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CUENTA DE ALTO COSTO Convenio de Administración

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Academic year: 2021

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OFERTA COMERCIAL PÚBLICA No. 2 de 2008

ACTA DE ADJUDICACIÓN

A los diez y nueve (19) días del mes de diciembre de dos mil ocho (2008), siendo las nueve de la mañana (9:00 a.m.), en la sede de ASOCAJAS ubicadas en la calle 39 no.19-29, de Bogotá, D.C. se reunieron en Audiencia Pública, con la presencia de los dos Proponentes, los Miembros de la Junta Administradora del Convenio para la Administración de la Cuenta de Alto Costo, con el fin de dar lectura y aprobar al informe de evaluación técnica final y definitiva, efectuado por el Comité de Verificación y Evaluación, luego de surtido el proceso para seleccionar la empresa de Auditoría que verificará la validez de los datos reportados por las EPS y EOC a la Cuenta de Alto Costo, verificará la fidelidad y cumplimiento estricto por parte de la CAC, en la aplicación de la metodología y los mecanismos estadísticos establecidos por el Ministerio de Protección Social, en el procesamiento de la información recibida y verificará el cumplimiento de los giros de ingreso de recursos a la CAC por parte de los responsables y el cumplimiento por parte del Encargo Fiduciario en los pagos, las normas contables y las políticas definidas para la inversión del portafolio.

Se presentaron dos empresas Auditoras, a saber:

1. AGS COLOMBIA LTDA. 2. AUDICOSTO U.T.

De acuerdo con la verificación de los REQUISITOS, en la forma prevista por las Condiciones de la Oferta Comercial Pública No. 02 de 2008, las dos empresas oferentes resultaron:

ELEGIBLES.

Posteriormente, se realizó la EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS, obteniendo las oferentes la siguiente calificación:

AGS COLOMBIA LTDA.: 53,30 AUDICOSTO U.T:56,89

Copia de la Evaluación de la Propuesta Técnica se anexa a la presente Acta y forma parte integrante de ella.

De acuerdo con lo previsto en las Condiciones de la Oferta Comercial Pública, las Oferentes presentaron las siguientes OBSERVACIONES a la Evaluación de la Propuesta Técnica:

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1. AGS COLOMBIA LTDA.

Primera Observación: En lo atinente al resultado de la evaluación de AGS COLOMBIA LIMITADA en cuanto al ítem de EQUIPO DE APOYO (formato 2), el Comite evaluador da por no cumplido el requisito de “aportación de la carta de contrato con Empresa de Outsourcing o capacidad de Contratación Directa”, por lo cual nos permitimos hacer las siguientes precisiones:

Al folio 100 de la propuesta presentada, en el documento denominado “RESUMEN DEL PERSONAL OFRECIDO POR AGS COLOMBIA DEDICACIÓN Y TIPO DE VINCULACION”, además de señalarse la línea de acción que ejecutará cada uno de los profesionales allí listados, aparece referida la condición de vinculación actual con AGS, tanto para el caso del personal con vinculación laboral como para quienes han suscrito las cartas de compromiso en los términos exigidos en la oferta comercial; adicionalmente se especifica individualmente el tiempo de dedicación de éstos últimos, documento que se encuentra debidamente suscrito por el representante legal de la Compañía, lo cual además de darle el carácter de certificación, da prueba del compromiso y garantía que como firmante del escrito adquiere AGS COLOMBIA. En este sentido es claro que nuestra propuesta al folio mencionado esta acreditando que se cuenta con el recurso humano necesario- ya vinculado- y con la dedicación necesaria propuesta por AGS para este proyecto, lo que en si mismo constituye la principal garantía para que de resultar adjudicatarios del proceso, nuestra firma cumplirá cabalmente con las obligaciones allí establecidas. En este sentido estamos igualmente demostrando el cumplimiento riguroso de la exigencia establecida en la página 20 línea 34 y 35 y en el Adendo Nº 5 pagina 4, líneas 13 y 14 de las condiciones de la oferta comercial. Es precisamente en este sentido que teniéndose como presupuesto el que se cuenta previamente con el personal a destinarse para las líneas de trabajo, resulta en nuestro criterio suficiente el documento presentado al folio 100.

