Diseño de Política de Clientes y Reconocimiento de Ingresos Club Militar de Golf

Diseño de Política de Clientes y Reconocimiento de Ingresos Club Militar de Golf

Duvan Arturo García Olaya

Opción de Grado

Karen Natalia Castillo Prada

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Facultad de Negocios, Gestión y Sostenibilidad Contaduría Pública

Bogotá D.C.

Tabla de Contenido

Tabla de Figuras ... 3

Tabla de Tablas ... 3

Introducción ... 4

Palabras Claves ... 5

1. Contexto del Lugar ... 6

Misión... 6

Visión ... 6

Objeto Social ... 6

Reseña histórica... 7

Planeación Estratégica... 7

Planeación del Área ... 7

Organigrama General ... 8

Certificaciones ... 10

2. Justificación del Problema ... 11

3. Objetivos ... 12

Objetivo General ... 12

Objetivos Específicos ... 12

4. Periodo Abarcado ... 13

5. Metodología ... 14

6. Presentación del Instrumento Aplicado ... 15

Consentimiento Informado para Participantes de Investigación ... 15

Objetivo de la Investigación ... 15

Objetivo del Instrumento ... 15

Estructura del Instrumento ... 15

Hallazgos... 16

Caracterización Proceso de Clientes ... 18

Matriz DOFA ... 20

7. Elaboración de la Propuesta de Mejora ... 21

Alcance ... 21

Plan de Acción ... 22

8. Recomendaciones ... 24 9. Conclusiones ... 25 Referencias ... 26

Tabla de Figuras

Figura 1 Organigrama Club Militar de Golf ... 9 Figura 2 Proceso de Clientes Club Militar de Golf... 18 Figura 3 Matriz DOFA del Club Militar de Golf ... 20

Tabla de Tablas

Introducción

Se realizó un análisis de la política de Clientes y Reconocimiento de Ingresos aplicada en el Club Militar de Golf basado en la Norma Internacional para PYMES y en la estructura de las Actividades con el fin de que esta sea una guía para la administración y reclutamiento de clientes, así mismo el manejo y ejecución de los recursos dentro de la organización, también dará materia para el trato de las cuentas por cobrar basándonos en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para PYMES secciones 10 Políticas Contables, 11 Instrumentos Básicos Financieros y 23 Ingresos por Actividades Ordinarias.

Palabras Claves 1. Clientes.

2. Ingresos.

1. Contexto del Lugar

Se presenta la estructura misional de la organización Club Militar de Golf, se presentara la misión, la visión, el objeto social, la planeación estratégica porque esto permite la compresión del contexto para poder realizar el análisis.

Misión

El Club Militar de Golf es una corporación social y deportiva sólida, competente que busca garantizar la satisfacción total de los socios Oficiales de las Fuerzas Militares y de la Policía en actividad o retiro, civiles y sus invitados en la prestación de servicios de recreación deportiva social y cultural. (Club Militar de Golf, 2019)

Visión

Ser el Club Militar de Golf preferido en Colombia por su excelencia en la prestación de servicios de recreación deportiva, social y cultural. (Club Militar de Golf, 2019)

Objeto Social

La corporación para el cumplimiento de su objeto social, según la Cámara de Comercio y el Registro Único Tributario desarrolla las siguientes actividades:

 Organizar actividades y suministrar servicios propios de Clubes Deportivos.

 Adquirir, tener o dar en arrendamiento bienes muebles e inmuebles

 Realizar otras actividades Recreativas y de Esparcimiento.

 Ejercer las demás actividades necesarias para incrementar los ingresos y cumplir su objeto social. (Camara de Comercio, 2019) (Direccion de Impuestos y Aduanas

Reseña histórica

En 1949 el mayor Jorge Vivas García, golfista, adelantaba estudios de Comando y Estado Mayor en la Escuela Superior de Guerra. Allí había unos terrenos cultivados con hortalizas que se habían convertido en problema por los continuos hurtos. Entonces propuso construir en ese lugar un campo de golf y que él, como intendente de la FAC, aportaría personal, equipos y medios sin costo alguno para la Escuela.

