MANUAL DE FUNCIONALIDADES DE LA PLATAFORMA VORTAL

(1)

C/Ribera del Loira 46, Edif. 2 28042 Madrid – España [email protected] | +34 915 03 01 21

MANUAL DE FUNCIONALIDADES

DE LA PLATAFORMA VORTAL

www.vortal.es

La i fo a ió o te ida e esta guía pe te e e a VORTAL.

Cual uie divulga ió , ep odu ió , opia o dist i u ió total

o pa ial ueda total e te p ohi ida, o pudie do e todo

aso se utilizada pa a ot os fi es o auto izados po VORTAL.

(2)

Página 2 de 222

INTRODUCCIÓN ... 5

COMPATIBILIDADES Y REQUISITOS ... 6

ACCEDER A LA PLATAFORMA ... 9

ÁREA DE TRABAJO ... 12

ACCEDER A UN EXPEDIENTE... 14

MENÚ CONFIGURACIÓN ... 16

CONFIGURACIONES DE USUARIO ... 17



Mis datos de usuario ... 17



Comunicaciones VORTAL ... 17



Mis accesos ... 18



Mis certificados digitales ... 19



Personalizar mi área de trabajo ... 21



Historial de mis accesos ... 23



Términos de uso ... 25

CONFIGURACIONES DE ENTIDAD ... 26



Datos de la entidad ... 26



Configuraciones de entidad / Sellos ... 27



Gestión de accesos ... 29



Autorizaciones ... 31



Departamentos ... 36



Recomendaciones ... 37



Documentos de la entidad ... 37



Flujos de aprobación ... 41



Grupos de usuarios ... 46

MENÚ SERVICIOS ... 48

Cuadros de mando ... 49

(3)



Gráficos de ahorro ... 49



Gráficos de seguimiento... 52



Informes ... 56

eSOURCING ... 58



Expedientes ... 58



Adjudicaciones ... 63



Unidades de contratación ... 63



Tipos de Procedimientos y Equipos ... 66



Gestión de integraciones externas ... 67

MODELOS DE EVALUACIÓN ... 68



Consultar modelos de evaluación ... 68

CONTRATOS Y CATÁLOGOS ... 75



Contratos ... 75



Catálogos ... 75

GESTIÓN DE PROVEEDORES ... 79



Directorio de empresas ... 79



Perfil de mi empresa ... 81

HERRAMIENTAS DE TRABAJO ... 84



Mensajes ... 84



Tareas ... 84



Alertas ... 85



Plantilla de mensajes ... 85



Recibos ... 87



Documentos exportados ... 89

CREAR UN EQUIPO ... 92

CREAR UN EXPEDIENTE ... 104



Paso 1. Datos Generales ... 105



Paso 2. Configuración ... 111



Paso 3. Publicaciones oficiales ... 122



Paso 4. Formulario de respuesta ... 122



Paso 5. Evaluación ... 132

(4)



Mensajes ... 154



Aclaraciones ... 159



Tareas ... 162



Gestión de equipos... 164



Proveedores interesados ... 164



Modificaciones ... 165



Apertura de ofertas ... 168



Análisis de precios ... 181



Evaluación de criterios ... 187



Adjudicaciones ... 192



Contratos ... 201



Fase de negociación ... 205



Registrar ofertas externas ... 209



Recibos ... 216



Integraciones externas ... 216



Eventos ... 216

(5)

INTRODUCCIÓN

Esta guía pretende ser una herramienta útil de consulta, que oriente a los usuarios de una entidad pública en la configuración de su cuenta, así como de apoyo en el conocimiento de las funcionalidades de la Plataforma de Licitación Electrónica de VORTAL.

La Plataforma de VORTAL es compatible con todos los navegadores importantes del mercado: Internet Explorer (8 o superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Opera.

(6)

Página 6 de 222 Figura 1. Requisitos del sistema

(*) Java no es compatible con las versiones de Mozilla Firefox superiores a la 49.0.2 y tampoco con el navegador Google Chrome.

2. Compatibilidades de la plataforma:

La plataforma de VORTAL es compatible con todos los navegadores importantes del mercado: Internet Explorer, Firefox, Safari y Google Chrome.

(7)

Página 7 de 222 3. Recomendaciones:

- Actualice la versión de JAVA de su ordenador: Firmar electrónicamente los documentos de una oferta y enviar mensajes y aclaraciones requieren el software JAVA. Tenga en cuenta que el navegador de Chrome y JAVA no son compatibles. - Para verificar la versión de Java instalada en su ordenador:

http://java.com/es/download/installed.jsp

A continuación, se muestra los pasos necesarios para la configuración de una entidad pública en las plataformas de VORTAL:

Figura 3. Back office de una entidad pública en la plataforma

Una vez realizada la configuración de la entidad en la plataforma, ésta podrá gestionar todos sus procedimientos de contratación pública, desde la publicación de los pliegos, hasta la adjudicación y firma del contrato, conforme al texto refundido de la ley de contratos (RD3/2011).

Esta es una descripción general del proceso de tramitación de un expediente en las plataformas de VORTAL:

(8)

Página 8 de 222 Figura 4. Ciclo integral de un expediente

(9)

ACCEDER A LA PLATAFORMA

Al área de trabajo de la plataforma de VORTAL se puede acceder desde diferentes caminos: a través de la página web de VORTAL www.vortal.es o bien a través de la plataforma adaptada a la imagen corporativa de la entidad (Look&Feel). Ésta debe estar disponible en la página web de la entidad pública y el proceso de la realización del login es completamente idéntico.

El contenido que se muestra en la página de login de la plataforma puede variar de una entidad a otra si esta se encuentra adaptada a su imagen y necesidades, sin embargo, en la página de VORTAL la información que aparece es genérica.

No obstante, es común a todas las páginas de entrada la siguiente información:

Figura 5. Acceso a la plataforma

 Home

 Darse de alta: Formulario de registro de usuarios y entidades tanto para entidades públicas como para proveedores.

 Buscar licitaciones: Acceso a la información de todos los expedientes de acceso público. En la página de entrada de VORTAL estarán disponibles todos los publicados por todas las administraciones que ya trabajan con la plataforma. En la página de entrada adaptada a la imagen corporativa de cada entidad, sólo aparecerán los gestionados por dicha entidad.

(10)

Página 10 de 222 Figura. Hacer login

Si ha olvidado su contraseña, debe pulsar el botón Recuperación de contraseña, que se encuentra en el recuadro de login:

 En la ventana de recuperación de la contraseña seleccione

Recuperar la contraseña utilizando su dirección de correo electrónico y pregunta de seguridad.

 Introduzca su nombre de usuario y pulse en Enviar correo.

 En el e-mail asociado con su usuario recibirá un correo electrónico con un link.

 Al pulsar en el link, se presenta la página de recuperación de la contraseña.

 Responda a la pregunta que definió en el registro y establezca una nueva contraseña.

 Inicie sesión en la plataforma con su nombre de usuario y la contraseña que acaba de establecer.

