Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública 2010 Costa Rica

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C8375p Costa Rica. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica ; Costa Rica. Dirección General de Servicio Civil

Premio nacional a la calidad y reconocimiento a prácticas promisorias en la gestión pública : documento general / Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y Dirección General de Servicio Civil -- San José, CR : MIDEPLAN, 2010.

12 p. ; 28 cm x 22 cm.

ISBN : 978-9977-73-044-8 (versión digital)

Disponible en www.mideplan.go.cr

1. GESTION PUBLICA 2. CALIDAD. 3. EVALUACION. I. Costa Rica. Dirección General de Servicio Civil. II. Título.

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Prólogo

Durante mucho tiempo, la empresa privada ha mantenido la vanguardia en temas relacionados con la calidad, convirtiéndose en líder de buenas prácticas, metodologías, normas y modelos de calidad, tendientes a lograr la mejora continua de sus procesos y mejorando el nivel de satisfacción del cliente.

En años recientes el sector público ha vuelto su mirada hacia la calidad, como la llave de éxito capaz de mejorar sus procesos de una forma constante es decir, buscando el mejoramiento continuo para brindar un servicio ágil, eficaz, eficiente y oportuno a su razón de ser: los ciudadanos y ciudadanas del país.

El Estado costarricense, en un esfuerzo conjunto del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y de la Dirección General de Servicio Civil por medio del Comité Técnico, presenta el compendio de documentos correspondientes al desarrollo del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública y Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública.

El lector interesado podrá encontrar la razón de ser de ambas distinciones: Premio Nacional y Reconocimiento a Prácticas Promisorias, el detalle de beneficios que adquirirá la organización, las bases para participar, la metodología a seguir y el cierre del ciclo de premiación.

Esta serie de documentos, por su naturaleza, son de carácter dinámico: cambian en el tiempo. Dos razones explican lo anterior. Primero, conforme se desarrollen los distintos procesos, se irá capturando cada uno de los aprendizajes y enseñanzas de cada participante del proceso. Segundo, las necesidades del ciudadano son variables, por este motivo, estos documentos mantendrán su vigencia incorporando las demandas de los ciudadanos que acudan a las instituciones públicas.

Este compendio ha sido escrito para brindarle a las organizaciones e instituciones públicas del país una visión integral de ambos reconocimientos. Sin embargo, para aquellos interesados en participar únicamente en un reconocimiento, se encuentran disponibles versiones individualizadas de cada documento.

El espíritu que anima a los autores del presente compendio es sencillo, pero profundo:

“No hay camino para la calidad…la calidad es el camino”

Comité Técnico

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Contenido

1. PRESENTACIÓN ... 5

2. ANTECEDENTES ... 6

3. PREMIO NACIONAL A LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA ... 7

3.1 Objetivo General ... 8

3.2 Beneficios ... 8

4. RECONOCIMIENTO A PRÁCTICAS PROMISORIAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA ... 9

4.1 Objetivo General ... 9

4.2 Beneficios ... 9

5. PARTICIPANTES Y FORMA DE POSTULAR ... 9

6. PROCESO DE EVALUACIÓN Y FLUJOGRAMA ... 10

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1. PRESENTACIÓN

Las organizaciones públicas están enfrentando fuertes cambios, con vistas a la mejora permanente de sus servicios a la ciudadanía. La introducción de nuevas tecnologías informáticas y una nueva forma de administrar las organizaciones, basadas en un fuerte enfoque en el usuario, están produciendo una transformación profunda en las estructuras del Estado.

Surge entonces una filosofía de Gestión Integral de la Calidad, la cual implica el desarrollo de técnicas de participación, de conocimiento y satisfacción de las expectativas del ciudadano y de aseguramiento de los procesos y sistemas de calidad instalados.