A mediados de los años sesenta se modificaron los estatutos para que ingresaran civiles, cuyos aportes ayudarían a construir un nuevo campo de 18 hoyos. Finalmente se compraron los terrenos que ocupa en la actualidad en Sopó (70 fanegadas) con otro auxilio presidencial y una cuota extraordinaria de los socios. Con planos elaborados por Fernando Gamboa y con el concurso de una unidad fundamental del Batallón de Ingenieros Baraya se construyó en tres años.

Planeación Estratégica

Club Militar De Golf desarrollará a partir de las funciones, procesos y

procedimientos actuales, una estructura organizacional que atienda las necesidades de los clientes, documente y asegure la calidad de los productos y servicios a la vanguardia tecnológica para prestar servicios y facilite la expansión del negocio del Club Militar De Golf con la tendencia del mercado.

Planeación del Área

Organigrama General

Representa la organización de la compañía, encabezado por la Asamblea General, seguido por la Revisoría Fiscal, a continuación se presenta la honorable Junta Directiva en cabeza del Señor Presidente, a cargo de ello continua la Auditoria Interna, Jurídica y el máximo órgano ejecutivo el Señor Gerente con su respectiva Secretaria.

Bajo su responsabilidad se encuentran 9 departamentos: Atención a Clientes y/o Socios, Área de Compras, Área de Sistemas, Área Financiera y Administrativa, Área de Mantenimiento, Área de Talento Humano, Área de Mantenimiento de Campo de Golf, Área de Deporte y Área de Alimentos y Bebidas. Cada área encabezada por un órgano profesional y apto para desarrollar llevar a cabo la dirección de cada una de ellas.

REVISORIA FISCAL

AUDITORIA

INTERNA JURÍDICA

Oficina de Socios Oficina de

compras

Recreación

Contabilidad Seguridad Auxiliar

administrativa

Cartera Oficios Varios ACADEMIA

Costos e

Inventario Electricista

Profesores Golf, Tenis, Equitación,

Gym

CLUB MILITAR DE GOLF

ASAMBLEA

JUNTA DIRECTIVA

ÁREA CAMPO DE GOLF

ÁREA A Y B

ÁREA DEPORTES

Secretaria Presidencia /

Gerencia Oficina de sistemas

ORGANIGRAMA AREA FINANCIERA ÁREA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA Jardinero Nómina Operarios Cocina (Cheff)

(Maitre) Operación y Servicios

Servicios Generales

Salud y Seguridad en

el Trabajo / Enfermería

Carpintero

Pintor

Forecaddie, starter y aux. cuarto de tacos Almacén y Economato Eventos Tesoreria ---

---Figura 1 Organigrama Club Militar de Golf

Certificaciones

Se analizó el acta de Constitución, el Registro de Cámara de Comercio y el Registro Único Tributario en donde se presenta la siguiente información:

Razón Social: Club Militar de Golf

Numero Identificación Tributaria: 860039884 – 3

Tipo de Sociedad: Sin Animo de lucro, Otras Organizaciones Civiles, Corporaciones, Fundaciones y Entidades

Fecha de Constitución: Marzo 14 de 1997

Numero Inscripción Cámara de Comercio: S0002801

Representante Legal: Francisco Javier Niño Vargas

Domicilio: Carretera Central del Norte Km 30 Vía Sopo – Sector Los Clubes Actividad Económica Principal: 9312 (Actividades de Clubes Deportivos)

Actividad Económica Secundaria: 9329 (Actividades Recreativas y de Esparcimiento)

2. Justificación del Problema

Esta investigación se basó en las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables en Colombia a través de la Ley 1314 de 2009 y del decreto 3420 de 2004 en donde se clasifica los grupos de aplicación de Norma Internacional con el fin de que se presente información financiera verídica, clara, confiable y de fácil interpretación, y se reconozcan las partidas contables de las actividades ordinarias y NO ordinarias de la organización.

(Ministerios de Hacienda y Crédito Público, 2009)

El trabajo se orientó hacia el Club Militar de Golf donde se analizó la estructura de Clientes en cuanto a lo Administrativo y Financiero, entendiéndose que una Política Contable son las reglas fundamentales para revelación de la información Financiera bajo NIIF las cuales deben ser creadas con la participación de todos los miembros de la Organización, observando el Objeto Social del Club Militar de Golf, procesos y procedimientos acerca del manejo y recaudo de recursos por parte de clientes.

