CIRCULAR 73 DE 2013 (julio 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PARA: DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE GRUPO Y COORDINADORES ACADEMICOS.
Asunto: Obligaciones Sistema General de Riesgos Laborales - Decreto 723 de 2013
De manera atenta les recuerdo que el Gobierno Nacional expidió el Decreto No. 0723 del 15 de abril de 2013, “Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones”, en el cual se imponen obligaciones a la Entidad y a los contratistas en relación con los Riesgos Laborales, que deben ser cumplidas oportunamente, para no incurrir en las investigaciones y sanciones que señala este Decreto Reglamentario de la Ley 1562 de 2012.
Por lo anterior, resaltamos los siguientes aspectos de esas normas, sin perjuicio del cumplimiento inmediato de todas sus disposiciones:
1. Pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales.
1.1. Todos las personas vinculadas a esta Entidad a través de un contrato formal de prestación de servicios cuya duración sea superior a un mes, son afiliados obligatorios del Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL), y su afiliación está a cargo del SENA como entidad contratante (art. 6° de la Ley 1562 de 2012); el incumplimiento de esta obligación, hace responsable al SENA y por ende a los servidores públicos implicados, de las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar (art. 5 del Dto. 723 de 2013).
Los contratistas que desarrollen actividades clasificadas en riesgo I, II y III (art. 2 del Dto. 1607 de 2002), deben continuar pagando por su cuenta y de manera anticipada, el valor de la
cotización al Sistema de Riesgos Laborales; en estos casos es deber del SENA, a través de los Supervisores y Ordenadores del Gasto, verificar el pago mensual de los aportes (Parágrafo 1° art. 13 del Dto. 723 de 2013).
A los contratistas que ejecuten actividades catalogadas por el Ministerio del Trabajo como de alto riesgo (IV y V de acuerdo con el art. 2 del Decreto 1607 de 2002), el SENA les debe pagar el valor total de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL), de manera
anticipada, a partir del mes de agosto de 2013.
Para determinar el riesgo con el que debe estar afiliado o afiliarse un contratista, deben revisarse los siguientes factores: "1. La clase de riesgo del Centro de trabajo de la entidad"; "2. El propio de la actividad ejecutada por el contratista"; el que implique un mayor riesgo de los dos debe ser con el que se afilie al contratista (art, 11 del Dto. 723 de 2013).
sostenido reuniones con la ARL POSITIVA, para establecer el procedimiento que deben seguir los ordenadores del gasto para la revisión del riesgo con el que está afiliado cada contratista, y se han reclasificado algunos de ellos, quedando a la fecha 132 en riesgo IV y V, según el listado que les remito anexo, a los cuales el SENA les debe pagar a partir de agosto de 2013 el valor de la cotización al SGRL.
Para los demás casos en los que el Director(a) de Área, el Jefe(a) de la Oficina, el Director(a) Regional o el Subdirector(a) de Centro considere que el contratista desarrolla una actividad de riesgo IV o V (art. 2 del Dto. 1607 de 2002), y no se encuentre clasificado en ese nivel, se debe proceder así:
La Administradora de Riesgos Laborales deberá verificar la clasificación de la actividad
económica con la cual fue afiliado el contratista, para lo cual, podrá pedir copia del contrato y en caso de encontrar inconsistencia realizará la reclasificación, de lo cual deberá informar al
Ordenador del Gasto para efectos de la reliquidación y pago de las cotizaciones, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
La reclasificación que realice la ARL deberá ser sustentada con estudios técnicos completos que serán entregados al Director Regional, al Subdirector del Centro, o a la Secretaría General, según donde se desarrolle el contrato de riesgo IV o V, y copia de los mismos serán entregados por la ARL a la Dirección Regional o Seccional del Trabajo, o a la Oficina Especial del Trabajo de ese Ministerio.