De otra parte, manifestamos que conforme a la definición establecida en el Adendo Nº 5 a las condiciones de la oferta comercial, se acompañó las certificaciones individuales de vinculación, expedidas por el Jefe de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos, por la cual se ratifica su vinculación actual, tiempo de servicio, cargo desempeñado, pudiéndose establecer a simple inspección, que sus contratos laborales se encuentran vigentes, conforme así se establece con la expresión “a la fecha”, lo cual complementa lo expuesto en el párrafo anterior.

Es conforme a lo anteriormente expuesto, que deberá tenerse como cumplido el requisito de garantía de contratación del personal requerido, toda vez que este se encuentra actualmente vinculado a la Compañía, y por tanto deberá ser procedente la calificación conforme al puntaje establecido para éste ítem.

Respuesta

En las Condiciones para la Oferta comercial 02 de 2008, la Junta Administradora determinó que para la línea de trabajo n1, la verificación de la validez de la información reportada, la empresa

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dentro del mecanismo de redistribución de recursos en el sistema.

De acuerdo a esto y con el fin de asegurar que a los proponentes les quedara claro este compromiso, que iba mas allá de la simple oferta de personal, se solicitó un compromiso manifiesto de destinar el personal que ofertaba para este proyecto, teniendo claro que las empresas de auditoria atienden otros proyectos o contratos en forma simultanea con el mismo personal, de modo que además de listarlos y ofertarlos se certificara que esas personas se destinarían en el tiempo exigido por el cronograma paral realizar la labor de la línea de trabajo n1 de la cuenta de alto costo. Adicionalmente se hace énfasis en que este fue un tema tocado y aclarado en la Audiencia n2 en la cual se explico ampliamente que se requerían cartas de compromiso diferentes ya que cada una cumple con una finalidad diferente. La primera, de parte de la empresa proponente con la finalidad de comprometerse a destinar el personal ofertado para este proyecto y la segunda, de parte de cada persona ofertada, que podía ser de compromiso de realizar la labor si se adjudicaba el contrato a la empresa o un certificado laboral de estar ya vinculado con ella, cuya finalidad es evitar que se ofertaran personas de un banco de hojas de vida sin conocimiento de la misma y por lo tanto sin asegurar su disponibilidad.

Por lo tanto, el requerimiento descrito en las condiciones en la pagina 20, filas 26 a 35 no puede ser remplazado con el cuadro relación de personal presentado en el folio 100, el cual no manifiesta en ninguna parte que da cumplimiento al requerimiento solicitado. y que la empresa se compromete a destinar esas personas que lista durante el tiempo exigido para la labor destinada, las cartas de compromiso o laborares de cada persona tienen una finalidad distinta y no garantizan la destinación en tiempo e intensidad al proyecto de la Cuenta de Alto Costo, por lo tanto tampoco suplen el requerimiento.

Segunda Observación: Respecto a la propuesta presentada por UNION TEMPORAL AUDICOSTO, consideramos procedente llamar la atención en el sentido de que si bien en la oferta se aportan las cartas de compromiso suscritas por cada una de las personas en cuyo contenido manifiestan: autorizo a la Unión Temporal Audicosto para ser presentado como profesional formando parte del equipo de trabajo propuesto, conforme con lo establecido en las condiciones de la oferta Comercial pública Nº 02 de 2008, la exigencia contenida en el Adendo Nº 4, página 3,líneas 7 a 14 de la oferta Comercial, refiere: Se debe especificar para cada persona: Carta de Compromiso de cada persona ofertada, para trabajar con la proponente en la ejecución del contrato, manifestando que acepta las obligaciones, responsabilidades y actividades a desempeñar, y con la dedicación propuesta por la firma, resulta por tanto evidente, que en la manifestación que realizan en la carta de compromiso todos los presentados, se omite el requisito de manifestar la dedicación propuesta, y que tampoco en los folios contentivos de la propuesta presentada por UNION TEMPORAL AUDICOSTO aparece indicación alguna en este sentido, lo cual resulta determinante frente a la disponibilidad del recurso que se exige acreditar en las condiciones de la oferta Comercial, lo que en nuestro parecer constituye un requisito no subsanable que deriva en el no cumplimiento de una condición expresamente definida y que adquiere gran relevancia, en una eventual adjudicación.

