MANUAL PARA CRÉDITO CARTERA

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Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA CRÉDITO

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1. GENERALIDADES ... 3

1.1. Introducción ... 3

1.2. Objetivo del Manual ... 3

1.3. Alcance del Manual ... 3

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg ... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ... 4

2.1. Tabla de Comandos ... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ... 4

3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ... 5

4. DEFINICIÓN DEL CRÉDITO ... 6

5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA... 11

6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO PAGARÉ ... 13

7. CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE ... 15

8. VERIFICAR EN SOLICITUD DE NOTA -APROBACIÓN DE CRÉDITO ... 18

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GENERALIDADES

1.1. Introducción

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:

a. Procesos para crear créditos

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del

programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información, velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar

los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. Objetivo del Manual

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Créditos.

1.3. Alcance del Manual

Precisar los procesos y procedimientos para generar créditos para los pagos de conceptos en la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg

Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el cual está presentado en este manual de Usuario.

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Página 4 Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto

Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior

Tecla F4 Duplica los valores de la ventana

Tecla F6 Borrar Registros en la ventana

Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información

relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones

disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana

Flechas arriba

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Página 5 Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

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Luego en se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CREDITO-Definición de Crédito

Para realizar el ingreso de datos a esta pantalla se deben tener a mano los siguientes documentos Formulario, pagaré, Orden de pago, carta de compromiso, carta de instrucciones, cédula de Ciudadanía, certificado laboral y Formulario.

Se ingresan los siguientes datos, Org: Se ingresa el valor 1

Crédito: Se genera automáticamente al guardar Línea: Se selecciona una opción dela siguiente tabla

Descripción: Carga con el valor de la línea Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Descripción: Carga con el valor digitado en periodo

Forma liquidación: Cap.Fijo.Int: Ven

Número Descripción

1 Crédito Personal

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Página 7 Fondo: Se ingresa el valor 1 – Fondo General UGC

Nombre Fondo: Carga con el valor de Fondo

Fue/Fun: Se ingresa el número 21- Ingresos operacionales

Nombre Fuente Función: Carga al digitar el valor de Fue/Fun

Estado: Inicia automático En Cartera al estar cancelado pasa a Cancelado

Financiación: Se ingresa el valor del formulario se pulsa Enter y se pasa a la pestaña Generales

Plazo: Se ingresa el número para el plazo de pago Cuotas: Igual al número de plazo

Interés Indexado: Se deja vacío

Valor interés: Se digita el valor de interés

Genera mora: Se selecciona Si o NO

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Página 8 Periodo: Se selecciona en la opción “Mensual”

Solicitud: Se ingresa fecha actual

En la pestaña Datos del cliente se ingresa lo siguiente

Cliente: se ingresa el número del cliente y cargan los datos de identificación, Dirección electrónica, dirección de residencia, teléfono de residencia, razón social, primer apellido, segundo apellido.

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En la celda Doc. Soporte, Se selecciona una opción de la lista al pulsar en la lupa.

Los datos de las celdas esta ventana cargan automáticamente cuando se ingresa el numero en

Doc. Soporte, luego en la pestaña Orden Soporte del Crédito

Orden: Se ingresa el número de la Matricula del periodo IncluyedeSolicitud: Se selecciona “SI”

Solicitud Fecha: Sale del formulario

Observaciones: Crédito personal

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Se guarda con F10, se pulsa en Liquidar luego en el botón YES y ACEPTAR se presentan

las cuotas, se pulsar en pre- aprobar y luego se pulsa en confirmar, para liquidar se crea una nota temporal.

Luego se pulsa en el botón Liquidar

En la ventana que se presenta se pulsa en el Botón YES y aceptar

Luego se pulsa en Pre-aprobar y luego en confirmar, para liquidar se crea una nota

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5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR

COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes

Luego se pulsa en el botón documentos relacionados

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Página 12 Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra

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6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO

PAGARÉ

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte

Cliente: Se digita el código del cliente

Org: Se Ingresa el 1

Tipo de Documento: Se digita Pagaré

Cliente: Se digita el código del Cliente Estado: cambia al guardar

Los demás campo se dejan vacíos

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Se genera una ventana de verificación, se pulsa en el botón YES

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Página 15 7.

CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-Captura

de Créditos con cheque

Para este proceso se debe tener en cuenta los documentos solicitados al cliente, como son Cheques, liquidación, formulario, matrícula, Fotocopia cédula y abonos.

Org: 1

Crédito: se genera automáticamente Estado: Carga automáticamente en cartera Líneas: Se selecciona la opción 3 – Credi-cheque Cliente: Se digita el número

Org. Se selecciona de la lista desplegable

Doc.: carga automáticamente con el valor anterior de Org Orden: carga automáticamente con el valor anterior de Org

Fec.Vencmto: Se deja Vacío

Sol: Se selecciona la opción “Si” Mod.fec: Se selecciona la opción “Si”

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Ver. Orden, Vr.Adicional, Vr.Solicitudes y Vr.Creditos Formaliq: Se deja en cap.fijo.int.Venc.