Toda actividad que desarrollen los contratistas de prestación de servicios de alto riesgo, debe estar debidamente documentada, con el fin de que la ARL realice el estudio respectivo. En los casos en que en desarrollo del contrato se adelanten actividades de alto riesgo que no figuren en su objeto ni en las obligaciones, se debe realizar un otro si precisándolas (incluidas aquellas en las que el contratista se desplace a sitios de reclusión o que sean manejados por el INPEC). El mismo procedimiento se debe adelantar para la revisión y reclasificación de riesgos de los servidores públicos vinculados a la planta de personal del SENA.
El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de esta Dirección General prestará apoyo y realizará actividades de auditoria a los casos de reclasificación de riego.
1.2. Procedimiento para liquidar y pagar cotizaciones al SGRL de contratistas con riesgo IV y V. Cada Centro de Formación y Dirección Regional, a través de sus Grupos de Apoyo
Administrativo, deben elaborar mensualmente el archivo con la información para la liquidación de los aportes de los Contratistas a través de la planilla tipo Y (Res. 2087 del 14 de junio de 2013), utilizando el formato anexo y la base de datos de contratistas clase de riesgo IV y V anexa. En el evento de que el Director Regional ó Subdirector de Centro considere que alguno de los contratistas del archivo anexo no cumple con los criterios para ser clase de riesgo IV o V deberá informarlo por escrito al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Dirección General, antes del 26 de julio de los corrientes.
Teniendo en cuenta que el SENA debe pagar anticipadamente los aportes al SGRL, a más tardar dentro de los primeros tres ( 3 ) días hábiles de cada mes, es responsabilidad de cada Director Regional que la información consolidada de su Regional sea enviada a más tardar el día 26 del mes anterior, al correo electrónico mroncancio@sena.edu.co; no se aceptarán envíos parciales de información; si el día 26 no es laborable, la información debe ser enviada a más tardar el día
hábil anterior a mas tardar a las 12:00 m.. Por lo anterior, la información para la liquidación y pago de los aportes de los contratistas de riesgos IV y V del mes de AGOSTO DE 2013, debe ser enviada al mencionado correo a más tardar el 26 DE JULIO DE 2013
Es indispensable el cumplimiento de estos términos, porque normativamente sólo puede haber una planilla de pago por Entidad, razón por la cual, el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de esta Dirección General debe consolidar la información a nivel nacional, elaborar el archivo plano y enviarlo oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera para los trámites presupuéstales y de giro; por ende, si una Regional no envía oportunamente la información, quedará por fuera de la planilla y del pago oportuno, debiendo el Director Regional y los demás implicados en el trámite, responder disciplinaria y fiscalmente por las consecuencias y sanciones que se generen.
2. - Elementos de protección personal de contratistas de presentación de servicios.
A partir del 15 de julio de 2013, es obligación de cada contratista asumir los gastos para adquirir, mantener y utilizar adecuadamente los elementos de protección personal necesarios para ejecutar las actividades contratadas (artículo 16 numeral 2 del Decreto 723 de 2013). En consecuencia, a partir de esa fecha el SENA no podrá incurrir en gastos ni destinar presupuesto para comprar elementos de protección personal para contratistas.
El Supervisor del contrato y el Ordenador del Gasto deben verificar en cualquier momento que el contratista utilice adecuadamente los elementos de protección personal para el desarrollo de las actividades contractuales.
3. - Exámenes médico preocupacional para contratistas
Todos los contratistas de prestación de servicios cuyos contratos estaban en ejecución para el 15 de abril de 2013, tienen seis (6) meses de plazo (hasta el 15 de Octubre de 2013) para practicarse un examen preocupacional y entregar el certificado respectivo al SENA; para los contratos que se suscriban con posterioridad al 15 de abril de 2013, dicho plazo se contará a partir del
perfeccionamiento del mismo (artículo 18 del Decreto 732<SIC723> de 2013).
El costo de estos exámenes pre ocupacionales debe ser asumido por cada contratista; este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.
El certificado médico preocupacional debe ser entregado por el contratista al Supervisor del mismo, quien verificará el cumplimiento y la oportunidad de esta obligación, en las condiciones señaladas por el Decreto 732<SIC> de 2013.
