UPB_autoArt - Guía para usuarios de Word
Manuel J. BETANCUR
Grupo A+D; Universidad Pontificia Bolivariana; Cir. 1 #70-01, B11, Medellín, Colombia. manuel.betancur pb.edu.co
Resumen: Se describe la forma de utilizar la plantilla UPB_autoArt con el procesador de texto
MS-Word. Se supone que el usuario conoce los principios básicos del uso del procesador de
texto, y se brindan elementos para sacar el máximo provecho a funciones avanzadas tales como citación automática y auto-numeración de figuras. Copyright © 2014 UPB
Palabras Clave: Educación, Ayudas educativas.
Abstract: A how-to guide to MS-Word for using the UPB_autoArt layout is presented to users already familiar with such a text editor. Hints are provided to take full advantage pf advanced features for automatically citation and auto-numbering of figures.
Keywords: Education, Educational aids.
1. INTRODUCCIÓN
El objetivo de este artículo es explicar el uso de la plantilla
UPB_autoArt con MS-Word, resolviendo las inquietudes más
frecuentes de los usuarios, de modo que se logre darle una forma aceptable al documento con un esfuerzo mínimo. Aunque otros procesadores de texto, como LaTeX, pueden generan resultados de apariencia más profesional, el MS-Word puede resultar práctico para reportes cortos sin demostraciones matemáticas ni abundantes ecuaciones y figuras. Lo importante al seleccionar un procesador de texto es lograr una buena relación resultado vs. tiempo invertido, para permitir que el esfuerzo fundamental se aplique al contenido del trabajo, no a la forma del mismo.
En este documento se explica el uso de la plantilla MS-Word
UPB_autoArt_plantilla.dotx (Betancur, 2013) para cumplir el
formato UPB_autoArt, pero no se explica dicho formato. Por tanto, previo a este documento, es necesario estudiar el instructivo general del formato UPB_autoArt (Betancur, 2013b), el cual es el mismo independiente del procesador de texto que se elija.
En la sección 2 se discuten los tamaños de plantilla, en la 3 se explica el uso de los estilos de párrafo, en la 4 se explica cómo ubicar tablas y figuras, en la sección 5 se trata el tema de las ecuaciones, en la 6 se explica la citación automática, en la sección 7 se explican artilugios varios y, finalmente, se presentan las conclusiones.
2. TAMAÑOS DE PLANTILLA
El tamaño de plantilla sugerido es apto para lectura en pantalla. No es para imprimir. Cuando sea necesario incrementar la altura a 28 cm, para realizar la impresión al tamaño estándar de papel Carta, hay varios métodos posibles. El sugerido a continuación es el recomendado ya que garantiza respeto a las márgenes: 1) Con la plantilla abierta ubique la Cinta de opciones Word (Figura 1) y elija la opción [Configurar Página] en la pestaña [Diseño de
Página]; 2) Elija la pestaña [Papel] en la ventana emergente; 3)
Fije la opción ‘Aplicar a’ en [Todo el Documento]; 4) cambie
‘Alto’ del papel de 14 a 28 cm. Atención: En ese caso, si la
impresora lo requiere, aumente un poco las márgenes.
3. ESTILOS DE PÁRRAFO
Los estilos se explican en Betancur (2013b). En la Figura 1 se muestra un pantallazo de Word 2010, con el cual se ilustra cómo asignar un estilo predefinido a un párrafo elegido por el usuario. Primero escoger la pestaña de [Inicio], marcada con la flecha 1 en la Cinta de Opciones Word; luego se selecciona el texto al que se le desea cambiar el estilo, como indica la flecha 2; se busca en la sección de [Estilos] el deseado, observando que el estilo actual se presenta resaltado con un recuadro amarillo, como indica la flecha 3; para cambiarlo basta elegir y dar clic al estilo deseado de la lista. La plantilla proporcionada ya contienen todos los estilos necesarios predefinidos.