3. Objetivos

Objetivo General

Diagnosticar la influencia de los clientes del Club Militar de Golf y la administración de sus recursos para el diseño de la política de clientes basada en norma internacional.

Objetivos Específicos

4. Periodo Abarcado

5. Metodología

Esta investigación está orientada al enfoque de investigación mixta, en donde se abstrae técnicas e instrumentos del enfoque cualitativo y cuantitativo, los métodos desarrollados son exploratoria-descriptiva en donde se partió de la conceptualización propia de la normatividad internacional NIIF, como de los procedimientos internos propios de la cotidianidad del Club Militar de Golf, teniendo en cuenta que la organización hace parte del grupo PYMES de aplicación, la investigación se enfocó en la sección 10,23 y 11.

6. Presentación del Instrumento Aplicado

Consentimiento Informado para Participantes de Investigación

El propósito de esta ficha de consentimiento es proveer a los participantes una clara explicación de la naturaleza de esta Investigación, así como de su rol en ella como participantes.

Objetivo de la Investigación

Aplicar a los participantes en el estudio de investigación la actividad propuesta por el locutor, la cual tendrá un tiempo de aplicación de 1 hora. La información recolectada será confidencial y no se usará para ningún otro propósito fuera de esta investigación.

Objetivo del Instrumento

Obtener información acerca del conocimiento sobre políticas contables, metodología y aplicabilidad de las Normas Internacionales de Información Financiera con respecto a la Política de Clientes en el Club Militar de Golf.

Estructura del Instrumento

 5 preguntas sobre sección 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores en NIIF para PYMES. (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, 2014)

 Tabla de Influencia de Instrumentos Financieros Básicos, teniendo en cuenta la Sección 11 Instrumentos Financieros Básicos en NIIF para PYMES. (Fundación IASC, 2009)

Hallazgos

Club Militar de Golf pertenece al grupo 2, que mediante el decreto 3022 de 2013 (NIIF.com.co, 2013) estableció el ámbito de aplicación el marco técnico – normativo para la preparación de información financiera tomando como referente NIIF para PYMES. (Club Militar de Golf, 2016)

Se evidencia la existencia de políticas las cuales carecen de requisitos normativos y procedimentales propios de las actividades del Club Militar de Golf. De igual forma se puede demostrar que la contabilidad y la presentación de la información financiera son claras, fiables y concisas teniendo en cuenta las secciones 11 Instrumentos Financieros y 23 Ingresos de Actividades Ordinarias de NIIF para PYMES.

El instrumento fue aplicado a 6 personas: Gerente General, Directora Financiera y Contable, Encargada de Tesorería, Encargada de Cartera, Asistente de Talento Humano y Nomina (Educación en Administración) y Asistencia de Gerencia de acuerdo con los resultados obtenidos se evidencia que en su mayoría comprenden y tienen claro el concepto de Política contable y coinciden que fue el contador (a) y el consultor quienes las realizaron.

Los cuestionados consideran que los ingresos por actividades ordinarias del Club Militar de Golf son generados a partir de la cesión y recolocación de derechos de

También se perciben ingresos como los arrendamientos de espacios destinados para un fin en específico, como por ejemplo las oficinas administrativas del Fondo de Empleados y la Fundación de Asistencia Social, salas de masajes, salones de belleza y estética entre otros espacios “Gerente General: se debe tener claro que NO son acuerdos de Arrendamiento, son contratos” (Niño, 2019). La partida de estas actividades se reconoce en contabilidad como ingresos NO operacionales. Los impuestos sobre estas actividades son reconocidos como un pasivo puesto que es una obligación adquirida que nace de la percepción de un ingreso gravado. (Club Militar de Golf, 2019)

Los Instrumentos Financieros más influyentes en las actividades del Club Militar de Golf son el efectivo, las cuentas bancarias, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Caracterización Proceso de Clientes

Figura 2 Proceso de Clientes Club Militar de Golf

Fuente Formulación Propia

Todo cliente nuevo ingresa con la aprobación de la Junta Directiva por medio de una propuesta o referencia de un Cliente registrado anteriormente, al ser aceptados como clientes o asociados realizan la adquisición de un derecho de permanencia y utilización de las zonas recreativas, culturales y deportivas destinadas específicamente, por sumas NO mayores a los 14.5 SMMLV los cuales se puedes diferir en cuotas mensuales no mayor a 24 meses.