El examen debe ser practicado o realizado por una IPS Ocupacional, a través de un médico(s) especialista en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional, con licencia en Salud Ocupacional vigente; no tienen validez los exámenes que no cumplan este requisito, con excepción de los Departamentos de Amazonas, Arauca, Chocó, Guainia, Guaviare, San Andrés, Putumayo, Vaupés y Vichada, en los cuales, cuando no existan esos médicos, podrán ser realizados por médicos con mínimo dos (2) años de experiencia en salud ocupacional, previa inscripción como tales ante las respectivas Secretarías de Salud y mientras subsista dicha situación.
Copia del examen preocupacional debe ser enviado por el ordenador del gasto al médico
ocupacional de la Regional, con el fin de incluirlo en el sistema de vigilancia epidemiológica. En las Regionales en las cuales no haya médico ocupacional contratado, el examen debe ser enviado al correo del médico ocupacional de la Dirección General. El Médico Ocupacional del SENA debe abrir una carpeta digital donde archivará los respectivos exámenes preocupacionales, Los contratistas de prestación de servicios pueden acercarse al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo o a los Grupos de Apoyo Administrativos o al Médico Laboral Ocupacional, para recibir información sobre el profesiograma que tendrá en cuenta la IPS Ocupacional para la realización del mismo; los equipos de Seguridad y Salud en el trabajo actualizarán los profesiogramas. El certificado médico preocupacional que valore el estado de salud física deberá ser integral y contener como mínimo la siguiente información, de acuerdo con el profesiograma respectivo: a) Exámenes de laboratorio clínico (Mínimo Glicemia y perfil lipídico)
b) Análisis Optométrico
c) Análisis de fonoaudiología (Audiometria)
d) Examen médico ocupacional con énfasis osteomuscular e) Valoración mental y social.
En el caso en que se suscriba un nuevo contrato de prestación de servicios personales donde se presente un tipo de riesgo diferente, es necesario que se adjunte un nuevo examen médico preocupacional, de acuerdo con el profesiograma del nuevo riesgo.
4. - Inclusión de contratistas de prestación de servicios en el “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” y en los “Sistemas de Vigilancia Epidemiológica”.
En virtud de los artículos 15 del Decreto 732<SIC> de 2013, es obligación del SENA, a través de cada Centro, Regional y la Dirección General, según el caso, incluir a los contratistas de
prestación de servicios en el “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST" (antes, Programa de Salud Ocupacional), el cual consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la
planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
Es obligación de cada Centro, Regional y Dirección General, según el caso, establecer las medidas para que los contratistas sean incluidos en sus Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, para lo cual podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos, la información médica, los datos obtenidos en el examen pre ocupacional y los riesgos a los cuales estará expuesto. Los costos de los exámenes periódicos epidemiológicos deben ser asumidos por el SENA.
5. - Dentro de las otras obligaciones que le impone el Decreto 732 de 2013 al SENA, están: - Cumplir con las normas del SGRL
laborales de los contratistas.
- Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo de los contratistas. - Realizar actividades de prevención y promoción para los contratistas.
- Permitir la participación de los contratistas en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Incluir a los contratistas dentro de las estadísticas de accidentes de trabajo y enfermedades laborales y tenerlos en cuenta para determinar el índice de lesión incapacitante y de
siniestralidad.
6. - Es indispensable que los Subdirectores de Centro, los Directores Regionales y todos los funcionarios y contratistas implicados en estos trámites, lean esta Circular, la Ley 1562 de 2012 y su Decreto Reglamentario 732 de 2013, e implementen las medidas para el cumplimiento y control de todas las obligaciones que se le asignan al SENA en esas normas, ya que su incumplimiento acarrean serias sanciones y responsabilidades para la entidad y las personas implicadas.
Cordialmente,
Ingrid Carolina Silva Rodriguez Secretaria General
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0073_2013.pdf>
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Última actualización: 31 de diciembre de 2020
