SERVICIOS DE APOYO
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
CODIGO PR-SA-AF-02
CIERRE DE OBRAS
EDICIONES
EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES
0 05-10-2017
AUTORIZACIÓN
AUTORIZADO: Gerente General
Nombre Sr. Jorge Dublé Baraona
Firma
Fecha 06-10-2017
APROBACION Y AUTORIZACION
El presente Procedimiento ha sido aprobado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.
ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA 1. Objetivo
El presente procedimiento tiene por objetivo establecer las normas y actividades que se deben desarrollar una vez finalizada la obra de forma de mantener un control y administración eficiente de los activos de la empresa, cumplir la normativa vigente laboral, contable y evitar costos financieros adicionales.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a todas las obras desde su entrega en terreno al cliente hasta el cierre total de la obra.
3. Responsabilidad
Gerente General
Subgerente de Administración y Finanzas Gerente de Operaciones Profesional de Obra Administrativo de Obra Jefe de Abastecimiento Analista Contable Analista de Personal Jefe Administrativo 4. Documentos aplicables
PR-SA-CS-09 Producto No Conforme
Contrato de Obra, Bases Administrativas Generales y Especiales PR-SA-AF-09 Control de Bodega e Inventario
5. Terminología
5.1 Recepción provisoria de obra: Documento emitido por el mandante que acredita el
término y la correcta ejecución de los trabajos.
5.2 Recepción definitiva de obra: Documento que describe la correcta ejecución de
todos los trabajos contractuales y satisfacción del cliente, y una vez transcurrido el período de garantía.
5.3 Período de garantía: Tiempo que media entre la recepción provisoria y definitiva
establecido en el contrato.
5.4 Garantía: Documento Bancario que respalda los trabajos o actividades desarrolladas
dentro de un contrato y que cubren cualquier negligencia, omisión, error, defecto de diseño o fabricación u otra causa que afecte o perjudique el normal uso u operación del servicio contratado.
5.5 Presupuesto consolidado: Cuadratura económica final del contrato acordado con el mandante.
5.6 Activo fijo menor: bienes con un valor inferior a $500.000.- y de corta vida útil los que
constituirán un costo directo para la obra. Ej. Taladros, sierras...
5.7 Insumos: bienes que forman parte de los costos directos de la obra como por ejemplo
los durmientes, rieles... etc,
5.8 Existencias: Los activos fijos menores y los insumos constituyen las existencias.
5.9 Certificado de Obra: Documento emitido por el mandante/cliente, en donde se indica el
nombre del proyecto, monto, plazo y término conforme.
6. Seguridad, Equipos y Herramientas
No aplica.
7. Actividades GERENTE DE
OPERACIONES GERENTE GENERAL GERENTE DE INGENIERÍA ABASTECIMIENTO ADM. Y FINANZAS
NO
SI
ICAFAL GESTIÓN
Solicitud de Cierre de la obra
Envio de correo informativo: Finanzas, Contabilidad, Abastecimiento, RRHH, solicitando confirmación de:
1Guias de despacho: Devolución 2 Facturas de compra: Envio de ultimas.
3Facturas de venta: solicitar ultimas
SI NO
1 Boletas de garantia: Devolución 2 Cuadratura: Cuentas por pagar y cobrar
3Fondos Fijos: Cierre
1 O.de compra: se bloquea I Construye 2 Existencias: cierre 3 AF Mayor y menor: devolución (M.activos)
4 Otros: devoluciones alquileres,maquinas, etc.. 1Certificados de Inspección:
envio
2 Contratos, liquidaciones: envio 3 Multas pendientes: informar 4 Listado de AFC: verificar
Cierre Administrativo de la obra mediante correo informativo a Gte. General y
de Operaciones Cierre de Obras en Sistemas Contables, Iconstruye, Sispro, Intranet, Rindegastos. Recibe correo informativo del Cierre de
la Obras OK? Recepción de Memoria y Certificado de Obra OK Recepción de Finiquito de Obra FIN Solicita Cierre de la obra Envío de Memoria y Certificado de Obra Envío de Finiquito de Obra
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Para el proceso de entrega de obras, se deben realizar las siguientes actividades:
7.1 Recepción Provisoria de Obra
El Administrador de Contrato o Profesional de Obra solicitará al mandante la recepción provisoria de la obra una vez terminados los trabajos. Si existen observaciones por parte del mandante, éstas deberán ser tratadas de acuerdo a Procedimiento de Producto No Conforme y subsanadas dentro de los plazos estipulados en el Contrato de Obra, esta actividad deberá realizarse las veces necesarias hasta lograr la satisfacción del mandante y la obtención de la recepción provisoria (de no tener el mandante un formato definido se puede usar el formulario definido FO-GS-EN-03), la que deberá ser enviada al Subgerente de Operaciones.
