MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

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MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

P: HOJA: ₁

DE: 12

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DECLARADOS CON VALOR CIENTÍFICO CULTURAL DE OFICIO

Realizado por:

Mario González Camacho Historiador

María Teresa Bermúdez M. Jefa Dpto. Servicios

Archivísticos Externos

Analista:

Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación

Revisado por:

Virginia Chacón Arias Directora General Ana Virginia García D. Subdirectora General Aprobado por: Junta Administrativa Acuerdo: 4 Sesión: 8-2006 Fecha: 15-Marzo 2006

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DE: 12

OBJETIVO:

Reunir y conservar en el Archivo Nacional aquellos documentos textuales, manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquinas que, por su contenido sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense.

BASE LEGAL:

LEYES

 Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de fecha 24 de octubre de 1990. Los artículos 3 y 4 establecen que todo documento con valor científico cultural forma parte del patrimonio documental de Costa Rica y que serán transferidos al Archivo Nacional una vez cumplidos los plazos de ley. El artículo 23 fija como una función primordial del Archivo Nacional la de reunir documentos que constituyen el patrimonio documental.

Los artículos 46 y 47 establecen la obligatoriedad de las instituciones públicas de transferir al Archivo Nacional, los documentos declarados con valor científico cultural. El plazo de entrega no será mayor de 20 años, contados a partir de la fecha en que se originó el documento y deberá contar con el visto bueno de la Dirección General del Archivo Nacional.

REGLAMENTOS:

 Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha 30 de enero de 1995. En los artículos 61-65, establece disposiciones sobre el ingreso de los documentos declarados con valor científico cultural provenientes de instituciones del sector público.

POLÍTICAS:

 Se transferirán al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural en función del espacio disponible.

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DE: 12

 A lo interno de cada institución se coordinará la transferencia de documentos con el encargado o encargada del Archivo Central ó en su defecto, con quien el jerarca designe.

 La institución productora de los documentos, correrá con el servicio de traslado de los documentos al Archivo Nacional.

 Los documentos con valor científico cultural que transfieran las instituciones al Archivo Nacional, deberán venir en buen estado de limpieza general.

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RESPON-SABLE

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DOCUMENTO

Nº ACTIVIDAD

Dirección General

1 Solicita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la declaratoria de valor científico cultural, de documentos en poder de instituciones públicas, que a juicio de la Dirección General cumplan los requisitos de ley.

Solicitud de valoración Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

2 Recibe solicitud e informe técnico, analiza y declara mediante acuerdo, el valor científico cultural de los documentos (Para mayor nivel de especificidad, ver procedimiento “Valoración documental”.

Informe técnico Acuerdo

3 Comunica acuerdo a la Dirección General. Dirección

General 4 Solicita a la Institución que transfieran los documentos declarados con valor científico cultural, en virtud de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Solicitud de transferencia Secretaria de la Dirección General

5 Despacha correspondencia (para mayor nivel de especificidad, ver procedimiento “Control y trámite de correspondencia”).

6 Recibe oficio de respuesta de la institución involucrada, registra y traslada a la Dirección General.

Oficio de respuesta Dirección

General

7 Recibe y analiza la respuesta de la institución.

¿Acepta el traslado de la documentación al Archivo Nacional?

Sí, sigue paso 9. No, sigue paso 8.

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DE: ₁₂5

RESPON-SABLE

Nº ACTIVIDAD

8 Solicita por escrito a la Asesoría Legal para que inicie las gestiones legales que correspondan. Fin del procedimiento.

Solicitud de acciones legales

Dirección General

9 Solicita al Departamento Servicios Archivísticos Externos proceder con la transferencia de documentos. Adjunta fotocopia del oficio de la Institución. Oficio Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos

10 Recibe y registra correspondencia en la base de datos y traslada a la Jefatura. Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

11 Recibe solicitud y designa un funcionario de nivel profesional como responsable de coordinar la transferencia.

12 Solicita por escrito al Departamento de Conservación, la verificación del estado de conservación de los documentos por transferir.