(11)

2. Con un certificado asociado a su usuario (ya sea un certificado de autenticación expedido por VORTAL u otro).

Para acceder con certificado de autenticación, debe:

 Pulsar la opción Acceder con certificado,

 Seleccionar el certificado con el que pretende autenticarse.

 Insertar la contraseña y pulsar la opción Continuar.

Figura. Login con certificado

 Insertar la contraseña de su certificado y pulse la opción Continuar.

(12)

El área de trabajo es totalmente configurable1_{y se divide en las siguientes secciones:}

a. Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al área de trabajo.

b. Contadores de mensajes y tareas: posibilitan conocer rápidamente el número de mensajes recibidos y no leídos y las tareas recibidas y no consultadas. Pulsando sobre estos botones es posible visualizar los últimos mensajes y tareas sin necesidad de abandonar el área de trabajo.

c. Identificación: este cuadro informa acerca de la fecha y hora local, nombre de la entidad en la que está trabajando y usuario (imagen). Además, pulsando sobre la imagen del usuario, se despliega un menú a través del cual es posible acceder a las configuraciones de usuario y de entidad, visualizar su nombre de usuario, la fecha y la hora, reportar un error, acceder a la ayuda y la opción Salir, que permite cerrar la sesión de usuario.

1_{Para conocer cómo se configura el área de trabajo, consulte el punto}_{“Personalizar mi área de trabajo”}_{del presente manual.}

a

b

c

d

e

f

Bloque superior

(13)

Página 13 de 222 d. Menú inicio: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones a través de

las cuales trabajar en la plataforma. Es posible definir qué botones de acceso se desean establecer en el menú en la opción Personalizar mi área de trabajo.

e. Zona de Accesos directos: área que permite acceder rápidamente a los últimos Expedientes gestionados, así como acceder al área de expedientes a través de la opción

Ver más.

f. Área de trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior, izquierdo y derecho) que permiten el acceso a diferentes funcionalidades de la plataforma.

 Bloque superior: área con 6 contadores que permiten al usuario tener una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en la plataforma: tareas pendientes, expedientes en edición, expedientes publicados, expedientes activos, expedientes en espera de aprobación y aclaraciones. Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información. Esta área cuenta con un botón de actualización que permite mostrar siempre los datos más actuales.

 Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes aplicaciones en función de la personalización del área de trabajo de cada usuario o entidad (Personalizar mi área de trabajo):

i. Agenda: lista de actividades del usuario en formato calendario.

ii. Alertas en el área de trabajo: lista de tareas pendientes asignadas al usuario. Son visibles las generadas automáticamente por la plataforma (tareas de apertura y de aprobación) y las referentes a un expediente en concreto.

iii. Expedientes: lista de los últimos expedientes gestionados (posibilita elegir cuáles visualizar), con indicación del estado en que se encuentran.

iv. Mensajes: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de cuales han sido leídos.

(14)

Página 14 de 222 1. A la izquierda del área de trabajo, en el enlace rápido “Últimos expedientes” y pulsando

sobre la referencia del mismo.

Figura. Acceso Últimos expedientes

2. En caso de que no aparezca entre los 6 listados, puede pulsar Ver más. Esta opción le llevará a la carpeta de gestión de expedientes2_{donde se encuentran clasificados los}

expedientes por estado y por usuario que lo ha gestionado.

3. En el área de trabajo, en el widget Expedientes, filtrando por Gestionados por mi o por

Míos y de mi entidad y posteriormente pulsando en la referencia del expediente pretendido.

(15)

Página 15 de 222 Figura. Acceso widget expedientes

4. En el área de trabajo, en los shortscut, pulsando en el recuadro correspondiente según el estado en el que se encuentre el expediente. En este módulo sólo se muestran los expedientes gestionados sólo por el propio usuario.

Figura. Acceso shortcuts

5. En el área de trabajo, en la siguiente ruta: Servicios > Servicios de comprador> Expedientes.

(16)

Página 16 de 222 Figura. Menú Configuración

Pulsando en la esquina superior derecha del área de trabajo, tendrá acceso a las configuraciones de usuario y de la entidad, así como a las siguientes funcionalidades:

 Nombre de usuario y código CAT: Nombre de usuario con el que se registró y código de atención telefónica asignado automáticamente.

 VORTALassistant: Acceso al formulario de la ayuda online que le permite reportar errores o realizar consultas sobre la plataforma.

 Premium help: Asistencia para proveedores, según los servicios a los que se encuentre suscritos (para compradores de España, el servicio no está disponible).

 Ayuda: Acceso a la herramienta online “Smarty” de ayuda.

(17)

CONFIGURACIONES DE USUARIO

Para acceder a esta funcionalidad el usuario debe seleccionarla en el menú de cabecera que aparece al pulsar en la foto del usuario en la parte superior derecha de la pantalla:



Mis datos de usuario

En esta área es posible efectuar la actualización de los datos y contactos del usuario, poner una foto, definir el idioma con el que se quiere usar la plataforma y definir el huso horario. También es posible modificar la pregunta y respuesta de seguridad que son utilizadas para la recuperación de acceso.

Para realizar estas acciones, se tendrá que pulsar el botón Editar.

Figura. Mis datos de usuario

Es importante verificar la Configuración Regional por Defecto para que los formatos de fecha y hora aparezcan en formato español. Para ello, habrá de seleccionar Spanish (Spain, International Sort).

Para que se apliquen las modificaciones, se pulsará el botón Guardar y volver.

(18)



Mis accesos

En las plataformas de VORTAL, se puede acceder a diferentes entidades con un único usuario, no siendo necesario tener múltiples nombres de usuario y contraseña. Además, también podrá ver la lista de todas las entidades a las que tiene acceso o y su estado correspondiente.

1. Accesos activos con su usuario: En esta sección el usuario ve las entidades a las que está asociado. También puede consultar el estado de las solicitudes que ha presentado para asociarse a una Entidad Pública (aceptadas, pendientes de revisión o rechazadas).

2. Solicitar el acceso a otra entidad: Para solicitar el acceso a otra entidad, de tal manera que con un único usuario pueda acceder a varias entidades diferentes, debe seguir los siguientes pasos:

 Pulsar el botón Solicitar acceso.

 Buscar por nombre de la entidad o CIF a la que desea unirse,

 Pulsar el botón Pedir acceso.

Figura. Formulario de solicitud de acceso

(19)

Será el responsable de la entidad seleccionada, el que aceptará o rechazará su acceso a la cuenta.



Mis certificados digitales

En esta área se pueden asociar certificados digitales al usuario, que permitirá la autenticación en la plataforma con el mismo, así como eliminarlos. En el caso de que los usuarios no dispongan de ninguno podrán utilizar el certificado avanzado que emite VORTAL, sólo válido para la autenticación en la plataforma. También se puede ver el estado del último pedido de un certificado.

1. Agregar un certificado: para asociar un certificado reconocido de cualquier entidad certificadora al usuario.

 Pulsar el botón Agregar certificado.

 Seleccionarlas siguientes opciones:

 Escoger el certificado y pulsar el botón Continuar.