7.2 Presupuesto Consolidado
El Administrador de Contrato o Profesional de Obra será el responsable de acordar el presupuesto consolidado y el estado de pago final con el mandante, para lo cual se deberá tener en consideración todos los acuerdos y antecedentes aprobados por el mandante en lo que respecta a las modificaciones del Contrato Original. Este presupuesto deberá ser elaborado en formulario FO-GS-EN-02 o similar, el quedebe ser enviado al Subgerente de Operaciones para revisión y aprobación, quedando en su poder para adjuntarlo a la Memoria de Obra.
7.3 Cierre Administrativo de Obra
Una vez obtenida la recepción provisoria de la obra y luego de realizar y aprobar la cuadratura económica final del contrato con el Mandante (acuerdo del presupuesto consolidado y el estado de pago final), el Gerente de Operaciones tramita el cierre de la obra, enviando correo electrónico al Gerente General solicitándolo.
El subgerente de administración y finanzas también podrá solicitar el cierre de la obra si el Gerente de operaciones no lo ha tramitado luego de tres meses de cumplida la fecha de término de ésta. Para ello deberá confirmar con el Gerente General.
El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra suministrarán los siguientes antecedentes según las áreas que se detallan a continuación:
7.3.1 Icafal Gestión / Tesorería:
Devolución de Boletas de Garantía: El Administrador de Contrato o el Profesional de obra será el responsable de recuperar, según lo establecido en el contrato, las boletas de garantías por anticipo, fiel cumplimiento y otros entregadas al mandante y/o recibidas por los proveedores y subcontratistas. Para esto tendrá un plazo máximo de 30 días contados desde la fecha de solicitud de cierre de la obra, enviándole la documentación al Gerente de Operaciones, y éste a su vez al Subgerente de Administración y Finanzas. Adicionalmente el Administrador de Contrato o el
Profesional de Obra será el responsable de solicitar al Gerente de Operaciones los reemplazos de las garantías que correspondan.
Revisión Condiciones Contractuales: El Administrador de Contrato o el Profesional de obra será el responsable de enviar al Gerente de Operaciones la cuadratura económica final del contrato con el Mandante incluyendo las retenciones, anticipos y saldos por facturar, lo que incluye la revisión de los contratos con los subcontratistas en los casos que corresponda.
Rendiciones de Fondo fijo: El Profesional de Obra tendrá un plazo máximo de 15 días para hacer devolución de los fondos fijos asignados a la obra. Para esto deberá enviar la última rendición de fondos, en la que tendrá que incluir todos los gastos relacionados con la obra, adjuntando el comprobante de depósito en cuenta corriente de la empresa del saldo de dinero si existiera, estos documentos serán enviados al analista contable.
7.3.2 Icafal Gestión / Contabilidad:
Guía de Despacho: Cuando corresponda, el Profesional de Obra o el Administrativo de Obra envía las Guías de despacho sobrantes y los correlativos contables (Duplicado S.I.I) al Analista Contable.
Facturas de Compra: El Profesional de Obra o el Administrativo de Obra envía las facturas de proveedores al Analista Contable a través de una nómina con la guía de despacho y la orden de compra y los VºBº correspondientes para su ingreso contable.
Facturas de Venta: El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra deberá hacer envío del último estado de pago para su facturación, indicando los datos necesarios y la glosa correspondiente.
Además, deberán hacer llegar a Icafal Gestión toda la información necesaria para las facturaciones por ventas, por recuperaciones de gastos y por la disminución de garantías debido a cobros por mal uso o deterioros por parte de los usuarios de los inmuebles y bienes en arriendo.
7.3.3 Abastecimiento:
Inventario de existencias: El Profesional de obra deberá hacer inventario físico de las existencias en poder de la obra, utilizando la Regla de Valorización de Activo fijo menor e insumos para su traspaso al Encargado de Activos de acuerdo a lo señalado en el Procedimiento PR-SA-AF-09 Control de Bodega e Inventario a través de un CL. Tanto los materiales como las mercaderías estratégicas y que tienen reasignación (durmientes, rieles, etc.) siempre deberán ser devueltos al Encargado de Activos para su reasignación. Físicamente deberán ser enviados a la bodega más cercana a la obra previa coordinación e información de los movimientos al Encargado de Activos. Las mercaderías fungibles (cemento, madera, cuartones, fierros, etc.) que no tengan
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aplicación en otras obras o que no puedan ser trasladados y ocupen espacio físico podrán ser vendidos, previa consulta al Jefe de Abastecimiento siempre deberán ser facturados y agregarles el IVA correspondiente. El producto de la venta será ingreso de la obra.