Los clientes de tienen el derecho de donar el derecho, venderlo y/o sustituir sus beneficiarios sin necesidad de perder su inversión inicial.

Club Militar de Golf acepta clientes asociados a todas las Fuerzas Militares de Colombia retirados y activos, civiles y extranjeros, todo aquel Cliente que cuente con la aprobación de la Junta Directiva.

Matriz DOFA

Figura 3 Matriz DOFA del Club Militar de Golf

Fuente Formulación propia basada en el Club Militar de Golf Debilidades:

1. Algunos actores no conoce una Politica Contable.

2. No se aplica de manera adecuada las Politicas Contables. 3. No se tiene claro cuales son las actividades que generar ingresos en la Organizacion.

4. La política que existe actualmente carece de elementos y estructuras fundamentales de una Política Contable, no permite reflejar Informacion finaciera fiable, clara y comprensible.

Oportunidades:

1. Crear una Politica Contable que corresponda a las actividades propias del Club Militar de Golf y a la Norma Internacional

2.Implementar una política contable que contenga los elementos y estructuras basados en la Sección 10 de NIIF para PYMES y que esté adaptada a las necesidades de la empresa, de tal manera que la información sea clara y fiable, y de fácil interpretación para todos los usuarios. 2. Los usuarios directos conozcan y se instruyan en la importancia de las Politicas Contable en su Organización.

Fortalezas:

1. El maximo organo ejecutivo y de representacion de la organizacion quien es el Señor Gerente, comprende la funcionalidad y la importancia de las Politicas Contables para la presentacion de Informacion Financiera.

Amenazas:

1. Incurrir en fallos de comprensión de la información financiera de forma que esta será inútil y no seria confiable, estas fallas se verán reflejadas en los Estados Financieros de tal forma que la información podría ser incorrecta. 2. Desconocimiento en el ámbito contable hace que se incurra en errores Financieros.

7. Elaboración de la Propuesta de Mejora

En el proceso de Diagnóstico nos remitimos a los Estados Financieros, al informe donde se reconocen las políticas contables creado en año 2016, a los estatutos, cámara de comercio y registro único tributario, donde se observaron las principales políticas contables con relación al manejo de clientes y el reconocimiento de ingresos.

Se analizó el objeto social con el fin de comprender las actividades generadoras Ingresos, su importancia y comprensión.

Se determinó a través de un instrumento aplicado a una muestra de actores,

preparadores y conocedores de la Información Financiera con relación a los clientes, dando como resultado que se presentan debilidades en la definición adecuada de las políticas contables y la carencia de las estructuras fundamentales propias de las Políticas Contables.

De tal forma que se puede incurrir en falencias en el proceso de Clientes y en el reconocimiento contable de los recursos recaudados para cumplir con el objeto social.

Alcance

Plan de Acción

1. Valorar los estados financieros y la revelación de la información actual.

2. Construir y proponer un nuevo marco normativo que cumpla con los requisitos fundamentados en la Sección 10 de NIIF para PYMES Políticas Contables, Estimaciones y Errores y en la Sección 23 Ingresos por Actividades Ordinarias, con el fin de que la información sea relevante, fiable en el sentido que los Estados Financieros reflejen la situación con respecto a los clientes de la Compañía.

3. Crear un plan de capacitación a los implicados e interesados en el proceso de registro contable para que NO se incurran en errores en el reconocimiento de Ingreso y el proceso de aceptación, retiro y manejo de recurso de Clientes. 4. Realizar el proceso de Implementación y el desarrollo de los sistemas de

información para la aplicación del nuevo marco normativo basado en la Sección 10 y 23 para PYMES.