 Introducir la contraseña del certificado reconocido:

 Pulsar el botón Continuar.

De esta manera, aparecerá un mensaje indicando que el certificado reconocido ha sido asociado al usuario correctamente.

(20)

Página 20 de 222 2. Pedir un certificado de autenticación de VORTAL:

Se podrá solicitar un certificado avanzado emitido por VORTAL, que sólo permitirá la autenticación del usuario en la plataforma (no la firma de documentos).

 Se deberá pulsar el botón Pedir certificado de autenticación.

 Surge la ventana donde es necesario definir una carpeta en el ordenador en la que la plataforma, pulsando en Navegar, creará un archivo con extensión JKS.

 Se deberá establecer una contraseña (que será la contraseña que tenga el certificado) y confirmarla.

 Se tendrán que aceptar las condiciones de uso y pulsar el botón Solicitar.

El archivo tendrá el Nombre, fecha y hora de la solicitud y estará instalado en la carpeta previamente seleccionada.

Esta contraseña es necesaria para instalar el certificado y será solicitada siempre que una acción en la plataforma requiera el uso del certificado de autenticación.

Cuando el certificado es emitido, el usuario recibe una notificación por correo electrónico y el estado del pedido pasa a, Emitido.

(21)

Para hacer la instalación es necesario seleccionar el archivo JKS que se generó en el pedido, pulsando de nuevo el botón Navegar e introduciendo la contraseña elegida.

Esta acción generará un archivo en la carpeta de su equipo con extensión PFX o P12

(icono con una llave) que es el archivo físico del certificado.



Personalizar mi área de trabajo

De acuerdo con los servicios suscritos, se le presentará un área de trabajo ya configurada pudiendo configurarla a su medida (en el caso de que el usuario responsable haya dado permisos en Configuraciones de la Entidad para que cada usuario lo pueda hacer) y permitiendo un entorno totalmente adaptable a las exigencias del usuario.

1. Para añadir nuevas funcionalidades en cada apartado, pulse sobre la opción Añadir y seleccione los ítems que desea que sean mostrados en su área de trabajo.

2. Para dejar de mostrar funcionalidades en su área de trabajo, seleccione los ítems que desea eliminar de su área de trabajo marcando con un tic la casilla correspondiente y pulse sobre Borrar.

(22)

Una vez que ha personalizado su área de trabajo, también es posible compartir la configuración realizada con otros usuarios a través de la opción usuarios, que le permite asignarla a otros

Departamentos o usuarios. Para ello pulse en Añadir en el bloque correspondiente, y seleccione los departamentos o usuarios a los que quiere asignar esta configuración

(23)

Para realizar los cambios, pulse en el botón Guardar.



Historial de mis accesos

A través de esta opción, es posible consultar el histórico de logins del usuario en la plataforma y

modificar la contraseña o el nombre de usuario.

1. Accesos: En esta opción podrá consultar el nombre de usuario con el que está registrado, el tipo de acceso asociado, ymodificar el nombre de usuario y/o la contraseña de acceso. Para hacer las modificaciones descritas:

 Seleccione el usuario y posteriormente pulsar en el botón Editar.

 También se puede definir si el acceso para este usuario será por un tiempo determinado.

(24)

Una vez realizadas estas acciones, se deberá pulsar el botón Guardar acceso.

2. Designar un usuario delegado: Un usuario delegado es un reemplazo de un usuario de la entidad. El usuario delegado puede ejercer ese reemplazo tanto de manera permanente como por un periodo de tiempo específico. El usuario delegado puede llegar a necesitarse por ejemplo porque el usuario principal está de vacaciones y la entidad necesita continuar gestionando un proceso; o porque desea contar de manera permanente con una persona que pueda ejecutar sus funciones.

Para crear usuarios delegados es necesario pulsar en Añadir.

A continuación, la plataforma presenta una pantalla para escribir el nombre y la contraseña del usuario delegado. Una vez creada esta información, se debe pulsar en Crear acceso.

(25)

Es posible borrar usuarios delegados seleccionando la casilla correspondiente al usuario delegado que se desea borrar y haciendo clic en Borrar.

3. Histórico de logins: podrá consultar todos los logins realizados por su usuario, así como el tipo de acceso que se ha efectuado cada vez (con certificado de autenticación o con nombre de usuario).

Figura 7. Pantalla de Mis accesos



Términos de uso

Donde podrá consultar las condiciones de uso de la plataforma, los términos legales y su adecuación a la normativa española, en materia de protección de datos de carácter personal, así como otros avisos, como las condiciones de cancelación de un expediente, de emisión de certificados, etc.

(26)

dispone de las siguientes funcionalidades:



Datos de la entidad

En esta área es posible actualizar los datos generales de su empresa, los contactos de la entidad, páginas de internet, cambiar el usuario responsable, configurar el idioma y el huso horario, colocar recomendaciones y certificaciones, etc, para que en el directorio de empresas, sean visualizados por otras entidades/empresas.

(27)

Página 27 de 222 1. Actualizar los datos de la entidad en la plataforma: para completar o actualizar los

datos de su entidad en la plataforma (datos que serán visibles por el resto de usuarios de otras entidades y proveedores), realice los siguientes pasos:

 Pulse en el botón Editar Perfil que aparece a la derecha para actualizar los datos de su entidad. Es necesario completar todos los datos, aunque éstos no sean obligatorios para que la plataforma funcione correctamente.

 Una vez que haga las modificaciones necesarias, pulse el botón Guardar.



Configuraciones de entidad / Sellos

A través de esta opción, podrá parametrizar opciones generales de su cuenta, que afectarán a otras funcionalidades de la plataforma. Podrá:

1. Limitar los accesos de los usuarios por Unidad de Contratación: Si elige la opción

“Si” podrá definir posteriormente qué usuarios tendrán acceso a los expedientes gestionados por Unidad de Contratación, de tal manera que aquellos que no queden incluidos no tendrán acceso a los expedientes.

Figura . Accesos por Unidad de contratación

2. Personalizar el área de trabajo: Podrá establecer si permite que los usuarios registrados en su entidad puedan configurar su área de trabajo:

(28)

Página 28 de 222 Figura . Utilizar equipos en los procedimientos

 Permiso Parcial: permitirá a los usuarios redistribuir tareas en los flujos de aprobación o apertura, pero no permitirá crear, editar o consultar los equipos.

 Permiso Total: permitirá a los usuarios redistribuir tareas en los flujos de aprobación o apertura, y crear, editar o consultar los equipos.

4. Opciones de exportación: podrá elegirse entre el formato Xlsx (Formato Excel) o el formato ODS (Formato de documento abierto) para aquellos documentos que puedan ser exportados de la plataforma.

Por defecto, ninguna de las dos opciones estará seleccionadas. Cuando no existe ninguna opción seleccionada, el sistema descargará por defecto en formato xlsx (Excel).

