación propietaria puede utilizarlos.

Formatos abiertos

Open Document

– OASIS

– Soportado por OpenOffice (extensión .odt)

Portable Document Format

– Adobe

– Soportado por Adobe Acrobat Reader (extensión .pdf)

Joint Photographic Experts Group

– Compresión de imágenes – Extensión .jpg o .jpeg

Open Office XML

– Reciente y controvertido estándar de Microsoft

Formatos abiertos

XML

–

W3C

–

Documentos de marcas (extensión .xml).

–

Cualquier procesador de textos es capaz de

interpretarlos (texto plano).

–

Carecen por sí mismos de representación visual.

–

Transformaciones mediante lenguajes XSLT o XSL-FO

(hojas de estilo)

• Generan formatos HTML, PDF, …

–

Estándar de facto para la interoperabilidad entre

sistemas de información.

Formatos propietarios

•

DOC

–

Formato nativo y cerrado de Microsoft Word.

–

Opción de almacenamiento por defecto

hasta la versión Word XP

(extensión .doc)

•

Tagged Image File Format

–

Adobe (extensión .tif)

•

MPEG-1 Audio Layer 3

Copias auténticas

Documento electrónico





Tecnología utilizada.

– Transformaciones documentales.

• El ciudadano firma un documento XML y recibe una copia PDF imprimible del mismo.

– Códigos de identificación unívocos.

• Alfanuméricos, códigos de barras, nubes de puntos.

Copias auténticas

• Documento papel





Archivo electrónico

•

Documentos objeto de archivo

–

Los documentos que forman parte de los

expedientes.

–

Los libros o recibos de registros para la recepción

y remisión de solicitudes, escritos y

comunicaciones.

–

La correspondencia o comunicaciones

electrónicas.

–

Boletines oficiales, publicaciones. folletos

comerciales, fotocopias de legislación.

Archivo electrónico

•

Fases del ciclo de vida de un documento

– Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son producidos o recibidos, su valor administrativoestá vigente. Su consulta suele ser muy frecuente.

– Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite

administrativo ha finalizado pero su valor administrativotodavía continúa vigente. Su consulta es esporádica.

– Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor

administrativoha desaparecido, pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de

investigación histórica.

•

Problemática



preservación a largo plazo.

• Los soporten se deterioran o quedan obsoletos.

• Los formatos documentales dejan de ser legibles.

Preservación a largo plazo

•

Preservación física

–

Copias de seguridad

•

Modelos: completa, incremental, diferencial.

•

Medios: cinta magnética, disco duro, disco óptico,

llaves USB, servicios remotos.

–

Barreras físicas

•

Cajas fuertes, control de accesos, sensorización

electrónica.

–

Planes de seguridad y prevención

Preservación a largo plazo

•

Accesibilidad



se debe evitar la obsolescencia

de los contenidos digitales.

–

Uso de estándares abiertos

• Aseguran la legibilidad futura del documento.

–

Migración

• Conversión o transferencia de datos a nuevos entornos. Siempre existe el riesgo de pérdida de información en el proceso.

–

Virtualización o emulación

• Replicación en el sistema actual de una funcionalidad ya obsoleta.

Preservación a largo plazo

Elementos de seguridad

–

Desaparición o ausencia del prestador



formato de firma

avanzado o extendido

• Archivado de las evidencias de validación

– Certificados

– Sellos de tiempo

– Respuestas de validación

–

Compromiso de los algoritmos de hash o firma (debilidad

tecnológica)

• Hash o resumen digital proporciona integridad

• Firma digital proporciona autenticidad y no repudio

• Re-sellado de los documentos cada ciertos periodos de tiempo

–

Daniel Sánchez Martínez ([email protected])

Proyecto Administración Electrónica