INTRODUCCIÓN
En el ejercicio del Control Fiscal, competencia de la Contraloría General del Risaralda y dentro de los objetivos de calidad, se pretende consolidar un proceso de mejoramiento continuo de las entidades públicas sujetas de control, mediante la suscripción y seguimiento de planes de mejoramiento, apoyado en un enfoque integral de gerencia mediante la articulación de todas las áreas y dependencias, en aras de cumplir las responsabilidades delegadas por la Constitución y la Ley en materia de Control Interno, Ambiental, Contable y Financiero, así como de la gestión y sus resultados en un período determinado.
Por su parte, el mejoramiento continuo de las entidades públicas está sujeto a implementar acciones efectivas o preventivas tendientes a subsanar las deficiencias administrativas y eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por el ente de control como resultado de un proceso auditor.
La Empresa de Servicios Públicos EMPUMAR, formuló con esta Departamental dos (2) Planes de Mejoramiento durante la vigencia 2010, producto de una Auditoría Regular a todos los procesos de la Entidad y una Auditoría Especial al Sistema de la Seguridad Social. Dichos planes fueron suscritos el 09 de Septiembre y 23 de Diciembre de 2010 respectivamente.
Las áreas involucradas en el proceso de mejoramiento, fueron objeto de seguimiento y verificación, con el fin de establecer el nivel de cumplimiento, avance y efectividad de las acciones previstas en los Planes de Mejoramiento suscritos por la entidad.
1. CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD, CUMPLIMIENTO Y AVANCE DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
La Administración de EMPUMAR propuso una serie de acciones correctivas y preventivas orientadas de manera acertada a subsanar las observaciones de tipo administrativo determinadas por ese ente de control durante el ejercicio del proceso auditor.
La efectividad de las acciones correctivas y las actividades desarrolladas para eliminar las causas de los hallazgos, se ve reflejada en la aplicación de mecanismos y controles,organización de información y expedientes contractuales, aplicación de nuevos sistemas que permiten obtener resultados más confiables, personal capacitado y saneamiento de deudas.
El nivel general de cumplimiento, entendido éste como el logro de las actividades propuestas dentro de los plazos establecidos, al 15 de Febrero de 2011 registra el 93% de cumplimiento para el plan producto de la Auditoría Regular, considerándose como un buen nivel de ejecución para el desempeño efectivo de las mejoras planteadas, salvo por la valoración de una acción que no se alcanzó a implementar dentro del tiempo establecido.
En cuanto al nivel general de cumplimiento para el plan de mejoramiento relacionado con la Auditoría a la Seguridad Social, se estimó en un 100%, interpretándose como un plan de mejoramiento “de cumplimiento” toda vez que su ejecución se cumplió dentro de los términos y con el logro esperado.
Por la alta estimación porcentual obtenida, la entidad ha cumplido con los compromisos adquiridos para subsanar y corregir las observaciones formuladas, sin embargo, se requerirá para aquéllas que no se pudieron cristalizar satisfactoriamente dentro de la vigencia del plan, la inclusión de los hallazgos y acciones correctivas en un nuevo plan de mejoramiento hasta tanto se cumplan en su totalidad.
JOSÉ FREDY ARISTIZABAL
2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
2.1 Composición de los Planes de Mejoramiento
El Plan de Mejoramiento formulado tras los hallazgos administrativos detectados en la Auditoría Regular, estuvo conformado por 5 hallazgos y 8 acciones de mejora para el logro de las actividades propuestas dentro de los plazos establecidos, por su parte, el Plan de Mejoramiento producto de los hallazgos administrativos de la Auditoría al Sistema de Seguridad Social, se constituyó con 2 hallazgos y 2 acciones de mejora.
2.2 Evaluación de metas y resultados
Con corte al 15 de Febrero de 2011, la Contraloría General del Risaralda realizó el seguimiento a las actividades específicas planteadas por la Empresa de Servicios Públicos en los planes de mejoramiento suscritos.