4. TABLAS Y FIGURAS
En general se recomienda escribir primero el texto e ir adicionando las tablas y figuras todas juntas al final del documento, una tras otra en la página final. En otras palabras, el autor no debe preocuparse por el formato mientras escribe, ni por la posición relativa de las figuras o las tablas. Es por ello que van
numeradas, de forma que el lector las pueda encontrar sin importar donde estén dentro del texto. Una vez el texto ya esté razonablemente depurado, únicamente con el propósito de facilitar la lectura, se mueven las figuras y tablas para que queden en la página donde se invocan por primera vez, o en la página siguiente.
4.1. Ubicar el símbolo de inicio de objeto tipo tabla
El símbolo de inicio de objeto es el señalado con la flecha 4 en la Figura 1. Para hacerlo visible deben realizarse los siguientes pasos: 1) Ajustar el zoom y posición de la ventana de modo que todo el objeto sea visible en una misma pantalla, 2) dar clic dentro del objeto al menos una vez, 3) deslizar el mouse sobre el objeto hacia la esquina superior izquierda y colocar el cursor sobre el símbolo de inicio de objeto.
4.2. Creación de una tabla
Para crear una tabla dar clic en el lugar donde iniciará el objeto, luego, en la pestaña [Insertar] elegir [Tabla], insertar y cambiar las propiedades para ajustar al formato reglamentario.
Una tabla también puede crearse como copia de otra pre-existente, tal como la suministrada en la plantilla. Para copiarla una posible forma es dar clic derecho sobe el símbolo de inicio de objeto (ver 4.1) y, en el pop-up que aparece, elegir [Copiar]. Luego se puede pegar en la ubicación deseada, y el inicio de la nueva tabla Figura 1. Ventana Word con plantilla UPB_autoArt
1) Pestaña de inicio en la cinta de opciones, 2) Texto seleccionado, 3) Estilo rápido actual y 4) Símbolo de
inicio del objeto ’Tabla’ 2
3
4 1
coincidirá con el lugar donde se hizo clic antes de pegarla. Esto es importante para la ubicación relativa de la tabla respecto del texto.
4.3. Posicionar una tabla dentro de la página y el texto
Por defecto al crear una tabla nueva esta se desplazará junto con el texto donde fue insertada originalmente. Sin embargo, el usuario puede forzar a voluntad la ubicación de la tabla en la página, así: 1) dar clic derecho sobre el símbolo de inicio de objeto (ver 4.1); 2) elegir [Propiedades de Tabla] del pop-up; 3) aparecerá la ventana de [Propiedades], tal como se aprecia en el lado izquierdo de la Figura 2,; 4) en ese menú elegir la opción
[Alrededor], dar clic en [posicionamiento] y aparecerá la ventana
mostrada a la derecha en la Figura 2; 5) allí puede configurar la posición de la tabla y también el espaciamiento que tendrá la tabla con respecto al texto vecino. Se recomienda usar centrado horizontal respecto a la columna y la posición vertical respecto al párrafo o al margen, según se desee. En esa misma ventana se puede programar la distancia que existirá entre la tabla y el texto adyacente, que en el ejemplo está en 0.2 cm.
4.4. Tabla no divisible entre páginas
En Word, para evitar que una tabla flotante sea accidentalmente partida en dos columnas, se debe seleccionar todo el texto de la misma, a excepción de la última fila, y configurar las opciones
[Conservar con el Siguiente] y [Conservar líneas juntas] en el
menú [Inicio > Párrafo > Líneas y Saltos de Página].
4.5. Inserción de figuras
En Word, para evitar que el título se separe de la figura al cambiar de página cuando se deja flotante, o para facilitar forzar la figura junto con su título a cualquier esquina de la página, se crea una tabla de 1×1 y, dentro de ella, se colocan juntos figura y título, luego se quita el borde de la tabla, o se colorea de blanco, tal como se hizo con todas las figuras de este artículo, usando
[Propiedades > Tabla > Bordes y Sombreado] y escoger [Color = Blanco] y [Aplicar = Tabla].