En este contexto, los Ministros de Administración Pública y de Reforma del Estado y los Jefes de Delegación de los Gobiernos Iberoamericanos, reunidos en Pucón, Chile, en ocasión de la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado renovaron su compromiso con la Reforma del Estado, el fortalecimiento de sus instituciones públicas y, en especial, con la racionalización de sus mecanismos de gestión al sostener que:

“Teniendo en consideración que, el objetivo de toda política pública es el bienestar de las personas, se requiere fortalecer las capacidades institucionales públicas, para dar satisfacción a los requerimientos ciudadanos de integración y pertenencia. A tal efecto, es necesario impulsar criterios de universalización que atiendan la diversidad y complejidad de dichos requerimientos, así como fortalecer la calidad de la gestión pública para que sea un real instrumento al servicio de la cohesión social”.

En razón de lo anterior, se redactó la “Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública”, que se inscribe en la propuesta de adecuar el funcionamiento de las Administraciones Públicas Iberoamericanas para garantizar que sean instrumentos útiles, efectivos y confiables al servicio de sus respectivas sociedades. En tal sentido, la Carta Iberoamericana vincula la calidad en la gestión pública con dos propósitos fundamentales de un buen gobierno democrático:

1. Toda gestión pública debe estar referenciada a la satisfacción del ciudadano, ya sea como usuario o beneficiario de servicios y programas públicos, o como legítimo participante en el proceso de formulación, ejecución y control de las políticas públicas, bajo el principio de corresponsabilidad social;

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2. La gestión pública tiene que orientarse hacia resultados, por lo que debe sujetarse a diversos controles sobre sus acciones, suponiendo, entre otras modalidades, la responsabilización del ejercicio de la autoridad pública por medio del control social y rendición periódica de cuentas.

La Carta Iberoamericana promueve el establecimiento de un enfoque común acerca de las nociones de calidad y de excelencia en la gestión pública, a partir del cual, se adopta un conjunto de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas Iberoamericanas en la formulación de sus políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública. La implementación de los principios y orientaciones deberá adaptarse a la diversidad de las condiciones de las naciones iberoamericanas, al igual que la adopción de las correspondientes acciones e instrumentos sugeridos para la mejora continua de la calidad en la gestión pública.

El Gobierno de la República de Costa Rica, en respuesta al compromiso adquirido con la suscripción de la Carta Iberoamericana y con el interés de lograr una gestión pública transparente orientada al ciudadano y a los resultados, considera necesario la implementación de un sistema que reconozca y promueva la calidad de sus organizaciones y la efectividad de los procesos y servicios que se desarrollan en cada una de ellas, por lo que instituye mediante la firma del Decreto Ejecutivo 35925-MP-PLAN y según su reglamento, el Premio Nacional a la Calidad y Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública.

2. ANTECEDENTES

Los Ministros de Administración Pública y de la Reforma del Estado y los Jefes de Delegación de los países iberoamericanos, reunidos los días 26 y 27 de junio de 2008, en San Salvador, El Salvador en ocasión de la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, aprueban la “Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública”, siendo el Ministro Roberto Gallardo Núñez quien suscribe en representación de Costa Rica dicha carta, y por ende adquiere el compromiso de fomentar una cultura de calidad en la gestión pública costarricense.

En abril del 2009, se llevó a cabo la II Reunión Intermedia de Directores de Servicio Civil y Carrera Administrativa de Centroamérica, Panamá y República Dominicana, realizada en Ciudad Panamá bajo el auspicio del Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP). En ella se firma el acuerdo de la creación de un Premio Nacional a la Calidad en los países que componen la Red Regional para el año 2010.

Los y las representantes de los sistemas de servicio civil y de carrera administrativa, acordaron promover la colocación del tema, de la Gestión de Calidad en el Sector

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Público, en las agendas nacionales con el propósito de crear Premios Nacionales de Calidad y solicitarle al ICAP elaborar una propuesta regional para ser presentada en la III Reunión Intermedia por realizarse en el año 2011, con el objetivo de orientar el otorgamiento del “Premio Regional de la Calidad para el Sector Público de Centroamérica, Panamá y República Dominicana”, tendiente al mejoramiento de los servicios entregados a la ciudadanía.

Por su parte, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) en acatamiento al compromiso adquirido en la Carta Iberoamericana de la Calidad, a través del Área de Modernización del Estado, asumió la responsabilidad de impulsar y coordinar todo el proceso para la instalación e institucionalización del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública.