Para los hallazgos detectados en la Auditoría Regular, las acciones de mejoramiento debían estar ejecutadas en un 100%, teniendo en cuenta que la vigencia del plan para consolidar la efectividad de la totalidad de las acciones, terminaba el 31 de Diciembre de 2010.
A continuación se evalúa cada una de los hallazgos determinados y el nivel de cumplimiento alcanzado, con el fin de establecer no solo la efectividad de las acciones, sino también el porcentaje en el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Hallazgo número 1. Deficiencias en la rendición de la cuenta anual consolida.
Compromisos de mejoramiento suscritos: 1- Conciliar la información de presupuesto con contabilidad. 2- Enviar solicitud escrita al propietario del software para corregir algunas inconsistencias del programa financiero.
Fecha Programada de Cumplimiento: 31 de Diciembre de 2010
Acciones desarrolladas: Se procedió de manera diligente a realizar las conciliaciones entre presupuesto y contabilidad correspondiente al período Enero - Diciembre de 2010, detectando diferencias que se ajustaron convenientemente.
De igual manera, en comunicación fechada el 15 de Septiembre de 2010, se solicita al Ingeniero Wilbert Enrique Ospino, capacitación relacionada con el manejo del software AIRE y específicamente en conciliaciones mensuales, tema en el cual el programa está presentando inconvenientes.
La solicitud también relaciona el cambio de codificación en los siguientes documentos: certificados de disponibilidad presupuestal (CDP), Registros presupuestales (RP), Contratos, Acta de Interventoría, orden de pago, Orden de suministro, comprobante de egreso, ajustes contables, conciliaciones bancarias, cuentas nuevas, asiento contable y certificados de ingresos, con el fin de ajustarlos a las necesidades y requerimientos de la empresa.
Nivel de cumplimiento: 100%
Hallazgo número 2. Para los hallazgos 2 y 3 del plan de mejoramiento vigente no se evidenció el cumplimiento de las acciones de mejora.
Compromisos de mejoramiento suscritos: Elaboración del contrato interadministrativo entre el Municipio y EMPUMAR en lo referente a la transferencia de los subsidios.
Fecha Programada de Cumplimiento: 31 de Diciembre de 2010
Acciones desarrolladas: El hallazgo consistía en que durante las vigencias 2007 y 2008 no se suscribió convenio interadministrativo entre el Municipio y la Empresa EMPUMAR para la transferencia de los subsidios a los servicios públicos, ni se evidenció la existencia del acto administrativo que define los porcentajes para el otorgamiento de los subsidios a los diferentes estratos. Pese a lo anterior, las transferencias por parte del Municipio, se han cumplido en cada una de las vigencias fiscales.
Frente a esto, en reunión con la Administración Municipal, se definió la suscripción de los Acuerdos Municipales 015 del mayo 31 de 2010 y 019 de junio 30 de 2010, con los cuales se establecieron los factores de subsidios y los factores de aportes solidarios para los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de Marsella para las vigencias 2010 y 2011.
Los Acuerdos contemplan que con el fin de garantizar los subsidios a los usuarios de los servicios públicos, se destinarán las partidas presupuestales suficientes y necesarias, con cargo al rubro asignado a subsidios del Plan
Departamental de aguas y cubiertos dentro de los Recursos del Sistema General de Participaciones, Propósito General Agua Potable y Saneamiento Básico.
Nivel de cumplimiento: 100%
Hallazgo número 3. Ausencia de soportes en la documentación de la contratación.
Compromisos de mejoramiento suscritos: Organización de los contratos por carpetas individuales, debidamente foliados y con revisión exhaustiva de la documentación que debe soportar cada proceso contractual.
Fecha Programada de Cumplimiento: 30 de septiembre de 2010
Acciones desarrolladas: La empresa realizó la revisión a los expedientes contractuales con el fin de determinar la documentación faltante en cada uno de ellos y anexarlos en las respectivas carpetas.