Activo Fijo Mayor y Menor: Los activos fijos deberán ser devueltos a la bodega central o según ubicación a la bodega más cercana para revisión y evaluación física y eventual reparación traspasando los costos a la obra en un plazo de 10 días previo acuerdo entre Taller y profesional de obra de manera de poder reasignarlos. En caso de traspaso físico directo a otras obras de deberá solicitar aprobación del Encargado de Activos. En todos los casos se debe realizar el movimiento de activos en Iconstruye.
Otros: Será responsabilidad del Administrativo de Obra o el Profesional de Obra el finiquito de los contratos de arriendos de: Oficinas, campamentos, contenedores, equipos, etc; la recuperación de los cheques de garantías de dichos arriendos; como también el pago de los insumos básicos como agua, luz, teléfonos y la devolución de los bienes en arriendo: cilindros de oxígeno, contenedores, gas industrial, baños químicos, radios, etc. Deberá enviar los respaldos correspondientes, entiéndase finiquitos y Actas de recepción por devolución de equipos y de inmuebles, al Encargado de Abastecimiento junto a la última factura para pago.
7.3.4 Icafal Gestión / Recursos Humanos:
Envío de documentación: El Administrativo de Obra deberá presentar a su Jefe Administrativo de la respectiva Gerencia en un plazo de no mayor de 30 días desde el cierre físico de la obra lo siguiente:
- Certificado Inspección del Trabajo que se adjunta al último estado de pago y devolución de garantías incluyendo los certificados de los subcontratistas.
- Contratos de trabajo con sus respectivas fichas y antecedentes.
- Liquidaciones de sueldos y finiquitos de todo el período de duración de la obra.
- Planillas de imposiciones y libros de remuneraciones. Esta información debe ser enviada adicionalmente desde la casa matriz a las Obras.
- Informar otros antecedentes relevantes como por ejemplo demandas en curso, multas y beneficios pendientes entre otros. Esta información debe ser enviada al Analista de Personal.
- Se debe informar al Analista de Personal la Obra en la cual se alistó el personal que continua trabajando.
- Listado de AFC (seguro de cesantía) para verificar que se encuentre inscrito en los registros.
7.4 Aprobación del cierre Administrativo
Una vez que la Tramitación de Cierre está completa, se dará aviso al Subgerente de Administración y Finanzas, quién confirmará con todas las áreas que la obra no tiene nada pendiente.
Una vez concluidas estas actividades el subgerente de Administración y Finanzas solicitará el cierre de la obra en todos los sistemas y enviará al Gerente de Operaciones y Gerente General la aprobación del cierre definitivo de obra mediante un correo electrónico.
7.5 Memoria de Obra
El Administrador de Contrato, Profesional de Obra o el designado para esta actividad dependiendo de la estructura de la obra, deberá elaborar la Memoria de Obra de acuerdo a formulario FO-GS-EN 01, la que deberá ser enviada al Subgerente de Operaciones para su revisión y aprobación, una vez aprobada por éste la enviará al Gerente de Operaciones quien se encargará de remitirla al Gerente de Ingeniería, Subgerente de Administración & Finanzas y Gerente General.
Los antecedentes generados (planos, especificaciones, presupuestos, etc.) se mantendrán en cada Gerencia respectiva en cajas de almacenamiento de documentos identificando su contenido, el Nº y nombre de la obra y por el periodo de garantía de cada Obra en particular, o por el periodo legal de responsabilidad civil establecida en la Ley.
7.6 Liquidación de Sobreutilidad
El Gerente de Operaciones debe verificar el cumplimiento de las actividades descritas anteriormente (Actividad 1 a la 7.5). Una vez que estas estén en orden podrá solicitar la liquidación de sobreutilidad al Gerente General.
8. Indicadores de Control
Plazo de cierre desde la recepción conforme de Obra = 1 mes para el cierre administrativo y 2 meses para la entrega de Memoria de la Obra.
9. Registros
1. Acta de Recepción Provisoria. 2. FO-GS-EN-01 Memoria de Obra.
3. FO-GS-EN-02 Presupuesto Consolidado de Obra.
4. Correo Electrónico informando Cierre Administrativo de Obra
10. Anexos