A continuación es necesario deshabilitar el parámetro [Permitir
dividir las filas entre páginas]. Para acceder a él dar clic derecho
sobre el símbolo de inicio de objeto (ver 4.1) y, en el pop-up que aparece, elegir [Propiedades de Tabla] y luego la pestaña [Fila]. Luego ese objeto se puede manipular como una tabla, con las mismas instrucciones dadas en 4.3.
4.6. Numeración automática de tablas, figuras y ecuaciones
En Word, puede realizar la numeración automática, mediante
rótulos, de los títulos de figuras y de tablas, y luego usar esos
números como campos, de modo que se actualicen automáticamente. Entonces, si en el futuro se insertan algunas nuevas figuras/tablas, o se borran otras, el autor se despreocupa de seguirle la pista al cambio de numeración, porque esta se actualiza automáticamente. Para usar esta herramienta se siguen dos pasos, el primero para crear el título de la figura/tabla, con el campo auto-numerado, y el segundo para citarlo desde el texto.
Crear título auto-numerado. Escriba, en el lugar deseado, la
palabra que define al objeto; si es una ilustración use la palabra „Figura”, si es una tabla, la palabra “Tabla”, si es una ecuación, el paréntesis „(„; pero sin escribir el número. Seleccione ese texto que acaba de escribir. Luego, en la Cinta de Opciones Word, elija la pestaña Referencias y, en la zona de Títulos elija Insertar
Título. Esto despliega una ventana pop-up llamada Título. Allí,
verifique que la opción „Excluir rótulo del título’ se encuentra seleccionada y elija como posición ‘Debajo de la selección’. Si esa opción aparece inactiva es porque olvidó hacer la selección en el paso anterior,. Elija el tipo de rótulo adecuado, según si es una
tabla, una ilustración o una ecuación, y acepte. Esta acción inserta un campo de número debajo del texto que había seleccionado. Elimine ese salto de renglón para que el número quede al mismo nivel que la palabra Figura, o Tabla, o del paréntesis en el caso de las ecuaciones, y luego complete el título. En el caso de figuras y tablas recuerde agregar un punto seguido inmediatamente después del número y antes del nombre de la figura/tabla. En el caso de las ecuaciones se coloca un paréntesis inmediatamente antes y otro inmediatamente después del número de la ecuación, sin escribir por ninguna parte la palabra ‘ecuación’, dado que es algo tácito.
Citar rótulo desde el texto. Para citar una figura, tabla o ecuación,
elija en la ’Cinta de opciones’ de Word la pestaña ’Referencias’, y en la zona de ’Títulos’ elija ’Referencia cruzada’, lo cual despliega una ventana pop-up. Escoja el tipo de referencia que va a citar (ecuación, ilustración o tabla), luego, en la lista ’Referencia
a’, elija ‘Sólo rótulo y número’ y, para finalizar, seleccione ’Para qué epígrafe’.
Actualización de rótulos y referencias cruzadas. Si, durante la
edición del texto, fuese necesario cambiar la numeración, para que las referencias cruzadas se actualicen, basta seleccionar todo el texto del documento, oprimiendo [ctrl-e], y luego, con el mouse, dar clic derecho en cualquier parte del texto y escoger
‘Actualizar campos’ en el pop-up. Si no aparece esa opción, sino
una lista de opciones referentes a hipervínculos, es porque incluyo hipervínculos en la selección. Excluya dichos hipervínculos de la selección. Si desea removerlos permanentemente, en el pop-up,
elegir la opción ‘Seleccionar hipervínculo’ y buscar dónde quedaron seleccionados. Luego, dar clic derecho sobre la selección y elegir ‘Quitar hipervínculo’. Una vez removidos todos, puede reintentar el proceso de actualización.