La dirección de ésta Área, participó en el Foro Iberoamericano sobre Estrategias para la Implantación de la “Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública”; organizado por el Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD) y celebrado en Montevideo Uruguay en mayo del 2009, en el cual se expuso la solicitud de MIDEPLAN para recibir la asistencia técnica del CLAD, con el fin de facilitar el diseño y puesta en marcha del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública y Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública en Costa Rica. Esta gestión fue respondida positivamente en este mismo Foro, con lo cual se inició un proceso de coordinación para definir los componentes y alcances de esta asistencia.

En razón de dicha gestión, el CLAD comunicó al Área de Modernización del Estado de MIDEPLAN que el Doctor Luis Tenorio Puentes fue el experto designado para apoyar a Costa Rica. A partir de este momento, para asumir esta responsabilidad, MIDEPLAN conformó un equipo técnico con la participación de la Dirección General de Servicio Civil (DGSC). Le correspondió a este equipo técnico ser la contraparte nacional de apoyo a la gestión del experto, generándose de esta manera, las primeras herramientas en materia de calidad en la gestión pública costarricense, tales como las bases del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública y las bases del Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública, que contienen los fundamentos básicos para su funcionamiento y aplicación.

3. PREMIO NACIONAL A LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA

El Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública, es el máximo reconocimiento que entrega el Estado a las organizaciones que demuestren desempeños sobresalientes, en la implementación de modelos de gestión ejemplares. Será administrado por el Comité Técnico, representado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y la Dirección General de Servicio Civil.

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Las organizaciones ganadoras del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública, recibirán un reconocimiento que las acredita en tal condición, según la clasificación establecida de premiación. El Premio se entregará en una ceremonia pública y tendrá vigencia de un año.

El Modelo de Excelencia en la Gestión que respalda el Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública, basa su estructura en el Premio Malcolm Baldrige de los Estados Unidos de América, además ha incorporado información y experiencias de los Premios Nacionales a la Calidad de Latinoamérica, del Premio Iberoamericano a la Calidad y de la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública. Está diseñado para ayudar a las organizaciones del sector público costarricense para llevar procesos de autoevaluación, postular al Premio y para retroalimentar a los postulantes, contribuyendo a fortalecer la competitividad a través de:

 Mejorar las prácticas de desempeño organizacional, capacidad y resultados.

 Facilitar la comunicación e intercambio de información de las mejores prácticas entre organizaciones de todo tipo.

 Servir como herramienta de trabajo para entender y manejar el desempeño y para guiar la planificación organizacional y las oportunidades de aprendizaje.

3.1 Objetivo General

El objetivo fundamental, del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública, es estimular la adopción de prácticas de excelencia en el sector público, convirtiendo a los ganadores en organizaciones modelo para promover o emular estos sistemas de gestión institucional.

3.2 Beneficios

Promueve un proceso de mejoramiento continuo, que permite a las organizaciones participantes, identificar puntos fuertes y áreas de mejora al diagnosticar a la organización, medir su progreso periódicamente y a la vez incorporar la cultura de calidad en la prestación de los servicios públicos.

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4. RECONOCIMIENTO A PRÁCTICAS PROMISORIAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Busca destacar aquellas iniciativas, tales como procesos, procedimientos, productos o servicios, que han tenido lugar en un área o unidad determinada de la organización y que se manifiesta en un incremento en la calidad del servicio ofrecido al ciudadano.

4.1 Objetivo General

Promover la adopción de enfoques, estrategias e instrumentos que incentiven la mejora de la calidad en la gestión pública, en concordancia con las propuestas de la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública.

4.2 Beneficios

Promueve el mejoramiento continuo, mediante el establecimiento de grupos de trabajo que utilicen métodos y técnicas adecuadas, para elevar la calidad y el buen desempeño de sus organizaciones.

5. PARTICIPANTES Y FORMA DE POSTULAR

Pueden postularse, al Premio Nacional a la Calidad y al Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública, organizaciones públicas legalmente establecidas y ubicadas en territorio costarricense. Si la organización lo desea, puede postularse para ambos procesos simultáneamente, presentando para cada uno los documentos correspondientes.