Las opciones donde la exportación es posible son:

 Plantilla de importación múltiple de lotes en la creación de un expediente (paso 2

– configuración)

 Plantilla de importación de lista de artículos en la creación de un expediente (paso 3 – formulario de respuesta)

 Lista de proveedores invitados de un expediente publicado (botón Ver información completa)

 Opción para exportar la lista de artículos del detalle de un expediente publicado (botón Ver información completa)

(29)

Página 29 de 222  Opción “Exportar” del detalle de un expediente publicado (botón Ver información

completa)

 Opción para exportar los contenidos de la oferta en su detalle

 Comparativa de precios en el análisis de precios

 Opción para descargar los datos presentados en los gráficos de los cuadros de mando



Gestión de accesos

Área donde será posible aceptar/rechazar solicitudes de acceso hechas por otros usuarios a la entidad y donde podrá crear nuevos usuarios. En este apartado, el administrador del sistema tendrá un log de todos los accesos de usuarios (Fecha y Hora).

Figura . Accesos

1.

Crear nuevos usuarios: Permite crear usuarios en la cuenta en la que está trabajando. El usuario no estará activo hasta que éste no acceda y complete sus datos.

 Pulse en el botón Creary posteriormente cumplimente los datos solicitados.

Figura . Crear un nuevo usuario

 Posteriormente, se volverá a pulsar el botón Crear. Tendrá que facilitarle a la persona su nombre de usuario y contraseña.

(30)

un usuario, éste tendrá acceso a su área de trabajo en la plataforma en la cuenta seleccionada. Si rechaza al usuario, éste no tendrá acceso.

 Se pulsará en la opción deseada, se seleccionará el usuario a aceptar o rechazar y por último, se pulsará el botón Aceptar usuarios o Rechazar usuarios.

3.

Cancelar el acceso de un usuario: Para usuarios activos, se podrá cancelar sus accesos en la cuenta seleccionada.

 Se pulsará la opción Cancelar usuarios, se seleccionará el usuario deseado y por último se pulsará el botón Cancelar usuarios.

4.

Editar la información:

Información relativa los usuarios, pulse el botón Editar

Al editar la información de un usuario, surgen dos pasos:

(31)

Página 31 de 222 1 | Información del usuario

Configuración de datos personales, email, región, etc.

2 | Perfil de la aplicación

 Bloque perfiles de usuario: Se refiere a que el usuario se puede incluir en un grupo de autorizaciones creado previamente.

 Bloque Personalizar perfil: Lleva a crear una autorización de accesos.



Autorizaciones

Permite crear conjuntos de autorizaciones (definir un patrón de perfil, accesos directos y funcionalidades del área de trabajo) aplicables a varios usuarios o departamentos que condicionan las funcionalidades a las que los mismos tendrán acceso.

1. Crear autorizaciones

La creación de un conjunto de autorizaciones se compone de 4 zonas:

MENÚ: escoja de estas opciones cuales desea visualizar en la pantalla inicial tras hacer login en la plataforma.

a. Bloque Información general:

Descripción: Deberá poner un nombre a la plantilla.

Plantilla principal: Modelos propuestos por tipo rol de usuario. Pueden ser: - Entidad contratante: Perfil para el responsable de comprador en la

plataforma (diferencia con Comprador – tiene el bloque de ahorros y beneficios)

- Comprador responsable: en este apartado podemos ver como la primera opción es “Cuadros de mando” a diferencia de “Búsqueda” que es la

primera opción de Entidad contratante.?? - Gestor: No aplica

(32)

Página 32 de 222 b. Bloque Definición de elementos de la barra del menú: Qué bloques se pueden ver en

el menú Servicios.

Figura . Menú de gestión de autorizaciones

c. Bloque Servicios Disponibles

En este apartado puede seleccionar cuáles serán los servicios que se visualizarán por parte de los usuarios de la entidad. Deberá seleccionar:

- Incluido: seleccione aquellos servicios que quiere incluir - Excluido: seleccione aquellos servicios que quiere excluir

ZONA DE ACCESOS DIRECTOS: en este apartado puede seleccionar cuales son las opciones de acceso directo que tendrá el usuario en su Área de trabajo.

(33)

Página 33 de 222 a. Bloque de Áreas rápidas: Área de la izquierda donde aparecen los 6 últimos expedientes.

Estos expedientes aparecen en esta área por orden de actividad en cada uno de ellos (el primero que aparece es en el último en el que se ha realizado una acción). No es posible modificar este bloque.

b. Bloque de Enlaces rápidos _(Quiero…): Permite definir las funcionalidades que aparecerán en el botón “Quiero…”

Figura . Configuración de los servicios disponibles

AREA DE TRABAJO: seleccione como desea que quede la visualización personalizada del Área de trabajo de uno o varios usuarios.

a. Bloque de Enlaces rápidos: Permite definir las funcionalidades que aparecerán en el área de trabajo:

 Top container: Seleccionar para que aparezcan los contadores de los expedientes.

 Bloque derecho: Seleccionar los widgets para que se visualicen a la derecha del área de trabajo.

 Bloque izquierdo: Seleccionar los widgets para que se visualicen a la izquierda del área de trabajo

(34)

Página 34 de 222 Figura . Configuración del área de trabajo

USUARIOS: aquí deberá seleccionar a los usuarios a los que asignará dicha autorización con las configuraciones de visualización escogidas.

A quién se asignarán las autorizaciones creadas:

 Bloque Asignar a Departamentos: Permite seleccionar departamentos previamente creados en Configuraciones de la Entidad > Departamentos. La

configuración de las autorizaciones afectará a todos los usuarios incluidos en ese departamento.

Figura . Interfaz de asignación de departamentos

 Bloque Asignar a Usuarios: Permite seleccionar usuarios en concreto.

Figura . Interfaz de asignación de usuarios

(35)

Página 35 de 222 2. Consultar una autorización creada: A través de Configuraciones de entidad, en la

opción Autorizaciones situada a la izquierda puede acceder a todas las autorizaciones creadas. Pulse en detalle para consultar la autorización que desee.

3. Copiar una autorización _– guardar comonuevo: Dentro de Autorizaciones pulse en el botón Editar de aquella autorización que desea copiar. Modifique el campo Descripción de la autorización y pulse en Guardar como nuevo.

4. Editar una autorización: dentro de Configuraciones de Entidad, en Autorizaciones

tendrá disponibles todas las autorizaciones creadas. Pulse en Editar sobre la autorización que desea modificar. Una vez editada pulse en Guardar.

5. Borrar una autorización: dentro de Opciones en Borrar, seleccione la autorización que desea borrar y pulse en Borrar de nuevo.

(36)



Departamentos

Permite organizar a los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Se tendrán que asociar usuarios a los departamentos.

1. Crear un organigrama:

 Pulse en el botón Detalle.

Figura . Gestión de departamentos

 Pulse el botón Agregar departamento para añadir los departamentos o servicios. Para completar la información de los departamentos o servicios, si se pulsa en su nombre se abre un formulario en el que se pueden indicar los datos del mismo:

- Nombre (es un campo obligatorio). - Descripción.