Plazo: Depende del número de cheques

Int: Se deja Vacío

Tasa Int: se digita la tasa de interés Int Mora: Se seleciona la opción “NO” Periodo: Se selecciona Mensual

Fecha Solicitud: Se registra la que aparece en la documentación “Formulario” Fecha aprobación: la misma de solicitud

Vr.Financiación: Se ingres el valor de la matrícula Cobro cuo ini: se deja en la opción Valor

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Página 16 Cobro gastos: Se deja la opción Porcentaje

Valor/porci: Se deja en Cero Valor Gastos: se deja en Cero Org: Su valor es 1

Centro. Carga automático con número y nombre

Fondo. Su valor es 1

Fue/fun: Se ingresa el número 21

Descripción: Especificar el nombre del crédito, año y periodo ej.: Crédito con cheque 20131 Tipo: si ingresa FIN

Entidad. Se ingres ale código de la entidad bancaria

De cheques: Se genera el nombre de la entidad al ser ingresado el código anterior Cuenta. Se digita el número del cheque

Girador: Se digita y se obtiene de la documentación entregada Tipo: carga automático con la información de autorización Entidad: Entidad que aprueba el cheque – Cov

De respaldo: Carga automáticamente con la sigla COV- Covinoc

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Se guarda con F10 y se pulsa en el botón Liquidar

En el bloque Cuotas a respaldar se verifican los valores de las cuotas a pagar para finalizar

se guarda con F10

Si se necesitan correcciones se pulsa en el botón Cuot.Normales se realizan modificaciones

y se vuelve a liquidar verificar valor Cheque y el número del Cheque en “Cheque Num” y

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CRÉDITO

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA-CUENTAS POR COBRAR-CARTERA COMERCIAL-Solicitud Nota

Se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 en observaciones esta

detallado el número del crédito.

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9. EJEMPLO DE CRÉDITO CON PAGARÉ

1. Se crea la orden, se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes.

Se crea en ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte, para guiarse mirar numeral 6 de este manual

2. Se crea crédito, ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

Definición del Crédito

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Página 20 Pestaña Generales, se ingresa plazo, valor intereses, fechas de Solicitud y Aprobación

En la pestaña Datos del cliente, se busca en el campo cliente en la lupa y se ingresa el

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En la pestaña Datos Documento Soporte

Se ingresa Doc. Soporte: Número del documento soporte (número de pagaré creado)

En la pestaña Orden Soporte de Crédito, se busca con la lupa el número de la orden y el

sistema carga los demás datos en la pantalla.

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Pulsar botón liquidar y luego Pre aprobar

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Página 23 Se genera plan de pagos, se cierra esta pantalla.

Luego en la pantalla Solicitudes nota Crédito y/o Debito se pulsa el botón confirmar se

genera una solicitud nota por el valor de la aprobación del crédito, luego se pulsa en Imprimir Orden, se genera recibo, en la ventana se muestra el número del recibo.

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Página 24 Se pulsa en el semáforo

Se genera recibo de pago, se tiene en cuenta el número de Autorización de pago No., en

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Página 25 Luego se selecciona ingreso a automático de pagos, se ingresan los siguientes datos:

Organización: Se digita 1

Caja: Se digita 11

NombredelaCaja: se genera con la información digitada en caja. Fecha: Fecha de generación de recibo

FechadePago: fecha que se pago Cliente: se digita el código

Referencia: Se ingresa el número de referencia de pago. Ref. Crédito: Se deja vacío

Periodo: Se digita el número del periodo correspondiente Descripción: Se realiza una breve descripción del pago

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Página 26 En la pantalla Detalle de los Pagos se ingresan los siguientes datos:

Modalidad: el numero 1

Nombre: Carga con los datos de modalidad

Moneda: Se deja en PES – Pesos

Valor: Se ingresa el valor a pagar

Luego se guarda con F10

Si el pago se realiza con consignación se registran los datos en la columna Consignación se

selecciona el banco pulsando en la lupa automáticamente se cargan los datos entidad, oficina, cuenta nombre del banco.

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Si el pago se realiza con cheque se ingresa en la columna Cheque a la derecha del bloque el

número del cheque, se busca el banco con la lupa los datos Entidad, nombre del banco cargan

automáticamente y en la columna Documento de digita el número del cheque.

Luego se regresa a la pantalla anterior y se pulsa el botón Documentos

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Se confirma el pago referenciado se pulsa en el botón Yes

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Página 29 Se ingresa a cartera para verificar la activación y cancelación de la matrícula, las solicitudes de nota y la activación de las cuotas del crédito.

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FONANCIERA- CUENTAS POR