Como requisito de postulación, el organismo interesado en participar deberá tramitar ante la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, ubicada en el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), la ficha de inscripción correspondiente, así como, los demás requisitos establecidos en el documento de las Bases del Premio Nacional a la Calidad y las Bases del Reconocimiento a Prácticas Promisorias respectivamente, mismos que podrá accesar a través de la página web de MIDEPLAN www.mideplan.go.cr y la página web de la Dirección General de Servicio Civil (DGSC) www.sercivil.go.cr. Puede contactarnos utilizando el correo electrónico calidadgestionpublica@mideplan.go.cr

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6. PROCESO DE EVALUACIÓN Y FLUJOGRAMA

El procedimiento a seguir, para el Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública y para el Reconocimiento a Prácticas Promisorias en la Gestión Pública, se compone de los siguientes pasos:

 Recepción de Ficha de Inscripción  Recepción de Informes de Postulación

 Revisión de los informes de Postulación y Selección de las Organizaciones Postulantes  Evaluación Individual de las organizaciones seleccionadas

 Evaluación de consenso de las organizaciones evaluadas  Visitas a organizaciones postulantes evaluadas

 Entrega de Informes de retroalimentación al Comité Técnico  Evaluación del Jurado Evaluador

 Determinación de ganadores  Notificación de Ganadores  Premiación

 Entrega de Informes de Retroalimentación a las organizaciones postulantes Este proceso se ilustra a continuación:

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FLUJOGRAMA PREMIO NACIONAL A LA CALIDAD

NO SI Cumple con los requisitos? 1

Jurado Evaluador revisa:

1. Ficha de inscripción 2. Informe de postulación

3. Informe visita equipo evaluador

Informe Visita INICIO Revisión de Requisitos Presentar Ficha Inscripción Presentar Informe de Postulación Visita Equipo Evaluador Revisión & Selección

Organizaciones Postulantes Evaluación Individual Evaluación Consenso 1

Jurado Evaluador selecciona a

ganadores:

1. Premio Nacional a la Calidad 2. Medalla mención oro/plata/bronce 3. Prácticas Promisorias

1. Ficha de inscripción 2. Informe de postulación, 3. Informe visita equipo evaluador

Invitación a Ceremonia Premiación Ceremonia pública entrega del reconocimiento FIN

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7. CRONOGRAMA

Los pasos citados en el apartado anterior se encuentran contemplados en el cronograma que se presenta a continuación:

No. ACTIVIDAD FECHA DE

REALIZACIÓN 1 Presentación de la ficha de inscripción por parte de las

instituciones participantes

24 de mayo al 30 de junio

2 Conformación de los Equipos Evaluadores y asignación de sus respectivos Coordinadores

14 al 18 de junio

3 Fecha para presentación Informes de Postulación 14 de junio al 6 de agosto

4 Revisión de Informes de Postulación por parte del Comité Técnico

6 al 12 de agosto

5 Asignación de Informes de Postulación a cada evaluador

13 al 17 de agosto

6 Evaluación Individual de los Informes de Postulación asignado

18 de agosto al 8 de setiembre

7 Entrega de Informe individual producto de la revisión del Informe de Postulación al Comité Técnico

9 y 10 de setiembre

8 Reuniones de consenso del equipo evaluador 13 al 24 de setiembre 9 Entrega del resultado de la Evaluación de Consenso al

Comité Técnico

28 y 29 de setiembre

10 Visitas del equipo evaluador a las Organizaciones Postulantes

30 de setiembre al 11 de octubre

11 Elaboración de los Informes de Retroalimentación 12 al 26 de octubre 12 Entrega del Informe de Retroalimentación al Comité

Técnico

27 al 29 de octubre

13 Revisión de Informes de Retroalimentación por parte del Comité Técnico

1 y 2 de noviembre

14 Entrega de la información al Jurado 3 al 5 de noviembre

15 Reunión Jurado Evaluador 8 al 19 de noviembre

16 Notificación de ganadores 22 al 24 de noviembre

17 Ceremonia de Premiación 8 de diciembre

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13 Organizaciones Postulantes

19 Revisión del proceso y planificación del proceso 2011 por parte del Comité Técnico

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