- Datos de contacto. Se puede indicar que se usen los mismos de la entidad o establecer otros:

(37)

Página 37 de 222 Figura . Formulario para indicar los datos de un departamento

 Una vez creado pulse en Confirmar y cerrar para guardar la información

introducida.

 Para añadir subdepartamentos hay que pulsar en el enlace Agregar departamento que aparece a la derecha del departamento.

 Para incluir usuarios en los departamentos, pulse el botón Agregar usuarios en cada uno de ellos. Sólo se precisa seleccionar el o los que correspondan y pulsar el botón Añadir.



Recomendaciones

En esta opción se puede consultar los pedidos de recomendaciones efectuados a la entidad, y responder a ellas. No aplica



Documentos de la entidad

Permite archivar y gestionar todos los documentos cargados en la plataforma, posibilitando su reutilización sin que sea necesario efectuar una nueva carga. Se podrá consultar firmas, fechas, añadirlas o eliminarlas de los documentos.

Esta funcionalidad, almacena los documentos utilizados en diferentes expedientes y además, permite cargar nuevos documentos.

(38)

Página 38 de 222 Figura . Listado de documentos

Para cada uno de ellos se ofrecen las siguientes posibilidades:

 Descargar: Se descarga una copia del documento en el ordenador local.

 Editar: Se accede a una ficha completa con los datos del documento desde la que es posible:

- Borrar el archivo.

- Descargar una copia del mismo.

- Cambiar la descripción del archivo (tras lo que es preciso pulsar el botón

Guardar).

 Ver detalle: Ficha con la misma información que la interfaz de edición, pero en este caso no se pueden actualizar datos.

(39)

Página 39 de 222 Figura . Opciones de carga de documentos de la entidad

 Cargar archivos: Mediante una interfaz Java se pueden subir varios documentos a la plataforma. El uso de esta tecnología se plantea para el caso en que el usuario quiera firmar digitalmente los documentos que cargue (esta firma no es obligatoria).

Al acceder a esta opción se abre una ventana flotante que solicita autorización para ejecutar la aplicación Java, lo que es preciso permitir para que pueda utilizarse esta opción.

Figura . Interfaz de carga de varios documentos

Para cargar documentos se debe pulsar el botón Agregar documentos, que abre un sistema para elegir un documento del ordenador local. Este paso debe repetirse tantas veces como documentos se quieran subir a la plataforma.

Tras esto se puede pulsar el botón Cargar, que sube los archivos tal y como están a la plataforma, o si se prefiere, pulsar el botón Firmar y cargar, que antes de subirlos ejecuta un proceso de firma con un certificado digital del usuario.

 Cargar archivos (alternativo): Ofrece la misma funcionalidad que la opción anterior, pero en este caso no se utiliza una interfaz Java, sino web. Por ello no es posible firmar digitalmente los documentos al subirlos a la plataforma, aunque se ofrece la posibilidad de indicar si los archivos han sido firmados previamente. En el caso subir documentación ya firmada digitalmente, si son archivos en formato PDF, la plataforma es capaz de leer esa firma digital.

(40)

Página 40 de 222 Figura . Sistema de carga de documentos alternativo

 Borrar: Esta opción ofrece un listado de los documentos cargados en la plataforma, y también dispone de un mecanismo de búsqueda por palabra clave.

Se deben seleccionar aquellos documentos que se desee eliminar, y después pulsar en el botón Borrar. Tras el borrado de uno o más documentos se muestra un mensaje de confirmación.

Figura . Sistema de borrado de documentos cargados en la plataforma

 Descargar documentos. Esta opción ofrece un listado de los documentos cargados en la plataforma, y también dispone de un mecanismo de búsqueda por palabra clave. Se deben seleccionar aquellos documentos que se desee descargar, y después pulsar en el botón Descargar documentos.

(41)

Página 41 de 222  Clasificación de documentos: esta opción permite clasificar los documentos de la

entidad y organizarlos de la manera deseada. Para ello en Herramientas pulse Lista de clasificación de documento. En opciones pulse Crear y escriba la lista de clasificación, después pulse en Confirmar:



Flujos de aprobación

En cualquier tipo de procedimiento, se puede asignar a determinados usuarios, grupo de usuarios o departamentos funciones de aprobador para acciones específicas (como por ejemplo la aprobación de la creación un expediente para que después de la aprobación pueda ser publicado) permitiendo definir cuál es el nivel de aprobación requerido para poder continuar la tramitación de un expediente en la plataforma.

Los flujos de aprobación disponibles en la plataforma, y que estarán disponibles dependiendo del tipo de procedimiento que sea, son los siguientes3_{: COMPROBAR SI FALTA ALGUNO POR TIPO}

DE PROCEDIMIENTO

Tipo de flujo Significado

Aprobar creación del Expediente Definir usuarios para aprobar la creación de la carpeta del Expediente

Aprobar creación del procedimiento Definir usuarios para aprobar la creación del expediente antes de la publicación

Aprobación de modificación Definir usuarios para aprobar la creación de una modificación de un expediente

Abrir Ofertas Definir usuarios para la apertura de ofertas (Mesa de Contratación)

Aprobar negociación Definir usuarios para aprobar la creación de la fase de negociación de ofertas

(42)

Aprobar la modificación del contrato FALTA

Aprobar garantía FALTA

Figura . Flujos de aprobación

1. Crear un flujo de aprobación

 Pulse el botón Crear y posteriormente defina un Nombre y una Descripción para el flujo.

Figura . Interfaz de creación de flujos de aprobación

 “Enviar mensaje de alerta al usuario responsable del flujo de aprobación”: Si se desea enviar una notificación de recordatorio por correo electrónico al usuario asignado para realizar la tarea de aprobación. El usuario responsable del flujo de

aprobación es el usuario que inicia la tarea.

 Para definir la estructura del flujo, es decir, cuántos niveles tendrá el flujo de aprobación, se tendrá que pulsar el botón Agregar nivel

 La plataforma propone diferentes accesos para realizar la aprobación en cada nivel definido:

(43)

Página 43 de 222 Figura . Formulario de selección del tipo de nivel

- Secuencial: Implica que todos los usuarios establecidos para la aprobación accedan a la plataforma con un orden secuencial. Por ejemplo, si el flujo tiene cinco miembros, tienen que acceder a la plataforma los cinco en el orden que se haya definido.

Por esta razón en este tipo de nivel, no tiene sentido establecer para un usuario la opción “Es suficiente para aprobar” ni es posible definir cuántos usuarios son necesarios para realizar la acción.

- Simultaneo: Permite elegir el número de usuarios suficientes para realizar la acción, pero el orden de entrada en la plataforma de estos usuarios es indiferente. Este número se define pulsando el botón

Editar.