Consulta

Jefe

Departamento Conservación

13 Designa un funcionario del Departamento para la visita y preparación del informe.

Técnico

14 Coordina, visita institución y verifica el estado de conservación de documentos.

15 Prepara informe sobre el estado de conservación de

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RESPON-SABLE

Nº ACTIVIDAD

limpieza que deberán tener los documentos de previo a su traslado.

Jefe

16 Revisa el informe técnico, prepara y firma oficio de remisión dirigido al Departamento Servicios Archivísticos Externos con copia la Institución seleccionada. Oficio Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

17 Informa por escrito a la institución seleccionada:

 La autorización para la transferencia de los documentos.

 La obligatoriedad de cumplir las recomendaciones emitidas por el Departamento Conservación.

Oficio Secretaria Departamento Servicios Archivísticos Externos

18 Despacha oficio (para mayor nivel de especificidad, ver el procedimiento “Control y trámite de correspondencia”). Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

19 Solicita al funcionario designado coordinar el ingreso de la transferencia de documentos.

Profesional 20 Coordina con:

 El personal de seguridad, la autorización de ingreso del vehículo con la transferencia de documentos.

 El encargado del Proceso de Organización de Fondos Documentales del Departamento Archivo Histórico, la ubicación de los documentos en los

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RESPON-SABLE

Nº ACTIVIDAD

depósitos de Archivo Histórico.

21 Contacta al encargado o encargada del Archivo Central de la institución productora de los documentos ó quien corresponda, a fin de coordinar la fecha del traslado de los documentos.

22 Recibe de la institución seleccionada:  La transferencia documental.  Oficio de entrega.

 Lista de remisión en tres tantos.

Documentos Oficio Lista de remisión

23 Verifica que la transferencia documental cumpla con los siguientes requisitos establecidos en la Guía de Trámites del Archivo Nacional:

 Lista de Remisión en tres tantos.

 Documentos colocados en cajas especiales, recomendadas por el Archivo Nacional.

 Las clases documentales audiovisuales deben venir numeradas con números arábigos progresivos y separadas cada una de ellas.

24 Confronta en presencia del funcionario responsable de la institución productora de documentos, la Lista de remisión contra documentos.

25 Da recibo parcial (si existen diferencias) o total de la transferencia de documentos recibidos.

26 Completa el registro de transferencia con la siguiente información:

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RESPON-SABLE

Nº ACTIVIDAD

 Procedencia.  Sección.

 Fechas extremas.  Observaciones.

¿Existen faltantes de documentos? Sí, sigue paso 27.

No, sigue paso 31.

27 Prepara oficio dirigido a la institución productora de los documentos y le indica los faltantes o anomalías detectadas y entrega a la Jefatura para su revisión y firma. Reporte de faltantes o anomalías Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

28 Revisa y firma el reporte de faltantes y despacha a través de la Secretaria. Secretaria Departamento Servicios Archivísticos Externos

29 Despacha correspondencia (para mayor nivel de especificidad, ver procedimiento “Control y trámite de correspondencia”).

Profesional 30 Da seguimiento. Conecta con paso 23. Asistente de

Servicios de Información de Archivo

31 Traslada los documentos desde el sótano del Archivo Nacional hasta los depósitos y los ubica en las estanterías.

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RESPON-SABLE

Nº ACTIVIDAD

Histórico

Profesional 32 Prepara:

 Informe final de la transferencia efectuada.  Ficha técnica

Informe final de transferencia Ficha técnica

33 Digita lista de remisión en base de datos ISIS, exporta registros y traslada en soporte electrónico para control de calidad conjuntamente con el informe y ficha técnica. Lista de remisión electrónica Profesional responsable del control de calidad

34 Revisa lista de remisión electrónica en base de datos ISIS, corrige cualquier error, exporta a la base de datos REMI.

35 Prepara una lista con la transferencia revisada y traslada a la jefatura con el informe de transferencia y ficha técnica. Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

36 Entrega mediante oficio a la jefatura del Departamento Archivo Histórico:

 Lista de Remisión en soporte electrónico.

 Ficha técnica de la transferencia (original y copia). FIN DEL PROCEDIMIENTO.