Se elaboró un documento en el que se relacionan los anexos que deben contener los contratos con el fin de proceder a su legalización, entre los cuales se pueden mencionar: Justificación, Certificados de disponibilidad y registro presupuestales, Antecedentes del contratista, pólizas y su aprobación, actas de Interventoría, pagos de seguridad social, propuesta del contratista, entre otros.
Con el fin de verificar la organización de los expedientes, se realizó la revisión a una pequeña muestra aleatoria, encontrándose que cada uno de ellos contenía la totalidad de los documentos requeridos:
Contrato 05A del 13 de enero de 2010 Contrato 01 del 02 de enero de 2010 Contrato 04 del 02 de enero de 2010 Contrato 018 del 20 de diciembre de 2010 Contrato 012 del 30 de Noviembre de 2010 Contrato 02 del 02 de enero de 2010 Contrato 11 del 16 de Noviembre de 2010 Contrato 03 del 03 de enero de 2010.
Hallazgo número 4. Las conciliaciones bancarias no están al día
Compromisos de mejoramiento suscritos: Mantener las conciliaciones al día.
Fecha Programada de Cumplimiento: 30 de septiembre de 2010
Acciones desarrolladas: Con la Asistencia del asesor contable, se procedió a realizar las correspondientes conciliaciones bancarias que no habían sido elaboradas.
Se le solicitó al Propietario del Software AIRE, el ajuste a este proceso de conciliación, toda vez que venía presentando dificultades en su ejecución.
Para comprobar la ejecución de esta acción de mejora, se dispuso hacer la revisión respectiva, encontrándose lo siguiente:
Para la vigencia 2009, hasta el mes de mayo, se venían realizando las conciliaciones bancarias en el software, pero por problemas con el mismo, se tuvo que disponer de manera manual a partir de esta fecha. Se verificó la elaboración de las conciliaciones manuales hasta diciembre de 2009, encontrándose al día.
La Empresa durante la vigencia 2010 manejó 4 cuentas bancarias, las cuales fueron revisadas para determinar la actualización de las conciliaciones, encontrándose lo siguiente:
Cuenta Bancaria 263-01419-3 del Banco Davivienda, presentó un saldo al 30 de Junio de 2010 de $0 (cero pesos) ya que fue cancelada. La conciliación bancaria respectiva a esta fecha de corte mostró un saldo idéntico, comprobándose su correspondiente conciliación.
Cuenta Bancaria 263-01884-8 del Banco Davivienda, presentó un saldo al 30 de Junio de 2010 de $0 (cero pesos) ya que fue igualmente cancelada. La conciliación bancaria respectiva a esta fecha de corte mostró un saldo idéntico, comprobándose su correspondiente conciliación.
Cuenta Bancaria 1282-6999-9958 del Banco Davivienda, con un saldo inicial y final al mes de diciembre de 2010, de $27’242.446, dineros que fueron trasladados de la cuenta 1884-8 cancelada en junio. Esta cuenta permaneció inactiva durante el último semestre del año y la conciliación bancaria presentó el mismo saldo.
Cuenta Bancaria 1282-6999-9933 del Banco Davivienda, al 31 de diciembre reflejó un saldo final de $31’346.119,78, saldo que fue revisado oportunamente, mostrando la diferencia conciliada en la respectiva conciliación bancaria.
Nivel de cumplimiento: 100%
Hallazgo número 5. No se realizan los seguimientos respectivos para el cumplimiento de los planes y programas que se van a ejecutar en cada vigencia, la empresa no presenta evidencia de la aplicación de mecanismos de control dirigidos a atenuar el impacto de los riesgos previamente identificados en el mapa existente.