Figura . Acceso a la configuración del número de usuarios aprobadores

Figura . Interfaz de definición de los usuarios precisos para la aprobación

Por ejemplo, si se pone “Simultáneo - 3 Usuarios necesarios” se obliga a que

(44)

Página 44 de 222 Figura . Añadir una nueva tarea

- Tema: Nombre del puesto

- Descripción: Descripción del puesto

- Asignado a: Los flujos de aprobación pueden asignarse a:

Figura . Formulario de asignación de tareas

- Prioridad (alta, normal, baja): Es una opción sólo informativa, que establece la urgencia de la tarea que tiene que realizar el usuario. - Enviar notificación por correo electrónico: Alerta por correo electrónico

informando al usuario de la acción a realizar. Si se selecciona NO, el usuario no recibirá una notificación en su correo electrónico sobre la tarea a realizar.

- La aprobación requiere firma digital: Si el usuario debe utilizar un certificado de firma para realizar la acción o no.

- ¿Esta tarea es suficiente para la aprobación de nivel?: Se aplica en un Equipo con nivel de acceso simultáneo. Por ejemplo, un equipo simultáneo

(45)

con 2 usuarios, al indicar esta opción en uno de ellos marcando Si, la acción quedará realizada sólo por este usuario, sin necesidad de que el otro la realice también.

Los flujos de aprobación desencadenan tareas automáticas para los usuarios seleccionados:

 Se genera una tarea pendiente que aparece al lado del icono del usuario

 Aparecerá en la agenda también esta tarea

 Si seleccionamos “Enviar mensaje de alerta al usuario responsable del flujo de

aprobación” se enviará una notificación al correo electrónico del usuario asignado.

Desactivar flujos de aprobación

Para desactivar un flujo de aprobación, el usuario administrador debe pulsar en Desactivar en el menú de opciones; seleccionar la casilla a la izquierda del o los flujos que desea desactivar y pulsar en Desactivar.

Activar flujos de aprobación

Esta opción sirve para activar flujos de aprobación que se encuentran desactivados. El usuario debe pulsar en Activar en el menú de opciones; seleccionar la casilla a la izquierda del o los flujos de aprobación que desea activar; y pulsar en Activar.

(46)



Grupos de usuarios

Esta función permite dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios, como, por ejemplo, los que sólo serán visualizadores o aquellos que serán administradores de la plataforma, etc.

1. Crear un grupo de usuarios

 Pulse el botón Creary posteriormente y defina un Nombre y una Descripción para el grupo.

Figura. Creación de grupo

 Al pulsar en el botón Añadir rol se pondrá un nombre al rol del grupo (consulta, administración, gestión, etc.)

(47)

Página 47 de 222 Figura. Ejemplo de listado de roles existentes

 El grupo de usuarios se puede aplicar tanto a usuarios en concreto como a usuarios incluidos en un departamento (con lo que se incluirán todos los usuarios que forman parte del mismo).

Una vez creado el grupo de usuarios, se le podrá agregar accesos específicos dentro de un expediente en concreto o flujos de aprobación. Para ello, se deberán seguir los pasos indicados en los correspondientes apartados anteriores de este documento.

Por su parte, para borrar un rol, se deberá acceder a la página con el listado de los mismos, desplegar el que se quiera actualizar, y pulsar el botón Borrar junto al usuario que corresponda.

(48)

También es posible acceder a varias áreas de gestión (carpetas) de cada funcionalidad, para que sea posible encontrar más fácilmente la información que el usuario necesita.

1. Servicios de proveedor: se tendrá acceso a la búsqueda de procedimientos de acceso público de todas las entidades que trabajan en la plataforma.

Figura . Menú Servicios de Proveedor

2. Servicios de comprador: se tendrá acceso a las funcionalidades disponibles para su entidad pública de acuerdo con los servicios a los que se ha suscrito y su perfil de acceso.

Figura . Menú Servicios de Comprador

3. Herramientas de trabajo: acceso a herramientas de gestión de algunas de las funcionalidades disponibles en cada expediente, de una manera centralizada,de acuerdo con los servicios a los que se ha suscrito y su perfil de acceso.

(49)

Página 49 de 222 Figura . Herramientas de trabajo

Cuadros de mando

Este módulo de generación de informes y gráficos, permite disponer de información sobre ahorros en tiempo real, así como el Top 5 adjudicatarios de la entidad local, adjudicaciones realizadas por usuario, adjudicaciones/evolución mensual, adjudicaciones proveedores habituales vs proveedores no habituales, ratio de adjudicaciones por categoría.



Gráficos de ahorro

En esta opción podemos ver distintos gráficos sobre los ahorros obtenidos por la entidad.

Los gráficos sobre adjudicaciones son los siguientes:  Ahorros

(50)

Página 50 de 222  TOP 5 Adjudicatarios

 Adjudicaciones por Usuario

(51)

Página 51 de 222  Adjudicaciones a Proveedores Habituales vs a Nuevos Proveedores

 Ratio de Adjudicaciones por Categoría

 Si lo desea puede filtrar en base a la información que quiera mostrar en el gráfico:

Servicios: Pulse en el botón Servicios que aparece en el extremo superior derecho de cada gráfico. Seleccione los filtros que desee.

(52)

Página 52 de 222 Figura. Gráficos de ahorro



Gráficos de seguimiento

Muestra gráficos de utilización de la plataforma. Son los siguientes:

 Evolución mensual (Procedimientos/ofertas)

(53)

Página 53 de 222  Media nº de ofertas por procedimiento:

(54)

Página 54 de 222  Procedimientos por usuario:

(55)

Página 55 de 222  Evolución media del nº ofertas por procedimiento y por categoría

 Nº ofertas proveedores habituales vs nuevos proveedores

 Nº de proveedores habituales vs nuevos proveedores

(56)

Página 56 de 222  Si lo desea puede filtrar en base a la información que quiera mostrar en el gráfico:

Servicios: Pulse en el botón Servicios que aparece en el extremo superior derecho de cada gráfico. Seleccione los filtros que desee.

Pulse en Ir y lo aparecerán los resultados deseados

Figura . Gráficos de seguimiento



Informes

Acceso a la generación de informes en formato Excel o Pdf, tanto de expedientes tramitados en la plataforma, de adjudicaciones realizadas y de gestión de contrato. La plataforma permitirá descargar informes por año, siendo la regla N-5. Cada entidad sólo tendrá acceso a su propia información.

(57)

1. Informe de expedientes publicados 2. Informe de adjudicaciones confirmadas

Existe también un Informe de gestión de contratos, que sólo estará disponible si la entidad pública tiene contratado el módulo de gestión de contratos con VORTAL.

Para descargar cualquiera de los informes, pulse el botón Descargar en cada uno de ellos. Aparecerá una ventana modal con la siguiente información:

 Descripción

 Año

 Tipo de exportación: Excel o PDF Pulse el botón Descargar.

(58)

departamentos a los que pertenece el usuario y donde podrá visualizar el estado de los mismos (en análisis, en plazo de recepción de ofertas, etc.). Se podrá acceder a los ítems relacionados con el mismo (ofertas recibidas, documentos, etc.).

La organización de la carpeta de expedientes es la siguiente:

Figura Expedientes

1. Encabezado– En la parte de arriba de la página se muestra el título de la página en la que nos encontramos (EXPEDIENTES), así como el botón Crear nuevo Expediente, que redirecciona al usuario a la página Tipos de procedimientos y equipos.