5. Realizar la conciliación de cuentas, actualizar el manual de procesos y procedimientos, ajustarlos de acuerdo a las políticas contables definidas y aprobadas previamente. A continuación se analizaría y depuraría los rubros y cuentas Contables con el fin de presentar los Saldos Iniciales.

6. Elaborar documento previo que explique al detalle la variación de los saldos iniciales y su impacto en los Estados Financieros.

Presupuesto Financiero

La elaboración de Manuales de Normas y Políticas Contables, Procedimientos y Funciones según la tabla de Honorarios para Profesionales Contables propuesta por el Consejo Técnico de Contaduría Pública en Junio de 2009 (Consejo Tecnico de la Contaduria Publica, 2019) oscila hacia los 33 millones, la primera etapa para construcción de las Políticas Contables de una organización es el Diagnostico, la segunda etapa es la Creación y por último la Aplicación.

Tabla 1 Presupuesto Proyecto Políticas Contables Club Militar de Golf Fuente Formulación Propia

Item Unidad

Medida Cantidad

Valor Unitario

Valor Total por Item

Honorarios (Diagnostico) Dia 60 184.000 11.040.000

Papeleria Dia 60 5.000 300.000

Combustibles Galon 30 12.000 360.000

Internet Dia 60 1.900 114.000

Imprevistos 10%

Honorarios 10% 18.400 1.104.000

12.918.000

Total Presupuestado

8. Recomendaciones

 Realizar actualización y aplicabilidad del protocolo de reconocimiento contable de las actividades generadoras de Ingresos y administración de Clientes, porque los hechos generadores de ingresos no se encuentran

documentados a diferencia de la administración de Clientes que se encuentra documentada en los Estatus del Club Militar de Golf.

 Seguimiento permanente a la aplicación del nuevo marco normativo, teniendo como base las NIIF para PYMES en sus sección 23 Ingresos por actividades ordinarias permitiendo mostrar la fiabilidad, veracidad y claridad de la información financiera y como se ven representados en los Estados Financieros.

9. Conclusiones

 Se realizó cuestionamiento de forma directa con los actores de la información sobre el proceso de Clientes para el Reconocimiento de Ingresos generados por la organización donde se evidencio que algunos usuarios de la Información Financiera, carecen de los conocimientos fundamentales para el manejo de Clientes y sus recursos.

 Se hizo el análisis documental del Club Militar de Golf, se evidencia que el manejo de Clientes Directos o Asociados se encuentra documentados en los Estatutos, dando claridad a las condiciones de ingreso, egreso, tarifas, valores y la forma de recaudo de ingresos.

 De acuerdo con los hallazgos, las debilidades y amenazas que tiene la

Referencias

Camara de Comercio. (8 de 2019). 6. Bogota: Camara de Comercio. Club Militar de Golf. (2016). Informe de Gestion Año 2016. Sopó. Club Militar de Golf. (10 de 2019). Club Militar de Golf. Obtenido de

https://www.clubmilitardegolf.com.co/

Club Militar de Golf. (2019). Estados Financieros Septiembre 2019. Sopó: Analisis Propio. Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. (9 de 2014). Sección 10, 11 y 23 NIIF

PYMES. Obtenido de Políticas Contables, Estimaciones y Errores:

https://incp.org.co/Site/2014/mailing/spatia/ES_IFRS_for_SMEs_Standard.pdf Consejo Tecnico de la Contaduria Publica. (1 de 2019). Tabla de tarifas de honorarios

profesionales para contadores públicos. Obtenido de

http://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=df9121cf-3f15-4379-a264-ca168e3bf7d3

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Fundación IASC. (7 de 2009). Módulo 11: Instrumentos Financieros Basicos. Obtenido de

https://www.nicniif.org/home/descargar-documento/2604-11_instrumentosfinancierosbasicos.html

Ministerios de Hacienda y Crédito Público. (07 de 2009). Ley 1314 de 2009. Obtenido de Principios y Normas de Contabilidad e Información Financiera:

http://suin.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1677255

NIIF.com.co. (12 de 2013). DECRETO 3022 DE 2013. Obtenido de Normas de información financiera para el Grupo 2: https://niif.com.co/decreto-3022-2013/