Compromisos de mejoramiento suscritos: 1- Se realizarán los procesos de evaluación de la administración de los riesgos, así como los seguimientos y la toma de medidas de mitigación del impacto de los riesgos. 2- En conjunto con el jefe de oficina comercial y Financiera y el asesor contable se procederá a realizar una reunión con el objeto de determinar las acciones pertinentes para implementar los soportes contables conforme la normatividad lo exige. 3- Revisión de los contratos de EMPUMAR en conjunto con la Asesora Jurídica para subsanar las falencias que se presenten.
Fecha Programada de Cumplimiento: 31 de Diciembre de 2010
Acciones desarrolladas: En acta número 5 del 20 de octubre de 2010, se señala que por un retraso presentado en el sistema de control interno, solo hasta finales de la vigencia 2009, se llevó a cabo la identificación de los riesgos y su evaluación respectiva se realizó en la vigencia 2010. Frente a esto se pudo verificar la existencia de la identificación de los riesgos en las áreas operativa, administrativa, gerencia, comercial y financiera, involucrando los procesos de alcantarillado, planta de tratamiento, gestión administrativa, nómina, archivo, recaudo, direccionamiento estratégico, facturación, peticiones, quejas y recursos (P.Q.R), contable, planeación presupuestal y tesorería. La respectiva evaluación la realizó cada funcionario de la entidad, para lo cual calificó el nivel de riesgo (leve, moderado, satisfactorio) y la evaluación (alta, media, baja) de los riegos identificados en sus procesos y áreas, de acuerdo a los parámetros establecidos por el DAFP.
El proceso de revisión a los contratos para subsanar las deficiencias que se presenten, finalizó el 9 de octubre de 2011, según oficio y papeles de trabajo remitidos al Gerente por parte del Asesor de control interno.
No se evidenció la realización de la reunión programada entre el Jefe de la Oficina Comercial y Financiera y el Asesor contable para ajustar los soportes contables conforme a la Ley, motivo por el cual, la calificación otorgada a estas acciones de mejora no logró cuantificar el cumplimiento total esperado.
Nivel de cumplimiento: 67%
En lo relacionado con el Plan de mejoramiento producto de la Auditoría a la Seguridad Social, se realizó el seguimiento a las acciones planteadas y se obtuvo un nivel de cumplimiento del 100%
Hallazgo número 1. Intereses de mora por pagos extemporáneos
Compromisos de mejoramiento suscritos: Pagar Oportunamente al ICBF Fecha Programada de Cumplimiento: 23 de Diciembre de 2010
Acciones desarrolladas: Se procedió a pagar oportunamente los parafiscales, específicamente para este caso, los correspondientes al ICBF, dentro de las fechas establecidas, de la siguiente manera:
Los aportes correspondientes al mes de diciembre de 2010, fueron cancelados el 30 de Diciembre del mismo año con la planilla de Asocajas número 2472617 y el comprobante de egreso 635.
Los aportes del mes de enero de 2011 se pagaron el 3 de febrero mediante la planilla número 2549082 y el comprobante de egreso 012, cumpliéndose de esta manera con el pago oportuno de las obligaciones parafiscales.
Nivel de avance: 100%
Hallazgo número 2. Conceptos pendientes de pago en seguridad social.
Compromisos de mejoramiento suscritos: Solicitar explicación detallada y paz y salvo pendiente al ISS.
Fecha Programada de Cumplimiento: 31 de Diciembre de 2010
Acciones desarrolladas: El citado hallazgo reportó una deuda de $977.258 con el Instituto de los Seguros Sociales, para lo cual la empresa EMPUMAR procedió a solicitar un estado de las obligaciones pendientes con el ISS mediante oficio fechado el 09 de octubre de 2010.La respuesta fue recibida el 13 de enero de 2011, en la que se discrimina solamente el ciclo y el valor adeudado desde el mes de enero de 1995 hasta septiembre de 2009.
Sin embargo, la Empresa EMPUMAR solicitará un informe de deuda más detallado donde se especifique adicionalmente el concepto y el funcionario al que corresponde.