2. Búsqueda– opción que permite introducir la palabra a buscar en el recuadro correspondiente, o hacer una búsqueda avanzada en la que afinar los criterios para localizar el expediente o procedimiento deseado.

3. Panel de Carpetas– ésta es una de las 3 columnas principales en las que se muestra organizada la información en esta página. Este panel contiene los expedientes organizados en las carpetas que se muestran en función del estado de tramitación en el que se encuentren. Además, también es posible crear nuevas carpetas que permiten personalizar la organización de los expedientes de la entidad y del usuario.

(59)

4. Lista de Expedientes del Comprador– en esta columna se muestran todos los expedientes según la carpeta seleccionada o los criterios de búsqueda especificados. Además, es posible seleccionar entre las diferentes vistas que la plataforma propone por medio de las pestañas superiores. 5. Vista detalle del Expediente en la tercera columna se muestra el detalle del expediente seleccionado en la anterior. Desde esta vista, podemos acceder a la carpeta del expediente, o por el contrario, realizar varias acciones sin necesidad de acceder al área de trabajo del expediente.

Acciones que se pueden realizar:

1. Realizar filtros de búsquedas de expedientes

Se puede realizar la búsqueda de expedientes a través de varios caminos:

 Búsqueda simple:

- A través del cuadro de búsqueda

- A través de los filtros predeterminados por el propio usuario o por toda la entidad:

o Gestionados por mí

o Gestionados por mi entidad (sólo se tendrá acceso si han determinado permisos para ello)

o Míos y de mi entidad (sólo se tendrá acceso si han determinado permisos para ello)

- A través de otros filtros predeterminados

 Búsqueda avanzada: Puede realizar búsqueda de expedientes a través de esta funcionalidad. Se le presentan varios campos a través de los cuales podrá realizar filtros.

(60)

A través de esta funcionalidad podrá crear vistas de carpetas, que se colocarán en el bloque izquierdo, debajo de la carpeta Cancelados.

Figura. Creación de vistas - carpetas

- Introduzca los parámetros bajo los cuales desea crear su vista según los campos que se muestran: puede rellenar los campos que precise para crear su vista.

- Pulse en Crear Vista, defina el nombre y la disponibilidad de la misma (usuario o toda la entidad) y pulse en Crear.

- La nueva carpeta que ha creado se mostrará al final del panel de carpetas, tendrá disponibles las posibilidades de Ver o Borrar, y pulsando en la misma se visualizarán los expedientes bajo los parámetros que usted haya establecido.

(61)

- Todos: Lista de todos los expedientes cualquiera que sea el tipo de procedimiento y su estado, excepto los cancelados, y que el usuario tiene permiso para ver.

- Pendientes de Aprobación: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que tienen una tarea de aprobación pendiente de que sea realizada.

- En edición: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que aún no han sido publicados.

- Publicados: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que tienen la fecha límite de presentación de ofertas vigente.

- Listos para analizar: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que están siendo analizados, pero no tienen ningún análisis de precios o evaluación de criterios creada.

- En análisis: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que están siendo analizados y que tienen al menor un análisis de precios o evaluación de criterios creada.

- Adjudicados: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que han sido adjudicados.

- Cancelados: Lista de todos los expedientes, cualquiera que sea el tipo de procedimiento, que han sido cancelados.

Tabla de los estados de los expedientes en la plataforma

CARPETAS BLOQUE 2 BLOQUE 3 EXPLICACIÓN

TODOS Todos los expedientes, cualquiera que sea _{su estado, excepto los Cancelados}

PENDIENTES DE

APROBACIÓN En análisis En análisis

Todos los expedientes que están esperando algún tipo de aprobación y que tienen un flujo de aprobación asociado (publicaciones, evaluaciones, negociaciones, modificaciones, adjudicaciones, etc.) en el estado correspondiente

EN EDICIÓN En edición En edición

Expediente en edición sin publicar, con candados

Expediente en edición sin publicar, sin candados

Editado después de publicado

(62)

EN ANÁLISIS

En análisis En análisis

Todos los sobres abiertos

Análisis de precios y evaluaciones hechas o en edición

Adjudicación en edición Adjudicación

en curso En análisis Adjudicación finalizada, no confirmada. El dossier aparece con estado "En análisis" ADJUDICADOS Adjudicado Adjudicado Adjudicación confirmada

CANCELADOS Cancelado Cancelado Expediente cancelado

2. Acceder al detalle de un expediente

Cuando se pulsa sobre un expediente, en la parte derecha de la pantalla aparece la información resumida del mismo.

En la parte superior aparece:

- Número de expediente;

- Tipo de Procedimiento;

- Estado;

- Unidad de Contratación;

- Fecha límite de presentación de ofertas;

- Fecha de publicación.

Se podrán realizar las siguientes acciones:

- Pulsando el botón Detalle se accederá al área de trabajo del expediente. - Pulsando el botón Crear podrá crear un mensaje, tarea o modificación.

3. Eliminar un expediente: no es posible eliminar ningún expediente en la plataforma pues no sería posible obtener la trazabilidad del mismo.

(63)



Adjudicaciones

Donde se encontrará un histórico con todas las adjudicaciones realizadas y separadas por años naturales, que se han realizado a través de la plataforma, tanto para procedimientos con publicidad, como sin publicidad.



Unidades de contratación

La Unidad de contratación permite agrupar los expedientes en función de las distintas áreas de contratación con poder de compra, pudiendo asociar a ellas. También se podrá visualizar qué tipo de procedimientos gestiona cada unidad de contratación.

1. Crear una unidad de contratación:

 Pulse el botón Crear

 Defina la información general de la Unidad de contratación.

En el campo “Tipo”, se podrá seleccionar entre las siguientes opciones:

- Área: Entendido como un área, servicio o departamento con poder de compra dentro de la entidad.

- Presupuesto: Si el expediente se va a gestionar con referencia a un presupuesto en concreto.

(64)

Página 64 de 222 Proyecto: Si la Unidad de contratación se refiere a un proyecto en concreto dentro de la entidad.

- Obra: Si la Unidad de contratación se ha creado para una obra en concreto.

 El bloque Unidad de contratación pública No aplica

 Cree la ubicación de la Unidad de contratación, pulsando el icono y posteriormente pulsando el botón Crear ubicación.

El siguiente paso será añadir obligatoriamente una de las 3 opciones de contacto requeridas. También es posible añadir contactos adicionales si se desea (Bloques

Dirección, Contactos y Contactos adicionales).

2. Asociar una Unidad de Contratación a un Equipo y a un tipo de procedimiento:

 En el bloque Equipos y Usuarios de Unidad de contratación, la plataforma permite asociar un tipo de procedimiento y a un equipo previamente creado. De esta manera, cuando se cree la carpeta del expediente, al elegir la unidad de contratación, se seleccionará el equipo asociado a la misma automáticamente.

(65)

Para ello, se tendrá que pulsar el botón Añadir tipo de procedimiento. A continuación, se seleccionará el/los tipos de procedimientos que gestionará la unidad de contratación que se está creando.