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Respuesta

Las cartas de compromiso de cada uno de los profesionales ofertados en la propuesta de Audicosto UT, mencionan expresamente que el compromiso se rige por lo establecido en las condiciones de la oferta Comercial pública Nº 02 de 2008, por lo que se considera que es una expresión general que engloba la totalidad de las condiciones establecidas en los pliegos, cumpliendo asi con el requerimiento.

Con referencia al argumento de que las ni las cartas de compromiso ni la propuesta de Audicosto presenta la disponibilidad del personal ofertado, se aclara, que en ninguna parte de los pliegos se hacia este requerimiento, ya que se solicito una oferta global de personal de acuerdo a un tamaño de muestra que debía estimarse y a un rendimiento ofertado por cada uno, es decir, el compromiso de la empresa, que debía manifestarse en el primer tipo de carta, respaldaba que la empresa organizaría internamente los tiempos de su personal de acuerdo a las necesidades de su operación sin tener que expresarlo detalladamente en la propuesta, el compromiso con la Cuenta de Alto Costo debía ser garantizar que tendría disponible el personal ofertado para cumplir la propuesta ofertada. Así las cosas, Audicosto cumplió con este requerimiento con la carta de compromiso empresarial incluida en el folio 268 de su propuesta.

Terminada la lectura de las observaciones de los Proponentes y de las respuestas a las mismas, La Calificación de Evaluación de la Propuesta Técnica Final y Definitiva es:

AGS COLOMBIA LTDA.: 53,30 AUDICOSTO U.T: 56,89

Posteriormente a la ratificación del Informe de Evaluación de las Propuestas Técnicas y considerando que ambos proponentes obtuvieron mas de 50 puntos y ocupan uno de los dos primeros lugares en la Calificación de la Propuesta Técnica, la Junta Administradora procedió a examinar las PROPUESTAS ECONÓMICAS, para adjudicar el Contrato.

El Presidente de la Junta Administradora del Convenio, verificó que los sellos de la urna contentiva de las Propuestas Económicas se encontraran intactos y que la misma no hubiere sido abierta e invitó a los representantes de los Proponentes a que hicieran lo propio.

Acto seguido, teniendo en cuenta que todas las propuestas fueron elegibles, se retiraron los sellos, se abrió dicha urna, se abrieron los Sobres No. 3 de los Proponentes y leyó de viva voz en la Audiencia las dos Propuestas Económicas presentadas, de lo cual se deja constancia en la presente Acta, de la siguiente manera:

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ECONOMICA

AGS COLOMBIA LTDA 415.115.776 incluido 415.115.776

AUDICOSTO U.T 2.097.501.823 incluido 2.097.501.823

Teniendo en cuenta que AGS COLOMBIA LTDA Cumple los requisitos y es Elegible, obtuvo mas de 50 puntos, ocupo uno de los dos primeros lugares en la en la Propuesta Técnica y presenta la mejor Propuesta Económica, la Junta Administradora del Convenio de la Cuenta de Alto Costo adjudica el Proceso de Oferta Comercial Pública 02 de 2008 a ésta empresa.

La presente decisión carece de recursos.

Para constancia se firma a los diez y nueve (19) días del mes de diciembre de dos mil ocho por los asistentes.

Representante Legal

AUDICOSTO U.T Fabio A Valencia 70´095.079

Representante Legal

AGS COLOMMBIA Alberto Guerrero 16´279.147

Presidente Junta Administradora

CUENTA DE ALTO COSTO Luis Guillermo Vélez 70´565.200

Directora Ejecutiva

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