2.3 Cumplimiento y Avance General de los Planes
De las ocho (8) acciones de mejora establecidas dentro del Plan de Mejoramiento de la Auditoría Regular, solo una (1) de ellas no fue cumplida satisfactoriamente dentro de los términos establecidos para lograr su consolidación, y es la relacionada con realizar reunión conjunta entre el jefe de la Oficina Comercial y Financiera y el Asesor Contable con el fin de determinar las acciones pertinentes para implementar soportes contables conforme la normatividad lo exige. Con el fin de garantizar su cumplimiento, se deben precisar estrategias, siendo obligación de las directivas del sujeto de control, asumir la importancia que tienen los compromisos que adquieren al suscribir un plan de mejoramiento con el organismo de control fiscal, ya que su incumplimiento reiterado, se traduce en sanciones de tipo administrativo sancionatorio, conforme a lo establecido en la ley 42 de 1993 y Resolución 381 de 2009 de La Contraloría General del Risaralda. El nivel general de cumplimiento de dicho plan al 15 de Febrerode 2011 (fecha de seguimiento por parte de este organismo de control), registra una ejecución del
93%, porcentaje que indica un grado de conformidad y cumplimiento al superar el mínimo esperado. De haberse obtenido resultados iguales o inferiores al 79%, se debían considerar los resultados para determinar si los porcentajes de avance representan un mejoramiento significativo para le entidad.
En cuanto al nivel general de cumplimiento para el plan, producto de la Auditoría a la Seguridad Social, el cual estuvo conformado por dos (2) acciones de mejora, se valoró en un 100%, calificación que lo denota como un plan de cumplimiento y la efectividad de dichas acciones se ve reflejada en la ejecución de los compromisos conforme a lo planteado en los indicadores de cumplimiento y a los logros alcanzados.
3. SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento y supervisión de la información reportada por las áreas responsables de la ejecución de las metas del plan de mejoramiento, con el objeto de apoyar y fortalecer el mejoramiento continuo de la gestión institucional.
El seguimiento se realizó mediante solicitud de información, verificación documental y reuniones con los responsables de su ejecución y se centró en la verificación de las acciones adelantadas por EMPUMAR para el cumplimiento de las metas formuladas en el Plan.
De manera particular se evidenciaron acciones tendientes a subsanar las deficiencias administrativas, relacionadas con la revisión a la totalidad de los contratos de la vigencia 2010, la identificación, calificación y evaluación de los riesgos institucionales y actas de reunión para el seguimiento a los planes de mejoramiento.
Se hizo acompañamiento mediante la supervisión y asesoría multidisciplinaria, se pudo observar el compromiso y conocimiento por parte de la oficina de Control Interno de todas las áreas; así como de las acciones de mejora desarrolladas en cada uno de los procesos determinados como hallazgos administrativos en el plan de mejoramiento.
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTEGRAL ESPECIAL
A LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS
DE MARSELLA, EMPUMAR ESP
(SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO)
(VIGENCIA FISCAL 2010)
JOSÉ FREDY ARISTIZÁBAL
CONTRALOR GENERAL DEL RISARALDA
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
SUSCRITO CON LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS
DE MARSELLA, EMPUMAR ESP
(VIGENCIA FISCAL 2010)
CONTRALOR GENERAL
DEL RISARALDA
JOSÉ FREDY ARISTIZÁBAL
SECRETARIA GENERAL
ANA LUCÍA CÓRDOBA VELÁSQUEZ
GERENTE EMPUMAR
ALBERTO HERNÁNDEZ LAVERDE
AUDITOR
JUAN ALBERTO GRISALES ARANGO
TABLA DE CONTENIDO
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INTRODUCCIÓN 1
1. CONCEPTO SOBRE LA EFECTIVIDAD, CUMPLIMIENTO Y AVANCE DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
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2. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO 3 2.1 Composición de los planes de mejoramiento 3 2.2 Evaluación de metas y resultados 3 2.3 Cumplimiento y avance general de los planes 10 3. SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO
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Anexos