5. ECUACIONES
Las ecuaciones, a diferencia de las figuras y tablas, se deben insertar inmediatamente se usan por vez primera en el texto, pues son parte integral del párrafo, no son un objeto aparte. Se remite al lector a estudiar el objeto de aprendizaje de Betancur (2010), donde se explica cómo utilizar ecuaciones en el texto.
A los usuarios de Word se les recomienda insertar una tabla de una fila y dos columnas que contenga cada ecuación, para garantizar que la numeración queda a la derecha y la ecuación aproximadamente centrada. Luego se hacen invisibles los bordes de tabla, tal como se hizo con
donde la tabla se muestra con los bordes en color rojo, solamente con propósitos didácticos. Cuando ya el documento esté finalizado, se procede a eliminar los bordes de las tablas, en [Propiedades de Tabla], [Bordes y Sombreado], [Bordes], buscando allí la VISTA PREVIA de la tabla, arriba a la derecha de la pestaña
[Bordes], y dando clic en cada uno de los bordes que se desea
eliminar.
La numeración de las ecuaciones se realiza en el extremo derecho del renglón, y puede hacerse automática, siguiendo los pasos explicados en 4.6.
6. CITAS Y REFERENCIAS AUTOMÁTICAS A continuación se explican algunos procedimientos útiles para configurar y utilizar la citación automática.
6.1. Elegir estilo de citas
La plantilla UPB_autoArt_plantilla.dotx tiene configurado el estilo APA de citación, el cual se recomienda utilizar en todos los casos, independiente del número de citas. Si la cantidad de citas es muy alta, quizás convenga, para ahorrar espacio en el texto, cambiar al estilo IEEE.
Para cambiar el estilo de citación, luego de abrir la plantilla, se usa la lista ‘Estilo’, ubicada en la zona ‘Citas y Bibliografía’, en la pestaña ‘Referencias’ de la „Cinta de Opciones‟ de Word.
6.2. Insertar una cita indirecta en el texto
Posicione el cursor en la parte del texto en la cual desea insertar la cita a una nueva fuente. Luego elija la opción ‘Insertar cita’, ubicada en la zona ‘Citas y Bibliografía’, en la pestaña
‘Referencias’ de la „Cinta de Opciones‟ de Word. Esto despliega
la lista de referencias preexistente, elija la desead. Si es una nueva ), 1 ( S k (1)
cita, elija la opción ‘Agregar nueva fuente’ que aparece debajo de la lista. Seleccione el Tipo de fuente bibliográfica y diligencie los datos que conozca. Puede completarlos más tarde, si lo desea, usando la opción ’Administrar fuentes’, ubicada en esa misma zona.
6.3. Configurar los datos que se ven en la cita
Una vez insertada una cita automática, puede regresar a ella y hacer clic en las ’Opciones de cita’, ubicada a la derecha, en la parte de abajo de la cita. Use ’Editar cita’ para elegir cuáles campos serán visibles en el texto.
6.4. Convertir una cita indirecta en una directa
Inserte la cita según se explicó en 6.2. A continuación duplíquela y, a ese duplicado, cámbiele los datos visibles, tal como se explicó en 6.3, de modo que solamente se vea el año, quedando entre paréntesis. Regrese a la cita inicial, la que está primero, y de clic en las ’Opciones de cita’, ubicada a la derecha, en la parte de abajo de la cita. Use ’Convertir cita en texto estático’, para eliminar el enlace automático, y luego borre los paréntesis y el año. Si es un autor o dos se dejan sus apellidos. Si son más de dos autores, se acostumbra dejar solamente el primero y reemplazar el resto por el latín „et al.‟, que significa „y otros‟. De esa manera queda el apellido, en texto normal, seguido por el año de publicación, como objeto de cita, entre paréntesis.