 Una vez seleccionados los tipos de procedimientos, se tendrá que seleccionar el equipo que se desea asociar a la unidad de contratación.

3. Asociar usuarios a una Unidad de Contratación:

Para que los usuarios de un determinado servicio o Unidad de contratación no tengan acceso a expedientes de otras Unidades de contratación, la plataforma permite asociar grupos de usuarios, usuarios y departamentos a las mismas.

NOTA: Para que este bloque esté activo es necesario haber elegido Sí en la opción Accesos por Unidad de Contratación de las Configuraciones de Entidad.

(66)

Una vez finalizada la configuración de la unidad de contratación, se tendrá que pulsar el botón

Crear y Volver.

Desactivar unidad de contratación

Para desactivar una unidad de contratación el usuario administrador debe pulsar en Desactivar

en el menú de opciones. A continuación, se presenta una pantalla con todas las unidades de contratación que se encuentran activas. Para desactivar la unidad de contratación, el usuario administrador debe pulsar en la casilla a la izquierda la unidad escogida, y luego pulsar en

Desactivar.

Activar una unidad de contratación

Para activar una unidad de contratación que haya sido desactivada, el usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda de la unidad de contratación que quiere activar y pulsar en Activar.

Borrar una unidad de contratación

Desde esta sección el usuario administrador puede borrar definitivamente unidades de contratación que hayan sido desactivadas. Para borrar una unidad de contratación, el usuario debe seleccionar la casilla a la izquierda de la unidad de contratación que quiere borrar y pulsar en

Borrar.



Tipos de Procedimientos y Equipos

Es la funcionalidad más relevante de la plataforma ya que en ella se encuentran configurados todos los procedimientos de contratación, según RD3/2011. Se podrá crear un expediente y

(67)

gestionar el equipo para uno concreto. Debido a la importancia de este asunto, se desarrollará en el punto Creación de un expediente.



Gestión de integraciones externas

Funcionalidad con información disponible para aquellas entidades que tengan integrada la información de la plataforma con otras soluciones, bien sean gestores de expedientes, la PLACSP, etc.

(68)

evaluación establecidos son objetivos. Estos modelos son usados para poder evaluar dichos criterios de manera automática, sin necesidad de introducir la puntuación de los criterios de evaluación de cada oferta manualmente.

La plataforma propone varios modelos ya creados que se podrán utilizar en un expediente:

 Precio más bajo basado en ofertas recibidas:

- El único criterio de evaluación contemplado en este modelo es el precio.

- Permite comparar los precios de las ofertas con la oferta recibida que tiene el precio más bajo.

- La oferta con el precio más bajo tiene 100 puntos y al resto de las ofertas se le asigna una puntuación de manera lineal comparándola con ésta.

- La fórmula utilizada es:

 Precio más bajo basado en ofertas recibidas (ponderado)

- Permite comparar los precios de las ofertas con la oferta recibida con el precio más bajo, considerando el precio base.

.

 Precio más bajo:

- Usado para definir un precio máximo y un precio mínimo y puntuar las ofertas de manera lineal entre ambos:

o A los precios de las ofertas desde 0 hasta el precio mínimo se le asignan 100 puntos

(69)

o A los precios de las ofertas desde el precio máximo hasta infinito se asignan 0 puntos.

o A los precios de las ofertas entre el precio mínimo y el máximo, se le asignan puntuaciones lineales.

 Precio más alto:

- Al precio más alto se le asignan 100 puntos y al resto de ofertas puntuaciones de manera lineal.

 Modelo Calidad y precio basado en ofertas recibidas:

- Usado cuando se tienen como criterios de evaluación de ofertas el precio y otro criterio objetivo (ej. Calidad).

- La fórmula utilizada del Precio es:

- La fórmula utilizada del Criterio es:

El criterio debe ser mensurable (es decir, que sea una pregunta numérica)

Estos modelos se pueden copiar para añadir más criterios de valoración a parte del precio, pero hay que tener en cuenta que la fórmula utilizada para el precio será siempre la del modelo seleccionado y ésta no se podrá modificar.

(70)

Página 70 de 222 3. Paso 1. Información general:

a) En el bloque Configuración de la plantilla escriba un nombre para su modelo en el campo Nombre de la plantilla. Debe establecer el mismo nombre para los idiomas inglés, portugués y español, cambiando de lengua en el selector de idioma situado en la parte superior de la página. Realice la misma acción con el campo Descripción y uso. Esto facilitará su trabajo cuando esté configurando el paso 4Evaluación en la creación del expediente.

(71)

b) En el bloque Variables no realice ninguna modificación.

4. Paso 2.Escalas de evaluación:

a) Fórmula: no realice ninguna modificación.

b) Escalas: en este campo se han de configurar los criterios para el modelo de evaluación. Para ello, pulse en la opción Añadir escala y defina un nombre y una etiqueta para la escala, una descripción y uso (opcionalmente), especifique en tipo de entrada la opción número (criterios objetivos) o sin datos (puntuación manual - criterios

(72)

 Por intervalos:

Seleccionando Añadir Intervalo se muestran los campos para configurar los intervalos necesarios para el modelo de evaluación. Se irán estableciendo los intervalos de modo que la suma de las puntuaciones correspondientes debe sumar 100 para el tipo valor fijo.

(73)

Cuando finalice con la configuración de intervalos pulse en Confirmar para guardar los cambios necesarios.

 Por niveles:

 Por funciones lineales:

5. Paso 3. Criterios de Evaluación relacione cada criterio de evaluación con la escala correspondiente y pulse en Guardar.

6. Paso 4.Modelos dePonderación debe establecer la ponderación que corresponde al precio y a cada criterio de evaluación definido, respetando la condición de que la suma debe ser siempre igual a 100.

7. Paso 5.Reglamentos de Desempate

8. Paso 6.Imprimir Plantillas

9. Pulse en Guardar para guardar todas las configuraciones hechas al modelo y active el modelo para que esté disponible para seleccionar en la creación del expediente.

(74)

entidad (inactivos) susceptibles de ser activados. Seleccione el o los que desea estén disponibles para trabajar con ellos y pulse Activar.

3. Desactivar: Pulsando esta opción se presentan todos los modelos de evaluación de la entidad que pueden ser desactivados, de modo que dejen de estar disponibles para trabajar con ellos en la plataforma. Seleccione los modelos de evaluación que desee y pulse Desactivar. La información permanece disponible en el apartado Modelos de Evaluación para su modificación y posterior activación si volviesen a ser necesarios.

4. Borrar: Permite eliminar modelos de evaluación de la entidad. Para eliminar un modelo de evaluación es preciso que previamente haya sido desactivado. Pulsando en borrar se mostrarán los modelos evaluación en estado inactivo y será posible seleccionar los que desee eliminar y después pulsar en borrar para efectivamente eliminarlos de la plataforma. Una vez hecho esto, el modelo de evaluación será eliminado y la información asociada al mismo dejará de estar disponible. Esta es una acción irreversible.