6.5. Administrar y editar referencias
Seleccione ’Administrar fuentes’ en la zona ‘Citas y Bibliografía’, en la pestaña ‘Referencias’ de la „Cinta de Opciones‟ de Word.
6.6. Actualizar la lista de referencias automáticamente
Recuerde actualizar la lista de referencias al finalizar la escritura del documento. Para hacerlo vaya a la sección ‘REFERENCIAS’ de la plantilla, de clic derecho, en cualquier lugar de la lista de referencias preexistente, y elija ’Actualizar campos’.
7. ARTILUGIOS VARIOS
A continuación se explican algunos procedimientos útiles para facilitar dar forma al texto.
7.1. Espacio no divisible tipo no-break-space
Para unir una cifra con su unidad, o la palabra „Tabla‟, „Figura‟ ó „Fig.‟ con su número, se usa un espacio no-break que el procesador de texto Word respeta como si fuera una letra, y que se digita combinando las teclas ctrl+shift+spacebar, en ese orden y sosteniéndolas juntas.
7.2. Uso de marcadores y referencias cruzadas
En caso de requerir hiper-enlazar unas partes del texto con otras,
referencias. El nombre asignado a un marcador no puede contener espacios ni símbolos especiales, entonces, p. ej,. para crear un
‘Marcador’ que apunte como ‘Referencia cruzada’ a un texto
dado, se elige dicho texto usando el mouse, y luego, en la pestaña
[Insertar] se elige [Marcador], y se escribe el nombre deseado
para ese marcador. Se sugiere elegir un nombre nemotécnico, de modo que ese nombre no contenga números.
Para usar un marcador simplemente se elige el lugar del texto donde se desea insertar la referencia a dicho marcador, y en la pestaña [Insertar] se elige [Referencia Cruzada] y se elige el nombre previamente asignado.
8. CONCLUSIONES
En el artículo se explicó el uso de la plantilla UPB_autoArt con
MS-Word, resolviendo las inquietudes más frecuentes de los
usuarios, de modo que logren darle una forma aceptable a sus documentos con un esfuerzo mínimo.
Cuando el artículo tiene varias figuras, tablas, ecuaciones y citas, es mejor utilizar las herramientas automáticas de rotulado, lo cual, además de uniformizar el estilo, permite reenumerarlas automáticamente, en caso de futuras adiciones o remociones.
REFERENCIAS
Betancur, M. J. (2010). Presentación de ecuaciones en un reporte escrito. Recuperado el 04 de Mar de 2013, de Banco Objetos, Digicampus UPB, Semiótica Ingenieril: http://eav.upb.edu.co/banco/node/2
Betancur, M. J. (2013). UPB_autoArt_plantilla.dotx. Recuperado el 4 de Mar de 2013, de Kosmos >Soy Visitante >Información >Descargar Formatos /kit_Autor_UPB_autoArt: http://kosmos.upb.edu.co
Betancur, M. J. (2013b). Formato UPB_autoArt para Escritura de Artículos –
Instructivo para Autores. Recuperado el 18 de Mar de 2014, de Kosmos:
http://kosmos.upb.edu.co/web/uploads/articulos/(A)_UPB_AutoArt_962.zip
AUTOR
Manuel José BETANCUR BETANCUR, nacido en
Medellín, Colombia; Ing. Electrónico, M.Sc. en Ing. y Especialista en Automática, Dr. en Ing. de la Universidad Nacional Autónoma de México; cofundador de Tecnología Apropiada Ltda (1990), de la Asociación Colombiana de Automática (1994) y del Grupo de Investigación en Automática (1998) luego fusionado en el grupo A+D (A1 Colciencias 2013); investigador asistente en la Université Catholique de Louvain (2003), investigador Senior 2014-2015 (Colciencias 640 de 2013), Profesor Titular de la Facultad IEE en la Escuela de Ingenierías de la Universidad Pontificia Bolivariana.
